Medicinska fakulteten, Lunds universitet 2004 KOMMUNIKATIONSPLAN för Medicinska fakulteten vid Lunds universitet för perioden 1 jan 2004-31 dec 2004
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING... 4 1.1 VARFÖR EN KOMMUNIKATIONSPLAN?... 4 1.2 DEFINITIONER OCH AVGRÄNSINGAR... 5 2 VISION OCH PROFILERINGSSTRATEGI... 7 3 INTERN KOMMUNIKATION... 8 3.1 MÅLSÄTTNINGAR... 8 3.2 KOMMUNIKATIONSINSATSER... 8 3.2.1 ETABLERA KANALER FÖR ATT NÅ REGION SKÅNE-ANSTÄLLDA... 8 3.2.2 ETABLERA KANALER FÖR INFORMATION TILL OCH FRÅN DEKANUS OCH FAKULTETSLEDNING... 8 3.2.3 E-POSTLISTOR... 9 3.2.4 FORMALISERAD MÖTESSTRUKTUR... 9 3.2.5 SKAPA NÄTVERK AV VIDAREINFORMATÖRER... 9 3.2.6 STARTA EN INTERN FAKULTETSTIDNING... 9 3.2.7 RÅDGIVNING OCH STÖD TILL INTERNA EVENEMANG... 10 4 EXTERN KOMMUNIKATION... 11 4.1 MÅLSÄTTNINGAR... 11 4.2 KOMMUNIKATIONSINSATSER... 11 4.2.1 DEFINIERA ANSVARSFÖRDELNING I FÖRHÅLLANDE TILL LU:S INFORMATIONSENHET... 11 4.2.2 SKAPANDE OCH UNDERHÅLL AV NÄTVERK... 11 4.2.3 FUNDRAISING... 12 4.2.4 ALUMNI (& FAKULTETENS VÄNNER)... 12 4.2.5 PRESENTATIONSMATERIAL... 12 4.2.6 FAKULTETSERKÄNNANDEN... 13 4.2.7 DEFINIERING AV TJÄNSTER FAKULTETENS INFORMATIONSAVDELNING KAN ERBJUDA FAKULTETENS ANSTÄLLDA... 13 4.2.8 UTVECKLING AV MEDIASTRATEGISKA VERKTYG... 13 4.2.9 ANNONSERING... 14 4.2.10 MÄSSOR... 14 4.2.11 EXTERN FAKULTETSTIDNING... 14 4.2.12 GEMENSAM E-POSTDOMÄN... 15 5 FAKULTETENS HEMSIDA... 16 2
5.1 MÅLSÄTTNING... 16 5.2 INSATSER... 16 5.2.1 PUBLICERINGSVERKTYG... 16 5.2.2 IDENTIFIERING AV PUBLICISTNÄTVERK... 16 5.2.3 SKAPANDE AV ENGELSKA SIDOR... 16 5.2.4 GENOMGÅNG AV UNDERSIDOR... 16 5.2.5 SKAPANDE AV INTRANÄT... 17 5.2.6 ANVÄNDARTESTER... 17 5.2.7 ERBJUDANDE OM APPLICERING AV VÅR HEMSIDEMALL... 17 5.2.8 SKAPANDE AV INFORMATIONS- OCH BILDBANK... 17 5.2.9 KONTINUERLIG UPPDATERING AV INNEHÅLL... 17 5.2.10 SUPPORTFUNKTION... 17 5.2.11 TEKNISK ANPASSNING... 17 5.2.12 UTBILDNINGSDATABASEN... 18 5.2.13 UPPDATERING AV KONTAKTINFORMATION... 18 5.2.14 ETABLERA KVALITETSSÄKRINGSSYSTEM... 18 3
1 Inledning I den strategiska planen för Medicinska fakulteten vid Lunds universitet (LU) som sträcker sig över perioden 2001-2005 fastslås att en fakultetssatsning på information och kommunikation är av stor strategisk betydelse för fakulteten. Målsättningen, enligt fakultetens strategiplan, är Att etablera effektiva strukturer för vetenskaplig informationsservice, intern kommunikation och extern informationsspridning.. 1 Vidare står det att läsa i fakultetens strategiplan: Omfattande och goda externa kontakter för att sprida information om aktuell medicinsk forskning är av stor strategisk betydelse för fakulteten. Snabb kommunikation och effektivt informationsutbyte med sjukvården och näringslivet är av central betydelse för fakultetens framtida möjligheter till rekrytering, finansiering och forskningsutveckling. Fakulteten bör också genom aktiv informationsspridning till allmänheten, skolan, politiker och andra beslutsfattare bidra till att öka intresset för medicinsk forskning och utbildning. För att detta ska kunna ske på ett effektivt sätt måste fakulteten kunna ge fakultetens forskare ett professionellt stöd i informationsfrågor. God intern information är av vital betydelse för hur olika frågor och beslut bearbetas, förankras och implementeras i fakulteten. Den interna informationsstrukturen bör ses över så att moderna informations- och kommunikationstekniker utnyttjas på ett optimalt sätt. Målsättningen är att åstadkomma tydliga, ändamålsenliga kanaler som ger delaktighet och insyn, men som också minskar risken att verksamheten dränks i ett ostrukturerat informationsflöde. 