Läkarsekreterares arbetsvillkor

Revisionsrapport* Läkarsekreterares arbetsvillkor Landstinget Halland 5 november 2007 Bo Thörn *connectedthinking

Sammanfattning Revisorerna i Landstinget Halland har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska läkarsekreterarnas arbetsvillkor. Granskningen syftar till att identifiera de faktorer som påverkar arbetsvillkoren samt att höra ledningens syn på utvecklingen för läkarsekreterare i ett strategiskt perspektiv. Granskningen omfattar Länssjukhuset i Halmstad och Sjukhuset i Varberg. I granskningen har vi intervjuat en läkarsekreterare som arbetar på mottagning respektive vårdavdelning inom klinikerna kirurgi, ortopedi och medicin. Frågorna berör läkarsekreterarnas arbetsuppgifter och arbetsfördelning, möjligheter till påverkan i arbetet, förändringar i arbetet samt återkoppling och relation till chefer. Statistiken om sjukfrånvaro och viss verksamhetsstatistik ger en beskrivande bakgrund till arbetsvillkor. Kompletterande intervjuer har gjorts med deras närmaste chefer samt med sjukhusledningarna. Statistiken visar att: Sjukfrånvaron för läkarsekreterare ligger över genomsnittet för landstingets personal. Sjukfrånvaron har minskat på kvinno- och medicinklinikerna vid länssjukhuset men ökat på öron/näsa/hals, barn och rehab. Sjufrånvaron har minskat på kirurgkliniken i Varberg medan den ökat på kvinnooch medicinklinikerna. Antal läkarsekreterare över 55 år är relativt många på Sjukhuset i Varberg. Antalet läkarbesök per år ligger ungefär på samma nivå sedan 1995. De stora områdena som ingår i läkarsekreterarnas arbetsuppgifter är administrativt arbete som är direkt kopplat till patienternas besök på sjukhusen som journaler, remisser, provsvar, tidbokning, väntelistor och kontakt med patienter. Andra uppgifter handlar bland annat om avvikelser, statistik, register, post- och fakturahantering. Arbetsuppgifter anges inte av läkarsekreterarna som svåra. Man kan också beskriva läkarsekreterarnas funktion och betydelse för vården som en samordnande funktion som svarar för kontakter med andra kliniker och vårdgivare. Läkarsekreterare har en kontrollerande funktion när det gäller administration och dokumentation av uppgifter som rör patienter. I deras funktion ligger uppgiften att ha en överblick och bevaka så att kliniken inte missar något när det gäller remisser, svar på prover, bokning av

besök, väntelistor, osv. Detta är en del i patientsäkerheten och läkarsekreterarna upplever sig själva vara en spindel i nätet för att patientflödet ska fungera effektivt. Läkarsekreterarnas möjligheter att påverka arbetsvillkoren är begränsade. De har små möjligheter att påverka mängden arbete, som beror på omfattningen av in- och utflödet av patienter. De har också förhållandevis små möjligheter att få ersättare vid sjukdom. Däremot är deras utrymme för att påverka arbetsfördelningen, till exempel genom intern specialisering, och arbetsrotationen relativt stor. Att minska avbrotten i arbetet är en viktig påverkbar faktor för att motverka stress. Förändringar i arbetet framåt handlar främst om ytterligare datorisering, till exempel digital teknik för diktat, att läkarsekreterare har stöd av teleteknik för att ringa upp patienter samt datoriserade journaler. Dessa förändringar ses i stort som förbättringar. Det gör dock läkarsekreterarna mer bundna till arbetet vid datorn, vilket kan bli en nyckelfråga för deras arbetsmiljö framåt. I stort får läkarsekreterare den fortbildning som krävs för arbetet. Utbildning i att ange DRG-koder har gjort deras yrkesroll tydligare. De har dock behov av mer kunskaper om den medicinska verksamheten på den klinik de arbetar, till exempel nya begrepp, metoder, instrument och material som införs. Vid de flesta kliniker som ingår i förundersökningen är närmaste chef expeditionsföreståndare och läkaresekreterare. Vid några kliniker är närmaste chef sjuksköterska. I dessa fall är meningarna delade om möjligheten att få förståelse för arbetets innehåll och respons för det arbete som utförs. Ledningarna på sjukhusen har uppmärksammat den höga sjukfrånvaron bland läkarsekreterare samt att läkarsekreterare är på väg att bli ett bristyrke. Man har redan märkt av svårigheten att rekrytera personal. Landstinget har ansökt om att få starta en tvåårig kvalificerad yrkesutbildning utbildning till hösten 2008. Vidare diskuteras frågan om ledarskapet för läkarsekreterarna. Deras betydelse i verksamheten och för den administrativa säkerheten har uppvärderats på ledningsnivå. 1

