Konstfacks arbets- och beslutsordning Bilaga 3. Förvaltningschefens vidaredelegation Beslutad vid förvaltningschefens beslutsmöte 2010-11-15, dnr F14, reviderad 2011-08-15 Denna delegationsordning utgår från Förvaltningschefen och förtecknar ärendeslag och ärenden som förvaltningschefen fått i delegation av rektor. Beslut som inte får vidaredelegeras är särskilt markerade. Eventuell vidaredelegering ska ske enligt fastställda regler, se kap 4 Beslutsordning. Ärenden som är av principiell karaktär ska avgöras av förvaltningschefen. Förvaltningschefen ansvarar för att kvalitetssäkra sina vidaredelegationer. Dessa vidaredelegationer ska även skickas till registrator för diarieföring. 1 Ekonomi, avtal och miljöledning 1.1 Allmänt Får ej delegeras Teckna firma för Konstfack efter beslut av högskolestyrelsen. Med firmateckningsrätt avses rätten att sluta avtal och att i övrigt göra bindande utfästelser för Konstfacks räkning (se även rektor) Besluta om investeringar under 250 tkr (se även beslut angående arbetsmiljöåtgärder) Inom anvisade ramar revidera beslut om medelstilldelning till förvaltningsenheter och biblioteket Fastställa verksamhetsplan för högskoleförvaltningen och biblioteket gemensamt 1.2 Eternfinansierad verksamhet (se Samverkanspolicy, Riktlinjer för uppdragsverksamhet) Bidragsfinansierad verksamhet Teckna avtal inom gemensamma funktioner om bidrag från etern finansiär (ej EU-medel) under 100 tkr Teckna förbindelse att förvalta eterna bidrag i enlighet med de regler som gäller för statliga myndigheter Teckna ekonomisk redovisning där finansiären så kräver Avgifts- och uppdragsfinansierad verksamhet Teckna avtal om avgifts- och uppdragsfinansierad verksamhet (etern uppdragsgivare) (se även rektor) Bidrag från EU Teckna kontrakt/avtal om EU-finansierad verksamhet (se även rektor). 1.3 Stiftelseförvaltning Besluta att mottaga gåvor och bidrag enligt donationsförordningen Besluta att en befintlig stiftelse som förvaltas av Konstfack ska motta en tilläggsgåva Besluta om placeringar av stiftelsemedel inom ramen för givna riktlinjer Godkänna stiftelsernas affärstransaktioner till ej (får ej delegeras vidare) - 1 -
1.4 Upphandling/inköp (se Inköpspolicy, Inköpshandbok) Direktupphandla varor och tjänster upp till 200 tkr 1 (upphandling, se förvaltningschef) Genomföra förenklad upphandling av varor eller tjänster under tröskelvärdet. 2 Avropa inom ramen för budget från centralt eller lokalt ramavtal under tröskelvärdet upp till 250 tkr. Utse den andra personen som utöver inköpsansvarig deltar vid anbudsöppning 1.5 Beslut om ekonomiska transaktioner (se riktlinjer för ekonomisk delegation) Allmänt Teckna betalningsbemyndigande för Konstfacks betalningar till Plus och Bankgiro Besluta om högskolans kodplan Besluta om avskrivningar avseende kundfordringar efter godkännande av prefekt/motsvarande Besluta i ärenden rörande överskridande av belopp för intern/etern representation Besluta om placering av medel på räntekontot (RGK) Slutattest-/bokföringsorder Besluta om utbetalning av löner/arvoden Teckna slutattest/bokföringsorder för institutionernas grundutbildningsanslag och KU-anslaget under 500 tkr ekl moms (prefekter tecknar upp till 100 tkr ekl moms) Teckna slutattest/bokföringsorder under 100 tkr ekl moms (endast sakattesträtt kan delegeras vidare). Teckna sluttatest/bokföringsorder för månatliga betalningar till Skatteverket avseende arbetsgivaravgifter, personalens källskatt, utgående moms och EG-moms med obegränsat belopp Teckna omföringar för Konstfack samt teckna slutattest för återutbetalning av medel som kommer i retur. inom sin enhets område inom sin enhets område inom sin enhets område Ekonomichef/ inom sin enhets område 1 2010: Understiger 287 tkr som är gränsen för när upphandling ska genomföras. 2 2010: Tröskelvärde 1 243 375 kr - 2 -
