Promemoria 2012-12-21 UHR-kommittén U 2012:07 Sekreterare Magnus Hjort E-post magnus.hjort@regeringskansliet.se Slutrapport från UHR-kommittén (U 2012:07) Inledning Ulf Melin förordnades av regeringen den 1 juni 2012 som särskild utredare med uppdrag att förbereda och genomföra inrättandet av Universitets- och högskolerådet (UHR), en ny myndighet med ansvar för uppgifter av service- och samordningskaraktär, främjande och utvecklande verksamhet samt internationellt samarbete och mobilitet inom utbildningsområdet. Den 25 oktober 2012 utsågs Ulf Melin till generaldirektör och chef för Universitets- och högskolerådet från och med den 1 januari 2013. Enligt utredningsdirektivet ska till Universitets- och högskolerådet föras den verksamhet som Verket för högskoleservice och Internationella programkontoret för utbildningsområdet ansvarar för i dag samt delar av den verksamhet som Högskoleverket i dag ansvarar för bland annat avseende föreskriftsrätt i frågor om tillträde till högskoleutbildning, information om högre utbildning och bedömning av utländsk utbildning. Den 18 oktober 2012 beslutade regeringen om tilläggsdirektiv till utredningen som innebär att till Universitets- och högskolerådet ska även föras det ansvar som Myndigheten för yrkeshögskolan i dag har för bedömning av utländska eftergymnasiala yrkesutbildningar. Vidare ska till myndigheten föras de uppgifter som Kompetensrådet för utveckling i staten i dag har att dels anordna utbildning inför deltagande i Europeiska unionens institutioners uttagningsprov, s.k. concours, dels administrera och informera om nordisk och europeisk utbytestjänstgöring.
2 Utredarens uppdrag innebär att vidta de åtgärder som krävs för att Universitets- och högskolerådet ska kunna inleda sin verksamhet den 1 januari 2013. Utredningen har antagit namnet UHR-kommittén. Härmed överlämnas utredningens slutrapport och uppdraget är därmed avslutat. Stockholm i december 2012
3 Utredarens uppdrag Enligt utredningens direktiv ska utredaren: lämna förslag till mål för myndighetens verksamhet, besluta om myndighetens organisation och arbetsformer, besluta om verksamhetsplan och budget för myndigheten för 2013, ta fram en plan för hur arbetet med samordning ska bedrivas mellan myndigheten och andra myndigheter med angränsande verksamhet samt för former för samverkan med andra myndigheter och aktörer, förbereda anslutningen av den nya myndigheten till det statliga redovisningssystemet och lägga upp redovisningsplaner, ingå nödvändiga avtal för myndighetens verksamhet, bedöma vilken kompetens som är nödvändig för myndighetens verksamhet, föreslå vilka delar av den administrativa verksamheten vid Universitets- och högskolerådet som är lämpliga att överföra till Statens servicecenter, och föreslå en plan för när i tiden och på vilket sätt en sådan överföring kan genomföras. Uppdraget ska genomföras i nära dialog med Regeringskansliet (Utbildningsdepartementet). Utredaren ska samråda med utredaren för inrättandet av Universitetskanslersämbetet och med Högskoleverket, Verket för högskoleservice och Internationella programkontoret för utbildningsområdet. Myndigheten ska därutöver samråda med Centrala studiestödsnämnden, Ekonomistyrningsverket, Arbetsgivarverket, Statens tjänstepensionsverk och med andra berörda myndigheter och organisationer. Utredaren ska hålla berörda centrala arbetstagarorganisationer informerade om arbetet och ge dem tillfälle att framföra synpunkter. En delrapport med förslag till mål för verksamheten, verksamhetsplan och budget för 2013 lämnades den 31 augusti 2012. Vid detta tillfälle redovisades även den övergripande organisationsstrukturen för Universitets- och högskolerådet. Uppdraget ska slutligt redovisas senast den 28 december 2012. Utredningens bemanning och arbetsformer Arbetet med att inrätta Universitets- och högskolerådet har varit intensivt och bedrivits under stark tidspress. EvaLis Fredriksson (halvtid) och Magnus Hjort har varit sekreterare i utredningen. En stor del av arbetet med att inrätta den nya myndigheten har genomförts av
