UFV 2014/1575 Information och kommunikation Rapport från internrevisionen Till konsistoriet 2015-02-18
Sammanfattning 3 1 Bakgrund och riskbedömning 4 2 Granskningens omfattning och inriktning 4 3 Iakttagelser 5 3.1 Avdelningen för kommunikation och externa relationer 5 3.2 Studentavdelningen 6 3.3 Områdeskanslier 7 3.4 Musik och museer 8 3.5 Avdelningen för uppdragsutbildning 9 4 Slutsats 9 5 Rekommendationer 11 6 Internrevisionens uppföljning 11 2
Sammanfattning Internrevisionen har i enlighet med konsistoriets beslut om revisionsplan granskat universitetets arbete med information och kommunikation med utgångspunkt i universitetets kommunikationspolicy, som fastställdes av konsistoriet 2005. Ansvaret för kommunikationsarbetet vilar enligt policyn på olika sätt på enskilda medarbetare och studenter, chefer, forskare, informationsavdelningen (numera avdelningen för kommunikation och externa relationer) samt informatörer knutna till olika enheter. Med denna långtgående decentralisering är samordning viktigt för att åstadkomma ett slagkraftigt och kostnadseffektivt kommunikationsarbete. Granskningen syftar till att utreda om kommunikationsarbetet samordnas på ett sådant sätt att det finns förutsättningar att bedriva arbetet verkningsfullt och kostnadseffektivt, samt om kommunikationsinsatserna utvärderas för att säkerställa att de är verkningsfulla. Granskningen visar att samordningen och utvärderingen av kommunikationsarbetet kan förbättras. Den systematiska dokumentstruktur för samordning som ska finnas enligt policyn har inte utarbetats på flera år och den har endast delvis ersatts av annat internt regelverk. Avdelningen för kommunikation och externa relationer har ansvar för vissa specifika uppgifter inom kommunikationsområdet och till uppgift att ge råd och stöd samt medverka i universitetsgemensam verksamhetsutveckling. Ansvaret för kommunikation i generell bemärkelse är däremot decentraliserat. Flera avdelningar vid universitetsförvaltningen har uppgifter inom området information och kommunikation och behov av att samordna arbetet. Vilken roll avdelningen för kommunikation och externa relationer har när det gäller att ansvara för samordningen är inte tydligt reglerat och det upplevs heller inte som tydligt i praktiken. Otydligheten innebär en risk för bristande effektivitet avseende hur kommunikationsarbetet samordnas och bedrivs. Nätverksaktiviteter anordnas på initiativ av avdelningen för kommunikation och externa relationer samt studentavdelningen. Dessutom pågår kommunikationsarbete i olika informella arbetsgrupper med deltagare från flera avdelningar. Hur väl arbetet fungerar i samordningshänseende är personberoende. Samma typer av arbetsuppgifter utförs vid flera avdelningar och risk finns för att man inte utnyttjar möjligheten till samordningsvinster på ett optimalt sätt. Det gäller i synnerhet vid områdeskanslierna som har en organisatorisk särställning med två uppdragsgivare (universitetsdirektören och områdesnämnderna), men bara en finansiär (respektive områdesnämnd). Kansliernas uppgift från universitetsdirektören är att samordna vetenskapsområdets information och kommunikation. Utförandet av uppgiften är beroende av både samordningen med andra avdelningar vid universitetsförvaltningen och av områdesnämndernas engagemang och prioritering av frågan. Det finns flera goda exempel på uppföljningar och utvärderingar av gjorda kommunikationsinsatser som används som grund för förbättringar i det pågående kommunikationsarbetet. Likaså finns det exempel på funktioner som knappt arbetar med uppföljningar alls. Universitetet har ett starkt varumärke som måste vårdas för att möta dagens och morgondagens utmaningar avseende rekrytering av nationella och internationella studenter samt rekrytering av attraktiv arbetskraft. Ett verktyg är effektivt informations- och kommunikationsarbete. Ansvaret för arbetet är decentraliserat och nyckeln till att bedriva arbetet verkningsfullt och kostnadseffektivt är enligt intentionerna i policyn att samordna arbetet. Universitetet borde ha en del att vinna på att arbeta mer systematiskt med samordning. Internrevisionen rekommenderar universitetsledningen att införa åtgärder för att tydliggöra vilken roll avdelningen för kommunikation och externa relationer har avseende samordning av kommunikationsarbetet, att införa åtgärder för att öka den systematiska samordningen inom området information och kommunikation i enlighet med intentionerna i policyn, samt att införa åtgärder för att sprida goda exempel och inspirera till ökat arbete med uppföljningar och utvärderingar av gjorda informations- och kommunikationsaktiviteter. 3
