Rektors besluts- och delegationsordning för Umeå universitet. Fastställd av rektor Dnr: FS

Transkript

1 Rektors besluts- och delegationsordning för Umeå universitet Fastställd av rektor Dnr: FS Denna besluts- och delegationsordning ersätter den som fastställdes av rektor med dnr FS Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Regel Rektor tills vidare Organisation Planeringsenheten 1

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Allmänt Avgränsningar Givande av delegation Ansvarsfördelning Återkallande av delegation samt hänskjutning uppåt Firmatecknare Intern styrning och kontroll Ekonomi och avtal Ärenden som rektor avgör Rektors delegation till fakultetsnämnd Rektors delegation till dekan Rektors delegation till universitetsdirektören Rektors delegation till biblioteksstyrelsen Rektors delegation till överbibliotekarien Utbildning Ärenden som rektor avgör Rektors delegation till fakultetsnämnd Rektors delegation till dekan Rektors delegation till universitetsdirektören Rektors delegation till överbibliotekarien Organisation och förvaltning m.m Ärenden som rektor avgör Rektors delegation till fakultetsnämnd Rektors delegation till dekan Rektors delegation till universitetsdirektören Rektors delegation till biblioteksstyrelsen Personal Ärenden som rektor avgör Rektors delegation till dekan a Rektors delegation till dekan vid medicinska fakultetsnämnden Rektors delegation till universitetsdirektören Rektors delegation till överbibliotekarien Förkortningar

3 1. Inledning 1.1 Allmänt Vid Umeå universitet ska beslutsprocessen på alla nivåer vara transparent och lättillgänglig. Besluts- och delegationsordningen ska vara väl definierad och tydlig. Denna besluts- och delegationsordning utgår från rektor. I delegationsordningen förtecknas således ärendeslag och ärenden där rektor ursprungligen är beslutsfattare. Dessa är av starkt varierande karaktär. Förteckningen av ärenden är givetvis inte heltäckande rektor fattar dagligen en rad beslut som inte finns upptagna i detta dokument. Besluts- och delegationsordningen är indelad i fyra huvudavsnitt: 1. Ekonomi och avtal 2. Utbildning 3. Organisation och förvaltning m m 4. Personal Av besluts- och delegationsordningen framgår under respektive avsnitt i vilken omfattning som rektor delegerar beslutanderätt till nästkommande nivå. 1.2 Avgränsningar Universitetsstyrelsens uppgifter tas inte upp i detta dokument. De av styrelsens uppgifter som regleras av förordning återfinns i 2 kap Högskoleförordningen. Rektor ska därutöver förelägga universitetsstyrelsen sådana ärenden som är av principiell betydelse eller av större vikt. Arbetsfördelningen mellan rektor, prorektor och vicerektorer behandlas inte heller i denna besluts- och delegationsordning. För ytterligare information om roller och ansvar, se dokumentet Arbetsordning för Umeå universitet, fastställd av universitetsstyrelsen. 1.3 Givande av delegation Beslutanderätt kan delegeras vidare om inte den rätten uttryckligen undantagits i författning eller om inte rektor beslutat annat. En utgångspunkt för universitetets delegation är att den ska följa universitetets linjeorganisation. Delegation av beslutanderätt ska alltid ske så att god förvaltningsrättslig standard upprätthålls, det vill säga så att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens. Delegation kan avse en grupp av ärenden eller ett enskilt ärende. Delegation kan ges till ett beslutande organ eller till en enskild funktion/rollinnehavare. Delegering till namngiven person ska inte ske. Det är heller inte tillåtet att delegera till en organisatorisk enhet såsom institution, centrumbildning eller enhet. För varje beslutsnivå där vidaredelegation förekommer, ska det finnas skriftlig dokumentation. Dekan, universitetsdirektör och överbibliotekarie ansvarar för att kvalitetssäkra sina respektive verksamheters vidaredelegationer. Dessa vidaredelegationer samt även prefekts/enhetschefs delegationer skickas till registrator för diarieföring i universitetets centrala diarium. Beslut som inte får vidaredelegeras är särskilt markerade med i denna delegationsordning. 1.4 Ansvarsfördelning Den som mottar delegation beslutar under eget ansvar. De beslut som fattas med stöd av delegation är alla beslut av myndigheten 3