4 anställda vid IPK, VHS och Högskoleverket inom ramen för följande projektgrupper som skapades sommaren och hösten 2012: Visuell identitet och webb (projektledare: Cecilia Parkert) IT (projektledare: Johan Bäckman) Arkiv och registratur (projektledare: Anders Brouzell) Ekonomisystem och avtal (projektledare: Birgitta Törnqvist af Ström) Lokalprojektet (projektledare: Lena Helmer) Lansering av UHR (projektledare: Charlotte Löfgren) Magnus Hjort har som projektkoordinator haft ett samordningsansvar för delprojekten. HR-frågor, som att förbereda inrangeringsavtal och att ge stöd i och hantera olika personaladministrativa frågor m.m., har hanterats i HR-gruppen med EvaLis Fredriksson som projektledare. UHR-kommittén har också haft stöd av personal från IPK i arkiv- och registraturfrågor samt med ekonomiadministration. Utan dessa stora och gedigna arbetsinsatser av personal i de tre (huvudsakligen) berörda myndigheterna hade UHR-kommittén inte kunnat lösa sin uppgift. Utöver detta har UHR-kommittén även anlitat konsultstöd bl.a. för att ta fram en visuell identitet för UHR, i lokalsökningen och som stöd i arbetet med den övergripande organisationsstrukturen. Utredaren och projektgrupperna har regelbundet informerat om läget och vad som händer på den blogg som skapades i juni 2012. Information har också spridits genom informationsmöten på de tre myndigheter som i huvudsak berörs. Den 20 juni 2012 hölls ett gemensamt informationsmöte om den övergripande organisationsstrukturen i UHR för de berörda medarbetarna i Högskoleverket, IPK och VHS. Efter det att besluten om avdelningschefer i UHR blev klara i september 2012 har den nya ledningsgruppen träffats åtta gånger. Mötena har dokumenterats i minnesanteckningar som publicerats på utredningens blogg. Av praktiska skäl har UHR-kommittén disponerat arbetsrum hos IPK. Från och med mitten av oktober 2012 har kommittén även haft tillgång till arbetsplatser på VHS vilket varit värdefullt. Sedan regeringen i oktober beslutade om en avvecklingsmyndighet för de utbildningsmyndigheter som läggs ned den 31 december 2012 har utredningen också haft löpande kontakt med avvecklaren Mocki Hägg.
5 Samråd Utredaren har kontinuerligt haft kontakt med direktören i VHS och universitetskanslern vid Högskoleverket samt med berörda chefer på de tre myndigheterna. Utredningens sekretariat har löpande haft kontakt med Arbetsgivarverket i arbetsrättsliga frågor. Facklig samverkan på central nivå har genomförts framför allt i frågor om organisation och bemanning. I förhandlingarna om chefstillsättningar och inplacering av personal har även de lokala facken deltagit. Samråd har också skett med Centrala studiestödsnämnden, Myndigheten för yrkeshögskolan, Ekonomistyrningsverket, Arbetsgivarverket, Statens tjänstepensionsverk, Riksarkivet och med SUHF. Bemanning av Universitets- och högskolerådet Bemanningen har gjorts med utgångspunkt i den bemanningspolicy som beslutades i juni 2012 (se bilaga 1) och med beaktande av reglerna om verksamhetsövergång i 6 b LAS. Den 6 september 2012 fattades beslut om den högsta chefsnivån i UHR, dvs. avdelningschefer med placering direkt under generaldirektören. Samtliga sex kommer från de tre närmast berörda myndigheterna (två från IPK, tre från VHS och en från Högskoleverket). Den 8 november fattades beslut om inplacering av övriga chefer med personalansvar, i huvudsak enhetschefer. De befattningar som då fortfarande var vakanta ledigförklarades. Den 30 n0vember slutfördes förhandlingarna om inplacering i resterande befattningar. Samtliga anställda med verksamhetsövergång har kunnat erbjudas en placering i UHR. Två anställda har dock valt att inte följa med i verksamhetsövergången. Organisationsstruktur för Universitets- och högskolerådet Beslut om den övergripande organisationsstrukturen för Universitetsoch högskolerådet fattades den 20 juni 2012. Det beslutades då att följande avdelningar ska finnas vid Universitets- och högskolerådet: Avdelningen för antagning och studentstöd Avdelningen för bedömning av utländsk utbildning
