Personalrapport 2015 Borgå stad, personalledning
Innehåll innehåll 1 Förord... 3 2 Personalprogrammet 2014 2017... 4 3 Förbättrat resultat... 4 3.1 Personalstruktur och arbetsinsats... 4 3.2 Språklig fördelning... 7 3.3 Arbetskraftskostnader 2015... 7 3.4 Lönejusteringar 2015... 8 3.5 Annan belöning och personalförmåner... 8 3.6 Rekreationsverksamhet... 9 3.7 Delegationen för personalärenden... 9 3.8 Säkrande av kompetensen... 9 3.9 Personalinvesteringar... 10 4 Högklassigt arbetsliv... 11 4.1 Arbetshälsa... 11 4.2 Anslag för arbetshälsa... 11 4.3 Företagshälsovårdstjänster... 12 4.3.1 Hälsorelaterade sjukledigheter... 13 4.4 Olycksfall i arbetet och yrkessjukdomar... 15 4.5 Må Bra-verksamhet... 16 4.6 Intern kommunikation... 17 4.7 Personalenkät... 17 4.8 Hur jämställdhetsplanen har realiserats... 18 4.8.1 Könsfördelning och användning av familjeledigheter... 19 5 Lyckade rekryteringar... 20 5.1 Omsättning... 20 5.2 Pensionering... 20 5.3 Rekryteringsannonser och tillsättandetillstånden... 22 6 Samarbete... 24 6.1 Samarbetskommittén... 24 6.2 Gruppen för arbetshälsa (Tyhy-gruppen)... 24 6.3 Samarbetsgrupperna... 24 6.4 Personalgruppen... 25 6.5 Arbetarskyddsverksamhet... 25 6.6 Arbetsgruppen för inomhusluft... 26
7 Slutsatser och utveckling... 26
1 Förord I stadens budget 2015 ställde man ett extra produktivitetsmål på 1 % som gällde personalutgifter. Produktivitetsmålet beaktades i budgetanslagen och en separat plan på hur målet skulle uppnås gjordes för stadsstyrelsen. Genomförandet av produktivitetsmålet innebar i lönekostnader en nedskärning på cirka 35 årsverken. Utfallet för lönekostnaderna motsvarade budgeten och antalet årsverken minskade med cirka 56. Man kan fastställa att produktivitetsmålet har uppnåtts. Ett bindande mål för personalledningen år 2015 var att uppdatera uppgiftsbeskrivningarna inom vårdbranschen och systemet för bedömning av arbetets kravnivå. Ett aktuellt system för bedömning av arbetets kravnivå säkerställer att personalens lönesättning motsvarar kompetensen och för sin del förbättrar resultaten. Uppdateringen av systemet för bedömning av arbetets kravnivå visade sig vara mer utmanande än vad man tänkte men vid årsskiftet var systemet för bedömning av arbetets kravnivå inom vårdbranschen färdigt för godkännande. Ett annat bindande mål för år 2015 var uppföljningen av hur fungerande motivationssystemen var och val av en pilotenhet bland tekniska avtalet. Hemvårdens motivationssystem har provats som stöd för verksamhetsstyrningssystemet. Verksamhetsstyrningssystemet har varit så pass fungerande att man har kunnat betala sammanlagt cirka 17 000 euro i motivationsarvoden. Motivationssystemet har varit en väsentlig del i ändringen av handlingssätten. Personalrapporten har sammanställts enligt målen som godkändes i personalprogrammet år 2014. Målen i personalprogrammet är förbättrat resultat, ett högklassigt arbetsliv och lyckade rekryteringar. Eftersom målen i personalprogrammet fogas samman anger nyckeltalen under målrubrikerna hur flera mål har uppnåtts. Nyckeltalen har valts i enlighet med Kommunarbetsgivarnas personalrapportrekommendationer. Personalrapporten behandlas i samarbetskommittén som i Borgå också tjänstgör som arbetarskyddskommitté. Liksom tidigare år har personalrapporten gjorts som ett samarbete mellan personalledningen och personaltjänsterna. Uppgifterna om affärsverken som nämns i personalrapporten offentliggörs efter att de har blivit färdiga. Anu Kalliosaari personaldirektör 3 (36)
2 Personalprogrammet 2014 2017 Personalprogrammet 2014 2017 bygger på stadsstrategin som godkändes år 2013. Utifrån en verksamhetsomgivningsanalys definierade man de mest centrala målen och åtgärderna i personalprogrammet. I beredningen av personalprogrammet beaktades det också resultaten från personalenkäten som genomfördes våren 2014. Till personalprogrammet valde man tre mål: Med förbättrat resultat strävar man efter en fortlöpande granskning av uppgifter, arbetssätt, processer och placering av personalen så, att verksamheten är ändamålsenligt och ger resultat. Ett högklassigt arbetsliv betyder att arbetsgemenskapen mår bra, kunderna är nöjda, kvaliteten på tjänster är hög och arbetstrivseln ökar. I en välbefinnande arbetsgemenskap kan arbetstagarna utnyttja sin egen kompetens och sina bästa egenskaper. Med en lyckad rekrytering stärker man kompetensen och skapar förutsättningar för en produktiv verksamhet och högklassiga tjänster samt välmående personal. En förutsättning för att staden kan producera högklassiga tjänster är en kompetent och välmående personal. Alla tre strategiska mål anknyter till varandra. Ett bra resultat förutsätter välmående arbetsgemenskaper och lyckade rekryteringar. Ett bra resultat och framgång i arbetet ger å sin sida arbetshälsa. 3 Förbättrat resultat 3.1 Personalstruktur och arbetsinsats Enligt personalprogrammet har personalen dimensionerats så, att staden kan erbjuda högklassiga, rätt dimensionerade, minst lagstadgade tjänster till sina invånare. Personalens arbetsinsats ska riktas till de uppgifter där behovet av tjänster ökar. Målet är ändå att antalet årsverken inte ökar utan man måste omvärdera processer och arbetsuppgifter och utnyttja möjligheter som tekniken ger. Årsverken anger arbetskraften som under året har varit anställd. Årsverke = antalet tjänstgöringsdagar med lön på kalenderdagar / 365 * deltidsprocent. Tabell 1 Årsverken Årsverken 2015 3 223,59 Förändring -1,72 % Årsverken 2014 3 279,86 Förändring -0,01 % Årsverken 2013 3 280,18 Förändring +1,40 % Årsverken 2012 3 235,00 4 (36)
När man räknar arbetsinsatsen har man från årsverken dragit av alla frånvarodagar, då siffran anger den faktiska arbetsinsatsen. År 2015 var arbetsinsatsen utan undervisningspersonalens arbetsinsats 2 106,82 årsverken (2169,37 år 2014). Arbetsinsatsen hos andra än undervisningspersonalen minskade med 2,88 %. Antalet arbetstimmar som arbetats under den regelbundna arbetstiden och som tilläggs- och övertidsarbete har minskat. I fråga om undervisningspersonalen har arbetsinsatsen som helhet ökat med 1,66 % men timmar som arbetats som tilläggs- och övertidsarbete har minskat. Eftersom antalet undervisningspersonal inte har stigit är förklaringen till den ökade arbetsinsatsen minskade frånvarodagar. Hela personalens arbetsinsats minskade med 51,92 årsverken. Tabell 2 Arbetsinsats År Regelbunden arbetstid gjorda timmar Tilläggs- och övertidsarbete gjorda timmar Arbetstid gjorda timmar sammanlagt Arbetsinsats (exkl. alla frånvarodagar) övrig personal 2015 3 927 883,47 33 711,94 3 961 595,41 2 106,82 2014 4 084 028,20 39 157,80 4 123 185,98 2 169,37 Förändring År -156 144,74-5 445,86-161 590,57-62,55-3,82 % -13,91 % -3,92 % -2,88 % Regelbunden arbetstid Tilläggs- och Arbetstid gjorda Arbetsinsats gjorda tim- övertidsarbete timmar samman- mar gjorda timmar lagt undervisningspersonal 2015 630 888,91 36 511,35 667 400,25 652,94 2014 627 067,22 37 473,51 664 540,72 642,31 Förändring 3 821,67-962,16 2 859,53 10,63 0,61 % -2,57 % 0,43 % 1,66 % 5 (36)
