Nämndberedning preliminär budget 2014

SOLLENTUNA KOMMUN Nämndberedning preliminär budget 2014 Miljö- och byggnadsnämnden

Innehållsförteckning 1 Beredning resurstilldelning samt föreslagna budgetuppdrag 3 1.1 Är beskrivna volymer korrekta? Beskriv annars nämndens syn på volymer 3 1.2 Finns det någon tvingande förändring eller annan kommandeförändringav liknande karaktär som ej tagits hänsyn till i det preliminära budgetförslaget? 3 1.3 Vilka konsekvenser kan nämnden se av föreslagen resurstilldelning? 3 1.4 Hur föreslår nämnden att eventuell föreslagen resursförstärkning ska användas och vilket resultat beräknar nämnden kunna åstadkomma? 4 2 Förslag n 5 2.1 Ansvarsfull ekonomisk politik 5 2.2 Omsorg 8 2.3 Miljö och klimat 9 2.4 Integration och kommunikation 10 3 Aterredovisning av utredningsuppdrag i budgetprocessen 12 3.1 Nämnden får i uppdrag ta fram förslag på att minska interna debiteringen av Solen och den kommungemensamma kartdatabasen mellan miljö- och byggnadsnämnden och berörda nämnderna inför budgeten 2014. Förslaget ska vara kostnadsneutralt mellan miljö- och byggnadsnämnden och berörda nämnderna 12 Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 2(13)

1 Beredning resurstilldelning samt föreslagna budgetuppdrag 1.1 Är beskrivna volymer korrekta? Beskriv annars nämndens syn på volymer. Miljö- och byggnadsnämnden har inte volymuppräkningar. 1.2 Finns det någon tvingande förändring eller annan kommande förändring av liknande karaktär som ej tagits hänsyn till i det preliminära budgetförslaget? I nuläget är ingen tvingande förändring känd inom miljö- och byggnadsnämndens verksamhetsområden. 1.3 Vilka konsekvenser kan nämnden se av föreslagen resurstilldelning? Enligt budgetförslaget förstärks miljö- och byggnadsnämndens budget med 500 tkr i budgetramen för 2014 för satsning på IT-system. Någon satsning på ett IT-system har inte flaggats upp av miljö- och byggnadsnämnden inför det kommande verksamhetsåret och därför är beskrivningen för tilldelningen oväntad. Nämnden har däremot i samband med resultatanalysen påtalat behovet av att utveckla e- tjänster för ökade servicefunktioner för kommunens företagare och medborgare i kontakter med nämndens verksamhetsområden. Vid resultatanalysen överlämnades cn bilaga med vilka e-tjänster det handlar om och en kostnadskalkyl för införandet. Den totala summan för de 8 föreslagna e-tjänsterna är ca 2,175 mkr under införandeåret. Därefter innebär tjänsterna en ökad årlig förvaltningskostnad om cirka 210 000 kr. De tilldelade 500 tkr är långt understigande dc beräknade kostnaderna för en satsning på e-tjänster under 2014 och skulle innebära att endast ett fatal enkla tjänster kan komma till stånd. Nämndens budget är, sett till andra förvaltningar, liten och består i princip av lönekostnader och omkostnader kopplade till verksamheten såsom IT och lokaler m.m. Nämnden har under många år skurit i verksamheten då den generella uppräkningen varit lägre än de allmänna löne- och kostnadsökningarna. I 2013 års internbudget (som ligger till grund för 2014 års budgetramar) hålls två tjänster inne (återbesätts inte) som besparing för att parera det ökade kostnadsläget, förväntade minskade intäkter med anledning av lågkonjunkturen och ökade kostnader för kontaktcenter. Något allmänt rationaliseringsutrymme finns således inte för 2014 utan varje ny satsning, utan särskild tilldelning, skulle innebära att besparingar måste göras i form av minskad personalstyrka. Miljö- och byggnadsnämnden har flera lagstiftningsområden att bedriva tillsyn enligt och vidare cn hög belastning i form av ansökningar och behov av tillsyn från företag, föreningar och privatpersoner i kommunen. En neddragning av personalstyrkan, för att satsa på e-tjänster, skulle direkt motverka de önskade effekterna om korta handläggningstider, god service och effektiv ärendehantering. Handläggningstiderna skulle bli väsentligt längre och dc myndighetsuppdrag kommunen har genom MBN, skulle inte kunna garanteras med rätt kvalitet och rättssäkerhet. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 3(13)