Innehållsförteckning INLEDNING 3 BAKGRUND 3 UPPDRAG 3 GENOMFÖRANDE 3 STATISTIK 4 ÅLDERSFÖRDELNING 4 SJUKFRÅNVARO 5 JÄMFÖRANDE VERKSAMHETSSTATISTIK 7 ARBETSINNEHÅLL 7 ARBETSUPPGIFTER 7 ARBETSFÖRDELNING 9 EPIKRISER 10 MÖJLIGHETER TILL PÅVERKAN 10 MYCKET ELLER LITET ATT GÖRA 10 LÄTTA OCH SVÅRA SITUATIONER 11 ORSAKER TILL STRESS 11 KAN PÅVERKA 12 FÖRÄNDRINGAR OCH FORTBILDNING 13 FÖRÄNDRINGAR 13 FORTBILDNING 14 ÅTERKOPPLING OCH RELATION TILL CHEF 15 LEDNINGENS STRATEGI 16 LÄNSSJUKHUSET I HALMSTAD 16 SJUKHUSET I VARBERG 16 2

Inledning Bakgrund Läkarsekreterare har många och varierande arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården. Det datoriserade journalsystemet utgör en av de viktigaste arbetsuppgifterna och en viktig service till läkare och andra professioner i vården. Läkarsekreterarna har fått ett större ansvar också för andra administrativa uppgifter samtidigt som tekniken har förändrats och kommer att förändra deras villkor i arbetet. Läkarsekreterarnas arbete anges vara tempofullt som ställer stora krav på samarbetsförmåga. Sjukfrånvaron är relativt hög. Uppdrag Revisorerna i Landstinget Halland har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska läkarsekreterarnas arbetsvillkor. Granskningen har inledningsvis genomförts som en förstudie. Syftet med denna var att: Identifiera de faktorer i arbetet som skapar trivsel och är kontrollerbara för läkarsekreterare respektive faktorer som är grunden för stress och som inte kontrolleras av läkarsekreterarna Lämna förslag till en eventuell fördjupad granskning, med precisering av granskningsfråga och genomförande Efter revisorernas behandling av förstudien kompletterades uppdraget med: Statistik om sjukfrånvaro och personalresurser i jämförelse med arbetsmängd Om försening av epikriser kan vara orsakad av bristande resurser hos gruppen läkarsekretare Strategin hos ledningen på sjukhusen för utvecklingen av yrkesgruppen läkarsekreterare Genomförande Förstudien har avgränsats till intervjuer av läkarsekreterare på sjukhusen i Halmstad och Varberg. Klinikerna kirurgi, ortopedi och medicin ingår. Intervju har gjorts med två läkarsekreterare per klinik, varav en arbetar på mottagning och en på vårdavdelning. Frågorna berör områden som arbetsuppgifter och arbetsfördelning, möjligheter till påverkan i arbetet, förändringar i arbetet samt återkoppling och relation till chefer. Intervjuerna 3

har varit styrda utifrån dessa områden men i övrigt varit öppna för de intervjuades uppfattningar. Avsikten har varit att fånga in läkarsekreterarnas egna uppfattningar om arbetet. Den kompletterande frågan om epikris har ställts till ett urval av läkarsekreterare och deras avdelningschef/expeditionsföreståndare. Uppfattningen från ledningen på sjukhusen har fångats in genom intervjuer av personalcheferna. Statistiken avser sjukfrånvaro och verksamhetsstatistik. Statistik Totalt har Landstinget i Halland 487 anställda läkarsekreterare. De flesta läkarsekreterare är anställda vid sjukhusen. Verksamhet Antal Landstingskontoret 1 Länssjukhuset 190 Närsjukvården i Halland 137 Psykiatrin i Halland 54 Sjukhuset i Varberg 105 Totalt 487 Åldersfördelning Åldersfördelningen bland läkarsekreterare som är anställda på Länssjukhuset i Halmstad respektive Sjukhuset i Varberg framgår av följande diagram. Sjukhuset i Varberg har en relativt stor andel läkarsekreterare i åldrarna över 55 år. 4