6 Avdelningen för systemförvaltning och systemdrift Avdelningen för internationellt samarbete Avdelningen för analys, främjande och tillträdesfrågor Stab/Administrativ avdelning Varje avdelning ska ledas av en chef direkt under generaldirektören. För att hinna med att rekrytera chefer och i övrigt bemanna myndigheten var det nödvändigt att mycket fort komma fram till ett beslut om den övergripande organisationen. Samtidigt var det viktigt att organisationen byggde på genomtänkta ställningstaganden och i den delen användes externa konsulter som ett stöd. De principiella utgångspunkter som ligger till grund för beslutet om den övergripande organisationen finns i bilaga 3. Beslut om detaljorganisation för Universitets- och högskolerådet, dvs. vilka enheter och andra organisatoriska strukturer som ska finnas vid respektive avdelning, fattades i oktober 2012. I samband med detta gjordes även vissa kompletterande och mer fullständiga beskrivningar av de uppgifter som ligger på respektive avdelning. Lokaler Arbetet med att hitta en lokal för UHR i Stockholm har bedrivits skyndsamt efter det att den särskilde utredaren förordnades den 1 juni 2012. Utgångspunkterna för lokalsökningen har varit att skapa långsiktigt goda förutsättningar för myndighetens verksamhet och att myndighetens resurser ska användas så effektivt som möjligt. Samtidigt har utredaren beaktat ansvaret att lokalförsörjningsfrågorna hanteras på ett för staten som helhet effektivt och ekonomiskt ansvarsfullt sätt, vilket i detta sammanhang har handlat om att ta hänsyn till de löptider som finns i de befintliga berörda myndigheternas hyresavtal. I praktiken har det handlat om att lösa frågan om den återstående perioden av det hyresavtal som VHS har i dag med Vasakronan fastigheter AB. Verket för högskoleservice (VHS), vars verksamhet förs över till UHR i sin helhet har ett hyresavtal med Vasakronan fastigheter AB till och med den 31 mars 2015. Hyreskostnaden för VHS lokaler uppgår för närvarande till 5,5 mkr per år. UHR-kommittén har därför strävat efter att nå en överenskommelse med Vasakronan fastigheter AB för att begränsa de kostnader som annars skulle uppstå som en följd av myndighetsförändringen.
7 Som grundval för utredarens lokalsökning har kunnat användas den lokalsökningsprocess som genomfördes inom ramen för Högskolemyndighets- och programkontorsutredningen (U 2011:03). I utredningens slutrapport förordades att den nya myndigheten skulle hyra lokaler med adress Karlavägen 108, dvs. VHS nuvarande lokaler samt ytterligare angränsande lokaler. Skälen för det angavs i utredningens slutrapport vara att befintliga lösningar för IT m.m. skulle kunna användas även för den nya myndigheten, att flyttkostnaderna skulle bli lägre samt att de lokaler som då fanns tillgängliga i Wallingatan 2 bedömdes vara dels för små, dels ej tillräckligt väl internt sammanhängande. I slutredovisningen framfördes även att hyran per kvadratmeter är väsentligt lägre för lokalerna i Garnisonen än de på Wallingatan med sitt läge i city. Den särskilde utredaren för inrättande av Universitets- och högskolerådet har dock efter att ha noga övervägt de olika alternativen kommit till en annan slutsats. Utredarens argument för att inte välja VHS nuvarande lokaler samt angränsande i Karlavägen 108 utan i stället hyra nya lokaler på Wallingatan 2 är följande: När UHR inleder sin verksamhet den 1 januari 2013 kommer myndigheten i huvudsak att bestå av verksamhet och personal som förts över från tre tidigare myndigheter: Högskoleverket, Internationella programkontoret för utbildningsområdet och Verket