TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Charlotte Hedström 2014-11-28 SN 2014/0083.11.01 0480-453780 Socialnämnden Uppföljning daglig verksamhet Mossegården Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund 2014-10-14 gjorde socialförvaltningen en uppföljning av den privata, upphandlade, dagliga verksamheten Mossegården. Verksamheten verkställer beslut på Daglig verksamhet enligt LSS, har 10 platser och bedrivs i lantlig miljö. Verksamheten har haft avtal i Kalmar kommun i många år och har senast följts upp 2013-10-21. Avtalet med Kalmar kommun går ut 2015-03-31 och ny upphandling av daglig verksamhet i lantlig miljö pågår. Uppföljningen gällde det verksamheten och Kalmar kommun kommit överens om i sitt avtal, d.v.s. i huvudsak kvalitet och lagkrav. Se bilagor. Sammanfattningsvis ger kärnverksamheten, d.v.s. att tillhandahålla daglig verksamhet i lantlig miljö, intryck av att vara fungerande. De yttre krav som ställs på systematiskt förbättringsarbete och dokumentation har fortfarande förbättringspotential. Av de förbättringsområden som påpekades vid förra kvalitetsuppföljningen har vissa åtgärdats tillfälligt men vid årets uppföljning återkommer till stor del samma brister. Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet Förbättringsområden kvalitetsuppföljning 2014-10-08 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Cecilia Frid Avdelningschef Ingela Möller 2014-09-30 1 (8) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Mossegården daglig verksamhet Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Enskild firma Föreståndare/verksamhetsansvarig Nina Nätbring Telefon 0480-320 44, mossegarden@hotmail.com Hemsida - Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet Antal omsorgstagare i verksamheten 9 brukare varav 6 heltid, 8 platser Kvalitetsuppföljningen utförd av Kerstin Lagerlund och Britt Kronberg Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Nina Nätbring Datum för kvalitetsuppföljningen 2014-10-08 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (8) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Kärnverksamheten, d.v.s. att tillhandahålla daglig verksamhet i lantlig miljö, ger intryck av att vara välfungerande utifrån vad företrädare för verksamheten berättar och vad kvalitetsgranskarna kan se. De yttre krav som ställs på systematiskt förbättringsarbete och dokumentation har fortfarande förbättringspotential. Förbättringsområden Vid förra årets kvalitetsgranskning framfördes att utföraren ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde gällande lagstiftning och metodutveckling och se till att personalen har aktuell kunskap säkerställa att tystnadsplikten efterlevs samt att för detta ändamål ta fram en förbindelse som undertecknas av anställd personal upprätta genomförandeplaner tillsammans med den enskilde och eventuell god man upprätta rutin för att säkerställa att verksamheten följer de föreskrifter som finns kring rapporteringsskyldighet (lex Sarah) genomföra utrymningsövning gällande brand årligen Rutin för att säkerställa tystnadsplikt är inte framtagen. Nyanställd personal har inte undertecknat någon förbindelse. Genomförandeplaner har upprättats för alla deltagare med ett övergripande mål för insatsen. Individuella mål och aktiviteter samt uppföljning är områden som kräver fortsatt utvecklingsarbete. Ingen rutin för lex Sarah har upprättats. Det är fortfarande okänt för utföraren vad rapporteringsskyldigheten innebär och innehåller. Utrymningsövningar har inte förekommit. Sammantaget innebär det att det finns kvarstående brister i hur utföraren har tillgodogjort sig vad aktuell lagstiftning föreskriver för verksamhetsområdet. Gällande föreskrifter för dokumentation, ledningssystem och lex Sarah är alltså inte tillräckligt kända av utföraren. Verksamheten behöver därför, med vägledning av vad som sägs i denna rapport, sätta sig in i föreskrifterna och fundera över vilka rutiner och processer som verksamheten behöver för att uppfylla de krav som ställs. För dokumentation gäller SOSFS 2006:5 t.o.m. 2014-12-31, fr.o.m. 2015-01- 01 gäller SOSFS 2014:5. För ledningssystem gäller SOSFS 2011:9. För lex Sarah SOSFS 2011:5. De skriftliga rutiner som kvalitetsgranskarna främst anser saknas gäller: - tystnadsplikt - lex Sarah - utrymning - introduktion av ny personal För övrigt anser kvalitetsgranskarna att: - Utrymningsövningar bör planeras och genomföras minst 1 ggr/år, an-
3 (8) tingen som praktisk övning eller som en genomgång med personalen där rutiner för personalens agerande vid utrymning gås igenom. - Den sociala dokumentationen kring varje brukare bör fortsätta utvecklas för att uppfylla kraven främst vad gäller genomförandeplan. - Utbildning i brand och HLR bör planeras och genomföras. Användbara länkar på nätet är: http://www.ivo.se/tillstand-och-register/lss-tillstand/sidor/dagligverksamhet.aspx Angående ledningssystem http://www.socialstyrelsen.se/ledningssystem Angående lex Sarah http://www.socialstyrelsen.se/lexsarah http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2013/2013-4- 9/Sidor/default.aspx Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till ansvarig chef i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Sträva efter att brukaren ska bli självständig. Ha en givande dag. Att känna sig behövd. Djuren på gården är den viktigaste delen för att uppfylla målen.