Länssjukhuset Sjuhuset i Varberg 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60- Ålder Sjukfrånvaro Nedanstående diagram visar sjukfrånvaron för läkarsekreterare respektive för all personal inom landstinget. Sjukfrånvaron för läkarsekreterare ligger över genomsnittet för landstinget all personal. Medan sjukfrånvaron i stort ligger på samma nivå för all personal har den ökat för läkarsekreterare. Sjukfrånvarotimmar 1 januari 2005-12 december 2006 rullande 12 månader Läkarsekreterare Totalt 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Följande diagram visar utvecklingen av sjukfrånvaron för läkarsekreterare inom Länssjukhuset i Halmstad från januari 2005 till och med halvårsskiftet 2007. För kvinnokliniken har sjukfrånvaron minskat betydligt medan den har ökat för klinikerna barn, öron-näsahals och rehabilitering. 5

Länssjukhuset i Halmstad - sjukfrånvarotimmar per snittanställd 0501-0512 0504-0603 0507-0606 0510-0609 0601-0612 0604-0731 0607-0706 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Anestesi/akut Barn Kirurg Kvinno Medicin Ortoped Paramedicin Rehab Ögon Öron-näsa-hals Motsvarande för Sjukhuset i Varberg visar att sjukfrånvaron för läkarsekretare har minskat inom akuten, kirurgen, ortoped, och röntgen medan den har ökat inom kvinnokliniken och medicinkliniken. Sjukhuset i Varberg - sjukfrånvarotimmar per snittanställd 0501-0512 0504-0603 0507-0606 0510-0609 0601-0612 0604-0731 0607-0706 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Akut Kirurg Kvinno Medicin Ortoped Röntgen 6

Jämförande verksamhetsstatistik Arbetsmängden för läkarsekreterare påverkas bland annat av antalet läkare och antalet besök som patienter gör hos läkare. Diagrammet nedan visar utvecklingen av antalet besök från 1995 till och med 2006. 300 000 Antal läkarbesök per år 250 000 200 000 150 000 100 000 Totalt LiH SiV Kba 50 000 0 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Totalt sett ligger antalet läkarbesök på de båda sjukhuset tillsammans på ungefär samma nivå under perioden. Statistiken för respektive sjukhus påverkas av att redovisningen för Kungsbacka ingår i sjukhusens statistik fram till 2002 för att sedan redovisas för sig. Arbetsinnehåll För att beskriva läkarsekreterarnas arbete har frågorna under intervjuerna berört deras arbetsuppgifter och arbetsfördelningen inom gruppen läkarsekreterare. Arbetsuppgifter De huvudsakliga arbetsuppgifterna för läkarsekreterare är Att skriva journaler Remisser Kontakt med patienter Arbetsuppgifterna skiljer sig något mellan mottagningar och vårdavdelningar. Arbetet för läkarsekreterare på mottagningarna består i stora drag av: arbetet inför patienternas besök. Inför patienternas ny- eller återbesök bevakar läkarsekreterare interna och externa remisser, bokar tider och initierar prioriteringar i 7

samråd med läkare, tar fram och kompletterar journaler, remisser och resultat från undersökningar, lägga upp väntelistor. Arbetet efter patienternas besök. Journalskrivning är en av de större arbetsuppgifterna och består bland annat av att skriva journaler, efter läkarnas diktat och ange diagnoskoder. Kontakt med patienterna sker oftast per telefon, många samtal slussas vidare till läkare och sjuksköterskor. Interna samtal angående tidbokning och journaler. Reception. Förutom att ta emot patienter och ta betalt för besöken så innefattar arbetet i receptionen också posthantering och en plockfunktion, vilket innebär att beställa och göra i ordning journaler för patienter som ska besöka läkare de närmaste dagarna. Arbetet för läkarsekreterare på vårdavdelningar består i stora drag av: Efter ronder skriver läkarsekreterare remisser, bevakar så att de besvaras och bokar återbesök. Läkarsekreterare för löpande daganteckningar och skriver operationsberättelser för de patienter som ligger inne. Skriver epikriser samt remisser och bokar återbesök vid utskrivningar av patienter. Kontakt med patienter, oftast per telefon. Läkarsekreterare på vårdavdelningar svarar för att sätta rätt kod för de diagnoser som läkare anger. Uppgift att sätta diagnoskoder är relativt ny, krävande och förutsätter goda kunskaper. Planering för att besök ska stämma överens mellan läkarnas scheman, beläggningslistor, provtagningar och undersökningar för patienter eller beställa blod inför operation. Det är alltid svårt att få en längre framförhållning i planeringen varför arbetet med prioriteringar alltid sker. Uppgifterna innebär att läkarsekreterare utför en kontrollfunktion när det gäller administration och dokumentation av uppgifter om patienter. Läkarsekreterare har en överblick och bevakar så att kliniken inte missar något när det gäller remisser, svar på prover, bokning av besök, väntelistor, osv. De intervjuade uppger att det är mycket att hålla ordning på. Att vara läkarsekreterare innebär också en samordnande funktion med åtskilliga kontakter med andra kliniker och vårdgivare. De uppfattar sig vara spindeln i nätet som ska se till att flödet av patient fungerar effektivt. Andra arbetsuppgifter som läkarsekreterare utför är avvikelser, statistik till socialstyrelsen, intyg till försäkringskassan, förrådslistor, minnesanteckningar från möten, svara för att kopieringsmaskin fungerar, posthantering, fakturahantering, schema för läkare och uppgifter till nationella register, till exempel registrera överkänslighet mot medicin och Riks- HIA. De arbetsuppgifter som är nya utför läkarsekreterarna med hjälp av datorn. 8

