Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Torsdagen den 6 oktober 2016 kl. 19.00 21.00 Plats Vita villan, Skrävsta Gård Närvarande Sonny Hellberg, ordförande Kerstin Karlsson, vice ordförande Mats Andersson, ledamot Mischa Johansson, ledamot och sekreterare Bettina Krausbauer, ledamot (fr.o.m. punkt 16097 a)) Maria Månsson, 2:a suppleant Linda Holmqvist, verksamhetschef, adjungerad Frånvarande Ulrica Sundin, ledamot Anna Ullman, ledamot Sofia Lynghaug, BRUS-representant Therese Kristensen, 1:a suppleant Susanne Irme, 3:e suppleant Lars Osswald, 4:e suppleant Ulrica Goike Brattberg, 5:e suppleant Mikaela Gustafsson, 6:e suppleant Linnea Widstrand, BRUS-suppleant 16092 Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat. 16093 Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes. 16094 Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Mats till justeringsperson. 16095 Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 8 september gicks igenom och lades till handlingarna. 16096 Skrivelser Erbjudande från Lena Karlsson på bokförlaget Trinambai Förlaget erbjuder bl.a. föreningsböcker och olika former av föredrag och utbildningar. Styrelsen beslutar att lämna erbjudandet utan åtgärd. 1
16097 Rapporter a) TK Bettina rapporterade: Sedan senaste styrelsemötet har en Pay & Jump och fälttävlan arrangerats. Båda har löpt på bra, dock med något färre startande vid fälttävlan än normalt. Evenemangsrapport saknas ännu från fälttävlan. Funktionärer saknas inför helgens dressyrtävlingar. Många börjar ha uppfyllt sina timmar vilket kan vara en orsak. TK kommer att ha nästa möte under oktober. Fortsatt arbete med planering av tävlingsterminen samt budget. Protokoll från augustimötet kommer att distribueras till styrelsen. b) BRUS Linda rapporterade: BRUS har hållit möte och arrangerat bl.a. bullbak tillsammans med Stallfritids. I ett utskick från Botkyrka kommun om nya bidragsregler informeras bl.a. om formen Unga leder unga. Kan BRUS vara aktuella? Linda tar upp detta med Ulrica. c) Verksamhetsrapport Linda rapporterade: Grupper/elever Fyllnadsgraden är fortsatt god. Under höstlovet kommer vi att arrangera en blåbärshoppning och en blåbärsdressyr. Dessutom kommer Pontus Westergren att ha hoppning för Talangsatsningen. Förbundet kommer att förlägga en ungdomsdag hos oss. Ungdomar från Stockholms samtliga ridskolor är inbjudna. Personal Personalen kommer att åka på en julbordskryssning 10-11 december. Linda kommer att gå en tredagars arbetsmiljöutbildning i februari 2017. Kursen är särskilt framtagen för hästnäringen och bekostas delvis av Afa. Vi har av Folksam blivit beviljade ett stipendium för ledarutveckling. Sabina och Sofi nominerades och kommer att delta i en ledarskapskurs Folksam Ledarcamp på Gotland. 2
Hästar/ponnyer Aida, Hassi, Randia och Boroka går nu en lektion om dagen var. Carina och Paddy är två nya som slussas in. De går en lektion om dagen men är på prov. Flingan och Rosa har blivit sparkade men är under igångsättning. Bettan som också har blivit sparkad måste tillbaka till klinik. Dessauer ska operera en tand den 14 oktober. Pinnen växlar mellan ponny- och hästlektioner. Lady May kommer att bytas in. Banjo fick besöka klinik pga. hög feber men är nu pigg och åter med i lektionsverksamheten. Kortisonbehandlingen på Bahir har nu avslutats och han är på väg in i lektionsverksamheten igen. Symfonie ska sättas igång efter sin hälta. Jurand är halt och ska undersökas. Under julen kommer utbudet av julkurser att begränsas. Vi kommer att köra två ponnyoch två