11:1 Inledning...2 11:1.1 Allmänt om riktlinjerna...2 11:2 Förhandling och samverkan...2 11.2.1 MBL-förhandling...3 Före rekrytering...3 11:3 Analys av rekryteringsbehov... 3 11:3.1 Kravspecifikation... 3 11:4 Åtgärder innan befattningen annonseras... 5 11:4.1 Barn- och skolförvaltningens hantering... 6 11:5 Externrekrytering...8 11:5.1 Val av rekryteringskanal vid extern rekrytering... 8 11:5.2 Annonsering... 8 Under rekrytering...9 11:6 Registrering och urval... 9 11:6.1 Hantering av ansökningshandlingar... 9 11:6.2 Urvalsprocessen... 9 Urvalsprov - assessmentcenter... 10 11:7 Anställningsintervju... 10 11:7.1 Personbedömning... 12 11:7.2 Exempel på några frågeområden... 12 11:7.3 Personlighetsanalys/test... 12 11:8 Referenstagning... 13 Efter rekrytering...13 11:9 Beslut om anställning... 13 11:10 Introduktion... 14 Vem ska introduceras?... 14 Vad betyder en bra introduktion för den nyanställde:... 14 11:11 Avgångsintervju... 15 BILAGOR...16 Bilaga: Tillsättning av förvaltningschefer och biträdande förvaltningschefer... 16 Bilaga: Att tänka på vid val av rekryteringskanaler... 16 Bilaga: Rekryteringsannonser några råd... 17 Bilaga: Mer om assessmentcenter... 18 Bilaga: Tänkvärt om intervjuer... 19 Bilaga: Personbedömning... 19 Bilaga: Felkällor i bedömning... 20 Bilaga: Exempel på intervjufrågor... 21 Bilaga: Mer om personlighetstest/analys... 21 Bilaga: Exempel på frågeområden vid referenstagning... 22 Bilaga: Exempel på avgångsintervjufrågor... 22 Reviderad 2006-05-30/ph 1
11:1 Inledning Norrtälje kommun står inför stora rekryteringsbehov. Många anställda kommer att gå i pension samtidigt som andelen medborgare med stort behov av kommunal service kommer att öka. Fram till år 2008 räknar vi med ett personalrekryteringsbehov om ca 2000 personer. Rekrytering är en strategisk fråga för kommunen. Med rekrytering menar vi alla åtgärder som behövs för att förse kommunen med den kompetens vi behöver för att klara vårt uppdrag på bästa sätt. Vår rekrytering ska spegla befolkningens sammansättning i samhället. Genom att öka mångfalden i personalsammansättningen kan vi bättre ta tillvara kommunmedborgarnas varierande behov av service. Vi ska eftersträva en mångfald bland våra medarbetare avseende bl.a. ålder, kön och etnisk bakgrund. Hur vi arbetar med alla delar i rekryteringsprocessen visar utåt och inåt i organisationen hur vårt kvalitetsarbete och vår personalpolitik fungerar i praktiken. Gör vi ett bra jobb i dessa avseenden får vi ett gott rykte som arbetsgivare och därmed underlättas framtida rekrytering. Norrtälje kommun ser det som självklart att ta tillvara på sin personal och ge den möjligheter till utveckling bl.a. genom att: stimulera personalrörlighet inom kommunen stödja personal i behov av omplacering att få en ny arbetsinriktning i kommunen erbjuda deltidsanställd personal som så önskar arbete med högre sysselsättningsgrad Norrtälje kommun anställer personal i första hand och hyr endast personal vid specifika behov, t.ex. för kortare tid eller för speciella uppdrag. 11:1.1 Allmänt om riktlinjerna Riktlinjerna är den gemensamma grunden för rekrytering till alla arbeten. Utöver dessa finns länkar till speciella förhandlingskrav samt tips om hur rekryteringsprocessen kan utvecklas. Innehållsförteckningen fungerar som checklista. Punkt 11.1---11.5 är ett måste för alla som anställer. 11:2 Förhandling och samverkan Allt rekryteringsarbete ska ske i samarbete med berörd personal. Att flera personer deltar i anställningsprocessen bidrar till bättre beslutsunderlag och medför ökad delaktighet och förankring på arbetsplatsen. Formellt är det alltid arbetsgivaren som ansvarar för anställningsbeslutet. Läs de olika samverkansavtalen i personalhandboken. Reviderad 2006-05-30/ph 2
11.2.1 MBL-förhandling Vid tillsättning av chefsbefattningar krävs alltid förhandling enligt 11 MBL. Särskilda regler finns för tillsättning av förvaltningschefer och biträdande förvaltningschefer. Bilaga, Tillsättning av förvaltningschefer Tillsättning av nya medarbetare på projektanställning (för visst arbete) och provanställning ska föregås av MBL-förhandling. Undantag är provanställning om 12 månader för nyexaminerade förskollärare, fritidpedagoger (ÖLA 00) och lärare (AB 01, Bilaga M). För tillsättning av övriga befattningar räcker det med samråd i respektive arbetsplatsträff eller i personal- och arbetsmiljökommitté (se kommunens samverkansavtal). Före rekrytering 11:3 Analys av rekryteringsbehov Ledstjärna : Att rekrytera är ett tillfälle att tänka nytt! Behov av personalrekrytering uppstår genom vakans, ökande i arbetsvolym eller organisationsförändring. Förvaltningarna/respektive chef analyserar rekryteringsbehovet och vidtar lämpliga åtgärder. Analysen bör göras i samarbete med berörd arbetsgrupp och bestå av följande moment: Behöver befattningen återbesättas? Kan arbetsuppgifterna omfördelas eller göras om på annat sätt? Kan arbetsuppgifterna delas upp så att flera deltidsanställda som begärt högre sysselsättningsgrad kan få detta? Har behoven ändrats så att befattningen bör få ett nytt innehåll? Vilken kompetens saknas i arbetsgruppen eller på arbetsplatsen? 11:3.1 Kravspecifikation Kravspecifikationen utgör underlag för hela rekryteringsarbetet. Den är en målformulering, som är helt nödvändig för att uppnå ett bra resultat. Vet du vem du letar efter, har du större chans att träffa rätt! Kravspecifikationen blir styrande för: Val av sökvägar Utformning av annons eller annat material i sökprocessen Urval för anställningsintervju Uppläggning och genomförande av anställningsintervju Beslut om anställning Reviderad 2006-05-30/ph 3
