Nämndplan 2016 Miljö- och byggnadsnämnden 2016
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Övergripande beskrivning av organisationen... 4 3 Övergripande strategier för att förbättra verksamhetens resultat / ständiga förbättringar... 6 4 Krav på förvaltningen... 7 5 Mål för nämnden... 9 6 Planerings- och utvärderingsprocess... 12 7 Ekonomi... 13 Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 2(13)
1 Inledning I denna plan definierar nämnden vilka mål som ska uppnås i verksamheten. Målen svarar mot kommunens strategiska mål och andra krav i form av lagar och förordningar eller förväntningar från allmänhet och kunder. Nämndens kärnområden är bygglovsprövning, miljö- och livsmedelstillsyn samt att vara kommunens nav inom GIS-verksamhet. GIS är en förkortning av geografiskt informationssystem som är ett datorbaserat system för att samla in, lagra, analysera och presentera geografiska data. Miljö- och byggnadsnämnden ska upplevas vara en modern och effektiv myndighet som är rättssäker, likabehandlande och med ett bra bemötande. Prioriterat är att kunna ge förvaltningens kunder bästa möjliga service inom ramen för nämndens uppdrag från kommunfullmäktige. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 3(13)
2 Övergripande beskrivning av organisationen 2.1 Organisation Miljö- och byggnadsförvaltningen arbetar med miljö- och livsmedelstillsyn, bygglovsprövning, byggnadstillsyn, namngivning, underhåll och förvaltning av geografiska data, kartframställning, utstakning av byggnader och fastigheter samt samordning av kommunens GIS-tjänster. Förvaltningen är indelad i tre avdelningar med respektive avdelningschef som rapporterar till förvaltningschefen som också har en stab. Under 2015 kommer 51 personer att vara anställda vid miljö- och byggnadsförvaltningen. 2.2 Kunder Alla som bor eller verkar inom Enköpings kommun är miljö- och byggnadsnämndens kunder. 2.3 Verksamhetsidé Miljö- och byggnadsnämndens uppdrag är att fullgöra kommunens myndighetsutövning enligt miljöbalken, plan- och bygglagen, livsmedelslagen, smittskyddslagen, lagen om lägenhetsregister med mera. Nämnden tillgängliggör även geografiska data i en mängd olika former, exempelvis nybyggnadskartor och karttjänster som presenteras via kommunens webbplats och som skapar goda förutsättningar för kommunens fortsatta utveckling. Myndighetsutövningen ska i alla situationer ge god service till våra kunder. 2.4 Vision Miljö- och byggnadsnämnden ska arbeta framtids- och utvecklingsinriktat. Alla som bor och verkar inom kommunen ska få ett korrekt bemötande och nås av relevant och efterfrågad information. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 4(13)
Medborgare och företag ska känna stort förtroende för miljö- och byggnadsnämnden. Miljö- och byggnadsnämnden ska kunskapsmässigt ligga i framkant och vara en naturlig del i kundens sökande efter information. 2.5 Värdegrund Miljö- och byggnadsnämnden delar Enköpings kommuns övergripande värdegrund. Ansvar Vi har ansvar för att invånarna i Enköpings kommun får största möjliga nytta av vårt arbete. Det innebär att vi hjälper varandra att samverka mellan våra olika verksamheter, i stort och smått. De medel som anförtros oss ska användas där de gör mest nytta. Det är nyttan för invånarna som styr hur vi använder våra resurser. Vi ser alltid till så att vi har förutsättningar att fatta välgrundade beslut. Vi tar ansvar så att vi kan påverka vårt arbete, utan att ta andras ansvar ifrån dem. Vi respekterar och stöder andras vilja och förmåga. Trygghet Alla ska känna att de får det som de har rätt till. Vi är så öppna som möjligt med varför vi gör som vi gör och hjälper våra kunder att hitta rätt. Vi anstränger oss för att förstå vad som är viktigt för den vi möter. För att skapa trygghet behandlar vi människor med respekt och öppenhet. De som möter oss ska känna att de litar på oss. Vi gör det vi har sagt att vi ska göra. Service Alla bidrar med förutsättningar för att ge bra möten. Vilja, kunnighet och bemötande ger god service. Vi skapar servvicekänsla i alla situationer, och