I Kulturkontakt Nords resultatrapport

I Kulturkontakt Nords resultatrapport 1.1 Institusjonens formål og nordiske nytte Kulturkontakt Nord er et organ underlagt Nordisk Ministerråd og lokalisert til øya Sveaborg utenfor Helsingfors. Året 2009 var tredje driftsår for Nordisk ministerråds (NMR) kunst- og kulturprogram, Det nordiske mobilitetsprogrammet for kultur som dette året ble utvidet til også å omfatte de tre baltiske stater, og for Kulturkontakt Nord (KKN). Kulturkontakt Nords hovedoppgaver er å administrere de to nevnte programmer og informere om dem. Det er inngått en mål- og resultatkontrakt mellom NMR og KKN for perioden 15.09.2008 31.12.2010. Kontrakten ble godkjent av Kulturkontakt Nords styre 15.08.2008 og av embetsmannskomiteen for nordisk kulturelt samarbeid 15.09.2008. Kulturkontakt Nord er et administrativt organ som ikke selv initierer prosjekter og/eller aktiviteter. Prosjektene som får støtte fra programmene KKN administrerer, er alle initiert av søkerne. I løpet av 2009 mottok Kulturkontakt Nord 1415 søknader om støtte fra programmene. Det er en økning på 54 prosent i forhold til 2008, da det tilsvarende tallet var 916. Samlet budsjett for de to programmene var i 2009 4.265.521 euro. Med utgangspunkt i programmenes økonomiske muligheter, er det en glede å se hvor mange prosjekter som får støtte og ikke minst den store variasjon i aktiviteter som de representerer. Nordisk ministerråd gjennomførte i 2009 en justeringsprosess for å samle erfaringer med og synspunkter på programmene. Dette munnet ut i noen endringer som iverksettes i 2010. Kulturkontakt Nord ser det som viktig å bruke teknologi på en rasjonell måte. Utviklingen av det elektroniske saksbehandlingssystemet fortsatte i 2009. I april relanserte KKN sitt nettsted www.kulturkontaktnord.org som så ble videreutviklet gjennom resten av året. Samtidig ble Kulturportalen introdusert som en egen seksjon på nettstedet. Elektronisk publisering gjør det mulig å spre informasjon om endringer i programmene raskt, på flere språk og til lave kostnader. Dette reduserer mengden av informasjon trykket på papir, noe som igjen er gunstig for miljøet. Denne årsrapporten tar utgangspunkt i mål- og resultatkontrakten mellom Nordisk ministerråd og Kulturkontakt Nord. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 4!

1.2 Institusjonens funksjoner 1.2.1 Administrasjon av programmene To rådgivere ved Kulturkontakt Nord er dedikert til arbeid med programmene og koordinerer også de sakkyndiges virksomhet. Søknader om støtte fra programmene mottas kun elektronisk, noe som reduserer saksbehandlingskostnader og -tid. Saksbehandlingssystemet Siden mai 2007 har Kulturkontakt Nord brukt et database- og saksbehandlingssystem som er utviklet i samarbeid mellom KKN og det finske selskapet Mederra Oy. Systemet dekker alle faser i prosessen fra innskriving av søknader via saksbehandling og til utbetaling og rapportering. Systemet er todelt, med en brukerrettet og en administrativ side. I den brukerrettede delen skriver søkerne inn sine søknader. Denne delen inneholder blant annet elektroniske søknadsskjemaer til alle de seks modulene i programmene, der søkerne legger inn informasjon om sine prosjekter og seg selv. Informasjonen danner også grunnlag for de statistikker som utarbeides av Kulturkontakt Nord. Den administrative delen av systemet brukes av rådgiverne og de sakkyndige i saksbehandlingen. Søknadsskjemaene er i to språkversjoner, svensk og engelsk. Fra og med august 2008 har KKN tatt imot søknader på åtte språk: Dansk, svensk, norsk, engelsk, finsk, islandsk, færøysk og grønlandsk. De finske, islandske, grønlandske og færøyske søknadene oversettes til engelsk. I 2009 ble saksbehandlingssystemet derfor endret slik at det er mulig å bla i både den originale søknaden og oversettelsen i samme skjermbilde, noe som forenkler oversetternes arbeid. I 2009 ble det også gjort endringer for å forbedre mulighetene til å hente ut statistikk fra systemet. Det er videre arbeidet med å forenkle og forbedre søknadsskjemaene. Også forlengelsen av programmene ut over deres opprinnelige varighet har krevd justeringer. Endringer i systemet gjøres på bakkgrunn av tilbakemeldinger fra brukere: Søkerne, de sakkyndige og KKNs personale. 1.2.2 Informasjon, rådgivning og service Informasjon er en av Kulturkontakt Nords hovedoppgaver. Arbeidet gjøres med utgangspunkt i en kommunikasjonsstrategi og en årlig kommunikasjonsplan. Kommunikasjonsstrategien legger vekt på å utvikle verktøy som gjør KKN i stand til å kommunisere effektivt i hele regionen, gjøre de relativt nye programmene bedre kjent og presentere dem for et bredt publikum på en brukervennlig måte. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 5!

