sid 1 (14) Plats och tid STUK Bar & Restaurang, Luleå, lördag den 20 mars 2010, kl 13 30-14 00 Närvarande ledamöter Eiie Mikaelsson ordförande och suppleanter Marie Nilsson Lundberg ledamot Anne-Marie Nygren ledamot Johan Hörnberg ledamot Lena Hannu suppleant Agneta Lidin personalrepr Carina Sundström personalrepr suppl Ej närvarande ledamöter Margareta Henricsson ledamot och suppleanter Kärstin Lampa ledamot Carina Winsa ledamot Tord Nilsson suppleant Nina Nordberg suppleant Martina Eriksson ungdrepr DUS Hanna Persson ungdrepr DUS suppl Utses att justera Anne-Marie Nygren Underskrifter Sekreterare 15-32 Agneta Lidin Ordförande Eiie Mikaelsson Justerare Anne-Marie Nygren
sid 2 (14) 15 Mötets öppnande samt fastställande av dagordning Ordförande Eiie Mikaelsson hälsar de närvarande ledamöterna och suppleanterna välkommen till dagens sammanträde och förklarar mötet öppnat att godkänna föreliggande förslag till dagordning 16 Val av protokolljusterare att utse Anne-Marie Nygren att jämte ordföranden justera dagens protokoll 17 Val av vice ordförande 1 år att utse Marie Nilsson Lundberg, Boden, till vice ordförande i distriktsstyrelsen 1 år 18 Val av sekreterare 1 år att utse Margareta Henricsson, Malmberget, till sekreterare i distriktsstyrelsen 1 år 19 Val av ekonomiansvarig 1 år att utse Anne-Marie Nygren, Luleå, till ekonomiansvarig i distriktsstyrelsen 1 år
sid 3 (14) 20 Anmälan av personalrepresentant och personlig suppleant att ingå i distriktsstyrelsen 1 år Agneta Lidin, Luleå, anmäls som ordinarie ledamot/personalrepresentant att ingå i distriktsstyrelsen 1 år Carina Sundström, Blåsmark, anmäls som personlig suppleant att ingå i distriktsstyrelsen 1 år 21 Val av verkställande utskott (VU) 1 år att utse ett verkställande utskott (VU) 1 år bestående av distriktsstyrelsens ordförande, vice ordförande, ekonomiansvarig och styrelsens personalrepresentant 22 Tecknings- och attesträtt att fastställa upprättat förslag till tecknings- och attesträtt (Bilaga 1, sida 6) 23 Ungdomsansvarig att utse Lena Hannu, Karungi att vara ungdomsansvarig 24 Arbetsrutiner att suppleanterna skall närvara vid distriktsstyrelsens sammanträden i mån av tid, samt att distriktsstyrelsens protokoll skall expedieras till distriktsstyrelsens ledamöter, suppleanter samt till valberedningen och revisorer, att rekommendera distriktsstyrelsens sektioner att expediera sina respektive protokoll på samma sätt (Bilaga 2, sida 7)
sid 4 (14) 25 Beslutsnivåer och huvudsakliga ansvarsområden att anta beslutsnivåer och huvudsakliga ansvarsområden för distriktsstyrelsen och respektive sektion (Bilaga 3, sida 8) 26 Ansvarsområden distriktsstyrelsen att anta ansvarsområden (Bilaga 4, sidor 9-10) 27 Verksamhetsplan 2010 att anta verksamhetsplan 2010 (Bilaga 5, sidor 11-13) 28 Kommunikationspolicy inom Norrbottens Ridsportförbund att anta upprättad kommunikationspolicy inom Norrbottens Ridsportförbund (Bilaga 6, sida 14) 29 Sammanträdesplan 2010 att fastställa följande sammanträdesplanering för år 2010: Den 28 maj i Jokkmokk, den 25 september i Luleå och den 11 december i Luleå
sid 5 (14) 30 Övrigt att Marie Nilsson Lundberg och Agneta Lidin deltager på NIF/SISU:s årsmöte den 17 april 31 Nästa sammanträde att nästa sammanträde är fredag den 28 maj i Jokkmokk 32 Avslutning Ordförande Eiie Mikaelsson tackar de närvarande för visat intresse samt förklarar mötet avslutat