Tabell 3 Antalet anställningsförhållanden Antal anställningsförhållanden Antalet anställningsförhållanden inom stadens hela personal minskade sammanlagt med 45 anställningar. Den största förändringen skedde i antalet visstidsanställda som minskade med 39 anställningsförhållanden. Antalet ordinarie anställda minskade med 20 anställningsförhållanden jämfört med förra årets slut. Antalet ordinarie anställda har minskat mest vid affärsverket Borgå lokalservice (-12 anställningsförhållanden) men antalet anställningsförhållanden har också minskat inom bildningssektorn med åtta, inom social- och hälsovårdssektorn med sju, inom koncernförvaltningen med ett och vid Borgå vatten med tre anställningsförhållanden. Antalet ordinarie anställda vid Kungsvägens arbetshälsa förblev oförändrat och antalet ordinarie anställda vid Räddningsverket i Östra Nyland steg med ett. Antalet anställningsförhållanden minskar när arbetsuppgifter har omorganiserats och lämnats vakanta efter pensionsavgångar och annan omsättning. Antalet visstidsanställningar har minskat mest inom bildningssektorn, med 31 anställningsförhållanden. Inom bildningssektorn har man omvandlat anställningsförhållandet till ordinarie hos personer som varit visstidsanställda, när servicebehovet har blivit permanent. Kortvariga vikarier har funnits 14 mer än vid förra årsskiftet. De största yrkesgrupperna är vårdpersonalen, fostringspersonal, grundskolelärare och övriga lärare. 6 (36)
Tabell 4 Hela stadens personalantal enligt yrkesgrupper 3.2 Språklig fördelning Av personalen var 69,67 % finskspråkiga (69,58 %) och 30,33 % svenskspråkiga (30,42 %). Den språkliga fördelningen har förblivit nästan oförändrad under de senaste åren. Lönesystemet gör det tillsvidare inte möjligt att välja andra språk än finska eller svenska, så antalet anställda med främmande språk kan inte fås. 3.3 Arbetskraftskostnader 2015 Arbetskraftskostnaderna avser skattepliktiga bruttoinkomster ökat med arbetsgivaravgifter. Till anställningsutgifterna räknas bl.a. lönen för regelbunden arbetstid, ersättningar för övertidsarbete och skiftarbete, semesterersättningar, semesterpengen, övriga tillägg och arvoden samt övriga lönekostnader i anslutning till arbetet. Uppgifterna har samlats ur stadens lönesystem. Arbetskraftskostnaderna har minskat från fjolåret med 1,55 %. I budgeten för 2015 riktades det till personalutgifterna en nedskärning på cirka 1 %, dvs. 1,5 miljoner euro, vilket avsåg lönekostnader på cirka 35 årsverken. Nedskärningen beaktades i alla sektorers löneanslag. Antalet anställda har minskat med 45 anställningsförhållanden och arbetskraftskostnaderna med 1,55 %. Detta betyder att man har nått målet som sattes i budgeten. 7 (36)
Tabell 5 Arbetskraftskostnader Bikostnader 23,263 % Euro Totalt Timmar (22,125%) 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 MAN 28 309 274 27 874 653 6 263 427 6 484 481 34 572 700 34 041 921 1 175 529 1 145 158 KVINNA 87 723 135 86 364 108 19 408 744 20 090 8882 107 131 879 105 472 166 3 612 198 3 483 838 Allt totalt: 116 032 409 114 238 761 25 672 170 26 575 363 141 704 579 140 814 124 4 787 727 4 628 996 SEKTOR Antalet anställda Löner och arvoden, miljoner 31.12.2015 31.12.2014 ändring, % 2015 2014 ändring, % Koncernförvaltningen 256 257-0,39 % 10,63 10,64-0,09 % Social- och hälsovårdssektorn 1009 1011-0,20 % 35,69 36,41-1,98 % Bildningssektorn 1689 1718-1,69 % 50,88 50,98-0,20 % Räddningsverket i Östra Nyland 254 254 0,00 % 7,68 7,45 3,09 % Borgå vatten 43 44-2.27 % 1,81 1,84-1,63 % Kungsvägens arbetshälsa 26 27-3,70% 1,24 1,26-1,59 % Borgå lokalservice 284 295-3,73 % 7,37 7,84-5,99 % SAMMANLAGT 3561 3606-1,25 % 115,30 116,42-0,96 % 3.4 Lönejusteringar 2015 Det allmänna tjänste- och kollektivavtalets avtalsjusteringspott för sommaren 2015 användes i sin helhet för revidering av bestämmelserna om periodarbetstiderna i kapitlet om arbetstiderna, för revidering av lönesättningsbilagor (bilagorna 1, 2, 7 och 8), för höjning av grundlöner i vissa lönesättningspunkter i lönesättningsbilagor 4 och 5 samt ändring av anställningsvillkoren för familjedagvårdare som arbetar i sitt eget hem (AKTA 2014 2016, bilaga 12). I Borgå stad höjde löneuppgörelsen några uppgiftsrelaterade löner inom AKTA. Inom det tekniska avtalet förhandlade man om en lokal justeringspott på 0,3 % som betalades fr.o.m. 1.7.2015. Den timavlönade personalens löner höjdes fr.o.m. 1.7.2015 med en allmän höjning på 0,3 %. Hos lärarna höjdes tjänsteinnehavarens och arbetstagarens uppgiftsrelaterade lön eller därmed jämförbara månadslön fr.o.m. 1.7.2015 med en allmän höjning på 0,4 %. Hos största delen av dem som omfattas av läkaravtalet genomfördes lönehöjningarna fr.o.m. 1.1.2015. Storleken på den allmänna höjningen var 0,3 % för hälsovårdscentralläkare och 0,81 % för hälsovårdscentraltandläkare. Hos kommunala veterinärer höjdes den uppgiftsrelaterade lönen eller därmed jämförbara månadslön fr.o.m. 1.7.2015 med en allmän höjning på 0,33 %. Löneuppgörelsens totala kostnadseffekt var på kommunsektorn 0,8 % av lönesumman. 3.5 Annan belöning och personalförmåner Enligt det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA) ska arbetsgivaren använda för individuella tillägg minst 1,3 % av det totala beloppet på uppgiftsrelaterade löner för personalen som omfattas av AKTA. I Borgå stad har individuella tillägg betalats 1 588 114,13 euro. Resultat- och motivationsarvoden har betalats totalt 60 543,42 euro. Resultatarvodessystemet har använts inom äldreomsorgens och handikappservicens hemvård. Inom hela staden används ett motivationstillägg på 100 500 euro som betalas som engångsarvode i efterhand. Motivationsarvoden har betalats totalt 29 500 euro. 8 (36)