Det er arbeidet med utvikling av alle kommunikasjonsverktøy i 2009. Resultatene sees i form av flere søknader til programmene, flere abonnenter på nyhetsbrevet og ved flere brukere og flere sidevisninger på websiden. Rådgiverne mottok og besvarte gjennom året pr. telefon og e-post et stort antall spørsmål om programmene. IP-telefoni brukes ved endel møter for å minimere kostnadene. Direkte overføring via Kulturkontakt Nords nettsted (streaming) ble brukt under Nordisk Kulturforum i Berlin, for å spre forumets innhold til så mange som mulig og til lavest mulig kostnad. Informasjonsmøter og rådgivning Kulturkontakt Nord har som mål å gjøre programmene mer synlige og den nordiske kulturfinansieringen bedre kjent i hele regionen. Det er også et mål å være nær målgruppene og så langt det er mulig gi personlig rådgivning til søkerne, noe som ikke minst er viktig fordi programmene fremdeles er forholdsvis nye. I 2009 ble det derfor holdt en rekke informasjonsmøter om programmene i hele regionen. De fleste informasjonsmøtene arrangeres i samarbeid med en lokal partner som bistår med å invitere relevante målgrupper i lokalmiljøet. På noen av informasjonsmøtene presenteres også andre finansieringskilder enn de programmer som administreres av Kulturkontakt Nord, for best mulig å imøtekomme deltagernes behov. Eksempelvis har kommunale, fylkeskommunale og EU-ordninger vært presentert samtidig med de nordiske programmene. Kulturkontakt Nord deltok også med en informasjonsstand under Nordisk Råds sesjon i Stockholm i oktober 2009. Lansering i de baltiske landene Det utvidede nordisk-baltiske mobilitetsprogrammet for kultur ble lansert i februar 2009. Til sammen 380 personer deltok under lanseringene i Riga, Tallinn og Vilnius. Baltiske medier rapporterte om det nye programmet, og også nordiske medier omtalte det. Lansering i Riga 5 februar 2009. Foto: Annika Söderlund KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 6!

Kulturkontakt Nord har i løpet av 2009 deltatt i 19 informasjonsmøter i 11 land/selvstyrende områder. Det samlede antall tilhørere på møtene var ca. 1146. Møtene fordeler seg slik: Land, sted Dato Arrangement Antall tilhørere Norge, Kirkenes 29.1 Barents spektakel 30 Litauen, Vilnius 3.2 Mobilitetsprogram, lansering 100 Estland, Tallinn 4.2 Mobilitetsprogram, lansering 130 Latvia, Riga 5.2 Mobilitetsprogram, lansering 150 Island, Reykjavik 16.2 KKN, informasjonsmøte 140 Finland, Ivalo 3.3 Informasjonsmøte 4 Danmark, København 6.3 Nordisk Kulturfond seminar 70 Finland, Helsingfors 16.3 Nordisk Kulturfond seminar 30 Norge, Tromsø 27.3 Barents Kult seminar 50 Grønland, Nuuk 16.4 KKN, informasjonsmøte 25 Finland, Vasa 6.5 KKN/EU, informasjonsmøte 17 Sverige, Stockholm 14.5 KKN/EU, informasjonsmøte 100 Oslo, Norge 19.8 Happy Nordic Music Days 110 Færøyene, Torshavn 24.8 KKN/KF, informasjonsmøte 20 Åland, Mariehamn 22.9 KKN/Svensk kulturfond, infomøte 35 Norge, Svolvær 23.10 KKN, informasjonsmøte 24 Norge, Bergen 29.10 KKN, informasjonsmøte 36 Norge, Karasjok 6.11 KKN, informasjonsmøte 5 Sverige,Umeå 1.12 Nordisk infokontor 70 Sum 1146 I tillegg har våre samarbeidspartnere, Nordens hus og institutter og Nordisk ministerråds kontorer i Estland, Latvia og Litauen arrangert 23 informasjonsmøter med til sammen 1035 tilhørere. Møtene fordeler seg slik: Land Antall møter Antall steder Antall tilhørere Latvia 3 2 270 Island 3 2 220 Åland 2 2 70 Estland 6 6 200 Litauen 3 2 130 Færøyene 2 2 60 Grønland 4 4 85 Sum 23 20 1035 I sum betyr dette at 2181 personer har fått en innføring i Det nordisk-baltiske mobilitetsprogrammet for kultur og Nordisk ministerråds kunst- og kulturprogram. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 7!