1 Bakgrund och riskbedömning Internrevisionen har i enlighet med konsistoriets beslut om revisionsplanen för juli 2014 t.o.m. februari 2015 granskat universitetets arbete med information och kommunikation med utgångspunkt i universitetets kommunikationspolicy. Området information och kommunikation är inte reglerat i externa regelverk i lika hög utsträckning som är fallet med andra stödverksamheter såsom exempelvis ekonomi och personal. Det innebär att det interna regelverket blir särskilt viktigt för att skapa en bra grund för ändamålsenliga arbetsformer. Kommunikationspolicyn beslutades av konsistoriet i juni 2005. I förordet till policyn betonas att universitetet står inför en rad utmaningar som kräver hög och samlad kompetens inom kommunikationsområdet. Vidare nämns att Konkurrensen om forskningsmedel, studenter och medarbetare ökar. Uppsala universitet ska behålla och stärka sin framträdande position som ett internationellt forskningsuniversitet med levande traditioner och dynamisk, nyskapande verksamhet. Samordnade kommunikationsinsatser är ett slagkraftigt och kostnadseffektivt sätt att tydliggöra denna position. Ansvaret för kommunikationsarbetet vilar enligt policyn på olika sätt på enskilda medarbetare och studenter, chefer, forskare, informationsavdelningen (numera avdelningen för kommunikation och externa relationer) samt informatörer knutna till olika enheter. Med denna långtgående decentralisering torde samordning vara nyckeln till ett slagkraftigt och kostnadseffektivt kommunikationsarbete. Som grund för samordningen beskriver policyn en systematisk dokumentstruktur där policyn ska kompletteras med kommunikationsstrategier och årliga kommunikationsplaner. Dessa ska beslutas av rektor och ge anvisningar om konkreta metoder och aktiviteter för kommunikationsarbete. För åren 2006-2009 fastställde rektor en kommunikationsstrategi och för åren 2006 t.o.m. 2009 fastställdes årliga kommunikationsplaner/samverkansplaner av rektor eller universitetsdirektören. För åren 2006 och 2007 efterfrågades även årliga återrapporteringar från rektor om arbetet med kommunikationsplanerna. Sedan 2010 har det inte utarbetats någon flerårig kommunikationsstrategi eller några årliga kommunikationsplaner. Samtidigt har inte behovet av samordning och utvärdering minskat. Internrevisionens granskning visar att antalet informatörer har ökat med drygt 20 % från det att policyn fastställdes och att de redovisade kostnaderna för marknadsföring har mer än tredubblats under samma period (från ca 5 till 17 miljoner kronor), att jämföra med de totala kostnaderna som ökat 12 procent. 1 Enligt arbetsordning för universitetsförvaltningen (UFV 2012/688) har flera avdelningar uppgifter inom området information och kommunikation. Frågan är hur samordning av olika kommunikationsinsatser görs i dagsläget och hur aktiviteterna utvärderas? Om samordningen inte fungerar ändamålsenligt och/eller om kommunikationsaktiviteterna inte utvärderas på ett genomtänkt sätt finns det risk för att kommunikationsarbetet inte bedrivs slagkraftigt och kostnadseffektivt i enlighet med policyns intentioner. 2 Granskningens omfattning och inriktning Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor: 1 Antalet informatörer har ökat med drygt 20 procent både i antal personer samt omräknat till heltidstjänster för perioden 2005 2014. Siffrorna för marknadsföring och totala kostnader har inflationsjusterats med konsumentprisindex och uttrycks i 2013 års prisnivå. 4
