Mellan, 212000-0225 och Företagsnamn, Organisationsnummer har tecknats följande 1 Avtal 1.1 Avtalstid Avtalstiden börjar gälla från och med att parterna undertecknat avtalet. Avtalet löper tillsvidare med 90 dagars uppsägningstid för leverantören samt med 180 dagars uppsägningstid för kommunen. Uppsägning ska vara skriftlig. 1.2 Avtalshandlingars inbördes rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet Avtalet med bilagor Kompletteringar till förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget med bilagor Kompletteringar till ansökan Ansökan med bilagor Ändringar och tillägg till avtalet kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för kommunen och leverantören. 1.3 Kontaktpersoner Kommunen ska till leverantören redovisa vilka nyckelpersoner som är viktiga för uppdraget samt deras kontaktuppgifter så att leverantören lätt kan inhämta de uppgifter som behövs för att utföra uppdraget. Vardera parten ska utse ett ombud för uppdraget. Ombudet har behörighet att företräda sin huvudman med bindande verkan i ekonomiska och andra frågor som rör uppdraget. Kommunens ombud: Helena Engström verksamhetscontroller helena.engstrom@sigtuna.se Tel: 08 591 266 31 Leverantörens ombud: Företagsnamn, Kontakt e-post Leverantören får ta emot eller inhämta direktiv för uppdraget endast av sådana personer som kommunen har angett. Möten ska hållas och protokoll föras och justeras i den omfattning som parterna kommit överens om. Parterna är skyldiga att delta i sådana möten. Mellan parterna är kraven på skriftlighet uppfyllda genom anteckning i protokollet. 1.4 Information om - alla tiders mötesplats - ligger mitt emellan Uppsala och Stockholm. Den tusenåriga staden Sigtuna och Arlanda flygplats utgör två spännande inslag på var sin sida om 1
centralorten Märsta. Kommunen är en framtids- och tillväxtkommun och har cirka 42 000 invånare. Närmare information kan fås på www.sigtuna.se: http://www.sigtuna.se/ 1.5 Information om Äldre- och Omsorgsnämnden Socialtjänstlagen reglerar kommunernas ansvar för insatser inom socialtjänsten för bland annat äldre och personer med funktionsnedsättning. I har Äldre- och Omsorgsnämnden det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. Inom nämndens förvaltningsorgan finns biståndshandläggare. Dessa beslutar om omsorgs- och serviceinsatser till enskilda. 1.6 Lagen om valfrihet (LOV) Lagen om valfrihetssystem (SFS 2008:962)innebär att den enskilde (brukaren) har rätt att välja vem han/ hon vill ska utföra beviljade insatser. Lagen om valfrihet innebär att företag kan ansöka om att bli leverantörer inom efterfrågat verksamhetsområde Kommunfullmäktige i fattade 2012-11-22 beslut att införa lagen om valfrihet. De tjänster som för s del ska omfattas av LOV är utförande av serviceinsatser för biståndsbedömd hemtjänst och som beviljats enligt SoL (Socialtjänstlagen, SFS 2001:453). Detta förfrågningsunderlag beskriver vilka serviceinsatser som ingår i valfrihetssystemet samt de villkor som kommunen ställer på en leverantör för att denne ska bli godkänd för att få utföra tjänsterna. 1.7 Avtalets omfattning Avtalet omfattar serviceinsatser. Serviceinsatserna utgjorde under år 2012 totalt 27 500 timmar och består av tjänsterna städning, tvätt och inköp. Serviceinsatsernas timmar var 21 % av hemtjänstens totala volym (år 2012). Idag har ca 543 brukare stöd i form av olika serviceinsatser. Se även bilaga 5 för beskrivning av serviceinsatser. För att vara leverantör inom valfrihetssystemet ska leverantörer åta sig att utföra samtliga efterfrågade serviceinsatser. 1.8 Kommunens ansvar Kommunernas ansvar för vård, omsorg och övriga stödinsatser regleras i socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Kommunallagen ger kommunen rätt att, efter beslut i fullmäktige, lämna över vården av en kommunal angelägenhet, som inte reglerats i särskild ordning, till ett aktiebolag, ett handelsbolag, en ekonomisk förening, en ideell förening eller en enskild individ. Kommunen är skyldig att kontrollera och följa upp verksamheten. Kommunen måste också garantera att medborgarna får insyn i den verksamhet som överlämnats genom att i avtal med leverantören säkerställa att medborgare kan få information om verksamheten. För att brukaren ska kunna välja i valfrihetssystemet behövs jämförbar information om leverantörerna - en information som kommunerna är skyldiga att förse dem med och som bland annat måste begäras in i den löpande uppföljningen och kontrollen av verksamheten. 1.9 Huvudmannaskap och myndighetsutövning Äldre- och omsorgsnämnden i är i egenskap av beställare huvudman för de tjänster som omfattas av detta förfrågningsunderlag. Äldre- och omsorgsnämnden är ytterst ansvarig för verksamheten oavsett vem som utför den. Socialförvaltningen vid ansvarar enligt delegation från äldre- och omsorgsnämnden för myndighetsutövning gällande beslut om den enskildes bistånd samt för uppföljning av beställda serviceinsatser. Leverantören ska bedriva verksamheten enligt de mål och syften som följer av socialtjänstlagen (SoL) och i 2