sid 6 (14) BILAGA 1 Tecknings och attesträtt Ordförande Eiie Mikaelsson, vice ordförande Marie Nilsson Lundberg och ekonomiansvarige Anne-Marie Nygren två i förening tecknar Norrbottens Ridsportförbunds firma Ordförande Eiie Mikaelsson och ekonomiansvarige Anne-Marie Nygren äger rätt att var för sig teckna Norrbottens Ridsportförbunds bankkonto, plus- och bankgirokonto De verifikat som berör ordföranden attesteras av Anne-Marie Nygren eller Marie Nilsson Lundberg var för sig Konsulenterna Agneta Lidin och Carina Sundström äger rätt att var för sig utkvittera till Norrbottens Ridsportförbund ställda värdeförsändelser Ordförande Eiie Mikaelsson äger rätt att attestera fakturor, löneunderlag och övriga kostnader avseende administration/kansli inom ramen för av styrelsen fastställd budget Utbildningssektionens ordförande Marie Nilsson Lundberg äger rätt att attestera kostnader avseende utbildningssektionen inom ramen för av styrelsen fastställd budget Ungdomssektionens ordförande Hanna Persson äger rätt att attestera kostnader avseende ungdomssektionen inom ramen för av styrelsen fastställd budget Tävlingssektionens ordförande Kärstin Lampa äger rätt att attestera kostnader avseende tävlingssektionen inom ramen för av styrelsen fastställd budget Avtal med ekonomisk livslängd överstigande tre månader tecknas endast efter särskilt styrelsebeslut
sid 7 (14) BILAGA 2 Arbetsrutiner att suppleanterna skall närvara vid distriktsstyrelsens sammanträden i mån av tid, samt att distriktsstyrelsens protokoll skall expedieras till distriktsstyrelsens ledamöter, suppleanter samt till valberedningen och revisorer, att rekommendera distriktsstyrelsens sektioner att expediera sina respektive protokoll på samma sätt
sid 8 (14) BILAGA 3 Beslutsnivåer och huvudsakliga ansvarsområden DISTRIKTSSTYRELSEN Ramekonomi Investeringar Viktiga avtal som binder distriktet över tre månader Viktiga avtal som binder distriktet under tre månader Medlemsavgifter Förtjänsttecken Disciplinärenden Stadgar nya klubbar, anslutningsfrågor Kontakter (NIF, SISU, NLL) Kansliet allmän förvaltning PR - Info, IT Verksamhet och mål Distriktets årsmöte Verkställande utskott X X X TÄVLINGSSEKTIONEN Ekonomi inom budgetramen Tävlingsterminer Tävlingsreglementet Tävlingsserier/lagserier Grenledare DM Häst- och ponnyverksamhet Funktionärsutbildning i övrigt Granskning propositioner Uppklassningar Säkerhetsfrågor Junior Unga Ryttare - Senior UNGDOMSSEKTIONEN Ekonomi inom budgetramen Distriktsungdomsmöten Olika ungdomsprojekt UTBILDNINGSSEKTIONEN Ekonomi inom budgetramen Utbildningsgång (banbyggare, domare, överdomare ridning, voltige, körning, distans fälttävlan) Funktionärsutbildning i övrigt Studieplaner Ledarskapsutbildning Instruktörsutbildning, yrkesverksamma Anläggning - besöksfrågor Säkerhetsfrågor Handikappverksamhet Hästhållning Tränare Avelsfrågor Körledarutbildning (KÖR 0) Ridledarutbildning (RIK 0)
sid 9 (14) BILAGA 4 ANSVARSOMRÅDEN 2010 Ansvarsområde Ledamot Personal och information Eiie Mikaelsson Distriktsordförande (VU) Marie Nilsson Lundberg Vice distriktsordförande (VU) Ekonomi Anne-Marie Nygren Ekonomiansvarig (VU) Sekreterare i DS Margareta Henricsson Sekreterare Utbildning Marie Nilsson Lundberg Ordförande i utbildningssektionen Tävling Kärstin Lampa Ordförande tävlingssektionen Ungdom Lena Hannu Ungdom Martina Eriksson DUS representant på styrelsens möten Julia Ängstål DUS ersättarrepresentant på styrelsens möten Arbetsbeskrivning Ordförande I samråd med ledamöter i distriktsstyrelsen utöva ledning av distriktets verksamhet Leda och fördela arbetet inom distriktsstyrelsen Föra