till stödpaket för upphandling av IT-konsulttjänster
1 INNEHÅLL 1 Innehåll 1 2 Inledning 2 3 Omfattning 2 4 Användning 3 5 Avrop 4 6 Förberedelser 4 7 Innehåll 6 8 Anpassning och återanvändning av dokument 7 1 (8)
2 INLEDNING Många myndigheter anser att det finns mycket att vinna på en ökad samordning. Myndigheter som idag står utan egna ramavtal har framfört starka önskemål till Verva (tidigare Statskontoret) om att få möjlighet att avropa IT-konsulter via generella ramavtal. Det har dock visat sig var svårt att täcka in myndigheternas behov av IT-konsulttjänster med en nationell ramavtalsupphandling för hela offentliga sektorn. Därför genomfördes en upphandling av IT-konsulttjänster för myndigheter inom Stockholmsregionen. Ett resultat av upphandlingen var att ta fram ett stödpaket som kunde tjäna som vägledning och mall för andra, regionalt samordnade upphandlingar IT-konsulttjänster. Verva kan nu erbjuda myndigheter ett stödpaket som vägledning för genomförande av regionalt samordnade upphandlingar av ramavtal för ITkonsulttjänster. Med ramavtalet som grund kan sedan myndigheten, eller de samverkande myndigheterna göra avrop. Stödpaketet innehåller vissa generella bas-krav som lätt kan anpassas till specifika regionala behov och förutsättningar. Stödpaketet består av mallar och anvisningar för förfrågningsunderlag och ramavtalstexter. Dessutom finns en beskrivning av utvärderingsmetodik och mallar för utvärdering. Alla delar av stödpaketet finns att ladda ner från Vervas webbplats på adressen www.verva.se/stodpaket 3 OMFATTNING Förfrågningsunderlaget är utformat så att det täcker såväl upphandling av resurskonsulttjänster som uppdragskonsulttjänster. Avsikten är att upphandlingen ska omfatta båda kategorierna då det ibland kan krävas ett helhetstagande från en leverantör snarare än en specifik resurs. Vid avropstillfället väljer myndigheten vilken kategori som ska avropas. Tjänsterna är definierade inom fyra anbudsområden med ett antal kompetensområden och kompetensnivåer. Dessa bedöms täcka in en stor del av det behov av IT-konsulttjänster som finns inom offentlig sektor. Men det är viktigt att myndigheten vid anpassning av förfrågningsunderlaget inför ramavtalsupphandlingen tar ställning till innehållet i dessa områden och eventuellt anpassar dem efter sina behov och sin verksamhet. 2 (8)
4 ANVÄNDNING Stödpaketet är en vägledning och användningen är frivillig. Den som använder materialet har frihet att använda det i sin helhet eller delar av det. Paketet är utformat för öppen upphandling enligt kapitel 5 i LOU, men underlaget kan naturligtvis användas också för andra upphandlingsformer. För att kunna anpassa materialet efter den egna upphandlingens behov har myndigheten frihet att ta bort, ändra och lägga till text i materialet. Vi vill dock påpeka att stödpaketet är utvecklat för att vara en helhet, där de olika delarna skall vara heltäckande och inte innehålla motsägelser. Det finns två typer av anvisningar i stödpaketet; Vervas anvisningar till myndigheten för användning och anpassning av stödpaketet samt den upphandlande myndighetens anvisningar till anbudsgivaren om hur denna ska utforma sitt anbud. De förstnämnda anvisningarna är råd och tips till myndigheten och skall tas bort ur förfrågningsunderlagets olika delar innan det publiceras. I stödpaketet är dessa anvisningar skrivna i kursiv stil med ram runt om kring och inleds med texten Vervas anvisning. Anvisningar i stödpaketet som är markerade med kursiv stil och inom hakparentes <abc> måste myndigheten anpassa med egna anvisningar riktade till anbudsgivaren. Det gäller t.ex. myndighetens namn, sista anbudsdatum etc. Ibland anges alternativa formuleringar, där myndigheten får välja vilket som passar bäst i den aktuella situationen. Även dessa är markerade med kursiv stil och inom hakparentes <abc>. Till stödpaketet finns också en beskrivning av den utvärderingsmetodik som rekommenderas när stödpaketet används, samt kalkylmallar som kan anpassas till den aktuella upphandlingen och användas vid utvärdering av anbuden. Stöd i användning av stödpaketet Verva kan även erbjuda olika former av stöd för de myndigheter som planerar att använda paketet. Exempel på sådant stöd är information om och tillämpning av paketet, hjälp med tillämpning vid upphandling, avropsstöd, förvaltningsfrågor m m. Vilket stöd och vilka villkor som ska gälla för samarbetet mellan Verva och deltagande myndigheter kommer att överenskommas från fall till fall. 3 (8)
5 AVROP Stödpaketet för IT-konsulttjänster är utformat för att avrop genomförs som förnyad konkurrensutsättning. Detta avropsförfarande bedöms som mest lämpligt för de typer av tjänster som efterfrågas. Förnyad konkurrensutsättning innebär att avrop föregås av en avropsförfrågan som myndigheten gör för att erfara vilken leverantör som kan erbjuda den för myndigheten bäst anpassade leveransen. För det fall myndigheten avser att tillämpa direktavrop måste stödpaketet anpassas. 6 FÖRBEREDELSER Innan myndigheten startar arbetet med att anpassa stödpaketet bör ett visst förstudiearbete genomföras. Syftet med detta arbete är att myndigheten ska ta ställning till vad som ska upphandlas och hur konsulttjänster kommer att avropas. Ett lämpligt sätt att metodiskt gå tillväga är att jobba i följande steg: Steg 1 Behovsanalys Fastställ de behov av olika IT-konsulttjänster som myndigheten har. När detta är gjort kontrollerar myndigheten behovet mot Bilaga B Kompetensklassning. Myndigheten uppdaterar Bilaga B genom att ta bort de Anbudsområden och kompetensområden som inte ska upphandlas och tillför nya Anbudsområden och kompetensområden som ska ingå i upphandlingen. Steg 2 Avropsmetod Steg 3 Definiering av kvantitet Stödpaketet är utformat för att avropsmetoden förnyad konkurrensutsättning ska användas. För det fall myndigheten avser att använda ett annat avropssätt måste ställning till om och hur stödpaketet ska anpassas för att passa till detta. I detta steg bör myndigheten ta ställning till hur mycket resurser som man avser att köpa under ramavtalsperioden. Detta påverkar vilka krav på leveranskapacitet som måste ställas på leverantörerna (se även Vervas anvisning i Bilaga A Huvudtext, punkt 2.6 Leveranskapacitet, där olika möjligheter beskrivs). 4 (8)
Resultatet av denna analys påverkar vilka krav på gränsvärden för leveranskapacitet som sätts. Steg 4 Definiering av kvalitet Steg 5 Fastställande av antalet ramavtal som myndigheten avser att teckna. I detta steg bör myndigheten ta ställning till vilka kompetensnivåer det finns behov av att upphandla. Valet av avropsmetod och kvantiteten som bedöms avropas påverkar hur många ramavtal som myndigheten bör teckna. Även marknadsutbudet för den typ av konsulttjänster som myndigheten upphandlar kan påverka hur många ramavtal som bör tecknas. Avropsmetoden: För att den förnyade konkurrensutsättningen ska fungera väl bör det finnas ett flertal ramavtal. Det är viktigt att myndigheten tar ställning till hur många ramavtal som ska tecknas inom respektive