Föredragningslista för Stockholms universitets studentkårs fullmäktige 2013-09-30 2013-09-30, klockan 18:00 i sal 137 (Kårsalen), Studenthuset, Frescati 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Kontroll av medlemskap 1.3. Justering av röstlängden 1.4. Val av justerare tillika rösträknare för sammanträdet 1.5. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.6. Val av vice talman för sammanträdet 1.7. Val av sekreterare för sammanträdet 1.8. Fastställande av föredragningslista 2. Eventuella enkla frågor 3. Eventuella interpellationer 3.1. Interpellation om återkoppling till fullmäktige (HumSam)* 3.2. Interpellation om kårvalssystem (HumSam)* 4. Eventuella anmälningar av beslut 5. Propositioner 5.1. Definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2013/2014* 5.2. Definitiv budgeten för verksamhetsåret 2013/2014* 5.3. Definitiv strategisk plan för verksamhetsåret 2013/2014* 6. Motioner 6.1. Motion om arbetsordning för fullmäktiges sammanträden (VSF)* 7. Valärenden 7.1. Fyllnadsval av ledamöter i kårstyrelsen 7.2. Fyllnadsval av ledamöter i valnämnden 8. Övriga frågor 9. Mötet avslutas Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se
Sid. 1(1) Humanisterna & Samhällsvetarna 2013-20-09 Andreas Åström Jacobina Nilsson Interpellation från Humanisterna & Samhällsvetarna Vad händer? Till fullmäktigeledarmöter, fullmäktige 30/9-13 Enligt organisationsplanen är fullmäktiges uppgift att: De beslutande organen utgörs av studentkårens fullmäktige och styrelse vars uppgift är att staka ut studentkårens övergripande inriktning, strategi och långsiktiga planering. Dessa organ behandlar större principiella och strategiska frågor, styrdokument, policydokument och politiska ställningstaganden. Fullmäktige utgör det högst beslutande organet. För att uppnå detta krävs att fullmäktige har insyn i kårens arbete med det strategiska och långsiktiga planeringen. Eftersom styrelsen har ansvar över återkopplingen av det löpande arbetet på studentkåren, så efterfrågar vi en mer övergripande återkoppling till fullmäktige. Detta gäller även hur bifallna motioner implementeras i verksamheten. Så vi vill lyfta följande frågeställningar: Återkoppling om tidigare motioner. Rapporter utifrån strategiska dokumenten FUM antagit.
Sid. 1(1) Humanisterna & Samhällsvetarna 2013-20-09 Jacobina Nilsson Christian Bratt Andreas Åström Emma Bergenholtz Interpellation från Humanisterna & Samhällsvetarna Representationsformer Till fullmäktigeledarmöter, fullmäktige 30/9-13 Hur legitimt är kårvalet om kyrkovalet har fler röstande än vi? När till och med folk från andra kårer spontant har mage att ha åsikter om vår representationsform bör vi kanske åtminstone inför oss själva förstå och ha klart för oss vad som är av värde och vikt med vårat nuvarande system. Denna interpellations syfte är inte att bana väg för en framtida förändring. Vår önskan är framför allt skapa ett ökat mått av självreflektion hos FUM. Är vårt nuvarande system ett bra system och om det är det; varför? Det går att tänka sig ett antal alternativa utformningar av medlemsrepresentation som har olika för- och nackdelar. En modell är den som THS har med representanter från sina respektive sektioner. På SU skulle någon form av motsvarande representation kunna fungera med fullmäktigerepresentation från studentråden/fakultetsråden. En sådan lösning skulle kunna föra med sig fördelar som en större känsla av relevans och makt hos de som engagerar sig i studentråden. Samt bieffekten att de som är engagerade i studentråden inte behöver engagera sig i partipolitiken för att kunna påverka kårens övergripande verksamhet. Vi har ingen färdig löning på frågan men vill uppmana fullmäktige till tanke. Är vårt system det mest och bäst representativa?
Ärende 5.1. Proposition på definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2013/2014 Avsändare Styrelsen Till fullmäktige 2013-09-30 5.1. Proposition på definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2013/2014 Bakgrund I SUS stadga står att fullmäktige ska fastställa en definitiv organisationsplan senast den 30 september. Styrelsen har reviderat den preliminära organisationsplan som antogs på valfullmäktige den 10 juni och föreslår ett antal förändringar i nuvarande organisationsplan. Vår kommunikationsenhet har inte hunnit ta fram ett nytt organisationsschema, men här nedan följer det nuvarande organisationsschemat som utgångspunkt för att kort beskriva de föreslagna ändringarna i organisationsplanen. Det nuvarande organisationsschemat: Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se
Föreslagna ändringar: Enheten operativ ledning i organisationsschemat har delats upp i presidiet, andra vice ordförande studentinflytande och andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning. Övergripande ändringar i organisationsplanen är att verksamhetsgrenar byter namn till verksamhetsområden och det som kallades gemensamma funktioner byter namn till verksamhetsfunktioner, och enheterna placeras in i dessa utifrån arbetsledning. Den övre kategorin avdelningar har tagits bort. Nedan listas kort vad som har förändrats i varje område. Studentinflytande Verksamhetsgren studentinflytande har bytt namn till verksamhetsområde studentinflytande Istället för skuggenheten studentinflytande är en riktig enhet för andra vice ordförande studentinflytande skapad Avdelningarna är borttagna Enheterna centrala påverkansenheten och utbildningspolitiska enheten är borttagna. Istället är dessa enheter numera delar av presidiet och andra vice ordförande studentinflytande Enheten påverkanssekreteriatet har bytt namn till påverkansenheten Enheterna Doktorandombud och studentombud har bytt namn till doktorandombudsenheten och studentombudsenheten och flyttas till Verksamhetsområdet verksamhetsfunktioner. Anledning till flytt är att dessa enheter består av tjänstemän och inte förtroendevalda vilket innebär att de inte arbetsleds av andra vice ordförande studentinflytande. Studentservice Verksamhetsgren studentservice har bytt namn till verksamhetsområde studentservice Istället för skuggenheten studentservice är en riktig enhet för andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning skapad Avdelningarna är borttagna Ny enhet som heter internationella påverkansenheten är skapad. Enheten bolagsstyrningsenheten är borttagen. Är numera en del av andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning. Enheten Gaudeamus är flyttad till Verksamhetsområdet verksamhetsfunktioner. Verksamhetsfunktioner Verksamhetsgren gemensamma funktioner har bytt namn till verksamhetsfunktioner Istället för skuggenheten gemensamma funktioner är en riktig enhet för verksamhetschef skapad 2 (3)
Verksamhetsfunktionernas enheter är uppdelade i två områden: Interna verksamhetsfunktioner och externa verksamhetsfunktioner Kommunikationsenheten, driftsenheten, ekonomienheten och personalenheten läggs under området interna verksamhetsfunktioner. Enheterna studentombudsenheten, doktorandombudsenheten och Gaudeamus läggs under verksamhetsområdet externa verksamhetsfunktioner. Ny enhet som heter kårexpeditionsenheten läggs under externa verksamhetsfunktioner. Förändringarna som föreslås är gjorda för att organisationsplanen behövde uppdateras för att återspegla verksamheten. Detta har gjorts bland annat genom att dela in enheterna efter arbetsledning. Beslutsförslag Styrelsen föreslår att fullmäktige antar propositionen på definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2013/2014 enligt bilaga 3 (3)
Stockholms universitets studentkårs organisationsplan 2013/2014 Antagen av kårfullmäktige 2013-xx-xx
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Organisationskarta... 4 Inledning... 5 Organisationen och organisationsplanen... 5 Organisationens syfte... 5 Organisationsplanens syfte och sammanhang... 5 Verksamhetens styrning... 5 Strategisk plan... 5 Organisationsplanen... 6 Budgeten... 6 Organisationsstruktur... 6 Fullmäktige... 6 Styrelsen... 6 Presidiet... 6 Andra vice ordföranden... 6 Verksamhetschef... 7 Enheter... 7 Verksamhetsområdet - Studentinflytande... 8 Andra vice ordförande studentinflytande... 8 Påverkansenheten... 8 Studiebevakningsenheten... 8 Verksamhetsområde - studentservice... 9 Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning... 9 Programenheten... 9 Internationella programenheten... 9 Internationella påverkansenheten... 9 Kårföreningsenheten... 9 Verksamhetsfunktioner... 10 Verksamhetschef... 10 Interna verksamhetsfunktioner... 10 Kommunikationsenheten... 10 Driftsenheten... 10 Ekonomienheten... 10 Personalenheten... 11 Externa verksamhetsfunktioner... 11 Studentombudsenheten... 11 Doktorandombudsenheten... 11 Kårexpeditionsenheten... 11 Gaudeamus... 11 Stockholms universitets studentkårs delegationsordning... 12 2 (17)