Slutsatsen är att miljö- och byggnadsnämnden inte kan klara en e-tjänstsatsning, enligt bilagan, utan särskild tilldelning. Den föreslagna ramen innebär vidare att ytterligare besparingar måste göras då uppräkning inte görs som kompensation för allmänna kostnadsökningar. Besparingar i form av minskad personalstyrka kan komma att bli aktuell. 1.4 Hur föreslår nämnden att eventuell föreslagen resursförstärkning ska användas och vilket resultat beräknar nämnden kunna åstadkomma? De enligt förslaget tilldelade 500 tkr understiger långt de beräknade kostnaderna för en satsning på e-tjänster under 2014 vilket innebär att endast ett fatal enkla tjänster kan komma till stånd. Ett antal av så kallade blankettjänster är möjliga, där extern projektledning inte krävs för införandet. Även om det förvisso är av betydelse att införa dessa, är det inte dessa som medborgarna, företagen eller miljö- och byggnadsnämnden har störst nytta av att införa. En e-tjänst för bygglov, en tjänst för anmälan om bergvärmeanläggning med kartintegration och vidare en e-tjänst för anmälan om livsmedelsverksamhet, är de mest önskvärda tjänsterna sett till volymer på ansökningar och anmälningar. Dessa tjänster är dyrare i utveckling och kräver vidare extern projektledning. Med nuvarande budgettilldelning bedöms dessa inte kunna genomföras under 2014. Tilldelningen om 500 tkr motsvarar vad som behövs för atl täcka allmänna löne- och kostnadsökningar med nuvarande bemanning och organisation. En obefintlig uppräkning innebär att ytterligare besparingar måste göras under 2014. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 4(13)

2 Förslag n 2.1 Ansvarsfull ekonomisk politik 2.1.1 Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bibehållen eller förbättrad kvalitet För att på bästa sätt kunna utnyttja kommunens finansiella resurser krävs en god kontroll över den löpande användningen av fördelade medel. Del krävs också ett större fokus på att utveckla verksamheternas effektivitet och kvalitet. Både ur det politiska perspektivet och på olika nivåer i tjänstemannaorganisationen behövs bra underlag för uppföljning, analys och beslut. För att åstadkomma detta behöver kommunens ledningssystem med därtill kopplade stöd- och styrprocesser utvecklas. Ur det finansiella perspektivet handlar ett effektivt resursutnyttjande på alla nivåer om respekt för den resurstilldelning som gjorts och en aktiv kontroll av hur medlen används samt beredskap att hantera avvikelser. Ur verksamhetsperspektivet handlar det om att utveckla former för att inventera, utveckla, analysera och kommunicera verksamhetens kvalitet och effektivitet Att bedriva verksamheten med bibehållen kvalitet men med ett minskat resursumyttjande är ett sätt att öka effektiviteten. Ett annat sätt är att höja kvaliteten med oförändrat resursutnyttjande. För att lyckas med ökad effektivitet krävs öppenhet för nya tankesätt, lösningar och idéer och en vilja att ständigt utveckla och förbättra. Det kommer också vara nödvändigt att lyssna mot omvärlden och samverka med andra aktörer både inom kommunen, med andra kommuner och med olika typer av externa aktörer. Ett led i att utveckla organisationens effektivitet handlar också om att tydligt definiera vad som ska åstadkommas, både i den dagliga driften och ur ett utvecklingsperspektiv, samt att följa upp och utvärdera resultatet. Nämndövergripande Nämndens n Å Implementera effektiva stöd- och styrprocesser (Samtliga nämnder) A Etablera samarbete(n) som kan bidra till högre effektivitet för respektive verksamhet (Samtliga nämnder) Nämnden ska utifrån redan initierat utvecklingsarbete kring ledningssystem implementera effektiva stöd- och styrprocesser. Nämndens tjänstemannaorganisation, och om applicerbart även nämnden själv, ska under året etablera samarbete(n) som kan bidra till högre effektivitet för respektive verksamhet (bättre resursutnyttjande med bibehållen eller högre kvalitet). (Åtaganden utgår från att inledande analyser har gjorts utifrån 2013 års om analys av möjliga samarbeten.) A Utveckla den systematiska kvalitetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar (Samtliga nämnder) Enligt ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna ska varje nämnd internt behandla en fördjupad kvalitetsredovisning minst en gång per år. Nämnden ska också redovisa verksamheternas kvalitet inom ramen för framförallt årsredovisning och resultatanalysdagar. Vid 2014 års slut ska samtliga nämnder ha etablerade former för nämndens kvalitetsuppföljning/redovisning med tydlig koppling till arbete med ständiga förbättringar inom nämndens verksamheter. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 5(13)

