Granskning av investeringar och anläggningsredovisning

Revisionsrapport Granskning av investeringar och anläggningsredovisning Uppvidinge kommun 12 januari 2010 Elisabeth Rye Andersson Carl-Magnus Stensson

2010-01-12 Pär Sturesson/certifierad kommunal revisor Elisabeth Rye Andersson

Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund...1 1.2 God redovisningssed...1 1.2.1 Kommunspecifika regler och riktlinjer...2 1.3 Revisionsfrågor...2 1.4 Metod...2 2 Iakttagelser...3 2.1 Investeringsplanering...3 2.2 Planering av investeringsprojektens genomförande...3 2.3 Uppföljning av projekt...4 2.4 Kommunens redovisningsregler för anläggningar samt bedömning av värdehöjande aktivering...4 2.5 Avskrivningar...4 2.6 Anläggningsregistret...4 2.7 Stickprov...5 3 Sammanfattande bedömning och åtgärdsförslag...5 Bilaga 1. Investeringsbudget 2009...8 Bilaga 2 - Avstämning mot BFNs allmänna råd 2003:1...9 Bilaga 3 Stickprov av anläggningstillgångar 2009-12-09...11

1 Inledning 1.1 Bakgrund Kommunens investeringsbudget år 2009 är på 35,5 mnkr och utfallet av investeringar den 31 augusti var 3 mnkr. För året beräknas investeringarna uppgå till 16,6 mnkr. Enligt lagen om kommunal redovisning (KRL) ska bokföring över kontona tillgångar, avsättningar och skulder specificeras i en sidoordnad bokföring (t ex anläggningsreskontra) i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick. De förtroendevalda revisorerna i Uppvidinge har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kommunens investeringsplanering med anledning av den stora differensen mellan budget och utfall samt rättvisande redovisning av investeringar. Granskningen har utförts av Elisabeth Rye Andersson och Carl-Magnus Stensson. Rapporten är avstämd med kommunens ekonomichef. 1.2 God redovisningssed Redovisningen av anläggningstillgångar ska följa etablerade normer dvs. god redovisningssed. Till god sed hör att följa lagar och rekommendationer som ges av normgivande organ. För redovisning på det kommunala området är Rådet för kommunal redovisningen, (RKR), normgivande organ. Av kommunala redovisningslagen (KRL) framgår i 6:1 att anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande innehav. För att ytterligare precisera begreppet anläggningstillgång brukar man avse tillgångar som har en nyttjandeperiod överstigande tre år och som inte är av ringa värde. Begreppet ringa värde har Referensgruppen i Redovisning nyligen reviderat. Numera anses det utgöras av en anskaffningskostnad som understiger ½ prisbasbelopp exkl. moms, dvs. drygt 20 kkr. Vidare regleras i KRL 6:3 bl. a att anskaffningsvärdet gäller som utgångspunkt för värderingen. I de efterföljande paragraferna framgår att anläggningstillgångar med begränsad livslängd ska skrivas av systematiskt över denna livslängd. I RKR 11.1 fastställs att tillkommande utgifter som förbättrar tillgångens prestanda och/eller servicepotential ska läggas till anskaffningsvärdet. Övriga tillkommande utgifter liksom utgifter för reparation och underhåll ska redovisas som driftskostnader. Rekommendationen fastslår att avskrivning ska ske från och med den tidpunkt då en anläggning är färdig att tas i bruk (månadsvis). Nyttjandetiden och därmed avskrivningstiden ska definieras som den tid under vilken tillgången förväntas utnyttjas för sitt ändamål. För inventarier kan avskrivningstid väljas per år eller månad från anskaffning. 1