övrigt inom området tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter, samt s mål och riktlinjer för serviceinsatser inom vård och omsorg. Leverantören har en skyldighet att ta del av och förvissa sig om vilka regelverk som finns som gäller vid bedrivande av serviceinsatser inom vård- och omsorg, vilket även kommer att informeras om vid den obligatoriska introduktionen för nya leverantören. Verksamhetsansvarig hos leverantören är skyldig att tillse att all personal hos leverantören har kännedom om och är insatt i tillämpliga regelverk för utövande av serviceinsatser inom vård- och omsorg. Leverantören ska i övrigt följa gällande lagar, förordningar och föreskrifter som gäller för bedrivande av näringsverksamhet. Vid fullgörande av uppdrag ska leverantören iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet och rätt till god omsorg. 1.10 Myndighetsutövning Alla insatser enligt SoL utreds och beslutas efter ansökan till kommunen. Befattningshavare på kommunens socialförvaltning beslutar om vilka insatser brukaren ska erhålla. 1.11 Avgifter Brukaren betalar en avgift för biståndsbedömda insatser till Socialförvaltningen enligt fastställda riktlinjer. 1.12 Tillsyn Socialstyrelsen är ansvarig tillsynsmyndighet för att kontrollera att de leverantörer som ingår avtal med kommuner att utföra socialtjänstuppgifter enligt LOV, uppfyller de krav som ställs i gällande lagar, förordningar och föreskrifter inom SoL. Detta följer av 13 kap. 3 andra punkten SoL. 1.13 Grundläggande principer för valfrihetssystem Enligt 1 kap. 2 LOV ska den upphandlande myndigheten behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Den upphandlande myndigheten ska också ta hänsyn till principerna om öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet när den tillämpar valfrihetssystem. 1.13.1 Brukarens rätt att välja och byta leverantör En av grundpelarna i ett valfrihetssystem är den enskildes rätt att byta leverantör av tjänsten om hon eller han så önskar. En brukare har alltid rätt men ingen skyldighet att välja och byta leverantör. Om brukaren önskar välja en annan leverantör ska han eller hon ta kontakt med sin biståndshandläggare. När en ny leverantör är vald meddelar biståndshandläggaren detta till den ursprungliga leverantören. Detta ska ske omgående, muntligen eller per e-post, samt bekräftas skriftligen. För att byta leverantör till nästkommande månadsskifte ska önskemålet om ny leverantör ha framförts senast den 20:e i innevarande månad. I annat fall träder bytet ikraft först vid därpå följande månadsskifte. 1.13.2 Ickevalsalternativ När en brukare inte kan eller vill välja utförare finns ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet kommer att vara s egenregi. 1.14 Information och marknadsföring Kommunen kommer att informera om leverantörens verksamhet på kommunens hemsida. Biståndshandläggarna kommer också att informera om vilka leverantörer som finns att välja bland i samband med brukarens val. Leverantören har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Kommunen förutsätter att leverantören utformar sin marknadsföring på ett sådant sätt att den enskilde inte uppfattar det som påträngande och som i övrigt är etiskt försvarbart. 3
