AGENDAs/PROTOKOLL / MINUTES Styrelse Möte PTA General Meeting 2012-10-25, kl/hrs 18-20 Närvarande/Present: 1. Styrelse Mötets öppnande / Board Meeting Opening of the meeting Antony Beswick hälsade alla välkomna. Antony Beswick greeted everybody welcome. 2. Dagordningens godkännande / Approval of the agenda Board Meeting Agenda: PTA Informs Introduce new PTA Board 9th Grade expecations/activities PTA s updated role (spring fair + 9th grade activities) PTA Activity Plan 2012/2013 review IES (Sandy) Informs Any other items Meeting Close Dagordningen godkändes. The agenda was approved. 3. New PTA Board Ordförande/Chairman: Antony Bewick (5B, 8A, 9B) Vice ordförande/vice Chairman: Michael Salter (8A, 9B) Kassör/Treasurer: Teija Åman (6C) Sekreterare/Secretary: Johanna Krigström (4C, 7A) Huvudklassombud/Head of class repr.: Vandana Kabilan (9A) Ledamöter/Board members: Helen Burman (8) Jane Viol (5C, 7C) Ulrika Nimstarnd (4A) Michael O Malley (4B) Anders Richert (8C) 4. 9th Grade expectations/activities Se punkt 7, information från skolan. See item 7. Information from the school 5. PTA s updaged role (spring fair + 9th grade activities support) Se punkt 7, information från skolan. See item 7. Information from the school 6. PTA Activity Plan 2012/2013 PTA enades om att PTA bör fokusera 2012 på att: It was agreed that the PTA should focus 2012 on: s. 1 (6)
Samordnande kommunikationen mellan Klassföräldrar och skola Organisera och utföra Spring Fair 7. Information från skolan/ Information from the school Coordinating communication between class parents and school Organizing and executing the Spring Fair Förväntningar för åk 9/Aktiviteteter: Ms Schafer uttryckte att eleverna och ibland mentorer kommer upp med många olika förslag och idéer som verkar sprida sig till hemmen som om att dom är konkreta planer för eleverna. Om inte skolan har formellt informerat om planerade aktiviteter etc. så kan föräldrar anta att det inte är konkreta planer utan bara förslag. Angående avslutningsfest för åk 9: Det kommer att anordnas en avlsutningsfest för Åk 9. Den kommer inte att kallas för prom eller bal. Från och med nu kommer skolan att referera till den som middag med dans. (Det är inte meningen att man ska anlända i privat helikopter ) Avslutningsfesten är till för eleverna och deras lärare. Inga andra, så som pojk- eller flickvänner är inbjudna. - Lokal är redan bokad och hyrd. - 3 lärare är involverade i planeringen. - Övrig finansiering kan tex vara 9:ornas årskurskassa. - Nivån för klädseln är fri men inte jeans Angående eventuell skolresa för åk 9 Ms Schafer säger att skolan inte står bakom någon längre skolresa som tar fokus från studierna. Om någon vill planera skolresa får det ske efter skolavslutningen i privat regi. Gymnasiemässan i Älvsjö 22 nov - Mer information kommer att komma till föräldrarna - Föräldrarna förväntas inte gå med sitt barn under dagen - Tips; att bestämma träff med sitt barn kl 16:00 och därefter gå runt tillsammans på mässan Ms Schafer säger att hon är väldigt tacksam för allt extra arbete som mr Baxter gör nu när hon tillbringar mycket tid åt den obligatoriska svenska rektorsutbildningen. Avslutningsvis säger Ms Schafer att alla är välkomna att kontakta henne via telefon om man undrar över något. Ring och fråga! Expectation on 9th grade activities Ms Schafer expressed that the children and sometimes mentors had many different ideas that seem to spread to home as concrete plans. The rule of thumb should be that unless the school formally advises parents of a planned activity it is probably just misinformation. Regarding the 9 th grade party. The use of the terms Ball and Prom will be stopped as they seem to have loaded meanings for many students. From this point on, the school will refer to it as a dinner+dance. The dinner and dance is for 9 th graders and the teachers. No dates, family or others will be allowed in. The venue/buffet is booked already and will be paid for by the school The PTA will not be required to participate in the planning of this event as there is a committee of teachers and students managing this. There will be a small fee per student required to