3.6 Rekreationsverksamhet Nettoutgifterna för rekreationsverksamheten inom den centraliserade verksamheten var 37 313, dvs. ca 11 /person. Antalet besöksgånger i rekreationsverksamheten var 1 053 (5 705). Antalet friskvårdscheckar som såldes till personalen var sammanlagt 20 955 (21 245) stycken. Personalens och pensionärernas simhallsbesök sponsrades inte längre år 2015 utan man kunde betala simhallsavgifterna med friskvårdscheckar som staden sponsrar för sin personal. Tio fritidsstugor avsedda för personalen och deras familjer hyrdes ut för tiden 29.5 2.10.2015. De vinterbonade stugorna Mesimarja och Ahomansikka hyrdes ut året runt. Stugorna ligger i Skeppars i Sondby, Tolkis och Veckjärvi. Nettokostnaderna för stugor var 17 024 (16 454 ). Tabell 6 Deltagande i rekreationsverksamheten 2011-2015 Aktiviteter/Verksamhet Deltaganden 2011 Deltaganden 2012 Deltaganden 2013 Deltaganden 2014 Deltaganden 2015 Aktiviteter, bl.a. teater- och museibesök, trädgårdsutfärd 383 641 543 398 381 Fritidsstugor 236 237 234 225 215 Seriebiljetter till bio 251 452 468 332 327 Seniorverksamhet 1067 1006 1352 932 130 Motionsverksamhet 7637 7414 7747 3818 0 Friskvårdscheckar/st. 13 610 21 245 20 955 Deltagare sammanlagt 9574 9750 23 954 26 950 22 008 3.7 Delegationen för personalärenden Delegationen för personalärenden koordinerar stadens personalärenden, vanligen förhöjningar av den uppgiftsrelaterade lönen och ändringar av benämning. Delegationen för personalärenden har utarbetat anvisningar för praxis vid löneförhöjningar och ändring av benämningar. Delegationens viktigaste uppgift är att se till att uppgiftsrelaterade löner motsvarar arbetets kravnivå och jämförelsegrupp. Delegationen har sammanträtt nio gånger. På sina möten har delegationen behandlat 45 förhöjningar av den uppgiftsrelaterade lönen och 15 ändringar av benämning. Delegationen har dessutom behandlat och gett sitt utlåtande om personalplanen, systemen för bedömning av arbetets kravnivå och lokala justeringspotter. 3.8 Säkrande av kompetensen En yrkeskunnig och kompetent personal är en förutsättning för högklassiga och konkurrenskraftiga tjänster. Personalens behov av utbildning bestäms årligen i utvecklingssamtalet. Ansvaret för utvecklingen av yrkeskompetensen hör till sektorerna och uppgiftsområdena. Personalledningen tillsammans med den övriga koncernledningen och centralen för förvaltningstjänster svarar för erbjudande av centraliserad utbildning. 9 (36)
Utbildning Utbildningsutgifterna inom hela organisationen var 554 700 (547 525 ). Kostnaderna för centraliserad utbildning uppgick till 19 678 (25 826 ). Centraliserat ordnades 58 (56) utbildningar. I utbildningar deltog ca 1250 personer. Tabell 7 Utbildningsutgifter hela organisationen Utbildningsutgifter i hela organisationen 2015 Koncernförvaltningen 148 742 Social- och hälsovårdssektorn 224 166 Bildningssektorn 126 855 Räddningsverket i Östra Nyland 54 937 Totalt 554 700 Läroavtalsstuderande År 2015 hade Borgå stad sammanlagt 172 ingångna läroavtal. Tabell 8 Läroavtalsstuderande hela organisationen Läroanstalt Antalet avtal Läroavtalscentret 101 Point College 67 Prakticum 4 Genom läroavtal studerade man bl.a. specialyrkesexamen i ledarskap, till närvårdare, till uppdrag inom lokalvården och kostservicen, yrkesexamen för dietkock samt till familjedagvårdare. 22 personer avlade en tilläggsexamen inom social- och hälsovårdsbranschen (kulturellt vårdarbete). 18 arbetstagare inom äldretjänster deltog i minnesvårdarutbildningen. På hösten startade den första utbildningen som leder till examen för arbete som teamledare. Utbildningen sker i samarbete med Point Colleges vuxenutbildningsenhet. 18 chefer inledde utbildningen. I tilläggsutbildningen för byråpersonalen som också började på hösten deltar 20 studerande. Båda utbildningar genomförs som läroavtal. Utbildningsplan och utbildningsersättning År 2015 var det första gången möjligt att söka utbildningsersättning hos arbetslöshetsförsäkringsfonden. Ersättningssumman för år 2014 var 99 134 och för år 2015 var den 140 820,32. Summan drogs av från arbetslöshetsförsäkringspremien som staden betalade. Betalningen av utbildningsersättningen byggde på utbildningsplaner som hade gjorts på sektorerna och faktiska utbildningsdagar. År 2014 deltog 2 710 personer i utbildningar som hade 4 624 utbildningsdagar som berättigade till ersättningen. År 2015 var antalet deltagare 2 712 och utbildningsdagar 6 673. 3.9 Personalinvesteringar Utveckling av personalens kompetens, upprätthållande och förbättrande av välmående förutsätter också finansiella satsningar. Arbetshälsan innehåller bl.a. verksamheter som man betraktar som självklara, såsom personalutbildning, företagshälsovård, arbetarskydd, arbetsplatsmotion och arrangemangen kring personalbespisning. Genom att göra dessa satsningar synliga kan man visa arbetsgivarens färdighet att satsa på personalens välmående. Tabell 9 Personalinvesteringar 10 (36)
Personalinvesteringar i Borgå 2015, nettokostnader Personalutbildning 554 700 Verksamheten med arbetshälsa på sektorerna 39 070 Rehabilitering / Aslak och Tyk 84 730 Lunchsedlar 75 391 Rekreations-, kultur- och fritidsverksamhet (inkl. friskvårdscheckarna) 54 336 Arbetsplatsmotions- och Må bra-verksamheten 13 000 Övriga projekt (användningen av det centraliserade och extra anslaget för arbetshälsa och övriga projekt) 118 814 Företagshälsovården, netto 673 656 Personalinvesteringar sammanlagt 1 613 697 Affärsverkens uppgifter ingår inte i siffran. I sin helhet var personalinvesteringarna totalt 510 /person (437 /person år 2014) (innehåller inte kortvariga anställningsförhållanden). Beloppet har stigit med över 70 /person till följd av det extra anslaget för arbetshälsa. Utan kostnader för utbildning, rehabilitering och företagshälsovården var personalinvesteringarna 300 611, dvs. 95 /person (63,50 /person år 2014). 4 Högklassigt arbetsliv 4.1 Arbetshälsa Enligt personalprogrammet stärker vi arbetets meningsfullhet och gör arbetsgemenskaperna mer trivsamma. Borgå stads personalprogram styrde det hälsofrämjande arbetet. Personalprogrammets mål, bättre resultat, högklassigt arbetsliv och lyckade rekryteringar samt programmets mål, åtgärder och nyckeltal innehåller de viktigaste sakerna som gäller arbetarskyddet och arbetshälsan. 4.2 Anslag för arbetshälsa Sektorernas anslag för arbetshälsa reserverades i sektorernas egna budgetar. Inom bildningssektorn anvisas anslagen från budgeten för bildningssektorns ledning. Anslagen skulle användas för sektorernas verksamhet i enlighet med personalenkäten och för verksamheten som stöder arbetshälsan. Det centraliserade anslaget på 80 000 som hade reserverats i personalledningens budget användes bl.a. för att stöda arbetshandledningen på arbetsplatserna. Dessutom riktades anslaget till utbildning, arbetshandledning samt rekreations- och Må bra-verksamheten. 11 (36)