Arbetsfördelning Läkarsekreterare på vårdavdelningarna har en inbördes specialisering. Specialiseringen kan avse att en läkarsekreterare arbetar mot 4-5 läkare, vissa medicinska specialiteter eller att de utför vissa uppgifter som IT-sekreterare eller koordinator för planering av operationer på ortopedavdelningen. På till exempel medicinklinikens mottagning i Varberg har läkarsekreterarna organiserat sig i fyra team som arbetar mot 5-6 läkare, vilket också innebär att de har kontakt med färre sjuksköterskor och har lättare för att lära känna patienterna. Samtidigt innebär det en viss specialisering mot ett medicinskt område. På medicinkliniken, allergimottagningen i Halmstad, har de tre läkarsekreterarna fördelat sitt arbete så att de riktar sig mot läkare och sjuksköterskor med vissa specialiteter. För medicinklinikens vårdavdelningar svarar två läkarsekreterare för kodning av samtliga diagnoser. Det är vanligt att läkarsekreterare roterar mellan olika arbetsuppgifter. Till exempel: På kirurgmottagningen på Sjukhuset i Varberg kan en läkarsekreterare rotera mellan remisshantering två dagar, skriva journaler en dag samt arbeta i receptionen en dag. En av läkarsekreterarna har telefontid fyra timmar på förmiddagarna. Flyttningen mellan olika arbetsuppgifter har bland annat medfört färre avbrott, till exempel de dagar man skriver journaler, och att sårbarheten blir mindre när någon är frånvarande. På medicinklinikens vårdavdelningar i Varberg sitter läkarsekreterarna en och en orienterade mot sina avdelningar. Detta gör arbetet effektivt. De har ett rullande schema med en dag i veckan i kassan/receptionen. Man försöker hjälpa varandra mellan avdelningarna när det är mycket att göra, även om utrymmet för detta är begränsat. Om läkarsekreterarna hade suttit tillsammans kunde man fördela arbetet jämnare och delat upp arbetet (och raster). En av läkarsekreterarna på ortopedkliniken samt på kirurgkliniken i Varberg är koordinator för planering av operationer. På kirurgmottagningen på Länssjukhuset i Halmstad har läkarsekreterarna telefontid en dag per vecka. De är samtidigt organiserade i team bröstcancer, mag/tarm och kärlkirurgi. På kirurgavdelningen är man två läkarsekreterare på varje avdelning, vilka roterar mellan reception och skrivarbete varje vecka. På ortopedmottagningen i Halmstad är läkarsekreterarna organiserade i två team. Det ena svarar för telefon, skriva journaler, post och utskrivning av operationsberättelser. Personerna i teamet roterar med dessa uppgifter. Det andra teamet svarar för kassan, skriver akuta ärenden samt skriver journaler och skriver in patienter. På lung- och medicinmottagningen i Halmstad roterar läkarsekreterare mellan de tre stationerna telefon/remiss, kassa/plockfunktion samt skriva journaler. 9

