Region Skåne 2015 Gemensam Servicefunktion KC Ekonomi INTERN KONTROLL AV Finansförvaltningen RAPPORT 2015 http://www.skane.se/
Inledning Inom ramen för Gemensam Servicefunktion ligger kunduppdraget intern kontroll av den kamerala delen som utföres av KC Ekonomi. Den interna kontrollen av Finansförvaltningen har utgått från den standardmall som KC Ekonomi/GSF har skapat för sina kunduppdrag, utifrån den centralt fastställda kontrollplanen med obligatoriska kontrollmoment. Granskningsrapportens inledning beskriver den interna kontrollens betydelse, vilket syfte granskningen ska uppnå samt en definition av riskbedömningens olika faktorer. Rapporten avslutas med en sammanfattande analys av granskningsutlåtande med rekommendation av förbättringsåtgärder. Intern kontroll Vid intern kontroll är det av stor vikt att säkerställa att kontrollmomenten, fastställda av Regionstyrelsen, ligger till grund för granskningen. Intern kontroll är inte enbart ett verktyg som granskar ekonomiska och administrativa rutiner utan även hur verksamheten bedrivs. Kontrollen är viktig för säkerhet och förtroende i offentliga organisationer. Det är av relevans att betrakta intern kontroll som en del i god ekonomisk hushållning. Den interna kontrollen ska säkerställa att en tillfredsställande god hushållning upprätthålls inom alla områden. Enligt reglementet för God hushållning och intern kontroll ska en kontrollplan årligen fastställas och där det ska följas upp hur den interna kontrollen fungerar i sin verksamhet. Som grund ska en risk- och väsentlighetsanalys genomföras och dokumenteras. Ett antal områden väljs ut för att särskilt bearbetas under verksamhetsåret i syfte att verifiera att fastställda mål och verksamhetsplan uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller upprätthålls och genomförs. Den interna kontrollplanen ska innehålla information om vilka processer och kontrollmoment som ska följas upp, metod, genomförd riskbedömning samt till vem resultatet rapporteras. KC Ekonomi har under 2015 enbart inriktat sig på ekonomiska kontroller för Finansförvaltningen. De interna kontrollerna har följt den plan som tagits fram för kunduppdrag inom KC Ekonomi. Syfte Gemensam Servicefunktion, KC Ekonomi utför på uppdrag en granskning av intern kontroll avseende Finansförvaltningen. Syftet med granskningen är att inhämta och dokumentera information om hur det ekonomiska arbetet bedrivs. Definition av riskbedömningens olika faktorer (sannolikhet x konsekvens) Sannolikhet: 1 osannolik = risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå 2 mindre sannolik = risken är mycket lite för att fel ska uppstå 3 möjlig = det finns en möjlig risk att fel ska uppstå 4 sannolik = det är mycket troligt att fel ska uppstå Konsekvens: 1 försumbar = obetydlig för intressenter och Region Skåne 2 lindrig = uppfattas som liten av intressenter och Region Skåne 3 kännbar = uppfattas som besvärande för intressenter och Region Skåne 4 allvarlig = så stor att fel inte får inträffa Riskbedömning: 4-8 = uppmärksamhet krävs 9-12 = reducera riskerna, åtgärder bör vidtas 13-16 = eliminera riskerna, direkt åtgärd ska vidtas
Resultat av granskningen Indelningen följer den plan som redovisas i separat bilaga Intern kontrollplan för Uppdrag inom KC ekonomi avseende redovisning och löpande ekonomiska kontroller. Planen visar de moment vi valt att granska år 2015. Attestförteckning 1 : Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag. : Stickprov på att attestbehörighet i Raindance överensstämmer med upprättat beslutsunderlag. : Inga funna avvikelser. Samtliga beslutsattester upplagda 150101-151031 finns det korrekta attestblanketter på. Attestförteckning 2 : Kontroll av överrensstämmelsen mellan attesträtt i HR-fönster och Raindance. : Stickprov på att attesträtt i Raindance överensstämmer med HR Fönster. : Finansförvaltningen har inga anställda därmed faller detta kontrollmoment bort. Leverantörsfakturor : Att moms redovisas rätt på leverantörsfakturor avseende importmoms och extern inhyrning. : Stickprov att beskattningsunderlaget från tullverket överensstämmer med deklarerat belopp avseende importmoms sker via Finans. Stickprov att moms som finns på faktura/hyresavi är lyft avseende extern inhyrning sker via Regionservice. : Inga funna avvikelser avseende importmoms. Beskattningsunderlaget från tullverket stämmer överens med vad som är deklarerat. Förvaltningen har ingen extern inhyrning. Skattelagstiftning (Representation) Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Stickprov att representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Informationskrav såsom deltagarlista och syfte ska framgå. Inga avvikelser funna. Det fanns två fakturor konterade på representation och dessa var korrekta.