Å Nämndens n Genomföra prioriterade utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet (Samtliga nämnder) Handlingsplaner definieras utifrån nämndens utvecklingsbehov inom detta område. Detta generella fungerar som "paraply" för viktiga effektiviserings- och kvalitetsåtgärder som identifieras under höstens verksamhetsplanering på nämnder/förvaltningar. A Nämndens n Utveckla och införa e-tjänster för att förenkla medborgarnas kontakter med miljö- och byggnadskontoret Öka andel tid som läggs på operativ tillsynsverksamhet Införande av e-tjänster ger utökad service till allmänhet och företagare då ansökningar och svar kan levereras digitalt. På sikt kan e-tjänster leda till effektivare ärendeprocesser. Med operativ tillsyn avses kontroll av lagefterlevnad på fältet, dvs inspektioner och platsbesök. Åtagandet innebär fortsatt arbete med att förenkla projekadministrationen för att möjliggöra operativ tillsyn. 2.1.2 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet Kommunen ska vara en aktiv part i kontakterna med företagen för att fortsätta att utveckla företagsklimatet i kommunen. Det är viktigt att det finns ett fungerande samspel mellan kommun och näringsliv, dvs. att den ömsesidiga förståelsen för näringslivets och kommunens villkor ökar med ett aktivt agerande. Ökat samarbete ger större insyn och förståelse för varandras beslutsprocesser och därmed minskar friktionen i t ex detaljplaneprocesser. Det kan ske bl.a. genom att: tillvara ta gemensamma intressen genom att utveckla samarbetet (ex. utveckling av stationssamhällena) träffa och besöka företag och företagare för att ta reda på deras behov och villkor förbättra tillgängligheten och servicen till företagare (ex. handläggningstider, korta beslutsvägar, förenklingar i olika processer) ge information om vilka förvaltningarna och funktioner som ansvarar för vad aktivt verka för att uppmuntra nyföretagande och utveckling av befintliga företag Nämndövergripande Nämndens n Å Å Utveckla och skapa dialog med näringslivet om behov och förutsättningar för företagsamhet i Sollentuna Stärka det konsultativa och kommunikativa förhållningssättet i myndighetsrollen Åtagandet innebär fortsatt arbete med att skapa en fördjupad dialog med företagarna. Dialogen syftar till att öka förståelsen för företagamas behov, men även att skapa förståelse hos företagarna för myndighetens uppdrag och skyldigheter. Myndigheten deltar i företagarnas egna möten samt är tydliga i sin kommunikation med företagarna. Ett konsultativt och kommunikativt förhållningssätt betyder generellt att sätta den andra personen i fokus och utgå från dennes perspektiv och situation. I det här t åsyftas Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 6(13)