4 (8) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Nina Nätbring har den gamla vårdarinna utbildningen motsvarande 1 årig gymnasieutbildning. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Inga direkta krav finns uttalade. Anställning sker efter personlig lämplighet. Föreståndaren är osäker på vilken utbildning vikarierande föreståndare Lena och medarbetare Emma har. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Nina framför att det är svårt att hitta lämpliga utbildningar. Hon önskar information från kommunen. Behov av kompentensutveckling hos varje medarbetare uppges inte vara inventerad. Genom att årligen fundera över varje medarbetares behov av kompetensutveckling och planera för hur behovet ska tillgodoses (i t.ex. en kompetensutvecklingsplan) kan verksamheten leva upp till den del av de kvalitetskrav som gäller kompetensutveckling. Kvalitetsgranskare rekommenderar t ex handikappförbundens utbildningar. Tips på länkar: http://attention-utbildning.se/ http://www.autism.se/ucdefault.asp?nodeid=39688 http://www.kunskapsguiden.se/sidor/start.aspx Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Muntlig introduktion. Skriftlig delegering från sjuksköterska. Vikarier och nyanställda går bredvid ordinarie personal två dagar. Nina Nätbring finns alltid tillgänglig (även vid nuvarande sjukskrivning). Med anledning av Linns kompetens inom hälsa och friskvård har verksamheten utvecklats inom denna inriktning. Brukarna har nu t ex styrketräning var 14:e dag på schemat. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Brukarna är de samma sedan förra besöket. Nya brukare har alltid kommit från skolan. Genom skolans praktik är nya brukare alltid bekanta med verksamheten.
5 (8) Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Alla har samma kontaktman. Den som är föreståndare är kontaktman. För tillfället Lena. Kontaktmannen är den som har ansvar att föra den individuella sociala dokumentationen. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. 2 Hur många personer är anställda? 4 Hur många personer har arbetat minst ett år? 3 De två personliga assistenter som turas om att tjänstgöra måndagar och tisdagar har funnits i verksamheten tillsammans med sin brukare i mer än ett år. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ingen förbindelse för medarbetare har tagits fram. Checklista för introduktion rekommenderas av kvalitetsgranskare, där tystnadsplikt bör ingå som en punkt i introduktionen. Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning. Har bara anställt personal som är känd sedan innan. Nina har varit sjukskriven p.g.a. operation av knä sedan 26 aug. Hon är sjukskriven till början av november. Linn som är biträdande föreståndare är gravid och sjukskriven sedan i september. Lena vikarierade från början för Nina men kommer nu ha heltidsvikariat för Linn under hennes föräldraledighet. Emma arbetade tidigare en dag i veckan. Hon arbetar nu halvtid onsdag-fredag. Måndagar och tisdagar arbetar två personer växelvis som under övrig tid tjänstgör som en av brukarnas personliga assistenter. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Genomförandeplan finns för varje brukare. Socialförvaltningens pappersmall används. Alla brukare har ett övergripande mål. Verksamheten uppger sig ha svårt med de individuella målen. Planerna är inte reviderade eller uppföljda. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Ja. Socialförvaltningens pappersmall används. Verksamheten dokumenterar sådant som är utöver det vanliga. Exempel läses upp. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den.
6 (8) Ja i låst arkivskåp. Kvalitetsgranskarna granskar två pärmar. Ett gammalt veckoschema för 2013 återfinns i en av pärmarna. Intervjumallen BOSSE finns med i pärmen som har levererats från socialförvaltningen. Den har inte någon funktion i verksamheten, eller i brukarnas pärmar, och kan därmed tas bort. Kvalitetsgranskarna går igenom med verksamhetsföreträdaren hur social journal och genomförandeplan förhåller sig till varandra och vikten av brukarens delaktighet samt att delaktigheten dokumenteras. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Inga. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Kvalitetsgranskarna redogör för vad som gäller för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Brukarna har en teorilektion på måndagar med olika inriktning. I samband med dessa uppstår en del samtal med synpunkter från brukarna som man uppger sig ta vara på. För övrigt har man gemensamma möten en gång per månad då man bl a går igenom vad som ska göras. Önskemål framkommer från brukarna. Nina beskriver klimatet som öppet. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nina Nätbring beskriver att verksamheten har en god relation med boendena där brukarna bor samt med brukarnas anhöriga. Samtal kring uppkomna synpunkter och klagomål förs direkt i samband med händelse.