Epikriser De vanligaste orsaker till att epikriser kan vara sena är: Läkare kan vara sen med att diktera eller signera epikriser. Till exempel att läkare dikterar när de har tid, vilket kan innebära att de gör 5-10 diktat vid ett tillfälle. Det kan också hända att läkare inte informerar läkarsekreterare om att epikris ska skickas eller att läkare är tjänstledig och att vikarie inte fått information om detta. Inväntar provsvar. Epikrisen är inte komplett förrän svaret kan ingå i epikrisen, bland annat från patologen. Detta kan i vissa fall försena epikrisen med en till två veckor. Arbetsmängden för läkarsekreterare varierar. De större variationerna beror på antalet patienter som läggs in. Orsaken till att epikriser blir sena beror sällan på resursbrist i sig hos läkarsekreterare. I de fall läkarsekreterarna vet om att en epikris ska prioriteras så skrivs den ner och skickas. I vissa fall kan personalbrist bland läkaresekreterare försena epikriser. Konsekvenserna av att epikriser är sena är främst att behandlande läkare inom närsjukvården får information sent och som följd av detta att patienten inte blir kallad i tid till uppföljande besök inom den tid som är planerad. Informationsöverföringen från sjukhusavdelningar till kommunen kan dock göras muntligt och kompensera att en epikris är sen. Möjligheter till påverkan För att fånga in läkarsekreterarnas möjligheter till påverkan i arbetet har vi ställt frågor om vad som avgör om det är mycket eller litet att göra, vad som är lätt och svårt i arbetet samt vad som är orsaker till stressande situationer. Mycket eller litet att göra Det är främst omfattningen i flödet av patienter som påverkar arbetsmängden för läkarsekreterarna. Flödet av patienter påverkas i sin tur av hur många läkare som tjänstgör en viss dag. För en ortopedavdelning påverkas arbetsmängden också av antalet olyckor och vissa läkare skriver oftare remisser och beställer fler prover. Arbetet är också mer intensivt kring operationsdagarna. På några kliniker har det skett neddragningar av antalet tjänster medan antalet läkare har ökat. Läkarsekreterarna kan i princip inte påverka arbetsmängden. Det är också mycket att göra de dagar när många patienter på en vårdavdelning ska skrivas ut. Arbetsuppgifterna består i att skriva läkarepikriser, remisser och boka återbesök. Några av de intervjuade anger att läkarsekreterare kan få uppgifter från läkare dagen efter att pa- 10

tienterna har skrivits ut. En del av sjuksköterskorna skriver sina egna omvårdnadsepikriser. På Sjukhuset i Varberg har medicinmottagningen varit med i projektet Bättre flyt i vården. Där konstaterades att man låg efter med utskrivning av journaler och att personalstyrkan borde vara större. Antalets tjänster utökades inte. Lätta och svåra situationer De intervjuade uppger att själva arbetsuppgifterna inte är svåra. Svåra situationer är när patienter ringer för att få prata med en viss läkare och läkarsekreterarna inte kan få tag i läkaren. På avdelningen inom kirurgkliniken i Varberg har man infört en ordning där en läkare är på plats under en hel vecka, en avdelningsansvarig läkare. Detta har underlättat läkarsekreterarnas arbete. Patientkontakterna kan vara svåra när läkarsekreterarna inte kan hjälpa patienterna. De situationer som avses är när läkarna inte lämnar besökstider till läkarsekreterare, när kliniken inte klarar av vårdgarantin, om patienten har ont och man inte kan påskynda besöket, om läkare inte har skrivit sjukintyg eller recept i tid eller om det inte finns tider för att en viss läkare inte är i tjänst. Dessa situationer kan inte läkaresekreterare påverka men de får ofta vara buffert för otillräckliga resurser eller att de inför patienter får försvara läkare som prioriterar ner administrativa uppgifter. Svåra situationer kan vara när läkarsekreterare avlastar varandra, till exempel då läkarsekreterare på en avdelning hjälper kollegor på mottagning eller omvänt. Svårigheten ligger i att gå in i olika typer av journaler och att man inte kan varandras rutiner. I viss mån är uppgiften att sätta koder utifrån läkarnas diagnoser svår. Men det är också en viktig uppgift som läkarsekreterare fått fortbildning i och som är speciell för professionen. De följer nyheter inom området genom socialstyrelsens hemsida. Läkarsekreterare upplever också att kraven på att hantera frågor om sekretess på rätt sätt har ökat. Ibland kan det vara svårt att veta hur de ska agera. Orsaker till stress En orsak till stress är när de inte kan nå målen med utskrivningstider för oprioriterade diktat. Målen kan vara att diktaten inte får vara äldre än fem dagar, medan de äldsta kan vara 12 dagar gamla eller längre. 11