Nämndens n förhållningssätt vid myndighetsutövning. Insatser och forum för dialog skapar förutsättningar för medarbetarna att reflektera över och stärka sitt konsultativa och kommunikativa förhållningssätt i sin myndighetsroll. 2.1.3 Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden Kommunen ska skapa förutsättningar för att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare. Genom olika insatser ska attraktionen för att arbeta inom kommunen öka. Arbetserbjudandet ska vara attraktivt genom rätt lön och möjlighet till flexibla villkor. Äldre medarbetare ska uppmuntras till att arbeta kvar längre. För att säkerställa en god kvalitét och minska risken för felrekryteringar ska rekrytering ske enligt framtagen process. En god introduktion till arbetsuppgifterna och kommunen ska genomföras för att underlätta för nyanställda att snabbt och effektivt sätta sig in i sitt arbete. För att säkerställa god fysisk och psykosocial arbetsmiljö ska alla verksamheter arbeta efter arbetsmiljöproccssen. Nämndövergripande Nämndens n Å Aktivt arbeta för att implementera arbetsgivarvarumärket internt och externt (Samtliga nämnder) Ä «t Aktivt arbeta för att implementera reviderad personalpolicy (Samtliga nämnder) Aktivt arbeta för att väcka intresse för kommunen som arbetsgivare (Samtliga nämnder) Utifrån det koncept som framtagits för Sollentuna kommuns arbetsgivarvarumärke ska nämnden marknadsföra kommunen som arbetsgivare både internt till medarbetare och externt. Kartläggning av kompetens utifrån behov och tillgång ska göras på varje nämnd. Riktade aktiviteter ska planeras och genomföras för att stärka Sollentunas möjlighet att rekrytera framtida behov av medarbetare. Ä Genomföra nämndspecifika insatser utifrån jämställdhetsplanen (Samtliga nämnder) Varje nämnd och förvaltning ska utifrån jämställdhetsplanens nio målområden analysera behov av särskilda insatser inom nämndens ansvarsområde. Handlingsplan(er) formuleras utifrån genomförd analys. Målområdet "Karriärmöjligheter" ska särskilt fokuseras under 2014 och samtliga nämnder bör därför särskilt överväga möjliga handlingsplaner kopplat till detta målområde. 2.1.4 Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter Varje medarbetare/chef ska ha ett årligt medarbetarsamtal där en individuell utvecklingsplan fastställs. Medarbetares/chefers förmåga och vilja till utveckling inom kommunen ska Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 7(13)

uppmuntras. En medarbetare/chef som söker en intern tjänst och kvalificerar sig enligt gällande kravprofil ska alltid kallas till intervju. Medarbetare/chef har både rättighet och skyldighet att vara delaktiga i verksamhetens utformning och utveckling. Nämndövergripande Nämndens n A Stödja och stimulera chefer och medarbetare att vidareutvecklas i sina yrkesroller (Samtliga nämnder) Å Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka (Samtliga nämnder) All kompetensutveckling ska planeras i ett årligt medarbetarsamtal där utvecklingsplan fastställs. Chefer ska uppmuntras och stödjas i att delta i kommunens ledarutvecklingsprogram. Medarbetare ska uppmuntras till kompetensutveckling som leder till att utveckla sig själv och verksamheten. Alla verksamheter ska leva upp till samverkansavtalets intentioner att ta tillvara på all gemensam kompetens och erfarenhet inom verksamheterna. Arbetsplatsträffar och möten i samverkansgrupper ska genomföras regelbundet. Nämndens n Utveckla förbättringssystem inom miljö- och byggnadsnämndens verksamheter Förbättringssystemet ska bidra till utveckling och ständiga förbättringar av verksamheten genom medarbeternas delaktighet och inflytande. 2.2 Omsorg 2.2.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv Förebyggande insatser ska vara i fokus i livets alla skeden. Barnperspektivet är en viktig del i detta arbete. Alla barn ska ha rätt till en barndom och det är avgörande att barns problem uppmärksammas i tid. För att stärka barnens trygghet är det viktigt att ge stöd till föräldrar som önskar och behöver det. Skolan och civilsamhället är viktiga arenor där barn och ungas problem kan identifieras och fångas upp. Samverkan mellan kommunens verksamheter och andra aktörer måste förstärkas för barnens bästa. Kommunen ska ha förståelse för invånarnas livspussel, eftersträva en god livsmiljö och arbeta för att uppnå jämlika levnadsvillkor. En viktig förutsättning för att kunna leva ett tryggt och självständigt liv är att invånarna har tak över huvudet och egen försörjning vilket vi aktivt ska verka för. Kommunens äldre invånare ska erbjudas ett aktivt och socialt liv. Kommunen ska prioritera förebyggande insatser som höjer de äldres livskvalitet och kvalitén inom äldreomsorgen. Nämndens n Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 8(13)