1.15 Tilläggstjänster Utöver de biståndsbeslutade insatserna har en leverantör, som erhållit avtal med kommunen, rätt att inom vissa ramar erbjuda så kallade tilläggstjänster till brukaren. Med tilläggstjänster avses dels sådana tjänster som ingår i biståndsbeslutet men där den enskilde vill utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs jämfört med biståndsbeslutet, och dels sådana tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet. Tilläggstjänsterna betalas inte av kommunen, utan av brukaren som beställer dem. Leverantörerna har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Däremot kan brukaren välja att utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs på jämfört med biståndsbeslutet. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för brukaren för att denne ska kunna välja en leverantör. Tilläggstjänster faktureras av leverantören direkt till brukaren. 1.15.1 Marknadsföring av tilläggstjänster När tilläggstjänster erbjuds ska det tydligt framgå att det är fråga om tilläggstjänster som erbjuds så att det blir en tydlig skillnad mellan vad som faktiskt ingår i biståndsbeslutet och vad som erbjuds därutöver och som brukaren får betala utöver hemtjänstavgiften. Det ska också tydligt framgå att brukaren inte har någon skyldighet att köpa några tilläggstjänster. 2 Krav på tjänstens utförande 2.1 Leverantörens åtagande Leverantörens åtagande är att utföra serviceinsatser för personer som bor i och som erhållit biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen på de tidpunkter som görs upp i samråd med brukaren. Ersättning för OB-tid utgår inte. De serviceinsatser som kommer att omfattas av detta avtal är: Tvätt Städ Inköp av dagligvaror Leverantören ansvarar för att rätta till felaktiga inköp. Denna kostnad står leverantören för och kan ej belasta vare sig brukare eller kommunen. Städtjänster och tvätt ska utföras i den omfattning och med de intervall som anges i beställningen. 2.2 Volymgarantier Kommunen garanterar inte någon volym utan det är brukarens val utifrån biståndsbeslut och utförda timmar som avgör den ersättning som leverantören får. 2.3 Kvalitetsmål Insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet. Leverantören skall utföra verksamheten i enlighet med socialtjänstlagen samt övriga lagar och författningar som gäller inom verksamhetsområdet. Leverantören skall även följa och vara förtrogen med de mål och riktlinjer som följer av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Leverantören skall följa kommunens övergripande kvalitetsmål samt i övrigt följa kommunens riktlinjer för utförandet av serviceinsatser inom vård och omsorg. 4
Brukarens behov och önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska respekteras. Så långt möjligt ska leverantören sträva efter att erbjuda hjälp av personal som talar brukarens modersmål. Brukaren ska ges kontinuitet när det gäller personal. Samverkan mellan brukaren och personalen ska framför allt bygga på kontaktmanskap. 2.4 Ledningssystem för kvalitet i verksamheten För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska leverantören ha ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2006:11 (bilaga 4). Viktiga inslag i det systematiska kvalitetsarbetet är att leverantören: Arbetar aktivt med utveckling av medarbetarnas kompetens. Introducerar nyanställda Ska ha ett system för att hantera klagomål och synpunkter (s.k klagomålshantering) Rapportera inkomna synpunkter och klagomål två gånger om året. Har en beredskap att kunna utföra tjänsterna även när den ordinarie personalen är frånvarande. 2.5 Verksamhetsansvarig För leverantörer som är verksamma inom serviceinsatser krävs att minst en av dem som är ansvariga för driften av verksamheten ska ha: Kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd inom verksamhetsområdet. God datorvana. 2.6 Kompetens och erfarenhet hos personal Leverantören ska utföra sina åtaganden med den personalstyrka som är erforderlig och med de kvalifikationer som krävs för att uppfylla kraven på kvalitativt bra serviceinsatser. Den personal som ska utföra arbetsuppgifterna ska ha tillräcklig kompetens och dokumenterad erfarenhet för arbetet. Vidare krävs goda kunskaper i svenska när det gäller både att tala, läsa och skriva eftersom personalen måste kunna ta emot instruktioner, samtala med brukarna och dokumentera insatserna. Leverantören skall tillse att den personal som används för uppdragets genomförande är väl insatt i kommunens mål för verksamheten och kvalitetskrav inom socialtjänsten samt för verksamheten gällande rutiner, riktlinjer och avtal. Vidare ska leverantören aktivt arbeta med fortbildning av personalen. Leverantören ska ha rutiner för introduktion av nyanställda och en beredskap att kunna utföra tjänsterna även när den ordinarie personalen är frånvarande. 2.7 Biståndsbeslut/beslut om insats och genomförandeplan Biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen fattas av biståndshandläggare inom kommunen. Överlämning av ärenden sker genom att uppdrag lämnas till leverantören via TES (se bilaga 3 IT) En genomförandeplan ska upprättas för varje brukare och skickas till biståndshandläggaren. Planen ska ge en samlad beskrivning av brukarens behov av insatser i form av service enligt SoL. Planen görs tillsammans med brukaren och/eller dennes företrädare och ska stärka deras reella inflytande och delaktighet. Genomförandeplanen ska upprättas inom 14 dagar efter det att 5
