VILLKOR FÖR ELEKTRONISKA MEDDELANDEN FRÅN OCH TILL HARMONISERINGSKONTORET INOM ANVÄNDAROMRÅDET ENLIGT BESLUT NR EX-13-2 ( Grundbeslut om elektroniska meddelanden ) Användarna ombeds att läsa följande information noga och är bundna av de åtaganden som anges i siutet av dokumentet. 1) Definition av användarområde (user area) och innehåll Användarområdet (user area) är en professionell och säker elektronisk plattform som endast kan nås via ett personligt konto (eller underkonto) och som ger identifierade användare personlig åtkomst till användarrelaterad information och verktyg via internet. Åtkomst till användarområdet ges endast via KHIM:s officiella webbplats (www.oami.europa.eu). Användarområdet ger användarna möjlighet att se en lista över alla deras tidigare och aktuella akter hos kontoret, ta emot, visa, skriva ut och spara alla elektroniskt genererade dokument och underrättelser som skickats till dem från kontoret, ladda upp, visa, skriva ut och spara alla elektroniska dokument och underrättelser som de har skickat till kontoret, utföra olika e-funktioner som gäller gemenskapsvarumärken och registrerade gemenskapsformgivningar: e-ansökan, e-åtgärder, e-förnyelser osv., hantera alla sina personliga uppgifter (adress, telefon osv.), konfigurera ett personligt aviseringssystem, hantera sina KHIM-konton för finansiella transaktioner. Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 1
2) Användarområdets innehåll a) Lista över akter I användarområdet har användaren en lista över alla sina tidigare (avslutade) och aktuella akter hos kontoret. Listan kommer att ha sökfunktioner och användaren kommer att kunna gå in i de enskilda dokumenten i dessa akter. Listan i användarområdet kommer bara att visa de akter där den identifierade användaren berörs av förfarandet (i egenskap av part, företrädare osv.). För närvarande finns listor över akter tillgängliga inom följande områden: Gemenskapsvarumärken. Gemenskapsformgivningar. Invändningar avseende ett gemenskapsvarumärke. Anteckningar, omvandlingar, begäran om tillgång till akter. Listan kan komma att utökas senare. b) Underrättelser om beslut och andra dokument Med hjälp av användarområdet kan KHIM med giltig verkan skicka underrättelser om beslut och andra dokument elektroniskt. Med användarområdet kan användaren välja elektroniska meddelanden via plattformen eller andra giltiga sätt att kommunicera. Om användaren har valt elektroniska meddelanden underrättar KHIM användaren om alla beslut och dokument elektroniskt via användarområdet såvida inte detta förhindras av tekniska skäl. Användaren kan när som helst välja mellan elektroniska meddelanden eller andra kommunikationssätt som medges av de gällande reglerna. Ändrad status kan dock börja gälla först när det är tekniskt möjligt. Användarna kan välja att ta emot aviseringar när ett beslut eller annat dokument som behöver hanteras finns tillgängligt i användarområdet. Aviseringen kan skickas via e-post, sms eller andra för ändamålet angivna tekniska medel. En liknande avisering syns så snart användaren loggar in på användarområdet. Aviseringen har ingen rättsverkan, utan tjänar bara som information. Underrättelse om ett beslut eller annat dokument anses emellertid ha gjorts vid utgången av den femte dagen efter den dag som kontoret placerade beslutet eller dokumentet i användarens inkorg i användarområdet. Användaren rekommenderas att logga in på användarområdet minst en gång i veckan för att ta del av beslut eller andra dokument som sänts till användaren. Datumet för underrättelsen om ett beslut eller annat dokument anges i användarområdet. Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 2
Om användaren inte kommer åt ett beslut eller annat dokument ska användaren informera KHIM omedelbart. Användaren kommer när som helst att kunna se, skriva ut eller spara underrättelser. c) Begäranden, meddelanden eller andra dokument som skickas till kontoret Med hjälp av användarområdet kan du skicka begäranden (dvs. ansökningar, förnyelser osv.), meddelanden eller dokument elektroniskt. När en begäran, ett meddelande eller annat dokument har lämnats in elektroniskt ska som regel senare begäranden, meddelanden eller andra dokument skickas på samma sätt, såvida inte detta är omöjligt av tekniska skäl; då kan användaren välja ett annat kommunikationssätt. Begäranden, meddelanden