1.2.1 Kommunspecifika regler och riktlinjer I kommunens budget som antas av kommunfullmäktige fastställs investeringsbudgeten per kalenderår med plan för de två nästkommande räkenskapsåren. Vi har vid vår granskning inte funnit att kommunen har några dokumenterade anvisningar eller rutiner för anläggningstillgångar. 1.3 Revisionsfrågor De övergripande revisionsfrågorna är om räkenskaperna är rättvisande, om planering och hantering av investeringar är ändamålsenlig och om kommunen följer god redovisningssed. De kontrollmål som granskats är följande: Hur hanterar kommunen investeringsplanering? Hur samordnas projekt och genomförandeplanering i investeringsbudgeten? Hur följs projekten upp? Följer kommunen god redovisningssed avseende aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar? Följer kommunen god redovisningssed avseende aktiveringar av investeringar och värdehöjande förbättringar? Följer kommunen god redovisningssed avseende avskrivningstider? Är kommunens anläggningsregister ändamålsenligt (uppfylls kraven från Bokföringsnämndens allmänna råd)? Enligt Rådet för kommunal redovisning, RKR 11.1 Materiella anläggningstillgångar, ska kommunen lämna detaljerade upplysningar om varje anläggningstillgång i årsredovisningen. 1.4 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer av ekonomichef och redovisningskamrer på ekonomiavdelningen samt fastighetschef och personal i Uppvidigehus AB och Upp- Com AB. Bolagens personal har tillfrågats om de IT-investeringar och fastighetsinvesteringar de sköter på uppdrag av kommunen. Vi har tagit del av budgetar och årsredovisningar samt dokumentation som berör granskningsområdet. Uppgifter i anläggningsregistret har inventerats och jämförts med kraven i Bokföringsnämndens allmänna råd. Det har skett en genomgång av dokumenterade rutiner och riktlinjer. Stickprov har gjorts av poster i anläggningsregistret. 2

2 Iakttagelser 2.1 Investeringsplanering Kommunens investeringsplanering sker genom att nämnderna får ansöka om investeringsmedel inför budgetberedningen. Prioriteringen sker dels internt via nämnden samt kommunstyrelsen. Slutligen fattar fullmäktige beslut om investeringsbudgeten. Investeringsprojekten avseende inventarier samordnas av respektive nämnd/förvaltning. Investeringar avseende fastigheter genomförs av Uppvidingehus AB, IT och datorer Upp- Com AB och övriga investeringar samordnas oftast av tekniska förvaltningen. Tabell med investeringsbudget och utfall åren 2000 2011 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 År 2000 År 2001 År 2002 År 2003 År 2004 År 2005 År 2006 År 2007 År 2008 År 2009 jan-nov År 2010 År 2011 Bokslut Budget/plan 2.2 Planering av investeringsprojektens genomförande I kommunens budget 2009 finns investeringsprojekt för 35,6 mnkr. Projekten fördelas på kommunstyrelsen, tekniska utskottet, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden med specifikationer per objekt. I bilaga 1 och i tabellen ovan visas investeringsbudgetens utfall till och med november 2009. Planering av budgetinnehållet och omfattningen av investeringarna sker inte i samråd eller med hänsyn till den personal som finns tillgänglig på kommunens verkställande förvaltningar eller personal på de kommunala bolagen. Exempelvis får de kommunala bolagen uppdrag att genomföra investering av kommunstyrelsen och tar därefter fram kostnadsförslag för projektet och genomför det efter överens- 3

kommelse. För större fastighetsinvesteringar kommer uppdragen ofta igång för sent för att matcha räkenskapsåret. 2.3 Uppföljning av projekt Varje investering följs upp av ansvarig projektledare på respektive bolag/förvaltning. Dock finns inga dokumenterade rutiner för hur investeringsprocessen ska hanteras. Ekonomiavdelningen bistår kommunstyrelsen varje månad med ekonomisk rapportering avseende investeringsprojekten. Slutkostnaden för större projekt redovisas särskilt i kommunstyrelsen. 2.4 Kommunens redovisningsregler för anläggningar samt bedömning av värdehöjande aktivering För större ombyggnadsprojekt görs ingen bedömning av hur mycket av ombyggnationens kostnader som kan härledas till eftersatt underhåll utan hela ombyggnadsbeloppet aktiveras som en tillgång. 2.5 Avskrivningar Kommunen följer de avskrivningstider som anges i den skrift som Svenska Kommunförbundet gav ut 1997, Förslag till avskrivningstider. Ekonomiavdelningen aktiveras först i januari året efter investeringarna, först därefter sker avskrivning. Rekommendationen, RKR 11.1, fastslår att avskrivning ska ske från och med den tidpunkt då tillgången är färdig att tas i bruk. Nyttjandetiden och därmed avskrivningstiden ska definieras som den tid under vilken tillgången förväntas utnyttjas för sitt ändamål. 2.6 Anläggningsregistret Uppvidinge kommun använder sig av ekonomisystemet Additro där anläggningsregistret ingår som en modul. I bilaga 2 finns en avstämning mellan kraven enligt BFN:s allmänna råd 2003:1 och uppgifterna i anläggningsregistret. Inventarier för en fastighet eller en enhet registreras på samma anläggningsnummer, men delas inte i poster för varje objekt exempelvis traktorer. Den praktiska hanteringen av registret sker på ekonomiavdelningen där redovisningskamrer har ansvaret för registrering och uppdatering av uppgifter. Avstämning sker enligt uppgift i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Dokumenterade rutiner avseende registrering och löpande kontroller finns inte. 4

