GRANSKNINGSRAPPORT FÖR HÅLLBARHETSNÄMNDEN ÅR 2013 Sammanfattning Vår bedömning är att Hållbarhetsnämnden i stort bedrivit verksamhet utifrån fullmäktiges mål och beslut. Bedömningen är att årets bokslut är upprättat i enlighet med gällande bokslutsinstruktioner och att verksamhetsberättelsen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Den interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Tidigare har granskningsanteckningar överlämnats till förvaltnings- och ekonomichef för avstämning och kontroll. Synpunkter på anteckningarna har beaktats i denna rapport. Bakgrund Landstingets revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer granskat verksamheten inom Hållbarhetsnämnden. Detta som del av underlaget för revisorernas uttalande i revisionsberättelsen med tillhörande redogörelse. Revisorernas samlade bedömning delges då landstingsfullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan i samband med att landstingets samlade årsredovisning behandlas. Granskningen har under året skett enligt den revisionsplan som upprättas av revisorerna i samråd med landstingsfullmäktiges presidium. Granskning har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed och landstingets revisionsreglemente och omfattat dels ändamålsenlighet, det vill säga om verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut, lagar, avtal och föreskrifter och dels om verksamheten bedrivits på ett sätt som är ekonomisk tillfredsställande, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontroll som nämnden ansvarar för är tillräcklig. Balanserad styrning, som är den styrmodell landstinget tillämpar, ger förutsättningar att styra mot och följa upp de övergripande strategiska mål som landstingsfullmäktige beslutat. De fem perspektiven 1 bryts i landstingsbudgeten ner till strategiska mål, vilka är övergripande och gäller för alla verksamheter. Nämnderna anger sedan sina åtaganden, kopplat till de strategiska målen, och utarbetar indikatorer vars syfte är att visa i vad mån åtaganden uppnås 1 I 2013 års budget är de fem perspektiven; Medborgar-, Personal-, Process- och förnyelse-, Miljö- samt Ekonomiperspektivet 611 88 Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel 0155-24 50 00 hemsida: www.landstinget.sormland.selrevisionen ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 1(6)
Enligt budgetdokumentet och reglementet för planering och uppföljning ska åtaganden och måluppfyllelsen kontinuerligt återrapporteras av nämnden, och verksamhetsberättelsen ska utvärdera årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Anvisningarna från Landstingets Ledningsstab (LLS) 2 till nämndens verksamhetsberättelse för 2013 anger att nämnden i sin verksamhetsberättelse ska återrapportera till landstingsstyrelsen hur uppdraget för 2013 har genomförts. I berättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. Revisionens granskningar 2013 Nedan görs en kort sammanfattning av de granskningar som revisorerna genomfört och avrapporterat under året, och som berör nämndens verksamhet. Rapporterna finns tillgängliga på vår hemsida. Förstudie ledning och styrning Folkhälsocentrum uppdrag, mål och förutsättningar Revisorernas bedömning av delårsrapport 2013 Granskning av rutiner för ledning och styrning inom den nya Hållbarhetsnämnden Granskning av Folkhälsocentrum i syfte att bedöma om verksamheten bedrivs enligt fattade beslut och med god intern kontroll Granskning av delårsrapport 2 avseende mål för god ekonomisk hushållning Revisionsdialog Revisorerna har under 2013 infört ett nytt forum för träffar med nämnderna och förvaltningsledningarna som benämns Revisionsdialog. Revisionsdialogen är en träff utöver den genomgång av bokslutsgranskningen som genomförs i mars-april varje år. Från revisionen deltar en granskningsgrupp bestående av den revisor som är utsedd läsare av protokoll för nämnden, ordförande eller vice ordförande i revisionen och en tjänsteman från vårt revisionskontor. Från nämnden deltar presidiet och förvaltningschef. 2 Anvisningar till nämndens verksamhetsberättelse för 2013, LS-LED13-698 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 2(6)
Vid dialogen tas eventuella synpunkter eller kritik upp från revisorerna i föregående års revisionsberättelse och eventuella synpunkter från den löpande granskningen under året. I dialogen behandlas även frågor för att kartlägga den interna styrningen och kontrollen i nämnden. Frågor skickas i förväg till nämndens presidium och förvaltningschef. Syftet med revisionsdialogen är att nämndens presidium och förvaltningschef på ett tidigt stadium ska få del av revisorernas synpunkter för att säkerställa riktigheten i underlagen för revisorernas bedömning och därmed också ge revisorerna en mer solid grund för ansvarsprövningen. Dessutom ges nämnden tillfälle att, utifrån revisionsdialogen, agera mot bakgrund av de synpunkter som lämnats av revisorerna. För