Nämndens n? Inventera och åtgärda enkelt avhjälpta hinder i Sollentuna centrum Inventering ska göras av publika ytor i Sollentuna centrum med avseende på enkelt avhjälpta hinder för ökad tillgänglighet. Inventeringen ska leda till att respektive fastighetsägare uppmanas att vidta åtgärder för att avhjälpa hindren. 2.3 Miljö och klimat 2.3.1 Minska utsläppen av växthusgaser från kommunens verksamheter och skapa förutsättningar för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser Kommunens antagna klimatstrategi ger en bakgrund till det kommunövergripande målet. "Nettoutsläppen av växthusgaser behöver reduceras och minska till noll i en takt som innebär att den globala temperaturökningen inte överstiger 2 grader Celsius. Detta kräver kraftfulla åtgärder. Strategin för kommunens klimatarbete är: 1. Bidra till att sprida och öka kunskapen om olika handlingsalternativs klimatpåverkan. 2. Skapa förutsättningar för klimatsmarta val. 3. Minska klimatpåverkan från kommunens egna verksamheter." Åtgärder för att minska utsläppen av växthusgaser kan även leda till andra positiva effekter. Exempelvis leder minskad biltrafik till såväl lägre utsläpp, som mindre buller och färre partiklar. Det är viktigt att se klimatpåverkan i ett helhetsperspektiv, exempelvis genom att beakta den totala påverkan från varor och tjänster. Nämndövergripande Nämndens n A Tillgängliggöra kunskap och information om olika konsumtionsvals klimatpåverkan (KS, MBK) Detta utgår från 1A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. De insatser som lyfts fram i åtgärdsplanen för 2013 ska utvecklas vidare under 2014 genom handlingsplaner som innebär ett fortsatt samarbete mellan KS och den energi- och klimatrådgivning som finns inom MBK. Nämndens n Ä Arbeta för en hälsosam inomhusmiljö i boende genom riktad tillsyn av flerbostadshus Ä * Genom tillsyn följa upp att Trafikverket vidtar Riktad tillsyn av fastighetsägare för flerbostadshus är ett verktyg för att uppnå en hälsosam inomhusmiljö i boendet. Fastighetsägarna ska få en ökad kunskap och förståelse för miljöbalken samt förbättrade rutiner för sin egenkontroll. Arbetet ska särskilt inriktas på de flerbostadshus där problem med inomhusmiljön kan misstänkas. Åtgärdsprogrammet ska minska trafikbuller och Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 9(13)

Nämndens n åtgärder enligt fastlagt åtgärdsprogram (fastlagd senast 2013) luftföroreningar på de ställen längs E4 och järnväg som gällande riktvärden eller miljökvalitetsnormer överskrids. Nämnden bedömmer hur Trafikverket går vidare med åtgärder. 2.4 Integration och kommunikation 2.4.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling Invånarna ges möjlighet att vara delaktiga i utvecklingen av kommunen. Det kan till exempel innebära att man skapar en dialog med olika intressenter inför ett politiskt beslut. Syftet med dialogen måste vara klargjort och cn plan för hur man ska informera om resultatet av dialogen samt hur processen ska går vidare måste finnas. För att stärka dialogen behövs samlingslokaler i alla kommundelar för att främja samhörighet och underlätta för föreningslivet. Ett annat exempel är att planera för hur cn verksamhet kan höja kvaliteten och effektiviseras med hjälp av brukardialoger eller e-tjänster. Ett tredje exempel är att sprida information och nyheter om vad som händer i kommunen och dess verksamheter. Information ska utformas så att den är begriplig för alla oavsett kanal. Att nå olika språkgrupper i kommunen bör eftersträvas. Vi ska ha enkla och tydliga kontaktvägar och de styrdokument reglerar hur vi hanterar information och kommunikation ska beaktas. Målet innebär, att nämndernas arbete inom ramen för gällande lagstiftning och kommunuppdrag, aktivt ska planeras och genomföras på sådant sätt att tecken på utanförskap och segregation uppmärksammas, förebyggs och åtgärdas. FN:s konventioner om mänskliga rättigheter är grundläggande i all kontakt mellan kommunen och kommunens invånare. Nämndövergripande Nämndens n A. Eftersträva ett enkelt och begripligt språk i information och texter som är avsedda för invånarna (Samtliga nämnder) För att stärka demokratin och människors delaktighet behöver kommunens information som riktar sig till invånarna vara begriplig. Det innebär både övergripande information och texter som riktar sig till enskild, såsom beslut. Nämndens n Planera och strukturera informations- och kommunikationsinsatser där respektive aktivitets syfte, mål och tillvägagångssätt tydligt beskrivs i en kommunikationsplan Det är viktigt att informera och kommunicera om miljö- och byggnadsnämndens verksamheter, dels ur ett allmänintresse utifrån nämndens ansvarsområden, dels för att belysa nämndens myndighetsroll. Andra viktiga aspekter är att öka allmänhetens förtroende för dessa verksamheter och för kommunen i stort, men även för att effektivisera verksamheternas arbete. Genom att upprätta en kommunikationsplan beskrivs varför, vad och hur MBN ska kommunicera med externa intressenter, samt att planerade aktiviteter för förbättringar av kommunikationen redovisas. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 10(13)

