Snösätraskolan Tjänsteutlåtande Dnr: Sid 1 (9) Handläggare: Susanne Telefon: 08/508 49 210 Till Snösätraskolan Plan för intern med väsentlighets- och riskanalys 2016 för Snösätraskolan
Sid 2 (9) Inledning Snösätraskolan har gjort en värdering- och riskanalys på de områden och processer som Utbildningsförvaltningen haft som mall. Utöver detta har Snösätraskolan valt att lägga till tre egna processer som skolan ser som risk och kan påverka skolans resultat gällande elevers kunskaper eller bugdetresultat. Områdena är: Inbrott på skolan - Under de senaste åren har skolan haft väldigt många inbrott. Vi ser en risk med att detta kan påverka arbetsmiljön och budgeten på skolan. Information om budget i god tid - Det är svårt att lägga en budget i januari när budget premisserna kommer sent i januari eller beslut som påverkar budget kommer under budgetåret. Bristen på lärare i fritidshem/fritidspedagoger - Vi ser att bristen på utbildade lärare i fritidshem/fritidspedagoger kan komma att påverkar elevernas möjlighet att nå kunskaps- och socialamålen. Nämndens arbete med intern Nämndens internarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för intern, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internplan. Systemet för intern ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internplanen. I internplanen planerar nämnden hur de löpande erna/arbetssätten ska följas upp. Internplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen.
Sannolikhet Tjänsteutlåtande Sid 3 (9) Riskmatris 5 1 2 3 Kritisk Medium Låg 4 3 Sannolikhet Konsekvens 5 Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar 2 1 Konsekvens 1 2 3 4 5 3 Kritisk Totalt: 3
Sid 4 (9) Process Nr Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Arbetsmiljö 1 Arbetsmiljön i lokalerna 5.Mycket sannolikt 2 Tidsfördröjning 5.Mycket sannolikt Rekrytering 3 Brist på lärare i fritidshem/fritidspedagoger 5.Mycket sannolikt 5.Mycket allvarlig 25 Skolan kan inte påverka detta. Beslut från grundskoleavdelning och lokalavdelning på Utbildningsförvaltningen. 5.Mycket allvarlig 25 Lokalavdelningen på Utbildningsförvaltningen behöver stödja skolan i denna fråga, då många saker inte åtgärdas på tid från SISAB, trots påminnelser. 5.Mycket allvarlig 25 Skapa en attraktiv arbetsplats. Vid vakanser skapa bra annonser och bra rekryteringsrutiner. Delta i stadens utbildning kring rekryteringsstöd.
Sid 5 (9) Nämndens planerade uppföljning av den löpande en 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Diarium Rutiner /Systematiska er / Egen av rutinen På expeditionsmöten och elevhälsomöten Susanne Inköp/upphandling Rutiner /Systematiska er / Vidaredelegation Vid expeditionsmöten Susanne
Sid 6 (9) budget budget /Systematiska er / Månadsrapporter och kvartalsrapporter Vid budgetmöten varje månad - inför månadsavstämningar och andra rapporter Skriva en rapport/kommentarer vid varje uppföljning där det framkommer vilka risker det finns för att inte få en budget i balans. Susanne 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Arbetsmiljö Systematiskt miljöarbete /Systematiska er / Arbetsmiljön i lokalerna Tidsfördröjning Skolan har svårt att på egen hand påverka detta. Behöver stöd från SISAB och Utbildningsförvaltningen i denna fråga. Susanne
Sid 7 (9) Rekrytering Rekryteringsrutiner /Systematiska er / Brist på lärare i fritidshem/fritidspedagoger Skapa en attraktiv arbetsplats. Delta i utbildning om rekryteringsstöd. Susanne
Sid 8 (9) Väsentlighets- och riskanalys Process Arbetssätt Riskvärde Åtgärd Elevregister Registrering enligt rutiner Problem vid införande av nya skolplattformen 6 Hålla oss informerade om rutiner kring ny skolplattform. Modersmålsundervisning Lärarledd undervisning Lärarbrist 6 Rekrytera egna modersmålslärare i området och fortsätta köpa tjänster från språkcentrum. Specialpedagogik Lärarledd undervisning Brist på speciallärare eller specialpedagoger Undervisning Lärarledd undervisning Sjukfrånvaro 9 9 Ha vikariesamordnare på skolan och egna fasta vikarier på skolan. Skapa en attraktiv arbetsplats. Vid vakanser skapa bra annonser och bra rekryteringsrutiner. Delta i stadens utbildning kring rekryteringsstöd. Budget i balans Inbrott på skolan 15 Diskutera skalskydd och förebyggande åtgärder för att minska inbrott med Utbildningsförvaltningen och SISAB. Grannsamverkan. Diarium Rutiner Beslut anmäls inte till nämnd 12 Ha kunskap kring vilka beslut som ska anmäls nämnd. Få budget förutsättningarna i god tid för att planera budget God framförhållning Information om ekonomiska läget försvåras 12 Skolan har svårt att påverka detta. Inköp/upphandling Rutiner Inköp hos fel leverantörer 9 Använda nya systemet i staden för inköp och ha kunskap kring upphandlade företag. Person som inte är behörig att göra inköp gör inköp 4
Sid 9 (9) Process Arbetssätt Riskvärde Åtgärd budget budget Information om det ekonomiska läget Belastningsregister Kontroll Bristande belastningsregister 6 Budgetuppföljningar månadsvis och skriva kommentarer kring dem för att kunna följa budgeten under läsåret och följa med i förändringarna i budgetpremisserna som normalt inträffar under ett budgetår. Information om åtgärder 12 Struktur och rutiner på skolsekreterarens arbetsdagar. Införande av whiteboardtavla och månadsrutiner för skolsekreterare. 5 Fortsätta säkerställa att rutiner följs kring utdrag från belastningsregistret. Löneutbetalning Rutiner Felaktiga löner 6 Skapa ännu bättre rutiner att följa upp månadsvis löneutbetalningarna. Skapa säkrare rutiner för att det blir fel på tidsrapporter till Serviceavdelningen. Rekrytering Rekryteringsrutiner Brist på behöriga lärare 16 Skapa en attraktiv arbetsplats. Vid vakanser skapa bra annonser och bra rekryteringsrutiner. Delta i stadens utbildning kring rekryteringsstöd.