för högskoleservice. Det innebär att kultur, traditioner och synsätt från tre olika myndigheter ska föras samman i en ny myndighet och det kommer att krävas ett omfattande arbete med att tillsammans skapa en gemensam värdegrund och en ny myndighetskultur för den nya myndigheten UHR. Att inleda myndighetens verksamhet i en av de gamla myndigheternas lokaler skulle dock riskera att cementera gamla kulturer och gränsdragningar mellan verksamheter från de olika myndigheterna i stället för att innebära starten på något nytt där alla medarbetare får komma till nya lokaler på samma villkor. Enligt utredarens uppfattning är det därför av helt avgörande betydelse att verksamheten bedrivs i lokaler som är nya för alla medarbetare. De fördelar som skulle vinnas med att fortsätta verksamheten i VHS nuvarande lokaler (lägre flyttkostnader m.m.) uppvägs inte av de nackdelar det skulle innebära att bygga upp den nya myndigheten och dess kultur i en av de gamla myndigheternas lokaler. Efter det att Högskolemyndighets- och programkontorsutredningen avslutade sin lokalsökningsprocess har ytterligare utrymmen på Wallingatan 2 blivit tillgängliga vilket gör att invändningarna mot att ytorna skulle vara för små och för dåligt sammanhängande inte längre
8 kan anses giltiga. Tillräckligt stora ytor (ca 3317 kvadratmeter) är tillgängliga, och i två plan som förbinds med varandra genom en ny interntrappa. Som den tidigare utredningen framförde är hyran per kvadratmeter visserligen högre för lokalerna på Wallingatan 2 än för lokalerna i Garnisonen. Detta kan dock kompenseras genom att lokalerna på Wallingatan 2 är mer yteffektiva vilket möjliggör att verksamheten kan bedrivas på en mindre yta än vad som hade varit fallet i Garnisonen. Den totala årskostnaden för UHR:s lokaler i Stockholm torde därmed bli ungefär densamma som om myndigheten valt att hyra de, per kvadratmeter, billigare lokalerna i Garnisonen. I jämförelse med de lokalkostnader som finns i dagens lösningar för den verksamhet som UHR kommer att ta över från IPK, VHS och Högskoleverket år 2013 är detta också en kostnadseffektiv lösning som minskar statens totala hyreskostnader för den berörda verksamheten. Sammantaget är utredarens bedömning att lösningen att för UHR:s räkning hyra lokaler i Wallingatan 2 är både ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Samordning och samverkan med andra myndigheter och organisationer Universitets- och högskolerådet kommer att ha uppgifter som berör hela utbildningsfältet vilket också kommer att kräva mycket breda kontaktytor mot det omgivande samhället. Många nätverk och samverkansgrupper kommer att kunna tas över från de tidigare myndigheterna. Andra kan behöva skapas eller förändras för att bättre passa den nya myndighetsstrukturen. Inom UHR kommer flera avdelningar och funktioner att samverka med samma myndigheter och organisationer. YH-myndigheten, Skolverket, Skolinspektionen kommer t.ex. att vara viktiga myndigheter att samverka med i bland annat tillträdesfrågor och frågor om internationalisering. Migrationsverket kommer att vara en part vid förändringar kring anmälnings- och studieavgifter men det kommer även att finnas ett samarbete inom området internationalisering. Samarbete med universitet och högskolor kommer att ske i antagningsprocessen och det metodikarbete som är kopplat till denna, genom bl.a. den s.k. Bedömningshandboksgruppen och de virtuella organisationer som skapats för att hantera bedömning och erkännande av utländsk utbildning. Lärosätena kommer även att vara kunder och därmed kravställare på systemförvaltning och