Hållbarhetsnämnen genomfördes ingen Revisionsdialog under 2013 då detta var nämndens första år. I stället gjorde revisorerna en förstudie av rutiner för ledning och styrning inom den nya nämnden. Under hösten 2014 planerar revisorerna att träffa presidiet för Hållbarhetsnämnden för dialog. Revisionens uppföljning av tidigare granskningar Revisionen genomför sedan några år tillbaka en mer strukturerad uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Någon uppföljning som berör Hållbarhetsnämnden har inte genomförts under året. Landstingets uppföljning enligt reglementet 3 Landstingets uppföljning ska medverka till förbättrad måluppfyllelse genom att bygga på en korrekt och tillförlitlig redovisning och periodiseringar av hög kvalitet. Därtill ska uppföljning möjliggöra utkrävande av ansvar genom att beskriva avvikelserna i förhållande till uppställda mål och beslutad resursfördelning. Efter årets slut ska nämnd lämna en verksamhetsberättelse som utvärderar årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Verksamhetsberättelsen ska innehålla ekonomiskt utfall för året och relevanta nyckeltal. Resultatet av den interna kontrollen enligt av nämnden fastställd internkontrollplan redovisas i verksamhetsberättelsen. 3 Reglemente för planering och uppföljning i Landstinget Sörmland LF 29/12 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 3(6)
Nämndens verksamhetsberättelse ska innehålla en rapport över respektive enhet. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är nämndens återrapportering till landstingsstyrelsen och ska, enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2013 har genomförts. I berättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. Om större negativ avvikelse jämfört med plan kan noteras avseende vissa mål, indikatorer mm ska, enligt anvisningen, anges vilka åtgärder som har vidtagits alternativt planeras att vidtas. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsens till landstingsfullmäktige. I anvisningen från LLS anges också hur verksamhetsberättelsen ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. Hållbarhetsnämndens verksamhetsberättelse bygger på landstingets reglemente för planering och uppföljning och är upprättad i it-stödet PLUSS 4. Nämnden förfogar över särskilda medel för projektutveckling inom sitt ansvarsområde och har möjlighet att initiera aktiviteter i samverkan med andra nämnder. Under året har flera enheter inom landstingets ledningsstab fungerat som stöd för nämnden. Att det inte funnits en samlad verksamhet som arbetat med att stödja och driva nämndens frågor har i vissa fall inneburit brister. Från årsskiftet 2014 finns nu en enhet för hållbar utveckling som bereder ärenden, handlägger ansökningar om projektmedel mm. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer kring verksamhetsberättelsens rapportering inom de olika perspektiven. Medborgarperspektiv Strategiska mål och åtaganden avrapporteras enligt instruktion. 4 PLUSS (Planering Ledning Uppföljning Styrning i Sörmland) ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 4(6)
Personalperspektiv Det finns ingen personal direkt knuten till nämnden. Process- och förnyelseperspektiv Strategiska mål och åtaganden avrapporteras enligt instruktion. Miljöperspektiv De flesta av åtaganden inom miljöperspektivet är av operativ karaktär och drivs ute i verksamheterna varför de ej kommenteras här i nämndens verksamhetsberättelse. Ekonomiperspektiv I landstingsbudgeten för 2013 fick Hållbarhetsnämnden 10 000 tkr i särskilda medel för år 2013 samt 100 tkr för hälsokommunikatör. Av verksamhetsberättelsen framgår att två projekt fått utbetalda medel från nämnden under 2013; Tkr Budget Utfall Utbetalt Avvikelse 2013 Budgetram 10100 355 355 9745 HBT-aktiviteter 550 193 193 357 Suicidprevention 162 162 162 0 Totalt pågående projekt 712 355 355 357 Vi noterar att det i verksamhetsberättelsen anges felaktigt projektnummer för Suicidpreventionsprojektet 15764, ska vara 15674. Redovisningen ovan av projekten är sedd utifrån vad Hållbarhetsnämnden beviljat respektive betalat ut. För projektet HBT-aktiviteter har Hållbarhetsnämnden enbart finansierat delar av projektet. I landstingets redovisning finns fler kostnader redovisade men det är enbart den del som avser utbildning som bekostas av nämnden. För projektet kring suicidprevention redovisas lägre kostnader i landstingets redovisning för 2013 än det belopp som utbetalts från nämnden. Kostnader enligt projektrapport affärssystemet IFS Applications, 97 tkr, utbetalt enligt ovan 162 tkr. Enligt nämndens ekonomiansvarige kommer avstämning att ske under 2014 och då kommer eventuell skillnad från 2013 att beaktas. Av verksamhetsberättelsen framgår inte vad som hänt kring de 100 tkr som erhölls för en hälsokommunikatör. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 5(6)