eller andra dokument som skickas till KHIM kontrolleras automatiskt för att överföringen ska ske på ett säkert sätt. Om avvikelser konstateras vid en sådan kontroll kommer dokumentet i fråga att avvisas. I händelse av en störning under den elektroniska överföringen av begäranden, meddelanden eller andra dokument måste dessa skickas med något av de andra kommunikationssätt som de tillämpliga procedurreglerna tillåter. Användaren ska informera kontoret om sådana störningar. En bekräftelse på mottagandet med bl.a. mottagandedatumet skickas till användaren. Tidpunkten för mottagande av begäranden, meddelanden eller andra dokument ska anses vara den tidpunkt då mottagandet godkändes och ska anges i spansk lokaltid. Att mottagandet bekräftas betyder inte nödvändigtvis att begäran, meddelandet eller dokumentet i fråga är förfarandemässigt tillåtligt. Användaren kommer när som helst att kunna se, skriva ut och/eller spara dessa begäranden, meddelanden eller andra dokument. d) Användarområdets e-funktioner Ett antal olika e-funktioner (e-ansökan, e-åtgärder, e-förnyelser osv.) kan utföras via användarområdet. Följande funktioner kan utföras via användarområdet: E-ansökan: o Gemenskapsvarumärken. o Gemenskapsformgivningar. o Invändningar mot ett gemenskapsvarumärke. o Begäranden om annullering eller ogiltigförklaring. o Överklaganden. Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 3
E-förnyelser: o Gemenskapsvarumärken. o Gemenskapsformgivningar. Specifika e-åtgärder avseende gemenskapsvarumärken: o Återkallande. o Överlåtelse. o Fullständig eller delvis överföring. o Anmärkningar från tredje man. o Hantering av tidsfrister (förlängning, uppskov). o Begränsning av listor över varor och tjänster. o Inlämning av begäranden, meddelanden eller andra dokument (företräde, prioritet, översättningar, fortsatt förhandling, återställande av försutten tid). o Begäran om omvandling. Specifika e-åtgärder avseende gemenskapsformgivningar: o Fullständig överföring. o Överlåtelse. o Inlämning av begäranden, meddelanden eller andra dokument (prioritet, uppskjuten formgivning). Specifika e-åtgärder avseende invändningar: o Återkallande av invändning. o Hantering av gemensamma begäranden. o Hantering av tidsfrister (förlängning, uppskov). o Hantering av tillåtlighetsfrågor (svar på brister, betalning). o Inlämning av begäranden, meddelanden eller andra dokument (nya fakta, bevis och argument, observationer, bevis på användning, översättningar, svar på begränsningar). Specifika e-åtgärder avseende överklaganden: o Återkallande av överklagande. o Bristhantering (svar på brister). o Hantering av tidsfrister (förlängning). o Inlämning av begäranden, meddelanden eller andra dokument (angivande av grunder/motiv, observationer, översättningar, svar). Specifika e-åtgärder avseende annullering/ogiltigförklaring: o Återkallande av annullering/ogiltigförklaring. o Hantering av tillåtlighetsfrågor (svar på brister, betalning). o Hantering av tidsfrister (förlängning, uppskov). o Inlämning av begäranden, meddelanden eller andra dokument (motiveringar, observationer, översättningar, svar). Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 4
Andra tillgängliga e-funktioner*: o Utnämning/överföring/radering av ombud. o Uppdatering av uppgifter om ombud/ägare. o Uppdatering av referenser för ombud/ägare. o Begäran om tillgång till akter. o Begäran om information. o Begäran om korrigeringar av informationen på KHIM:s webbplats. o Begäran om sökning. o Klagomål. I användarområdet kan användare i förfaranden mellan parter (för närvarande endast tillgängligt vid invändningsförfaranden i första instans) och när de två parterna är registrerade användare lämna in gemensamma begäranden som godkänns (signeras) elektroniskt av de båda parterna. Frånsägande av ansvar: Listan över funktioner kan ändras när som helst. Den senaste gällande versionen av denna lista finns på webbplatsen. Kontoret kan inte garantera att alla dessa funktioner kan utföras vid alla tidpunkter. Bilagor: 1. I alla ovan nämnda förfaranden och där så är lämpligt, kan användaren bifoga stödjande dokument som bilagor, vilka omfattas av följande tekniska krav: Tekniska krav för bilagor 2. VARNING: Korrekt e-ansökan avseende ett gemenskapsvarumärke förutsätter att alla varor och/eller tjänster som ansökan om