Granskning av Fastighetsförvaltning och prissättning av exploateringstomter

Revisionsrapport Granskning av Fastighetsförvaltning och prissättning av exploateringstomter Inger Andersson Carl-Magnus Stenehav Orust kommun

Innehåll 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Revisionsfråga, revisionskriterier, kontrollmål och avgränsning...3 2.2.1. Kontrollmål...3 2.2.2. Revisionskriterier...4 2.2.3. Avgränsning...4 2.3. Metod...4 3. Iakttagelser...5 3.1. Organisation...5 3.2. Riktlinjer/beslut för prissättning av exploateringstomter och anslutningsavgifter finns, tillämpas och är ändamålsenlig...5 3.2.1. Anslutningsavgifter...6 3.3. Riktlinjer avseende hyressättning och andra villkor vid uthyrning av lokaler finns, tillämpas och är ändamålsenlig...7 3.4. Upprättade hyresavtal mellan parterna finns och ansvarsförhållanden är klara och tydliga...8 3.4.1. Hyresavtal... 8 3.4.2. Gränsdragningslista... 8 3.4.3. Lokalgrupp... 8 3.4.4. Husmöten...9 3.5. Kommunen har en ändamålsenlig redovisning av kostnader och intäkter för kommunens fastigheter...9 3.6. Modell för lokalkostnadsberäkning finns (per fastighet), hur styrs och samordnas budgeterat fastighetsunderhållet...9 3.6.1. Lokalkostnadsberäkning...9 3.6.2. Underhåll...9 4. Revisionell bedömning...11

1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Orust kommun har genomfört en granskning av kommunens fastighetsförvaltning och prissättning avseende exploateringstomter. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning sett det som angeläget att genomföra en granskning med fokus på om underhåll av fastigheter sker i den omfattningen som behövs för att bibehålla sitt värde och funktion samt prissättning avseende exploateringstomter. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen ändamålsenliga rutiner för prissättning av exploateringstomter och för sin fastighetsförvaltning? Vi bedömer att kommunstyrelsen inte har ändamålsenliga rutiner för prissättning av exploateringstomter och för sin fastighetsförvaltning. Det pågår dock ett arbete med att utveckla och förbättra bl. a. rutiner. Vi redovisar här våra bedömningar inom respektive kontrollområde i granskningen Vi bedömer att riktlinjer gällande prissättning av exploateringstomter till viss del har beslutats och tillämpas. Vi bedömer att det förekommer en finansiell risk avseende kommunens exploateringstillgångar. Detta med anledning av att tillgångarnas värde i balansräkningen under senare år ökat, svagare marknadsläge samt kommunens utbud av exploateringstomter i förhållande till efterfrågan. Vidare rekommenderar vi att kommunstyrelsen säkerställer att exploateringsprojekt (industrimark) budget ryms inom fastställda tomtpriser (257 kr/m2, 2013). Under 2013 har kostnader motsvarande 5,9 mnkr belastat kommunens resultat. Vi bedömer att taxa och tillhörande riktlinjer avseende anslutningsavgifter behöver tydliggöras. Förnärvarande saknas i princip dokumenterade riktlinjer för hyressättning. Det pågående arbetet med att ta fram riktlinjer ser vi positivt på. I dagsläget har endast förvaltningsområde omsorg tagit fram en lokalförsörjningsplan. Vi bedömer det som angeläget att det finns en samlad lokalförsörjningsplan för hela kommunen. Vi bedömer att det råder en oklarhet om ansvarsförhållanden hyresvärd kontra hyresgäst. Den s.k. krysslistan är såväl otydlig som ofullständig. För näravarande har alla förvaltningsområden rätt att teckna hyresavtal med externa aktörer. Hyresavtalen finns inte samlade. Vi bedömer att redovisningen inte är ändamålsenlig. Aktuella kostnader och intäkter måste redovisas på respektive objekt för att få en ändamålsenlig uppföljning och fungera som modell för hyressättning. Orust kommun 1 av 13