Inför arbetet med kravspecifikationen är tre saker viktiga: Gör kravspecifikationen framåtriktad. Den som anställs ska vara rätt person både idag och i framtiden. Var grundlig och realistisk. Det är alltför lätt att använda en gammal arbetsbeskrivning som inte längre är aktuell. Kravspecifikationen ska inte innehålla onödiga och omotiverade villkor eller krav som utesluter individer p.g.a. kön, funktionshinder, etnicitet eller sexuell läggning. Omotiverade krav kan leda till diskriminering. Vägledning: Innehållet i kravspecifikationen bör givetvis anpassas till den aktuella anställningen. Nedanstående punkter och frågeställningar tjänar som vägledning i det arbetet. 1. Beskrivning av nuvarande arbetsuppgifter: benämning inplacering i organisationen nyckeluppgifter ansvar befogenheter 2. Hur påverkar medborgarnas krav på kommunen de aktuella arbetsuppgifterna? Kommer medborgarnas krav att ändras i framtiden och hur påverkar dessa förändringar arbetsuppgifterna? 3. Kommer framtida, interna förändringar i kommunen att påverka arbetsuppgifterna t.ex. förutsägbara organisationsförändringar, geografiska förändringar, demografiska förändringar. 4. Kompetenskrav Kunskaper: Kunskaper innebär att kunna förstå och återge, men är inte automatiskt en garanti för en motsvarande färdighet. Exempel är utbildning, branschkunskap, språkkunskaper. Färdigheter: Färdigheter handlar om att praktiskt kunna utföra ett arbete. Färdigheter kräver ofta grundläggande kunskaper och erfarenheter av att utföra praktiskt arbete. Alla färdigheter som krävs ska ha samband med arbetsuppgifterna. Personliga egenskaper: Viktigt är att kravspecifikationen enbart innehåller egenskaper som faktiskt krävs för arbetet och som vi kan värdera. Exempel på egenskaper är beslutsamhet, självkänsla, kommunikationsförmåga, empati, serviceorientering, utvecklingspotential. 5. Övriga krav på sökande som är nödvändiga för att arbetet ska kunna utföras t.ex: Geografisk rörlighet t.ex körkort. Möjlighet till flexibilitet då det gäller arbetstidens förläggning. Reviderad 2006-05-30/ph 4
Viljan att utvecklas inom organisationen och att satsa på egen utveckling. Fysiska krav t ex, inom räddningstjänsten. Krav som organisationen som helhet ställer, t.ex. kommunens / förvaltningens/enhetens värdegrund. 6. Lön och övriga anställningsvillkor, som är acceptabla med hänsyn till den lönestruktur och de anställningsvillkor, som tillämpas i organisationen. 11:4 Åtgärder innan befattningen annonseras När analysen är klar är det ett antal frågor som måste prövas i nämnd ordning, innan en extern rekrytering påbörjas. Barn och skolförvaltningen har en egen hanteringsordning, redovisas var för sig nedan efter den ordinarie hanteringsordningen. Finns det någon medarbetare som ska omplaceras eller är övertalig inom förvaltningen? Respektive förvaltning har huvudansvaret för omplaceringar. Vid behov av rekrytering ska därför i första hand utredas om någon inom den egna förvaltningen kan komma i fråga för tjänsten genom omplacering. Här avses omplacering av personliga skäl alternativt omplacering p.g.a. arbetsbrist. Finns det någon deltidsanställd personal som skriftligen begärt högre sysselsättningsgrad inom arbetsstället (enheten)? Enligt AB (Allmänna bestämmelser) ska arbetsgivaren pröva om arbetstagare som är anställd på arbetsstället och som anmält intresse ska erbjudas höjd sysselsättningsgrad. Har någon tillsvidareanställd inom förvaltningen lämnat in önskemål av byte av tjänst? En tillsvidareanställd på en enhet vill byta arbetsplats inom förvaltningen. Den anställde anmäler skriftligt sitt intresse till den chefen på den enhet den vill byta till och meddelar sin nuvarande chef att man har anmält intresse. När den tillfrågade enheten får en vakans är det upp till chef i samverkan med berört arbetslag (efter att ha prövat alla steg före detta inom 11.4), att avgöra om man vill anställa den som anmält sitt intresse eller gå vidare till nästa punkt under 11.4. (Internt eller externt) Observera att den som anmäler sitt intresse av att byta arbetsplats inte har någon arbetsrättslig eller avtalsmässig företrädesrätt. Det är upp till chefen i samverkan med arbetslaget att avgöra om det är lämpligt att ett byte sker istället för att gå ut och internexternrekrytera. (Vill den tillfrågade enheten anställa någon som anmält intresse för byte av tjänst, så görs det bytet och det är då nästa enhet som gör sin rekryteringsomgång). Reviderad 2006-05-30/ph 5