Skattelagstiftningen (Källskatt och sociala avgifter) Att källskatt och sociala avgifter redovisas på ett korrekt sätt. Stickprov på personalskulder och kontot för källskatt. Finansförvaltningen redovisar källskatt till skatteverket åt förvaltningarna i Region Skåne. Det finns ingen differens totalt sett efter september på konto 27110 mellan bokningarna av lönefilen och deklarerad källskatt. I april, maj och juni finns differenser som avser att någon på SUS har i HR-fönster felaktigt bokat om finansposter, detta har uppmärksammats och rättats upp månaden efter (skedde två gånger). Skattelagstiftningen (Moms, statsbidrag 6 %) Att moms, statsbidrag 6 % är korrekt redovisad. Kontrollera att 6 % moms är korrekt redovisad. Sökning av 6 % momsersättning är inte tillämplig för Finansförvaltningen. Skattelagstiftningen (Manuella kundfakturor) Att momskod är rätt på manuella kundfakturor. Kontrollera att manuella kundfakturor har rätt momskod. Inga avvikelser funna. Alla de granskade kundfakturorna har rätt momskod. Fakturorna var likartade och momsfria, vilket var korrekt. Projektmedel Att projektanmälan, slutredovisning och balansering sker enligt Region Skånes riktlinjer. Stickprov på projekt och undersöka om dessa följer riktlinjer och anvisningar. Det förekommer inga externt finansierade projekt inom Finansförvaltningen. Gåvor och donationer Att utbetalning av gåvor och donationer sker enligt riktlinjer.
Stickprov att utbetalning av gåvor och donationer sker enligt gåvogivarens villkor. Finansförvaltningen hanterar inga gåvor och donationer. Dock fungerar Finansförvaltningen som en mellanhand mellan dödsbo och förvaltning inom Region Skåne som hanterar gåvor och donationer. Detta sker genom att till exempel aktier/fonder från dödsbo förs över till Finansförvaltningen som sedan avyttrar dessa och sedan för över pengarna till ansvarig förvaltning för gåvorna/donationerna. Kassahantering Att Region Skånes anvisningar för kontantkassor och dagskassor efterlevs. Stickprov av den löpande redovisningen samt antal makuleringar i förhållande till omsättning. Beräkning av förhållandet kort/kontant. Det finns inga kontant- och dagskassor inom Finansförvaltningen. Reseräkningar Att behörig har attesterat och reseräkningen är rätt uträknad med relevanta bilagor. Stickprov på reseräkningar i HR Fönster samt underlag i löneavdelningens arkiv. Urval utifrån orsakskoder. Resultat analys Finansförvaltningen har inga personalkostnader eller reseräkningar i sin redovisning. Behörighet i Raindance Kontroll av externa användare med attestbehörighet i Raindance. Matchning av attestregister Raindance mot anställda i HR-fönster. Har externa användare rätt behörighet, är den aktuell samt att det finns blankett. Finansförvaltningen har inga externa användare med attestbehörighet i Raindance. Utökade kontrollmoment Externa utbetalningar Kontroll av externa utbetalningar/överföringar inom finansverksamheten och för andra förvaltningars räkning, utförda genom internetbank. Kontrollera att attestreglemente/regelverk för utbetalningar via internetbank följs. Kontroll av externa utbetalningar/överföringar enligt attestreglemente/regelverk för utbetalningar via internetbank.
Inga avvikelser funna. Utbetalningarna undertecknas av sakattest, beslutsattest och utanordning samt vem som registrerat och godkänt utbetalningen i Swedbank Internetbank. Kontroll har gjorts av alla utbetalningar under perioden 2015-01-01 till 2015-10-15. Finansförvaltningen har fullföljt rutinen utan avvikelse. Sammanfattning Granskningen av Finansförvaltningen visade att förvaltningen har väl fungerande rutiner samt god ordning på dokumentation i pärmarna. Inga avvikelser av någon karaktär har funnits i granskningen.