2.4.2 Utveckla den interna kommunikationen En god och tillfredsställande intern kommunikation skapar en känsla av samhörighet, och ger möjlighet till värdefull kunskapsöverföring. Vi måste arbeta för atl påminna varandra om att driva den interna kommunikationen. Ansvar, roller och beslut måste tydliggöras på ett medvetet sätt. Chefens har cn viktig roll som budbärare och kulturskapare och den interna kommunikationen är ett viktigt styrmedel. Tillgång till rätt information är en förutsättning för överblick, sammanhang och för att veta vad som gäller. Vi måste arbeta för att säkerställa att alla medarbetare har tillgång till rätt information och att vi anordnar forum för dialog, detta är viktigt för att kunna bidra till utvecklingen av verksamheten. Tillgång till information ökar kunskapen om kommunens uppdrag, styrning och arbetssätt detta skall utvecklas och gemensamma modeller och processer för styrning och uppföljning ska följas. En god intern kommunikation är en förutsättning för sammanhållen och trovärdig extern kommunikation. Vårt kommungemensamma intranät ska vara navet för den interna informationen och utgöra ett stöd i arbetet samt underlätta dialog och samarbete. Det är viktigt att resurser för förvaltning, underhåll och utveckling av intranätet avsätts och att vi gemensamt tar ansvar för att utnyttja intranätet för att utveckla den interna kommunikationen. Nämndövergripande Å Nämndens n Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssystem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommuniceras (Samtliga nämnder) Arbetet syftar till att öka effektiviteten i verksamheten, hålla ordning och reda i kommunikationen och ge goda förutsättningar för ledning, styrning och lärande. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 11(13)

3 Aterredovisning av utredningsuppdrag i budgetprocessen 3.1 Nämnden får i uppdrag ta fram förslag på att minska interna debiteringen av Solen och den kommungemensamma kartdatabasen mellan miljö- och byggnadsnämnden och berörda nämnderna inför budgeten 2014. Förslaget ska vara kostnadsneutralt mellan miljöoch byggnadsnämnden och berörda nämnderna Kommentar Förslag till beslut for att minska den interna debiteringen mellan de berörda nämnderna: 1. Miljö- och byggnadsnämnden tillförs medel i budgetram från och med 2014 för årliga kostnader för SOLEN och kommungemensam kartdatabas, genom en omfördelning av medel från följande nämnder och verksamheter. Fördelningen av kostnader för drift och förvaltning av SOLEN m.m. bygger på användandet under 2013. Förvaltning/enhet Fördelning Summa 2014 (kr) KC 18,9% 236 486 kr TFK 25,7% 320 946 kr KLK/Plex 44,6% 557 432 kr BUK 5,4% 67 568 kr KFK 4,1% 50 676 kr VOK 1,4% 16 892 kr Totalt 100 % 1 250 000 kr 2. Miljö- och byggnadsnämnden tillförs medel i ram om 600 000 kr för att finansiera de kostnader MBN har för förvaltningsarbete och kartproduktion m.m. med Solen och kommungemensam kartdatabas. Detta arbete/tjänst har inte finansierats av övriga nämnder vilket principiellt borde varit fallet. Att fördela denna kostnad på de användande nämnderna motverkar syftet att fa till stånd ett ökat GIS-användande i kommunen. Med vikande konjunktur och därmed minskade externa intäkter är tjänsten/kostnaderna inte med säkerhet finansierade. Med en ändrad finansiering och förstärkning av ramen skulle kartdata och arbetskostnaderförde karttjänster som kan göras av mät- och kartverksamheten tillhandahållas gratis för kommunens förvaltningar (inte för de kommunala bolagen). Kostnader för utveckling av särskilda GIS-lösningar belastar dock respektive beställande nämnd. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 12(13)