Fullmäktige... 12 Styrelsen... 12 Arbetsledning och ledarskap... 12 Beslutsbefogenhet... 12 Verksamhetsansvar... 12 Rapportering... 13 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 13 Dokument... 13 Presidiet... 13 Arbetsledning och ledarskap... 13 Beslutsbefogenhet... 14 Verksamhetsansvar... 14 Rapportering... 14 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 14 Andra vice ordföranden... 14 Arbetsledning och ledarskap... 14 Beslutsbefogenhet... 15 Verksamhetsansvar... 15 Rapportering... 15 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 15 Verksamhetschef... 15 Arbetsledning och ledarskap... 15 Beslutsbefogenhet... 16 Verksamhetsansvar... 16 Rapportering... 16 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 16 Dokument... 16 Enhetsansvarig förtroendevald... 16 Beslutsbefogenhet... 16 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 16 Enhetsansvarig tjänsteman... 17 Arbetsledning och ledarskap... 17 Beslutsbefogenhet... 17 Verksamhetsansvar... 17 Rapportering... 17 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 17 3 (17)
Organisationskarta 4 (17)
Inledning Organisationen och organisationsplanen Organisationens syfte Ur det syfte som är antaget i studentkårens stadga följer att studentkårens uppgift är att tillvarata, f utbildnings- och studiesociala fragor. Detta ska ske genom att bedriva utbildningsbevakning och påverkansarbete inom områden som påverkar studenternas situation samt att erbjuda kårmedlemmar service av olika former. Organisationsplanens syfte och sammanhang Organisationsplanen är en av Stockholms universitets studentkårs (SUS) fullmäktiges instruktioner till styrelsen. Organisationsplanens syfte är att på ett övergripande plan organisera studentkårens arbete genom att fördela ansvarsområden och beslutsmakt för tydligare ansvarsutkrävande samt reglera studentkårens löpande verksamhet utifrån fullmäktiges avvägningar. Verksamhetens styrning I en medlemsorganisation som SUS är det av yttersta vikt att medlemmarna har en reell möjlighet att styra verksamheten. För att denna möjlighet ska infrias måste de beslutande organen ha möjlighet att agera effektivt och ha tillgång till ett fullgott beslutsunderlag samt en fungerande struktur för styrning av verksamheten. SUS verksamhet styrs utifrån ovanstående genom tre av fullmäktige fastställda dokument: strategisk plan, organisationsplan och budget. För att dessa tre dokument ska fungera i en modern studentkår och för att ge fullmäktige möjlighet att styra verksamheten effektivt och få fullgoda rapporter regleras dessa dokuments utformning och syften inom ramen för organisationsplanen. Strategisk plan Den strategiska planen är SUS centrala dokument som fastslår inriktning och målsättningar för verksamheten i enlighet med av fullmäktige beslutad modell för verksamhetsplanering. För att en organisation med stor omsättning på styrelse och funktionärer skall fungera på ett effektivt sätt och fullgöra sina uppgifter så krävs en långsiktig och strukturerad planering. SUS strategiska plan bygger därför på framgångsfaktorer kopplade till organisationens syfte. Framgångsfaktorerna sträcker sig över flera år och stakar ut studentkårens riktning. Under verksamhetsplanering behandlas framgångsfaktorerna och delmål definieras utifrån detta. Delmålen är fullmäktiges instruktioner till styrelsen för vad som ska prioriteras särskilt under året. Styrelsen konkretiserar årligen i samråd med tjänstemän och förtroendevalda inom verksamhetsgrenarna delmålen och skapar åtaganden för verksamhetsåret i en operativ plan. Vid återrapportering till fullmäktige ska konkretiseringar, åtaganden och nyckeltal rapporteras samt kommentarer vid kraftiga eller ovanliga avvikelser. 5 (17)
Organisationsplanen Organisationsplanen har två övergripande syften. Först och främst är den en övergripande indelning av verksamheten i verksamhetsgrenar, avdelningar och enheter samt tydliggör syften och huvudsakliga uppgifter för dessa. Organisationsplanen utgör därmed fullmäktiges möjlighet att styra studentkårens löpande verksamhet. Organisationsplanen är också fullmäktiges delegationsordning vad gäller fördelning av beslutsmakt och ansvar. Detta för att det skall finnas en tydlighet i vilka organ eller personer som får fatta vilka beslut och för att minska fullmäktiges arbetsbelastning vad gäller rutinbeslut. Delegationsordningen återfinns längst bak i organisationsplanen. Budgeten Budgeten är fullmäktiges instruktion till styrelsen för hur resurser skall fördelas mellan studentkårens verksamhetsområden studentinflytande och studentservice. Budgeten ska utgå ifrån verksamhetsplanen genom att ge ekonomiska ramar till organisationen för att lösa de uppgifter som fullmäktige gett. Budgeten utgår från organisationsplanen och dess struktur av verksamhetsområden och enheter. Organisationsstruktur Fullmäktige Fullmäktige består av 41 ledamöter som väljs varje år av kårens medlemmar i kårvalet. Fullmäktige är kårens högsta beslutande organ. Styrelsen Kårstyrelsen väljs av fullmäktige och leder den löpande verksamheten genom att fatta beslut av mindre politisk karaktär och antar policys för den löpande verksamheten. Presidiet Presidiet utgörs av ordförande och vice ordförande. Presidiet är fullmäktiges förtroendevalda som är tillsatta för att representera kårens medlemmar inom verksamheten och styra densamma. Presidiets arbete regleras i de instruktioner, policys och styrdokument som fullmäktige och styrelsen beslutat om. En ledningssekreterare bistår presidiet i det administrativa arbetet. Presidiet ska även representera kåren externt och ansvarar för kårens student- och utbildningspolitiska verksamhet. Andra vice ordföranden Det finns två andra vice ordföranden, dessa är valda av styrelsen. Andra vice ordförandena leder enheterna inom sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena arbetsleds av presidiet. 6 (17)
Verksamhetschef Verksamhetschefen är kårens högst beslutande tjänsteman och arbetsleder kårens tjänstemän och verksamhetsfunktioner. Verksamhetschefen arbetsleds av presidiet. Enheter Den operativa verksamheten bedrivs inom enheter. Enheterna är grupperade efter andra vice ordförandenas och verksamhetschefens verksamhetsområden. Varje enhet har en enhetsinstruktion som reglerar syfte, löpande verksamhet och ansvar för enheten. 7 (17)
Verksamhetsområdet - Studentinflytande Studentkåren skall tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen, främst vad gäller utbildnings- och studiesociala frågor. Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Andra vice ordförande studentinflytande Andra vice ordförande studentinflytande ansvarar för verksamhetsområdet studentinflytande. Det är också andra vice ordförande studentinflytande som arbetsleder de förtroendevalda på de två enheter - påverkansenheten och studentinflytandeenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande studentinflytande viss representation i olika centrala organ på Stockholms universitet. Andra vice ordförande studentinflytandes uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Påverkansenheten Påverkansenheten ansvarar för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enheten ansvarar för samordning och beredning av aktuella frågor och att dessa lyfts i lämpliga organ samt tillser att studenternas intressen tillvaratas i organ där de representerar. Enhetens uppgift och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Studiebevakningsenheten Studiebevakningsenheten ansvarar för organiseringen, samordningen och bevakningen av det individuella studentinflytandet, genom studentråd, fakultetsråd och liknande inom universitetets fakulteter och lärarutbildningen, samt för studenternas representation på institutions- och fakultetsnivå. Enheten skall även tillse att studentrepresentanter har tillräckliga kunskaper och relevant information. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 8 (17)