uppdraget hos den enskilde enligt beställningen ska påbörjas. Genomförandeplanen ska upprättas på mall som tillhandahålls av. 2.8 Beställning och bekräftelse När brukaren fått ett biståndsbeslut och valt leverantör, kontaktar den ansvarige biståndshandläggaren den leverantör som brukaren valt och gör en formell beställning. Om brukaren vill ha råd i valet av leverantör ska biståndshandläggarna bistå med neutral information och vägledning. Under en övergångstid innan leverantören fått tillgång till kommunens verksamhetssystem, förmedlas uppdragen via fax eller e- mail. Leverantören ska snarast, dock senast inom ett dygn, bekräfta att uppdraget mottagits. Beställningen ska vara så utformad att det klart och tydligt framgår vilka insatser som ska utföras och målet med dessa. Dessutom anges bedömd maxtid för utförandet av insatserna. Leverantören ska kunna påbörja uppdraget inom fem dygn. I akuta ärenden bör leverantören kunna ta emot och påbörja ett uppdrag redan samma dag som beställningen görs. 2.9 Skyldighet att ta emot uppdrag En leverantör får inte, inom ramen för den verksamhetskategori, det geografiska etableringsområdet och angivet kapacitetstak tacka nej till nya uppdrag. Leverantören ska vara beredd att utöver sitt kapacitetstak ta emot mindre utökningar av insatser, om detta skulle behövas för att upprätthålla kontinuiteten för brukaren. Det är inte heller möjligt för leverantören att begränsa sina insatser till vissa tider inom ramen 07:00-17:00 vardagar. 2.10 Förändring av brukarens behov Om brukarens behov förändras i sådan grad att biståndsbeslutet kan behöva omprövas ska leverantören omgående kontakta kommunens biståndshandläggare. Förändringen av brukarens behov ska framgå av leverantörens dokumentation. Det ingår också i leverantörens uppdrag att omgående meddela biståndshandläggaren om en person som får hjälp är inlagd på sjukhus eller om denne har avlidit. 2.11 Klagomålshantering och synpunkter Leverantören ska lägga stor vikt vid att skapa förutsättningar för brukaren och närstående att framföra sina åsikter, önskemål och synpunkter på verksamheten. Leverantören ska följa s fastlagda rutiner på klagomålshantering och upplysa om möjligheten att lämna synpunkter på kommunens hemsida. Brukarens rätt till delaktighet, inflytande och självbestämmande ska respekteras. har riktlinjer för hantering av synpunkter och klagomål som leverantören ska följa. Synpunkter och klagomål som lämnas till i egenskap av beställare kommuniceras med ansvarig leverantören för vidare hantering och utredning. 2.12 Uppföljning och utvärdering Beställaren har det yttersta ansvaret för att brukarna får de insatser de har rätt till och att insatserna är av god kvalitet. För att garantera god kvalitet för brukarna och för att garantera medborgarnas insyn i av beställaren finansierad verksamhet förbehåller beställaren sig rätten att göra uppföljningar av leverantörens verksamhet genom bland annat anmälda och oanmälda verksamhetsbesök, enkäter och intervjuer hos såväl brukare som personal och ansvariga hos beställaren. Under kontraktstiden genomför beställaren kontinuerliga uppföljningar för att kontrollera att leverantören uppfyller sina åtaganden gentemot beställaren. Minst en gång per år kontrollerar beställaren att krav i förfrågningsunderlaget, avtal samt att övriga krav är uppfyllda. Eventuella merkostnader för leverantören i samband med uppföljning står leverantören själv för. Följande punkter kommer att följas upp: 6