Nettstedet Kulturkontakt Nord relanserte sitt nettsted www.kulturkontaktnord.org i april 2009. Målet var å bygge en brukervennlig side med relevant informasjon som er enkel å finne og enkel å forstå. Ved slutten av året hadde nettstedet 707 sider, de fleste i fire språkversjoner. Ved relanseringen ble det føyet til flere nye elementer på nettstedet. Et av dem er showcases, der tekst, foto og video presenterer prosjekter som har fått støtte fra programmene, og som dermed viser de konkrete resultatene programmene fører frem til. Nettstedet fikk også en egen seksjon med informasjon om kunstnerresidenser i Norden og Baltikum, til sammen 20 steder. Nyhetsspalten er hovedelementet på nettstedet. Der publiseres fortløpende nyheter om nordisk kultursamarbeid, om programmene og de nordiske kulturprisene. I løpet av 2009 ble det publisert til sammen 37 nyheter. Nettstedet er også inngang til de elektroniske søknadsskjemaene som er utgangspunktet for å søke støtte fra programmene. Både antall brukere og sidevisninger ble i 2009 fordoblet i forhold til året før i forhold til 2008. I løpet av 2009 hadde nettstedet 40 430 individuelle brukere og 75 900 sidevisninger. Kulturkontakt Nord har i samarbeid med Nordisk kulturfond begynt utvikling av Kulturportalen som en felles plattform for presentasjon av institusjonenes oppgaver og resultater. Samtidig skal den hjelpe interesserte til å finne nøkkelinformasjon om det nordiske kultursamarbeidet. Videre arbeid med Kulturportalen avklares med Ministerrådet og Nordisk Kulturfond. Kulturkontakt Nords nye nettsted Nettstedet www.kulturkontaktnord.org er delt i tre seksjoner: 1. Presentasjon av Kulturkontakt Nord. 2. Presentasjon av programmene. 3. Presentasjon av andre kulturaktører i regionen. Forsiden er en oppslagstavle for all aktuell informasjon. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 8!

Nyhetsbrev Kulturkontakt Nords nyhetsbrev formidler aktuell informasjon til forskjellige målgrupper som kunstnere og kulturarbeidere, organisasjoner, institusjoner, foreninger, forvaltningsorganer, embetsmenn og beslutningstagere. Nyhetsbrevet bringer informasjon om programmene, nordisk kultursamarbeid, de nordiske prisene og presentasjoner (showcases) av prosjekter som har fått støtte gjennom programmene. De som ønsker mer informasjon enn nyhetsbrevet gir, kan følge lenkene til de fullstendige tekstene på KKNs nettsted. Kulturkontakt Nord publiserte 11 nyhetsbrev i løpet av 2009. Ved årets utgang hadde nyhetsbrevet 6405 abonnenter, vel 13 prosent flere enn ved utgangen av 2008. Informasjonsmateriell Kulturkontakt Nord bruker elektronisk informasjon i utstrakt grad, og det meste av den informasjonen som produseres blir publisert på nettstedet. I tillegg publiserte KKN sommeren 2009 en brosjyre om programmene som er distribuert på informasjonsmøter og andre evenementer. Brosjyren ble publisert i to versjoner: Én om mobilitetsprogrammet rettet mot de baltiske statene og én om begge programmene beregnet på de nordiske land og selvstyreområdene. Fordi begge ble trykket på flere språk, ble brosjyren totalt trykket i 14 forskjellige versjoner. Det er også produsert en Power Point-presentasjon som Kulturkontakt Nord og samarbeidspartnerne Nordens hus, institutter og NMRs kontorer i Estland, Latvia og Litauen bruker på sine informasjonsmøter. Nordens hus og institutter og NMRs kontorer i de baltiske land Samarbeidet med kulturkontaktene ved Nordens hus på Island og Færøyene, Nordens institutter på Åland og Grønland og Nordisk Ministerråds kontorer i Estland, Latvia og Litauen er en viktig del av Kulturkontakt Nords kommunikasjonsvirksomhet. Samarbeidspartnerne holder kunst- og kulturmiljøene i sine områder informert om programmene gjennom informasjonsmøter, nyhetsbrev og personlig rådgivning. Nettverket har i 2009 møttes to ganger for å diskutere arbeidsmetoder og samarbeidsformer. Nifin deltok i ett av møtene. Informasjon til de samiske områder Kulturkontakt Nord fikk i 2009 en øremerket bevilgning til informasjon og rådgivning overfor samiske kulturaktører. I den forbindelse ble det avholdt møte med Samerådet, og med Barentssekretariatet, Pikene på Broen og Festspillene i Nord-Norge. Det ble også KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 9!