Verksamhetsområde - studentservice Studentkåren skall tillhandahålla service till sina medlemmar och verka för ett gott kamratskap mellan dessa. Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning ansvarar för verksamhetsområdet studentservice. Det är också andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning som arbetsleder de förtroendevalda på de fyra enheter - programenheten, kårföreningsenheten internationella programenheten och internationella påverkansenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning representation i olika centrala organ på Stockholms universitet och ansvarar för de bolag som studentkåren är ägare i. Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrnings uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Programenheten Programenheten ansvarar för studentkårens traditionsbärande verksamhet. Inom enheten förekommer bland annat Luciabalen och andra festligheter. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Internationella programenheten Internationella programenheten ansvarar för att tillhandahålla social verksamhet, stöttning och rådgivning till internationella studenter. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Internationella påverkansenheten Internationella påverkansenheten ansvarar för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enheten ansvarar för samordning och beredning av frågor som berör internationella studenter och att dessa lyfts i lämpliga organ samt för att tillse att studenternas intressen tillvaratas i organ där de representerar. Enhetens uppgift och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Kårföreningsenheten Kårföreningsenheten sköter studentkårens stöd till, kommunikation med och verksamhet kring kårföreningar. Enheten ansvarar även för registrering av nya kårföreningar. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. 9 (17)
Verksamhetsfunktioner Verksamhetsfunktionerna är de enheter som verksamhetschefen arbetsleder. Verksamhetsfunktionerna är delade i två grenar: intern, vars syfte är att stödja studentkårens andra verksamhetsområden, och extern, vars syfte är att tillhandahålla facklig service till studenter genom ombud, förenkla för studenter genom kårexpeditionen och ge ut studentkårens tidning Gaudeamus. Verksamhetschef Verksamhetschefen ansvarar för verksamhetsområdet verksamhetsfunktioner. Det är också Verksamhetschefen som arbetsleder tjänstemännen på de enheter som ligger under detta verksamhetsområde. Verksamhetschefens uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Interna verksamhetsfunktioner Kommunikationsenheten Kommunikationsenheten arbetar med studentkårens interna och externa kommunikationsarbete. Kommunikationsenhetens uppdrag är att underlätta och främja verksamhetsområdenas verksamheter genom att tillhandahålla service till dessa i form av kampanjer, hemsida, informationsmaterial etc. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Driftsenheten Driftsenheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsområdenas verksamheter genom att tillhandahålla lokaler, datasystem, kontorsmateriel, kopieringstjänster, möblering, inköp, driftsstöd och liknande tjänster. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Ekonomienheten Ekonomienheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsområdenas verksamheter genom att tillhandahålla och säkerställa finansiering. Detta innebär bland annat medlemshantering, fakturering, bidragsansökningar, externa partnerskap, kapitalförvaltning och långsiktig finansieringsplanering. Ekonomienheten ansvarar för studentkårens löneutbetalningar, fakturor, löpande ekonomiredovisning, ekonomiska rutiner, attest- och utanordningsförfarande, löpande avstämningar, upprättandet av bokslut, årsredovisning, koncernredovisning, upprättandet av resultat- och balansräkning, budgetuppföljning osv. Ekonomienheten bistår även vid upprättandet av budgetproposition. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 10 (17)
Personalenheten Personalenheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsgrenarnas verksamheter genom att ansvara för personalfrågor inom studentkåren. Personalenheten ansvarar för medarbetarsamtal, kompetensutveckling, rekrytering, företagshälsovård och övrig personaladministration som exempelvis ledighetsansökningar. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Externa verksamhetsfunktioner Studentombudsenheten Studentombudsenheten har ansvar för studentkårens studentombudsverksamhet, det vill säga att stödja studenter och vara ombudsperson för studenter i förhållande till Stockholms universitet. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Doktorandombudsenheten Doktorandombudsenheten har ansvar för strukturerna kring individuellt studentinflytande gällande doktorander, såsom doktorandråd. Enheten skall även tillvarata, främja och bevaka doktorandernas intressen inom fakulteterna. Utöver detta ansvarar doktorandombudet för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Kårexpeditionsenheten Kårexpeditionsenheten är studentkårens expedition. Enheten tillhandahåller dels möjlighet att teckna medlemskap och dels support gällande medlemskap. Enheten arbetsleds av verksamhetschefen. Gaudeamus Gaudeamus är studentkårens tidning som utkommer till alla universitetets studenter. Gaudeamus arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. 11 (17)
Stockholms universitets studentkårs delegationsordning Fullmäktige Fullmäktige är studentkårens högsta beslutande organ. Om fullmäktige finns stadgat under stadgans kapitel 6. Styrelsen Arbetsledning och ledarskap Styrelsen har ansvar för arbetsledning av presidiet och ansvar för presidiets arbetssituation, arbetsmiljö och övriga villkor. Beslutsbefogenhet Styrelsens arbete ska ske i enlighet med strategisk plan, organisationsplan, budget och fullmäktiges övriga beslut. Styrelsen äger rätt att fatta alla beslut som den finner nödvändigt för verksamheten under förutsättning att dessa inte är i strid med studentkårens stadga eller av fullmäktige fastställda styrdokument. Styrelsen har skyldighet att fatta de beslut som den finner nödvändigt för att uppnå studentkårens målsättningar i enlighet med stadga och strategisk plan. Styrelsen har fullmäktiges befogenheter i ärenden som inte tål uppskov. Styrelsen anställer och säger upp studentkårens tjänstemän samt anger genom fastställande av befattningsbeskrivningar ramar för deras verksamhetsansvar. Styrelsen tillsätter studentkårens förtroendevalda (med undantag för presidiet). Styrelsen fastställer enhetsinstruktioner till studentkårens enheter. Styrelsen fastställer den operativa planen. Styrelsen fastställer policys för studentkårens verksamhet. Verksamhetsansvar Styrelsen leder och samordnar studentkårens verksamhet under året och ansvarar för denna inför fullmäktige. Styrelsen bereder förslag på definitiv strategisk plan, 0rganisationsplan och budget utifrån verksamhetens förutsättningar. Styrelsen ska tillse att föregående styrelse upprättar verksamhetsberättelse, undertecknad av samtliga avgående styrelseledamöter. Styrelsen ansvarar för att studentkårens verksamhet utförs i enlighet med strategisk plan och att en betryggande uppföljning och rapportering kring detta finns. 12 (17)
Styrelsen bereder de ärenden som ska behandlas av fullmäktige, såvida inte stadgan eller fullmäktiges beslut särskilt reglerar något annat. Styrelsen ansvarar i övrigt för de uppgifter i fråga om studentkårens strategiska arbete som inte uttryckligen ålagts särskild befattningshavare. Styrelsen ska vid slutet av verksamhetsåret upprätta preliminär strategisk plan, organisationsplan och budget för efterföljande verksamhetsår. Styrelsen ansvarar för att fullgod delegationsordning avseende arbetsgivaransvar finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för överlämning till nästkommande styrelse. Styrelsen ansvarar för att överlämning för respektive funktionärsbefattning sker. Rapportering Styrelsen ansvarar för att en fungerande intern rapportering finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för att fullgod rapportering sker till fullmäktige. Ekonomiskt ansvar och rapportering Styrelsen ansvarar för att verksamhetens resultat inte avviker nämnvärt från budget. Styrelsen ansvarar för att uppmärksamma fullmäktige på väsentliga avvikelser från budget, samt förelägga dessa för beslut genom budgetrevision. Styrelsen ansvarar i enlighet med stadgan för att koncernredovisning med resultat och balansräkning upprättas avseende föregående verksamhetsår. Dokument Styrelsen beslutar om övergripande strategiska dokument avseende studentkårens operativa verksamhet, bland annat enligt nedanstående: Operativ plan Kårföreningsreglemente Enhetsinstruktioner och befattningsbeskrivningar Policydokument Attest- och utanordningsreglemente Ägardirektiv till studentkårens bolag Presidiet Presidiet består av Ordförande och Vice ordförande i förening Arbetsledning och ledarskap Presidiet leder det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet leder styrelsens arbete. Presidiet arbetsleder löpande andra vice ordförandena i den dagliga verksamheten och innehar arbetsgivaransvar för dessa. Presidiet utser enhetsansvariga inom respektive enhet. 13 (17)
