Datum: Tisdagen den 23 april 2013 Tid: 18.00-19.10 Plats: Östra Roten, Kommunhuset Lilla Edet Paragrafer: 18-24 Utses att justera: Anna-Lee Alenmalm (m) Underskrifter: Sekreterare Ordförande Justerare Julia Domby Kjell Johansson (s) Anna-Lee Alenmalm (m) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum 2013-04-23 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner 2013-05-02 2013-05-23 Förvaringsplats för protokoll: Kansliavdelningen Underskrift: Julia Domby
Beslutande Ledamöter Kjell Johansson (s), ordförande Bengt-Arne Högberg (s) Viveca Rodin (v) Bengt-Arne Westerlind (fp) Carina Andersson (c) Anna-Lee Alenmalm (m), vice ordförande Tjänstgörande ersättare Marianne Genborg (kd) tjänstgör för Magdalena Trönnberg (m) Övriga närvarande Ersättare Gert-Ove Andersén (s) Tjänstemän Eva Lejdbrandt kultur- och fritidschef Maria Andersson bildningschef Julia Domby sekreterare
18 Kommunstafetten Dnr 2013 ULN 024 dpl. 800 Kultur- och fritidsnämnden har sedan 1991 anordnat kommunstafetten. De senaste åren har det varit en vikande deltagartrend. Loppet har under ett antal år genomförts med huvudsakligen ideella insatser från såväl tjänstemän som privatpersoner, men dessa personer har nu avsagt sig genomförandet vilket innebär att tjänsterna fortsättningsvis måste köpas in. Vidare har stafettens priser sponsrats av företagare i Lilla Edet, med hjälp av en ideell insats från en privatperson som inte längre är villig att fortsätta med det uppdraget. Det innebär att förvaltningen måste anskaffa priser genom att köpa dessa. Nämnden har nu att ta ställning till om kommunstafetten 2013 ska genomföras. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse med ekonomisk kalkyl, dnr 2013 ULN 024 dpl. 800 Nämnden beslutar att eventuellt anordna Kommunstafetten den 30 augusti och då i samband med Edetfestivalen. Diskussioner kring detta ska fortsätta. Beslutet expedieras till Förvaltningen
19 Ansökan om särskilt bidrag, Unga Örnar Dnr 2013 ULN 020 dpl. 805 Unga Örnar Lilla Edet har skickat in en ansökan om särskilt bidrag. Beloppet som söks är 35 000 kronor. Ändamålet som anges är arrangemang av dagkollo för unga i åldern 10-15 år under perioden vecka 25-28 sommaren 2013. Beslutsunderlag Ansökan om särskilt bidrag från Unga Örnar, dnr 2013 ULN 020 dpl. 805. Tjänsteskrivelse, dnr 2013 ULN 020 dpl. 805. Nämnden beviljar Unga Örnar 5 000 kronor i bidrag avseende marknadsföring av dagkollot. Efter att dagkollot 2013 genomförts önskar Kultur- och fritidsnämnden få in en översiktlig redovisning av hur dagkollot genomförts och utföll. Kultur- och fritidsförvaltningen ska ta kontakt med Socialförvaltningen, som också har kolloverksamhet. Beslutet expedieras till Förvaltningen Socialförvaltningen Unga Örnar
20 Ansökan om lokalbidrag, Slöjd och konsthantverk kring älven Dnr 2009 ULN 025 dpl. 805 En ansökan om lokalbidrag har inkommit från föreningen Slöjd och konsthantverk kring älven. Lokalen ligger på Hedevägen 24 i Lödöse, hyrs av Magna Förvaltning KB och hyreskostnaden redovisas uppgå till 12 000 kr / år. Bilagor med diverse förbättringsåtgärder redovisade i form av kvitton bifogades också ansökan. Beslutsunderlag Ansökan om lokalbidrag, jämte bilagor, dnr 2009 ULN 025 dpl. 805. Tjänsteskrivelse, dnr 2009 ULN 025 dpl. 805. Nämnden beviljar lokalbidraget för angiven hyrestid 2011-03-01 2012-03-01. Endast hyresbeloppet 12 000 betalas ut. Nämnden beslutar också att i bidragsbestämmelserna skriva in att föreningarna ska försäkra sitt lösöre. Beslutet expedieras till Förvaltningen Slöjd och konsthantverk kring älven