Tabell 10 Användning av anslagen för arbetshälsa 2015 Anslag Använt anslag Konsernförvaltningen 10 000 7 703 Bildningssektorn 30 000 14 555 Social- och hälsovårdssektorn 20 000 16 812 Räddningsverket i Östra Nyland 0 5 650 Personalledningen Centraliserat anslag och 180 000 118 814 separat anslag för arbetshälsa Totalt 240 000 163 534 Stadsfullmäktige beviljade ett separat anslag för arbetshälsa som skulle användas för bättre arbetshälsa hos personalen. Anslaget användes för följande ändamål: 1) Arbetsolyckor samt arbetssäkerhetsledning - För chefer skaffades en webbkurs om arbetarskyddslagen. Användningen av kursen började i oktober. - Personalens på stadsutvecklingen besök (3) i säkerhetsparken. - Man skaffade undervisningsvideofilmer (3) om skydd i arbetet och tidigt ingripande. Dessa publicerades på intranätet. - I samband med Må bra-veckan arrangerades det en ergonomimässa. 2) Ökad arbetshälsa - Kring projektet Från åldringshem till serviceboende ordnades det utbildning för personalen på Ebbo åldringshem. Utbildningen förbättrade trivseln i arbetet, kundnära service och förhållningssättet till ändringen. - För personalen inom småbarnspedagogiken ordnades det utbildning kring temat Färdigheter i växelverkan och utveckling av arbetsklimatet. - För personalen på hälsostationerna ordnades det träning som ska ge stöd för sammanslagning av jouren, enhetligande av verksamheter och utveckling av samarbetet. 3) Minskade sjukledigheter - Staden genomförde i samarbete med Kungsvägens arbetshälsa ett projekt som riktar stöd och åtgärder för enheter med mycket sjukledigheter. Projektet inleddes hösten 2015 och det fortsätter år 2016. I samma projekt söker man också nya modeller för samarbete mellan chefer och företagshälsovården. 4.3 Företagshälsovårdstjänster Staden erbjuder högklassiga företagshälsovårdstjänster som syftar till att förebygga arbetsrelaterade sjukdomar och att minimera sjukledigheter som de orsakar. Borgå stad har ingått ett avtal med Kungsvägens arbetshälsa om företagshälsovårdstjänster. För företagshälsovården för personalen vid Kungsvägens arbetshälsa svarar Mehiläinen Oy. Räddningsverket i Östra Nyland har dessutom ett avtal om ordnande av företagshälsovårdstjänster med Lovisa stad Mehiläinens verksamhetsställe i Lovisa för personalen på räddningsverkets verksamhetsställe i Lovisa. 12 (36)
Vid Kungsvägens arbetshälsa vårdas vid sidan av det lagstadgade, förebyggande arbetet särskilt arbetsrelaterade sjukdomar och sjukdomar som anknyter till arbetet. Dessutom ska patienten hänvisas till företagshälsovården i alla sådana fall där det förekommer risk för en längre arbetsoförmögenhet, bedömning av behovet av medicinsk eller yrkesmässig rehabilitering, behovet av bedömning av arbetsförmågan eller behovet av stöd för återvändning till arbetet. Inom företagshälsovården vårdas och uppföljs huvudsakligen stöd- och rörelseorganens symptom och sjukdomar, mentala symptom och sjukdomar samt symptom och sjukdomar som orsakas av inneluftsproblem. Från och med februari 2015 hänvisas vården av andra än arbetsrelaterade sjukdomar till hälsostationer och privata sektorn. Verksamheten styrdes av verksamhetsplanen för företagshälsovården 2015-2016. Företagshälsovårdstjänsternas verksamhet byggde i enlighet med planen på arbetsplatsorienterad verksamhet. Som grund för verksamheten ligger arbetsplatsutredningarna. Till utredningen hörde omfattande preliminära utredningar: planering av arbetsplatsbesöket, observationer som görs på arbetsplatsen, identifiering av de centrala riskfaktorerna i arbetet och planering av eventuella fortsatta utredningar och hälsoundersökningar. Man upprättar en rapport över arbetsplatsutredningen och -besöket, i vilken man planerar bl.a. uppföljning och rehabiliteringsbehov och rekommenderar åtgärder som ska förbättra arbetsförhållandena. Kostnaderna för företagshälsovårdstjänster i Borgå stad och affärsverken var enligt bokslutsuppgifterna 1 410 857. Företagshälsovårdens kostnader år 2014 var enligt bokslutet 1 558 525. Av dessa godkände FPA 1 503 972 som ersättningsbara kostnader och betalade 653 929 i ersättning. 4.3.1 Hälsorelaterade sjukledigheter Borgå stad har redan länge haft en modell för tidigt ingripande och en anvisning om handlingssätt vid längre och återkommande sjukledigheter. Staden började förnya modellen för tidigt ingripande med ett samarbetsprojekt med företagshälsovården hösten 2015. Tabell 11 Jämförelse av indikatorer med anknytning till hälsorelaterade sjukledigheter 2011-2015 2011 2 012 2 013 2 014 2 015 Hälsorelaterade sjukledighetsdagar totalt Hälsorelaterade sjukledighetsdagar i förhållande till antalet anställda 31.12 Lönekostnader för hälsorelaterade sjukledighetsdagar 48 213 46 643 47 110 48 574 51 385 13,55 12,63 12,68 13,47 14,43 3 211 449 3 203 832 3 318 844 3 544 332 3 779 758 Statistiken för år 2015 visar att antalet hälsorelaterade sjukledighetsdagar har stigit. Antalet hälsorelaterade sjukledighetsdagar i förhållande till antalet anställda har stigit till 14,43 kalenderdagar per person. Siffran som anges i kalenderdagar kan inte direkt jämföras med andra organisationers uppgifter som anges i arbetsdagar. År 2014 var antalet hälsorelaterade sjukledighetsdagar i Borgå 13,47 kalenderdagar/arbetstagare medan den genomsnittliga siffran inom kommunsektorn var 16,9 kalenderdagar/arbetstagare. Uppgiften från kommunsektorn år 2015 finns 13 (36)
ännu inte att få. Hos Borgå stad syns samma trend som inom kommunsektorn i allmänhet. Antalet sjukledigheter har minskat endast hos dem som utför tungt arbete, i alla andar yrkesgrupper stannade nedgången eller den började stiga. Fördelningen av hälsorelaterade sjukledigheter är som följer: Antalet sjukledigheter på 1 5 dagar ökade med 16 dagar, sjukledigheter på 6 60 dagar ökade med 1051 dagar, sjukledigheter på 61 180 ökade med 1629 dagar och sjukledigheter på över 180 dagar ökade med 115 dagar. Mest finns det sjukskrivningar som var 6-60 dagar långa. Ökningen av hälsorelaterade sjukledighetsdagar är oroväckande och visar att utvecklingen av modellen för aktivt stöd som inleddes år 2015 har varit behövlig. Av de 46 508 hälsorelaterade sjukledighetsdagar (44 176) som Kungsvägens arbetshälsa bokförde under året berodde 34,4 % (31,3 %) på sjukdomar i stöd- och rörelseorgan, 17,3 % (21,1 %) på psykiska störningar, 7,1 % (9,4 %) på sjukdomar i andningsorgan och sammanlagt 22,4 % (22,4 %) på andra diagnoser. För att vårda och förebygga sjukdomar i stöd- och rörelseorganen har man i företagshälsovårdens handlingsplan avtalat bl.a. om separata rygg- och vikthanteringsgrupper för personalen. Trots det stora antalet inneluftsobjekt har antalet sjukdomar i andningsorgan i förhållande till andra diagnoser minskat. Tabell 12 Fördelning av sjukledigheter enligt diagnos 2015 Arbetsgivaren ska anmäla till företagshälsovården alla sjukledigheter som har varat över 30 dagar. Så är företagshälsovården med om längre sjukdomar från ett allt tidigare skede. Borgå stad anmäler till företagshälsovården alla sjukledigheter över vilka ett läkarintyg har inlämnats, så diagnosuppgifterna omfattar vanligen alla sjukledigheter som är längre än 5 dagar. Man behöver vanligen inte inlämna ett läkarintyg över sjukledigheter som är 1 5 dagar långa. 14 (36)