Beslutsbefogenhet Presidiet fattar beslut i operativa ärenden som inte är av principiell vikt. Presidiet äger vidare att besluta om tillsättningar till organ inom universitetet som tillsätts enligt förordningen 2009:769 7-8. I enlighet med stadgan har presidiet alltid kompetens att fatta beslut i alla större ärenden som inte tål uppskov. Presidiet beslutar om detaljbudgetar för enheterna. Verksamhetsansvar Presidiet är ansvarigt för det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet ansvarar för att representera studentkåren externt och internt. Rapportering Presidiets beslut ska dokumenteras och anmälas till styrelsen. Presidiet ansvarar för rapportering till styrelsen om strategiska planens genomförande. Presidiet ansvarar för löpande rapportering avseende sin representation av verksamheten och politiska frågor Ekonomiskt ansvar och rapportering Presidiets ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdat attest- och utanordningsreglemente. Presidiet ansvarar för att omgående meddela styrelsen om större ekonomiska avvikelser som kommer till dess kännedom. Andra vice ordföranden Studentkårens andra vice ordföranden utgörs av andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentinflytande och andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentservice. Arbetsledning och ledarskap Andra vice ordförandena är ansvariga för strategier inom verksamhetsområdena. Andra vice ordförandena arbetsleder förtroendevalda inom sina verksamhetsområden för att dessa ska uppfylla de åtaganden som åligger verksamheten enligt operativ plan. Andra vice ordförandena har att tillse att samtliga förtroendevalda inom verksamhetsgrenen får fullgod utbildning i studentkårens styrdokument, gällande arbetsrutiner och specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag, så att de förtroendevalda får förståelse för sitt uppdrag. Andra vice ordförandena ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet. 14 (17)
Beslutsbefogenhet Andra vice ordförandena äger rätt att besluta om ansvarsfördelning av åtaganden inom sina respektive verksamhetsområden och konkretiseringar av de åtaganden som åläggs avdelningen av operativ plan i samråd med förtroendevalda. Andra vice ordförandena äger rätt att fatta beslut om övriga ärenden utan större principiell vikt inom sina respektive verksamhetsområden. Verksamhetsansvar Andra vice ordförandena ansvarar för att all verksamhet genomförs i enlighet med strategisk plan, organisationsplan, policys och styrelsens beslut i sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena ansvarar för att föreslå enhetsinstruktioner för respektive enhet till styrelsen. Andra vice ordförandena bereder beslut om enhetsansvariga förtroendevalda för sina respektive enheter till presidiet. Rapportering Andra vice ordförandena ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom enheterna. Andra vice ordförandena ansvarar för att med hjälp från presidiet rapportera till styrelsen och fullmäktige om sina respektive enheters verksamhet. Ekonomiskt ansvar och rapportering Andra vice ordförandenas ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdad attest- och utanordningsreglemente. Andra vice ordförandena ansvarar för att i samråd med enheterna bereda sina respektive enheters detaljbudgetar till presidiet. Verksamhetschef Verksamhetsfunktioner och tjänstemän arbetsleds av en verksamhetschef. Verksamhetschefens uppgift är att stå för kontinuitet och långsiktighet i studentkåren. Verksamhetschefen agerar i samråd med presidiet. Verksamhetschefen fyller också en viktig rapporteringsfunktion och är huvudansvarig för rutiner kring verksamhetens rapportering. Arbetsledning och ledarskap Verksamhetschef arbetsleder i samråd med presidiet verksamhetens tjänstemän. Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda arbetsrutiner upprättas för tjänstemännen och bistår andra vice ordförandena i upprättandet av arbetsrutiner för de förtroendevalda. Verksamhetschef ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet, och hålla utvecklingssamtal med regelbundna intervaller. 15 (17)
Beslutsbefogenhet Verksamhetschef har rätt att fatta beslut av icke principiell natur. Verksamhetsansvar Verksamhetschef ska i samråd med presidiet konkretisera alla åtaganden som åläggs tjänstemän utifrån operativ plan samt föreslå ansvarsfördelning för dessa. Verksamhetschef ska tillse att personal inom verksamhetsfunktionerna får fullgod utbildning i och förståelse för strategisk plan, arbetsrutiner och regler, samt eventuella specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet, för att fullgoda befattningsbeskrivningar, enhetsinstruktioner och policys finns inom verksamheten och ska bistå vid upprättandet av dessa. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet, för att implementera policys, arbetsrutiner, styrdokument och liknande som beslutats om av styrelsen eller presidiet. Rapportering Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom verksamhetsfunktionerna. Verksamhetschef ska stödja presidiet och andra vice ordförandena i upprättande av rapporteringsrutiner. Ekonomiskt ansvar och rapportering Verksamhetschef ansvarar för fullgoda rutiner för ekonomisk uppföljning och resultatrapportering inom verksamheten och att dessa kommer styrelsen tillhanda enligt separat instruktion från styrelsen. Dokument Verksamhetschef ansvarar för att följande dokument för tjänstemän finns upprättade inom verksamheten och ansvarar för att rapportera till styrelsen om dokumenten saknas. Instruktioner för respektive tjänstemannaenhet Rutiner för ekonomisk uppföljning, rapportering och resultat. Enhetsansvarig förtroendevald Beslutsbefogenhet Enhetsansvarig förtroendevald äger rätt att besluta om ärenden av ickeprincipiell löpande art som ingår i instruktionen för enheten eller en aktivitet som ålagts enheten. Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig förtroendevald ansvarar för rapportering till andra vice ordförande med ansvar för enhetsansvariges verksamhetsavdelning. Enhetsansvarig förtroendevald ansvarar för att enhetens detaljbudget följs. 16 (17)
Enhetsansvarig tjänsteman Arbetsledning och ledarskap Enhetsansvarig tjänsteman arbetsleder genomförandet av instruktionen för och aktiviteter som ålagts enheten. Beslutsbefogenhet Enhetsansvarig tjänsteman äger rätt att besluta om ärenden av ickeprincipiell löpande art som ingår i instruktionen för enheten eller en aktivitet som ålagts enheten. Verksamhetsansvar Enhetsansvarig tjänsteman är den ytterst resultatansvariga för respektive enhet. Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för att enhetens arbetsuppgifter sköts enligt instruktionen för enheten samt att de aktiviteter som ålagts enheten genomförs på ett tillfredställande sätt. Rapportering Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för rapportering från enheten till verksamhetschef enligt fastställd rapporteringsrutin. Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig tjänsteman har ekonomiskt ansvar enligt av styrelsen fastslagen attest- och utanordningspolicy. Enhetsansvarig tjänsteman upprättar detaljbudget för sin enhet. 17 (17)
[Försättsbladet] Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Organisationskarta... 5 Inledning... 6 Organisationen och organisationsplanen... 6 Organisationens syfte... 6 Organisationsplanens syfte och sammanhang... 6 Verksamhetens styrning... 6 Strategisk plan... 6 Organisationsplanen... 7 Budgeten... 7 Organisationsstruktur... 7 Beslutande organ... 7 Operativ ledning... 8 Ledningsgrupp... 8 Verksamhetsgrenar... 8 Avdelningar... 8 Enheter... 8 Gemensamma funktioner... 8 Fullmäktige... 8 Styrelsen... 8 Presidiet... 9 Utbildningspolitiska enheten... 9 Andra vice ordföranden... 9 Verksamhetschef... 9 Enheter... 9 Verksamhetsgren Verksamhetsområdet - Studentinflytande... 10 Andra vice ordförande studentinflytande... 10 Påverkansavdelningen... 10 2 (21)