Finns det någon medarbetare som ska omplaceras eller är övertalig inom kommunen? Omplacering mellan förvaltningar hanteras av personalchefen och berörd förvaltningschef. Finns det någon företrädesberättigad enligt lagen om anställningsskydd? (LAS) Företrädesrätt till återanställning har den som: blivit uppsagd p g a arbetsbrist samt varit anställd hos arbetsgivaren (kommunen) sammanlagt minst 360 dagar under de tre senaste åren, (vid säsongsanställning, 180 dagar under de två senaste åren) och som ej kan beredas fortsatt anställning och skriftligen anmält anspråk på företrädesrätt till återanställning samt har tillräckliga kvalifikationer för anställningen Finns någon som enligt ovanstående har företrädesrätt till återanställning ska denne erbjudas anställning. Upplysningar om längsta anställning vid turordning kan hämtas endera från: Servicekontorets PA/Löneenhet Barn- och skolförvaltningens distriktskontor Utbildningsförvaltningens centrala administration 11:4.1 Barn- och skolförvaltningens hantering Finns det någon medarbetare som ska omplaceras eller är övertalig inom enheten? Enheten utreder om det finns något omplacerings- eller omflyttningsbehov p. g. a övertalighet inom enheten som ska åtgärdas innan rekrytering. Finns det någon deltidsanställd personal som skriftligen begärt högre sysselsättningsgrad inom arbetsstället (enheten)? Enligt AB (Allmänna bestämmelser) ska arbetsgivaren pröva om arbetstagare som är anställd på arbetsstället och som anmält intresse ska erbjudas höjd sysselsättningsgrad. Är det någon tillsvidareanställd inom förvaltningen som lämnat in önskemål av byte av tjänst? En tillsvidareanställd på en enhet vill byta arbetsplats inom förvaltningen. Den anställde anmäler skriftligt sitt intresse till den chefen på den enhet den vill byta till och meddelar sin nuvarande chef att man har anmält intresse. När den tillfrågade enheten får en vakans är det upp till chef i samverkan med berört arbetslag (efter att ha prövat alla steg före detta inom 11.4), att avgöra om man vill anställa den som anmält sitt intresse eller gå vidare till nästa punkt under 11.4. (Internt eller externt) Observera att den som anmäler sitt intresse för att byta arbetsplats ej har företräde utan det är upp till chefen i samverkan med arbetslaget att avgöra om det är lämpligt att ett byte sker istället för att gå ut och intern-externrekrytera. Reviderad 2006-05-30/ph 6
(Vill den tillfrågade enheten anställa någon som anmält intresse för byte av tjänst, så görs det bytet och det är då nästa enhet som gör sin rekryteringsomgång). Finns det någon medarbetare som ska omplaceras eller är övertalig inom förvaltningen? Respektive förvaltning har huvudansvaret för omplaceringar. Vid behov av rekrytering ska därför i första hand utredas om någon inom den egna förvaltningen har behov av att komma i fråga för tjänsten genom omplacering. Här avses omplacering av personliga skäl alternativt omplacering p.g.a. arbetsbrist. Finns det någon medarbetare som ska omplaceras eller är övertalig inom kommunen? Vid behov av omplacering mellan förvaltningar hanteras detta mellan personalchefen och berörda förvaltningschefer. Omfattande övertalighet Hanteras av omställningsgruppen. Kontakt tas med personalchefen. Finns det någon företrädesberättigad enligt lagen om anställningsskydd? (LAS) Företrädesrätt till återanställning har den som: blivit uppsagd p g a arbetsbrist samt varit anställd hos arbetsgivaren (kommunen) sammanlagt minst 360 dagar under de tre senaste åren, (vid säsongsanställning, 180 dagar under de två senaste åren) och som ej kan beredas fortsatt anställning och skriftligen anmält anspråk på företrädesrätt till återanställning samt har tillräckliga kvalifikationer för anställningen. Finns någon som enligt ovanstående har företrädesrätt till återanställning ska denne erbjudas anställning. Upplysningar om längsta anställning vid turordning kan hämtas från: Servicekontorets PA/Löneenhet Omsorgsförvaltningens centrala administration Barn- och skolförvaltningens distriktskontor Utbildningsförvaltningens centrala administration Se lokala avtal i personalhandboken. Reviderad 2006-05-30/ph 7
11:5 Externrekrytering Om man ej funnit lösning på rekryteringsbehovet under avsnitt 11.4 ska extern annonsering ske. Diskrimineringslagstiftningen ska beaktas. Se lagarna i Kommentus personalhandbok. Kompetenskraven får ej vara direkt eller indirekt diskriminerande. Alla lediga arbeten som ska externannonseras lägger förvaltningarna ut i Offentliga Jobb ( webbplats, som kan nås via kommunens hemsida, skapad för bl.a. kommuner) och hos arbetsförmedlingen. En ikon är upplagd i FirstClass/Platsannonser för de som administrerar annonsering men inte själva lägger ut annonserna i Offentliga Jobb. Extern annonsering handhas av respektive förvaltning. 11:5.1 Val av rekryteringskanal vid extern rekrytering Ledstjärna: Vårt goda rykte som arbetsgivare är bästa rekryteringsväg! Det är viktigt att få ett så brett rekryteringsunderlag som möjligt när man vill nyrekrytera personal. Idag använder vi oss av ett antal olika kanaler såsom kommunens hemsida, webbsidan Offentliga Jobb, arbetsförmedlingens platsbank och dagspress. Vi strävar att främja mångfald och därför ska vi som arbetsgivare använda oss av rekryteringskanaler som ger oss ett så brett underlag som möjligt. Bilaga: Att tänka på vid val av rekryteringskanaler 11:5.2 Annonsering Ledstjärna : Annonserna ska spegla våra värderingar! Syftet med en platsannons är att finna kvalificerade kandidater till den utannonserade anställningen. Annonsen är en del av kommunens marknadsföring. Det är därför viktigt att lägga stor omsorg på hur annonsen utformas. Annonsen ska innehålla uppgifter om anställningskrav, arbetsuppgifter, anställningsvillkor, kontaktpersoner för vidare upplysningar om tjänsten, fackliga representanter samt till vilken adress ansökningarna ska skickas. Vid utformningen av annonsen ska tydligt anges nödvändiga och meriterande krav för att kvalificera sig för anställningen. Dessa krav är grunden för den meritsammanställning av de sökande som utgör underlag för urval till intervju. Kraven bör inte ändras i efterhand, för att undvika tveksamheter om tillsättningen av tjänsten. Annonsen ska också innehålla vad kommunen som arbetsgivare kan erbjuda i form av förmåner. Servicekontoret kan medverka vid annonsutformandet. Bilaga, Rekryteringsannonser några råd Reviderad 2006-05-30/ph 8