9 antagningsverksamhet. Samtidigt kommer nära kontakter att finnas med lärosätena genom UHR:s uppdrag inom analysområdet och i uppdraget att motverka diskriminering m.m. inom högskolan. Vid sidan av direkt samverkan med landets lärosäten finns i dag ett flertal forum för samverkan med Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF). Det handlar bland annat om studieadministrativa frågor och bedömningsfrågor. UHR ser ett fortsatt stort behov av denna samverkan. Inom högre utbildning bör Forum för internationalisering (där bl.a. CSN, Stint, Sida och Svenska institutet ingår) och Bolognaexpertgruppen även i fortsättningen utgöra viktiga samverkansnav. Beträffande Svenska institutet är det av särskild vikt att goda samverkansformer finns med anledning av regeringens uttalade intention att på sikt även till UHR föra över de uppgifter som i dag utförs av Svenska institutet i fråga om information i utlandet om svensk högre utbildning. 1 Andra exempel på myndigheter och organisationer som UHR kommer att ha samverkan med är Ungdomsstyrelsen, Vinnova, Diskrimineringsombudsmannen, Tillväxtverket, ESF-rådet, Sveriges Kommuner och Landsting, Folkbildningsrådet, Sveriges Förenade Studentkårer, Folac, Nordiska ministerrådet, Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser samt Sunet. UHR kommer också i olika roller att ha kontakt med gymnasieskolor, Komvux, kommuner och kommunförbund samt med företrädare för näringsliv och arbetsmarknad. På internationell nivå finns ett flertal nätverk som UHR kommer att delta aktivt i. Inom ramen för verksamheten att bedöma utländsk utbildning kommer UHR att utöver utländska motsvarande verksamheter framför allt att samverka med Arbetsförmedlingen och andra myndigheter och aktörer när det gäller frågor om invandrares integration på arbetsmarknaden samt med universitet och högskolor när det gäller metoder och principer för bedömning av utländsk utbildning för antagning och behörighetsprövning. Samarbetet med t.ex. Arbetsförmedlingen kommer att underlättas när de olika bedömningsverksamheterna nu finns samlade i samma myndighet (UHR). UHR kommer i samarbete med Arbetsförmedlingen att ta fram ett utbildnings- och 1 Prop. 2011/12:133 s. 16.
10 informationsmaterial för arbetsförmedlare för att sprida kunskap om möjligheten att få utländska utbildningar erkända. Ytterligare samverkansuppdrag finns i rollen som kontaktpunkt för yrkeskvalifikationsdirektivet (2005/36/EG) gentemot bland andra behöriga myndigheter för reglerade yrken. Detta sker i samverkan med samordnaren på Utbildningsdepartementet och Kommerskollegium och deras uppdrag med Tjänstedirektivet. Med Ladokkonsortiet finns omfattande samordningsbehov kring utvecklingsprojekt av en ny generation av studiedokumentationssystemet Ladok3. Stora utmaningar finns också när det gäller frågor om e-legitimation och det kommer att vara viktigt för UHR att det finns forum och samverkansformer som gör det möjligt att påverka och vara delaktig i utvecklingen, särskilt avseende finansieringsmodellen. Särskild vikt kommer att läggas vid samverkan med Universitetskanslersämbetet för att säkerställa informationsöverföring mellan myndigheterna och ett väl fungerande samarbete inom en rad områden. Det handlar t.ex. om att UHR inom ramen för sitt informationsuppdrag kommer att behöva löpande informera om många av de analyser och utvärderingar som Universitetskanslersämbetet kommer att utföra inom ramen för sitt uppdrag. Det handlar vidare om att skapa förutsättningar för samverkan och ömsesidigt utbyte inom analysområdet. För att säkerställa att så också sker kan det behövas särskilda samverkansstrukturer och UHR kommer att under 2013 tillsammans med UK-ämbetet se över behov och former för detta. Att UHR i sina olika uppdrag kommer att ha en mängd olika kontakter med samma myndigheter och organisationer kommer att ställa stora krav på myndigheten att utåt uppträda på ett samordnat sätt så att myndigheten framstår som en myndighet. Men det ställer också krav på att UHR kan visa tydlighet gentemot omvärlden i myndighetens olika uppgifter, t.ex. i dialog och samverkan med landets lärosäten. Detta kommer att vara viktiga frågor för UHR att arbeta med under år 2013.