4 oberoende av om de fattas av styrelsen, rektor eller någon annan tjänsteman vid universitetet. Den chef/nivå som delegerar har alltid ansvar för att ärendet/ärendena blir avgjorda utan oskäliga dröjsmål och på ett enhetligt sätt. Det förutsätts också att den delegerande chefen/nivån håller sig underrättad om viktigare avgöranden och om den praxis som tillämpas inom verksamhetens olika ärendegrupper. Den som delegerat sin beslutanderätt ansvarar således för att följa upp att mottagaren av delegationen har utövat beslutanderätten på ett riktigt sätt. Det är därför viktigt att tänka på återrapportering till den som gett delegationen. Uppföljning och återrapportering av vidaredelegering ska ske minst årligen. Den som gett delegationen svarar för att ta initiativ till uppföljningen som gärna kan ske i medarbetarsamtal. Samtliga chefer har, förutom vad som anges i detta dokument, skyldighet att i tillämpliga delar utföra de uppgifter som anges i övriga regeldokument som fastställts att gälla för universitetet. Regeldokument som är fastställda av universitetsstyrelsen eller rektor finns under adress Vid vidaredelegation från fakultetsnivå bör centrumbildningar, enheter och högskolor jämställas med institutioner, samt föreståndare med prefekter. Den som mottagit en delegation kan också, när det är motiverat, hänskjuta ett ärende uppåt. 1.6 Firmatecknare Firmatecknare är den som har rätt att företa rättshandlingar exempelvis teckna avtal, anställa eller besluta om inköp i universitetets namn och med bindande verkan för universitetet. Rektor och ställföreträdande rektor (prorektor) är Umeå universitets legala företrädare och därmed också firmatecknare för universitetet. Om det i ett ärende krävs undertecknande av universitetets legala företrädare måste detta utföras av någon av dessa personer. Behöriga firmatecknare är de som med stöd av delegation, eller universitetsstyrelsens beslut, har befogenhet att företa rättshandlingar som blir bindande för universitetet. Omfattningen av denna behörighet framgår av beslutet eller delegationen. 1.7 Intern styrning och kontroll Universitetsstyrelsen och universitetsledningen har ansvar för den interna kontrollen vid Umeå universitet. En årlig uppföljning av bland annat delegationsordningen sker inom ramen för intern styrning och kontroll. Internrevisionens uppgift är att säkerställa att den interna kontrollen avseende beslut och verkställighet är ändamålsenlig och uppfyller grundläggande krav. 1.5 Återkallande av delegation samt hänskjutning uppåt Den som givit en delegation kan återta den och själv återta beslutsrätten. Återkallandet kan vara generellt, för en grupp av ärenden eller gälla ett visst ärende. Den som givit delegationen kan dock inte ändra ett beslut som fattats på delegation och som varit gynnande mot enskild person. Återkallandet av en delegation ska ske skriftligt och skickas till registrator för diarieföring i universitetets centrala diarium. 4