Centrala påverkansenheten... 10 Påverkanssekretariatet Påverkansenheten... 10 Studiebevakningsavdelningen... 11 Ombudsenheten... 11 Doktorandenheten... 11 Studiebevakningsenheten... 11 Utbildningspolitiska enheten... 11 Verksamhetsgren - Medlemsservice Verksamhetsområde - studentservice... 12 Avdelningen för extern service... 12 Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning... 12 Bolagsstyrningsenheten... 12 Avdelningen för direkt service... 12 Programenheten... 13 Internationella programenheten... 13 Internationella påverkansenheten... 13 Kårföreningsenheten... 13 Gaudeamus... 13 Gemensamma funktioner Verksamhetsfunktioner... 14 Verksamhetschef... 14 Interna verksamhetsfunktioner... 14 Kommunikationsenheten... 14 Driftsenheten... 14 Ekonomienheten... 14 Personalenheten... 15 Externa verksamhetsfunktioner... 15 Studentombudsenheten... 15 Doktorandenheten Doktorandombudsenheten... 15 Kårexpeditionsenheten... 15 Gaudeamus... 15 Stockholms universitets studentkårs delegationsordning... 16 Fullmäktige... 16 Styrelsen... 16 Arbetsledning och ledarskap... 16 3 (21)
Beslutsbefogenhet... 16 Verksamhetsansvar... 16 Rapportering... 17 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 17 Dokument... 17 Presidiet... 17 Arbetsledning och ledarskap... 17 Beslutsbefogenhet... 18 Verksamhetsansvar... 18 Rapportering... 18 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 18 Andra vice ordföranden... 18 Arbetsledning och ledarskap... 18 Beslutsbefogenhet... 19 Verksamhetsansvar... 19 Rapportering... 19 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 19 Verksamhetschef... 19 Arbetsledning och ledarskap... 19 Beslutsbefogenhet... 20 Verksamhetsansvar... 20 Rapportering... 20 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 20 Dokument... 20 Enhetsansvarig förtroendevald... 21 Beslutsbefogenhet... 21 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 21 Enhetsansvarig tjänsteman... 21 Arbetsledning och ledarskap... 21 Beslutsbefogenhet... 21 Verksamhetsansvar... 21 Rapportering... 21 Ekonomiskt ansvar och rapportering... 21 4 (21)
Organisationskarta Kommentar [mk1]: Kartan ska konsekensändras efter ändringarna i organisationsplanen 5 (21)
Inledning Organisationen och organisationsplanen Organisationens syfte Ur det syfte som är antaget i studentkårens stadga följer att studentkårens uppgift är att tillvarata, f utbildnings- och studiesociala fragor. Detta ska ske genom att bedriva utbildningsbevakning och påverkansarbete inom områden som påverkar studenternas situation samt att erbjuda kårmedlemmar service av olika former. Organisationsplanens syfte och sammanhang Organisationsplanen är en av Stockholms universitets studentkårs (SUS) fullmäktiges instruktioner till styrelsen. Organisationsplanens syfte är att på ett övergripande plan organisera studentkårens arbete genom att fördela ansvarsområden och beslutsmakt för tydligare ansvarsutkrävande samt reglera studentkårens löpande verksamhet utifrån fullmäktiges avvägningar. Verksamhetens styrning I en medlemsorganisation som SUS är det av yttersta vikt att medlemmarna har en reell möjlighet att styra verksamheten. För att denna möjlighet ska infrias måste de beslutande organen ha möjlighet att agera effektivt och ha tillgång till ett fullgott beslutsunderlag samt en fungerande struktur för styrning av verksamheten. SUS verksamhet styrs utifrån ovanstående genom tre av fullmäktige fastställda dokument: strategisk plan, organisationsplan och budget. För att dessa tre dokument ska fungera i en modern studentkår och för att ge fullmäktige möjlighet att styra verksamheten effektivt och få fullgoda rapporter regleras dessa dokuments utformning och syften inom ramen för organisationsplanen. Strategisk plan Den strategiska planen är SUS centrala dokument som fastslår inriktning och målsättningar för verksamheten i enlighet med av fullmäktige beslutad modell för verksamhetsplanering. För att en organisation med stor omsättning på styrelse och funktionärer skall fungera på ett effektivt sätt och fullgöra sina uppgifter så krävs en långsiktig och strukturerad planering. SUS strategiska plan bygger därför på framgångsfaktorer kopplade till organisationens syfte. Framgångsfaktorerna sträcker sig över flera år och stakar ut studentkårens riktning. Under verksamhetsplanering behandlas framgångsfaktorerna och delmål definieras utifrån detta. Delmålen är fullmäktiges instruktioner till styrelsen för vad som ska prioriteras särskilt under året. 6 (21)
Styrelsen konkretiserar årligen i samråd med tjänstemän och förtroendevalda inom verksamhetsgrenarna delmålen och skapar åtaganden för verksamhetsåret i en operativ plan. Vid återrapportering till fullmäktige ska konkretiseringar, åtaganden och nyckeltal rapporteras samt kommentarer vid kraftiga eller ovanliga avvikelser. Organisationsplanen Organisationsplanen har två övergripande syften. Först och främst är den en övergripande indelning av verksamheten i verksamhetsgrenar, avdelningar och enheter samt tydliggör syften och huvudsakliga uppgifter för dessa. Organisationsplanen utgör därmed fullmäktiges möjlighet att styra studentkårens löpande verksamhet. Organisationsplanen är också fullmäktiges delegationsordning vad gäller fördelning av beslutsmakt och ansvar. Detta för att det skall finnas en tydlighet i vilka organ eller personer som får fatta vilka beslut och för att minska fullmäktiges arbetsbelastning vad gäller rutinbeslut. Delegationsordningen återfinns längst bak i organisationsplanen. Budgeten Budgeten är fullmäktiges instruktion till styrelsen för hur resurser skall fördelas mellan studentkårens verksamhetsområden studentinflytande och studentservice. Budgeten ska utgå ifrån verksamhetsplanen genom att ge ekonomiska ramar till organisationen för att lösa de uppgifter som fullmäktige gett. Budgeten utgår från organisationsplanen och dess struktur av verksamhetsområden och enheter. Budgeten utgår från organisationsplanen och dess struktur av verksamhetsområden, avdelningar och enheter. För enheter som delas av verksamhetsgrenarna visar budgeten den totala kostnaden. Styrelsen justerar de gemensamma kostnaderna så att de o Är anpassade för den verksamhet som bedrivs i verksamhetsgrenarna. o Är fördelade mellan verksamhetsgrenarna på ett sätt som återspeglar verksamhetsplanens behov. Organisationsstruktur Studentkåren är organiserad i sex nivåer. Högsta beslutande organ är fullmäktige därefter kommer styrelsen och under denna presidiet. Studentkåren är vidare indelad i två verksamhetsgrenar vilka utgör studentkårens kärnverksamheter: studentinflytande och medlemsservice. Verksamhetsgrenarna är uppdelade i avdelningar och avdelningarna i enheter. Nedan specificeras innebörden av respektive organisatorisk nivå. Beslutande organ De beslutande organen utgörs av studentkårens fullmäktige och styrelse vars uppgift är att staka ut studentkårens övergripande inriktning, strategi och långsiktiga planering. Dessa organ behandlar större principiella och strategiska frågor, styrdokument, policydokument och politiska ställningstaganden. 7 (21)
Operativ ledning Studentkårens operativa ledning utgörs av presidiet samt två andra vice ordföranden. Ledningssekreterare bistår operativ ledning. Den operativa ledningen är fullmäktiges och styrelsens förtroendevalda som är tillsatta för att representera medlemmarna inom verksamheten och styra densamma efter de instruktioner, policys och styrdokument som beslutsorganen gett. Ledningsgrupp Studentkårens ledningsgrupp består av den operativa ledningen (presidiet + de andra vice ordförandena), verksamhetschef, kommunikationsansvarig och ekonomiansvarig. Ledningsgruppen arbetsleds i första hand av Ordförande. Ledningsgruppen arbetar för att samordna och utveckla verksamheten. Verksamhetsgrenar Status som verksamhetsgren har studentkårens två kärnverksamheter: studentinflytande och medlemsservice. Avdelningar Status som avdelning har en organisatorisk enhet som innehåller flera enheter och vars verksamhet skiljer sig markant från andra enheter inom verksamhetsgrenarna, eller där särskilda skäl för uppdelning av ansvarsområden föreligger. Enheter En enhet är den lägsta organisatoriska enheten i SUS organisation. Enheterna är grupperade efter verksamhetsområde. Det är inom enheterna den faktiska verksamheten utförs. För varje enhet finns en enhetsinstruktion som reglerar syfte, löpande verksamhet och ansvar. Gemensamma funktioner Gemensamma funktioner är en stabsavdelning som innefattar alla de funktioner inom studentkåren som ger förutsättningar till kärnverksamheten, exempelvis drift, personal, kommunikation och ekonomihantering. Inom de gemensamma funktionerna förekommer utom i undantagsfall endast tjänstemän. Fullmäktige Fullmäktige består av 41 ledamöter som väljs varje år av kårens medlemmar i kårvalet. Fullmäktige är kårens högsta beslutande organ. Styrelsen Kårstyrelsen väljs av fullmäktige och leder den löpande verksamheten genom att fatta beslut av mindre politisk karaktär och antar policys för den löpande verksamheten. 8 (21)