holdt informasjonsmøte om programmene i forbindelse med Barents Spektakel i Kirkenes, og på et seminar i regi av Barents Kult i Tromsø. I samarbeid med Samisk Kunstnerforbund og Nordnorske Bildende Kunstnere ble det holdt informasjonsmøter i Karasjok og Svolvær. Samiske kunstnere/kulturaktører ble invitert til Nordisk Kulturforum som Kulturkontakt Nord arrangerte i Berlin i november. Informasjonsbrosjyren som KKN publiserte sommeren 2009 ble også utgitt i en nordsamisk versjon. Nordisk Kulturforum i Berlin På oppdrag av Nordisk ministerråd og i samarbeid med Röhsska museet i Göteborg og de nordiske ambassadene i Berlin arrangerte Kulturkontakt Nord Nordisk Kulturforum i Berlin i dagene 23.-24. november 2009. Temaet var Presentasjon av kultur fra Norden ute i verden. Arrangementet fant sted i det fellesnordiske ambassadekomplekset i Berlin. Programmet var sammensatt av bl.a. forelesninger, presentasjoner og rundebordsdiskusjoner mellom deltagerne. Programmet inneholdt også en presentasjon av Nordisk ministerråds prosjekt Ny Nordisk Mat. Forumet inngikk i diskusjonen om Nordens rolle i en globalisert verden om dialogen mellom Norden og verden forøvrig. Omkring 100 personer deltok i kulturforumet. For å åpne for at også andre enn deltagerne skulle kunne følge kulturforumet, ble store deler av programmet overført (streamet) direkte via KKNs nettside www.kulturkontaktnord.org og 340 personer benytet seg av muligheten til å følge kulturforumet på denne måten. Kulturforumets program, video av de streamede programpostene og annet materiale er å finne på nettsiden, slik at det har et liv også etter at arrangementet er avsluttet. Fotos: Eija Mäkivuoti KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 10!

1.2.3 Profilering av det nordiske kultursamarbeidet i Norden og internasjonalt Kulturkontakt Nord informerer om og profilerer det nordiske kultursamarbeidet via sine websider og sitt nyhetsbrev. Kulturportalen er her en mulighet til å nå ytterligere ut. Informasjonen på Kulturportalen publiseres på de nordiske språk og på engelsk. Kulturkontakt Nords direktør har med flere foredrag og med deltakelse i diskusjoner bidratt til å gjøre det nordiske samarbeidet og programmene synlige både i nordisk og europeisk sammenheng. Kulturkontakt Nords personale har i løpet av året også deltatt i de øvrige arrangementene i serien Nordisk kulturforum og andre seminarer. 1.3 Mål for virksomheten i kontraktsperioden 2008-2010 Kulturkontakt Nords hovedoppgaver er å administrere Nordiska ministerråds kunst- og kulturprogram og Det nordisk-baltiske mobilitetesprogrammet og å informere om disse. Kulturkontakt Nord skal skjøtte alle nødvendige administrative funksjoner slik at programmene kan administreres og utvikles i overensstemmelse med Ministerråds retningslinjer og i tråd med prinsippet om armlengdesavstand. KKN forvalter progammene, har ansvar for kommunikasjon med sakkyndiggruppene og skal sørge for transparens i alle faser av arbeidet. Kulturkontakt Nord skal i henhold til kontrakten med Nordiska ministerråd kontinuerlig evaluere og videreutvikle alle administrative rutiner knyttet til programmene. Kulturkontakt Nord skal også føre relevant statistikk i forbindelse med programmene. Saksbehandlingssystemet er under kontinuerlig utvikling og justeres fortløpende slik at det harmonerer med programmenes behov og fokus. I forbindelse med at de baltiske statene i 2009 gikk med i Mobilitetsprogrammet på like for med de nordiske land og selvstyreområder, har Kulturkontakt Nord gjennom året lagt vekt på å utvikle samarbeidet med Nordiska ministerråds kontorer i Estland, Latvia og Litauen. 1.3.1 Utvikling av programmenes administrasjon i 2009 De største endringene i administrasjonen av programmene i 2009 var knyttet til språk og språkbruk. Særlig gjelder dette Mobilitetsprogrammet, som følge av utvidelsen til Baltikum. De tre baltiske statene deltar nå med tre sakkyndige i programmmet, som bruker engelsk i sin behandling av søknadene. Endringene i administrasjonen ev Kunst- og kulturprogrammet begrenset seg i 2009 til mindre tilpasninger i saksbehandlingssystemet. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 11!