5 2. Ekonomi och avtal Samtliga ärenden som rektor avgör eller som avgörs på delegation av rektor ska följa de av universitetsstyrelsen fastställda ekonomistyrreglerna. 2.1 Ärenden som rektor avgör Allmänt Får ej delegeras Besluta om modell för redovisning av gemensamma kostnader Underteckna avtal om samverkan på universitetsövergripande nivå oavsett om avtalet innehåller något ekonomiskt åtagande eller inte Externfinansierad verksamhet Allmänt Teckna kontrakt och avtal i universitetets namn (se även universitetsdirektören p ) Avtal avseende forskning och uppdragsutbildning Bidragsavtal Underteckna bidragsavtal med företag utan begränsning av bidragsbeloppets storlek (se även universitetsdirektören p ) Uppdrags- och samarbetsavtal Underteckna uppdrags- och samarbetsavtal där universitetets ekonomiska andel sammantaget överstiger 3 mkr (se även universitetsdirektören p ) Underteckna uppdrags- och samarbetsavtal oavsett universitetets ekonomiska andels storlek, om avtalet innehåller villkor om: - äganderättsövergång av resultat till universitetet; - sekretessåtaganden som kan innebära begränsning av offentlighetsprincipen eller av publiceringsmöjligheter; - obegränsade skadeståndsåtaganden; samt - tillämpning av annat än svensk lag (se även universitetsdirektören p ) Sekretessavtal/NDA, LoI/MoU Underteckna sekretessavtal/nda med villkor som kan innebära begränsning av offentlighetsprincipen (se även universitetsdirektör p ) Underteckna LoI/MoU på universitetsövergripande nivå (se även universitetsdirektör p ) Beslut om ekonomiska transaktioner Upphandling/inköp Fatta tilldelningsbeslut enligt LOU, samt teckna därpå följande avtal, för upphandling med kontraktsvärde överstigande tröskelvärdet Personuppgiftsbehandling Underteckna personuppgiftsbiträdesavtal (se även universitetsdirektör p ) 5

6 2.2 Rektors delegation till fakultetsnämnd Allmänt Får ej delegeras Inom anvisade ramar besluta om medelstilldelning till institutioner (motsvarande). I förekommande fall ska medelstilldelning ske efter samråd med annan berörd fakultetsnämnd Fastställa verksamhetsplan och verksamhetsberättelse för fakulteten gemensamt Fastställa budget för fakultetsgemensamma kostnader samt ramar till institutioner och enheter Fastställa bokslut för fakulteten Besluta om åtgärder vid över- eller underskott för fakulteten 2.3 Rektors delegation till dekan Allmänt Får ej delegeras Inrätta stipendier inom ramen för gällande bestämmelser Underteckna avtal om samverkan på fakultetsövergripande nivå oavsett om avtalet innehåller något ekonomiskt åtagande eller inte Externfinansierad verksamhet Avtal avseende forskning och uppdragsutbildning Bidragsavtal Underteckna bidragsavtal inom fakulteten med statliga, kommunala och mellanstatliga myndigheter samt organisationer och stiftelser, utan begränsning av bidragsbeloppets storlek. Observera att om bidragsgivaren är ett företag gäller p (delegeras längst till prefekt) Uppdrags- och samarbetsavtal Underteckna uppdrags- och samarbetsavtal inom fakulteten där universitets ekonomiska andel sammantaget understiger 3 mkr. Observera begränsning i denna delegation ovan rektor p (delegeras längst till prefekt) Sekretessavtal/NDA, LoI/MoU, Material transfer agreement (MTA) Underteckna sekretssavtal/nda. Observera begränsning i denna delegation under p (delegeras längst till prefekt) Underteckna LoI/MoU på fakultetsövergripande nivå Underteckna MTA (delegeras längst till prefekt) Beslut om ekonomiska transaktioner Utbetalnings-/bokföringsorder Teckna utbetalnings-/bokföringsorder inom fakulteten gemensamt Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för institutioner/enheter inom fakulteten Besluta om medfinansiering på fakultetsgemensam nivå/motsvarande Besluta om medfinansiering på institutionsgemensam nivå (delegeras längst till respektive kanslichef) (delegeras längst till prefekt) 6