Under rekrytering 11:6 Registrering och urval Ledstjärna: Dokumentera! Alla kontakter med sökande innebär en möjlighet för oss att ge ett positivt och professionellt intryck. Det är viktigt att samtliga sökande får en snabb bekräftelse på att deras ansökan har inkommit. Vår tidsplan för rekryteringsarbetet kan vara viktig information för den sökande. De som ej får anställning bör få en återkoppling till varför de ej kommit ifråga samt ett brev med tack för det intresse de visat Norrtälje kommun genom sin ansökan. (En rekommendation är att alla som har varit på intervju blir kontaktade där den sökande får personligt besked om varför de inte blev anställda.) Förvaltningarna svarar själva för urval, intervjuer, referenstagning samt slutligt urval. Servicekontoret kan vid behov medverka. Ett genomtänkt förberedelsearbete (kravspecifikation och arbetsbeskrivning) är en förutsättning för ett bra urval. Vanliga hjälpmedel vid urval är skolbetyg, tjänstgöringsbetyg, intervju och referenstagning. 11:6.1 Hantering av ansökningshandlingar Ansökningshandlingar är offentliga handlingar. Alla ansökningar ska registreras även de som kommer in via fax eller Internet. Skicka brev till samtliga sökande med bekräftelse på att ansökan mottagits samt information om tidplan för den fortsatta rekryteringsprocessen. Ansökningshandlingar som inkommit efter ansökningstidens utgång kan i undantagsfall beaktas om det finns särskilda skäl för detta. Varje gång man vill åberopa särskilda skäl ska en skriftlig motivering läggas i akten. 11:6.2 Urvalsprocessen Ledstjärna : Vi ska ständigt utveckla vår förmåga att se och värdera individuell kompetens! Urvalsprocessen kan delas in i grovsortering, intervju, referenstagning och eventuell testning. När förvaltningen har fått alla ansökningshandlingar bör en meritsammanställning göras, där de formella meriterna för de sökande framgår. Sådana meriter är t ex utbildning och yrkeserfarenhet. Gör en grovsortering av ansökningar utifrån kravspecifikation i annonsen. Sorteringen ska inte ske utifrån personlighetskraven. De sökandes personliga egenskaper bedöms i ett senare skede. De som gör grovsorteringen bör om möjligt ha olika bakgrund för att få fler perspektiv och åsikter. Gruppen kan exempelvis bestå av både män, kvinnor, yngre och äldre, svenskar och invandrare. Reviderad 2006-05-30/ph 9
Med utgångspunkt från meritsammanställningen görs en första genomgång för att välja ut de som kan bli aktuella för intervju. Sorteringen kan göras i tre grupper, 1. de som p.g.a. brist på formella meriter inte bör komma ifråga, 2. de som har antingen relevant utbildning eller yrkeserfarenhet, 3. de som har både relevant utbildning och yrkeserfarenhet för arbetet i fråga. De sistnämnda bör, om de inte är orimligt många, kallas till intervju. Grupp 2 utgör reserver om ingen i grupp 3 befinns vara lämplig. När den formella kompetensen bedöms likvärdig, ska den som ökar mångfalden på arbetsplatsen väljas för att få en ökad representation av t.ex. kvinnor/män, och funktionshindrade inom verksamheter där dessa är underrepresenterade. För att göra en helt objektiv bedömning kan en väg vara att avkodifiera ansökningshandlingarna. Detta innebär att man tar bort uppgifter om den sökandes namn, ålder, kön och etniska ursprung. På det viset får alla kandidater en likvärdig bedömning initialt. Det är lätt att sortera bort ansökningar vars svenska inte är perfekt. Många med annat modersmål behärskar talspråket bättre än skriftspråket. Koppla språkkraven till arbetsuppgifterna och värdera vilka språkfärdigheter som är nödvändiga för att klara arbetsuppgifterna. I de flesta fall går det att avhjälpa brister i svenska språket. Du kan få hjälp av Högskoleverket (www.hsv.se) att bedöma och jämföra utländsk högskoleutbildning med motsvarande svensk utbildning. Stöd i olika tekniker för gallring lämnas av servicekontoret. Urvalsprov - assessmentcenter En metod för urvalsbedömning vid rekrytering. Bilaga, Mer om assessmentcenter 11:7 Anställningsintervju Ledstjärna : Respekt för individen ska känneteckna våra intervjuer! De som har både relevant utbildning och yrkeserfarenhet bör, om de inte är orimligt många, kallas till intervju. Syftet med intervjun är följande: Att ta reda på den sökandes motiv för att söka befattningen. Att bedöma personliga egenskaper och andra förutsättningar för befattningen. Att ge information om kommunen, befattningen och utvecklingsmöjligheter. Att undersöka den sökandes förväntningar på arbetet. Att kontrollera/komplettera lämnade uppgifter. Reviderad 2006-05-30/ph 10
Att stämma av om den sökandes intresse kvarstår. Att bedöma vad den sökande kan tillföra organisationen. Förberedelser inför intervju: Bekräfta gärna den överenskomna intervjutiden och skicka med lämplig information om arbetet och organisationen samt en vägbeskrivning. Informera även om vilka som den sökande kommer att träffa under intervjun. Förbered intervjun genom att fundera på vilka frågor som behöver ställas för att kunna göra en bedömning om den sökande uppfyller de ställda kraven.(se bilaga) Klargör rollfördelningen mellan dem som medverkar i intervjun. Se till att alla har en tydlig roll. Bilaga, Tänkvärt om intervjuer Reviderad 2006-05-30/ph 11
