Göteborgs Universitet Samhällsvetenskapliga fakulteten Kvalificerad arbetspraktik med samhällsvetenskaplig inriktning, HT. 2011 Utbildning: Kandidatexamen i medie- och kommunikationsvetenskap Park- och naturförvaltningen Avdelningen för kansli- och kommunikation Besöksadress: Trädgårdsföreningen Slussgatan 1 411 06 Göteborg Postadress: Park- och naturförvaltningen Box 177 401 22 Göteborg Jenny Björkman 890921-4804 jml-jenny@hotmail.com
Park- och naturförvaltningen Inom Göteborgs Stad finns det totalt 21 fackförvaltningar, park- och naturförvaltningen är en av dessa. Park- och naturförvaltningen sköter och utvecklar Göteborgs parker, torg, gator, skulpturer, naturområden, träd, lekplatser, badplatser och offentliga toaletter. Dessutom ansvarar förvaltningen för många sjöar, kanaler och städning utmed kusterna. Förvaltningen samordnar och driver olika arbetsmarknadsprojekt, sköter parkeringsautomater och ansvarar för vinterväghållningen på kommunens allmänna vägar. Park- och naturförvaltningens kanske mest kända uppdrag är att sköta Slottsskogen och Trädgårdsföreningen i Göteborg. På park- och naturförvaltningen arbetar närmare 350 personer. Som beskrivningen ovan antyder, är arbetsuppgifterna många och otroligt varierade alltifrån att rensa stadens kanaler till att anlägga motionsspår och rusta upp lekplatser. Förvaltningen har lokaler på fem olika platser i Göteborg, främst för att kunna förvara all materiell utrustning som förvaltningen använder för att utföra sina uppgifter. Nedan ses ett organisationsschema med förvaltningens alla enheter och verksamheter som ger en övergripande bild av park- och naturförvaltningens storlek och bredd. 2
Varje fackförvaltning i Göteborg styrs av en egen politisk nämnd som sätter upp mål och bestämmer riktlinjer. Nämnden svarar representativt mot hur kommunstyrelsen ser ut i Göteborg, vilken för nuvarande har en röd-grön majoritet. Park- och naturnämnden, som styr park- och naturförvaltningen, har utformat en vision som ska genomsyra hela förvaltningens arbete: I vår vision är Göteborg den sköna storstaden med den gröna själen där varje göteborgare och besökare kan hitta sin plats. Avdelningen för kansli- och kommunikation Jag har en kandidatexamen i medie- och kommunikationsvetenskap och har under höstterminen 2011 genomfört kvalificerad arbetspraktik som kommunikatör på park- och naturförvaltningens avdelning för kansli- och kommunikation. Avdelningen har, tillsammans med direktören, HR-avdelningen, trädgårdsmästarna samt ekonomi- och IT-avdelningen, sitt säte i några fantastiska historiska byggnader i Trädgårdsföreningen, närmast ingången mot Drottningtorget. Här är arbetstiderna 8.00 16.45 måndag till fredag, med 45 minuter lunch. Totalt arbetar sex personer på avdelningen för kansli- och kommunikation, varav två är kommunikatörer och en är kommunikationschef. De övriga tre arbetar som kanslist, nämndsekreterare samt registrator. Avdelningen fungerar som en del i förvaltningens strategiska resurser. Kommunikatörerna har alltså en stödjande funktion i organisationen och ska hjälpa alla verksamheter med kommunikations- och medierelaterade frågor. Kommunikatörerna ansvarar för kontakten med media, den interna informationsspridningen samt att uppdatera innehållet på park- och naturförvaltningens sida på Göteborgs Stads hemsida; www.goteborg.se. En fundamental del i arbetet är att fungera som förvaltningens kanal utåt och att ge tydlig och korrekt information till allmänheten och media. Min praktiktid Det är i samarbete och med stöd från kommunikatörerna som jag har utfört alla mina praktikuppgifter. Kommunikationschefen var min handledare och jag hade god kontakt med henne under hela min praktik. Jag kände mig välkommen och uppskattad på arbetsplatsen och delaktig i kommunikatörernas arbete redan från första dagen. Jag delade kontor med de 3