Presidiet Presidiet utgörs av ordförande och vice ordförande. Presidiet är fullmäktiges förtroendevalda som är tillsatta för att representera kårens medlemmar inom verksamheten och styra densamma. Presidiets arbete regleras i de instruktioner, policys och styrdokument som fullmäktige och styrelsen beslutat om. En ledningssekreterare bistår presidiet i det administrativa arbetet. Utbildningspolitiska enheten Utbildningspolitiska enheten ansvarar för att formulera budskap kring studentkårens politik samt föra fram dessa på olika sätt och nivåer. Enheten ansvarar även för extern representation samt stöd till övriga enheter i det politiska arbetet. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Presidiet ska även representera kåren externt och ansvarar för kårens student- och utbildningspolitiska verksamhet. Kommentar [mk2]: Detta stycke har flyttats från rubriken Verksamhetsområde studentinflytande Andra vice ordföranden Det finns två andra vice ordföranden, dessa är valda av styrelsen. Andra vice ordförandena leder enheterna inom sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena arbetsleds av presidiet. Verksamhetschef Verksamhetschefen är kårens högst beslutande tjänsteman och arbetsleder kårens tjänstemän och verksamhetsfunktioner. Verksamhetschefen arbetsleds av presidiet. Enheter Den operativa verksamheten bedrivs inom enheter. Enheterna är grupperade efter andra vice ordförandenas och verksamhetschefens verksamhetsområden. Varje enhet har en enhetsinstruktion som reglerar syfte, löpande verksamhet och ansvar för enheten. 9 (21)
Verksamhetsgren Verksamhetsområdet - Studentinflytande Studentkåren skall tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen, främst vad gäller utbildnings- och studiesociala frågor. Verksamhetsgrenen studentinflytande är en av studentkårens två kärnverksamheter. Denna verksamhetsgren Detta verksamhetsområdes syfte är syftar till att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Nedan specificeras avdelningarna och deras syften. Under avdelningarna anges de enheter som finns under verksamhetsåret. Andra vice ordförande studentinflytande Andra vice ordförande studentinflytande ansvarar för verksamhetsområdet studentinflytande. Det är också andra vice ordförande studentinflytande som arbetsleder de förtroendevalda på de två enheter - påverkansenheten och studentinflytandeenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande studentinflytande viss representation i olika centrala organ på Stockholms universitet. Andra vice ordförande studentinflytandes uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Påverkansavdelningen Påverkansavdelningen syftar till att tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen vad gäller utbildnings- och studiesociala frågor. Påverkansavdelningens specifika ansvar med hänsyn till detta är det kollektiva studentinflytandet utifrån studentkårens mandat som medlemsorganisation och studentkår. Centrala påverkansenheten Den centrala påverkansenheten arbetar med att tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen i förhållande till Stockholms universitet på central nivå, samt inom prioriterade områden. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Påverkanssekretariatet Påverkansenheten Påverkanssekretariatet Påverkansenheten ansvarar för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen tillsammans med centrala påverkansenheten. De Enheten ansvarar för samordning och beredning av aktuella frågor och att dessa lyfts i lämpliga organ samt för att tillse tillser att studenternas intressen tillvaratas i organ där de representerar. Enhetens uppgift och funktion regleras närmare i enhetsinstruktioner och verksamhetsplan. 10 (21)
Studiebevakningsavdelningen Studiebevakningsavdelningen syftar till att tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen vad gäller utbildnings- och studiesociala frågor. Studiebevakningsavdelningens specifika ansvar med hänsyn till detta är det individuella studentinflytandet utifrån studenternas eget engagemang. Detta handlar dels om samordning och organisering av studentmedverkan, dels om att tillhandahålla en facklig ombudsroll och därmed stärka och stötta enskilda studenter. Ombudsenheten Ombudsenheten har ansvar för studentkårens studentombudsverksamhet, det vill säga att stödja studenter och vara ombudsperson för studenter i förhållande till Stockholms universitet. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Doktorandenheten Studiebevakningsenheten för doktorandfrågor har ansvar för strukturerna kring individuellt studentinflytande gällande doktorander, såsom doktorandråd. Enheten skall även tillvarata, främja och bevaka doktorandernas intressen på fakultetsnivå inom samtliga fakulteter. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Studiebevakningsenheten Studiebevakningsenheten ansvarar för organiseringen, samordningen och bevakningen av det individuella studentinflytandet, genom studentråd, fakultetsråd och liknande inom universitetets fakulteter och lärarutbildningen, samt för studenternas representation på institutions- och fakultetsnivå. Enheten skall även tillse att studentrepresentanter har tillräckliga kunskaper och relevant information. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Kommentar [mk3]: Dessa stycken har flyttats till rubriken Verksamhetsfunktioner Utbildningspolitiska enheten Utbildningspolitiska enheten ansvarar för att formulera budskap kring studentkårens politik samt föra fram dessa på olika sätt och nivåer. Enheten ansvarar även för extern representation samt stöd till övriga enheter i det politiska arbetet. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Kommentar [mk4]: Detta stycke har flyttats till rubriken Presidiet 11 (21)
Verksamhetsgren - Medlemsservice Verksamhetsområde - studentservice Studentkåren skall tillhandahålla service till sina medlemmar och verka för ett gott kamratskap mellan dessa. Verksamhetsgrenen service är en av studentkårens två kärnverksamheter. Denna verksamhetsgren syftar till Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Avdelningen för extern service Avdelningen för extern service ansvarar för den service som studentkåren tillhandahåller genom sina bolag, samt för studentkårens tidning Gaudeamus. Bolagen styrs genom bolagsstyrningsenheten. Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning ansvarar för verksamhetsområdet studentservice. Det är också andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning som arbetsleder de förtroendevalda på de fyra enheter - programenheten, kårföreningsenheten internationella programenheten och internationella påverkansenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning representation i olika centrala organ på Stockholms universitet och ansvarar för de bolag som studentkåren är ägare i. Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrnings uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Bolagsstyrningsenheten Bolagsstyrningsenheten ansvarar för studentkårens arbete som ägare till fyra bolag. De fyra bolagen är Högskolerestauranger AB, Campusbutiken AB, AB Frescatihallen och Frescati Förvaltning AB. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Avdelningen för direkt service Avdelningen för direkt service ansvarar för den service studentkåren bedriver som organiseras inom moderorganisationen. Avdelningen ska främja ett gott kamratskap och ett givande studentliv för studentkårens medlemmar. 12 (21)
Programenheten Programenheten ansvarar för studentkårens traditionsbärande verksamhet. Inom enheten förekommer bland annat Luciabalen och andra festligheter. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Internationella programenheten Internationella programenheten ansvarar för att tillhandahålla social verksamhet, stöttning och rådgivning till internationella studenter. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Internationella påverkansenheten Internationella påverkansenheten ansvarar för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enheten ansvarar för samordning och beredning av frågor som berör internationella studenter och att dessa lyfts i lämpliga organ samt för att tillse att studenternas intressen tillvaratas i organ där de representerar. Enhetens uppgift och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Kårföreningsenheten Kårföreningsenheten sköter studentkårens stöd till, kommunikation med och verksamhet kring kårföreningar. Enheten ansvarar även för registrering av nya kårföreningar. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Gaudeamus Gaudeamus är studentkårens tidning som utkommer till alla universitetets studenter. Gaudeamus arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Kommentar [mk5]: Detta stycke är flyttat till rubriken Verksamhetsfunktioner 13 (21)