De är också mer stressande de dagar då det är många remisser som behöver skrivas och många av dem är högt prioriterade. Likaså om många patienter ska skrivas ut, särskilt om patienterna ska hem på fredagar. Inom till exempel MAVA är det vanligt att man skriver ut många patienter på fredagar och att många nya läggs in på fredagar. En orsak till stress är att arbetet aldrig blir avslutat och att man aldrig kommer ikapp. Med det menas att man inte når de mål eller den balansen i ärenden för att man ska kunna känna en kontroll över arbetet. Några av de intervjuade uppger att man hinner med arbetet och har bra kontroll över arbetsmängden. Några uppger att man inte gärna ber om hjälp eftersom man är rädd att uppgifterna kan tas ifrån en. De arbetsställen som inte har speciella telefontider, att läkarsekreterare turas om att svara i telefon eller har Tele-Q, upplever en större stress i arbetet. Detta har att göra med ständiga avbrott i arbetet och att man inta kan fullfölja den uppgift man påbörjat. När någon är frånvarande får sällan läkarsekreterarna ersättare. Vid tillfällen när sjukfrånvaron är hög eller vid långa sjukskrivningar blir stressen extra stor. För flertalet av de intervjuade är denna faktor den som starkast förklarar att arbetet är stressande. De får mycket att göra när de kommer tillbaka till arbetet och de har dåligt samvete för sin frånvaro. Den vanligaste formen av extra resurser är att läkarsekreterare går mellan mottagning och vårdavdelning. Detta förekommer relativt sällan eftersom man oftast saknar tid för att täcka upp för varandra. Några anger att den hjälp man tänkt ge varandra i team inte fungerar i praktiken utan mest är en förhoppning. Vid Sjukhuset i Varberg finns en pool med fyra läkarsekreterare. Dessa är dock vanligtvis uppbokade för längre perioder flera månader i förväg varför poolen inte kan tillföra resurser för kortare oplanerad frånvaro. Som orsak till längre sjukskrivningar tror läkarsekreterarna själva att det beror på kombinationen av stor arbetsbelastning, att man tar på sig ett stort ansvar samt att man inte kan påverka arbetsmängden. En stark upplevelse av detta är när man känner sig otillräcklig. Flera av de intervjuade uppger att lönen är låg och ger dem ett lågt erkännande. Kan påverka På frågan om läkarsekreterarnas möjlighet att påverka arbetet svarar man genomgående att möjligheterna är små. Detta gäller såväl den kortsiktiga dagliga planeringen och arbetsmängd som prioriteringar av uppgifter och när ska genomföras. Läkarsekreterarna är starkt beroende av flödet av patienter och läkarnas arbete, till exempel behöver läkarsekreterarna i god tid läkarnas tider för bokning av patientbesök. De faktorer som läkarsekreterarna uppger att de kan påverka är: 12

Kvaliteten i arbetet. Läkarsekreterarna kontrollerar att allt är med i patienternas dokumentation och att man inte missar något, till exempel att remisser görs. Den interna fördelningen av arbetsuppgifter. Fördelningen av arbetet utgörs av den interna organisationen genom att läkarsekreterare kan specialisera sig mot vissa läkare/medicinska inriktningar, genom arbetsrotation och att kollegor hjälper varandra. Förändringar och fortbildning Förändringar Det som förändrats mest för läkarsekreterarna har att göra med en ökad användning av datorer. Följande förändringar är aktuella: Diagnoskoder. Läkarsekreterare på vårdavdelningar hanterar en större mängd koder än vad läkarsekreterare på mottagningar gör. På avdelningarna finns vanligtvis några läkarsekreterare som gått en längre utbildning i koder och som är rådgivare till kollegor. Arbetsfördelningen är sådan att läkare anger diagnos medan läkarsekretare anger kod för diagnosen. Det händer då och då att diagnoserna inte är tydliga utan att läkarsekreterare får vända sig till läkare för förtydliganden. Tele-Q innebär att patienter som ringer in knappar in sitt telefonnummer och att personal ringer upp dem efter en ungefärligt angiven väntetid. Denna teknik i kombination med vissa telefontider för patienter medför att tempot blir lugnare och att läkarsekreterarna inte blir avbrutna så ofta. Diktett - digital inläsning av läkarnas diktat infördes i början av år 2007. Diktett ersätter inspelning med band. Detta har förenklat läkarsekreterarnas arbete och gjort att de lättare kan hjälpa varandra. De behöver inte lyssna igenom ett helt band för att leta efter vilka diktat som ska prioriteras. Med Diktett kan de direkt avläsa läkarnas prioriteringar på dataskärmen, uppdelat på akut (inom en dag), hög och normal prioritering. Tekniken gör det också möjligt att lyssna på ett diktat från till exempel akuten innan det är utskrivet. Datoriserade journaler. Ett nytt journalsystem VAS kommer att införas på Länssjukhuset i Halmstad hösten 2007 för att vara klart vid årsskiftet 2008/2009. Läkarsekreterarna har varit representerade i en arbetsgrupp inom sjukhuset. De läkarsekreterare som idag sorterar mycket papper i journaler tycker att uppgiften är enformig och det kan medföra mycket spring för att hämta och lämna journaler. Datajournaler kommer att underlätta letandet väsentligt. Sjukhuset i Varberg har haft datoriserade journaler, Swedestar, sedan 1994. Ökad användning av datorer i övrigt, till exempel att röntgenbilder förmedlas via dator. 13