registrering avser anges i det för ändamålet avsedda textfältet. Detta kan göras genom att den sökande väljer någon av de förvalda benämningarna från den harmoniserade plocklistan som kontoret gjort tillgänglig för ändamålet, eller genom att skriva in de berörda varorna och tjänsterna manuellt direkt i fältet, alternativt kan dessa två metoder kombineras. Observera dock att om varorna och/eller tjänsterna inte fylls i på de sätt som anges ovan, utan endast beskrivs i ett separat dokument som skickas med som bilaga eller lämnas in i efterhand, kommer ansökan inte att anses vara en e-ansökan, med följden att den vanliga grundavgiften för ansökan debiteras i stället för den reducerade avgiften för e-ansökan. e) Hantering av det personliga aviseringssystemet (gemenskapsvarumärken och registrerade gemenskapsformgivningar) När användarna är inloggade kan de skapa aviseringar på nätet. Det finns tre olika typer av aviseringar: - Kalenderaviseringar. - Kontrollaviseringar. - Bevakningsaviseringar. Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 5
Aviseringarna visas i användarområdet och kan skickas via e-post, sms eller andra angivna tekniska medel. Aviseringarna ges endast i informationssyfte och ska inte betraktas som underrättelser. Om en avisering av någon anledning inte skickats eller innehåller fel, påverkas vare sig underrättelsen eller, i tillämpliga fall, de relevanta tidsgränserna. f) Tillgång till KHIM-kontoinformation I användarområdet har en registrerad kontoinnehavare även tillgång till all information om sitt konto, t.ex. betalningsbalans, transaktioner och utestående fordringar. g) Elektronisk betalning med kreditkort Vissa avgifter som ska betalas till KHIM kan betalas med kreditkort, förutsatt att betalningen avser en åtgärd som gjorts via användarområdet. Alla betalningar ska göras i euro. Betalning med kreditkort anses vara gjord det datum då e- ansökan eller begäran fullgjordes. Betalningen anses inte vara gjord om transaktionen misslyckas av någon anledning när KHIM försöker belasta kreditkortet. Detta gäller även när betalaren inte bär ansvaret för att transaktionen misslyckats. Följande kreditkort kan användas: (a) (b) (c) Visa. Mastercard. Eurocard. Betalning med kreditkort godtas för närvarande endast vid ansökningar om varumärken (inbegripet kategoriavgifter) eller formgivningar och vid förnyelser. I vilket fall som helst kommer det relevanta webbverktyget (t.ex. verktyget för e- ansökan) att ange när en avgift kan betalas med kreditkort. 3) Ansökan om användarkonto och användarvillkor Ansökan om att få öppna ett konto måste göras på nätet. Så snart ansökan har godkänts av KHIM kan användaren välja hur han/hon ska få sitt användar-id och personliga lösenord. Användaren måste ändra lösenordet när han/hon loggar in i användarområdet för första gången och därefter åtminstone var sjätte månad. Användaren kan öppna underordnade konton, som är beroende av huvudkontot. Användaren är ansvarig för att använda systemet på vederbörligt sätt och upprätthålla sekretess med avseende på sitt konto, lösenord och, i tillämpliga fall, Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 6
tillhörande underordnade konton, oavsett vem som använder kontot eller de underordnade kontona. Ett användarkonto som inte har använts under tre års tid kommer att stängas automatiskt. Om detta inträffar måste användaren ansöka om att få öppna ett konto på nytt. Användarområdessystemet ställer flera olika standardåtgärder till förfogande, som kan vidtas under pågående förfaranden inför KHIM. Om en användare väljer någon av dessa standardåtgärder kommer detta att gälla framför alla andra uppgifter eller anmärkningar som användaren gett. Exempel: Om en användare tar tillbaka ett gemenskapsvarumärke i systemet genom att klicka på motsvarande ruta, kommer denna åtgärd att gälla oavsett om användaren tidigare har lämnat andra anmärkningar som strider mot detta, och användaren kommer endast anses ha ingett en begäran om att ta tillbaka gemenskapsvarumärket i fråga. 