2. Utbildning 2.1 Allmänt Får ej delegeras Besluta om kursklassificering för studiedokumentation enligt fastställda principer (kurskod, utbildningsområde, huvudområde, ämnesgrupp) Fastställa högskolans uppsättning av ämnen för studiedokumentation på grund- och avancerad nivå (enligt SCB-kodlista), inriktningar, specialiseringar m.m. Fastställa riktlinjer för den formella utformningen av kursplaner avseende förkunskapskrav och information utöver vad som krävs enligt högskoleförordningen 2.2 Antagning, anstånd och studieuppehåll Besluta om antagning till utbildning på grundnivå och avancerad nivå (inklusive kurs inom program och senare del inom program) på förslag från antagningsgrupp/motsv Besluta om meritvärdering av sökande till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Inom ramen för gällande antagningsordning vid Konstfack utfärda föreskrifter för den lokala antagningen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Besluta om anstånd med studiestart inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå Bevilja uppehåll i och återkomst till studier vid sk rättighetsstudier som sjukdom, värnplikt, vård av barn mm enligt Högskoleverkets föreskrifter (se även prefekt) Besluta om antagning till utbildning på grundnivå och avancerad nivå (inklusive kurs inom program och senare del inom program) på förslag från antagningsgrupp/motsv Avge yttrande i överklagandeärenden som rör tillträde till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Besluta om urval av studenter till centrala internationella utbyten 2.3 Eamina och tillgodoräknande Besluta om och utfärda kurs- eamensbevis inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt fastställa formulär för dessa bevis (på engelska och svenska) Besluta om tillgodoräknande i samband med eamen (efter fastställda riktlinjer för tillgodoräknande ej undantag) Avge yttrande i överklagandeärenden som rör avslag på ansökan om eamensbevis inom grundnivå och avancerad nivå Bedöma och besluta om överlåtelse av eamensutfärdande till annat lärosäte 2.4 Utbytesavtal Fatta beslut om fördelning av medel till lärar- och studentutbyten 2.5 Funktionshinder Besluta om fördelning av medel för studenter med funktionshinder till - 3 -
3. Organisation och förvaltning mm 3.1 Allmän förvaltning Får ej delegeras Avge framställningar/redovisningar till statliga och kommunala myndigheter (se även rektor) Avge remissyttranden och övriga yttranden från högskolan (se även rektor) Besvara skrivelser (se även rektor) Remittera förslag internt (se även rektor) Fastställa direktiv för interna utredningar och besluta om utredningens sammansättning (se även rektor) 3.2 Administrativa processer (Organisation, Ekonomi & Miljöledning, Personal, Lokaler, IT samt Utbildning och forskning) Besluta om stödprocessers indelning i delprocesser samt utse processägare till dessa Ge anvisningar till institutioner och enheter om hur arbetet i delprocesser ska organiseras Besluta i övriga grupper av ärenden som inte anges i denna delegationsordning som högskolegemensamma funktioners administrativa och ekonomiska frågor 3.3 Organisation 3.4 Lokaler Besluta om förvaltningens och bibliotekets inre organisation Besluta i frågor som rör lokalförsörjning och fysisk planering enligt principbeslut som fattats av rektor, eempelvis lokalpolicy Besluta om fördelning av yta inom ramen för principbeslut som fattats av rektor (eempelvis lokaler för vårutställning eller redan befintliga lokalytor för förvaltningen) Teckna avtal med fastighetsägare och leverantörer där beslut redan fattats av rektor Besluta om ärenden som avser incidenter eller säkerhetshot ska hänskjutas till rektor. 