Det har blivit vanligare att sjuksköterskor har egna specialiteter. Exempel på detta är på medicinmottagningen och inom kardiologi, hjärtflimmer, diabetes och allergi. Dessa sjuksköterskor avlastar läkare och utför själva mer dokumentation som läkarsekreterare skulle kunna ha utfört. På kirurgmottagningen har sjuksköterskor egna mottagningar, bland annat utför de kontroll av patienter som behandlats för bröstcancer, såromläggning och utprovning av proteser. Dessa sjuksköterskor utför diktat och läkarsekreterarna anger att arbetsmängden har ökat i och med detta samt att de har fler personer i vården att hålla kontakt med. Det har också blivit vanligare att försäkringsbolag begär journalkopior och att privatpersoner begär utdrag ur journaler (bland annat för släktforskning). Förändringarna av arbetet sker väsentligen genom att uppgifter datoriseras. Det leder till bättre effektivitet i arbetet men läkarsekreterarnas arbete mer stillasittande. Fortbildning Samtliga intervjuade har en grundutbildning till läkarsekreterare. Utbildningarna varierar något i omfattning och om den har genomförts som yrkesutbildning på gymnasienivå eller på högskolenivå. En del läkarsekreterare har gått en längre vidareutbildning i kodning av diagnoser. Några har regelbundna möten en gång i månaden för att gå igenom nyheter. Flera av de intervjuade uppger att de själva tar reda på nyheter och att de utbildar varandra. De flesta anger att arbetsgivaren uppmuntrar dem att gå fortbildningar och att de får den utbildning de behöver. Det är inget stort utbud i fortbildningarna. Oftast är det inriktat mot data och IT-avdelningarna erbjuder dem utbildning i olika dataprogram. Några av dem som intervjuats vill kunna mer om den medicinska verksamheten, till exempel få kunskap om nya begrepp, metoder, instrument och material som införs i vården. Deras uppfattning är att de behöver få del av dessa kunskaper men att man inte tänker på att läkarsekreterare också behöver kunskaperna. På sjukhuset i Varberg erbjuds läkarsekreterare handledning från sjuksköterskor. Handledningen har riktats till en grupp som varit långtidssjukskrivna samt en grupp som varit i behov av handledning. På sjukhuset i Halmstad har läkarsekreterarna möjlighet att delta på temadagar, till exempel om juridik och svenska språket. 14

Återkoppling och relation till chef Återkoppling från läkare är tydligare för de läkarsekreterare på de arbetsplatser som har specialiserat sig mot vissa läkare. Detta har medfört att läkarna har uppmärksammat yrkesgruppen mera. Det ger, ur läkarsekreterarnas perspektiv, en större säkerhet att vara specialiserad. Det är bland annat lättare att upptäcka och rätta fel samt att fullfölja påbörjade arbetsmoment. I regel anger de intervjuade att det är lätt att nå och att de får bra respons från sin chef, såväl i vardagen som i medarbetarsamtal med chef. På de kliniker där läkarsekreterarna sitter mer utspritt är kontakten med chefen inte så frekvent. Vid de flesta kliniker som intervjuerna i förundersökningen är närmaste chef expeditionsföreståndare och före detta läkaresekreterare. Vid några kliniker är närmaste chef sjuksköterska. Vid dessa klinker är meningarna delade om möjligheten att få förståelse för arbetets innehåll och respons för arbetet som utförs. Bland annat diskuterar man risken att läkarsekreterarnas uppgifter kan föras över till vårdpersonal. Läkarsekreterare kan känna att de står mellan sin chef och chefen för mottagning/vårdavdelning eller känna att de har två chefer. Några är anställda på kliniken med avdelningschef för vårdavdelningen som närmaste chef. Läkarsekreteraren ser nyttan av att arbeta med diagnoskoder eftersom de vet om att sjukhusledning och socialstyrelsen använder sig av resultatet. Läkarsekreterarna deltar regelbundet på arbetsplatsträffar. De flesta arbetsplatser har någon form av sekreterarmöten där till exempel planering och rutiner diskuteras. De läkarsekreterare som varit anställda en längre tid kan berätta om förändringar i organisation och arbetsvillkor. Tidigare var läkarsekreterarna organiserade i kontorslandskap och man arbetade efter enhetliga rekommendationer och rutinerna. Idag är organisationen mer friare i att välja organisation och det förekommer mycket mer diskussioner i verksamheten. Detta ställer delvis andra krav på samverkan och delaktighet i arbetet. Arbetsuppgifter som tillkommit handlar mycket om statistik. Sett under en längre period har, enligt de intervjuade, antalet läkare ökat, fler operationer/behandlingar utförs och fler patienter gör besök medan antalet läkarsekreterare inte följt med denna utveckling. 15