2 Som ett led i denna satsning rekryterades i februari 2003 en informationschef till medicinska fakulteten med uppgift att bygga upp en organisationsstruktur för intern och extern kommunikation, vara signalförstärkare in till/ut från fakultetsledningen, ansvara för fakultetens budskap och spridningen av dessa samt stödja kommunikationsprocessen. 1.1 Varför en kommunikationsplan? För att kunna göra en strukturerad satsning på en informations- och kommunikationsverksamhet behövs en tydligt formulerad strategi med handlingsplan. 1 Strategiplan för medicinska fakulteten vid Lunds universitet under tiden 2001-2005 återfinns på fakultetens hemsida: http://www.medfak.lu.se under om fakulteten 2 ibid 4
Två huvudsakliga syften ligger till grund för upprättandet av en kommunikationsplan för medicinska fakulteten vid Lunds universitet: - att göra fakultetens informations- och kommunikationsverksamhet transparent - att fungera som vägledande arbetsredskap för fakultetens informationsavdelning i dess verksamhet och prioriteringar Handlingsplanen definierar målsättningar för intern och extern kommunikation och informationsspridning samt åtgärder för att uppnå målsättningarna. Målsättningarna har formulerats utifrån fakultetens strategiplan. För att kartlägga de behov som finns inom fakulteten och formulera lämpligt åtgärdsprogram utifrån behoven har djupintervjuer med personal vid medicinska fakulteten genomförts. Vidare har nätverk skapats med en rad andra relevanta aktörer både inom och utanför universitetet för ytterligare kunskapsinhämtning och erfarenhetsutbyte. Bland dessa kan särskilt nämnas informationsansvariga vid andra fakulteter samt informationsenheten vid Lunds universitet, andra medicinska fakulteter, Region Skåne, Universitetssjukhusen i Lund och Malmö, Vetenskapsrådets ämnesråd för medicin m fl. Vissa kommunikationsinsatser är löpande, medan andra är av punktuell karaktär. Kommunikationsinsatserna är inte listade i någon särskild prioritetsordning. Handlingsplanen kommer fortlöpande att uppdateras. Enskilda kommunikationsstrategier kommer att formuleras med handlingsplanen som utgångspunkt. En utvärdering av gällande handlingsplan kommer att ligga till grund för nästa handlingsplan avseende perioden 1 jan 2005 31 dec 2005. 1.2 Definitioner och avgränsningar Begreppen information och kommunikation kan tolkas på många olika sätt och är ofta föremål för diskussion. Definitionen av det informations- och kommunikationsarbete som bedrivs inom medicinska fakulteten, och som denna kommunikationsplan ligger till grund för, speglas väl av följande analys hämtad från Sveriges Informationsförenings hemsida: Information är budskap och spridningen av dessa. Kommunikation är dialogen, samtalet, kring dessa budskap. Information ger kännedom och vetskap (att jämföra med kunskap som kommer av lärdom). Kommunikation leder till insikt i budskapet och ska leda till motivation och engagemang i det budskapet handlar om. När tydliga och begripliga budskap når medarbetare och intressenter i omvärlden blir det bra kommunikation. Information är grunden för meningsfull kommunikation, ömsesidigt bra relationer och önskat resultat. Information, kommunikation och relationsskapande åtgärder är förutsättningar och nödvändiga medel för styrning, ledning och konkurrens. De som "håller på med" information och kommunikation i organisationen är betydligt fler än de som arbetar på informationsavdelningen. Chefskapet innehåller en hel del styrande information. I ledarskapet ingår kommunikation som ledningsinstrument förutsatt att det finns information. I chefens/ledarens ansvar gentemot omvärlden 5