11:7.1 Personbedömning Personbedömning är ett av de svåraste momenten i rekryteringsarbetet. Det är svårt att vara objektiv när det gäller att bedöma kandidater. Genom att vara observant på de begränsningar som finns hos oss själva i mötet med andra människor kan vi minimera felkällorna i processen. En bedömning bör göras av varje sökande i anslutning till intervjun. Intervjuerna bör ha samma struktur för att underlätta jämförelse kandidaterna emellan. Bilaga, Personbedömning Bilaga, Felkällor i bedömning Tänk på att många kandidater med utländsk bakgrund pratar mycket bra svenska men har viss brytning. Många arbetsgivare tar detta som att vederbörande inte behärskar svenska språket. Det finns då en risk att intervjuaren ställer alldeles för enkla frågor. Detta minskar hans/hennes chanser att få en rättvis bedömning. Intervjun är en situation där den sökande kan känna sig utsatt. 11:7.2 Exempel på några frågeområden Grunden för all personbedömning är en bra intervjumetodik (utbildningar i intervjumetodik anordnas av servicekontoret). Intervjufrågorna i bilagan kan användas som stöd. Man bör ha samma grundfrågor till alla sökanden så att svaren kan jämföras, frågorna bör utgå från kravspecifikationen. Servicekontoret kan vara behjälplig när det gäller genomförande av intervjuer. Bilaga, exempel på intervjufrågor 11:7.3 Personlighetsanalys/test Personligheten har stor betydelse för hur en person klarar av arbetet. Personlighetsanalys/test kan ibland vara ett hjälpmedel. Norrtälje kommun använder sig idag av Thomasanalysen. Det finns ett inriktningsbeslut på att använda detta vid chefstillsättningar. Analysen kan användas även vid andra tillsättningar. Bilaga, Mer om personlighetsanalys/test Reviderad 2006-05-30/ph 12
11:8 Referenstagning Att ta referenser innebär att ta kontakt med nuvarande eller tidigare arbetsgivare för att få kompletterande information om de sökande. Referenstagning har tre syften: 1. Att kontrollera att de uppgifter man hittills har om de sökande är korrekta. 2. Att få ytterligare information om arbetsuppgifter i den tidigare anställningen. 3. Att få en bedömning av hur de sökande fungerar i sitt tidigare arbeten. Referenstagning bör hanteras enligt följande: 1. Ta alltid referenser, även om de sökande arbetar eller har arbetat i kommunen. 2. Kontakta bara referenter som du och de sökande har kommit överens om. 3. Om arbetslivserfarenhet saknas eller om det finns luckor i meritförteckningen kontakta andra tänkbara referenter såsom lärare, föreningsliv m.m. 4. Kolla att referenten står för sina referenser. 5. Dokumentera noggrant. 6. Ta bara referenser på slutkandidaterna för arbetet. 7. Meddela den sökande innan referenstagning börjar. Bilaga, Exempel på några frågeområden vid referenstagning Efter rekrytering 11:9 Beslut om anställning Beslut om anställning fattas av den som har rätt att anställa enligt gällande delegationsordning. Så fort kandidaten har tackat ja till erbjuden anställning ska arbetsgivaren utfärda ett skriftligt anställningsavtal. Mallar finns på First Class under "Personal". Anställningsavtalet ska finnas i minst två undertecknade exemplar, där arbetsgivaren och den anställde får var sitt. En kopia av avtalet tillställes berörd arbetstagarorganisation. I de fall nämnd eller styrelse fattat anställningsbeslutet gäller protokollet som skriftligt anställningsbeslut, dock måste ett anställningsavtal upprättas. De som har varit på anställningsintervju men inte erbjudits arbete bör kontaktas personligen och få ett besked om varför de inte fått tjänsten. Övriga sökande underrättas per brev och får samtidigt betyg och intyg i retur.. Reviderad 2006-05-30/ph 13
11:10 Introduktion Introduktion är en viktig framgångsfaktor för att en rekrytering ska anses framgångsrik. Vem ska introduceras? Alla som börjar på ett nytt arbete, även timvikarier, omplacerade och befordrade. Vad betyder en bra introduktion för den nyanställde: 1. Känna sig välkommen 2. Förkorta "osäkerhetstiden" - d.v.s.: lära känna sina arbetskamrater, få kunskap om arbetsplatsens "kultur", få fackkunskap för att gradvis växa in i och känna sig säker i arbetsuppgifterna, få kunskap om kommunens/förvaltningens mål, organisation och policys. Tänk på att: en bra introduktion kräver förberedelser! Utveckla därför introduktionspärmen så att den passar för arbetsgruppen det underlättar med egna checklistor för olika yrkesgrupper inom enheten och förkortade versioner för t.ex. tim- och sommarvikarier. alla har ansvar för att introduktionen för den nya medarbetaren ska bli bra, huvudansvaret har chefen! En bra introduktion ökar sannolikheten att kommunen får en lojal och nöjd medarbetare. En bra introduktion kommer stegvis, Introduktion är som en förälskelse, första tiden orkar man bara ha ögon för den närmaste, efter en tid kan man ta in familjen och sist kommer tjocka släkten. Förberedelser Förbered alla arbetskamrater på att (och när) den nyanställde ska börja och berätta sådant om den nya medarbetaren så att en positiv nyfikenhet väcks Utse en fadder och berätta för alla om vad det innebär (d.v.s. att vara den som slussar in den nyanställde i arbetsuppgifterna och i arbetsgemenskapen) Utveckla checklistan så att den passar för den nyanställde. Ge den nyanställde chans att "gå dubbelt" och gradvis växa in i sina nya arbetsuppgifter Gör i ordning alla praktiska detaljer, t. ex ordna personalskåp, namnskylt etc. Om den nyanställde ska ha ett eget arbetsrum ska rummet vara städat och förberett, t.ex. telefon och ev. dator ska vara inkopplad - Köp gärna en blomma! Ett kommungemensamt introduktionsprogram har utarbetats och kommer att äga rum två gånger om året. För mer information om tidpunkt kontakta PA/Lön på Servicekontoret. Se även Bilaga, Barn- och skolförvaltningens introduktions år mentorskap Reviderad 2006-05-30/ph 14