4.4 Olycksfall i arbetet och yrkessjukdomar Borgå stad har försäkrat alla sina anställda mot olycksfall i arbetet. För den lagstadgade olycksfallsförsäkringen svarar If Skadeförsäkringsbolag Ab. Ersättningssystemet för olycksfall i arbetet grundar sig på lagen om olycksfallsförsäkring. Enligt IF:s uppgifter inträffade det 281 arbetsolycksfall (212). Antalet arbetsolycksfall som inträffade i arbetet ökade med 42 st. och arbetsolycksfall på arbetsresan ökade med 29 st. från år 2014. Det uppdagades 4 st. yrkessjukdomar (8 st.). Största delen av arbetsolycksfall orsakades av fall, plötsliga fysiska belastningar och steg på ett vasst föremål. Vid olycksfallen skadade man oftast fingrar, fötter och ryggen. Olycksfallen ledde inte till bestående invaliditet eller död. Tabell 13 Antalet arbetsolycksfall som inträffade i arbetet 2011 2015 2011-2015 Tabell 14 Antalet arbetsolycksfall som inträffade på arbetsresan 2 Olycksfall i arbetet ledde till 2805 (1964) sjukdagar. Tabell 15 Jämförelse av antalet sjukledighetsdagar som orsakats av arbetsolycksfall enligt sektorer 2014 2015 15 (36)
Tabell 16 Jämförelse av sjukledighetsdagar (%) i förhållande till antalet olyckor 2014 2015 Anvisningen om Anmälan av arbetsolycksfall och givande av försäkringsintyg uppdaterades 2013. I anvisningen poängteras det allt mer chefens ansvar om anmälan av arbetsolycksfall, vidtagande av korrigerande åtgärder och uppföljning av sjukledighetsdagar som de orsakar. Chefer orienterades i det anvisningsenliga handlingssättet på chefsmöten samt i utbildningar för arbetarskyddsparen. Sätten att uppfölja och rapportera arbetsolycksfall utvecklades på organisationens alla nivåer. För chefer ordnades utbildning om handlingssättet Noll olycksfall. 4.5 Må Bra-verksamhet Syftet med Må Bra-verksamheten är att aktivera stadens anställda så att deras arbetsförmåga upprätthålls. Denna verksamhet koordineras av en idrottsinstruktör som under året ordnar olika motionsevenemang och möjligheter för personalen att bekanta sig med olika motionsgrenar och motionsformer. Under år 2015 ordnades det 7 grupper med handledning, 2 kurser (motionssal och fustra) och 5 olika motionsevenemang. Dessutom ordnades det varje månad olika introduktionstimmar där personalen hade möjlighet till att bekanta sig med och prova på olika motionsformer och motionsgrenar. Introduktionstimmar ordnades under 2015 sammanlagt 33 st., bl.a. i följande grenar: gympa i olika former, simkliniker, thaiboxning, konditionsdans, rockring, golf, terrängridning, SUP outdoor och fäktning. I februari och mars deltog Borgå för andra gången i motionskampanjen Hymis och kämpade för titeln Den finländska kommunen i kanonform. På denna andra gång var det mer personal som deltog. Den traditionella Må bra-veckan tillbringades veckan 46. Veckan erbjöd ett brett urval av motion. Det mångsidiga utbudet resulterade i aktivt deltagande. Stångfotis-turneringen ordnades nu för andra gången i samband med Må bra-veckan. Det var 18 lag som anmälde sig. Laget Ströhö vann åter hela turneringen. Idrottsinstruktören besöker också arbetsplatser på begäran. I år gav instruktören handledning på arbetsplatser och för arbetsplatsgrupper bl.a. i pausgymnastik, tänjning, pinngympa, kettlebell, vattenlöpning och simning. Idrottsinstruktören bistås av agenter som samordnar Må bra-verksamheten på sin egen arbetsplats. I år var antalet agenter cirka 160. 16 (36)
4.6 Intern kommunikation Personalprogrammets riktlinje är att kanalerna för den interna kommunikationen står till hela personalens förfogande. Intranätets roll som förstahandskanal poängterades mer än tidigare. Intranätets gruppwebbplatser togs gradvis i bruk. På hösten blev det möjligt att använda intranätet också på andra datorer än dem som var kopplade till administrationsnätet. Numera är det möjligt att använda intranätet också med en smarttelefon eller en pekplatta. Veckoinfo publicerades varannan vecka i elektronisk form på intranätet och på pedanet som används av bildningssektorn. Till de arbetsplatser där man inte har tillgång till dator, skickades Veckoinfo fortfarande i tryckt form. Veckoinfon skickades i tryckt form till 64 arbetsplatser. Under året skrevs 23 Veckoinfon. I Veckoinfo publiceras alla organisationens interna meddelanden, utbildningsannonser, rekreationsverksamhetens meddelanden och Må bra-meddelanden. Också stadens alla lediga arbetsplatser offentliggörs i Veckoinfo. Alla meddelanden och annonser i Veckoinfo publiceras också alltid på intranätet. Informationsmöten för chefer hölls varannan månad. Under året hölls 6 informationsmöten för chefer. På informationsmöten diskuterade man aktuella ärenden och gick igenom stadens anvisningar. I informationsmöten deltog i genomsnitt 45 chefer/gång. Enkäten om kommunikation i arbetsgemenskapen genomfördes för andra gången våren 2015. Bakgrunden är indikatorer som Helsingfors universitet och Kommunförbundet har utvecklat. Av enkätresultaten framgår det att stadens personals nöjdhet med kommunikationen inom arbetsgemenskapen har ökat men det finns stora skillnader mellan uppgiftsområden. De viktigaste utvecklingsobjekten är kommunikation med chefen och ökad användning av intranätet. 4.7 Personalenkät Personalens arbetstrivsel mäts regelbundet och utifrån resultaten utvecklar man arbetskollektiven enligt planerna. Personalenkäten genomfördes våren 2014 som arbetspulsenkät som Kommunernas pensionsförsäkring ordnade. I samband med behandlingen av resultaten har man avtalat om utvecklingsåtgärder och hur vidtagandet av dem ska uppföljas. Utvecklingsåtgärderna som staden börjar sörja för ska bli konkreta, de ska få en ansvarig person och bli tydligare enligt personalprogrammet i samband med dess behandling. Enkätresultaten visar att arbetshälsan hos Borgå stads anställda är på en bättre nivå än i i en genomsnittlig kommun. Enligt personalenkäten är stadens starka sidor - chefsarbete, givande av hjälp och stöd, chefsarbetets rättvishet och opartiskhet - utvecklingssamtalen förs avsevärt oftare än i jämförelsekommunerna i genomsnitt och de motsvarade förväntningar och behov - arbetsgemenskapen är fungerande, 82 % av dem som svarade är redo att rekommendera sin arbetsplats - hjälp och stöd från arbetskompisar samt arbetsplatsens atmosfär - arbetsförhållandena ligger nästan helt på en god eller utmärkt nivå - vettiga arbetsuppgifter - arbetsredskap och säkerhetsfaktorer - uppskattning av det egna arbetet - psykiskt våld, mobbning och diskriminering som upplevs i arbetskollektivet förekommer mycket sällan i Borgå stad. 17 (36)
