2007-02-06 HANDLEDNING FÖR REKRYTERING AV FRG-LEDARE. INLEDNING. Ledningen av Frivilliga resursgrupper, FRG, hanteras förslagsvis av två funktioner: En FRG-ansvarig som sköter alla kontakter med kommunen, kontors- och personaladministration samt planerar och deltar i utbildningar och övningar. En FRG-ledare som är operativt ansvarig vid insatser. Den FRG-ansvarige är med fördel närvarande även vid insatserna för att biträda med administrativ planering och redovisning. Det är Civilförsvarsförbundets ambition att all rekrytering av FRG-ledare skall ske på distriktsnivå gemensamt av verksamhetsledare och FRG-ansvariga, för vilka denna handledning därmed är avsedd. REKRYTERING 1. Civilförsvarsförbundets verksamhetsledare kontaktar de FRG-ansvariga inom distriktet som har färdigutbildade FRG. Dessa informeras om rekryteringsförfarandet och får i uppgift att rekrytera FRG-ledare enligt den kravspecifikation som tagits fram. 2. FRG-ansvariga anmäler lämpliga personer till verksamhetsledaren som kontaktar dessa och ger instruktioner för hur den webbaserade profilundersökningen ska genomföras. 3. Verksamhetsledaren och den sökande genomför därefter ett samtal med utgångspunkt i de frågeställningar som finns specificerade i rekryteringshandledningen. Verksamhetsledaren avgör vem som ska antas till ledarutbildningen. URVALSKRITERIER. En FRG-ledare bör ha lägst gymnasiekompetens, körkort samt inte obetydlig erfarenhet av arbete med insatser vid särskilda tillfällen. Det naturliga är att urvalet sker bland medlemmar 1
i FRG-grupper. Yrkesbakgrunden i övrigt kan variera, men det är ett önskemål att den tilltänkte ledaren har varit van att agera självständigt och med beslutsfattande inom sitt arbete. I övrigt är vissa personlighetsdrag lämpliga. Gör urval för intervjuer bland dem som du bedömer ligger nära kompetensönskemålen och dessa drag. 1. Ledarskapet bör omfattas av: - Jämbördighet i relationer till andra. - Stark förståelse för och förmåga att åstadkomma saker genom andra. - Handledande och rådgivande. - Delta i det praktiska arbetet och därvid föregå med gott exempel. - Klara besked och rättframma uttalanden. - Förmåga att ge direktiv. - Förmåga att visa pondus och ansvarstagande. - Förmåga att fatta och stå för beslut även om de är impopulära. - Övertygande och entusiasmerande hellre än styrande. 2. Beslut bör vara: - Snabba. - Med tanke på betonad kvalitet. - Bestämda utan tveksamhet, men grundade på efterhörande. - Med tanke på om de kan, och inriktning att de skall, delegeras. 3. Arbetsuppgifter löses gärna med och/eller genom: - Många järn i elden. Det betyder att snabbt växla mellan olika uppgifter men också att kunna arbeta med flera uppgifter samtidigt. - Att se flera alternativ i utförandet. - Effektiv tidsanvändning. - Nytänkande. 4. Agerande genom: - Snabbt uppmärksamma problem och se dem som utmaningar. - Att hålla en ständigt öppen kommunikation och utbyte av information. - Att reagera snabbt på förändringar och vid inträffade händelser; inte minst svåra situationer och kriser där andra kan tveka. - Anpassningsbarhet, flexibilitet och förmåga att tänka om snabbt. 5. Kontakter: - Förtroendefulla kunna ha förtroende för andra och få det från andra. - Skapas med en verbal förmåga. - Diplomatiskt uppträdande med förmåga till goda och många kontakter. - Arbeta praktiskt tillsammans med andra. - Ha en förmåga att få människor känslomässigt berörda. 2
6. Konflikter, problem och utmaningar: - Löses genom tålamod och uthållighet. - Snabb reaktionsförmåga, särskilt vid reella hot. - Drivkraft att nå framgång. - Samarbete för att nå resultat. - Förmåga att medla i konflikter. 7. Förhållande till regler, begränsningar men också till kvalitet: - Sätta regler och rutiner på prov. - Få ifrågasätta nuvarande begränsningar, arbetsmetoder. - Lösa uppgifterna praktiskt från start hellre än genom teoretiska beräkningar. - Driva idéer inom ramen för givna befogenheter. - Ha vida ramar för ansvar och befogenheter. - Själv begränsa sitt rutinarbete. Få stödfunktioner till delar av detta. - Ha mod att ta risker men de skall kunna kalkyleras. - Betona kvalitet i sitt tänkande och agerande. 