11 Anslutning till Statens servicecenter Den 12 oktober 2012 undertecknades en avsiktsförklaring avseende samverkan mellan Statens servicecenter och Universitets- och högskolerådet om administrativa stödtjänster. Det innebär att från och med 2013 kommer Statens servicecenter att hantera UHR:s löner, reseräkningar samt ersättningar för utlägg som anställda har haft i tjänsten. UHR har också tecknat överenskommelse med Kammarkollegiet om stöd för att hantera inkassoärenden och om konsultstöd i upphandlingsfrågor och i samband med bokslut. Från och med årsskiftet den 1 januari 2014 kommer Statens servicecenter att även att ta hand om myndighetens e-handel inklusive fakturahantering. Avslutande synpunkter Att inrätta och avveckla myndigheter är mycket kostsamma processer och det finns därför goda skäl att se över hur Regeringskansliet ger stöd till organisations- och avvecklingskommittéer. Detta är ingen ny synpunkt utan har tidigare framförts av andra organisationskommittéer. 2 För att effektivt styra och stödja processen med att inrätta nya och avveckla gamla myndigheter bör övervägas att samla resurser för detta på ett ställe i Regeringskansliet, t.ex. vid kommittéservice eller vid Socialdepartementets enhet för statlig arbetsgivarpolitik. Ett visst stöd kan förvisso ges redan i dag men det kan behöva stärkas så att sakdepartement och utredare kan få stöd i de många gånger likartade problem som både kommittéer och handläggare vid departement måste hantera i samband med myndighetsförändringar. Därigenom skulle förutsättningar kunna skapas för att ta fram bra rutiner kring gränsdragningsfrågor mellan avvecklings- och organisationskommittéer, kring finansiering av uppbyggnaden av nya myndigheter och liknande frågor som utgör nödvändiga förutsättningar för att avveckling och inrättande av myndigheter ska ske på ett för staten som helhet effektivt sätt. Det bör också skapas rutiner för att underlätta för nya myndigheter att slutföra normala och rutinartade processer som att till exempel registrera en ny postbox hos posten, eller skapa ett inloggningskonto för att till Arbetsförmedlingen anmäla lediga befattningar. Båda dessa kräver att myndigheten har ett inregistrerat organisationsnummer 2 Se t.ex. MSB-kommitténs slutrapport 2008-12-19, Fö 2008/03/2008/255, s. 31. Jfr även Avvecklingskommittén för näringsmyndigheters slutrapport 2011-06-30, dnr N 2008:13/2011/22, s. 12.
12 som är sökbart i de databaser som respektive aktör använder för att fastställa att myndigheten existerar och är aktiv. Skatteverkets rutiner medger dock inte att så sker före det datum då myndigheten rent faktiskt inrättas (i UHR:s fall den 1 januari 2013). Självklart måste en ny myndighet kunna sprida information om sin kommande adress någon tid innan adressen faktiskt ska användas. Lika självklart är det att myndigheten måste kunna söka arbetskraft och ledigförklara befattningar via Arbetsförmedlingen, vilket också är ett krav enligt förordningen (1984:819) om statliga platsanmälningar. Att detta hindras genom dagens rutiner skapar merarbete och har försvårat UHR-kommitténs arbete.
13 Bilaga 1 Bemanningspolicy Bakgrund En särskild utredare ska förbereda och genomföra inrättandet av en ny myndighet med ansvar för uppgifter av service- och samordningskaraktär, främjande och utvecklande verksamhet samt internationellt samarbete och mobilitet inom utbildningsområdet. Myndighetens namn ska vara Universitets- och högskolerådet (UHR). Enligt utredningsdirektivet (2012:56) ska den särskilde utredaren bland annat: besluta om myndighetens organisation och arbetsformer, besluta om bemanning och i övrigt utöva den blivande arbetsgivarens befogenheter, bemanna myndigheten med beaktande av 6 b lagen (1982:80) om anställningsskydd, och fullgöra de åtgärder som krävs enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Verksamhetsövergång Av utredningens direktiv framgår att den nya myndigheten ska bemannas med beaktande av reglerna om övergång av verksamhet i 6 b LAS. Enligt denna regel ska vid övergång av verksamhet eller del av verksamhet, rättigheter och skyldigheter som grundar sig på