Trygghet och säkerhet för brukaren Samverkan och samarbete Rutiner för synpunktshantering och klagomål Dokumentation Rutiner för uppfyllelse av krav i förfrågningsunderlaget. Systematiskt kvalitetsarbete och uppfyllelse av övriga ekonomiska och juridiska krav samt uppfyllelse av gällande lagar och regler för biståndsbedömda serviceinsatser i enlighet med detta avtal. Beställaren kommer även på nedanstående sätt att följa upp kvalitén i leverantörens verksamhet: Tillsyn - ta del av (samtliga/stickprov) genomförandeplaner och därmed tillhörande dokumentation, företagsuppgifter samt ta del av övrigt material som är relevant för uppföljning av verksamheten. Brukarundersökningar - en gång per år då leverantören är skyldig att medverka. Statistik - Leverantören skall vid förfrågan lämna underlag till och myndighet vid behov, till exempelvis Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Statistiska Centralbyrån (SCB). Övrigt - leverantören är skyldig att på begäran lämna uppgifter till beställaren och medverka vid uppföljningsbesök. Båda parter har en ömsesidig skyldighet att underrätta varandra vad som framkommit i respektive uppföljnings- och kvalitetsarbete. Godkänd leverantör förbinder sig att underlätta för beställarens uppföljning genom att lämna tillträde till verksamheten som beskrivet i detta förfrågningsunderlag. Leverantören skall också tillhandahålla relevanta dokument som rör verksamheten som finansieras av beställaren. Information om olika leverantörens resultat i brukarundersökningar kommer beställaren att publicera på kommunens hemsida. Även övriga resultat av uppföljningar och utvärderingar kan kommunen komma att publicera. 2.13 När en brukare inte är anträffbar När en brukare inte är anträffbar på överenskommen tid ska anhöriga/närstående eller handläggare hos kommunen underrättas. 2.14 Tolk Leverantören skall se till att brukaren får tolkhjälp om så behövs. 2.15 Leverantörsmöten Leverantör är skyldig att delta i leverantörsmöten. Kommunen kallar till dessa möten och upprättar agenda för varje möte. 2.16 Samordning Den leverantör som har flest insatser hos brukaren ansvarar för samordning mellan de olika leverantörerna och den enskilde. 3 Administrativa föreskrifter 3.1 Anställningsvillkor särskilt kontraktsvillkor Leverantören är skyldig att driva sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av lag eller krav på minimilöner i rikstäckande kollektivavtal som gäller för samtliga företag i samma 7
bransch. Detsamma gäller för den som leverantören i sin tur ämnar anlita för arbete eller leverans. Enmansföretag undantas. 3.2 Social hänsyn särskilt kontraktsvillkor Leverantören ska vid utförandet främja jämställdhet. Leverantören ska vid utförandet främja mångfald i fråga om kön, ålder, funktionshinder och etniskt ursprung. 3.3 Kommunens miljöstrategi är en ekokommun och har antagit ett miljöprogram som skall genomsyra all verksamhet. förväntar sig att antagen utförare tar del av denna och följer kommunens miljöprogram. 3.4 Avtalsförsäkring Leverantör som slutit kollektiv- avtal med fackförbund, är enligt kollektivavtal skyldiga att teckna olika försäkringar för sina anställda. Leverantör som inte är bunden av kollektivavtal ska frivilligt teckna avtalsförsäkringar eller motsvarande för sina anställda. 3.5 Lex Sarah Det åvilar leverantören att tillse att all personal känner till skyldigheten att enligt 14 kap 3 SoL rapportera missförhållanden i omsorgen om äldre. Rapporteringen görs till ansvarig hos socialförvaltningen enligt av kommunen fastställd rutin med tillhörande blankett. 3.6 Kontaktmanskap och samverkan Leverantören ska vid behov samverka med företrädare för, brukaren och dess företrädare samt eventuella tillsynsmyndigheter och övriga företrädare för svenska myndigheter. Varje brukare ska ha en kontaktperson hos leverantören. Leverantören ska ha rutiner för samarbete och samverkan, både internt och externt för att säkerställa arbetet kring brukarens behov. Samverkan och samarbete kring brukaren kan gälla mellan leverantören och exempelvis närstående till brukaren, god man, förvaltare och andra för brukaren viktiga personer och organisationer samt andra leverantören. Verksamhetsansvarig för service skall vara tillgänglig mellan kl. 07.00 och 17.00 helgfri måndag-fredag. Vid frånvaro, som semester eller liknande, skall leverantören informera beställaren om ersättare för verksamhetsansvarig hos leverantören. Verksamhetsansvarig hos leverantören förbinder sig även att delta i s introduktionsutbildning för leverantören inom hemtjänst om socialtjänstlagen, övrigt gällande regelverk, tystnadsplikt samt genomgång av aktuella rutiner kring dokumentation och övrigt för utförande av serviceinsatser inom vård och omsorg i. Utbildningen är kostnadsfri för leverantören och särskild ersättning för introduktionstiden utgår inte till leverantören. 3.7 Dokumentation Leverantören ansvarar för att dokumentationen sker i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5 Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS samt kommunens riktlinjer. Härvid erinras särskilt om vad som anges i 7 kap 3 SoL beträffande dokumentation i enskild verksamhet. All dokumentation som rör enskild ska förvaras på ett betryggande sätt. Beträffande utlämnande av handling hänvisas till 7 kap 4 SoL. När brukaren byter leverantören skall dokumentation som upprättats om brukaren hos den gamla leverantören överföras till utan skäligt dröjsmål och senast inom 7 dagar. 8