8. Övergripande: - Optimistisk livssyn och inställning till omvärld och relationer. - Positiv inställning till förändringar. - Framtidsorienterad visionär med förmåga att planera och tänka abstrakt. - Skall acceptera många och ständiga förändringar i omgivningen. - Omdömesgill och kvalitativ. - Koncentrerad på uppgiften. - Stark empatisk förmåga. - Handleda och rådgiva: Få andra att se möjligheter och lösningar själva. - Uppmärksamma problem. - Självständig. - Klar självuppfattning: Adekvat självbild, positiv självkänsla och starkt självförtroende. - Hysa förtroende för andra och uppskatta att arbeta i grupp. - Medlare och problemlösare. Och organisationen måste få ta detta - Ifrågasätta arbetsmetoder. - Ifrågasätta nuvarande förhållanden. - Inte vilja vara kontrollerad och övervakad. - Ha ett visst behov av status och prestige. - Driven av idéer och egna tankar. - Behov av service med bakomliggande rutinarbete; särskilt administration och framtagning av faktaunderlag med siffror och kvantitativa förhållanden. 3
INTERVJU. Enkäten Success Profile. Det databaserade självskattningsverktyget Civilförsvarsförbundets Success Profile för FRGledare används som start av intervjun. Det består av ett formulär, som är åtkomligt via Civilförsvarsförbundets hemsida www.civil.se. Observera att kandidaten måste ange sitt namn. Formuläret genererar en svarsrapport som ger en profil av den sökandes kommunikationssätt och beteende. Denna profil kan jämföras med ett idealvärde för FRGledare. Förklara för kandidaten att det handlar om en självskattning av personliga företräden. Det är inget test av kunskaper eller liknande. Det finns inte några särskilda rätta eller felaktiga svar. Förklara att frågorna är avsedda för att kandidaten själv skall tänka igenom vissa förhållanden och att profilen, som utgör resultatet, bidrar till era bedömningar. Ni tar ut resultatet själva genom att logga in och ange den sökandes namn. Då får ni svaret i tabellform/stapeldiagram i excelfil. Hur ni använder materialet är upp till er och era erfarenheter. Viktigt är att ta det för vad det är en referens. Intervjufrågor. Rekryteringssamtalet bör innehålla dessa frågeområden. 1. Ålder. 2. Situation med familj och allmän bakgrund. 3. Fysik, kondition och hälsa - syn, hörsel, röst, rökning m m. 4. Militärtjänst. 5. Körkort. 6. Yrkesbakgrund. 7. Kunskapsnivå och uttrycksförmåga i tal och skrift. 8. Ledarerfarenhet. 9. Pedagogisk erfarenhet. 10. Språkkunskaper. 11. Kunskaper om el, datorer, maskinella hjälpmedel. 4
12. Färdigheter inom snickeri, allmän mekanik, ritningsarbete, vattenrening, hantering av elverk och uppvärmningsanordningar. 13. Erfarenhet av stabsarbete. 14. Erfarenhet av att arrangera praktisk övningsverksamhet. 15. Erfarenhet av förhandling. 16. Erfarenhet från frivilligorganisation och andra föreningar. 17. Erfarenhet från kriser/akutsituationer. I vilka roller? 18. Erfarenhet/kontakt med områdena sociala problem, missbruk, psykiska problem, barnomsorg, äldreomsorg. 19. Kunskap om och erfarenhet av samhällets organisation för att hantera kriser och olyckor. 20. Kontaktnät i hemkommunen. REKRYTERING ELLER AVSLUT. Ge som avslutning på intervjun en tidsram, inom vilken du återkommer med besked, eller hur processen i övrigt ser ut. Var noggrann med att hålla detta, eller återkom inom samma tid med besked om eventuella förändringar. Val bör ta hänsyn till Civilförsvarsförbundets övergripande profil för en enhetlig standard för landet. Grunda likväl besluten på de lokala behoven och riskbilderna. Det är du/ni som verksamhetsledare/frg-ansvarig som har den egentliga bedömningen i hand. Sammansmält intrycken. Viktigast är till syvende och sist den egna känslan och att kandidaten uppfyller grundkrav för lokala förhållanden. Success Profile och övriga frågor skall ses som hjälpmedel och validera känslan. Om de indikerar något annat, fundera ytterligare och diskutera situationen. Den som erbjuds att bli FRG-ledare bör få ta del av bedömningen och se sina resultat i Success Profile. Det ger bra ingångsvärde för att skapa en god relation och engagemang redan från start. Den som inte blir aktuell måste absolut kontaktas omedelbart med beskedet och en förklaring. Det är viktigt att ge återkoppling om kvalifikationerna på någon punkt inte håller. Ett besked av denna typ är också viktig för att upprätthålla goda relationer med personer som man kanske kommer att stöta på i andra sammanhang. 5