Vi bedömer att det finns brister vad gäller styrningen av fastighetsunderhåll. Det saknas enligt vår mening en bild av kommunens lokalbehov, lokalförsörjningsplan och tillgängliga data för lokalytor. Vidare bedömer vi att uppföljning av underhållskostnader såväl för akut som planerat underhåll inte sker i tillräcklig utsträckning. Orust kommun 2 av 13

2. Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Orust kommun har genomfört en granskning av kommunens fastighetsförvaltning och prissättning avseende exploateringstomter. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning sett det som angeläget att genomföra en granskning med fokus på om underhåll av fastigheter sker i den omfattningen som behövs för att bibehålla sitt värde och funktion samt prissättning avseende exploateringstomter. 2.1. Bakgrund Förvaltningsområde samhällsutveckling ansvarar bl.a. för drift och underhåll av kommunens va-anläggningar, hamnar och samlad fastighetsförvaltning. Andra uppgifter avser utbyggnaden av de kommunala exploateringsområdena och det kommunala byggandet. Enligt budget 2013 har verksamheten avseende fastigheter för 2013 budgeterats ett nollresultat. Under 2013 genomfördes en hyreshöjning på 2,5 %, cirka 800 tkr, för att täcka tidigare för låga hyreshöjningar samt ökad driftkostnad under 2013. Verksamheten har under 2013 fått riktade medel om 1 500 tkr avseende fastighetsunderhåll. I fastställd budget 2014 beskrivs att ett utvecklingsarbete avseende samordning mellan investeringar och planerat underhåll behöver ske. Vidare beskrivs det att underhållsplaner ska tas fram för kommunens fastighetsbestånd. I budgetdokument beskrivs att det är viktigt för Orust att alltid ha planlagd mark för verksamheter samt bostadsändamål. 2.2. Revisionsfråga, revisionskriterier, kontrollmål och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen ändamålsenliga rutiner för prissättning av exploateringstomter och för sin fastighetsförvaltning? 2.2.1. Kontrollmål Följande kontrollmål ska bedömas inom ramen för denna granskning: Riktlinjer/beslut för prissättning av exploateringstomter och anslutningsavgifter finns, tillämpas och är ändamålsenlig. Upprättade hyresavtal mellan parterna finns och ansvarsförhållanden är klara och tydliga. Riktlinjer avseende hyressättning och andra villkor vid uthyrning av lokaler finns, tillämpas och är ändamålsenlig. Kommunen har en ändamålsenlig redovisning av kostnader och intäkter för kommunens fastigheter. Modell för lokalkostnadsberäkning finns (per fastighet), hur styrs och samordnas budgeterat fastighetsunderhåll. Orust kommun 3 av 13

2.2.2. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier används för granskningen av området: Strategisk lokalförsörjningsplan 2013-2020 för omsorgen Reglemente för Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens delegationsordning Ekonomistyrningsprinciper för Orust kommun Handbok Internhyra (arbetsmaterial) Exempel på internt hyreskontrakt Årsredovisning 2012 Budget 2013 med plan för 2014 och 2015 Budget 2014 med plan för 2015 och 2016 Erforderliga fullmäktigebeslut och kommunstyrelsebeslut 2.2.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till kommunstyrelsens verksamhet för samhällsutveckling samt hyresgästerna förvaltningsområde lärande och omsorg. Granskningen omfattar inte eventuella vidareuthyrning och externa uthyrning. 2.3. Metod I granskningen har vi bland annat tagit del av dokument som omnämns under revisionskriterier. Vidare har intervjuer genomfört med: Förvaltningsområdeschef samhällsutveckling Ekonom, verksamhet samhällsutveckling Chef affärsdrivande verksamheter, verksamhet samhällsutveckling Förvaltningsområdeschef för verksamhet lärande Förvaltningsområdeschef för verksamhet omsorg Planchef, tillförordnad chef mark & exploatering, verksamhet samhällsutveckling Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga intervjuade tjänstemän. Orust kommun 4 av 13