Gemensamma funktioner Verksamhetsfunktioner Syftet med de gemensamma funktionerna är att möjliggöra SUS kärnverksamheter i form av de två verksamhetsgrenarna. De gemensamma funktionernas kostnader fördelas mellan verksamhetsgrenarna efter användning. De gemensamma funktionerna inordnas organisatoriskt under verksamhetschefen som i samråd med presidiet arbetsleder och ansvarar för enheterna. Verksamhetsfunktionerna är de enheter som verksamhetschefen arbetsleder. Verksamhetsfunktionerna är delade i två grenar: intern, vars syfte är att stödja studentkårens andra verksamhetsområden, och extern, vars syfte är att tillhandahålla facklig service till studenter genom ombud, förenkla för studenter genom kårexpeditionen och ge ut studentkårens tidning Gaudeamus. Verksamhetschef Verksamhetschefen ansvarar för verksamhetsområdet verksamhetsfunktioner. Det är också Verksamhetschefen som arbetsleder tjänstemännen på de enheter som ligger under detta verksamhetsområde. Verksamhetschefens uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Interna verksamhetsfunktioner Kommunikationsenheten Kommunikationsenheten arbetar med studentkårens interna och externa kommunikationsarbete. Kommunikationsenhetens uppdrag är att möjliggöra underlätta och främja verksamhetsgrenarnasområdenas verksamheter och syfte genom att tillhandahålla service till dessa i form av kampanjer, hemsida, informationsmaterial etc. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Driftsenheten Driftsenheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsgrenarnasområdenas verksamheter genom att tillhandahålla lokaler, datasystem, städning, kontorsmateriel, kopieringstjänster, möblering, inköp, driftsstöd och liknande tjänster. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Ekonomienheten Ekonomienheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsgrenarnasområdenas verksamheter genom att tillhandahålla och säkerställa finansiering. Detta innebär bland annat medlemshantering, fakturering, bidragsansökningar, externa partnerskap, kapitalförvaltning och långsiktig finansieringsplanering. Ekonomienheten ansvarar för studentkårens löneutbetalningar, fakturor, löpande ekonomiredovisning, ekonomiska 14 (21)
rutiner, attest- och utanordningsförfarande, löpande avstämningar, upprättandet av bokslut, årsredovisning, koncernredovisning, upprättandet av resultat- och balansräkning, budgetuppföljning osv. Ekonomienheten bistår även vid upprättandet av budgetproposition. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Personalenheten Personalenheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsgrenarnas verksamheter genom att ansvara för personalfrågor inom studentkåren. Personalenheten ansvarar för medarbetarsamtal, kompetensutveckling, rekrytering, företagshälsovård och övrig personaladministration som exempelvis ledighetsansökningar. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Externa verksamhetsfunktioner Studentombudsenheten Studentombudsenheten har ansvar för studentkårens studentombudsverksamhet, det vill säga att stödja studenter och vara ombudsperson för studenter i förhållande till Stockholms universitet. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Doktorandenheten Doktorandombudsenheten Studiebevakningsenheten Doktorandombudsenheten har ansvar för strukturerna kring individuellt studentinflytande gällande doktorander, såsom doktorandråd. Enheten skall även tillvarata, främja och bevaka doktorandernas intressen på fakultetsnivå inom samtliga fakulteter inom fakulteterna. Utöver detta ansvarar doktorandombudet för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Kårexpeditionsenheten Kårexpeditionsenheten är studentkårens expedition. Enheten tillhandahåller dels möjlighet att teckna medlemskap och dels support gällande medlemskap. Enheten arbetsleds av verksamhetschefen. Kommentar [mk6]: Dessa stycken är flyttade från rubriken Verksamhetsområde studentinflytande Gaudeamus Gaudeamus är studentkårens tidning som utkommer till alla universitetets studenter. Gaudeamus arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Kommentar [mk7]: Detta stycke är flyttat från rubriken Verksamhetsområde medlemsservice och bolagsstyrning 15 (21)
Stockholms universitets studentkårs delegationsordning Fullmäktige Fullmäktige är studentkårens högsta beslutande organ. Om fullmäktige finns stadgat under stadgans kapitel 6. Styrelsen Arbetsledning och ledarskap Styrelsen har ansvar för arbetsledning av presidiet och ansvar för presidiets arbetssituation, arbetsmiljö och övriga villkor. Beslutsbefogenhet Styrelsens arbete ska ske i enlighet med verksamhetsplanen strategisk plan, organisationsplan, budget och fullmäktiges övriga beslut. Styrelsen äger rätt att fatta alla beslut som den finner nödvändigt för verksamheten under förutsättning att dessa inte är i strid med studentkårens stadga eller av fullmäktige fastställda styrdokument. Styrelsen har skyldighet att fatta de beslut som den finner nödvändigt för att uppnå studentkårens målsättningar i enlighet med stadga och verksamhetsplan strategisk plan. Styrelsen har fullmäktiges befogenheter i ärenden som absolut inte tål uppskov. Styrelsen anställer och säger upp studentkårens tjänstemän samt anger genom fastställande av befattningsbeskrivningar ramar för deras verksamhetsansvar. Styrelsen tillsätter studentkårens förtroendevalda (med undantag för presidiet). Styrelsen fastställer enhetsinstruktioner till studentkårens enheter. Styrelsen fastställer konkretiseringen av studentkårens strategiska plan, det vill säga den operativa planen. Styrelsen fastställer den operativa planen. Styrelsen fastställer policys för studentkårens verksamhet. Verksamhetsansvar Styrelsen har till uppgift att leda och samordna leder och samordnar ska leda och samordna studentkårens verksamhet under året och ansvarar för denna inför fullmäktige. Styrelsen lämnar bereder förslag på definitiv strategisk plan, 0rganisationsplan och budget utifrån verksamhetens förutsättningar. Styrelsen ska tillse att föregående styrelse upprättar verksamhetsberättelse, undertecknad av samtliga avgående styrelseledamöter. Styrelsen ansvarar för att studentkårens verksamhet utförs i enlighet med verksamhetsplan strategisk plan och att en betryggande uppföljning och rapportering kring detta finns. Styrelsen bereder de ärenden som ska behandlas av fullmäktige, såvida inte stadgan eller fullmäktiges beslut särskilt reglerar något annat. 16 (21)
Styrelsen handhar ansvarar i övrigt för de uppgifter i fråga om studentkårens strategiska arbete som inte uttryckligen ålagts särskild befattningshavare. Styrelsen ska vid slutet av verksamhetsåret upprätta preliminär strategisk plan, organisationsplan och budget för efterföljande verksamhetsår. Styrelsen ansvarar för att fullgod delegationsordning avseende arbetsgivaransvar finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för överlämning till nästkommande styrelse. Styrelsen ansvarar för att överlämning för respektive funktionärsbefattning sker. Rapportering Styrelsen ansvarar för att en fungerande intern rapportering finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för att tillse en fullgod rapportering sker till fullmäktige. Ekonomiskt ansvar och rapportering Styrelsen ansvarar för att verksamhetens resultat inte avviker nämnvärt från budget. Styrelsen ansvarar för att uppmärksamma fullmäktige på väsentliga avvikelser från budget, samt förelägga dessa för beslut genom budgetrevision. Styrelsen tillser ansvarar i enlighet med stadgan för att koncernredovisning med resultat och balansräkning upprättas avseende föregående verksamhetsår. Dokument Styrelsen fastställer beslutar om övergripande strategiska dokument avseende studentkårens operativa verksamhet, bland annat enligt nedanstående: Operativ plan Kårföreningsreglemente Enhetsinstruktioner och befattningsbeskrivningar Policydokument Attest- och utanordningsreglemente Ägardirektiv till studentkårens bolag Presidiet Presidiet består av Ordförande och Vice ordförande i förening Arbetsledning och ledarskap Presidiet är ytterst ansvarigt för det allt operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet leder det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet leder styrelsens arbete. Presidiet arbetsleder löpande den operativa ledningen andra vice ordförandena i den dagliga verksamheten samt och innehar arbetsgivaransvar för dessa. Presidiet utser enhetsansvariga inom respektive enhet. 17 (21)