11:11 Avgångsintervju Ledstjärna : Alla uppföljningar ökar kvalitén i vår rekryteringsprocess! Att ta reda på varför folk slutar är lika viktigt som att ställa frågan om varför de en gång började. Informationen om hur den som slutar ser på exempelvis organisationen, ledarskapet och arbetsmiljön är värdefull. Därför rekommenderar kommunen att avgångsintervjuer genomförs. Det som är intressant att ta reda på under avgångsintervjun är bland annat vad som har varit bra och vad som har varit mindre bra under anställningstiden. Frågorna kan t ex handla om ledarskap, arbetsuppgifter, lön, kompetensutveckling och arbetskamrater. Många medarbetare som slutar sin anställning känner en viss lojalitet mot sin gamla arbetsgivare och står också i beroendeställning till sin chef. Det kan handla om att man vill ha ett omdömesbetyg från arbetsplatsen eller att man en dag kan bli aktuell för anställning hos samma arbetsgivare. De vill inte framställas i dålig dager. Det är därför viktigt att poängtera för personen att ärligheten i samtalet inte påverkar arbetsgivarens omdöme om personen. Det kan vara bra att en annan person än den närmaste chefen håller avgångsintervjun. Man kan också komplettera avgångsintervjuer med årliga enkätundersökningar som garanterar anonymiteten. PA/Löneenheten på servicekontoret kan ge råd och stöd vid avgångsintervjuerna. Vid avgångsintervjun kan det förutom de mer allmängiltiga frågorna om vad som varit bra och dåligt i organisationen även vara lämpligt att mer specifikt ställa frågor relaterade till organisationens förmåga att ta tillvara mångfalden. Bilaga, Exempel på avgångsintervjufrågor Reviderad 2006-05-30/ph 15
BILAGOR Bilaga: Tillsättning av förvaltningschefer och biträdande förvaltningschefer Huvudansvaret för tillsättning av förvaltningschefer och biträdande förvaltningschefer ligger på kommunstyrelsen. Vid uppkommen vakans sker samråd mellan kommunstyrelsen och berörd nämnd. Ledningskontoret upprättar en kravprofil för anställningen, och påbörjar därefter rekryteringsarbetet genom intern och extern annonsering. Ledningskontoret utformar annons i samråd med berörd nämnd. Vid rekrytering av förvaltningschefer gör Ledningskontoret en första bedömning av de sökande, upprättar en formell meritsammanställning, samt rekommenderar vilka av de sökande som nämnden bör intervjua. Nämnd/styrelse i samråd med Ledningskontoret ansvarar för att intervjuer och referenstagning genomförs tillsammans med berörda fackliga företrädare. Nämnden framlägger därefter motiverade förslag på den eller de kandidater som i en andra intervjuomgång ska träffa kommunstyrelsen. Efter att förhandling skett enligt MBL 11, ska kommunstyrelsen fatta beslut om vem som ska anställas. Förhandlingsdelegationen ansvarar för att överenskommelse om anställnings- och lönevillkor träffas med den tillträdande förvaltningschefen. Bilaga: Att tänka på vid val av rekryteringskanaler - annonsera i press som når invandrare, funktionshindrade. - arbeta aktivt med högskolor och andra utbildningsanordnare. - riktade sökkanaler t ex invandrarföreningar, rekryteringsmässor o d y l. - Spontana ansökningar som vidarebefordras till berörd förvaltning. - Kontakta fritidsboende / nyinflyttade. - Se även Offentliga Jobb arbetssökande, där arbetssökande har lagt in sin meritförteckning. Reviderad 2006-05-30/ph 16
Bilaga: Rekryteringsannonser några råd Vad vill du att dina läsare ska veta (information om företaget, hur kravprofilen är) känna (trivsam miljö, man kan påverka arbetet) och göra (söka tjänsten) när de tagit del av annonsen? Vilken är målgruppen? Vill man särskilt rikta sig till vissa grupper ska det också synas i ord och/eller bild. Ha med formuleringar som uppmanar personer med annan etnisk bakgrund att söka till Norrtälje kommun. Norrtälje kommun vill ta tillvara de kvaliteter som en jämn könsfördelning samt en etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Rubrik och bild är viktiga. De är det första man ser. Använd ett enkelt språk som de flesta förstår. Undvik innespråk och engelska trendord. (Space manager, portföljanalytiker, Rospigg) Ange tydligt vilken formell kompetens som är ett absolut krav och vilken kompetens som är meriterande. Ange om språkkunskaper och erfarenhet av eller kunskaper om förhållandena i vissa länder är meriterande. Undvik innehållslösa värderingar. Tala om vad arbetet innebär i stället och låt den sökande avgöra om hans/hennes personliga egenskaper passar för arbetet i fråga. Undvik yrkesbeteckningar med tydlig maskulin och feminin form. (glad, ung tjej stark man ) Glöm inte mervärdet! Annonsen läses av många och fungerar som en informativ skvallerspegel. Framhåll kommunens/förvaltningens/enhetens värderingar vid rekryteringen i annonsen. Det är lättare att ge en person med rätt värderingar kompletterande fackutbildning än att få en specialist att byta attityd! Tänk på risken att vara hemmablind. Man glömmer vissa saker som man tycker är självklara. Låt därför några olika människor läsa annonsen innan den publiceras. Annonsen ska ge information om Norrtälje kommun som levnadsort och arbetsgivare på ett säljande sätt. Kontaktpersonen som anges i annonsen ska vara tillgänglig. Reviderad 2006-05-30/ph 17