3. Iakttagelser 3.1. Organisation Kommunstyrelsens ansvarar för kommunens fastigheter, marktillgångar och anläggningar i den mån förvaltning inte uppdragits åt annan. Såväl fastighetsförvaltning som exploateringsverksamhet lyder under förvaltningsområde samhällsutvecklings ansvarsområde (under utskottet för samhällslutvecklingsveckling). Verksamhetsplan saknas, men i Budget 2014 med plan 2015 och 2106 (sidan 10 under ekonomi) anges att underhållsplaner ska finnas för fastighetsbeståndet. Beträffande verksamhetsförändringar anges (sidan 27) Underhållsbudgeten urholkas på grund av fördyrade kapitalkostnader då fastigheter står outhyrda. Förutom kapitalförstörning så riskeras arbetsmiljön bli undermålig (så även för ev. brukare). Att återställa underhållsbudgeten för 2015-2016 bör vara högprioriterat. Det saknas en samlad bild av kommunens framtida lokalbehov. Kommunstyrelsen har i mars 2013 antagit en strategisk lokalförsörjningsplan för förvaltningsområde omsorg. Planen sträcker över tiden 2013-2020. Det skall påpekas att Orust kommun har flera nyanställda befattningshavare. Det stora flertalet av intervjuade samt såväl kommun- som och ekonomichef har en tämligen kort anställningstid i kommunen. 3.2. Riktlinjer/beslut för prissättning av exploateringstomter och anslutningsavgifter finns, tillämpas och är ändamålsenlig Kommunen äger diverse markområden, jordbruksmark, strandnära områden och skogsområden. Exploateringstillgångarna i kommunens balansräkning har mellan 2011 och 2013 ökat från 50-72 mnkr. Kommunfullmäktige fastställde 2010-10-21 att prisnivån på färdigställd industrimark exkl. va-anläggningsavgift ska vara densamma över hela Orust med 250 kr/m2 (2013, 257 kr/m2) samt att priset ska indexuppräknas varje år (konsumentprisindex oktober 2010 som bas). De finns fem industriområden i kommunen, Henån, Ellös, Svanesund, Mollösund och Varekil. Enligt uppgifter är Varekil och Slätthult, Ellös färdigställda. Ekonomisk korrigering av exploateringsområdet Slätthult har i samband med bokslut 2013 skett med 5,9 mnkr. Korrigeringen förklaras av att motstående intressen, skyddade fornlämningar och höga naturvärden inneburit dels höga utrednings, projekterings- och utförandekostnader och dels att antalet färdig exploaterade tomter blivit färre än beräknats. Kommunfullmäktige beslutade 2013-02-28 15 att avsluta tomt- och småhusköer samt bostadsrättskön, fr.o.m. 2013-03-01, och att i fortsättningen sälja obebyggda kommunala tomter och övriga kommunala fastigheter (t.ex. gårdar) via extern fastighetsmäklare som upphandlas vart tredje år. Ett avtal är upprättat med Fastighetsbyrån Gert Jacobsson AB. Syftet med att använda sig av fastighetsmäklaren är Orust kommun 5 av 13