ingår både information och kommunikation som medel att hävda organisationen i konkurrensen. Information och kommunikation är dessutom medel för organisationen att presentera sig, att berätta om och redovisa vad man är och betyder, vad man gör och vad man ger. Det är en viktig uppgift för informationsavdelningen. 3 I denna handlingsplan utgår vi alltså från den definition som Sveriges informationsförening tillämpar: - Information är de strategiska budskapen som ska leda till ökad kunskap - Kommunikation är processen av budskap som bygger på interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till någon form av attityd eller förhållningssätt. Eftersom fakultetens informationsverksamhet befinner sig i ett uppbyggnadsskede är det viktigt att informationsavdelningens insatser koncentreras till, i första hand, de områden där det saknas befintlig struktur för information och kommunikation. Detta innebär att denna kommunikationsplan inte omfattar: - den vetenskapliga informationsförsörjning som fakultetens bibliotek svarar för; - insatser som Lunds universitets informationsenhet har i uppgift att ombesörja, tex: pressmeddelanden, presskonferenser, bevakning av Expertsvar; - Utbildnings- och studentrekryteringsinsatser som ombesörjs av fakultetens avdelning för grundutbildning, Det är dock viktigt att betona att fakultetens informationsavdelning bedriver ett nära samarbete med samtliga ovan nämnda aktörer, samt fakultetens nybildade IKTavdelning, vilket är nödvändigt för en framgångsrik informationsverksamhet för fakulteten som helhet. 3 Informationschef eller kommunikationschef? av Helge Jonsson, Gunhild Sällvin AB, på Sveriges informationsförenings hemsida: http://www.sverigesinformationsforening.se/nyheter/news_view.aspx?444 6
2 Vision och profileringsstrategi För att kunna bedriva en framgångsrik intern såväl som extern informations- och kommunikationsverksamhet måste vi börja med att definiera en vision för fakulteten. Inte förrän fakultetens anställda (och studenter) är väl medvetna om och känner sig delaktiga i en gemensam vision kommer alla att sträva åt samma håll och kommunicera samma budskap. Det handlar om att skapa en gemensam identitet (självuppfattning) och profil (omgivningens uppfattning) med utgångspunkt från visionen som talar om vem man vill vara. Dessa tre element bör naturligtvis gå hand i hand och däri ligger målet med en profileringsstrategi. Delaktighet är en förutsättning för att en sådan process ska kunna lyckas och processen bör därför komma underifrån s.k. bottom-up-approach. Först efter skapandet av visionen kan en medveten profileringssatsning göras. En av fakultetens informationsavdelnings viktigaste prioriteringar är därför att formulera en profileringsstrategi som ska förankras brett inom fakulteten. Profileringsstrategin ska innehålla svar på de tre nyckelfrågorna: 1) Vem är vi? 2) Vem vill vi vara? och 3) Hur når vi dit? för att formulera en profileringsstrategi: o Se över tidigare utredningar, utvärderingar och relevant dokumentation (tex LU:s respektive Medicinska fakultetens strategiska planer, Oxfordpanelens utvärdering av Medicinska fakulteten och resultatet av den etc) o Relatera till det arbete som görs vid LU:s informationsenhet Bilden av LU o Relatera till den visionsskapande process som pågår vid Lunds tekniska högskola (LTH) o Involvera externt stöd o Involvera de anställda vid medicinska fakulteten, samt tillsätt referensgrupp och arbetsgrupper för intern förankring: o Aktivt deltagande i framtagande av en gemensam vision och profileringsstrategi o internutbildning o goda exempel som tex mallar på vår bild- och informationsbank (den visuella och grafiska profilen) o intern personaltidning o tydliga och regelbundna informationssatsningar 7