Samordnas kommunikationsarbetet på ett sådant sätt att det finns förutsättningar att bedriva kommunikationsarbetet verkningsfullt och kostnadseffektivt? Utvärderas kommunikationsinsatserna för att säkerställa att de är verkningsfulla? Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och analyser av ekonomisk information och personaldata, samt intervjuer med nyckelpersoner vid avdelningen för kommunikation och externa relationer, studentavdelningen, områdeskanslierna, Uppsala universitetet musik och museer samt avdelningen för uppdragsutbildning. Valet motiveras av att dessa avdelningar arbetar med information och kommunikation i stor utsträckning och organisatoriskt tillhör universitetsförvaltningen, dvs. har likadant formulerade uppgifter avseende att ge råd och stöd samt att medverka i universitetsgemensam verksamhetsutveckling. Kärnverksamhetens arbete inom området information och kommunikation fångas via granskningen av områdeskansliernas arbete, då dessa har till uppgift att samordna kommunikation och marknadsföring inom respektive vetenskapsområde. Kommunikationsverksamheten vid institutionerna har inte granskats specifikt. Arbete som bedrivs vid andra enheter såsom t.ex. universitetsbiblioteket och UU Innovation har avgränsats från granskningen. Observera att granskningen är inriktad mot samordning och utvärdering och t.ex. inte behandlar kommunikation som tangerar frågor inom området medarbetar- och ledarskap. 3 Iakttagelser I avsnittet redovisas hur olika avdelningar arbetar med informations- och kommunikationsfrågor utifrån sina respektive uppdrag enligt arbetsordningen för universitetsförvaltningen (och enligt uppdrag från vetenskapsområdena när det gäller områdeskanslierna), samt hur arbetet samordnas med andra enheter och utvärderas. 3.1 Avdelningen för kommunikation och externa relationer Som nämndes i rapportens bakgrundsbeskrivning är ansvaret för kommunikationsfrågor decentraliserat i mycket hög utsträckning. Avdelningen för kommunikation och externa relationer är i organisatorisk mening inte överordnad andra organisatoriska enheter avseende kommunikationsfrågor. Samordning med andra är därför nödvändig i vissa frågor för att uppfylla kommunikationspolicyns intentioner. Enligt kommunikationspolicyn ansvarar avdelningen för universitetets övergripande interna och externa kommunikation. Policyn skriver inte explicit vem eller vilka som ansvarar för samordning. Avdelningens egen tolkning är att flera funktioner tillsammans ansvarar för att samordningen ska fungera. Avdelningen har (enligt arbetsordningen för universitetsförvaltningen) inom ramen för sitt verksamhetsområde kommunikation och externa relationer till uppgift att ge råd och stöd till chefer på alla nivåer och stödja utbildning, forskning och samverkan, samt att medverka i universitetsgemensam verksamhetsutveckling. Inom ramen för dessa uppgifter tas initiativ till samordningsaktiviteter avseende kommunikationsfrågor. Kommunikationsdirektören kallar till möten ungefär varannan vecka med informatörer från områdeskanslierna och universitetsbiblioteket samt nätverksträffar för alla som arbetar med kommunikationsfrågor vid universitetet ett par gånger varje termin. En projektledare vid avdelningen kallar till möten ett par gånger varje termin för personer som arbetar med kommunikationsfrågor vid verksamheter som tillhör avdelningen för musik och museer samt universitetsbiblioteket. Utöver dessa allmänna uppgifter (råd och stöd samt universitetsgemensam verksamhetsutveckling) har avdelningen flera specifika uppgifter inom kommunikationsområdet; att utgöra ett strategiskt och operativt stöd till universitetsledningen i 5
kommunikationsfrågor, svara för universitetets presstjänst 2, svara för och utveckla universitetets övergripande informationskanaler (digitala och pappersburna), svara för redaktionellt arbete i universitetets övergripande informationskanaler, svara för uppföljning och utveckling av universitetets visuella profil, samordna alumnverksamheten, svara för fundraising, svara för akademiska högtider och andra publika evenemang, svara för praktiska arrangemang i samband med rektors representation, på uppdrag av universitetsledningen medverka i projekt som har inriktning mot marknadsföring och/eller samverkan med det omgivande samhället, på uppdrag av institutioner/motsvarande svara för konferensservice samt medverka i