två kommunikatörerna, men fick ett eget skrivbord och dator med alla program och behörigheter jag behövde för att kunna utföra mina uppgifter. Jag ska nedan ge en kort presentation av mina huvudsakliga arbetsuppgifter. Projektkatalog På uppdrag av verksamhetschefen på avdelningen för förvaltning och planering har jag från grunden utformat en projektkatalog. I denna redovisas ett urval av de projekt som park- och naturförvaltningen genomfört eller varit delaktiga i under år 2011. Detta fungerade som mitt stora projekt och löpte under näst intill hela praktiktiden. Jag ansvarade för att samla in all relevant information från projektledare och annan kunnig personal på förvaltningen. Informationen sammanställde jag sedan i begripliga texter under kategorier och rubriker. Jag hade fria tyglar vad gällde utformade projektkatalogen rent grafiskt och mitt mål var att skapa en snygg, tydlig och intresseväckande katalog. Katalogen har nu tryckts upp i 1000 exemplar och delats ut till stadens politiker, andra fackförvaltningar samt medarbetarna på park- och naturförvaltningen. Det var väldigt roligt att ansvara för ett så pass stort arbete, men också väldigt krävande. Det var svårt att sammanställa allt informationsmaterial till koncisa, enhetliga och framförallt begripliga texter som passade en så pass bred målgrupp. Under min utbildning har vi lärt oss om vikten att målgruppsanpassa alla sina produkter och texter. I detta fall var det otroligt svårt, dels för att målgruppen var så pass bred, dels för att jag inte har någon direkt erfarenhet av vare sig politiker eller andra fackförvaltningar! Policy för stadsnära odling En dag mitt i terminen fick jag ett mejl från en av förvaltningens landskapsarkitekter. Hon undrade om jag kunde hjälpa henne att grafiskt utforma en policy för stadsnära odling. Självklart kunde jag det! Jag fick hennes textmaterial till policyn, korrekturläste det och gav förslag till rubriker. Sedan träffades vi regelbundet för möten där vi diskuterade bilder och jag visade mina förslag till hur policyn skulle kunna layoutas. Tillslut kände vi oss båda nöjda och policyn sändes ut till park- och naturnämnden. Pressmeddelanden Jag har under praktiktiden fått skriva ett flertal pressmeddelanden rörande sådant som 4
inträffat eller ska inträffa inom ramarna för park- och naturförvaltningen. Vid varje pressmeddelande kontaktade jag personen som ägde frågan för att information, ett citat samt slutligen en bekräftelse på att det jag skrivit var korrekt. Pressmeddelandena skickade jag sedan ut till lokala tidningar, såsom GP och Metro, till Göteborgs politiker, park- och naturnämnden och ibland även till andra förvaltningar i Göteborg. Intranätet Park- och naturförvaltningen har ett internt intranät ett slags digitalt forum där all viktig information till medarbetare och chefer läggs ut. Det är kommunikatörerna som ansvarar för att formulera informationen (som ofta ges av någon av förvaltningens avdelningschefer som har något viktigt att sprida vidare) på ett tydligt sätt och sedan lägga ut den på intranätet. Under två veckors tid var jag ansvarig för intranätet och såg till att all viktig information synliggjordes för medarbetarna. Nyhetsbrev Kommunikatörerna på park- och naturförvaltningen skriver varje månad ett nyhetsbrev på fyra sidor som ges ut till förvaltningens alla medarbetare. Syftet med nyhetsbrevet är dels att sprida information, men också att bidra till en god sammanhållning inom organisationen. Under min praktiktid var jag ansvarig för nyhetsbrevet som utkom i november. Innehållet gick vi kommunikatörer igenom tillsammans, men jag samlade sedan all information, gjorde intervjuer, fotograferade och skrev artiklar. Slutligen sammanförde jag allt material i layoutprogrammet InDesign och skickade dokumentet till ett tryckeri. Det var lärorikt och roligt att få ta ett stort eget ansvar och samtidigt fila på mina journalistiska kunskaper! Foton Jag fick tidigt lära mig att det är viktigt att dokumentera park- och naturförvaltningens arbeten och projekt med foton. Redan andra dagen på praktiken fick jag ge mig ut och fotografera nyplanterade träd och Poseidon på Götaplatsen som precis blivit täckt av en vepa med den uppmärksammade texten Jag är på spa. Är tillbaka i november. Eftersom att jag älskar att fotografera passade uppgiften mig ypperligt och jag har under hösten fotograferat många av förvaltningens projekt 5