3.8 IT-system Leverantören ansvarar för att ha tillämplig IT-utrustning, licenser, IT-säkerhetsprogram och övriga dataprogram samt kunskaper i IT-användning som krävs för att bedriva verksamhet inom serviceinsatser. Ingen särskild ersättning kommer utgå från beställaren för att tillhandahålla detta. Leverantören är skyldig att följa s riktlinjer för dokumentation av service insatser som beviljats enligt SoL. Verksamhetsansvarig hos leverantören har en skyldighet att medverka i introduktionsutbildning kring dokumentation och tillämpliga IT-system vid Sigtuna kommun samt andra framtida utbildningar kring IT-system och dokumentation vid Sigtuna kommun som kan bli aktuella. Se bilaga 3 IT. 3.9 Meddelarfrihet Personal anställd hos leverantören ska ha rätt att uttala sig i enlighet med den meddelarfrihet som gäller i tryckfrihetsförordningen 1 kap. 1 samt 13 kap. i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). 3.10 Tystnadsplikt Leverantören ansvarar för att all personal inom verksamheten iakttar den sekretess som är gällande för socialtjänstens personal enligt Offentlighet och sekretesslagen 26 kap. 1,7. 3.11 Identifikation/legitimation Leverantören och dennes anställda (och underleverantörer) ska alltid bära identifikation på ett sådant sätt att den är synlig för den enskilde. Av identifikationen/legitimationen ska det framgå personalens namn och vilket företag han/hon är anställd av. 3.12 Rutiner för inrapportering av utförda tjänster Kommunen använder ett administrativt stöd för inrapportering och uppföljning av utförda tjänster (se bilaga 3 IT). Leverantören ska tillhandahålla fungerande rutiner för inrapportering av utförda tjänster samt uppföljning och utvärdering. 3.13 Nyckelhantering Leverantören ska ha säkra rutiner för hantering av den enskildes nycklar. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Förlust av nycklar ska omedelbart redovisas. Eventuella kostnader som drabbar den enskilde på grund av låsbyte förorsakat av försumlighet hos leverantörens personal ska bekostas av leverantören. 3.13.1 Nyckelfria lås Se bilaga 3 IT. 3.14 Hantering av privata medel Den enskilde eller dennes närstående/god man ska normalt sköta hanteringen av privata medel. I de fall privata medel handhas av leverantören ska kommunens rutiner följas. 3.15 Avbrytande av valfrihetssystem Om kommunfullmäktige bestämmer att inte längre ha valfrihetssystem för serviceinsatser i enligt detta förfrågningsunderlag skall pågående upphandlingsförfarande enligt LOV avbrytas och avtalet upphöra att gälla. Uppsägningstid med denna grund är för kommunen tre månader. 9
4 Kommersiella föreskrifter 4.1 Avtalstid Avtalstiden börjar gälla från och med att parterna undertecknat avtalet. Avtalet löper tillsvidare med två månaders uppsägningstid för leverantören samt med tre månaders uppsägningstid för kommunen. Avtalet upphör automatiskt om leverantören inte fått någon beställning under en sammanhållen tolvmånadersperiod. 4.2 Insyn i leverantörens verksamhet och tillsynsmyndigheten äger rätt att utöva tillsyn och kontroll över verksamheten. Leverantören ska ställa begärd dokumentation och personal till s och aktuella tillsynsmyndigheters förfogande. Förutom skyldighet att medverka vid tillsynsbesök är leverantören skyldig att på eget initiativ informera om förändringar i verksamheten i enlighet med krav i detta förfrågningsunderlag. Kommunen har rätt att ta del av samtlig dokumentation som rör brukaren och dokumentation som har betydelse för serviceinsatsernas genomförande i enlighet med detta förfrågningsunderlag. Leverantören ska bereda personal vid, eller av Sigtuna kommun utsedd granskare, tillträde och insyn i sådan utsträckning att uppföljning, kontroll och utvärdering möjliggörs. De uppgifter som samlas in betraktas, med undantag av uppgifter om enskilda personer, som offentlig handling. Det åligger leverantören att på eget ansvar och på egen bekostnad svara för de åtgärder som kan komma att krävas inför tillsynsbesök eller på grund av synpunkter från tillsynsmyndighet efter granskning av verksamheten. Underlåter leverantören att vidta de åtgärder som krävs kan kommunen på leverantörens bekostnad vidta nödvändiga åtgärder. Leverantören förbinder sig också att medverka i de kvalitets- och attitydundersökningar som socialförvaltningen eller Socialstyrelsen genomför. 