1/6 Plats och tid Glunten, Kommunhuset Strängnäs kl. 16:00-16:55 Paragrafer 1-7 Beslutande Se deltagarlista på sida 2 Närvarande ersättare Se deltagarlista på sida 2 Övriga deltagande Se deltagarlista på sida 2 Utses att justera Björn Siljeström (MP) Justeringens plats och tid Kommunhuset Strängnäs 2015-05-13 kl. 09:30 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande... Lisa Ahlqvist... Eva Strömberg (S)... Björn Siljeström (MP) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat, justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande 2015-15-13 Datum för anslags nedtagande 2015-06-04 Förvaringsplats för protokollet Stabsavdelningen Underskrift... Lisa Ahlqvist
2/6 Deltagarlista Ledamöter Nils Gunnar Westerberg (M) Eva Strömberg (S) Maj-Britt Magnusson (S) Björn Siljeström (MP) Lennart Schweitz (FP) Linda Berg (SD) Tjänstgörande ersättare Margit Urtegård (M) Göran Svärd (S) Lena Kanevåg (S) Notering vice ordförande ordförande 2:a vice ordförande ersätter Leif Månsson (M) ersätter Gunilla Frithiof (S) ersätter David Aronsson (V) Närvarande ersättare Magnus Edvinsson (STRP) Övriga Lisa Ahlqvist, nämndsekreterare Ulf Broström, chefsjurist Kristofer Pettersson, ekonom Staffan Blomqvist, kommunregistrator
3/6 VN 1 Fastställande av föredragningslista Beslut beslutar att 1. fastställa föredragningslistan. VN 2 Information, Hur fungerar valnämnden Ulf Broström, chefsjurist, informerade om valnämndens ansvar, både under aktiv valperiod och icke valår. Vidare informerades det om vallagen samt om 2014 års supervalår. VN 3 Information, Nej till förtidsröstning Vidare informerade Ulf Broström om en ändring i vallagen som påverkar Strängnäs kommun först efter 2018 års val. Då är alla kommuner skyldiga att anordna förtidsröstning vid eventuella omval. Nu efter 2014 års val ska Båstad kommun ha omval men, efter konsultation och samsyn av valnämndens presidium, Strängnäs kommun kommer ej anordna förtidsröstning. VN 4 Information, Årsrapporten 2014 Om årsrapporten för valnämnden redogjorde Ulf Broström om fem av de sex mål som sattes under 2014 års valarbete. Kristofer Pettersson informerade efter det om det sjätte målet, budget i balans. Han förtydligade även att inget krav på delårseller årsrapport finns för valnämnden, det gjordes 2014 med tanke på supervalåret. Under kommande år kommer nämndens rapportering att ingå i kommunfullmäktiges rapportering.
4/6 VN 5 VN/2015:1-004 Val av nytt personuppgiftsombud för valnämnden Beslut beslutar att 1. entlediga samtliga nuvarande personuppgiftsombud, 2. till nytt personuppgiftsombud för valnämnden utse Staffan Blomqvist från och med. Beslutsgång Ordföranden finner att det enbart finns ett förslag och att det blir valnämndens beslut. Bakgrund Sedan 2001 har Strängnäs kommun haft ett personuppgiftsombud som utövar tillsyn gentemot respektive personuppgiftsansvarig, det vill säga kommunens styrelser och nämnder. På så sätt har bland annat anmälan till Datainspektionen om helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter inte behövt göras utan anmälan har kunnat ske direkt till personuppgiftsombudet. Beredning Personuppgiftslagen (PuL) trädde i kraft 1998 och har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Personuppgiftslagen bygger på gemensamma regler som har beslutats inom EU, det så kallade dataskyddsdirektivet. I personuppgiftslagen finns regler för hur personuppgifter får behandlas. Den personuppgiftsansvarige kan utse personuppgiftsombud som självständigt kontrollerar att personuppgifter behandlas korrekt inom verksamheten. Grundtanken är att ombudet ska vara en tillgång för den personuppgiftsansvarige när det gäller upprätthållande av integritetsskydd vid behandling av personuppgifter och efterlevnad av Personuppgiftslagen. Det är frivilligt för personuppgiftsansvariga att ha ett personuppgiftsombud. Dock fråntar inte ombudet ansvaret för behandlingen av personuppgifter från den personuppgiftsansvarige, som alltid har det yttersta ansvaret. Styrelser och nämnder är oavhängigt personuppgiftsansvariga och beslutar självständigt om förordnande som personuppgiftsombud. Av
5/6 kommunövergripande praktiska skäl bör dock personuppgiftsansvariga inom kommunen välja en och samma person till ombud. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Val av nytt personuppgiftsombud för valnämnden, 2015-04-23 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Oscar Arnell Staffan Blomqvist
6/6 VN 6 VN/2015:2-109 Rapporter Beslut beslutar att 1. föreliggande rapporter läggs till handlingarna. - Delårsrapport 2014:2 för Strängnäs kommun, KS/2014:411-042 - Nämndernas prioritering av återstående medel i investeringsbudgeten, KS/2014:502-042 - Budgetramar och skattesats 2015, KS/2014:504-0061 - Strängnäs kommuns politiska organisation 2014-2018, KS/2014:474-001 - Årsplan 2015 med budget 2016-2017, KS/2014:504-0061 - Finansiering av ett eventuellt extra val 22 mars 2015, KS/2014:570-111 - Val till kommunala uppdrag inför mandatperioden 2014-2018 - Tjänstgöringsordning för mandatperioden 2014-2018, KS/2014:538-003 - Reglementen för nämnderna, KS/2014:508-003 - Arvodesreglemente inför ny mandatperiod, KS/2014:517-003 - Nytt personuppgiftsombud i Strängnäs kommun, KS/2014:581-004 - Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandlingar, KS/2014:592-003 - Ny kommunchef, KS/2015:106-023 - Årsrapport 2014, VN/2015:3-042 - Årsredovisning för Strängnäs kommun 2014, KS/2015:123-042 VN 7 Övrigt sammanträder vid behov, inget nytt sammanträdesdatum är satt.