7 (8) HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Verksamheten har fått en lista för de brukare som har en kommunsjuksköterska och kontaktuppgifter till vederbörande. Kontakt har aldrig behövts tas. Verksamheten kontaktar i stället brukarens boende som då har kontakt med aktuell sjuksköterska. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. För en av brukarna finns delegerad medicinering till tre personal. Nina, Linn och Lena har delegering. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Ja. Skriftlig rutin finns i brukarens pärm. Nina uppger att de haft en fallolycka som har rapporterats. De har också haft en incidens med den brukare som det finns delegering för. Nina förklarar att det rör sig om ett missförstånd som nu är utrett med såväl socialförvaltningen, boendet och brukarens anhöriga. Fel uppgifter meddelades av fel person till boendet. Det finns nu en överenskommelse om hur man ska hantera en liknande situation på Mossegården. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Lokalerna består av två stallar och en gemensamhetslokal. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Uppsamlingsplats vid parkering. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Brandab kontrollerar enligt avtal. Räddningstjänsten har gjort kontroll det senaste året. Påpekades då att skylt saknades över en av utgångarna. Skylt saknas även vid dagens besök. Personal saknar utbildning i brand och i HLR. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Brukare har varit delaktiga i den mån det gått uppger verksamheten. Regelbundna möten hålls (boråd i boende och arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Brukarmöten hålls en gång per månad.
8 (8) Det är möjligt för den som vill (avser DV) att delta i enhetens dagliga verksamhet 40 timmar per vecka. ( Ja ca 40 tim. Verksamheten pågår mellan 08.00 och 15.00. Utöver det har brukarna ca 40 minuters restid. Tillgänglighet Toalett finns i enheten (avser DV) som är anpassad för personer som använder rullstol. Ja. Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd Fel! Ogiltig hyperlänkreferens.eller utifrån Handisams riktlinjer http://www.handisam.se/for-dig-pamyndighet/starta-tillganglighetsarbetet/vad-innebar-tillganglig-myndighet/handisam-hjalper-dig-pavagen/riv-hindren---riktlinjer-for-tillganglighet/). Byggt 1999. Ramper och breda dörröppningar finns. Enheten (avser DV) är öppen under hela sommaren. Fyra veckor stängt under sommaren. Självbestämmande och integritet Enheten (avser DV) har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. ( Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Det har inte varit så mycket samarbete. Den kontakt som varit är med enhetschef och Slussen. Dessa kontakter har fungerat bra. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Kontakt med Slussen har fungerat bra. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Verksamheten har lagt till en ny inriktning i form av hälsa och friskvård i samband med att Linn anställdes. Ridning som aktivitet har förstärkts och utökats. Verksamheten kommer att lämna ett anbud i samband med kommande upphandling. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? -
Förbättringsområden kvalitetsuppföljning 2014 10 08 Blanketter för tystnadsplikt är framtagna och ifyllda av personalen. Angående Lex Sarah har vi köpt in Grundboken gällande Lex Sarah och gått igenom med personal vad som är rapporteringsbart. Utrymningsplan sitter uppsatt intill brandsläckare och brandfilt synligt innanför ytterdörren. Checklista vid introduktion av personal finns tillhands i en pärm tillsammans med tystnadsplikt Lex Sarahhandlingar deligationer utrymningplan mm. Utrymningsövningar planeras att utföras 1 gång/år i samband med 1 advent då även batteri i brandvarnaren kollas. Övningen består i att man med personalen går igenom rutiner vid ev. utrymning av lokalen. Dokumentationerna fortsätter och vi ska bli tydligare med vad som gäller genomförandeplanen och den sociala journalen. Den individuella dokumentationen tillsammans med brukarna är på gång räknas vara färdig i slutet på december. Utbildning i brand och HLR kommer att ske framöver efter det att vi hittat någon form av utbildning antingen inom kommunen eller brandförsvaret. Hoppas att det inte är något vi missat i så fall får vi komplettera med det. Mvh/Nina Nätbring Mossegården