7 Upphandling/inköp Beställa varor och tjänster inom ramen för budget genom avrop från ramavtal Besluta om direktupphandling av varor och tjänster i samråd med upphandlingsansvarig vid universitetsledningens kansli, under förutsättning att direktupphandling får ske och att dokumentationskravet uppfylls Besluta om att genomföra upphandling och förnyad konkurrensutsättning inom ramen för budget i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli Fatta tilldelningsbeslut för upphandling i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli, samt teckna därpå följande avtal, med kontraktsvärde understigande tröskelvärdet 2.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Allmänt Får ej delegeras Inom anvisade ramar besluta om medelstilldelning till enheter inom universitetsförvaltningen (motsvarande) samt övrigt universitetsgemensamt Fastställa verksamhetsplan och verksamhetsberättelse för universitetsförvaltningen gemensamt Fastställa budget för universitetsförvaltningens gemensamma kostnader och ramar för förvaltningsenheter samt övriga universitetsgemensamma anslag exkl. Universitetsbiblioteket Fastställa bokslut för universitetsförvaltningen Fastställa taxor för och övriga avgifter inom universitetsförvaltningen Externfinansierad verksamhet Allmänt Teckna kontrakt och avtal i universitetets namn (se även rektor p ) (delegeras längst till Avtal avseende forskning och uppdragsutbildning Bidragsavtal bitr universitetsdirektör) Underteckna bidragsavtal med statliga, kommunala och mellanstatliga myndigheter samt organisationer och stiftelser, utan begränsning av bidragsbeloppets storlek. Observera att om bidragsgivaren är ett företag gäller p (delegeras längst till enhetschef) Underteckna bidragsavtal med företag utan begränsning av bidragsbeloppets storlek (delegeras längst till bitr universitetsdirektör) Uppdrags- och samarbetsavtal Underteckna uppdrags- och samarbetsavtal där universitetets ekonomiska andel sammantaget överstiger 3 mkr Underteckna uppdrags- och samarbetsavtal där universitets ekonomiska andel sammantaget understiger 3 mkr. Observera begränsning i denna delegation nedan i p Underteckna uppdrags- och samarbetsavtal oavsett universitetets ekonomiska andels storlek, om avtalet innehåller villkor om: - äganderättsövergång av resultat till universitetet; - sekretessåtaganden som kan innebära begränsning av offentlighetsprincipen eller av publiceringsmöjligheter; - obegränsade skadeståndsåtaganden; samt (delegeras längst till bitr universitetsdirektör) (delegeras längst till enhetschef) (delegeras längst till bitr universitetsdirektör) 7

8 - tillämpning av annat än svensk lag Avtal med vissa parter Teckna avtal med anställda vid universitetet, eller anställdas eller dess närståendes företag (delegeras längst till bitr universitetsdirektör) Sekretessavtal/NDA, LoI/MoU, Material transfer agreement (MTA) Underteckna sekretessavtal/nda med villkor som kan innebära begränsning av offentlighetsprincipen Underteckna LoI/MoU på universitetsövergripande nivå Underteckna MTA Övriga avtalsrelaterade förbindelser Teckna ekonomisk redovisning och annan rapportering där finansiären så kräver (delegeras längst till bitr universitetsdirektör) (delegeras längst till bitr universitetsdirektör) (delegeras längst till prefekt) Stiftelseförvaltning Besluta att mottaga gåvor och bidrag enligt donationsförordningen Besluta att en befintlig stiftelse som förvaltas av Umeå universitet ska motta en tilläggsgåva Beslut om ekonomiska transaktioner Allmänt Besluta om medfinansiering av gemensamma kostnader till övrigt universitetsgemensamt, inklusive universitetsförvaltningen (får ej delegeras längre än till enhetschef) Teckna betalningsbemyndigande för universitetets betalningar till Plus- och Bankgiro Besluta om avskrivningar avseende kundfordringar efter godkännande av prefekt/motsvarande Besluta i ärenden rörande överskridande av belopp för intern/extern representation Besluta om placering av medel hos Riksgälden Utbetalnings-/bokföringsorder Besluta om utbetalning av löner/arvoden enligt särskild lönehantering Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för universitetsgemensamma organisatoriska enheter Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för universitetsledningen och universitetsförvaltningen. Vid utbetalning till universitetsdirektören ska dock utbetalningsorder tecknas av rektor Teckna utbetalnings-/bokföringsorder inom Umeå universitet Upphandling/inköp Beställa varor och tjänster inom ramen för budget genom avrop från ramavtal Besluta om direktupphandling av varor och tjänster i samråd med upphandlingsansvarig vid universitetsledningens kansli, under förutsättning att direktupphandling får ske och att dokumentationskravet uppfylls Besluta om att genomföra upphandling och förnyad konkurrensutsättning inom ramen för budget i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli 8