anställningsavtal och anställningsförhållanden som gäller vid tidpunkten för övergången övergå till den nya arbetsgivaren. Detta gäller även för arbetstagare som då är tjänstlediga. Anställda med tidsbegränsning överförs med tidsbegränsningen, den deltidsanställde går över i oförändrad omfattning etc. Alla som omfattas av verksamhetsövergång till den nya myndigheten och inte motsatt sig övergång får sin anställning överförd till den nya myndigheten den 1 jan 2013. Av kommittédirektiven och regeringens proposition framgår att stor del av Högskoleverkets verksamhet övergår till det nya Universitetskanslersämbetet och att andra delar av Högskoleverkets verksamhet övergår till Universitets- och högskolerådet, vilket innebär verksamhetsövergång för personalen vid Högskoleverket till dessa myndigheter. Personalen vid VHS och IPK omfattas av verksamhetsövergång till Universitets- och högskolerådet. Anställda som omfattas av verksamhetsövergång kommer att få information och förfrågan om hur man ställer sig till övergång. Om man inte motsätter sig övergång, övergår anställningen till den nya
14 arbetsgivaren. Övergången sker med oförändrade löne- och anställningsvillkor. Den som motsätter sig en övergång riskerar att sägas upp pga. arbetsbrist hos nuvarande arbetsgivare då det inte finns någon arbetsgivare att stanna kvar hos. Den anställde som motsätter sig en övergång, där övergången sker på samma ort omfattas inte av det statliga trygghetsavtalet. Däremot om den anställde motsätter sig övergång och övergången sker till annan ort så omfattas den anställde av det statliga trygghetsavtalet. Eftersom det finns olika lokala avtal, t.ex. arbetstidsavtal så är avsikten att träffa inrangeringsavtal med enhetliga villkor. Bemanningsförfarande Myndigheten ska bemannas till den 1 jan 2013. I huvudsak bemannas myndigheten med anställda som har verksamhetsövergång. Det kan dock uppstå ett rekryteringsbehov till följd av förändringar i verksamheterna och att kompetens saknas. Extern rekrytering av personal sker med beaktande av reglerna om förtjänst och skicklighet och andra sakliga grunder. Bemanningsarbetet förutsätter en god förankring och samverkan med de fackliga organisationerna både centralt och lokalt. Förhandlingar sker med de centrala organisationerna. Vid behov och med bemanningspolicyn som grund kommer närmare riktlinjer att utformas för olika delar i bemanningsarbetet. Bemanningen sker i olika steg. Först bemannas chefsbefattningar direkt under myndighetschefen. Därefter i tur och ordning underställda chefer och övriga medarbetare. Chefsbefattningar direkt under myndighetschefen utannonseras. Vid tillsättning av dessa chefer kommer särskild vikt att läggas vid ledaregenskaper och tidigare erfarenhet av ledarskap. I bedömningen av chefer kan konsult komma att medverka. De chefer som inplaceras/tillsätts kommer att delta i det fortsatta bemanningsarbetet avseende underställda chefer och medarbetare. Inplacering Inplacering i UHR kommer att ske i samma verksamhet som den anställde arbetar med i dag. Det innebär att ett förfarande med intresseanmälan inte kommer att tillämpas. Vid befarad övertalighet beaktas vilka arbetstagare som har i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter samt den statliga anställningstiden (turordningen) vid inplacering.
Cheferna förutsätts medverka vid inplacering. Utredare och sekretariat har ett övergripande ansvar för helheten och tar kontakt med anställda som det saknas befattning för. Anställda som inte inplaceras Anställd som i den första fasen inte kunnat inplaceras ska i tidigt skede få samtal och kommer om möjligt att ges fler förslag till inplacering. Ytterligare samtal kommer att äga rum om övertalighet befaras och inför förhandling om uppsägning. Före den förhandlingen ska en omplaceringsutredning ha genomförts. För de anställda som inte får plats i den nya organisationen kan uppsägning ske tidigast den första vardagen år 2013. 15