4) Användarens godkännande av att KHIM skickar information till användarens e-postadress När användaren öppnar ett användarkonto och anger sin e-postadress kommer han/hon att få frågan om han/hon tillåter att KHIM skickar information som rör immateriella rättigheter, t.ex. nyheter om varumärken och formgivningar, inbjudningar till seminarier, workshopar osv., till användaren på hans/hennes e-postadress. KHIM förbinder sig att hålla e-postadresser som lämnats i sådana syften konfidentiella och att inte på något sätt offentliggöra dem eller ställa dem till förfogande på annat sätt. Syftet med informationen är endast att informera och hålla användarna uppdaterade om frågor och nyheter som rör immateriella rättigheter, inklusive allmänna eller särskilda undersökningar. 5) Begäran om stängning av användarkonto Användaren kan när som helst begära att användarkontot stängs. Kontot kommer att stängas så snart det är tekniskt möjligt. Fram till att användarkontot har stängts helt och hållet ska alla bestämmelser i fråga om användarområdet vara gällande och fullständigt tillämpliga. 6) Tekniska krav och säkerhetstips För mer information, se följande länk: LÄNK: www.oami.europa.eu/ohimportal/help Användaren informeras härmed om några säkerhetsåtgärder som han/hon bör vidta på sin dator, inte för att göra kommunikationen med KHIM säker, men för att skydda datorn och informationen i denna. Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 7
1. Skydda datorn från intrång med hjälp av lösenord. Håll lösenordet hemligt; lämna inte ut det och förvara det inte i närheten av datorn. 2. Avaktivera funktioner som sparar lösenordet i webbläsaren. Lås datorn när du inte använder den. 3. Installera ett antivirusprogram och håll det uppdaterat. 4. Säkerhetskopiera filerna i datorn ofta. 5. Avaktivera permanenta cookies i webbläsarinställningarna. 6. Välj Prompt för Active X i webbläsarinställningarna. Genom att endast tillåta Active X från säkra webbplatser kommer du att förhindra att sabotageprogram som spion- eller annonsprogram installeras på datorn. Användarna uppmanas att noggrant läsa och följa alla tekniska krav och säkerhetstips som anges i avsnitt 7. Kraven måste följas för att användarområdet ska fungera korrekt. 7) Frånsägande av ansvar KHIM ska inte ansvara för någon förlust eller skada till följd av störningar, försummelse, avbrott, datorvirus, telefonstörningar eller telefonavbrott i den operativa driften av det elektroniska systemet vilka sker bortom KHIM:s kontroll. Detta inbegriper all fördröjning eller blockering vid användningen av systemet på grund av fel i eller överbelastning av KHIM:s kommunikationslinjer eller servrar, internetsystemet eller andra elektroniska system, eller all skada som orsakats av tredje part till följd av olaga intrång bortom KHIM:s kontroll. Alla åtgärder som vidtas via användarområdet måste vara förenliga med tillämpliga bestämmelser. Om användarområdet, på grund av tekniskt fel eller annat likvärdigt skäl, tillåter åtgärder som strider mot tillämpliga bestämmelser, får KHIM återkalla godkännandet av åtgärderna. Användaren kommer att informeras om detta i sådana fall. Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 8
8) Kryptering och oavvislighet KHIM har avancerade och säkra system för att verifiera kundernas identitet när de är anslutna, och säkra innehållet i de meddelanden som skickas. Det garanterar även autenticitet hos den server som kunderna är anslutna till och förhindrar därmed att servern tas över av tredje part. All information som överförs via internet krypteras med hjälp av SSL-protokollet. Certifieringsorgan: KHIM:s server har certifierats av ett internationellt certifieringsorgan (Verisign Inc.), vilket utgör en garanti för att det är KHIM användarna är anslutna till. ANVÄNDARENS ÅTAGANDEN Som användare är du bunden av följande åtaganden (om dessa inte fullgörs kan det leda till att användarkontot stängs): Jag får inte informera tredje part om mitt användar-id och lösenord (alla processer som genomförs med hjälp av detta användar-id och lösenord anses vara utförda av mig). Jag måste omedelbart meddela eventuella ändringar av min e-postadress. Jag måste regelbundet logga in i användarområdet för att ta del av underrättelser som behöver hanteras och som jag är den avsedda mottagaren av. Om jag underlåter att ta del av ett sådant dokument anses jag ha underrättats fem dagar efter den dag då KHIM skickade dokumentet till min inkorg i användarområdet. Jag måste välja ett lämpligt kommunikationsmedel för underrättelser från KHIM. Villkor för elektroniska meddelanden från och till harmoniseringskontoret Sida 9