att tomterna ska exponeras på ett bättre sätt och att prissättningen bättre ska spegla marknadspriset. Det beskrivs att tidigare tillämpning avseende självkostnaden inneburit spekulationer. Kommunfullmäktige beslutade 2013-03-21 att upphäva sina beslut 1989-03-30 31 samt 1990-11-15 165, och att anta bestämmelser vid försäljning av småhus- och industritomter, daterade 2013-01-25, med ändring i bestämmelserna; att kommunstyrelsen beslutar istället för kommunfullmäktige i bestämmelse nr. 6 avseende förlängning. I bestämmelserna beskrivs ett antal riktlinjer som ska gälla. Enligt uppgifter från mark- och exploateringschefen fastställer tjänstemän i kommunen ett pris som speglar självkostnaden samt tillhörande kostnadsreserv. Under detta pris får tomten inte säljas. Någon dokumenterad riktlinje avseende hanteringen är inte upprättad. Enligt uppgifter har tomtförsäljningen under 2013 varit obetydlig och förklaras av marknadsläget, sjukskrivningar och vakanser bland personal, samt kommunens utbud i relation till efterfrågan. Kommunstyrelsens senaste delegationsordning, antagen 2011-01-12, beskrivs att markhandläggare har delegation att godkänna försäljning av tomter och mark för industri och hantverk inom fastställd detaljplan och av kommunfullmäktige antagna regler och taxor. 3.2.1. Anslutningsavgifter Kommunfullmäktige fastställde 2013-10-24 taxor avseende anslutnings- /anläggningsavgifter samt brukaravgifter för vatten och avlopp gällande 2014. Anslutningsavgiften ska betalas för bostadsfastighet och därmed jämställd fastighet. Avgiften är uppdelad på bl.a. följande servisavgift, förbindelsepunktavgift, tomtyteavgift och lägenhetsavgift. Överstiger fastigheten 150 kvm debiteras en extra avgift avseende lägenhetsavgift. Denna extra avgift framgår ej av beslutet. Vidare framgår det inte av beslutet hur avgiften för anslutningsavgifter för ex industrifastigheter beräknas. Enligt uppgifter beräknas industrifastigheter till minst 400 kvm. I de fall fastigheterna ligger utanför verksamhetsområdet (tätorterna) kan andra avgiftsprinciper gälla. Enligt kommunens VA-taxa för Orust kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning från 2012 anges att om kostnaderna för att förse fastigheter med vatten och avlopp avviker avsevärt från fastigheterna inom verksamhetsområdet i övrigt, ska enligt lagen om allmänna vattentjänster avgifter utgå enligt särskilt antagen särtaxa. Är det inte skäligt att för viss fastighet beräkna avgift enligt denna taxa får huvudmannen i stället komma överens med fastighetsägaren eller annan avgiftsskyldig om avgiftens storlek. Någon redovisning avseende denna text redovisas inte i fastställd taxa för varken för 2013 eller för 2014. Anslutningsavgiften skiljer sig åt om fastigheten ingår i en gemensamhetsanläggning, vilket inte framgår av beslutad taxa. Kommunen har tagit fram en skrift Allmänna bestämmelser för användandet av Orust kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning (ABVA) som gäller från Orust kommun 6 av 13

och med 2011-01-01. Skriften ska också ses som en informationsskrift till fastighetsägare. 3.3. Riktlinjer avseende hyressättning och andra villkor vid uthyrning av lokaler finns, tilllämpas och är ändamålsenlig Förnärvarande saknas i princip dokumenterade riktlinjer för hyressättning. Självkostnadsprincip beskrivs ska gälla. Det pågår ett arbete med att ta fram riktlinjer. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till en Handbok internhyror samarbetsformer, principer och spelregler för interna lokalupplåtelser. Handboken som är daterad 2013-11-19 benämns som arbetsmaterial. Enligt handboken reglerar internhyressystemet förhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst avseende verksamhetslokaler och fastighetsservice. Syftet med systemet är att uppnå en god hushållning med lokaler och fastighetsservice och därmed öka resurserna för kommunens kärnverksamheter. Vidare redovisas att handboken även ska: - säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras - säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas med hög kostnadseffektivitet - bidra till en ökad medvetenhet om kostnader för lokaler och fastighetsservice - bidra till att utveckla dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäster. Hyresnivån räknas idag årligen upp med ett fastställt procentuellt påslag på historisk satta hyresnivåer. Enligt anvisningarna (i förslag till handbok) ska hyran bestämmas med utgångspunkt från principen att varje enskilt hyresobjekt ska ha en hyra som motsvarar beräknad självkostnad för hyresobjektet. Hyran sätts samman av ett antal olika hyreskomponenter som beräknas enligt principer för: Kapitalkostnad Mediaförbrukning Fastighetsskötsel Planerat underhåll Lokalförbättringsmedel Administrationskostnad Försäkringspremier I de fall där verksamheten använder sig av inhyrda lokaler förslås samma principer att gälla. Målsättningen har varit att handboken skulle vara klar till årsskiftet 2013/14, men då det varit en hel del sjukskrivningar och vakanser har arbetet försenats. Flera av ansvariga befattningshavare är nyanställda. Detta har medfört att det finns osäkerhet i vad som hitintills varit gällande då dokumentationen är bristande. Orust kommun 7 av 13