Om extra anslag inte medges enligt punkt 2 måste nämnderna debiteras kostnader för kartproduktion och expertstöd. Bakgrund och nuläge SOLEN och den gemensamma kartdatabasen utgör det verksamhetskritiska systemstöd som krävs för att kommunen effektivt ska kunna producera detaljplaner, handlägga bygglov, genomföra nya exploateringsprojekt och för att mät- och kartverksamheten ska kunna utföra de fastighetsrättsliga uppdragen enligt avtal med statliga Lantmäteriet. Samtliga drifts- och licenskostnader för kartdatabasen och SOLEN ligger idag på miljöoch byggnadsnämnden (mät- och kartverksamhetcn), som i sin tur vidare debiterar kostnaderna internt bland kommunens användare av SOLEN. Denna modell innebär automatiskt en instegskostnad för nya användare. Det är en negativ faktor då kostnadsprioritcringar hos potentiella nya användare kan medföra att man inte väljer att använda SOLEN, utan använder kostnadsfria men mindre ändamålsenliga lösningar, t ex Google Maps, Hitta.se m.fl. Sammanfattningsvis motverkar den nuvarande ordningen att GIS-vcrktyg utvecklas och används i kommunen. Det expertstöd som finns inom mät- och kartverksamheten används inte i den utsträckning som är möjlig och önskvärd. Miljö- och byggnadsnämndens förslag till ändrad finansiering och kompenserad tjänst skulle kunna bidra till att GIS-området utvecklas och därmed även att verksamheter utvecklas mot effektivare arbetssätt. Önskat läge Kommunen skulle ur ett effektivitetsperspektiv vinna på att GIS- och kartverksamheten finansieras direkt via anslag från KF i rambudget (förutom försäljning av kartdata externt), så att SOLEN blir en lika naturlig del i IT-vardagen som t cx Word och Excel och kan användas för verksamhetsutveckling för alla nämnder. Ytterligare vinster med en sådan lösning är ökad GIS-kompetens i kommunen, minskad administration av internfakturor och cn förbättrad internkommunikation. Miljö- och byggnadsnämnden, Nämndberedning preliminär budget 2014 13(13)

Kostnader e-tjänster MBK 2014 MKE Blankettjänster Nybyggnadskarta Husutstakning Lägeskontroll Mättjänster Kartdata Införande Drift/år Kommentarer 1 75 000 25 000 E-tjänst enbart för att beställa tjänstens utförande, e-tjänsten leverar inget tillbaka 75 000 25 000 E-tjänst enbart för att beställa tjänstens utförande, e-tjänsten leverar inget tillbaka 75 000 25 000 E-tjänst enbart för att beställa tjänstens utförande, e-tjänsten leverar inget tillbaka 75 000 25 000 E-tjänst enbart för att beställa tjänstens utförande, e-tjänsten leverar inget tillbaka 75 000 25 000 E-tjänst enbart för att beställa tjänstens utförande, e-tjänsten leverar inget tillbaka Summa införande Summa drift 375 000 125 000 MHE Integrerade tjänster Livsmedelsanmälan Tillstånd bergvärmepump 300 000 30 000 Inkl. integration mot ECOS 300 000 30 000 Integration mot kartfunktion, kostnaden för denna tillkommer Summa införande Summa drift 600 000 60 000 BLE Blankettjänster Bygglovansökan - webbgränssnitt 300 000 25 000 E-tjänst enbart för att beställa tjänstens utförande, e-tjänsten leverar inget tillbaka Summa införande Summa drift 300 000 25 000 MBK Kartintegration 200 000 0 Gemensamt för för alla kartbaserade tjänster Summa införande Summa drift 200 000 Projektledning Projektledare - extern 700 000 Summa införande 700 000 Summa införande MBK Summa drift MBK 2 175 000 210 000