Bilaga: Mer om assessmentcenter Assessment är ett engelskt ord och betyder bedömning, analys och utvärdering och den svenska översättningen är urvalsseminarium. Metoden assessment kan användas för urvalsbedömning av individer vid rekrytering. Metoden består av flera delmoment, till exempel personlighetstester/analyser, intervju och simuleringsövningar. Simuleringsövningarna är uppbyggda för att likna den verkliga arbetssituationen så mycket som möjligt. På det viset kan man iaktta hur kandidaterna beter sig i olika situationer och få en uppfattning om personerna i fråga har de egenskaper som tjänsten kräver. En annan fördel är att man får till stånd ett systematiskt bedömningsförfarande i och med att alla kandidater deltar i samma moment som ligger till grund för urvalsarbetet. Simuleringsövningar som ingår i en assessmentcenter är till exempel presentation av ett ämne inför en grupp människor eller problemlösning av strategisk karaktär. Bedömningen sker av en panel, oftast bestående av chefer inom organisationen, som både kan organisationens värderingar och är skickliga på personbedömning. Bedömarna har till uppgift att betygsätta kandidaterna utifrån de olika beteenden som man har för avsikt att värdera genom simuleringsövningarna. Man värderar på en skala från ett till fyra där en etta är lägst och en fyra är högst. Varje bedömare fyller i en bedömningsmall för sig själv för att inte låta sig påverkas av övriga kollegor. Bedömningspanelen samlas för att gemensamt diskutera och komma fram till en slutgiltig rekommendation. Assessmentövningen avslutas med att deltagarna får återkoppling av undersökningsledaren. Lokal anpassning Det är fullt möjligt att enbart välja någon av ovanstående övningar beroende på kravprofilen av tjänsten. Den kan med andra ord anpassas till de behov som varje förvaltning har. Man kan exempelvis välja att enbart fokusera simulationsövningar och intervjuer. PA/Löneenheten kan vara behjälplig med att ordna assessmentövningar. Reviderad 2006-05-30/ph 18
Bilaga: Tänkvärt om intervjuer För att göra ett så bra jobb som möjligt med själva intervjun är det viktigt att tänka på några saker: Avsätt tillräckligt med tid för intervjun gärna två timmar inklusive eventuell testning. De som intervjuar ska ha utbildning i rekrytering. Servicekontoret kommer att erbjuda utbildning i rekryteringsfrågor till självkostnadspris. Kallelse till intervju ska ske i god tid med information om hur intervjun kommer att gå till, vilka som deltar och om eventuell testning kommer att bli aktuellt. Fokusera på kravprofilen. Skapa en positiv stämning. Ett tips kan vara att exempelvis bjuda på något ätbart. Var engagerad under hela intervjun. Att titta på klockan, eller titta ut genom fönstret kan uppfattas som att man är oengagerad. Ställ öppna (se exempel) frågor så att man får igång en dialog med den sökande. Diskutera kommunens/förvaltningens/enhetens värdegrund med den sökande och försök att ta reda på hans inställning till dessa föresatser. Vid detta möte kommer man lämpligen överens med den sökande om vilka referenser som ska tas och när det är aktuellt. Förbered intervjun genom att fundera på vilka frågor som behövs ställas för att kunna göra en bedömning om den sökande uppfyller de ställda kraven (se checklista). Klargör rollfördelningen mellan dem som medverkar i intervjun. Se till att alla har en tydlig roll. Minnesanteckningar görs under eller strax efter intervjun. Tänk på hur många som ska medverka och kontinuiteten vid intervjuerna. Bilaga: Personbedömning Om flera deltar i intervjun bör varje deltagare notera de egna intrycken, värdera informationen och sammanfatta resultatet var för sig så att man inte blir färgad av varandra. Efter det kan det vara bra att i gruppen föra ett resonemang om varje kandidat där var och en redogör för sina intryck. Avsätt tid för detta mellan intervjuerna, annars riskera ni att glömma bort hur ni upplevde personen i fråga. Många studier har visat att det finns ett antal olika fallgropar vid personbedömning. Vi kan få större träffsäkerhet i vårt arbete om vi är uppmärksamma på nedanstående felkällor. Reviderad 2006-05-30/ph 19