1.3.2 Forberedelser til administrasjon av programendringer i 2010 Embetsmannskomiteen for nordisk kulturelt samarbeid (EK-K) utnevnte i 2009 en justeringsgruppe som skulle vurdere og foreslå endringer i programmene basert på de erfaringer man så langt har gjort med dem. Gruppen møttes med flere involverte parter, og justeringene var også tema på Nordisk Kulturforum på Island og Færøyene. Kulturkontakt Nords rolle i prosessen var begrenset. Prosessen munnet ut i endringer som blir iverksatt i første halvdel av 2010. De nordiske kulturministrene bestemte på sitt møte i oktober 2009 å forlenge begge programmene med to år ut over det som tidligere var bestemt, slik at de løper også i årene 2010 og 2011. 1.4 Ledelse og administrasjon Kulturkontakt Nord er en ung institusjon og arbeider fortsatt med etablering av rutiner og systemer. Å delta i etablering og oppbygging av en institusjon stiller høye krav til de ansatte. Prosjektarbeid på flere områder krever fleksibilitet og evne til kontinuerlig å tilegne seg ny kunnskap. Kulturkontakt Nord fikk etter etableringen tilleggskontrakt med Noridsk ministerråd for å utvikle IT- og sakabehandlingssystemer tilpasset institusjonens behov. I forbindelse med kontrakten har to personer vært prosjektansatt i 2009. Deres kontrakter utløper i slutten av februar 2010. 1.4.1 Ansvarsfordelning mellom Nordisk ministerråd, styret og de sakkyndige Samarbeidet mellom Nordisk ministerråd, Kulturkontakt Nord og de sakkyndige begynner å finne sin form. Hvert program har sin rådgiver ved Kulturkontakt Nord, og det er disse to som hovedsakelig tar seg av kommunikasjon og arbeid med de sakkyndige. Dette gir armlengdesavstand i saksbehandlingen. To rådgivere ved Nordisk ministerråds sekretariat i København har hatt ansvar for kontakten med Kulturkontakt Nord fra institusjonen ble opprettet. Begge sluttet i 2009, og nye medarbeidere har overtatt deres oppgaver. 1.4.2 Styrets arbeid Styret har hatt fire møter i 2009. Kristian Berg ble oppnevnt som ny styreleder i mai 2009. Han ba seg fritatt for vervet mot slutten av året. Nestleder Pia Rothberg-Olofsson overtok som styreleder og Steinar Lien (N) kom inn som fast representant. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 12!