3.5 Förvaltningsjuridiska frågor Meddela överklagbart beslut i ärende om utlämnande av allmän handling där den som har vården om handlingen vägrat lämna ut handlingen eller lämnat ut den med förbehåll som inskränker sökandens rätt att förfoga över den eller yppa dess innehåll Fördela inkommande ärenden 3.6 IT-frågor Fastställa Konstfack diarie- och dokumenthanteringsplan Besluta om högskolans gemensamma IT-baserade system Besluta om krav för att system och utrustning ska få kopplas in på Konstfacks datornätverk Besluta om ärenden som avser incidenter eller säkerhetshot ska hänskjutas till rektor Besluta om omedelbara åtgärder vid incidenter eller säkerhetshot, vilket kan innebära att datorer, nätverk eller användare kopplas ur. - 4 - till Fastighetschefen Fastighetschefen Fastighetschefen ej ej ej IT-chefen IT-chefen IT-chefen
4. Personal Samtliga ärenden som avgörs på delegation/vidaredelegation av rektor ska följa den av högskolestyrelsen fastställda anställningsordningen för lärare samt för personalområdet fastställda riktlinjer. 4.1 Anställning Besluta om högskolegemensamma anställningar samt vid biblioteket, vid sidan om de anställningar som rektor ansvarar för Beslut om återanställning av personal efter avgång med ålderspension Besluta att avbryta en rekrytering Besluta om arbetsmarknadspolitisk anställning Utse Jämställdhetshandläggare för högskolan 4.2 Lön och övriga anställningsvillkor Sluta enskild överenskommelse om oreglerad arbetstid Bestämmelse Kommentarer Får ej delege ras RF, AF, LOA, LAS, rektorsbeslut LAS 33 AF LOA, AF, LAS,Förordn. 2000:630, lokala arbetstidsavtal Gäller ej anställning av enhetschef Efter förslag och samråd med förvaltningschef/prefekt Gäller de anställningar som förvaltningschefen beslutar om Efter förslag av prefekt till Sluta enskild överenskommelse om uttag utöver 150 timmar övertid per kalenderår för lärare resp t/a personal Besluta om ersättning för friskvård Besluta om ersättning för hälso-/sjukvård Genomföra lönerevision enligt RALS Besluta om individuell lön mellan lönerevisionerna Besluta om arvoden och lönetillägg Besluta om lön under avstängning m.m. Besluta om chefslön vid förvaltning och bibliotek samt lön vid ledningens kansli Besluta om arbete i hemmet och distansarbete vid förvaltning och bibliotek 4.3 Ledigheter Besluta om ledigheter (rättighetsledigheter), lokala arbetstidsavtal RALS, RALS, RALS,, Tjänst- ledighetsförord- - 5 - Efter förslag av prefekt Gäller ej doktorandstege Efter förhandling av chefskrets I enlighet med lokala arbetstidsavtal och arbetsmiljödirektiv Gäller anställningar som förvaltnings- Respektive enhetschef
Besluta om ledigheter om 6 till 12 månader (skälighetsledigheter) 4.4 Bisysslor Informera anställda om bestämmelser om bisyssla Granska och pröva redovisning av bisyssla Medge att en arbetstagare får inneha konkurrerande bisyssla På begäran från anställda lämna skriftligt besked i fråga om bisyssla är förenlig med LOA På begäran godkänna affärstransaktioner mellan högskolan och anställd, eller dennes företag, som föranleds av den anställdes bisyssla 4.5 Omställning ( se även Anställnings upphörande) Besluta om ändrad organisatorisk placering med oförändrat anställningsavtal till