distriktets officiella talan, gentemot myndigheter etc Leda distriktsstyrelsens sammanträden och svara för uppföljning av att fattade beslut genomförts enligt mål/verksamhetsplan Vara distriktsstyrelsens kontaktperson och ansvarig för av distriktet anställd personal Ordförande i distriktsstyrelsens verkställande utskott samt firmatecknare enligt beslut Ansvarig utgivare för distriktets officiella informationsorgan och hemsida Ansvarig för avdelningen administrativ verksamhet i verksamhetsplanen Vice ordförande Ställföreträdande distriktsordförande Firmatecknare enligt särskilt beslut Ledamot i distriktsstyrelsens verkställande utskott Ekonomiansvarig Ansvara för uppföljning av distriktsorganisationens ekonomi samt ansvara för att utbetalningar genomföres Redovisa distriktets ekonomi vid styrelsesammanträden Ansvara för den övergripande budgeten och uppföljningen Ansvara för personal och löneredovisningar Rådgivande gällande ekonomiska frågor i övrigt Firmatecknare avseende plus och bankgiro enligt särskilt beslut Ledamot i distriktsstyrelsens verkställande utskott Sekreterare Att vid distriktsstyrelsens sammanträden och årsmöten sammanställa och ansvara för protokollföring
sid 10 (14) Utbildningsansvarig Ordförande i sektionen för distriktets övergripande utbildningsverksamhet Ansvara för att fastställd verksamhetsplan inom avdelning utbildning efterföljs Ansvara för att verksamhetsplan och budget efterföljs Rådgivare i säkerhetsfrågor Tävlingsansvarig Ordförande i sektionen för distriktets övergripande tävlingsverksamhet Ansvara för att fastställd verksamhetsplan inom avdelning tävling efterföljs Ansvara för att fastställd verksamhetsplan och budget efterföljs Ansvara för att regelboken utgives Ansvara för att reglementsfrågor, mätansvariga och granskning av propositioner Ansvara för uppföljning av tävlingsplatser och dess kvalité i samråd med besöks- och säkerhetsansvarig Ansvara för uppföljning av DM och övriga förbundstävlingsarrangemang Samverka med tävlingsansvariga i anslutna föreningar/klubbar och kalla till tävlingsmöten vid behov Mediaansvarig Ansvara för att kontakter med radio, press och TV fungerar Ansvara för distriktets officiella informationsorgan Ansvara för distriktets övergripande information (tryck, broschyrer, reklam mtrl) Verkställande utskottet (VU) Verkställa uppdrag av styrelsen fattade beslut och i övrigt handlägga ärenden enligt särskild beslutsordning Övriga ansvarsområden För övrigt hänvisning till gällande verksamhetsplan, dokumentet beslutsnivåer och huvudsakliga ansvarsområden, protokollsbilaga för tecknings- och attesträtt samt särskild beslutad kommunikationspolicy Fastställd 2001-05 Ändrad 2010-03-20 Eiie Mikaelsson BILAGA 5
sid 11 (14) VERKSAMHETSPLAN 2010 1 ADMINISTRATIV VERKSAMHET 2 INFORMATIONSVERKSAMHET 3 UTBILDNINGSVERKSAMHET 4 TÄVLINGSVERKSAMHET 5 UNGDOMSVERKSAMHET 1 ADMINISTRATIV VERKSAMHET Förbereda och genomföra sammanträde med: Verkställande utskott Styrelsens Årsmöte Tävlingssektionen Utbildningssektionen - Utfärda kallelser till sammanträden - Utarbeta föredragningslistor - Renskriva och sända ut justerade protokoll enligt sändlista - Verkställa fattade beslut Upprätthålla kanslifunktionen - Bemanna kansliet på heltid - Bistå klubbarna i administrativa frågor - Vara kontaktorgan/remissinstans för centrala organ och myndigheter - Sända ut underlag för och infordra erforderliga uppgifter - Utarbeta och vidarebefordra handlingar - Registrera in- och utgående handlingar - Handha kassa för administrativa ändamål - Uppdatera information i dataregister över funktionärer mm Upprätthålla kassafunktionen - In- och utbetalningar - Bokföring - Redovisning, budgetering - Bokslut - Löner