GRANSKNINGSRAPPORT FÖR HÅLLBARHETSNÄMNDEN ÅR 2013 Sammanfattning Vår bedömning är att Hållbarhetsnämnden i stort bedrivit verksamhet utifrån fullmäktiges mål och beslut. Bedömningen är att årets bokslut är upprättat i enlighet med gällande bokslutsinstruktioner och att verksamhetsberättelsen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Den interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Tidigare har granskningsanteckningar överlämnats till förvaltnings- och ekonomichef för avstämning och kontroll. Synpunkter på anteckningarna har beaktats i denna rapport. Bakgrund Landstingets revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer granskat verksamheten inom Hållbarhetsnämnden. Detta som del av underlaget för revisorernas uttalande i revisionsberättelsen med tillhörande redogörelse. Revisorernas samlade bedömning delges då landstingsfullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan i samband med att landstingets samlade årsredovisning behandlas. Granskningen har under året skett enligt den revisionsplan som upprättas av revisorerna i samråd med landstingsfullmäktiges presidium. Granskning har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed och landstingets revisionsreglemente och omfattat dels ändamålsenlighet, det vill säga om verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut, lagar, avtal och föreskrifter och dels om verksamheten bedrivits på ett sätt som är ekonomisk tillfredsställande, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontroll som nämnden ansvarar för är tillräcklig. Balanserad styrning, som är den styrmodell landstinget tillämpar, ger förutsättningar att styra mot och följa upp de övergripande strategiska mål som landstingsfullmäktige beslutat. De fem perspektiven 1 bryts i landstingsbudgeten ner till strategiska mål, vilka är övergripande och gäller för alla verksamheter. Nämnderna anger sedan sina åtaganden, kopplat till de strategiska målen, och utarbetar indikatorer vars syfte är att visa i vad mån åtaganden uppnås 1 I 2013 års budget är de fem perspektiven; Medborgar-, Personal-, Process- och förnyelse-, Miljö- samt Ekonomiperspektivet 611 88 Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel 0155-24 50 00 hemsida: www.landstinget.sormland.selrevisionen ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 1(6)
Enligt budgetdokumentet och reglementet för planering och uppföljning ska åtaganden och måluppfyllelsen kontinuerligt återrapporteras av nämnden, och verksamhetsberättelsen ska utvärdera årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Anvisningarna från Landstingets Ledningsstab (LLS) 2 till nämndens verksamhetsberättelse för 2013 anger att nämnden i sin verksamhetsberättelse ska återrapportera till landstingsstyrelsen hur uppdraget för 2013 har genomförts. I berättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. Revisionens granskningar 2013 Nedan görs en kort sammanfattning av de granskningar som revisorerna genomfört och avrapporterat under året, och som berör nämndens verksamhet. Rapporterna finns tillgängliga på vår hemsida. Förstudie ledning och styrning Folkhälsocentrum uppdrag, mål och förutsättningar Revisorernas bedömning av delårsrapport 2013 Granskning av rutiner för ledning och styrning inom den nya Hållbarhetsnämnden Granskning av Folkhälsocentrum i syfte att bedöma om verksamheten bedrivs enligt fattade beslut och med god intern kontroll Granskning av delårsrapport 2 avseende mål för god ekonomisk hushållning Revisionsdialog Revisorerna har under 2013 infört ett nytt forum för träffar med nämnderna och förvaltningsledningarna som benämns Revisionsdialog. Revisionsdialogen är en träff utöver den genomgång av bokslutsgranskningen som genomförs i mars-april varje år. Från revisionen deltar en granskningsgrupp bestående av den revisor som är utsedd läsare av protokoll för nämnden, ordförande eller vice ordförande i revisionen och en tjänsteman från vårt revisionskontor. Från nämnden deltar presidiet och förvaltningschef. 2 Anvisningar till nämndens verksamhetsberättelse för 2013, LS-LED13-698 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 2(6)
Vid dialogen tas eventuella synpunkter eller kritik upp från revisorerna i föregående års revisionsberättelse och eventuella synpunkter från den löpande granskningen under året. I dialogen behandlas även frågor för att kartlägga den interna styrningen och kontrollen i nämnden. Frågor skickas i förväg till nämndens presidium och förvaltningschef. Syftet med revisionsdialogen är att nämndens presidium och förvaltningschef på ett tidigt stadium ska få del av revisorernas synpunkter för att säkerställa riktigheten i underlagen för revisorernas bedömning och därmed också ge revisorerna en mer solid grund för ansvarsprövningen. Dessutom ges nämnden tillfälle att, utifrån revisionsdialogen, agera mot bakgrund av de synpunkter som lämnats av revisorerna. För Hållbarhetsnämnen genomfördes ingen