21 Sommarplågan Dnr 2013 ULN 016 dpl. 861 En ansökan har inkommit från arrangörerna av Sommarplågan. Sommarplågan är en konsertkväll som anordnas den 18 maj i Ströms Slottspark. Arrangörerna ansöker om medel för att göra Sommarplågan möjlig; det är främst kostnader för marknadsföring, ljudteknik och scen som behöver täckas. Beslutsunderlag Ansökan om bidrag och projektplan från arrangörerna till Sommarplågan, dnr 2013 ULN 016 dpl. 861. Tjänsteskrivelse, dnr 2013 ULN 016 dpl. 861. Nämnden beviljar arrangörerna till Sommarplågan 5 000 kronor i bidrag avseende marknadsföring. Efter att Sommarplågan genomförts önskar Kultur- och fritidsnämnden få in en översiktlig redovisning av hur Sommarplågan utföll, t.ex. innehållande vilka band/artister som spelade och hur många besökare som kom. Beslutet expedieras till Förvaltningen Arrangörerna av Sommarplågan
22 Utbetalda verksamhetsbidrag perioden 1/7-31/12 Dnr 2013 ULN 021 dpl. 805 Utbetalda verksamhetsbidrag för perioden 1/7-31/12 2012 redovisas. Utbetalning av verksamhetsbidrag är ett av kontrollområdena för Kultur- och fritidsnämnden 2013. I Lilla Edets kommuns internkontrollreglemente framgår följande: Inför varje verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden ska väljas med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Omfattningen av planen är beroende av nämndens och dess verksamheters omfattning och volym och även den väsentlighets- och riskbedömning som gjorts. Beslutsunderlag Redovisning över utbetalda verksamhetsbidrag för perioden 1/7-31/12 2012, dnr 2013 ULN 021 dpl. 805 Redovisningen godkänns. Nämnden beslutar att förvaltningen ska ta kontakt med de föreningar som inte fått belopp utbetalda för perioden och uppmana dem att inkomma med de handlingar som krävs. Beslutet expedieras till Förvaltningen Kansliavdelningen Ekonomiavdelningen
23 Delgivningar Följande delgivningar tas upp på dagens sammanträde: Årsredovisning 2012, Lilla Edets kommun. Nämnden noterar informationen.
24 Information från förvaltning/presidium Förvaltning och presidium informerar nämnden om: Eva Lejdbrand ger nämnden en uppdatering kring ishallen och hur långt överlåtelseprocessen kommit. Ishallen består av tre fastigheter, där två fastigheter tillhör kommunen och den tredje Leifab. Därför måste en fastighetsförrättning först göras. På grund av detta blir överlåtelseprocessen krångligare och eventuellt dyrare än vad man trott. En jurist, Stefan Andersson från Rosengrens advokatbyrå, är inkopplad för att reda ut begreppen. Eva Lejdbrand ger nämnden en uppdatering kring processen med konstgräsplanen. En geologisk undersökning har gjorts av Statens Geologiska Institut, SGI, och de har lämnat ett muntligt besked att de inte kan ge ett konkret svar; de vill inte ansvara om något sedan skulle hända. VBK har nu anlitats av kommunen för att undersöka om man kan bygga planen på den beslutade platsen. Beställningen av planen av Leifab är färdig. Programmet för Sommarmusik på Ljudaborg. Datum för musik i Ströms Slottspark. Simskola är planerad vecka 31-32 i Prässebo. Annonserna för simskolan är ute. En fritidsgård invigs i Lödöse den 8 samt den 10 maj (man vänder sig till olika åldersgrupper olika dagar). Den drivs i ideell regi av Tingbergsgårdens ungdomsfritidsförening, TUFF. Eva Lejdbrand har träffat rektorerna på Fuxernaskolan och samtalat kring hur man kan starta upp ungdomsverksamhet i skolans lokaler. Efter sommaren är förhoppningen att man ska kunna få igång fritidsverksamhet för ungdomar i uppehållsrummet och ev. i andra närliggande lokaler. Samtal med föräldraföreningen på Fuxernaskolan ska inledas, kanske kan man få visst stöd av dem. Förhoppningen är dessutom att få loss pengar i budget för ungdomssatsningen, så att man kan ta in betald personal för att hålla igång fritidsverksamhet i kommunen. Västkuststiftelsen har tidigare administrerat Bohusleden, men de har nu lämnat över ansvaret till berörda kommuner. Eva Lejdbrandt ska höra sig för om AMA kan vara behjälpliga att göra en inventering av vår del av leden. Eva Lejdbrandt undersöker också om Bohusleden är en fråga för Västra Götalandsregionen.
Nämnden noterar informationen. Det beslutas också att förvaltningen ska undersöka varför biblioteket i Lilla Edets kommun inte är med i SOLTAK:s samarbete kring Världsbokdagen.