sid 12 (14) 2 INFORMATIONSVERKSAMHET / MARKNADSFÖRING Sammanställa och distribuera information till klubbar och funktionärer Sammanställa och framföra information inför bidragsgivande myndigheter, landsting, kommunledningar och studieförbund Sponsorkontakter Pressinformation Marknadsföring av ridsporten Deltaga aktivt i förbundets IT utveckling och Idrott Online 3 UTBILDNINGSVERKSAMHET I alla avseenden samordna utbildningen i samverkan med övriga sektioner, grenledare och regionala funktionärsutbildare samt svara för besöksverksamheten - Fastställa behov av utbildning - Utarbeta plan för utbildningsverksamheten - Organisera fastställd utbildning - Analysera genomförd utbildning - Samarbeta med Norrbottens Idrottsförbund, SISU Idrottsutbildarna, Landstinget och Svenska Ridsportförbundet, Norrbottens Hästavelsförbund etc Utföra en kontinuerlig besöksverksamhet vid distriktets klubbar - Planera och ansvara för kvalitetsmärkning av ridskolor - Samordna om möjligt besöken tillsammans med hälsovårds, miljö- och veterinärmyndigheter - Genomföra besök och upprätta besöksprotokoll - Utvärdera och vidtaga erforderliga åtgärder angående anslutna klubbar - Biträda och vara rådgivande till klubbarna vid byggnationer, säkerhets/miljö och hästhållningsfrågor
sid 13 (14) 4 TÄVLINGSVERKSAMHET I samverkan med tävlingssektionen och grenledare ansvara för all tävlingsverksamhet inom distriktet Planera och följa upp: - Ordinarie tävlingsverksamhet - DM - Hopp- och dressyrallsvenskan samt olika divisioner för häst och ponny - Andra av organisationens fastställda tävlingar - Sponsrade cuper - Ryttarcup och ponnychampionat Granska: - Insända propositioner och överdomarrapporter Övervaka: -All tävlingsverksamhet med hjälp av godkända överdomare, mätmän och utsedda banbyggnadskontrollanter Analysera: -Genomförd verksamhet och vidtaga erforderliga åtgärder för framtiden 5 UNGDOMSVERKSAMHET Stödja DUS i arbetet med: - Övriga aktiviteter för att aktivera klubbars ungdomssektioner - Aktivering av och upprätthållande av DUS verksamheten - DUS verksamhet 2010-03-20 BILAGA 6
sid 14 (14) KOMMUNIKATIONSPOLICY INOM NORRBOTTENS RIDSPORTFÖRBUND INTERN Målgrupp: Ledamöter/suppleanter i styrelse, sektioner, kommittéer, revisorer, valberedning och personal Medieburen information skall i största möjliga utsträckning spridas elektroniskt i stället för pappersburet och utges i distriktets hemsida, via E-mail eller fax Hemsidan används för allmän information och E-mail/fax för mera riktade skrivelser, kallelser, kursinbjudan etc Motivering: Innebär stora besparingar personellt, mindre antal papper/kuvert, porto samt telefonkostnader EXTERN Målgrupp: Klubbar, massmedia, organisationer, försäkringsbolag, domare, banbyggare, ledare, etc Svenska Ridsportförbundet och Norrbottens Ridsportförbunds webbsajter Massmediakontakter genom muntligt pressmeddelande och presskontakter i övrigt Grafisk profilering genom symboler, färger, profilbärare (märken, kläder, väskor etc) INVESTERINGAR Fortsatta kompletteringar av nuvarande datautrustning på kansliet vid behov samt för ev distansarbetande personal Regelbundet kompletterande utbildning av personalen angående datoranvändning MÅLSÄTTNING Att under 2010 ha genomfört INTERNA och EXTERNA informationsvägar till fullo (klubbar) 2010-03-20 Eiie Mikaelsson