arbetet med studentrekrytering. Avdelningen ansvarar för dessa uppgifter, men samarbetar i hög utsträckning med andra avdelningar, universitetsledningen, institutioner, nationer och alumnföreningar kring frågorna. Ett exempel på strukturerat samarbete är att huvudredaktörerna för medarbetarportalen kallar till månatliga möten med de så kallade AI-redaktörerna vid förvaltningen (AI betyder administrativ information), skriver uppdragsbeskrivningar åt redaktörer och skribenter vid förvaltningens avdelningar, samt utbildar så kallade lokalredaktörer vid institutioner/motsvarande. Ett annat exempel är att avdelningen ansvarar för marknadsföringsdelen inom området studentrekrytering och samarbetar med studentavdelningen som ansvarar för utbildningsinformationen. Avdelningen ger även råd och stöd genom material publicerat på medarbetarportalen. Bland materialet finns sådant som handlar om att ge råd och stöd inom kommunikationsfrågor rent allmänt (exempelvis språkliga rekommendationer), men även material inom de områden där avdelningen har ett utpekat ansvar (exempelvis en mediehandbok och riktlinjer för grafisk profil). Vid samtal med informatörer m.fl. personer inom universitetsförvaltningen framgår att det finns en önskan om mer vägledande material för att kommunikationsarbetet ska kunna utföras effektivt och med ett universitetsgemensamt perspektiv. Avdelningen arbetar främst med uppföljningar/utvärderingar genom att köpa olika typer av marknadsundersökningar av hur universitetet uppfattas i olika avseenden. Avdelningen har även köpt en läsvärdesundersökning avseende personaltidningen Universen, en räckviddsmätning av magasinet Nya Horisonter samt en teknisk, pedagogisk och språklig tillgänglighetsundersökning av webbplatsen. Avdelningen följer även upp effekterna av den internationella studentrekryteringen och detta beskrivs i avsnittet nedan om studentavdelningen. Ur marknadsundersökningarna går att utläsa att universitetet (i likhet med flera andra universitet) har högt anseende hos allmänheten och att universitetet beskrivs i övervägande positiva eller neutrala ordalag i pressen. 3 Universitetet har med andra ord ett starkt varumärke att vårda. 3.2 Studentavdelningen Avdelningen arbetar med flera uppgifter som rör information och kommunikation inom exempelvis områdena studier, yrkesliv, studentrekrytering och studentmottagande. De områden som kräver en hög grad av samordning med andra enheter är främst internationell och nationell studentrekrytering. Områdena innefattar både utbildningsinformation och marknadsföring. Som nämnts i tidigare avsnitt ansvarar studentavdelningen för den delen som handlar om utbildningsinformation medan avdelningen för kommunikation och externa relationer ansvarar för den delen som handlar om marknadsföring. Studentavdelningen kallar till möten varannan vecka med representanter från studentavdelningen, avdelningen för kommunikation och externa 2 Inom ramen för uppgiften att svara för universitetets presstjänst ger avdelningen stöd till forskare, universitetsledning m.fl. som behöver hjälp att på ett professionellt sätt nå ut med olika budskap och nyheter, såväl nationellt som internationellt. Att avdelningen erbjuder detta stöd innebär inte något förbud för medarbetare att själva kommunicera direkt med medierna. 3 De marknadsundersökningar som refereras avser 2012 och 2013. 6
relationer samt områdeskanslierna. Syftet med mötena är att dela erfarenheter, sprida information och samarbeta kring nationell och internationell studentrekrytering. I samband med införandet av studieavgifter för tredjelandsstudenter började studentavdelningen och avdelningen för kommunikation och externa relationer att samarbeta kring frågan om internationell studentrekrytering. Utifrån en marknadsundersökning och med programmet för internationalisering som grund arbetades en strategi för internationell studentrekrytering fram. Strategin är inte beslutad, men används som ett ramverk för det dagliga arbetet. Studentavdelningen ansvarar enligt en intern överenskommelse för det operativa arbetet och avdelningen för kommunikation och externa relationer för det strategiska, men gränsen är flexibel