inser att andra kan se annorlunda på en situation än vi själva. Vi ger snabba besked, och när det inte går så återkopplar vi. Det som är krångligt försöker vi göra begripligt. Vi söker hela tiden sätt att samverka som gör att vi kan ge ännu bättre service. Ambition Vi underlättar för våra invånare att skaffa sig en bra tillvaro, och gör så att alla kan känna sig stolta över sin kommun. När det är vi som driver utvecklingen, så har vi initiativet. Vi använder varje klagomål till att bli bättre. Vi stöder andra i deras ambition att utvecklas, och hjälper varandra att se att se när vi gör saker enbart av gammal vana. Ju högre ambition vi har, desto stoltare kan vi vara över vårt arbete. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 5(13)
3 Övergripande strategier för att förbättra verksamhetens resultat / ständiga förbättringar 3.1 Kvalitetssäkringsprocess Viktiga delar i förvaltningens kvalitetsarbete är att: sätta kunderna i centrum, arbeta med processer, arbeta för ständig kvalitetsförbättring, låta alla vara delaktiga och ta ansvar. Genom att arbeta med dessa frågor sätts fokus på kvalitet och hur förvaltningen kan arbeta bättre och därigenom skapa ett större värde för kunderna. Vår ambition är att kundernas behov, krav och förväntningar uppfylls eller överträffas. Det krävs dock att förvaltningen har ett systematiskt och strukturerat tillvägagångssätt för att komma vidare i arbetet med ständiga förbättringar. Kontinuerlig uppföljning är därför en viktig del i arbetet liksom det är att följa och arbeta efter den framtagna internkontrollplanen. Förvaltningen ska kontinuerligt följa upp och göra förändringar utifrån den kundenkät som kunderna får i samband med sina ärenden. 3.2 Processen att göra medarbetare delaktiga i att aktivt arbeta mot mål / resultat Varje medarbetare ska känna till kommunens strategiska mål samt miljö- och byggnadsnämndens mål. Förvaltningens chefer ska ge medarbetarna förutsättningar att arbeta för att nå målen. Förvaltningens verksamheter ska formulera mer detaljerade mål och aktiviteter för att nå målen. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 6(13)
4 Krav på förvaltningen 4.1 Statliga styrdokument Miljö- och byggnadsnämndens verksamhet regleras i ett antal lagar och regler. Några av dessa är kommunallagen, förvaltningslagen, plan- och bygglagen, miljöbalken, livsmedelslagen, strålskyddslagen och lagen om lägenhetsregister. 4.2 Kommunala styrdokument Följande styrdokument är av särskild betydelse för miljö- och byggnadsnämnden: Vision 2030, Kommunens strategiska mål, Kommunala översiktsplaner, Handlingsprogram för handikappfrågor, Etiska regler för förtroendevalda och anställda i Enköpings kommun, Hälsostrategi, Jämställdhetspolicy, Rutiner för hantering av klagomål, Kommunikationspolicy, GIS-strategin IT-policy 4.3 Omvärldsanalys Förändringar i lagstiftningen Ett exempel på EU-direktiv som ska implementeras är vattendirektivet. Plan- och bygglagen är alltid i fokus. Olika möjligheter att underlätta för byggbranschen har pågått under senare år och kan förväntas att fortsätta i framtiden. Ytterligare regler för flexiblare detaljplaner har börjat tillämpas under 2015. Inom miljö- och energiområdena förutses såväl skärpta krav på tillämpning av befintliga lagar och EU-direktiv som nya lagkrav vilka medför nya krav på tillsyn eller prövningar. Till exempel förväntar vi oss en ökad åtgärdstakt av gamla avlopp vilket kräver omfattande tillsyn. Vattendirektivet kommer med största sannolikhet att innebära behov av ökade insatser från nämndens miljöavdelning i och med ett nytt åtgärdsprogram för kommunen. Enköpings utveckling och expansion vad gäller befolkning och företag Vi förväntar oss en befolkningsökning på över 600 personer år 2016. Detta ställer stora krav på miljö- och byggnadsnämndens verksamhet, vilken är avgörande för att ge möjligheter för företag och medborgare att bo och verka i kommunen. En attraktiv kommun behöver en god service från nämnd och förvaltning för att kunna fortsätta att utvecklas på ett bra sätt. De stora flyktingströmmarna under slutet av 2015 innebär ökade krav på kommunen och förvaltningen. Det är av vikt att förvaltningen utnyttjar den flexibilitet som lagstiftningen medger så att hanteringen av ärenden som gäller anläggningsboenden blir Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 7(13)