cover extra costs such as DJ and decoration. The PTA can help to ensure that this money is raised in good time. This amount may already be covered in the 9 th grade class accounts. The dress code will be smart casual with the only rule being no jeans. Regarding 9 th Grade trips Ms Schafer indicated that the school will not support any long school trip that detracts from focus on academic subjects. Any class trip would need to be undertaken after the close of the academic year and be funded privately. Spanish trips being discussed in the last month were under this model and should be seen as similar to the UK Summer School this year. Class trips organized by individual classes, students and parents, together with the teachers/mentors are also accepted however will likely not exceed a day trip within Sweden with the possibility of an overnight stay. 9 th grade students are already selling salami to raise money for such a class trip although the timing, location and nature are not yet identified s. 2 (6)
Gymnasium Fair Alvsjö 22 Nov All 9 th graders will attend together with the mentors and the career guidance counselor (Carolina Sanhueza). More information will be provided shortly Parents are not expected to attend however it is recommended to arrange to meet your child at the fair at 4pm to review together Ms Schafer expressed her thanks to Mr Baxter for his support while she is taking her mandatory Swedish principal training. 8. Övriga frågor/ Any Other Items Inga övriga frågor noterades. No other issues were raised. 9. Close of Board Meeting Antony Beswick avslutar mötet. Antony Beswick closed the meeting. 10. PTA General Meeting Opening Antony Beswick hälsade alla välkomna. Ordförande inleder med att påtala PTAs roll, bl a som kommunikatör mellan skola och föräldrar. Antony Beswick greeted everybody welcome. The meeting was opened with a summary of the role of the PTA as mentioned in item 6. 11. Presentation av alla närvarande Alla närvarande presenterar sig. Se bifogad närvarolista. All present introduced themselves and signed the attendance list. 12. Dagordningens godkännande / Approval of the agenda PTA General Meeting Agenda: Summary of IES School Information Class parents Status Review by Grade (counting downwards by 9th) Any other items Meeting Close Dagordningen godkändes. The agenda was approved. s. 3 (6)
13. Summary of IES School Information Ordföranden sammanfattade årskurs 9 informationen som presenteras i punkt 7 ovan till föräldrarna. Det viktigaste budskapet var att trots rykten om motsatsen, blir belastningen på föräldrar och klassföräldrar att stödja middag och dans samt eventuella klassresa, mycket låg. The Chairman summarized the 9 th grade information presented in point 7 above to the parents. The key message communicated was that in spite of rumors to the contrary, the load on parents and class parents to support the dinner and dance plus any potential class trip will be actually very low. 14. Class parents Status Review by Grade Åk 4 Behov av flexibel tid för mellanmål i Junior Club, t.ex. för elever som måste gå ifrån till aktiviteter innan kl 15. Frågor kring användandet av klasskassan. Svar är att det är upp till varje enskild klass att samla in pengar eller inte. Lämpligast är att använda pengarna i slutet av årskursen eftersom det blir nya klasser nästa år. Åk 5 Vilka är förväntningarna på klassföräldrarna? Tex inför lucia och inköp av julblomma? Svar är att det är upp till varje enskild klass. Förslag till klassföräldrar är att skicka ut förfrågan till klassens föräldrar om förväntningarna, tex inför lucia. Spring Fare, förväntas klassföräldrarna vara delaktiga i. Någon klass arrangerade förra året social dinner. Åk 6 Luften i baracken där åk 6 sitter är väldigt dålig. En del barn får huvudvärk pga dålig luft. Frågan om hur kommunikationen ska fungera via e-post till föräldrar som angett sin e-postadress som privat togs upp. Förslaget är att mentorerna kan ge klassföräldrarna en komplett epostlista till föräldrarna i deras klass. Åk 7 Se över ljudnivån i klassrummen? Vad innebär att kunna arbeta ostört enligt undersökning av skolor i Stockholm stad? 4 th Grade The 4th grade discussion opened with a question on class bank accounts. It was discussed and recommended by the PTA that all classes in one year work together with a common account and common activities. Money raised can be spent in the current academic year or carried over to the next as the class parents see fit. It was proposed that the traditional individual klasskässa was maybe not appropriate for IES due to class mixing every year. It was raised by one parent that more flexibility around mellanmål time would help those children who need to leave for activities before 15:00. 