16 Bilaga 2 Projektbemanning Lansering av Universitets- och högskolerådet Charlotte Löfgren (Högskoleverket, projektledare) Angela Andersson (IPK) Birgitta Svensson (VHS) Lotta Bäcklin (Högskoleverket) Arkiv och registratur Anders Brouzell (IPK, projektledare) Marie Norell (Högskoleverket) Daniel Fredriksson (Högskoleverket) Susanne Lager (IPK) Hanna Johansson (IPK) Anna Cederlöf (BraArkiv/VHS) Lokalprojektet Lena Helmer (VHS, projektledare) Jisan Rylander (IPK) Marie Backlund (IPK) Bonde Svedberg (VHS) Gunnar Arrhed (VHS) Jannie Enocsson (VHS) Malin Jönsson (HSV) Marit Dravnieks (VHS) Visuell identitet och webb Cecilia Parkert (IPK, projektledare) Malin Gustavsson (VHS, projektledare för delprojektet webb) Jöns Ahlén (IPK) Alexander Florencio (Högskoleverket) Josefin Petersson (IPK) Krister Kjellin (Högskoleverket) Lisa Wagenius (IPK) Anna Hallenbom (Högskoleverket, deltagit i webbworkshop) Torkel Holmström (Högskoleverket, deltagit i webbworkshop) Marica Sundberg (VHS, deltagit i webbworkshop) IT Johan Bäckman (VHS, projektledare) Anders Brouzell (IPK) Jonas Paulsson (Högskoleverket) John Bäck (Högskoleverket) Ekonomisystem och avtal Birgitta Törnqvist af Ström (VHS, projektledare)
17 Bethlehem Adnew (VHS) Anna Nordström (VHS) Katarina Sundqvist (IPK) Anna-Stina Mattsson (IPK) Marie Backlund (IPK) Ingela Timgren (IPK) Annika Helmstein (VHS, adjungerad) Bonde Svedberg (VHS, adjungerad) Martin Hellgren (IPK, adjungerad) HR-gruppen EvaLis Fredriksson (UHR-kommittén, projektledare) Annika Helmstein (VHS) Martin Hellgren (IPK) Monica Gråhammar (Högskoleverket)
18 Bilaga 3 Principiella utgångspunkter för beslutet om övergripande organisationsstruktur Universitets- och högskolerådets organisation ska möjliggöra och bidra till att visionen och verksamhetsidén fungerar och blir styrande för hur myndigheten arbetar och hur den uppfattas av omvärlden. Den kommande organisationen ska tillsammans med vision och verksamhetsidé bidra till att UHR blir en myndighet, att det skapas fokus och kraft i utvecklingsarbetet, att vi kan skapa excellence i service och kvalitet och att vi når en samsyn och proaktivitet i kommunikationen externt och internt. Organisationen bör vila på en tydlig organisationsfilosofi som skapar stabilitet samt är lätt att förstå och ta till sig. Den bör ge goda förutsättningar för att skapa handlingskraft i genomförandet av vision, verksamhetsidé och strategi. Organisationen bör vidare ha en stark koppling till myndighetens inriktning och fokus samt ge tydlighet i ansvar och roller. Det ska stå klart för alla vem som gör vad. Organisationen bör skapa tydlighet i och mellan myndighetens processer (såväl kärn- som stöd- och ledningsprocesser) för hög effektivitet. Den bör skapa goda förutsättningar för att säkerställa rätt kompetens på kort och lång sikt samt erbjuda möjlighet till utveckling och lärande. Verksamheter som hör ihop sakligt eller kompetensmässigt bör kunna föras samman och nya sätt att organisera verksamheten bör kunna prövas. Den kompetens som finns i de nuvarande myndigheterna ska tas tillvara och möjligheter till synergier och samverkan ska främjas. Organisationen ska bidra till myndigheten kan utföra sina uppdrag på ett effektivt och rättssäkert sätt och i enlighet med gällande regelverk i Sverige och i EU för att därigenom kunna skapa nytta för uppdragsgivare, kunder och målgrupper. Det innebär samtidigt att vissa verksamheter behöver separeras organisatoriskt för att undvika eller kunna hantera rollkonflikter. När det gäller informations- och kommunikationsfrågor har utredaren gjort bedömningen att det är viktigt att resurser för att informera om den verksamhet som bedrivs och för att publicera resultat knyts direkt till respektive avdelning. Detta för att möjliggöra ett nära samband mellan kärnverksamhet och informationsverksamhet och att ge de anställda informatörerna möjlighet att komma in tidigt i kärnverksamheternas arbetsprocesser. En funktion för strategisk samordning av kommunikation bör dock finnas i staben.
19 Antalet chefer direkt under myndighetschefen bör inte vara för stort. Det bör eftersträvas att de organisatoriska huvudenheterna (avdelningarna) är ungefär jämnstora. Den högsta organisatoriska nivån bör benämnas avdelning, nästa nivå enhet och nästa (i förekommande fall) sektion.