4.3 Allmänheten insyn Leverantören är skyldig att på begäran lämna sådan information som avses i 3 kapitlet 19 a kommunallagen. Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten sköts. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för leverantören, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen. Information som lämnats enligt första stycket ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. 4.4 Avtalsbrott med mera Om någon part inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse får drabbad part antingen avhjälpa bristen på motpartens bekostnad eller göra avdrag på ersättningen/motsvarande. Vid avtalsbrott av väsentlig betydelse äger part rätt att häva avtalet. Hävande part är berättigad till skadestånd. Brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning. Om Leverantören byter verksamhetsansvarig under avtalsperioden och denne inte uppfyller kompetens och erfarenhetskraven är detta grund för hävning av avtalet. 10
Vid kommunens uppföljning uppvisas allvarliga brister och avsteg från de krav som ställts i avtalet och vid en anmaning inte vidtar rättelse. Leverantören saknar fungerande rutiner och system som erfordras i detta förfrågningsunderlag för att kraven i förfrågningsunderlaget ska uppfyllas. Tillsynsmyndighet riktar allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranleder rättelse inom skälig tid. Kommunen har rätt att häva avtalet om leverantörens försätts i konkurs eller i annat fall befinner sig vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Om leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare/uppdragstagare äger kommunen rätt att häva avtalet. Om hävningsgrund föreligger har skadelidande part rätt till skadestånd med faktiska merkostnader för kompletteringsköp, personalkostnader, inkassokostnader etc. som åberopad hävningsgrund förorsakat honom, oavsett om hävning begärs eller inte. Innan hävning sker ska leverantören beredas tillfälle att inkomma med en skriftlig förklaring/rättelse. Den skriftliga förklaringen/rättelsen kan utgöra grund för att inte häva avtalet. Hävning av avtalet sker i normalfallet med 30 dagars varsel räknat från det datum då en rekommenderad postförsändelse är inlämnad på ett postkontor. Om part bedömer att den grund som finns för hävning är av mycket allvarlig kan hävning ske med omedelbar verkan. Part har rätt till ersättning för den skada han lider genom motpartens avtalsbrott, om inte motparten visar att avtalsbrottet beror på ett hinder utanför hans kontroll. Om leverantören väsentligt misskött uppdraget och inte vidtagit effektiva åtgärder för att avhjälpa fel eller brist, trots tre skriftliga uppmaningar i tät följd - inom en kalendermånad äger kommunen rätt att häva kontraktet. Hävning ska föregås av en hävningsförklaring undertecknad av behörig företrädare för kommunen. Kommunen äger vidare alltid rätt att omedelbart häva avtalet om förhållanden enligt 7 kap. 1 LOV föreligger. 4.5 Skadeståndsskyldighet Kommunen har rätt till ersättning för skada som kommunen lidit på grund av leverantörens kontraktsbrott om skadan är en följd av att leverantören åsidosatt sedvanlig omsorg eller brustit i yrkesskicklighet som förutsatts vara allmän inom branschen och genom det orsakat beställaren skada. Leverantören svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande hos leverantören eller av leverantören anlitade underleverantörer/uppdragstagare eller annan som leverantören svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man. 4.6 Fakturering använder sig av e-fakturering, se vidare information på kommunens hemsida www.sigtuna.se: http://www.sigtuna.se/. För att underlätta vår hantering och att Ni ska få Er faktura betald inom avtalad tid vill vi påminna om att följande information ska framgå av den faktura Ni tillställer oss: Betalningssätt - PlusGironummer, Bankgironummer eller bankkonto/iban Fakturadatum 11