1.4.3 Kulturkontakt Nords lokaler Kulturkontakt Nord har kontorer på Sveaborg utenfor Helsingfors. Lokalene leies av Sveaborgs forvaltningsnevnd i henhold til kontrakt datert 10. juni 2009. Plasseringen byr på flere utfordringer. Kulturkontakt Nord baserer i stor grad virksomheten på elektroniske verktøy, noe som krever stabil og pålitelig internettforbindelse. Nettorbindelsen og telefonforbindelsen på Sveaborg er dessverre upålitelige. I tillegg kommer at mobiltelefonforbindelsen inne i KKNs lokaler er dårlig. 1.4.4 Flytting av kunstsamlig og bibliotek Da Kulturkontakt Nord flyttet inn i lokalene på Sveaborg, inneholdt de en kunstsamling bestående av ca. 650 verker fra de nå nedlagte institujonene som tidligere disponerte lokalene. Nordisk ministerråd har besluttet å dele samlingen, slik at noe plasseres i Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, mens noen arbeider med tilknytning til Sveaborg er donert til Sveaborgs forvaltningsnevnd og forblir på øya. Da Kulturkontakt Nord overtok lokalene, inneholdt de også ca. 160 hyllemeter arkivmateriale fra Nordisk kunstsenter, Nifca og Sleipnir, og 20 kubikkmeter flyttekasser med arkiver fra de nedlagte institusjonene NordScen, Nomus og Nordbok. Etter avtale mellom NMR og det danske Rigsarkivet og det finske Centralarkivet för bildkonst er materialet nå overført til disse.nifcas bibliotek er ifølge avtale mellom NMR og Åbo konstmuseum overlatt til museet. 1.5 Personal- og organisasjonsutvikling Personalet i 2009 fremgår av nedenstående tabell. To personer er engasjert for å arbeide med kommunikasjon på prosjektbasis, rådgiver Atle Syvertsen (NO) og studentmedarbeider Johanna Minkinen (FI). Annu Kevarinmäki, som tidligere har vært engasjert som vikar, er nå ansatt på nordisk kontrakt. En person har sagt opp og en har permisjon for å arbeide med et prosjekt i det finske undervisningsdepartementet. Kulturkontakt Nords ledelse er fornøyd med med personalets sammensetning med hensyn til alder, språkkunnskaper og erfaring fra tidligere arbeidsoppgaver. Fordelingen hva angår kjønn og nasjonalitet kunne ha vært bedre. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 13!

Personalet har i 2009 bestått av følgende personer: Navn Nasjonalitet Anstettelsestid Bergljót Jónsdóttir IS 01.04.07 - Eija Mäkivuoti FI 01.08.07 Vava Lunabba 1) FI 15.10.07 - Jonas Lång FI 01.12.07 - Steffen Ørsted DK 01.01.08 Annika Söderlund FI 07.01.08 Ann-Magritt Bekink 2) NO 15.02.08 20.01.09 Mira Banerjee FI 01.08.08 Annu Kevarinmäki FI 01.10.08 Antonia Ramsay 3) FI 01.05.09 Atle Syvertsen 4) NO 22.06.09 Johanna Minkkinen 5) FI 01.10.09-1) 2) 3) 4) 5) Permisjon fra og med mars 2009 Svangerskapspermisjon fra og med oktober 2008. Vikarierer for Vava Lunabba Prosjektmedarbeider innen kommunikasjon Studentmedarbeider KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 14!

MEDARBEIDERE Årsverk Totalt Administrasjon Kvinner (K) Menn Antall (M) 7,93 1 5,63 2,30 10 NORDISK PROFIL (Kjønnsfordeling og antall medarbeidere pr. nasjon) DK FIN IS NOR SVE Selvstyrende Andre Områder K M K M K M K M K M K M K M 1 6 1 1 1 ALDERSFORDELING OG AVTALEVILKÅR Antall medarbeidere 20-30 år 31-40 år 41-50 år 51-60 år 61 + år Totalt K M K M K M K M K M K M Nordiske vilkår 1 1 1 1 1 4 1 Fast ansatte Projektmedarbeidere 1 2 1 1 3 2 Medarbeidere totalt 2 3 1 1 2 1 7 3 REKRUTTERING/ AVSLUTNING AV ARBEIDSFORHOLD Antall sluttet i rapporteringsåret Antall begynt i rapporteringsåret Kvinner Menn Totalt Kvinner Menn Totalt 1 1 2 1 3 Er det vanskelig å rekruttere nye medarbeidere? Det er relativt enkelt å rekruttere kompetent personale i Finland, men vanskeligere å rekruttere fra de andre nordiske landene. I hvilken grad får institusjonen søknader fra søkere utenfor domisillandet? I 2009 ble det rekruttert en prosjektmedarbeider i kommunikasjon. Kulturkontakt Nord fikk 84 søknader, hvorav 48 kom fra personer utenfor domisillandet. 54 personer søkte vikariatet som assistent for ledelsen, i praksis var samtlige fra Finland. SYKEFRAVÆR Hvor stort sykefravær i % (medarbeideres fravær p.g.a. egen sykdom) har institusjonen? År Kvinner Menn Totalt 2009 5,5 4,9 5,3 2008 6 4 5,5 2007 2 0 2 Hvordan oppfattes sykefraværet? Sykefraværet er innenfor hva som må ansees som normalt. Sykefraværet i 2009 avspeiler blant annet influensaepidemien om høsten. Institusjonens lave antall medarbeidere gjør at enkeltmedarbeideres sykefravær gir kraftig utslag i statistikken. Hva gjør institusjonen for å begrense sykefraværet? KKN har i 2009 tilbudt medarbeiderne kultur- og mosjonssedler. Medarbeiderne oppfordres til å bli hjemme når de er syke og ikke møte på jobb igjen før de er helt friske. PERSONALPOLITIKK KKN utarbeidet i 2008 en personalhandbok som inneholder en personalpolitisk plan. I tillegg legges det stor vekt på transparens og teamarbeid. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 15!