Revisionsdialog under 2013 då detta var nämndens första år. I stället gjorde revisorerna en förstudie av rutiner för ledning och styrning inom den nya nämnden. Under hösten 2014 planerar revisorerna att träffa presidiet för Hållbarhetsnämnden för dialog. Revisionens uppföljning av tidigare granskningar Revisionen genomför sedan några år tillbaka en mer strukturerad uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Någon uppföljning som berör Hållbarhetsnämnden har inte genomförts under året. Landstingets uppföljning enligt reglementet 3 Landstingets uppföljning ska medverka till förbättrad måluppfyllelse genom att bygga på en korrekt och tillförlitlig redovisning och periodiseringar av hög kvalitet. Därtill ska uppföljning möjliggöra utkrävande av ansvar genom att beskriva avvikelserna i förhållande till uppställda mål och beslutad resursfördelning. Efter årets slut ska nämnd lämna en verksamhetsberättelse som utvärderar årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Verksamhetsberättelsen ska innehålla ekonomiskt utfall för året och relevanta nyckeltal. Resultatet av den interna kontrollen enligt av nämnden fastställd internkontrollplan redovisas i verksamhetsberättelsen. 3 Reglemente för planering och uppföljning i Landstinget Sörmland LF 29/12 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 3(6)
Nämndens verksamhetsberättelse ska innehålla en rapport över respektive enhet. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är nämndens återrapportering till landstingsstyrelsen och ska, enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2013 har genomförts. I berättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. Om större negativ avvikelse jämfört med plan kan noteras avseende vissa mål, indikatorer mm ska, enligt anvisningen, anges vilka åtgärder som har vidtagits alternativt planeras att vidtas. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsens till landstingsfullmäktige. I anvisningen från LLS anges också hur verksamhetsberättelsen ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. Hållbarhetsnämndens verksamhetsberättelse bygger på landstingets reglemente för planering och uppföljning och är upprättad i it-stödet PLUSS 4. Nämnden förfogar över särskilda medel för projektutveckling inom sitt ansvarsområde och har möjlighet att initiera aktiviteter i samverkan med andra nämnder. Under året har flera enheter inom landstingets ledningsstab fungerat som stöd för nämnden. Att det inte funnits en samlad verksamhet som arbetat med att stödja och driva nämndens frågor har i vissa fall inneburit brister. Från årsskiftet 2014 finns nu en enhet för hållbar utveckling som bereder ärenden, handlägger ansökningar om projektmedel mm. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer kring verksamhetsberättelsens rapportering inom de olika perspektiven. Medborgarperspektiv Strategiska mål och åtaganden avrapporteras enligt instruktion. 4 PLUSS (Planering Ledning Uppföljning Styrning i Sörmland) ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 4(6)
Personalperspektiv Det finns ingen personal direkt knuten till nämnden. Process- och förnyelseperspektiv Strategiska mål och åtaganden avrapporteras enligt instruktion. Miljöperspektiv De flesta av åtaganden inom miljöperspektivet är av operativ karaktär och drivs ute i verksamheterna varför de ej kommenteras här i nämndens verksamhetsberättelse. Ekonomiperspektiv I landstingsbudgeten för 2013 fick Hållbarhetsnämnden 10 000 tkr i särskilda medel för år 2013 samt 100 tkr för hälsokommunikatör. Av verksamhetsberättelsen framgår att två projekt fått utbetalda medel från nämnden under 2013; Tkr Budget Utfall Utbetalt Avvikelse 2013 Budgetram 10100 355 355 9745 HBT-aktiviteter 550 193 193 357 Suicidprevention 162 162 162 0 Totalt pågående projekt 712 355 355 357 Vi noterar att det i verksamhetsberättelsen anges felaktigt projektnummer för Suicidpreventionsprojektet 15764, ska vara 15674. Redovisningen ovan av projekten är sedd utifrån vad Hållbarhetsnämnden beviljat respektive betalat ut. För projektet HBT-aktiviteter har Hållbarhetsnämnden enbart finansierat delar av projektet. I landstingets redovisning finns fler kostnader redovisade men det är enbart den del som avser utbildning som bekostas av nämnden. För projektet kring suicidprevention redovisas lägre kostnader i landstingets redovisning för 2013 än det belopp som utbetalts från nämnden. Kostnader enligt projektrapport affärssystemet IFS Applications, 97 tkr, utbetalt enligt ovan 162 tkr. Enligt nämndens ekonomiansvarige kommer avstämning att ske under 2014 och då kommer eventuell skillnad från 2013 att beaktas. Av verksamhetsberättelsen framgår inte vad som hänt kring de 100 tkr som erhölls för en hälsokommunikatör. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2013\hbn\granskningsrapport hållbarhetsnämnden år 2013.doc Utskriftsdatum: 2014-03-10 08:11 SID 5(6)