Fakturanummer Förfallodatum (Kommunen förbehåller sig rätten att om inte annat är avtalat betala fakturan tidigast 30 dagar efter ankomstdatum) Fakturabelopp Ert organisationsnummer VAT/momsregistreringsnummer namn och adress Specifikation av vad fakturan avser (art och mängd) Referens i kommunen nio positioner xxxxxxxxx Betalning skall ske mot faktura, 30 dagar efter ankomstdag hos beställaren. Beställaren accepterar inte fakturerings-, expeditions- eller andra administrativa avgifter. 4.7 Dröjsmålsränta Vid försenad betalning orsakad av kommunen betalas dröjsmålsränta enligt 6 räntelagen. Räntefaktura som understiger 300 kr betalas inte. 4.8 Underleverantör Leverantören svarar för underleverantörens arbete i alla led som för sitt eget. Leverantören ska kontrollera att underleverantören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning med underleverantören och därefter årligen. Kommunen har rätt att ta del av leverantörens avtal med underleverantören. Eventuellt anlitande av underleverantör under avtalstiden gång ska skriftligen godkännas av kommunen. Vid anlitande av underleverantör eller byte av underleverantör under avtalstiden ankommer det på leverantören att informera alla berörda, inklusive aktuella brukare om den nye underleverantören. Om underleverantör anlitas i strid mot här sagda äger kommunen rätt att säga upp avtalet helt eller delvis med omedelbar verkan. Kommunen har rätt till skadestånd för uppkomna kostnader. 4.9 Överlåtelse av avtal eller uppdrag Avtalet får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan kommunens skriftliga medgivande. 4.10 Omförhandling Part får påkalla omförhandling av bestämmelserna i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta avtal bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess en eventuell överenskommelse om ändring träffats. Kommunen förbehåller sig dock rätten att göra mindre justeringar och tillrättalägganden av avtalsvillkor under pågående kontraktstid utan att ändringarna behöver föranleda att ett nytt kontrakt upprättas med leverantören. Det kan t.ex. handla om att kommunens riktlinjer och policy ändras något, efter politiskt beslut eller att det sker lagstiftningsändringar som berör vård och omsorgssektorn. Kommunen ska skriftligen meddela leverantören om de förändrade villkoren. Om leverantören inte vill bli bunden av de ändrade villkoren ska leverantören inom 30 dagar skriftligen meddela att ändrade villkor inte accepteras. Avtalet betraktas då som uppsagt och upphör att gälla två månader efter att kommunen mottagit meddelandet. Om 12
sådant meddelande inte mottagits av blir leverantören bunden av de ändrade villkoren. Samtliga krav måste vara uppfyllda vid varje given tidpunkt för att leverantören ska vara godkänd. 4.11 Försäkringar Leverantören ska omedelbart efter undertecknandet av avtalet och för avtalad verksamhet, teckna och vidmakthålla: Ansvarsförsäkring för sin verksamhet Ansvarsförsäkring för skada eller förlust för såväl leverantören som tredje man Det maximala ersättningstaket för skada eller förlust ska uppgå till 5 Mkr vid personskada och 2 Mkr vid egendomsskada för varje skadetillfälle. 4.12 Prisjustering Ersättningsnivåerna räknas upp årligen enligt omsorgsprisindex (OPI). 4.13 Prevision Kommunen och Skattemyndigheten har gjort en överenskommelse vilken innebär att kommunen, med skattemyndighetens hjälp, återkommande kommer att ta fram information om att anlitade Leverantörer/konsulter/övriga uppdragstagare och deras underentreprenörer är registrerade till moms, är registrerade som arbetsgivare, innehar F-skatt samt om de har skatteskulder hos skatte- och/eller kronofogdemyndighet. 4.14 Force majeure Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall han i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har kommunen rätt att så länge de består, själv utföra leverantörens åtaganden. Ersättningen till leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna skall informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Se även avsnitt 4.15 "Kris och beredskap". 4.15 Kris och beredskap Vid extraordinär händelse ska leverantören delta i s beredskapsplanering och vid behov övrig planering som kan krävas för att hantera extraordinära händelser. Leverantören skall vidare samverka och vara beställaren behjälplig i krissituationer, utifrån den situation som uppkommer och det behov som uppstår av samverkan. 4.16 Tvist Tvist ska i första hand lösas genom förhandlingar med parterna. I andra hand avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 13
14