Beslutsbefogenhet Presidiet fattar beslut i operativa ärenden som inte är av principiell vikt. Presidiet äger vidare att besluta om tillsättningar till organ inom universitetet som tillsätts enligt förordningen 1983:18, 16 2009:769 7-8. I enlighet med stadgan har presidiet alltid kompetens att fatta beslut i alla större ärenden som oundgängligen inte tål uppskov. Presidiet fastställer beslutar om detaljbudgetar för enheterna. Verksamhetsansvar Presidiet är ytterst ansvarigt för allt operativt det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet ansvarar särskilt för att representera studentkåren externt och internt. Rapportering Presidiets beslut ska dokumenteras och anmälas till styrelsen. Presidiet ansvarar för rapportering till styrelsen om verksamhetsplanens strategiska planens genomförande. Presidiet ansvarar för löpande rapportering avseende sin representation av verksamheten samt och utbildningspolitiska frågor Ekonomiskt ansvar och rapportering Presidiets ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdat attest- och utanordningsreglemente. Presidiet ansvarar för att omgående meddela styrelsen om större ekonomiska avvikelser som kommer till dess kännedom. Andra vice ordföranden Studentkårens andre andra vice ordföranden utgörs av andre vice ordförande med ansvar för verksamhetsgrenen studentinflytande och andre vice ordförande med ansvar för verksamhetsgrenen medlemsservice andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentinflytande och andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentservice. Arbetsledning och ledarskap Andra vice ordförandena är ansvariga för strategier inom avdelningarna verksamhetsområdena. Andra vice ordförandena tillser den dagliga arbetsledningen av arbetsleder förtroendevalda inom sin verksamhetsgren sina verksamhetsområden för att dessa ska uppfylla de åtaganden som åligger verksamheten enligt operativ plan. Andra vice ordförandena har att tillse att samtliga förtroendevalda inom verksamhetsgrenen får fullgod utbildning i och förståelse för sitt uppdrag studentkårens styrdokument, gällande arbetsrutiner och specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag, så att de förtroendevalda får förståelse för sitt uppdrag. 18 (21)
Andra vice ordförandena ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet. Beslutsbefogenhet Andra vice ordförandena äger rätt att besluta om ansvarsfördelning av åtaganden inom sin verksamhetsgren sina respektive verksamhetsområden samt och konkretiseringar av de åtaganden som åläggs avdelningen av operativ plan i samråd med förtroendevalda. Andra vice ordförandena äger rätt att fatta beslut om övriga ärenden utan större principiell vikt inom sin verksamhetsgren sina respektive verksamhetsområden. Verksamhetsansvar Andra vice ordförandena ansvarar för att all verksamhet genomförs i enlighet med verksamhetsplan strategisk plan, organisationsplan, policys och styrelsens beslut i sina respektive verksamhetsgren verksamhetsområden. Andra vice ordförandena ansvarar för att föreslå enhetsinstruktioner för respektive enhet till styrelsen. Andra vice ordförandena ansvarar för att nominera bereder beslut om enhetsansvariga förtroendevalda och tjänstemän för varje enhet sina respektive enheter till presidiet. Rapportering Andra vice ordförandena ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom avdelningarna enheterna. Andra vice ordförandena ansvarar för att med hjälp från presidiet rapportera till styrelsen och fullmäktige om avdelningarnas sina respektive enheters verksamhet. Ekonomiskt ansvar och rapportering Andra vice ordförandenas ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdad attest- och utanordningsreglemente. Andra vice ordförandena upprättar i samråd med enhetsansvariga förtroendevalda detaljbudgetar för de enheter de ansvarar för ansvarar för att i samråd med enheterna bereda sina respektive enheters detaljbudgetar till presidiet. Verksamhetschef Gemensamma funktioner Verksamhetsfunktioner och tjänstemän arbetsleds av en verksamhetschef. Verksamhetschefens uppgift är att stå för kontinuitet och långsiktighet i studentkåren. Verksamhetschefen agerar i samråd med presidiet. Verksamhetschefen fyller också en viktig rapporteringsfunktion och är huvudansvarig för rutiner kring verksamhetens rapportering. Arbetsledning och ledarskap Verksamhetschef tillser, i samråd med presidiet, den dagliga arbetsledningen av tjänstemän arbetsleder i samråd med presidiet verksamhetens tjänstemän. 19 (21)
Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda arbetsrutiner upprättas för tjänstemännen samt och bistår andra vice ordförandena i upprättandet av arbetsrutiner för de förtroendevalda. Verksamhetschef ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet, samt vid behov och hålla utvecklingssamtal med regelbundna intervaller. Beslutsbefogenhet Verksamhetschef har rätt att fatta beslut av icke principiell natur. Verksamhetsansvar Verksamhetschef har att ska i samråd med presidiet konkretisera alla åtaganden som åläggs tjänstemän utifrån operativ plan samt föreslå ansvarsfördelning för dessa. Verksamhetschef har att ska tillse att samtliga tjänstemän inom verksamheten personal inom verksamhetsfunktionerna får fullgod utbildning i och förståelse för verksamhetsplan strategisk plan, arbetsrutiner och regler, samt eventuella specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag. Verksamhetschef ansvarar, i samråd med presidiet, för att fullgoda befattningsbeskrivningar, enhetsinstruktioner och policys finns inom verksamheten och ska bistå vid upprättandet av dessa. Verksamhetschef ansvarar, i samråd med presidiet, för att implementera policys, arbetsrutiner, styrdokument och liknande som beslutats om av styrelsen eller presidiet. Rapportering Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom gemensamma funktioner verksamhetsfunktionerna. Verksamhetschef ska stödja operativ ledning presidiet och andra vice ordförandena i upprättande av rapporteringsrutiner. Ekonomiskt ansvar och rapportering Verksamhetschef ansvarar för fullgoda rutiner för ekonomisk uppföljning och resultatrapportering inom verksamheten och att dessa kommer styrelsen tillhanda enligt separat instruktion från styrelsen. Dokument Verksamhetschef ansvarar för att följande dokument för tjänstemän finns upprättade inom verksamheten och ansvarar för att rapportera till styrelsen om dokumenten saknas. Instruktioner för respektive tjänstemannaenhet Rutiner för ekonomisk uppföljning, rapportering och resultat. 20 (21)
Enhetsansvarig förtroendevald Beslutsbefogenhet Enhetsansvarig förtroendevald äger rätt att besluta om ärenden av ickeprincipiell löpande art som ingår i instruktionen för enheten eller en aktivitet som ålagts enheten. Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig förtroendevald ansvarar för rapportering till andra vice ordföranden för sin avdelning andra vice ordförande med ansvar för enhetsansvariges verksamhetsavdelning. Enhetsansvarig förtroendevald ansvarar för att enhetens detaljbudget efterföljs. Enhetsansvarig tjänsteman Arbetsledning och ledarskap Enhetsansvarig tjänsteman arbetsleder genomförandet av instruktionen för och aktiviteter som ålagts enheten. Beslutsbefogenhet Enhetsansvarig tjänsteman äger rätt att besluta om ärenden av ickeprincipiell löpande art som ingår i instruktionen för enheten eller en aktivitet som ålagts enheten. Verksamhetsansvar Enhetsansvarig tjänsteman är den ytterst resultatansvariga för respektive enhet. Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för att enhetens arbetsuppgifter sköts enligt instruktionen för enheten samt att de aktiviteter som ålagts enheten genomförs på ett tillfredställande sätt. Rapportering Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för rapportering från enheten till verksamhetschef enligt fastställd rapporteringsrutin. Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig tjänsteman har ekonomiskt ansvar enligt av styrelsen fastslagen attest- och utanordningspolicy. Enhetsansvarig tjänsteman upprättar detaljbudget för sin enhet. 21 (21)