annan institution/arbetsenhet Besluta om ny befattning och nytt anställningsavtal vid annan institution eller arbetsenhet som ersätter tidigare avtal Besluta att avbryta en pågående rekrytering och tillsätta med redan anställd (omställningsbeslut) Besluta om risk för övertalighet med anledning av verksamhetsförändring 4.6 Rehabilitering Besluta om föreläggande av förstadagsintyg (läkarintyg) ningen m.fl., Tjänstledighetsförordningen m.fl. LOA, HF, LOA, HF, LOA, HF, LOA, HF, LAS, LOA LAS, LOA LAS, LOA, HF Rektorsbeslut, MBL, LAS chefen beslutar om, förutom chefsanställningar Gäller anställningar som förvaltningschefen beslutar om, samt alla ledigheter om 6 till 12 månader (med undantag för professor, adj professor) Efter samråd med den som fattat beslut om att inleda rekryteringsförfarandet Respektive enhetschef ej ej ej - 6 -
Besluta i rehabiliteringsärenden Besluta om kostnadsersättning utöver 4.7 Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång Besluta om företrädesrätt - till utökad sysselsättningsgrad - till återanställning - fastställande av turordning - anvisning till anställning - att inte anställa någon med företrädesrätt Sluta enskild överenskommelse i samband med att en anställd på eget initiativ avslutar sin anställning Besluta om turordning vid övertalighet 4.8 Pension Lämna besked om att AG vill att en anställd ska lämna sin anställning då den anställde beviljats hel sjukersättning (sjukpension) av Försäkringskassan Besluta om ålderspensionering (alla anställda utom professorer) Besluta att bevilja delpension (alla anställda utom professorer) Besluta om pensionsersättning vid övertalighet Besluta om kvarstående i anställning efter 67 Besluta om pensionsrätt vid om-/nyplacering Besluta om pensionsrätt vid nyanställning av person som är 65 år eller äldre Lag (1962:381) om Allmän försäkring, Lag (1991:1047) om sjuklön LAS, LOA, HF LAS, TA LAS, Avtal om turordning för arbetstagare hos staten (TurA-S), LOA LAS PA-91, PA-03 PA-03, rektorsbeslut TA LAS, PA-91, PA-03 PA-91, PA-03 PA-03 Endast vid särskilda skäl och efter förslag och samråd med Prefekt respektive förvaltningschef Efter samråd med prefekt respektive förvaltningschef Efter samråd med prefekt respektive förvaltningschef Delegeras ej till prefekt p.g.a. högskolans övergripande arbetsgivaransvar Se riktlinjer för delpension I samråd med prefekt respektive förvaltningschef I samråd med prefekt respektive förvaltningschef ej Delegeras ej - 7 -
4.9 Partsarbete, kollektivavtal och förhandlingar Se lokal förhandlingsordning Sluta lokala kollektivavtal HA, Genomföra tvisteförhandling HA, MBL, LAS Genomföra centrala HA, MBL, förhandlingar LAS Genomföra löneförhandlingar, RALS 4.10 Övrigt Besluta om kompensation till institution eller arbetsenhet för kostnader p.g.a. anställds uppdrag som facklig förtroendeman Yttranden till Överklagandenämnden för Högskolan angående överklaganden i anställningsärenden samt överklaganden i fråga om ledighet för högskolans personal Om företagskort med privat betalningsansvar Besluta om åtgärder som får belasta kontot för rehabiliterings- och strukturåtgärder (gemensam avsättning) Besluta i administrativa frågor gällande rutiner för ledigheter, lönesättning, utvecklingssamtal m.m. 4.11 Arbetsmiljö Fullgöra de arbetsmiljöuppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, lokala arbetsmiljöbeslut/riktlinjer och andra föreskrifter inom miljöområdet FML, Rektorsbeslut Rektorsbeslut AML, AMF, AFS, AFL, EUdirektiv 2006-42/EG, EU:S kemikalieförordning Reach Delegeras ej Respektive enhetschef - 8 -