Bilaga: Felkällor i bedömning Hörsägen Om man på förhand får information om den man ska intervjua, påverkas man av detta även om det är en kort beskrivning. Hela vårt sätt att tala med och behandla personen påverkas omedvetet av förhandsinformationen och det kan leda till att personen påverkas av vårt beteende under intervjun och vår uppfattning bekräftas. vad var det jag sa. Haloeffekten (Första intrycket styr) Om man i början på intervjun hittar något positivt hos personen tenderar man att tro att personen är bra i andra avseenden också. Motsatsen gäller också, d.v.s. om man från början får ett negativt intryck av kandidaten tenderar man att leta fel hos personen i andra avseenden också. Överföring Om vi känner igen drag hos den person vi möter som påminner oss om någon som har haft stor betydelse i vårt liv, föräldrar, syskon mm, tenderar man att tillskriva personen samma egenskaper. Stereotyper och fördomar Om man kategoriserar människor och delar in dem i grupper och tillskriver hela gruppen vissa positiva eller negativa egenskaper blir bedömningen ofta generaliserande. Det finns då risk att bedömningen baserar sig på förutfattade meningar om gruppen och personen i fråga ofrivilligt representerar hela gruppen. Den enskildes personliga lämplighet och kvalifikationer tenderar i detta fall att få en underordnad betydelse i bedömningsprocessen. Över-/ undervärdering Om man är för snäll eller för sträng i sin bedömning riskerar man att man konsekvent över- eller undervärdera personen. Centraliseringsfel Om man letar likheter istället för olikheter mellan personer är risken stor att man ger alla medelvärdesomdömen. Vår egen bakgrund, attityd och erfarenheter påverkar bedömningen under intervjun. Fundera på hur och varför du reagerar på t ex: - Slappt handslag - Person som inte ser dig i ögonen - Piercad i ansiktet - Kraftigt överviktig - Bär sjal eller annan huvudbonad du ej är van vid - Bär keps som han / hon inte tar av sig - Tatuerad på delar av kroppen som syns - Står eller sitter väldigt nära när ni träffas Reviderad 2006-05-30/ph 20
Bilaga: Exempel på intervjufrågor Berätta lite om dig själv? Hur vill du beskriva dig själv som person? Hur reagerar du på stress? Vad betyder samarbete för dig? (ingen är emot samarbete. Det går därför inte att fråga om man ser positivt på samarbete) Vad betyder lyhördhet för dig? Hur brukar du agera när du arbetar självständigt? Vilka situationer brukar vara jobbiga för dig? I vilka situationer brukar du komma till din rätt? Hur blev du intresserad av att söka dig till vår enhet/kommun? Man kan berätta om en situation ur verkligheten för att få en uppfattning om hur intervjupersonen resonerar? Man kan berätta om arbetslagets sammansättning. Hur ser du på arbetslagets sammansättning av kompetens och personligheter? Vad tror du att du kan tillföra oss som arbetsplats? Hur tror du att dina meriter passar in på den sökta befattningen? Hur skulle du utveckla arbetet om du fick fria händer? Alla vill utvecklas på jobbet? Vad betyder utveckling för dig? Vad har du för framtidsplaner om några år? Bilaga: Mer om personlighetstest/analys De flesta som används är av självskattningstyp. Resultaten från dessa har sina begränsningar och bör ses som ett underlag för ett fortsatt samtal med den sökande och inte mer. Den sökande har alltid rätt att få feedback om testresultatet. Sökanden ska garanteras att analys/testresultatet inte används i andra sammanhang utan samtycke. Resultatet är färskvara och ska alltid behandlas som sådant. Resultatet ska förvaras i låst utrymme så att bara testanvändaren har tillgång till materialet. Det är av största vikt att resultatet gallras omedelbart enligt upprättad gallringsplan. Det finns olika uppfattningar om i hur stor utsträckning man ska använda sig av personlighetstester/analyser vid rekrytering och urval. Vissa tillmäter personlighetstesterna större betydelse än det är befogat, andra har svårt för sådana tester/analyser. Den allmänna uppfattningen inom rekryterarkåren är att man ska använda testet/analysen som ett komplement i rekryteringsarbetet. Testanvändarens/handläggarens kunskaper är av stor betydelse för att göra en korrekt analys av testet. För att få behörighet att använda analysen/testet ska man genomgå leverantörens utbildning och få nödvändiga kunskaper i testmetodik vilket säkerställer god kvalité. Det finns certifierad personal bland annat på PA/lön som kan vara behjälplig vid användning av Thomasanalysen. Reviderad 2006-05-30/ph 21
Bilaga: Exempel på frågeområden vid referenstagning Beskriv vad det är för tjänst som NN har sökt. Fråga om hur sökanden uppfyller de krav som finns i annonsens kravprofil. 1. Vad hade NN för tjänst? 2. Placering i organisationen? 3. Hur var kulturen på arbetsplatsen? 4. Hur länge var NN anställd? 5. Varför slutade NN? 6. Vilken relation hade du till NN? 7. Hur vill du beskriva NN som person? 8. Hur reagerade NN i stressiga situationer? 9. Hur var NN på att samarbeta? 10. Skulle du vilja återanställa/arbeta med vederbörande? Ovanstående frågor är exempel och varje referenstagning bör anpassas till den enskilda situationen. Man ska ställa frågor om samma egenskaper som man har gjort under intervjun. Därför kan ovanstående lista kompletteras med andra frågor. Bilaga: Exempel på avgångsintervjufrågor Underlag för avgångsintervju (avslutningssamtal) Att tänka på inför avgångsintervjun: Tala om syftet med samtalet Vad är anledningen till att Du har valt att byta arbete Hur har Du trivts med Ditt arbete hos oss Vad har varit bra Vad har varit mindre bra Hur fungerade din introduktion när Du började här Hur har Du trivts med Dina arbetskamrater? Hur har Du trivts med Din chef? Hur har Du trivts med Dina arbetsuppgifter? Har arbetet motsvarat Dina förväntningar? Vad tycker Du vi bör förändra för att vi kan bli bättre arbetsgivare? Hur har Dina möjligheter varit att utvecklas på arbetsplatsen? Finns det någonting som vi kunde ha gjort för att få Dig att överväga att stanna kvar hos oss? Kan Du tänka Dig att komma tillbaka till Norrtälje kommun i framtiden? Reviderad 2006-05-30/ph 22