3.4. Upprättade hyresavtal mellan parterna finns och ansvarsförhållanden är klara och tydliga 3.4.1. Hyresavtal Interna hyresavtal mellan samhällsutveckling och verksamheterna finns, vi har tagit del av två avtal ett gällande omsorgen och ett för skolan. I avtalet beskrivs bl.a. fastighetsobjektets storlek, hyrestid, hyreskostnader samt att hyreskostnaden ska indexeras upp varje år med KPI (1980 års som bas). Båda avtalen är underskrivna 1996, någon förändring i avtalet sedan dess har ej redovisats. 3.4.2. Gränsdragningslista Till nu gällande hyrsavtal finns förteckning benämnd Kostnads- och ansvarsfördelning av hyresobjektets drift och underhåll. Här anges s.k. kryssalternativ avseende om ansvaret åvilar förvaltare eller brukare. Vid intervjuer har det framkommit att det råder diskussioner och oklarhet om ansvarsförhållanden. I samband med utarbetande av handbok för internhyra har en ny gränsdragningslista tagits fram. Förslaget bygger på Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) gränsdragningslista för landstingsfastigheter. Anpassningen till kommunen har eftersträvats. Förutom förvaltningsområde samhällsutveckling så har vi under granskningen noterat att både omsorg och lärande hyr lokaler externt. Något samarbete/kontakt med samhällsutveckling har historiskt inte skett. Hyresavtalen beskrivs inte finnas samlade. Det beskrivs att någon kontroll och uppföljning avseende när avtalen löper ut, uppsägningstider, fastigheternas skick och ändamål i förhållande till kostnaderna förekommer inte. 3.4.3. Lokalgrupp I föreslagen handbok internhyra beskrivs betydelsen av dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst. Dialog och samverkan har påbörjats och sker genom att det finns en Lokalgrupp med representanter för verksamheterna lärande och omsorg, chef för samhällsutveckling, fastighetsförvaltare, chef affärsdrivande verksamhet, representanter från ekonomifunktionen och ekonom samhällsutveckling. Gruppen ska behandla strategiska och principiella frågor som rör lokalförsörjning och fastighetsservice. Gruppen ska dessutom - Hantera frågor som inte kan lösas lokalt. - Förhandla förändring av bashyran. - Föreslå nivån på underhåll utifrån att fastigheternas värde ska bevaras. Ett av lokalgruppens viktigaste ansvarsområden blir att följa upp och utvärdera att internhyressystemets intentioner och mål nås samt att föreslå åtgärder för att korri- Orust kommun 8 av 13