Övrigt Eftersom kommunikatörerna har en stödjande funktion i förvaltningen har jag hjälpt andra medarbetare med att lösa kommunikativa och tekniska problem. Jag har gjort alltifrån inbjudningar till chefskonferenser och avtackningar till att utforma mallar i Word eller bilder till Power-Pointpresentationer. Jag har dessutom deltagit i otaliga möten, dels inom förvaltningen men också med personer från andra förvaltningar. Park- och naturförvaltningen ordnade en utbildning i förvaltningskunskap som alla medarbetare skulle gå på så även jag. Jag fick dessutom, tillsammans med nyanställda personer inom Göteborgs Stad, gå en kurs i hur man använder Göteborgs Stads webbpubliceringsverktyg, WCM. Det var både roligt och lärorikt att få delta i utbildningarna. Framförallt tror jag att det kan vara ett fördelaktigt konkurrensmedel i mitt framtida jobbsökande! För- och nackdelar med praktiktiden Jag är otroligt glad över att jag valde att komplettera min kandidatexamen med en praktiktermin. Jag har lärt mig att omsätta mina akademiska kunskaper till det verkliga yrkeslivet och samtidigt lärt mig jättemycket nytt. Det viktigaste jag tar med mig från min praktiktid är ett stärkt självförtroende i yrkesrollen som kommunikatör. Nu känner jag mig betydligt mer bekväm i tanken att börja arbeta på riktigt, då jag fått bekräftat att jag verkligen klarar av det! En stor fördel med att jag utförde min praktik inom en kommunal förvaltning i Göteborg är att jag nu troligtvis har ökat mina chanser att få jobb som kommunikatör inom någon annan av stadens förvaltningar. Det har varit otroligt lärorikt att få en inblick i hur det kommunikativa arbetet går till i en offentlig verksamhet där politiker, allmänhet och media ständigt granskar ditt arbete. Jag har fått en stor förståelse för kommunikatörens roll och hur varierade arbetsuppgifterna kan vara ingen dag är den andra lik och man måste vara väldigt flexibel. Nackdelen med praktikplatsen på en kommunal förvaltning är att det finns tydliga regler och policys för mycket som rör det kommunikativa arbetet. Det är svårt att få till förändringar, då Göteborgs Stad som organisation är otroligt tungrott i och med alla fack- och stadsdelsförvaltningar. Att organisationen som helhet presenteras på ett enighetligt och tydligt 6
sätt för allmänhet, politiker och media är otroligt viktigt. En del i detta, som i allra högsta grad påverkade det kommunikativa arbetet, var kravet på att efterleva de politiska målen och tanken på vilka budskap man sände ut. Det var en stor utmaning att föra hela park- och naturnämndens budskap genom allt jag gjorde. Jag har lärt mig att man som kommunikatör i många fall arbetar i motvind. På park- och naturförvaltningen får kommunikatörerna ofta själva se till att följa organisationens utveckling, ta reda på vad som händer i de olika verksamheterna och slutligen avgöra vad som kan vara intressant att rapportera vidare till media, göteborgare och internt inom förvaltningen. Allt kommunikatören vill är att få vara delaktig och bidra med sin kompetens i alla projekt och processer från redan början för att få en helhetsbild och se till att alla viktig information sprids! Jag var inte medveten om att det är en sådan påfrestande process att få fram materialet som ska kommuniceras. Tips till dig som ska göra praktik Som praktikant fungerar du som en resurs på arbetsplatsen. Det kan kännas skrämmande till en början eftersom att du troligtvis saknar den erfarenhet säkert många andra på arbetsplatsen har, men du besitter färska och unika kunskaper. Så tro på dig själv och våga ta för dig! Prata med din handledare tidigt och förklara vad du hoppas få ut av praktiktiden, på så sätt kan ni gemensamt komma fram till relevanta arbetsuppgifter. Och till sist var positiv! Din praktiktermin ger dig ovärderliga erfarenheter och kan öppna möjligheter till ditt framtida arbetsliv. Om du ska göra din praktik på just park- och naturförvaltningens kansli- och kommunikationsavdelning vill jag först och främst säga grattis! Du kommer att hamna i en fantastiskt mysig kontorsmiljö mitt i Trädgårdsföreningen och få lära känna många trevliga, varma och tillmötesgående personer. Några tips: park- och naturförvaltningen är en stor och spretig organisation med många olika typer av människor med olika bakgrund och arbetsuppgifter, se därför till att läsa på lite om de olika arbetsområdena. Få inte panik för att du inte kan få grepp om allt på en gång, det tog mig säkert över en månad innan jag började få en tydlig bild av förvaltningens alla enheter, avdelningar och uppdragsområden. Var aldrig rädd för att fråga om något är oklart. Ju fler frågor desto mer kommer du att lära dig! Som praktikant på park- och naturförvaltningen kommer du känna dig behövd, delaktig och likvärdig de övriga medarbetarna. Mer är svårt att be om. 7