3 Intern kommunikation 3.1 Målsättningar - Att skapa strukturer för en fungerande intern informationsspridning för att öka tryggheten och förhindra ryktesspridning - Att synliggöra dekanus och övrig fakultetsledning och öka deras tillgänglighet - Att stärka identiteten med Medicinska fakulteten och öka vikänslan - Att lyfta fram och informera om aktuella och viktiga frågor av relevans för fakulteten - Att förbättra förberedelse, förankring och implementering av beslut - Att förbättra intern koordinering för att undvika dubbelarbete 3.2 Kommunikationsinsatser 3.2.1 Etablera kanaler för att nå Region Skåne-anställda o Kartlägg i vilken utsträckning vi når Region Skåne-anställda o Utred förutsättningarna för att nå samtliga Region Skåneanställda o Skapa struktur för att kommunicera med alla anställda på samma villkor 3.2.2 Etablera kanaler för information till och från dekanus och fakultetsledning o Elektroniskt nyhetsbrev från dekanus: Dekanus har Ordet o Skapa fakultetens vecko-länk, enkelt elektroniskt veckobrev med viktiga länkar o Stödja kommunikationsprocesser vid organisationsförändringar o Ge feed-back på institutionsbesök o Upprättande av handlingsplan utifrån brainstormingdiskussioner inom fakultetens kansli Skapa Kansli-nytt 8
3.2.3 E-postlistor o Kartläggning av befintliga e-postlistor o Inventering av behov o Skapande av nya/uppdatering av befintliga listor + se över behörighet o Skapa system för uppdatering o Aktiv information om e-postlistorna 3.2.4 Formaliserad mötesstruktur o Kartläggning av befintliga mötesordningar o Inventering av behov o Formulera en formell mötesordning 3.2.5 Skapa nätverk av vidareinformatörer o Identifiera nyckelpersoner inom fakulteten o Samla vidareinformatörerna till möten o Skapa struktur för att underhålla nätverket 3.2.6 Starta en intern fakultetstidning o Utred förutsättningarna för att skapa en intern fakultetstidning (kompletterar den elektroniska informationskanalen): Kontakta personalavdelningar vid LU centrala förvaltning samt fakultetens enhet Utred tidigare erfarenheter inom fakulteten Undersök hur det görs vid andra fakulteter samt universitet Utred möjliga distributionskanaler, däribland i samband med löneutskick Utred kostnaderna Frekvens Definiera innehåll, skribenter och fotografer 9
3.2.7 Rådgivning och stöd till interna evenemang o Rådgivning och stöd till Translationens dag (19 mars) 10
4 Extern kommunikation 4.1 Målsättningar - Att tydliggöra profileringen av Medicinska fakulteten - Att höja kunskapen om Medicinska fakulteten och dess verksamhet hos olika aktörer i det omgivande samhället samt allmänheten (tredje uppgiften) - Att förbättra förutsättningarna för rekrytering av spetskompetent personal - Att förbättra förutsättningarna för finansiering och forskningsutveckling - Att förbättra förutsättningarna för rekrytering av studenter 4.2 Kommunikationsinsatser 4.2.1 Definiera ansvarsfördelning i förhållande till LU:s informationsenhet : o Intern diskussion inom Medicinska fakulteten o Diskutera med LU:s informationsenhet samt informatörer vid andra fakulteter inom LU 4.2.2 Skapande och underhåll av nätverk Goda relationer och samarbeten med omvärlden, gärna i form av nätverk, är värdefulla för att inhämta kunskap, utbyta erfarenheter och inspireras till nya idéer samt i vissa sammanhang för att gemensamt driva olika kommunikationsprojekt. o Identifiera nyckelpersoner och bygg upp ett brett kontaktnät o Identifiera befintliga relevanta nätverk o Etablera nätverk med regionalt näringsliv och Region Skåne i syfte att marknadsföra regionen och fakultetens verksamhet samt att underlätta för medföljande vid rekrytering av internationell/extern spetskompetens 11