1.6 Resymé Kulturkontakt Nord (KKN) er et organ underlagt Nordisk Ministerråd og lokalisert til øya Sveaborg utenfor Helsingfors. Året 2009 var tredje driftsår for Nordisk ministerråds kunst- og kulturprogram, Det nordiske mobilitetsprogrammet for kultur som dette året ble utvidet til også å omfatte de tre baltiske stater, og for KKN. KKNs hovedoppgaver er å administrere de to programmene, informere målgruppene om dem og gjøre dem bedre kjent i hele regionen. Det er også et mål å være nær målgruppene og så langt det er mulig gi personlig rådgivning til søkerne, noe som er viktig fordi programmene fremdeles er forholdsvis nye. Kulturkontakt Nord ser det som viktig å bruke teknologi på en rasjonell måte. Det er også holdt et betydelig antall informasjonsmøter med potensielle brukere av programmene. Utviklingen av det elektroniske saksbehandlingssystemet fortsatte i 2009. I april relanserte KKN sitt nettsted www.kulturkontaktnord.org som så ble videreutviklet gjennom resten av året. Samtidig ble Kulturportalen introdusert som en egen seksjon på nettstedet. I løpet av 2009 mottok KKN 1415 søknader om støtte fra de to programmene. Det er en økning på 54 prosent i forhold til 2008. Antall abonnenter på KKNs nyhetsbrev steg med 13 prosent til 6405. Trafikken på institusjonens nettsted var i 2009 dobbelt så stor som året før, både i antall individuelle brukere og i antall sidevisninger. KULTURKONTAKT NORDS RESULTATRAPPORT 2009 16!

II Programrapport 2.1 Introduktion till programmen Programmen består av följande moduler: Mobilitetsprogrammet, budget 1 863 123 euro mobilitetsstöd med fyra ansökningsomgångar per år stöd till nätverk med tre ansökningsomgångar per år; två för kortvariga nätverk och en för långvariga nätverk stöd till residenscentra, ansökningsomgång vart tredje år. År 2009 arrangerades en särskilt ansökningsrunda för baltiska residens. Konst- och kulturprogrammet, budget 2 240 398 euro kompetensutveckling, kritik och kunskapsförmedling med två ansökningsomgångar per år produktionsinriktad verksamhet och förmedling med två ansökningsomgångar per år År 2009 arrangerades totalt 12 ansökningsomgångar. Kulturkontakt Nord fick år 2009 ta emot totalt 1 415 ansökningar varav 400 beviljades bidrag. Ansökningarnas totala belopp var 16 261 610 euro. Det totala beviljade beloppet utgjorde 3 323 780 euro. För information om programmens kriterier och bedömning se www.kulturkontaktnord.org. 2009 var det tredje året för de två kulturprogrammen och det andra året programmen pågick hela året. 2.2 Kulturkontakt Nords sammanfattning Under år 2009 har programmen justerats. Man har både blickat bakåt och också sett på systemet internt på minister-, ämbetsmanna- och administrationsnivå. Alla de som varit involverade i det nordiska kultursamarbetet har också deltagit i justeringsprocessen och i diskussionen om vilka kriterier och prioriteringar man har inom systemet. De treåriga ramprogrammen för konst- och kultur samt mobilitet infördes år 2007. 2009 utgjorde det sista året under den första treårsperioden. Arbetet som gjorts under denna period skall därför evalueras och programmen justeras. Samtidigt som justeringsprocessen pågått har de sakkunniga arbetat konsekvent enligt de kriterier som formulerades då programmen etablerades. PROGRAMRAPPORT 2009 18