5 th Grade A question was raised by a new class parent on what was expected of them. Lucia? xmas flowers? While this is up to each class it was recommended by the chairman to visit the PTA website where these things are outlined in an informal document. It was proposed that the class parents send a question to all parents to ask them what they expect. It was advised that the parents main task for the year would be the Spring Fair and noted that some classes last year arranged social dinners and other class or year activities. 6 th Grade It was raised that the air in the barrack building was bad by the end of day. The PTA will raise this with the school. The issue of communicating via epost to parents who keep their email address private was raised. It was advised that the mentors can provide class parents with complete email address lists for their class. s. 4 (6)
Är det så att ordet hora används mer än ordet hej i åk 7? Förslag om att föräldrar i åk 7 träffas separat för att utreda mer om arbetsmiljön i åk 7. Åk 8 Påpekar att klasskassan är en årskurskassa Vore bra med separat möte för varje årskurs. Åk 9 Se information från rektor, punkt 7 7 th Grade Two issues were raised that after a quick poll seemed to be specific to the 7 th grade classes. Classes are often noisy and not in compliance with the goal of enabling students to work undisturbed. The use of the word hora has become widespread as a slang term between students. The PTA has agreed to raise these with the school 15. Övriga frågor/ Any other items Ta upp med Ms Schafer: - Frågor kring avslutningscermonien för åk 9, t.ex. klädseln, förväntad kostnad? - Finns det behov av att medvetandegöra för skolan om kulturella skillnader mellan vad som är typiskt svenskt och icke typiskt svenskt? Hur kan skolan informera om detta? Finns det behov av att kompetensutveckla lärarna (och skolledningen) i kulturella skillnader? - PTA vill uppmuntra lärarna till fortsatt entusiasm och engagemang. - Kan kulturskillnaderna kommuniceras via School soft? Kan det formuleras och summeras via ett dokument? Förslag: Formulera aktiviteter som kategorier; A/ B/ C Får barn i åk 4 inte vara i Common room, tex då de kommer tidigt till skolan och det är kallt ute? Luften i baracken för åk 6 måste ses över? Finns det något skyddsombud? 8 th Grade 8 th grade parents indicated that they already work with a common account between classes. They recommended that each year s class parents arrange a common meeting to plan what to do with accounts. 9 th Grade See above in point 7. Issues to raise with the principal 7 th grade issues as stated in item 14. Are there any requirement on students and parents for the graduation ceremony such as clothing or money? Is there a benefit in the PTA or the school drafting some sort of quick guide for parents and teachers on the most noticeable differences, cultural or otherwise between IES and a traditional swedish school to avoid misunderstandings? The PTA would like express support and encouragement for the faculty specifically with regard to their enthusiasm and engagement with the students. Is it true that the 4 th graders are not allowed in the common room? Those that come early to school are left out in the cold apparently. 16. Close of PTA General Meeting Antony Beswick avslutade mötet. Antony Beswick closed the meeting s. 5 (6)
17. Nästa möte Inget datum blev bestämt eftersom det inte fanns tid. No date was set as we ran out of time. Hässelby 2012-10-25 Johanna Krigström Sekreterare/Secretary Antony Beswick Ordförande / Chairman s. 6 (6)