9 Fatta tilldelningsbeslut för upphandling i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli, samt teckna därpå följande avtal, med kontraktsvärde understigande tröskelvärdet Oavsett kontraktsvärde fatta beslut om att avbryta upphandling (får ej delegeras längre än till upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli) Besluta om anställd ska äga rätt att inneha årskort, destinationskort, reskort på flyget eller annat färdmedel m m (gäller för samtliga anställda) Personuppgiftsbehandling Underteckna personuppgiftsbiträdesavtal 2.5 Rektors delegation till biblioteksstyrelsen Allmänt Får ej delegeras Inom anvisade ramar besluta om medelstilldelning Fastställa verksamhetsplan och verksamhetsberättelse Fastställa budget Fastställa bokslut 2.6 Rektors delegation till överbibliotekarien Externfinansierad verksamhet Får ej delegeras Avtal avseende forskning och uppdragsutbildning Bidragsavtal Underteckna bidragsavtal för universitetsbiblioteket med statliga, kommunala och mellanstatliga myndigheter samt organisationer och stiftelser, utan begränsning av bidragsbeloppets storlek. Observera att om bidragsgivaren är ett företag gäller p (delegeras längst till administrativ chef) Uppdrags- och samarbetsavtal Underteckna uppdrags- och samarbetsavtal för universitetsbiblioteket där universitets ekonomiska andel sammantaget understiger 3 mkr. Observera begränsning i denna delegation p (delegeras längst till administrativ chef) Sekretessavtal/NDA, LoI/MoU, Material transfer agreement (MTA) Underteckna sekretssavtal/nda. Observera begränsning i denna delegation under p Underteckna LoI/MoU som rör universitetsbiblioteket Underteckna MTA som rör universitetsbiblioteket Beslut om ekonomiska transaktioner Utbetalnings-/bokföringsorder Besluta om medfinansiering av gemensamma kostnader inom universitetsbiblioteket (får ej delegeras längre än till administrativ chef) Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för Universitetsbiblioteket Upphandling/inköp Beställa varor och tjänster inom ramen för budget genom avrop från ramavtal Besluta om direktupphandling av varor och tjänster i samråd med upphandlingsansvarig 9

10 vid universitetsledningens kansli, under förutsättning att direktupphandling får ske och att dokumentationskravet uppfylls Besluta om att genomföra upphandling och förnyad konkurrensutsättning inom ramen för budget i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli Fatta tilldelningsbeslut för upphandling i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli, samt teckna därpå följande avtal, med kontraktsvärde understigande tröskelvärdet 10