Utifrån personalenkätens resultat har man av sektorernas utvecklingsplaner sammanställt hela stadens utvecklingsplan. Tabell 17 Åtgärder som vidtagits utifrån personalenkäten Utvecklingsmål Chefen ger respons Det har inte ställts ett enda centralt mål som ska uppföljas för arbetet. Sektorledning och ledning av hela organisationen Möjligheter att delta i arbetsgemenskapens planering på lång sikt Inskolning i arbetet. Beaktande av ergonomiska faktorer. Åtgärderna Chefsutbildning om att ge respons har hållits på svenska våren 2015 och på finska i september 2015. Att ställa mål som uppföljs ska bli en del av utvecklingssamtalen. Det ordnades riktad chefsutbildning. Vägkartan för chefer (chefsanvisningar) kompletteras fortlöpande. 2015 bereddes det en anvisning om hur ett arbetsplatsmöte ska hållas, inkl. en modell för ärendelista. Antalet arbetsplatsmöten uppföljs i samband med delårsrapporteringen. År 2015 togs intranätets gruppwebbplatser i bruk, med undantag av arbetsenheternas gruppwebbplatser. 2015 beredde man en uppdatering av inskolningsanvisningen och intranätets webbsida för god praxis. Chefer i vilkas enheter saken har tagits upp som utvecklingsobjekt fick anvisningar om att be företagshälsovården göra en ergonomisk arbetsplatsutredning. Företagshälsovården gör en ergonomisk arbetsplatsutredning utifrån behovsprövning. På TYHY-veckan 2015 arrangerades det en ergonomimässa. 4.8 Hur jämställdhetsplanen har realiserats En uppdatering av jämställdhetsplanen inleddes hösten 2015. I planen ingår en uppföljning av den gällande jämställdhetsplanen. Målen anses ha blivit uppnådda som följer: - Lediga arbetsplatser har sökts av kvinnor och män. År 2015 var det 3 876 kvinnor och 1 450 män som sökte lediga arbetsplatser. - Arbetsuppgiftsbeskrivningar och urvalskriterier har på organisationens alla nivåer varit sådana att de lämpar sig för kvinnor och män. - Kvinnor och män har haft likadana möjligheter till karriärutveckling inom organisationen. - Kvinnor och män har haft jämlika möjligheter att använda familjeledigheter. - För att samordna arbetet och familjelivet ordnar staden i mån av möjlighet flexibla arbetstider. Vid planeringen av arbetstiderna används det bl.a. flexibel arbetstid, distansarbete, partiell vårdledighet och en autonomisk planering av arbetsskiften. - Under uppföljningsperioden har sexuella trakasserier eller jämställdhetsproblem med anknytning till ledarskap inte kommit till kännedom. - I stadens inskolningsplan har man beaktat inskolning för dem som återvänder från långa familjeledigheter. - Anvisningen om utvecklingssamtal innehåller inte frågor om diskriminering, så ärendet har sannolikt inte diskuterats systematiskt. 18 (36)
4.8.1 Könsfördelning och användning av familjeledigheter Av personalen var 78,0 % kvinnor (77,5 %) och 22,0 % män (22,5 %). Männens relativa andel har minskat en aning och kvinnornas stigit. Den största procentuella andelen kvinnor finns inom vårdbranschen, dvs. social- och hälsovårdssektorn (93,0 %) och i affärsverket Kungsvägens arbetshälsa (88,5 %). Relativt sett finns det mest män på Räddningsverket i Östra Nyland (83,1 %) och i affärsverket Borgå vatten (74,4 %). Av chefer var 128 kvinnor och 55 män. Tabell 18 Personalens könsfördelning Tabell 19 Oavlönade familjeledigheter enligt kön 2015 19 (36)
Av oavlönade familjeledigheter som båda föräldrar kan använda är det bara 2,22 % som används av män. Arbetsgivaren har inte uppgifter om hur många män som skulle ha kunnat använda familjeledighet. 5 Lyckade rekryteringar 5.1 Omsättning I personalprogrammet sägs det att den ökande pensioneringen ger utmaningar för rekrytering av kompetent personal. I framtiden behövs allt mer förutseende planering, förnyelse av strukturerna och förändringar i verksamhetsformerna. Omsättningen bland de ordinarie anställda hos staden och affärsverken var 120 (190) personer. Mängden var 70 mindre än år 2014. Av dessa gick 61 (94) personer i pension, vilket var 33 mindre än förra året. Enligt Kommunernas pensionsförsäkrings prognos går 120 130 personer av Borgå stads personal i pension under de närmaste åren. Tabell 20 Extern omsättning av ordinarie personal och anställda som gått i pension 2011 2015 5.2 Pensionering Medelåldern för dem som gick i ålderspension enligt lagen om kommunala pensioner (KomPL) var 63,4 år, dvs. 0,6 år lägre än 2014. Under år 2015 var det sammanlagt 69 personer som gick i ålderspension som nämns i KomPL. Man går i ålderspension oftast från yrken inom vård-, fastighetsvårds- eller byråuppgifter. De flesta kommunalt anställda omfattas av KomPL. Av lärarna omfattas bland annat de gymnasielärare och lärare inom den grundläggande utbildningen, vilka är födda 1970 eller senare och vilkas anställningsförhållande började 1999 eller senare, av KomPL. Övriga lärare omfattas av lagen om statens pensioner (StaPL). 20 (36)
Tabell 21 Medelåldern hos dem som gått i pension 2011 2012 2013 2014 2015 Medelåldern hos dem som gått i ålderspension 63,6 64,0 63,6 64,0 63,4 Medelåldern hos alla som gått i pension 60,1 61,4 59,5 61,6 60,9 Medelåldern för alla som gått i någon form av pension enligt KomPL (ålderspension, invalidpension, rehabiliteringsstöd, delinvalidpension, arbetslöshetspension) har stigit 0,7 år sedan 2014. En förklaring till den lägre medelåldern är att medelåldern hos dem som fått helt rehabiliteringsstöd var lägre än året innan. Den nedanstående tabellen visar de arbetstagargrupper hos staden där pensionsavgångarna enligt Kommunernas pensionsförsäkrings prognos är störst under de kommande åren. Rekryteringen kommer att ha sina största utmaningar i vårduppgifter och särskilt i rekryteringen av närvårdare. Tillsammans med ökat servicebehov är behovet av närvårdare stort. Den följande stora gruppen är fostrings- och undervisningspersonalen. I fråga om förvaltningen kommer årligen många anställda i byråsekreterarens och motsvarande uppgifter att pensionera sig. Antalet i förhållande till deras totala antal är högt. I fråga om denna grupp blir det särskilt viktigt att tyst kunskap överförs, det hittas alternativa handlingsmodeller och att datatekniken utnyttjas. För att sektorerna och arbetsenheterna i tillräckligt omfång kan beakta sina rekryteringsbehov ska de vid sidan av pensionsavgångar också beakta annan omsättning. Enligt prognoser från Kommunernas pensionsförsäkring kommer 860 personer att gå i pension under åren 2016 2022. Tabell 22 Personalens pensionsavgångar enligt yrkesgrupper 21 (36)