Sakkunniggruppen inom Konst- och kulturprogrammet har varit oförändrad sedan 2007 och gruppen har behandlat ansökningarna utan strukturella förändringar inom programmet. De viktigaste riktlinjerna, som tas i beaktande vid utdelning av bidrag och som också styrt prioriteringen av ansökningarna, är programmets kriterier. Mobilitetsprogrammet genomgick en större förändring under år 2009. I februari kom de baltiska länderna Estland, Lettland och Litauen med i programmet. Detta innebar att sakkunniggruppen utökades med tre nya medlemmar. Grupperna omfördelades och samma villkor gäller härefter för de nordiska och baltiska sökandena. De omfattande förändringarna medförde att de sakkunniga inom Mobilitetsprogrammet fortsätter i ytterligare en tvåårsperiod och att programmet i övrigt fortsätter oförändrat under 2010-2011. Gemensamt för de båda programmen är att antalet ansökningar från de nordiska, baltiska samt övriga länder ökat under år 2009. Antalet ansökningar ökade från 916 ansökningar år 2008 till 1415 ansökningar år 2009. Detta är en ökning med 54 procent. Det har visat sig att antalet ansökningar ökat markant varje år sedan 2007. Under 2009 skedde detta främst på grund av att de baltiska länderna kom med i Mobilitetsprogrammet. I Mobilitetsprogrammet ökade antalet ansökningar från 606 år 2008 till 1 020 år 2009. En ökning med 68 procent. Men också inom Konst- och kulturprogrammet har antalet ansökningar ökat från 310 år 2008 till 395 år 2009, vilket är en ökning med 27 procent. 2.3 Sakkunniga De sakkunniga utnämndes av Nordiska ministerrådet i november 2006 för en period på tre år, 2007-2009. År 2009 kom de baltiska länderna med i Mobilitetsprogrammet som jämlika partners med de nordiska länderna och självstyrande områdena. Programmet bytte namn till Nordisk-baltiska mobilitetsprogrammet för kultur. Det fick även tre nya sakkunniga: Audronis Imbrasas (Litauen), Kaarel Oja (Estland) och Astrida Rogule (Lettland). Sakkunniggruppen för mobilitets- och nätverksmodulen delades i två så att mobilitetsmodulen fick sex (6) sakkunniga och nätverksmodulen fyra (4) sakkunniga. Residensmodulen fick fyra (4) sakkunniga. Konst- och kulturprogrammets sakkunniggrupp fortsatte sin verksamhet i sin ursprungliga sammansättning från år 2007. Sakkunniggruppen för mobilitetsmodulen Águst Gudmundsson (ordförande) Andras Mortensen Maria Frej Velaug Bollingmo Jessie Kleemann Audronis Imbrasas Island Färöarna Danmark Norge Grönland Litauen PROGRAMRAPPORT 2009 19

Möten 2009 16.2 Programinformationsmöte (ordf. Águst Gudmundsson), Reykjavik, Island 24-25.2 NMR:s introduktionsmöte samt gruppmöte, Köpenhamn, Danmark 17.4 Nordiska rådets hearing (ordf. Águst Gudmundsson), Köpenhamn, Danmark 21.4 Kulturforum om tillpassning och justering av den nya strukturen för det nordiska kultursamarbetet (ordf. Águst Gudmundsson), Reykjavik, Island 24.4 Gruppmöte, Vilnius, Litauen 18.5 Möte om justerings- och tillpassningsprocessen (ordf. Águst Gudmundsson), Köpenhamn, Danmark 11-12.6 KreaNord möte (ordf. Águst Gudmundsson), Reykjavik, Island 26-27.8 Kulturforum (ordf. Águst Gudmundsson, Jessie Kleemann, Andras Mortensen), Torshavn, Färöarna 16.10 Gruppmöte, Rom, Italien Sakkunniggruppen för nätverksmodulen Virve Sutinen (ordförande) Katarina Gäddnäs Magnus Gustafsson Astrida Rogule Finland Åland Sverige Lettland Möten 2009 19.1 Informationsmöte om ändringar i programmet (ordf. Virve Sutinen), Sveaborg, Finland 9.3 Årsrapporteringsmöte (ordf. Virve Sutinen) på Nordiska ministerrådets sekretariat, Köpenhamn, Danmark 24-25.2 NMR:s introduktionsmöte samt gruppmöte, Köpenhamn, Danmark 15.6 Gruppmöte, Riga, Lettland 21-22.10 Gruppmöte, Stockholm, Sverige PROGRAMRAPPORT 2009 20