4.2.3 Fundraising o Nära samverkan med LU:s fundraisingenhet samt relevanta aktörer vid andra fakulteter inom LU o Undersök rekryteringsmöjlighet av fund raiser för medicinska fakulteten o Formulera marknadsföringsstrategier för: Symposium om Det goda åldrandets framtid CRC och D-huset 4.2.4 Alumni (& Fakultetens vänner) Vid resursbrist kommer fakultetens uppbyggnad av alumniverksamhet att skjutas upp till nästa års handlingsplan. I första hand kommer vi att avvakta resultaten av den alumnisatsning som görs på central nivå. o Formulera målsättning och strategi för alumniverksamhet: Skapa arbetsgrupp Samverka med LU:s alumniansvarige samt relevanta aktörer vid andra fakulteter inom LU Utred hur man arbetar vid andra universitet (nationellt och internationellt) Utred de särskilda förutsättningarna som gäller för en medicinsk fakultet (övervägande majoritet går till sjukvården) och koppla till pågående utvärdering Organisera brainstormingmöte kring möjliga alumniaktiviteter Utveckla hemsida och skapa genvägsingång o Undersök rekryteringsmöjlighet av en alumnisamordnare vid medicinska fakulteten 4.2.5 Presentationsmaterial o Kartlägg och lista befintliga broschyrer o Inventera behovet o Skapa en informations- och bildbank för presentationer och print on demand-broschyrer o Tillhandahåll rådgivning inför presentationer 12
4.2.6 Fakultetserkännanden o Utred förutsättningar att skapa diplom o Skapa riktlinjer för utdelning av diplom, medaljer och andra erkännanden 4.2.7 Definiering av tjänster fakultetens informationsavdelning kan erbjuda fakultetens anställda o Intern diskussion o Informera aktivt o Utred och ange kostnadsförutsättningar 4.2.8 Utveckling av mediastrategiska verktyg o Skapa kontaktkatalog (kartlägg befintligt material) o Mediaklipp och utvärdering Kontakta LTH:s informationschef för information Utred kostnadsbild Lägg ut på nätet och skicka till direkt berörda anställda o Upprätta presskontakter o Mediaträning o Formulera och utvärdera enskilda media- resp. kommunikationsstrategier: Djurförsök BMC CRC Forskningens dag Mer pengar till medicinsk forskning Psykiatri Äldrevård Kriskommunikation: Vilka scenarier kan resultera i en kris? Vem drabbas i händelse av en kris? Vilka kommunikationskanaler ska användas i händelse av en kris? Grundutbildning o Se över mediaingången på hemsidan o Initiera samarbete med College of Communication o Klargör rollfördelningen gentemot LU:s centralförvaltnings informationsenhet o Organisera månatliga pressfrukostmöten o Samverka med andra relevanta aktörer 13
4.2.9 Annonsering o Formulera strategi Samverka med andra fakulteter och LU:s informationsenhet Satsa på strategisk annonsering med utgångspunkt från tidpunkt, målgrupp och budskap Utvärdera tidigare annonseringar o Rådgivande stöd o Klargör budgetförutsättningar 4.2.10 Mässor o Formulera strategi Samverka med andra fakulteter och LU:s informationsenhet och andra aktörer som tex näringslivet och Region Skåne Målgruppsanpassa informationen o 2004 kommer medicinska fakulteten att delta i: BiotechForum i Köpenhamn i oktober Biotechmässan i San Fransisco i juni International Federation of Biomedical Laboratory Science IFBLS i Stockholm i juni o Gör en cost-and benefit analys och utvärdera mässdeltagandet 4.2.11 Extern fakultetstidning Idén bakom skapandet av en extern fakultetstidning är att synliggöra fakultetens verksamhet för allmänheten samt att bidra till att höja kunskapsnivån om olika sjukdomsområden och den forskning som bedrivs inom området (tredje uppgiften). Målgruppen för en extern fakultetstidning är alltså i första hand allmänheten, men bör också spridas till beslutsfattare, näringsliv och potentiella forskningsfinansiärer. Den ska lyfta fram den forskning som bedrivs inom fakulteten och vid universitetssjukhusen i Lund och Malmö. Fokus ska dock inte ligga på att presentera forskaren utan på att presentera sjukdomsområdet. Den enskilde individen/patienten är utgångspunkten. Fakultetstidningen ska också ses som en möjlighet att generera ytterligare finansiellt stöd till fakultetens forskning. 14