År 2014-2020 64 år fyllda personer Yrkesnamn 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 totalt. Närvårdare ml. 10 8 19 16 12 15 17 97 Lärare, lektor, rektor 4 3 4 5 9 15 14 54 Familjedagvårdare 0 3 2 1 2 1 6 15 Byråsekreterare, knslist ml. 5 2 4 6 2 7 2 28 Fastighetskötare, städare 6 13 3 7 10 2 10 51 Kokerstka, kostserveicearbetare 4 2 6 4 4 4 0 24 Skolgångsbiträde 2 1 3 4 2 2 4 18 Chefuppgifter 2 1 3 3 5 5 4 23 Sjuksötare ml. 4 4 1 9 3 4 4 29 Övriga skötare 1 1 2 3 1 4 3 15 Läkare 1 0 1 3 2 0 7 Socialarbetare 1 1 0 1 0 0 2 5 5.3 Rekryteringsannonser och tillsättandetillstånden Med en lyckad personalanskaffning stärker man kompetensen och skapar förutsättningar för en produktiv verksamhet och högklassiga tjänster samt välmående personal. Förutom pensionsavgångar påverkas rekryteringsbehovet också av ökade behov av tjänster och annan omsättning. Personalledningen och rekryteringsgruppen i centralen för förvaltningstjänster uppdaterade tillsammans organisationens rekryteringsanvisningar. Det elektroniska rekryteringssystemet Kommunrekry används i hela stadens organisation. Arbetsplatsannonserna läggs på nätet och alla ansökningar tas emot elektroniskt. Annonserna publiceras på stadens egen webbplats, arbets- och näringstjänsternas webbplats och på webbplatsen www.monster.fi. Arbetsplatsannonser har publicerats också stadens Facebook- och LinkedIn-sidor, även avgiftsbelagda annonser har köpts på Facebook närmast i samband med stora rekryteringar inom bildningssektorn. I arbetsplatsannonseringen har man också utnyttjat yrkeshögskolornas och universitetens webbsidor. Antalet tryckta annonser har minskat år för år och 2015 fanns det bara några arbetsplatsannonser i tidningarna. Staden i egenskap av arbetsgivare deltog i undervisnings- och fostringsbranschens Educa-mässa, evenemanget Donfabriken och i sjukskötardagar. Det publicerades 314 (327) arbetsplatsannonser. I annonserna fanns det sammanlagt 666 (652) arbetsplatser att söka. Till de lediga arbetsplatserna lämnades det in sammanlagt 5 326 (4 849) ansökningar. Av sökandena var 3 876 kvinnor och 1 450 män. 22 (36)
Tabell 23 Rekryteringar 2015 Enhet Rekryteringsannonser Lediga jobb Arbetsavtalsförhållande Tjänsteförhållande Ordinarie Visstidsanställda Räddningsverket i Östra 6 8 4 4 5 3 Nyland Koncernförvaltningen 22 152 147 5 4 148 Kungsvägens arbetshälsa 0 0 0 0 0 0 Affärsverket Borgå 12 38 37 1 15 33 lokalservice Borgå vatten 6 6 6 0 6 0 Bildningssektorn 181 274 156 118 89 190 Social- och hälsovårdssektorn 87 188 163 25 65 126 Totalt 314 666 513 153 184 500 Tabell 24 Lediga arbetsplatser 2015 Tillsättandetillståndsförfarandet som har funnits sedan år 2008 för tjänster och befattningar fortsatte. Tillsättandetillståndsprocessen förtydligades genom att poängtera intern sökning och arbetsrotation. Tabell 25 Tillsättandetillstånden enligt sektorer Tillsättningstillstånden enligt sektorer 2015 2014 2013 Koncernförvaltningen 11 21 58 Bildningssektorn 211 298 320 Social- och hälsovårdssektorn 171 182 265 Räddningsverket i Östra Nyland 8 4 7 Affärsverken 70 40 52 Totalt 471 545 702 23 (36)
6 Samarbete 6.1 Samarbetskommittén Samarbetet mellan Borgå stad och personalen bygger på samarbetslagen för kommunerna. Genom samarbetsförfarandet strävar man efter att öka personalens påverkningsmöjligheter när det gäller att utveckla arbetet, arbetsprocesserna och arbetsgemenskapen och samtidigt arbeta för att stadens verksamhet är ekonomisk och bedrivs effektivt. Samarbetskommitténs uppgift är att på en allmän nivå utveckla samarbetet i Borgå stad och svara för att bestämmelserna i arbetarskyddslagarna och arbetarskyddsavtalet för den kommunala sektorn följs. Samarbetskommittén är ett samarbetsorgan för arbetsgivaren och personalen och fungerar som den arbetarskyddskommission som förutsätts i lagen om tillsynen över arbetarskyddet. Samarbetskommittén består av 14 ledamöter, av vilka fem representerar arbetsgivaren och nio representerar personalen; arbetarskyddsfullmäktigena och huvudförtroendemännen. Personaldirektören är samarbetskommitténs sekreterare. Samarbetskommittén har sammanträtt nio gånger. Vid mötena har man bl.a. uppföljt hur personalprogrammets åtgärder har vidtagits och hur personalenkätens utvecklingsplaner har genomförts. Vid möten har man behandlat användningen av anslaget för utvecklingen av arbetshälsan, personalrapporten, företagshälsovårdens verksamhetsplan, arbetarsäkerhets- och inomhusluftärenden, riktlinjer för sundare ekonomi och bättre produktivitet, förvaltnings- och verksamhetsstadgan, datasäkerhetsanvisningar och personalledningens anvisningar. Med anknytning till att minska arbetsolycksfall behandlade man sektorernas och affärsverkens planer på utvecklingen av arbetssätt och åtgärder med vilka man minskar antalet arbetsolycksfall med 25 % före utgången av år 2017. Man uppföljde utvecklingen av arbetsolycksfall regelbundet utifrån uppgifterna i If:s grafik och i maj och oktober i samband med delårsrapporteringen. 6.2 Gruppen för arbetshälsa (Tyhy-gruppen) Tyhy-gruppens uppgift är att för samarbetskommittén bereda ärenden som anknyter till arbetshälsa och arbetarskydd. Till arbetsgruppen hörde personaldirektören (ordf.), arbetarskyddschefen (sekr.), arbetarskyddsfullmäktigena och en representant för Kungsvägens arbetshälsa. Gruppen sammanträdde fem gånger. Gruppen beredde till samarbetskommitténs möten bl.a. följande dokument: Anmälan om arbetsolycksfall, utfärdande av försäkringsintyget och fortsatta åtgärder, bullerbekämpningsprogrammet, skaffande av bildskärmsglasögon, ärenden som anknyter till den gemensamma arbetsplatsen, verksamhetsplan för Borgå stads företagshälsovård 2016 2017 och arbetarskyddets verksamhetsplan 2016. Dessutom uppföljde gruppen verkställigheten av arbetarskyddets verksamhetsplan 2015. 6.3 Samarbetsgrupperna Koncernförvaltningen, sektorerna och räddningsverket i Östra Nyland har egna samarbetsgrupper. Samarbetsgruppernas uppgift är att främja samarbetet mellan personalen och sektorledningen i enlighet med lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare. Sektorernas chefer är ordförande och personalens företrädare är vice ordförande. Arbetarskyddsfullmäktigena som företräder personalen är medlemmar i samarbetsgruppen. 24 (36)