2.7 Stickprov Stickprov har tagits på anläggningar som dels redovisats under år 2009 och dels tidigare år. Kontroll av vissa poster har gjorts mot faktura. Se bilaga 3 för närmare specifikation. Stickproven visar följande: - Uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången saknas i flera fall. - Felaktig uppskrivning avseende skogsfastighet om 0,3 mkr. - Felaktig avskrivningsperiod för datorer medför att datorernas värde skrivs av med 79 tkr årligen. Faktisk avskrivning borde vara 263 tkr. - Intäkter för borttappad elevdator bokförs felaktigt som en intäkt i anläggningsregistret. Ingen direktavskrivning på aktuell dator görs. 3 Sammanfattande bedömning och åtgärdsförslag Sammanfattningsvis bedömer vi att rutinerna för investeringsbudgetering behöver utvecklas för att få en bättre samstämmighet mellan budget och utfall. Vår bedömning avseende rättvisande räkenskaper är att det förekommer vissa brister. Bland annat måste aktiverings- och avskrivningsrutiner ändras för att stämma överens med god redovisningssed och rättvisande räkenskaper. Hur hanterar kommunen investeringsplanering? Kommunens investeringsplanering sker genom att nämnderna får ansöka om investeringsmedel inför budgetberedningen. Prioriteringen sker dels internt via nämnden samt kommunstyrelsen. Slutligen fattar fullmäktige beslut om investeringsbudgeten. Investeringar avseende fastigheter genomförs av Uppvidingehus AB, IT och datorer Upp- Com AB och övriga investeringar samordnas oftast av tekniska förvaltningen. Hur samordnas projekt och genomförandeplanering i investeringsbudgeten? Samordning sker inte i tillräcklig utsträckning idag vilket framgår av det utfall som redovisas i uppföljningen i bilaga 1. De tre större projekten, som avser Olofsgården och Ekängen, bör läggas ut i budgeten i den takt som genomförandet sker och med det belopp som beräknas utbetalas per år. Budgeten är att se som en årlig utgiftskalkyl. Vi rekommenderar även en bättre planering för övriga poster som innefattar en beredning av investeringsvolymer med hänsyn till den personella kapacitet som finns tillgänglig i kommunen och på de aktuella kommunala bolagen. Saknas egna personella resurser bör upphandling av projektgenomförande ske så att projekten kan genomföras som planerat. 5

