Verksamhetsberättelse 2015 INTERN KONTROLL

Verksamhetsberättelse 2015 INTERN KONTROLL

2(6) Inledning 1. Översikt 2015 Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheterna, med medborgarens bästa för ögonen, bedrivs effektivt och säkert. Därmed är målet med vår interna kontroll att kommunens verksamheter ska uppnå Att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer följs Att den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig Att eliminera och upptäcka allvarliga fel och brister Att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt Perspektiv på intern kontroll Vi ser anledning att se över och skärpa våra rutiner och vår kontroll. Parallellt med denna internkontrollplan uppdaterar och utvecklar vi våra styrdokument för intern kontroll. Intern kontroll omfattar ett bredare perspektiv än ekonomistyrning. Vi ser att en modell för hur Kungälvs kommun ska arbeta omfattar hela förvaltningen. Sedan får sektorerna vid behov skapa ytterligare förhållningssätt utifrån de lagar och förordningar som påverkar deras specifika verksamhet. Inom intern kontroll behöver vi även hantera frågeställningar om mutor, jäv och bestickning. Det mest grundläggande är organisationens kultur. För att leva upp till syftet med den interna kontrollen är det värderingar och värdeord som tillit, tillåtande klimat, öppenhet och lärande som ska råda. Att påtala brister, att uppmärksamma misstag ska välkomnas och absolut inte, i något avseende, bestraffas eller klandras. Förvaltningens världsklassarbete syftar hit och blir därmed också en del i utvecklingen, nämligen kontrollmiljön och själva förutsättningen för att nå syftet med den interna kontrollen. Plan för intern kontroll 2015 Vi kommer att genomföra de återkommande internkontrollmoment som varje görs av kommunlednings- och servicesektorerna samt ägna särskild uppmärksamhet åt kommunstyrelsens resultatmål. Planeringen innehåller följande moment: När ska kontrollen genomföras? Hur ska kontrollen genomföras? Vem ska utföra kontrollen? Hur ska resultatet av kontrollen rapporteras? Fokuserade områden för uppföljning och kvalitetssäkring Personalområdet med arbetsmiljö o Arbetsmiljöansvar (kvittering/delegering av ansvar genomförande av systematiskt arbetsmiljöarbete med handlingsplaner) o Lön, med arbetstid, avdrag, skatteredovisning med mera. Ekonomiområdet med upphandling o Inköpsprocess - från upphandling, via avtal, beställning, leverans, kontroll och attest till betalning. o Mervärdesskatt Kansli och juridik o Kvalitet på beslutsunderlag o Tjänsteskrivelser KF:s strategiska mål som en viktig utgångspunkt Utbildning av handläggare o Effektiva kommungemensamma processer ärendehantering som styrmedel o Avsluta/stänga ännu öppna ärenden

3(6) Kommunstyrelsens resultatmål Vi befinner oss i kontinuerlig utveckling av systemstödet för planering och uppföljning. Kommunstyrelsens resultatmål redovisas i vårt system ToR ( Tur och Retur, som anspelar på styrkedjan Från demokrati till effekt och tillbaka). Detta ger förutsättningar för: Planering för att nå de uppsatta målen i Årsplan och verksam-hetsplaner genom tolkning, åtagande, aktiviteter och indikatorer Genomförande Uppföljning analys rapportering (framförallt tertialrapporter och årsredovisning/verksamhetsberättelser) Återrapportering Uppföljning av den interna kontrollen kommer att redovisas i sammanhang med styrkedjan, i årsredovisning och verksamhetsberättelser.