Anbudsområde för att lämplig konkurrenssituation bibehålls under avtalsperioden. För få ramavtal begränsar konkurrensen medan för många ramavtal kan leda till att varje enskilt avrop blir omfattande för såväl myndigheten som för leverantörerna. Kvantiteten: En myndighet med stort behov av konsulttjänster måste i upphandlingen förvissa sig om att kvantiteten kan levereras. Ett sätt är att ställa höga krav på leveranskapaciteten hos en leverantör (se Bilaga A Huvudtext, punkt 2.6). Ett annat sätt är att teckna flera ramavtal. Marknadssituationen: Marknadens utbud av de tjänster som myndigheten upphandlar påverkar de antal ramavtal som är möjliga att teckna. Om myndigheten upphandlar en mycket specifik typ av tjänst kan antalet företag som kan leverera (och därmed vara ramavtalsleverantörer) vara begränsat. Medan en generell konsulttjänst kan levereras av ett stort antal företag och då blir det möjligt att teckna många ramavtal. När myndigheten gått igenom steg enligt ovan kan arbetet med att anpassa stödpaketet påbörjas. 5 (8)
7 INNEHÅLL Stödpaketet innehåller följande delar: Introduktion Förfrågningsunderlag Inledande text Bilaga A Huvudtext Bilaga A1 Underleverantörsuppgifter Bilaga A2 Instruktion Blankett SKV4820 Bilaga A3 Svarsformulär referenser inklusive instruktion Bilaga A4 Leveranskapacitet och priser inklusive instruktion Bilaga B Kompetensklassning Ramavtalsutkast inklusive bilagor Bilaga Ramavtal Huvudtext Bilaga 1a Allmänna villkor resurskonsulttjänster Bilaga 1b Allmänna villkor uppdragskonsulttjänster Bilaga 2 Kompetensklassning Bilaga 3 Leveranskapacitet och priser Bilaga 4 Underleverantörer Bilaga 5 Myndighetsuppgifter Bilaga 6 Mall för leveransavtal Utvärderingsmetodik Kalkylmallar 6 (8)
8 ANPASSNING OCH ÅTERANVÄNDNING AV DOKUMENT Dokumenten i stödpaketet behöver anpassas i flera steg. 1. Förfrågningsunderlaget måste anpassas för att kunna skickas ut till anbudsgivare. 2. Kalkylmallarna måste anpassas så att de stämmer med upphandlingens omfattning och genomförande. 3. Vid tilldelning av ramavtal anpassas de bilagor som i stödpaketet benämns Bilaga Ramavtal och Bilagorna 1-6, så att de bildar ett (eller flera) ramavtal baserat på resultatet i upphandlingen 4. När avrop sker anpassas Bilaga 6 Mall för leveransavtal, så att det blir ett leveransavtal som överensstämmer med avropssvaret 7 (8)
Det är avsikten att vissa dokument i förfrågningsunderlaget ska återanvändas som text i ramavtalet för att underlätta arbetet. Bilden nedan illustrerar hur text i förfrågningsunderlaget och anbudet kan återanvändas när ramavtalet skapas: Stödpaketet är ett levande material. Avsikten är att det fortlöpande skall uppdateras utifrån synpunkter från användarna, näringslivet, förändringar i regelverket m m. 8 (8)
Stöd för regionala ramavtalsupphandlingar Verva har utarbetat ett stödpaket för att ge myndigheter vägledning för att genomföra regionalt samordnade upphandlingar av ramavtal för ITkonsulttjänster. Med ramavtalet som grund kan sedan myndigheten, eller de samverkande myndigheterna göra avrop. Verva kan även erbjuda aktivt stöd till de myndigheter som planerar att genomföra samordnade regionala upphandlingar utifrån stödpaketet. Stödpaketet består av mallar med anvisningar för förfrågningsunderlag och ramavtalstexter. Dessutom finns en beskrivning av utvärderingsmetodik och mallar för utvärdering. Detta är en introduktion till vad stödpaketet omfattar. Box 214, 101 24 Stockholm Besöksadress: Drottninggatan 29 Telefon: 08-550 557 00 www.verva.se