o Utred förutsättningar för Samverkan med Region Skåne Kostnader Upplaga Profil Innehåll Format Redaktör Utgivningsfrekvens Distribution Annonseringsmöjligheter 4.2.12 Gemensam e-postdomän E-post är ett av de absolut mest använda kommunikationsverktygen i dagens samhälle. Inom LU förekommer många skiftande och komplicerade e-postadresser, vilket inte minst gäller inom den medicinska fakulteten. Det finns mycket att vinna på att upprätta en gemensam e-postdomän (tex: förnamn.efternamn@lu.se eller förnamn.efternamn@medfak.lu.se). En gemensam e-postdomän: - Förenklar för både den interne och externe e-postavsändaren (särskilt med tanke på den kutym som utvecklats där e-postadresser, varumärke och hemsideadress anknyter till varandra ) - Stärker känslan av samhörighet och identiteten med varumärket LU alternativt medicinska fakulteten vid LU - Stärker det externa intrycket av att mottagaren tillhör en organisation - Marknadsför myndigheten och dess hemsida Det finns ett otal exempel på stora företag, organisationer och myndigheter som har som praxis att marknadsföra sitt namn genom e- postadresser inte minst i syfte att underlätta för den enskilde användaren. Europeiska kommissionen och Region Skåne är endast två av många exempel. o Utred förutsättningarna för att skapa gemensam domän för e- postadresser i första hand för LU som helhet, i andra hand inom fakulteten (medfak.lu.se alternativt medicin.lu.se men anpassat till hemsideadress) 15
5 Fakultetens hemsida 5.1 Målsättning - Att skapa en väl fungerande, attraktiv, lättillgänglig och användarvänlig hemsida som bidrar till god intern och extern kommunikation 5.2 Insatser 5.2.1 Publiceringsverktyg o definiera vad vi avser med publiceringsverktyg o utreda möjliga alternativ befintliga verktyg inom medfak/lu behov o utbilda och sprid användningen av publiceringsverktyget inom fakulteten 5.2.2 Identifiering av publicistnätverk o Identifiera publicister samt dra upp riktlinjer för arbetet 5.2.3 Skapande av engelska sidor o Kartlägg behov av översättning genom bl a användartester o Utred kostnader och kontakta olika översättare o Utred de tekniska förutsättningarna o Skapa en struktur för kontinuerligt underhåll 5.2.4 Genomgång av undersidor o Skapa en attraktiv och användarvänlig lay-out (bilder och struktur) o Se över tekniken (buggar osv. html standard) 16
5.2.5 Skapande av intranät o Kartläggning av behov (enkät tex) o Definiering av innehåll o kodning utred förutsättningar och möjliga tekniska lösningar o Jämför andra intranät o Tillsättning av arbetsgrupp 5.2.6 Användartester o Identifiera testpersoner o Förbered användartester o Genomför och utvärdera användartester 5.2.7 Erbjudande om applicering av vår hemsidemall o Bistå med stöd att använda vår hemsidemall (full implementering kommer att genomföras under senare fas av hemsideprojektet) 5.2.8 Skapande av informations- och bildbank se avsnitt 4.2.5 Presentationsmaterial i kommunikationsplanen 5.2.9 Kontinuerlig uppdatering av innehåll o Granska och uppdatera hemisdorna 5.2.10 Supportfunktion o Uppskattning av tidsåtgång, och kartläggning av stöd och behov o Utbildning identifiera vad vi kan tillhandahålla 5.2.11 Teknisk anpassning : o Flytta institutionsservrar för att göra en fakultetsövergripande teknisk anpassning till nya hemsidan o Korrigering av katalogstruktur inkl. sökmotor 17
5.2.12 Utbildningsdatabasen o Utvärdera nuvarande användning o Utreda behov 5.2.13 Uppdatering av kontaktinformation o Utforma riktlinjer o Samla in personaldata o Fotografera o Skapa bra sökfunktion 5.2.14 Etablera kvalitetssäkringssystem o Skapa rutiner och riktlinjer för att kvalitetssäkra innehållet (utseende, uppdatering av information, utformning av innehåll) på fakultetens hemsidor. 18