4(6) 2. Verksamhetsöversikt 2015 Rapport över genomförda kontrollåtgärder A. Personalområdet med lönehantering Rekrytering Kontrollmoment Samtliga underlag för platsannonser kontrolleras så att de är godkända av den som har delegation på att anställa behörighetskrav ställs där yrket så kräver Kontrollmetod Manuell kontroll av underlagen genomförd av personaladministratör i samråd med HRspecialist. Kontrollfrekvens Kontinuerlig så snart ett underlag för platsannons kommer. Kontrollansvarig HR-specialist med inriktning mot rekrytering. Genomförd kontroll visar en god efterlevnad. I ett antal fall har dialog/påpekande medfört ändringar i publicerad annons. Arbetsmiljö Kontrollmoment Kvittering av arbetsmiljöansvar. Kontrollmetod Manuell kontroll av kvitteringsunderlag. Kontrollfrekvens Stickprov. Kontrollansvarig HR-specialist med inriktning mot arbetsmiljöområdet. Vi konstaterar att det fortfarande finns brister i insikt om tyngden av det personliga arbetsmiljöansvaret. Bristerna har blivit särskilt påtagliga genom många chefsbyten och organisationsförändringar som får direkta konsekvenser för arbetsmiljöansvaret. Möjligheter till digitalt stödsystem för uppföljning är under utveckling. De brister som konstateras används som underlag för utveckling av utbildningsinsatser för chefer. Introduktion av nya chefer Syfte: Chefen har en nyckelroll för bland annat hantering av arbetsmiljöfrågor, övriga personalfrågor och ekonomifrågor. Det är därför av vikt att erbjuda kunskapstillförsel. Åtgärder Under året har utbudet av introduktionsmoment kompletterats. Flera paket ingår nu i en obligatorisk basutbildning för nya chefer. Individuell introduktion inom personalområdet har tillämpats. Kontrollmoment Manuell kontroll av vilka nya chefer som börjat samt hur många som deltagit i basutbildningarna. Kontrollfrekvens 2 gånger/år. Kontrollansvarig HR-chef Genomförd kontroll visar att det finns vissa brister i deltagandet. Detta föranleder signaler till respektive högre chef. Löneadministration En rad kontroller och bevakningar görs årligen av den centrala löneenheten enligt fastställd plan. Flertalet sker varje månad och vissa sker kvartalseller halvårsvis. Exempel på åtgärder är bevakning av tidsbegränsade anställningar, fel- och varningssignaler, bevakning och kontroll av frånvaro, kontroll av ej beviljade poster, flextidskontroll och kontroll av bokningar hos bemanningspoolen. Genomförda kontroller har dokumenterats och följts upp. Lista på kontroller och bevakningar finns på löneenheten. I fokus är att utveckla rutiner. Underlag finns i särskild pärm på löneenheten. B. Ekonomiområdet med upphandling Under 2015 har det interna kontrollarbetet koncentrerats på att utveckla rutiner och system,

5(6) inte minst i samband med ny kodplan och nytt ekonomisystem. Dessutom har de årligen återkommande granskningarna av attest, aktivering, balanskonton, handkassor, mervärdesskatt, kundoch leverantörsreskontra genomförts. Ytterligare en viktig insats för att säkerställa intern kontroll är den kontinuerliga uppdateringen och vidmakthållandet av ekonomihandboken. Avtalstrohet (leverantörstrohet) Ekonomi- och upphandlingsenheten tillsammans med verksamhetschefer/enhetschefer kontrollerar fortlöpande avtalstroheten. Under 2015 har inte någon ny sammanräkning av resultat gjorts. Nya ramavtal har upphandlats och vi har ingen anledning befara en sämre utveckling än den vi sett de senaste åren. (KRL, 1997:614) och Rådet för kommunal redovisning, rekommendation 11.4. I kommunens anvisning för redovisning av investeringar framgår som gränsdragning för aktivering och kostnadsföring av en investering en beloppsgräns på ½ prisbasbelopp exkl. moms, alltså 22 200 kr, och en livslängd på tre år. Efter genomförd granskning noteras följande: Det finns behov av att förtydliga informationen till de som handhar de ekonomiska underlagen. Kommunens anvisningar bör kompletteras. Vid aktivering av investeringsprojekt till anläggningsregistret skall ansvarig ekonom på redovisningsavdelningen gå igenom projektet. Handkassor och kontanthantering Det finns ett stort antal handkassor inom kommunens organisation. Många av dessa kontrolleras varje år. Kontrollen omfattar avstämning, förvaring och användning. Rutiner för ekonomisk uppföljning Kommunens web-baserade inköpsstöd - Winst, utvecklas fortlöpande. Här finns kommunens alla avtal samlade och inom vissa områden kan göras beställningar direkt i systemet. Alla enhetschefer får möjlighet till prognosstöd inför delårsboksluten i april och augusti. De har generellt en god bild av det ekonomiska läget, hur man använder IT-stöd och i vilket syfte analyslistorna för personal ska användas. En öppen och bra dialog finns också med enhetschefer och administratörer ute på enheterna i det dagliga arbetet och i samband med månadsrapportering o dyl. Investeringsprojekt Ett flertal fakturor under ett halvt basbelopp som bokförts på investeringsprojektprojekt under 2014 har granskats. Regler för hur investeringar ska redovisas finns bland annat i den kommunala redovisningslagen Utbildning Nyanställda chefer får en gemensam introduktion som genomförs som ett led i förvaltningens utbildningsprogram. De får dessutom en individuell introduktion av respektive