för vem som gör vad. Samarbete sker även med planeringsavdelningen, områdeskanslierna, den internationella samordnaren och programsamordnarna vid institutionerna. Samarbetet uppges vara informellt, men strukturerat och fungera väl. Effekterna av den internationella studentrekryteringen mäts regelbundet vid avdelningen för kommunikation och externa relationer. Dels mäts bl.a. antal sökande, antagna och registrerade studenter, dels mäts resultat av annonsering i syfte att kunna följa upp lönsamhet och anpassa marknadsföringen. CRM-system 4 används för att dokumentera kontakterna med potentiella och aktuella tredjelandsstudenter. Arbetet med nationell studentrekrytering har under 2014 genomlysts i en förstudie som lyft fram flera förbättringsområden. Förstudien resulterade i att en strategi för arbete med nationell studentrekrytering arbetades fram och därefter fastställdes av universitetsdirektören. Syftet med strategin är att få en samsyn på hur arbetet ska bedrivas och en strategi som studentavdelningen, avdelningen för kommunikation och externa relationer samt vetenskapsområdena kan utgå ifrån. Om strategin har bidragit till att förbättra universitetets samordning av nationell studentrekrytering är ännu för tidigt att uttala sig om. Enligt strategin ska strategier och aktiviter justeras kontinuerligt med utgångspunkt i uppföljning och analys. Någon systematiserad uppföljning och analys har ännu inte genomförts, men utvärderingar av enskilda mindre insatser förekommer enligt uppgift. 3.3 Områdeskanslier De tre områdeskanslierna får sina uppdrag från två håll i organisationen. Dels från universitetsdirektören via arbetsordningen för universitetsförvaltningen och dels från respektive vetenskapsområde. Finansieringen kommer enbart från vetenskapsområdena. Graden av formalisering avseende uppdragen från vetenskapsområdet varierar mellan områdena. Vid det teknisk naturvetenskapliga området beslutar fakultetsnämnden inriktning och omfattning genom fastställandet av ett fler- eller ettårigt dokument för kommunikationsarbete. Vid de två övriga områdena är inte verksamheten reglerad på lika tydligt sätt. I praktiken arbetar informatörer m.fl. vid kanslierna med en mängd arbetsuppgifter inom ramen för information och kommunikation såsom studentrekrytering, webbarbete, medarbetarportalen, skriva nyhetsbrev och artiklar, producera filmer, genomföra projekt och event, samt rådgivningsarbete avseende t.ex. trycksaksproduktion, mediefrågor och grafisk profil. Enligt universitetsförvaltningens arbetsordning ska kanslierna samordna vetenskapsområdets kommunikation och marknadsföring. För att kunna göra det på ett effektivt sätt är kanslierna beroende av att samordningen med övriga avdelningar vid universitetsförvaltningen fungerar effektivt. En del av den samordningen sker genom arbetet som initieras av avdelningen för kommunikation och externa relationer samt studentavdelningen och som har beskrivits i avsnitten ovan. Informatörerna vid kanslierna efterfrågar emellertid mer samverkan och uttrycker att det saknas något. Man drar inte med säkerhet nytta av varandras arbete utan risk 4 CRM står för customer relationship management och är ett system för att administrera kundkontakter. 7
finns för att man så att säga uppfinner hjulet på nytt. De grupper för informationsutbyte och samverkan som avdelningen för kommunikation och externa relationer har initierat räcker inte enligt informatörerna, utan informella kontakter (exempelvis genom arbetsmöten) måste tas mellan avdelningarna. Dessa kontakter är personberoende och indikationer finns på att samordningen inte fungerar effektivt i alla lägen. Vid intervjuer med kanslipersonal har internrevisionen ibland stött på uppfattningen att det är avdelningen för kommunikation och externa relationer som har det övergripande samordningsansvaret inom kommunikationsområdet. Som beskrivits i tidigare avsnitt har emellertid inte avdelningen uppfattat sitt uppdrag på samma sätt, utan man menar att flera funktioner tillsammans delar ansvaret. Förväntansgapet innebär risk för bristande effektivitet avseende kommunikationsarbetets samordning. Vid det tekniskt naturvetenskapliga området