Ledningens strategi Länssjukhuset i Halmstad Man bedömer att antalet tjänster för gruppen läkarsekreterare kommer att ligga på ungefär den nivå som den gör idag. Idag är läkarsekreterare ett bristyrke. Ledningen på Länssjukhuset i Halmstad ser rekryteringen av läkarsekreterare som den viktigaste frågan de närmaste åren. Det finns idag en viss brist på läkarsekreterare och utbildningarna i landet räcker inte till för att täcka behovet idag eller för framtiden. Landstinget Halland har därför lämnat in en ansökan till myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning om statsbidrag för att få starta en tvåårig utbildning hösten 2008. Om utbildningen blir av kommer de första läkarsekreterarna att examineras år 2010. På kort sikt, och under en övergångperiod, kommer man inom länssjukhuset att försöka avlasta läkarsekreterare från vissa arbetsuppgifter till kanslister. Införandet av VAS med start under 2008 kommer att beröra läkarsekreterarna i hög grad. Utbildningar planeras i samband med införandet. De allmänna fortbildningarna för gruppen läkarsekreterare är inom data och DRG. De mer specifika kunskaperna som behövs är oftast knutna till respektive klinik och specialitet. I den personalenkät som avser samtliga anställda på sjukhuset framgår resultat för läkarsekreterare samt riktvärden. De faktorer som har ett positivt värde är medarbetarkraft, arbetstakt och socialt klimat. Faktorer med negativa värden är delaktighet, ledarskap och målkvalitet. Resultatet från enkäten har legat till grund för att se över frågan om ledarskap, om närmaste chef till läkarsekreterare ska ha sin yrkesbakgrund i yrket som läkarsekreterare. Frågan om delaktighet har mötts genom att bland annat en läkarsekreterare nu ingår i styrgruppen personal, vilken är en grupp under sjukhusets ledningsgrupp. Allmänt sett diskuteras behovet av läkarsekreterare och deras arbetsvillkor idag oftare i ledningsgruppen, sjukhusets FoUU-enhet samt i samverkansgruppen. Sjukhuset i Varberg Nya tjänster som läkarsekreterare inrättades när akutkliniken bildades 2004. I år har ytterligare två tjänster inrättats. Nivån i antalet tjänster bedömer man kommer att ligga ungefär på den nivå som är idag. 16

Uppgifter om en ökad sjukfrånvaro bland läkarsekreterare gjorde att ledningsgruppen på sjukhuset tog initiativ till att tydliggöra arbetsuppgifter, införa handledning i samtalsgruppen samt utbilda chefer i friskvårdsfaktorer i arbetet. Tydliggörandet av arbetsuppgifter omfattande en kartläggning av arbetsuppgifter för läkarsekreterare. Syftet med denna var att identifiera vilka arbetsuppgifter som utförs och hur arbetsuppgifterna har ändrats. Kartläggningarna har gjorts för läkarsekreterare på avdelningar respektive mottagningar. Sedan en översiktlig kartläggning genomförts har sjukhusets ledningsgrupp gett enheterna i uppdrag att genomföra motsvarande kartläggning på enhetsnivå. Denna fördjupning pågår nu och förväntas ge ytterligare kunskaper och underlag för diskussioner. Frågan om vilken yrkeskategori som ska vara närmast chef för läkarsekreterare finns med i diskussioner om hur ledningssystemet på sjukhuset ska utformas. 17