6(6) sektorekonom. Förvaltningen erbjuder såväl generella som individuella insatser. Leverantörsfakturor, bokföringsorder, attest Stickprovskontroller har genomförts i hela organisationen. Smärre avvikelser upptäcks vid varje tillfälle. Dessa rättas av ansvarig på respektive enhet. Erfarenheter samlas inom ekonomisektionen som underlag för att förbättra gällande rutinbeskrivningar. Antalet kunder som vill betala via e-faktura har ökat under 2014. Betalningspåminnelser Med anledning av att antalet betalningspåminnelser ökat under året kommer en uppföljning av alla inkassokrav och/eller betalningspåminnelser att göras. Avgiftsdebitering Stickprovskontroller med rimlighetsbedömning genomförs årligen inom hemtjänstdistrikt och särskilda boenden. Så även under 2014. Mervärdesskatt Momsreglerna är omfattande och komplicerade. Bland annat så gäller olika skattesatser för olika varor. Årligen kontrolleras tillämpningen av momsreglerna varvid brister inom främst leasing/hyra och representation återfinns. Precis som för leverantörsfakturor så åtgärdas bristerna genom att de konkreta felen rättas till av ansvarig befattningshavare och genom att rutinbeskrivningar ses över och utvecklas. C. Ärendehantering Kanslienheten har en central roll i arbetet att utveckla administrationen i kommunen, till exempel med registrering av handlingar, tjänsteskrivelser, nämndadministration och arkivbildning. En stor del i utvecklingsarbetet ligger i digitaliseringen av handlingar och dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360 där ny systemförvaltare rekryterats för att kvalitetssäkra samt förbättra styrning och ledning, skapa bättre ordning och reda, förbättra möjligheterna till uppföljning, effektivisering och digitalisering, att ytterligare minska energi- och pappersförbrukning samt att förbereda for ett framtida E-arkiv. Ett annat skäl är att kommunen behöver bli bättre på att hantera dokument, ex vad som ska diarieföras och vad som är en allmän handling samt fullgöra sina skyldigheter enligt offentlighetsprincipen. En ny mall för tjänsteskrivelser med tillhörande riktlinjer utarbetades 2014 och gäller för ärenden som behandlas inom ramen för kommunstyrelsens nämndområde. Användningen av mallen följs upp kontinuerligt. Den bidrar till tydligare och bättre beslutsunderlag. Genomarbetade beslutsunderlag underlättar arbetet för både politik och förvaltning samt kvalitetssäkrar beslutsprocessen. Tjänsteskrivelsen kan ses som ett internkontrollverktyg för att säkra den politiska styrkedjan och synliggöra förvaltningens kontinuerliga arbete kopplat till politiska mål och andra åtaganden. D. Måluppfyllelse Genomförandet av kommunstyrelsens resultatmål redovisas i tertialrapporter och årsredovisning. Underlag över utförda kontrollmoment finns tillgängliga inom ekonomisektionen.