har man centraliserat stora delar av kommunikationsverksamheten till områdeskansliets enhet Teknat Samverkan. Övriga kansliers samordning med institutionerna är mer ad hoc-baserad och kanslierna har ingen systematisk överblick över vilken verksamhet som institutionerna själva bedriver inom området information och kommunikation och till vilka kostnader. Sammanlagt 16 personer med titeln informatör arbetar vid 13 olika institutioner. Kansliernas uppfattning är att ännu fler personer arbetar med kommunikationsverksamhet på institutionsnivå och då främst med webbarbete. Knappt 7 miljoner kronor redovisades på kontot för marknadsföring 2013 vid vetenskapsområdena, varav knappt 5 miljoner kronor redovisades på institutionsnivå vid totalt 43 institutioner/motsvarande. Att institutionerna bedriver aktiv kommunikationsverksamhet är helt i linje med kommunikationspolicyn som ger uttryck för en långtgående decentralisering. Att områdeskanslierna för humaniora och samhällsvetenskap samt medicin och farmaci inte har en systematiserad överblick över vad som händer på institutionsnivå innebär dock sannolikt att dessa vetenskapsområdens arbete med information och kommunikation inte samordnas på det mest ändamålsenliga och effektiva sättet. Områdeskansliet för naturvetenskap och teknik utvärderar flertalet av sina genomförda kommunikationsaktiviteter och skriftlig återrapportering görs till teknisk-naturvetenskapliga fakultetsnämnden i samband med att kommande periods dokument för kommunikationsarbete fastställs. Vid övriga kanslier förekommer sådana utvärderingar i liten omfattning eller inte alls. 3.4 Musik och museer Vid avdelningen för musik och museer ingår verksamheterna Museum Gustavianum, Uppsala linneanska trädgårdar, Evolutionsmuseet, Akademiska kapellet, Körcentrum och Uppsala University Jazz Orchestra. Verksamheterna samlades under en gemensam avdelning i början av 2014. Enligt arbetsordningen ska avdelningen bl.a. främja samverkan och dialog med det omgivande samhället om vetenskap samt anordna kulturaktiviteter och exponera universitetet som ledande bildningsmiljö. Informations- och kommunikationsarbete ingår som en naturlig del i detta och syftar till att spegla universitetet på ett sådant sätt att bilden av universitetet gentemot omvärlden stärks. I praktiken innebär det arbete med utställningar, programverksamhet, events, annonsering, trycksaker, webb, sociala medier och riktad information/marknadsföring till olika organisationer. Vid samtliga verksamheter finns en person anställd med uppgifter inom området information och kommunikation, men få har det som heltidssyssla. Samordning sker genom den grupp som en projektledare vid avdelningen för kommunikation och externa relationer är sammankallande till och som har beskrivits i tidigare avsnitt. Gruppen arbetar för att nå synergieffekter genom kompetens- och erfarenhetsutbyte och i vissa fall gemensamma insatser/projekt. Samordningen uppges fungera väl och de problem som återstår att lösa är främst av teknisk natur rörande webbplattformar. Avdelningen håller på med uppbyggnad av det interna arbetet och att göra uppföljningar av informations- eller kommunikationsaktiviteter har ännu inte varit aktuellt. 8
3.5 Avdelningen för uppdragsutbildning Avdelningen har till uppgift att samordna strategisk planering av uppdragsutbildning och tillhandahålla professionellt stöd till institutioner vid genomförandet av uppdragsutbildning, samt skapa och skräddarsy utbildningar för yrkesverksamma. I detta ingår information- och kommunikationsarbete som en naturlig del. Sedan en tid tillbaka arbetar avdelningen mer proaktivt än tidigare med att profilera sina tjänster mot framför allt den offentliga sektorn inom ramen för samverkansuppgiften. En tjänst som marknads- och kommunikationsansvarig har inrättats och vid avdelningen finns även en affärsutvecklingsstrateg och en informatör. Information till och kommunikation med externa intressenter sker genom personliga möten, webb, sociala medier, seminarier, samarbeten och nätverk, mässor, konferenser och annonser. Intern information och kommunikation bedrivs genom webben, medarbetarportalen, informationsmöten, nätverk, personaltidningen