gera avvikelser. Följande frågor är exempel på agenda lokalförändringar, lokalplanering, drift och underhåll, verksamhetsförändringar, arbetsmiljö, skadegörelse, lagstadgade krav, ekonomi, omvärldsfrågor, frågor från lokala samarbetsträffar. Lokalgruppens arbete har startat på så vis att förslag till handbok och ny gränsdragningslista har redovisats. Gruppen har t.ex. även gjort gemensamt besök i Ellös för att se lokalbehövet ur ett kommunperspektiv. 3.4.4. Husmöten Regelbundna träffar mellan hyresvärd och hyresgäst saknas idag. I förslag till handbok anges att hyresvärd och hyresgäst träffas minst två gånger per år, s.k. husmöten, för att behandla gemensam planering, verksamhetsfrågor med mera. Syftet är att lösa frågor som rör den dagliga, operativa verksamheten på det lokala planet. Hyresvärden är sammankallande. Husmöten planläggs årsvis enligt kalendarium. 3.5. Kommunen har en ändamålsenlig redovisning av kostnader och intäkter för kommunens fastigheter I ekonomisystemet har varje fastighet ett eget objektnummer. Det är dock inte alla kostnader och intäkter som bokförs på respektive objekt. För 2013 finns intäkter om 11,7 mnkr respektive kostnader om 15,5 mnkr som är ofördelade. 3.6. Modell för lokalkostnadsberäkning finns (per fastighet), hur styrs och samordnas budgeterat fastighetsunderhållet 3.6.1. Lokalkostnadsberäkning Det saknas en samlad bild av kommunens framtida lokalbehov. Modell för lokalkostnadsberäkning saknas och någon uppföljning avseende fastigheternas kostnader och intäkter sker inte. Vidare saknas det uppgift om hur stora lokalytor som kommun äger, varför det inte går att få fram uppgift om kostnad per kvadratmeter, utnyttjandegrad etcetera. Representanter från samhällsutveckling beskriver också det oklart hur stora de extern hyrda lokalernas ytor avser. Under 2013 har det köpts in ett fastighetsprogram och arbete pågår med att registrera in yta för varje enskild fastighet. Målet är att arbetet ska vara slutfört under 2014. I de fall där verksamheten använder sig av inhyrda lokaler förslås samma principer att gälla. 3.6.2. Underhåll I nuläget saknas plan för underhåll per fastighet känner efter var det blåser mest. Det har diskuterats att ta in en extern hjälp som upprättar underhållsplaner. Underhållet för vissa fastigheter uppges som eftersatt och kommunen har i flera fall varit tvungna att riva och bygga nytt. Vid rivning sker utarangering i anläggningsregistret. Orust kommun 9 av 13

Det saknas uppföljning av underhållskostnader såväl för akut som planerat underhåll. Under 2013 uppgick underhållskostnaderna till 3,5 mnkr. Någon redovisning avseende historiska kostnadsnivåer har ej redovisats. Orust kommun 10 av 13

4. Revisionell bedömning Granskningen ska besvara den övergripande revisionsfrågan: Har kommunstyrelsen ändamålsenliga rutiner för prissättning av exploateringstomter och för sin fastighetsförvaltning Vi bedömer att kommunstyrelsen inte har ändamålsenliga rutiner för prissättning av exploateringstomter och för sin fastighetsförvaltning. Det pågår dock ett arbete med att utveckla och förbättra bl. a. rutiner. Vi redovisar här våra bedömningar inom respektive kontrollområde i granskningen. Riktlinjer/beslut för prissättning av exploateringstomter och anslutningsavgifter finns, tillämpas och är ändamålsenlig Vi bedömer att riktlinjer gällande prissättning av exploateringstomter till viss del har beslutats och tillämpas. Dokumenterad riktlinje avseende prismodell för att bedöma det lägsta försäljningspriset anser vi behöver tas fram och beslutas. Vidare bedömer vi att bestämmelserna vid försäljning av småhus- och industritomter (2013-03-21) behöver förtydligas/revideras. I vissa fall är det oklart vad som faktiskt gäller. Då förändringar har skett avseende arbetssätt och riktlinjer rekommenderar vi även att kommunstyrelsen säkerställer dessa mot delegationsordningen. Vi bedömer att det förekommer en finansiell risk avseende kommunens exploateringstillgångar. Detta med anledning av att tillgångarnas värde i balansräkningen under senare år ökat, svagare marknadsläge samt kommunens utbud av exploateringstomter i förhållande till efterfrågan. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen säkerställer att exploateringsprojekt (industrimark) budget ryms inom fastställda tomtpriser (257 kr/m2, 2013). Vi bedömer att analyser om områdets förutsättningar för planläggning (tekniskt, ekonomiskt m. m) innan planläggning påbörjas för att inte riskera ekonomiska konsekvenser är viktiga. Vi rekommenderar även att diskussioner med näringslivet förs om vilka krav och områden som är mest efterfrågade. Detta för att säkerställa prioriteringar och minimera finansiella risker avseende kommunens exploateringstillgångar. Vi bedömer att taxa och tillhörande riktlinjer avseende anslutningsavgifter behöver tydliggöras. Det förekommer enligt vår mening bl.a. en otydlighet avseende fastighetens yta i förhållande till avgiftens storlek, avgift för industrifastigheter samt avgift i de fall fastigheten ligger utanför verksamhetsområdet samt ingår i en gemensamhetsanläggning. Orust kommun 11 av 13