så snabb och effektiv som möjligt. Ökade krav från kunder/medborgare Våra kunder och medborgare ställer ökade krav på god service (korta handläggningstider, hög tillgänglighet, hög kvalitet med mera). Vi ska ge goda förutsättningar för etablering och boende i kommunen i konkurrens med andra kommuner. En fortsatt stark byggkonjunktur ställer stora krav på ett effektivt utnyttjande av våra resurser. Krav på lättillgänglig information, öppna data Kommunen måste ha god ordning på den kommunala informationen till exempel bygghandlingar, kartor, information om serviceställen, kultur och bestämmelser. Informationen måste göras lättillgänglig och anpassad för e-tjänster/karttjänster. Rekrytering Vi har svårt att rekrytera vissa specialistbefattningar i en arbetsmarknad med hård konkurrens. Miljö- och byggnadsförvaltningen har många specialistbefattningar som kräver hög kompetens. Vissa specialister är en bristvara. Vi vill vara en attraktiv arbetsplats och kommun som lockar duktiga sökanden. En god arbetsmiljö och konkurrenskraftiga löner är därför nödvändiga. 4.4 Prioriterad samverkan 2016 Samhällsbygget Enköping skapar en hållbar framtid Förvaltningen ska medverka i projektgrupper som är i behov av förvaltningens kompetens, till exempel dagvatten-gruppen, vatten och avlopps-gruppen och i planprocessen. Samhällsbygget Enköping utvecklar ett jämlikt samhälle Vi ska aktivt medverka i projektet med nytt kontaktcenter som ska utveckla medborgardialogen och öka tillgängligheten till våra verksamheter. Samhällsbygget Enköping ger förutsättningar för ett blomstrande näringsliv och en ökad välfärd Förvaltningen medverkar i samarbetet team näringsliv som syftar till att underlätta för företag att etablera sig i kommunen. Kart- och GIS-avdelningen medverkar i projektet Mälardalskartan som är ett samverkansprojekt mellan fyra kommuner. Det syftar till att stödja andra projekt i kommunsamarbetet som verkar för att utveckla mälarregionen. Avdelningen kommer också att medverka i ett tekniskt samarbete med flera kommuner kring öppen källkod för kartverksamheten. Miljö- och byggnadsnämnden kommer att samverka med ett antal grannkommuner kring tillämpningen av plan- och bygglagen. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 8(13)
5 Mål för nämnden Kommunens strategiska mål Nämndens slutmål Nämndens SMART-mål Samhällsbygget Enköping får människor att växa Samhällsbygget Enköping skapar en hållbar framtid Samhällsbygget Enköping utvecklar ett jämlikt samhälle Genom en förbättrad arbetsmiljö (fysisk och psykosocial) känner medarbetarna sig motiverade och stolta över sin verksamhet. Förvaltningen har rätt kompetensförsörjning i alla led för att uppfylla nämndens mål. Genom kompetensutveckling för såväl politiker som medarbetare får verksamheten som helhet bättre förutsättningar att möta de höga krav som regelverk och kunder ställer. Arbetet mellan politik och förvaltning präglas av förtroende och respekt för varandras roller. Miljö- och byggnadsnämnden arbetar målmedvetet, och med väl avvägda prioriteringar, för att säkerställa en hållbar utveckling i kommunen. Genom ökad tillgänglighet och riktad information tillförsäkras kunderna en förhöjd servicenivå. Förvaltningen ska skaffa sig en fullständig bild av de arbetsmiljörelaterade problemen. Alla medarbetare på förvaltningen ska ha en ändamålsenlig arbetsplats samt ha en rimlig arbetsbelastning. Förvaltningen ska inte vara underbemannad i förhållande till personalbudget. Personalomsättningen ska minska. Kvalificerade ledare och chefer ska finnas på alla chefsbefattningar. Alla medarbetare ska följa sina individuella utvecklingsplaner. En utvecklingsplan ska tas fram för miljö- och byggnadsnämnden. Återkommande forum/träffar för dialog ska hållas mellan förvaltning och politik. Förvaltningen prioriterar skyddet och kontrollen av våra vattentäkter samt Mälaren. 