Universen och magasinet Nya Horisonter samt nyhetsbrev till alumner. Samordning sker med avdelningen för kommunikation och externa relationer, studentavdelningen, universitetsledningen, UU Innovation, fakulteter/områdesnämnder samt lärare, forskare, studierektorer och prefekter. Avdelningen har för avsikt att utöka sitt samarbete med universitetsbiblioteket. Den mesta samordningen sker ad hoc efter behov. Exempel på mer formell och strukturerad samordning är deltagande i de nätverksträffar som anordnas av avdelningen för kommunikation och externa relationer ett par gånger varje termin och som har beskrivits i tidigare avsnitt. Ett annat exempel är att avdelningen har bett prefekter vid ett urval av institutioner att utse en kontaktperson som ansvarar för institutionens dialog med avdelningen. Samordningen upplevs fungera väl, dock är det inte alltid tydligt vem som är rätt kontaktperson i olika frågor. Det skulle enligt avdelningen vara önskvärt med ett ordentligt strategiskt grepp inom området information och kommunikation och ett tydliggörande av ansvarsförhållanden. Uppföljningar av kommunikationsinsatser görs, men förbättringspotential finns inom området enligt avdelningens egen bedömning. CRM-system används och genomförda utbildningar följs upp genom enkäter till deltagare, beställare och samarbetspartners. Andra exempel är utvärderingar av specifika projekt såsom övertagandet av webbutbildningar från myndigheten Kompetensrådet för utveckling i staten (Krus) i samband med återrapportering till Avvecklingsmyndigheten för utbildningsmyndigheter. 4 Slutsats I avsnittet sammanfattas och analyseras granskningens iakttagelser och därefter besvaras revisionsfrågorna. Området information och kommunikation är inte reglerat i externa regelverk i lika hög utsträckning som är fallet med vissa andra stödverksamheter. Utformningen av det interna regelverket blir därför extra viktigt för att skapa en bra grund för ändamålsenliga arbetsformer. De kommunikationsstrategier och årliga kommunikationsplaner som ska utarbetas enligt policyn har emellertid inte tagits fram på flera år. Exempel finns på andra interna dokument som har utarbetats och som kan sägas fylla samma funktion som strategierna och planerna, fast inom vissa specifika områden. Det gäller strategierna för internationell och nationell studentrekrytering, samt även visst informationsmaterial som avdelningen för kommunikation och externa relationer har arbetat fram och som finns tillgängligt på medarbetarportalen. Det verkar dock inte vara tillräckligt för att universitetsgemensam samordning av kommunikationsaktiviteter ska fungera optimalt, utan mer samordning efterfrågas av flera informatörer, särskilt vid områdeskanslierna. Inom ramen för uppgiften att ge råd och stöd och bidra till verksamhetsutveckling inom kommunikationsområdet kallar avdelningen för kommunikation och externa relationer till flera olika typer av nätverksträffar. Dessa arenor räcker emellertid inte till och flera informella 9
kontakter tas mellan avdelningarna. Hur bra dessa informella samarbeten fungerar är personberoende. Samma typer av arbetsuppgifter utförs på flera håll och risk finns för att man inte utnyttjar möjligheten till samordningsvinster på ett optimalt sätt. Det finns ett gap på vissa håll mellan vilken samordningsroll som andra funktioner förväntar sig att avdelningen för kommunikation och externa relationer har och vad avdelningen själv anser sig ha för roll. Denna otydlighet i ansvarsfrågan leder till risk för ineffektivitet. Områdeskanslierna har en särställning organisatoriskt genom att de har två uppdragsgivare; universitetsdirektören och områdesnämnderna. Finansieringen kommer dock enbart från respektive områdesnämnd, vilket innebär att kanslierna saknar ekonomiska incitament att arbeta med uppgifterna enligt universitetsförvaltningens arbetsordning och som bl.a. innebär att samordna vetenskapsområdets kommunikation och marknadsföring. Områdesnämndernas engagemang och ekonomiska prioriteringar i dessa frågor varierar. Kansliernas roll med dubbla uppdragsgivare är möjligen en delförklaring till att det är informatörerna vid