hästkurser. Detta för att alla hästar ska få vila ut ordentligt. Anläggningen Myrby har besökt oss och bytt ut två låga spiltväggar mot två höga, lagat Bettans spiltvägg och gjort diverse justeringar av lås och beslag. Vi har beställt en ny harv till Lilla ridhuset. Den gamla kommer fortsatt att kunna användas på utebanor. Staketet vid utebanan är riktat och reparerat och vi har jämnat ut underlaget. Stallfritids Stallfritids har haft bullbak och skötarkurser arrangeras på söndagar. Bemanning i cafeterian Vi har under senaste tiden haft problem med bemanningen av cafeterian. Det är många som helt sonika har uteblivit och detta sker såväl inom häst- som ponnygrupper och är inte specifikt för nya elever utan även gamla som är väl medvetna om hur det fungerar. Det verkar också råda en allmän missuppfattning att cafeteriagruppen skulle vara anställd för att driva cafeterian. Det har kommit in flera förslag. Någon har föreslagit att bötesbelopp ska utgå om man missar sin tid. Någon annan föreslår att t.ex. sista lektionen i terminen ska frysa inne för de som inte deltar vid cafeterian. Cafeterian sköts helt ideellt och är viktig för vår verksamhet. Överskottet under ett år motsvarar t.ex. inköp av en Jurand och en Uno. Den tilldelade tiden är personlig och om man inte kan delta måste man själv hitta en ersättare, detta är inget som cafeteriagruppen ombesörjer. 3
Glömda tillfällen kan med fördel jobbas igen vid höstens tävlingstillfällen då mycket personal behövs. Styrelsen beslutar att i första hand informera omkring detta via våra kanaler och utser Mischa. Om beteende fortsätter kan styrelsen behöva utvärdera möjligheterna till sanktioner. d) Ekonomi Linda har distribuerat september månads resultat. Vi har kommit i kapp och ligger f.n. något över budget trots att såväl veterinär- som underhållskostnaderna har dragit i väg hittills i år. En genomgång av veterinärkostnaderna visar att ungefär hälften, ca 250 000 kronor, är en följd av rena olyckshändelser, dvs. sådant som inte har kunnat förutses eller förebyggas. Sju individer har genomgått dyra utredningar och behandlingar och av dessa har vi ändå tvingats ta bort tre. Av resterande del härrör 25 000 kronor vaccinationer och avmaskningar, dvs. löpande åtgärder. Avlivning av en häst kostar 6 500 kronor och vi har i år tagit bort två som kostar. Fr.o.m. 1 maj ingår avlivning i vår försäkring. Utredningarna av Nixe och Puma kostade 18 000 kronor var. e) Verkställande utskott (VU) f) IT-utskott (ITU) g) Säkerhetsutskott (SU) h) Personalutskott (PU) i) Övriga rapporter 16098 Jubileumsåret 2017 Linda rapporterade: Gruppen arbetar med inbjudan till jubileumsmiddagen. En Facebookgrupp som ska arbeta med jubileumsshowen har bildats. Sponsorgruppen har skissat på ett brev till lokala företagare där vi efterfrågar medel. 4
Texten behöver bearbetas ytterligare och lämpliga bilder tillföras. I dagsläget finns 60-tal adresser men fler kommer att tas fram. Några inom BRUS kommer att ringa uppföljningssamtal. Mats kommer att ta fram en guide för dem. Mischa skapar en mailgrupp, jubileum@brs.nu. Bettina, Kerstin, Mats och Linda ska få dessa mail. 16099 Överlåtelse av ridlektioner mellan elever Personalen har under våren och hösten observerat att det ofta kommer nya ryttare som ersättare för andra, vilket bl.a. gör att det blir oro i grupperna. Det är svårt för instruktörerna att hålla den linje de har med sin planering. Fördelningen av hästarna påverkas också negativt då ersättaren många gånger inte kan ha samma häst som ordinarie ryttare tilldelats (p.g.a. hästens viktbegränsning, ryttarens kunskapsnivå etc.). Vår målsättning är att hålla en hög kvalitet på våra lektioner och kunna ge elever och hästar bästa tänkbara utbildning, vilket försvåras vid de konstanta ändringarna av grupperna. Flera elever har klagat över detta. Då det förekommer att lektioner praktiskt taget skänks bort tyder det på att det inte är ekonomin som är viktig vid försäljning. Personalen föreslår att möjligheten till försäljning av lektioner kraftigt begränsas och endast tillåts efter särskild överenskommelse och med t.ex. långvarig sjukdom som grund. Styrelsen beslutar att omarbeta policyn och ridabonnemanget med hänsyn till begränsning av försäljning av lektioner enligt ovan och uppdrar åt Mischa att arbeta fram förslag till nya lydelser. Ändringen ska gälla fr.o.m. vårterminen 2017 vilket betyder att de nya reglerna behöver godkännas vid november månads styrelsemöte. Vidare ska vi på hemsidan och Facebook påminna om innehållet i ridabonnemanget. Maria formulerar en text och delger styrelsen för synpunkter. 16100 Botkyrka kommun Sonny rapporterade: Det har framkommit ett medborgarförslag om att skapa en hästgård med ridhus i norra Botkyrka. Det finns en investeringsplan som är godkänd av Kultur- och fritidsnämnden för ridanläggningen på Skrävsta. Man föreslår investeringar på 67 040 000 kronor i syfte bl.a. byte av övre marklager i hagar, tillförsel av dränering, byte av fönster och dörrar i stallbyggnad, målning av Stora ridhuset, skapa flera rasthagar, översyn av gödselhantering, asfaltering av tillfartsväg och utökning av parkering. Investeringsplanen ska godkännas av kommunfullmäktige innan den träder i kraft. Förra måndagen deltog Sonny vid Tekniska nämndens möte där tekniska förvaltningschefen Åsa Engwall skulle informera om problemen kring underhållet av vår anläggning mm. Åsa hänvisade till vårt hyresavtal som beskriver ansvarsfördelning och strök under BRS ansvar samt påtalade att Tekniska nämnden inte är bidragsgivare samt att parterna ska sköta sina respektive åtaganden enligt avtalet. Sammanfattningen i protokollet visar att kunskapsnivån omkring avtalet och efterlevnaden från kommunens sida är obefintlig. Den tekniska förvaltningen har en handlingsplan för att öka förutsättningarna för att nå budgetbalans vilket torde betyda att förvaltningen ska och försöker dra ner så mycket som möjligt. Åsa ska enligt mail ha tagit upp frågorna med Kultur- och fritidsförvaltningen. Sonny har 5
kontaktat Pernilla Hellman som inte kände igen detta. Sonny har med anledning av Tekniska nämndens undermåliga kunskap/information skrivit ihop ett brev. Han utgår från Åsa Engwalls information om gällande hyresavtal och beskriver ridsporten i Botkyrka, pekar på vikten av att det blir en översyn av vårt hyresavtal, åldrande lokaler och anläggning med krav på underhållsbesiktning, planerade åtgärder efter åsknedslaget för några år sedan, tillsyn av hyresobjektet, planerad elrevision enligt byggmötesprotokoll från juni 2015, påbörjade och ej avslutade åtgärder mm. Styrelsen beslutar att uppdra åt Sonny att distribuera brevet till berörda inom kommunen. 16101 Övriga frågor Inga övriga frågor. 16102 Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan (se bilaga 1) gicks igenom och uppdaterades. 16103 Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet. 16104 Nästa möte Nästa möte hålls tisdagen den 8 november. 16105 Avslutning Mötet förklarades avslutat 20:54. Skrävsta 2016-10-06 Mischa Johansson Sonny Hellberg Mats Andersson Sekreterare Ordförande Justeringsperson 6