En samverkan mellan ekonomienheten och berörda genomförandeenheter bör kunna förbättra investeringsbudgeten och ge en mer realistisk omfattning. Nuvarande budget låser finansiella resurser till investeringsprojekt som inte blir genomförda. Hur följs projekten upp? Varje investering följs av en ansvarig på respektive bolag/förvaltning. Ekonomiavdelningen bistår kommunstyrelsen varje månad med ekonomisk rapportering avseende investeringsprojekten. Slutkostnaden för större projekt redovisas särskilt i kommunstyrelsen. Vi rekommenderar att projekthanteringsprocessen och projektrutiner dokumenteras så att det finns en struktur för hantering, ansvar och redovisning av större projekt. Följer kommunen god redovisningssed avseende aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar? Någon bedömning av eftersatt underhåll vid ombyggnationer görs inte utan hela ombyggnadskostnaden aktiveras. Hanteringen kan inte anses tillfredsställande. Vi rekommenderar att ekonomienheten tar fram anvisningar för anläggningstillgångar där aktiveringsregler prediceras. Aktivering ska endast ske av värdehöjande åtgärder. Med hänvisning till kommunens låga underhållskostnader bör eftersatt underhåll finnas i ombyggnadsprojekt. Följer kommunen god redovisningssed avseende avskrivningstider? Kommunen följer de avskrivningstider som föreslås i den skrift som Svenska Kommunförbundet gav ut 1997, Förslag till avskrivningstider. Ekonomiavdelningen aktiverar investeringar först i januari efterföljande år. Först därefter sker avskrivning. Rekommendationen, RKR 11.1, fastslår att avskrivning ska ske från och med den tidpunkt då tillgången är färdig att tas i bruk. Nyttjandetiden och därmed avskrivningstiden ska definieras som den tid under vilken tillgången förväntas utnyttjas för sitt ändamål. Vi rekommenderar att rutinerna för avskrivningarnas start ändras så att kommunen följer god redovisningssed. Är kommunens anläggningsregister ändamålsenligt (uppfylls kraven från Bokföringsnämndens allmänna råd)? Vi bedömer att uppgifterna i anläggningsregistret i huvudsak överensstämmer med kraven som ställs i BFN:s allmänna råd. Dock kan vi konstatera följande brister: - Aktivering av inventarier sker endast 1 gång per år. - Ingen individuell bedömning avseende inventariers nyttjandeperiod sker. 6

Vidare är vår bedömning att rutiner för registrering och löpande kontroll av anläggningsregistret brister. Vi anser att dokumentation avseende anläggningsregistret måste upprättas. Bland annat följande bör beskrivas: - Anläggnings- och avskrivningstyper - Verifikationsnummerserier - Rapporter - Behörigheter - Koppling till verifikation - Hur härleda ursprung - Registreringsstandard - När aktiveras investeringar i systemet Se även bilagor 2 och 3. 7

Bilaga 1. Investeringsbudget 2009 Budget Investeringsprojekt år 2009 i tkr. Utfall nov-09 Kommentarer INVENTARIER KOMMUNLEDN 100 69 Inventarier MASKINELL UTRUSTNING 150 0 IT TELE BREDBAND 1 500 544 UppCom datorer politiker m.fl. Förlusttäckning av nät? FÖRÄNDR. LOKAL SOLGÅRDEN 195 0 OLOFSGÅRDEN 10 000 0 Avvaktar investeringsbehovet prövas OLOFSGÅRDEN OMBYGGNAD 6 000 0 2 mnkr klart, skolan, nämnden avvaktar EKÄNGEN OMBYGGNAD 6 000 311 Skola VENTILATIONSANL. FRÖ.IND. 0 80 MEDBORGARSERVICE 0 131 VENTILATION KOMMUNHUS 0 535 SERVERRUM UPPCOM 0 133 Serverrum 2010, kommunägt BRANDSTATION ALSTERMO 0 650 DISPONIBLA INVEST.MEDEL 1 000 0 KOMMUNSTYRELSEN 24 945 2 453 Summa kommunstyrelsen ÅTERVINNINGSGÅRD NORRHULT 0 17 VA HOHULT 2:136 0 100 INVENTARIER 3 ÅRS AVSKR 50 13 ARBETSMASKINER 10 ÅRS AVS 750 0 GATOR OCH VÄGAR 2 200 0 Utgifter genomförda ej fakturerade UPPRUSTN PARKER LEKPLATS 175 0 BELYSNINGSANLÄGGNING 1 250-139 Energibidrag, ej matchat mot utgift 2008 VATTEN- O AVLOPPSLEDNING 1 000 0 Ej genomfört Åseda tärort, tidsbrist KOMP.ARB VATTENVERK 400 108 KOMP.ARB RENINGSVERK 1 100 204 Läckage, föreläggande från LST. Pågår AVFALLSHANTERING 1 000 0 TEKNISKA UTSKOTTET 7 925 304 Summa tekniska utskottet REDSKAP... 100 96 Inventarier INVENTARIER BIBLIOTEK 40 30 Inventarier KULTUR- O FRITIDSUTSKOTT 140 126 Inventarier INVENTARIER 10 ÅR 1 070 357 Inventarier INVENTARIER GYMNASIET 830 0 Inventarier INVENTARIER KOMVUX 15 0 Inventarier INVENTARIER KULTURSKOLAN 60 42 Inventarier INVENTARIER 5 ÅR 0 70 Inventarier INVENTARIER 3 ÅR 0 981 Inventarier BARN- O UTBILDNINGSNÄMND 1 975 1 449 Summa barn- och utbildningsnämnden INVENTARIER SOCIALKONTOR 150 0 Inventarier INVENTARIER SERVICEHUS 195 60 Inventarier INV DAGCENTER LENHOVDA 35 0 Inventarier INV GRUPPBOENDE LENHOVDA 35 19 Inventarier INVENT TEKN HJÄLPMEDEL 150 12 Inventarier SOCIALNÄMNDEN 565 92 Summa socialnämnden Totalt 35 550 4 423 8