Riktlinjer avseende hyressättning och andra villkor vid uthyrning av lokaler finns, tillämpas och är ändamålsenlig Förnärvarande saknas i princip dokumenterade riktlinjer för hyressättning. Det pågående arbetet med att ta fram riktlinjer ser vi positivt på. Vi bedömer att förslaget till Handbok internhyror samarbetsformer, principer och spelregler för interna lokalupplåtelser är en bra utgångspunkt för vidare arbete. Vi ser det som angeläget att arbetet med handboken färdigställs. I dagsläget har endast förvaltningsområde omsorg tagit fram en lokalförsörjningsplan. Vi bedömer det som angeläget att det finns en samlad lokalförsörjningsplan för hela kommunen. Upprättade hyresavtal mellan parterna finns och ansvarsförhållanden är klara och tydliga Vi bedömer att det råder en oklarhet om ansvarsförhållanden hyresvärd kontra hyresgäst. Den s.k. krysslistan är såväl otydlig som ofullständig. Det förslag som tagit fram om gränsdragningslista kan å andra sidan ses om alltför omfattande. Vi föreslår att det utarbetas en förenklad förteckning avseende vem som ansvarar för vad. För näravarande har alla förvaltningsområden rätt att teckna hyresavtal med externa aktörer. Hyresavtalen finns inte samlade. För att säkerställa ett effektivt och ändamålsenligt lokalutnyttjande är det angeläget att lokalsamordningen förbättras. I förslagen handbok anges att förvaltningsområde samhällsutveckling ansvarar för alla hyresavtal. Kommunen har en ändamålsenlig redovisning av kostnader och intäkter för kommunens fastigheter Vi bedömer att redovisningen inte är ändamålsenlig. Aktuella kostnader och intäkter måste redovisas på respektive objekt för att få en ändamålsenlig uppföljning och fungera som modell för hyressättning. Modell för lokalkostnadsberäkning finns (per fastighet), hur styrs och samordnas budgeterat fastighetsunderhållet Modell för lokalkostnadsberäkning saknas. Enligt anvisningarna (i förslag till handbok) ska hyran bestämmas med utgångspunkt från principen att varje enskilt hyresobjekt ska ha en hyra som motsvarar beräknad självkostnad för hyresobjektet. Vi bedömer att det finns brister vad gäller styrningen av fastighetsunderhåll. Det saknas enligt vår mening en samlad bild av kommunens lokalbehov, lokalförsörjningsplan och tillgängliga data för lokalytor. Vidare bedömer vi att uppföljning av underhållskostnader såväl för akut som planerat underhåll inte sker i tillräcklig utsträckning. Vi bedömer det som allvarligt att underhållet uppges som eftersatt och kommunen har i flera fall varit tvungna att riva och bygga nytt. Orust kommun 12 av 13

Vanligt förekommande riktvärde avseende underhåll är i intervallet 100-150 kr/kvm. Något nyckeltal för beräkning av kommunens fastigheter är inte möjligt att ta fram då kommunen inte har kännedom om fastigheternas ytor, vilket är en brist. 2014-03-03 Carl-Magnus Stenehav Projektledare Håkan Olsson Uppdragsledare Orust kommun 13 av 13