100% av de företag som betalar årsavgifter ska få tillsyn i enlighet med tillsynsplanens intervall. Tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagen ska följa plan för 2016. Inventering av nya miljöbelastande verksamheter ska göras inom något område varje år. Förvaltningen ska delta aktivt i projektgrupper på strategisk nivå. Kunden ska alltid nå fram till förvaltningen på första telefonsamtalet. Kunden ska alltid få en återkoppling på sin kontakt. Ett antal forum som främjar Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 9(13)
Kommunens strategiska mål Nämndens slutmål Nämndens SMART-mål Samhällsbygget Enköping ger förutsättningar för ett blomstrande näringsliv och en ökad välfärd Kommunikationen med kunderna präglas av ett rakt och lättbegripligt språkbruk, klarspråk. All information ut mot kund är aktuell och håller hög kvalitet anpassad för respektive målgrupp. Verksamheten kvalitetssäkras och effektiviseras för att leva upp mot de lagkrav som ställs på oss som myndighet. Genom ett ökat samarbete mellan olika förvaltningar och nämnder ökar förståelsen för andra verksamheter, vilket ger förutsättningar för att samsyn skapas med kunden i fokus. dialog med kunderna ska skapas under 2016. Viktiga beslutsmallar ska revideras. Förvaltningen ska ta fram en media- och kommunikationsstrategi som förankras inom nämnd och förvaltning. En kartläggning av hur vi lagrar och förvaltar information ska genomföras. Kunden ska uppleva en effektiv hantering av sitt ärende där tiden från inlämnat bygglovsärende till det blir utdelat till handläggare ska vara max 3 veckor. Bygglovsprocessen ska vara digital och en e-tjänst för digital ansökan införas under året. Miljö- och byggnadsnämndens arbete ska vara digitalt och tillgång och kopplingar finns till nödvändiga handlingar i ärendesystemen. Ett ärendehanteringssystem inom miljö ska vara upphandlat under 2016 för att möjliggöra ökad digitalisering. Bygglov direkt ska under året introduceras för enklare ärenden. En skriftlig instruktion ska finnas för beredningsprocessen. Handläggningstid för klagomål ska inte överskrida 1 år. Självkostnadsgraden bör öka. Under 2016 ska nivåer analyseras för att kunna sätta mål inför budget 2017. Miljö- och byggnadsnämnden ska tillhandahålla verksamhetsanpassade karttjänster för att bidra till effektivitet och kvalitet inom kommunens olika verksamheter. Debiteringsgraden för interna verksamhetsspecifika GISuppdrag ska ökas. Flera gemensamma beredningssteg ska minska Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 10(13)
Kommunens strategiska mål Nämndens slutmål Nämndens SMART-mål Samhällsbygget Enköping är en del av vårt varumärke Nämndens och förvaltningens samarbete med kollegor inom 4M och andra kommuner förstärks med syftet att utbyta erfarenheter som bidra till effektivisering och kompetensutveckling. behovet av formella remisser. Miljö- och byggnadsnämnden ska aktivt medverka i projektet med nytt kontaktcenter. Minst fem kommunövergripande aktiviteter ska genomföras under året. Förvaltningen ska delta i teknisk samverkan i karttjänstteknik. Förvaltningen ska vara en part i den regionala miljösamverkan i länet. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 11(13)
6 Planerings- och utvärderingsprocess 2016 Februari April Maj Uppföljning av internkontrollplan 2015. Bokslut 2015. Uppföljning av nämndplanen. Förslag på ny internkontrollplan för 2016. September Oktober December Nämndplan 2017 påbörjas. Delårsbokslut per 30 april. Uppföljning av nämndplanen. Delårsbokslut per 31 augusti. Uppföljning av nämndplanen. Nämndplan beslutas. Anslaget fördelas inom förvaltningen. Tillsynsplan för 2017 beslutas. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 12(13)
7 Ekonomi Miljö- och byggnadsnämnden och dess förvaltning har enligt beslut i kommunfullmäktige fått ett anslag för driftsbudgeten på 17,9 miljoner kronor för år 2016. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndplan 2016 13(13)