Bilaga 2 - Avstämning mot BFNs allmänna råd 2003:1 Krav enligt BFN Uppvidinges anläggningsregister För varje enskild tillgång: 4 a. anskaffningsvärde Framgår b. anskaffningstidpunkt Framgår, dock sker aktivering endast 1 gång per år. c. tillämpad avskrivningsmetod eller uppgift om att tillgången inte skrivs av Framgår d. nyttjandeperiod Avskrivning sker enligt SKL:s vägledning från år1997. Ingen individuell bedömning sker. e. ackumulerade avskrivningar f. ackumulerade nedskrivningar g. uppgift som gör det möjligt att utläsa det avskrivningsbara beloppet, om detta för en tillgång avviker från ett belopp som motsvarar tillgångens anskaffningsvärde h. uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången Framgår Framgår Framgår Framgår det inte för vissa inventariegrupper. När det gäller datorer finns särskild förteckning. 9

Krav enligt BFN Uppvidinges anläggningsregister 5. För ett företag som ska avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning: a. ackumulerade uppskrivningar b. eventuella korrigeringar av tidigare års av-, ned- eller uppskrivningar Stickprovsgranskning visar på felaktig uppskrivning avseende skogsfastighet Ej aktuell c. omklassificeringar Ej skett d. tidpunkt för uppskrivning Ej aktuell 7. Uppgift om att en tillgång under det aktuella året överlåtits eller utrangerats ska finnas med i registret. 8. Anläggningar som funktionellt sett framstår som en enhet kan behandlas som en post i anläggningsregistret. Nyttjandeperioden ska vara samma. 9. Likartade maskiner och inventarier som var och en har ett lågt värde och som anskaffats vid samma tillfälle kan tas upp som en post i registret. Framgår Stickprovsgranskning visar på att traktorer och gymnasie inventarier har slagit samman till var sitt objekt. Stickprovsgranskning visar på att köksinventarier har slagit samman till samma objekt. 10

Bilaga 3 Stickprov av anläggningstillgångar 2009-12-09 Anläggningsobjekt Kommentar 199.21 17,0 11,9 Industrifastighet avskrivning 20 år. 199,18 13,4 7,9 Industrifastighet avskrivning 25 år enligt hyresavtal. 182,01 1,6 0,4 Traktorer Åseda avskrivning 10 år. Objektet från 1978 Anskaffningsvärde i mkr Verifierat belopp i mkr 183.08 17,1 3,2 Inventarier Gymnasieskolan, avskrivning 10 år. Objektet från 1989. 2007 investering om 1,0 mkr varav datorer för 0,8 mkr. 183.61 2,1 1,0 Inventarier kök Lingården, avskrivning 10 år. 185.081 0,2 0,0 Datorer Åseda, avskrivning 3 år. 1912.01 1,6 1,7 Skog och fastighet, Hovgård. Fastigheten avskrivning 50 år. Skogen ingen avskrivning. Under 2006 och 2008 har det skett uppskrivning med 0,3 mkr. 1943.16 6,6 2,7 Idrottshall Lenhovda, avskrivning 33 år. Ej aktiverad 0,7 Brandstation Alstermo. Investering under 2009. Ej aktiverad, sker först i januari 2010. Anmärkning /förbättringspotenial Flertal traktorer under samma objekt. Behov av särredovisning Felaktigt avskrivningsperiod för datorer. Utifrån objektet går det ej att härleda specifika inventarier. Utifrån objektet går det ej att härleda specifika inventarier. Felaktig uppskrivning avseende skogsfastighet Utifrån objektet går det ej att härleda specifika inventarier. Anläggningen i bruk 11