kanslierna som upplever att samordningen inom kommunikationsområdet fungerar sämst. Vid två av kanslierna är den systematiska insynen i institutionernas arbete inom kommunikationsområdet tämligen låg och kanske går institutioner vid dessa vetenskapsområden miste om möjligheter till samordning och tips om ändamålenliga och effektiva kommunikationsinsatser. Det finns flera goda exempel på uppföljningar och utvärderingar av gjorda kommunikationsinsatser som används som grund för förbättringar i det pågående kommunikationsarbetet. Likaså finns det exempel på funktioner som knappt arbetar med uppföljningar alls. Att sprida goda exempel om hur man kan arbeta effektivt med uppföljningar skulle kunna vara en uppgift för avdelningen för kommunikation och externa relationer inom ramen för uppgiften att ge råd och stöd och medverka i universitetsgemensam verksamhetsutveckling. Med beaktande av ovanstående besvarar internrevisionen revisionsfrågorna på följande sätt: Samordnas kommunikationsarbetet på ett sådant sätt att det finns förutsättningar att bedriva kommunikationsarbetet verkningsfullt och kostnadseffektivt? DELVIS Utvärderas kommunikationsinsatserna för att säkerställa att de är verkningsfulla? DELVIS Universitetet har ett starkt varumärke som måste vårdas för att möta dagens och morgondagens utmaningar avseende rekrytering av nationella och internationella studenter samt rekrytering av attraktiv arbetskraft. Ett verktyg är bra informations- och kommunikationsarbete. Ansvaret för arbetet är decentraliserat och nyckeln till att bedriva arbetet verkningsfullt och kostnadseffektivt är enligt intentionerna i policyn samordning. Universitetet borde ha en del att vinna på att arbeta mer systematiskt med samordning. Det finns olika vägar att gå för att ta bort förväntansgapet avseende vilken roll avdelningen för kommunikation och externa relationer har samt öka samordningen. En väg är att berörda avdelningschefer tillsammans kommer överens om hur samordningsarbetet ska bedrivas på ett tydligare sätt än vad som har gjorts hittills. En annan väg är att avdelningen för kommunikation och externa relationer ges ett utpekat ansvar för samordning inom kommunikationsområdet. Mellan dessa ytterligheter finns andra alternativ, t.ex. att avdelningen för kommunikation och externa relationer utarbetar vägledande material i högre utsträckning än vad som hittills gjorts. De olika alternativen går också att kombinera, exempelvis genom att avdelningen för kommunikation och externa relationer ges ett överordnat ansvar för samordningen av kommunikationsarbetet samt producerar mer vägledande material, men att avdelningen utför uppgiften i tätt samarbete med andra avdelningar. Vid universitetsförvaltningen pågår ett utvecklingsarbete av ett urval av administrativa arbetsflöden inom det som kallas för KAIA-projektet. Internrevisionen vill peka på möjligheten 10
att låta området information och kommunikation ingå i projektet för att på så sätt arbeta med frågan om hur samordningen kan ökas. Oavsett på vilket sätt ledningen väljer att arbeta vidare med samordningsfrågorna måste verksamhets- och effektivitetsaspekter samt synen på centralisering/decentralisering beaktas. Det är också lämpligt att kommunikationspolicyn 5 uppdateras. 5 Rekommendationer Internrevisionen rekommenderar följande: Inför åtgärder för att tydliggöra vilken roll avdelningen för kommunikation och externa relationer har avseende samordning av kommunikationsarbetet. Inför åtgärder för att öka den systematiska samordningen inom området information och kommunikation i enlighet med intentionerna i kommunikationspolicyn. Inför åtgärder för att sprida goda exempel och inspirera till ökat arbete med uppföljningar och utvärderingar av gjorda informations- och kommunikationsaktiviteter. 6 Internrevisionens uppföljning Internrevisionen avser att följa upp de åtgärder som vidtas med anledning av denna granskning. Uppföljningen kommer att presenteras i en eller flera av internrevisionens årsrapporter. 5 Sedan kommunikationspolicyn beslutades har universitetet infört en ny struktur för hur regeldokument namnges och beslutas, vilket måste beaktas när policyn uppdateras. 11