I samarbetsgrupperna behandlades det bl.a. bokslutet och personalrapporten för 2015, vidtagande av åtgärder i personalenkäten, genomförande av personalprogrammet samt arbetsolycksfall. Samarbetsgruppen godkänner de arbetarskyddspar och Må Bra-agenter som valts för arbetsplatserna. Tabell 26 Samarbetsgruppernas möten 2015 Samarbetsgrupp Antal möten Koncernförvaltningen 5 Bildningssektorn 5 Social- och hälsovårdssektorns samarbetsgrupp 4 Räddningsverket i Östra Nyland 4 Affärsverket Borgå lokalservice 4 6.4 Personalgruppen Personalgruppen är det samarbetsorgan för personalen som avses i samarbetsförfarandet. Till personalgruppen hör tretton medlemmar som fackorganisationer valt och arbetarskyddsfullmäktigena. Gruppen bereder gemensamma ståndpunkter som förs vidare, och ger utlåtanden och tar ställning i frågor som berör hela personalen. Personalgruppen utser eller föreslår representanterna till samarbetskommittén, samarbetsgrupper, ledningsgrupper och övriga intressebevaknings- och arbetsgrupper. Personalgruppen sammanträdde åtta gånger under 2015. Gruppens ordförande var Paula Pulkkinen och sekreterare Anna-Maija Heikka. Personalgruppen behandlade under året bl.a. riktlinjer för sundare ekonomi och bättre produktivitet, verkningar som vårdreformen och självstyrande områden medför till hela stadens personal samt stadens övriga samarbetsärenden. Frågor om inomhusluften och arbetshälsa, såsom hur man orkar i arbetet och atmosfären på arbetsplatsen, blev upprepade gånger aktuella vid personalgruppens möten. Nedskärningar och tvångslagar som regeringen planerade samt arbetstids- och löneärenden i staden väckte också debatt vid möten. Under år 2015 gav personalgruppen utlåtande om utkastet till riktlinjer för sundare ekonomi och bättre produktivitet och Borgå stads sysselsättningsprogram för åren 2015 2017 och ett ställningstagande till ekonomi och produktivitet i Borgå. Huvudförtroendemännen har kommit med arbetstagarnas synpunkter i sektorernas ledningsgrupper samt i olika intressebevaknings- och andra arbetsgrupper. Arbetarskyddsfullmäktigena har representerat personalen bl.a. i samarbetskommittén, sektorernas samarbetsgrupper, gruppen för arbetshälsa, objektvisa grupper för inomhusluften och andra grupper som har behandlat arbetarskyddsärenden. 6.5 Arbetarskyddsverksamhet Borgå stad som arbetsgivare ansvarar för och ser till att arbetarskyddsverksamheten genomförs i samarbete med personalen. Sektorerna och räddningsverket i Östra Nyland och kommunala affärsverken har den verkställande makten och bär ansvaret för arbetarskyddsfrågorna. Cheferna bedömer hur arbetarskyddsåtgärderna ska prioriteras och beslutar hur de ska genomföras. Varje anställd ska vara medveten om farorna i sitt arbete, hur han/hon skyddar sig mot dem samt följa de regler och anvisningar som gäller det egna arbetet. Ansvaret för uppföljningen av arbetarskyddsärenden hör till samarbetskommittén, arbetarskyddschefen som representerar arbetsgivaren och arbetarskyddsfullmäktige som representerar personalen. 25 (36)
Utvärderingar av arbetarskyddsriskerna framskred uppgiftsområdesvis enligt planerna. Bland uppgiftsområden gjordes utvärderingen på social- och hälsovårdssektorns uppgiftsområden, tjänster inom småbarnspedagogiken, kultur- och fritidstjänster och lokalservice. Arbetarskyddsavdelningen vid Regionförvaltningsverket i Södra Finland gjorde 29 arbetarskyddsinspektioner på arbetsplatserna. Inspektioner gjordes bl.a. på tandvården, skolhälsovården, kommuntekniken och några skolor. Affärsverken som inspekterades var Borgå vatten, lokalservicen och Kungsvägens arbetshälsa. Det fanns arbetarskyddspar på 133 arbetsplatser. Arbetarskyddsparet bildas av den närmaste chefen och en representant som arbetsplatsens personal väljer inom sig. Arbetarskyddsparets uppgift är att ge akt på arbetsplatsens arbetsförhållanden och arbetsklimat och vara kontaktperson till arbetarskyddsorganisationen. Dessutom rekommenderas att arbetarskyddsparet är med om att upprätta arbetsplatsens program för arbetshälsa och är närvarande när man går igenom arbetsplatsens resultat av personalenkäten. Arbetarskyddsparet och Må Bra-agenten arbetar tillsammans för att främja arbetshälsan på arbetsplatsen. 6.6 Arbetsgruppen för inomhusluft Arbetsgruppen för inomhusluft sammanträdde två gånger för att behandla ärenden som gäller inomhusluften på arbetsplatserna utifrån anmälningar som hade gjorts till Borgå lokalservice. För arbetsgruppen ordnades det ett seminarium med temat som handlade om den nya lagen om boendehälsa. I arbetsgruppen sitter sakkunniga från hälsoskyddet, lokalitetsledningen och Borgå lokalservice, arbetarskyddschefen och arbetarskyddsfullmäktigena samt representanter för Kungsvägens arbetshälsa. Lokalitetsdirektören inrättade år 2015 fyra arbetsgrupper för inomhusluften: Linnajoen koulu, Finnby och Karsby daghem, Grännäs skola och Tallberga daghem. Medlemmar i arbetsgrupperna är bl.a. arbetarskyddschefen, arbetarskyddsfullmäktig och en representant för företagshälsovården. 7 Slutsatser och utveckling I budgeten för år 2015 ställdes det ett extra s.k. produktivitetsmål som genomfördes genom att personalutgifter minskades med 1,5 miljoner euro, dvs. cirka 1 %. Nedskärningen motsvarade 35 årsverken. Genomförandeplanen för produktivitetsmålet godkändes i stadsstyrelsen, Bokslutet 2015 visar att utfallet av personalutgifterna var 100,3 %. Minskandet av antalet anställda syntes också som minskad arbetsinsats och minskat antal årsverken. Årsverken minskade med 56,27 årsverken och arbetsinsatsen med 51,92 årsverken. Man kan konstatera att sektorerna lyckades uppnå produktivitetsmålet år 2015. Hälsorelaterade sjukledigheter har samtidigt klart börjat öka. Hälsorelaterade sjukledigheter har ökat mest i sjukledigheter som varade över 6 dagar och under 180 dagar. Trenden är densamma på hela kommunsektorn, efter år 2013 har antalet hälsorelaterade sjukledigheter stigit uppåt efter en lång tid av nedgång. Med anslaget på 100 000 som beviljades år 2015 inleddes uppdatering och utveckling av modellen för tidigt ingripande i samarbete med Kungsvägens arbetshälsa och sektorerna. Man begärde arbetsenheter som har mycket hälsorelaterade sjukledigheter eller där deras antal har stigit delta i projektet. Hälsorelaterade sjukledigheter kan påverkas genom arbetsgivarens åtgärder men verkningarna börjar synas först efter några år. Utvecklingen av modellen för tidigt ingripande fortsätter år 2016 och efter att projektet slutar ska användningen av den införas i hela organisationen. Modellen utvidgas till en modell för aktivt stöd som enligt Kommunernas pensionsförsäkrings definition består av tidigt stöd, effektiverat stöd och stöd för återvändning samt företagshälsovårdssamarbete som ingår i dessa. 26 (36)