11 3. Utbildning 3.1 Ärenden som rektor avgör Antagning, behörighet och urval Fastställa lokala regler för grundläggande behörighet till utbildning på grundnivå och avancerad nivå och eventuella särskilda behörighetskrav Besluta om lägre krav än områdesbehörighet för utbildning som leder till yrkesexamen (på förslag av fakultetsnämnd) Besluta om kursspecifika urvalsregler Stipendier för studieavgifter Besluta om stipendier för finansiering av studieavgifter på utbildning på grund- och avancerad nivå Examina och tillgodoräknande Fastställa lokal examensordning Fastställa examensbeskrivningar Inrättande av utbildning fastställande av utbud Inrätta och lägga ner utbildningsprogram, samt göra sådan revidering av utbildningsprogram som föranleder förändrad examensbeskrivning Inrätta huvudområden för generell kandidat-, magister- och masterexamen samt konstnärlig kandidat-, magister- och masterexamen Läsår och terminsindelning Fastställa läsårets förläggning och terminsindelning samt medge undantag, om mer än fem dagar, från denna Prov, examination och betyg Ge dispens från användandet av tregradig betygsskala inom utbildning på grund- och avancerad nivå Studiedokumentation Fatta beslut om vilka uppgifter ur universitetets studieregister som får lämnas ut på medium för automatiserad behandling Studenthälsovård Fastställa ledningssystem för studenthälsovården Utbytesavtal Teckna centrala utbytesavtal Utbildning på forskarnivå särskilda beslut Besluta om disputation vid annat lärosäte än Umeå universitet Besluta om undantag från tvåårsgräns som gäller vid stipendiefinansiering för studier på forskarnivå Inrätta ämnen på forskarnivå Besluta om skriftlig överenskommelse för samarbeten som leder till dubbel examen Besluta om skriftlig överenskommelse för samarbeten som leder till gemensam examen Besluta om indragning av handledning och andra resurser Disciplinärenden Avgöra formerna för behandling av anmälan om misstanke om disciplinär förseelse av student Låta utreda ärende vid anmälan om misstanke om disciplinär förseelse av student 11

12 Vid behov, i samråd med den lagfarne ledamoten i disciplinnämnden, interimistiskt avstänga student från universitetet i avvaktan på disciplinnämndens behandling av anmälan om disciplinär förseelse Anhålla om avskiljande av student till Högskolans avskiljandenämnd 3.2. Rektors delegation till fakultetsnämnd Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Besluta om särskild behörighet för program som leder till generell examen Utbildning på forskarnivå Besluta om fastställande av allmän studieplan på forskarnivå Fastställa särskilda behörighetsvillkor för forskarutbildningsämnen Inrättande av utbildning Inrätta, revidera och avveckla kurs samt fastställa kursplan Fastställa och revidera utbildningsplan för utbildningsprogram (förutom ändringar av redaktionell karaktär som får delegeras) Se även p Fastställa programutbud Fastställa kursutbud Platsantal och platsfördelning Fastställa antal platser på program Fastställa antal platser på kurs Besluta om antalet studenter som antas på program Inom högskoleförordningens minimigränser besluta om den exakta fördelningen av platser mellan betygs- och provgruppen vid urval till program som vänder sig till nybörjare Besluta om vakanser på program ska återbesättas och hur många platser som ska fyllas Prov, examination och betyg Besluta om riktlinjer för anordnande av undervisning och prov 3.3 Rektors delegation till dekan Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Besluta om särskild behörighet för kurser efter förslag från institutionen Besluta om studieuppehåll Besluta att antagen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå får fortsätta med studier efter studieuppehåll Medge tillstånd till parallelläsning Stipendier Besluta om att skattefritt stipendium får användas för finansiering av levnadsomkostnader för studerande på grund, avancerad, forskarnivå samt vid postdoktoral meritering Utbytesavtal 12

13 Teckna övergripande utbytesavtal för fakultetsområdet och där ingående institutioner Läsår och terminsindelning Besluta om undantag från fastställd läsårsindelning då utbildningen kräver en annan förläggning av läsåret/terminen, dock högst fem dagar (med beaktande av studiestödsförordningen) Prov, examination och betyg Utse examinator vid utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå Utbildning på forskarnivå Besluta om undantag om utlysning av lediga utbildningsplatser Besluta om antagning till utbildning på forskarnivå med licentiatexamen som slutmål Besluta om antagning till utbildning på forskarnivå med doktorsexamen som slutmål Fastställa tid och plats för disputation Medge undantag från elektronisk publicering av doktorsavhandling då upphovsrättsliga skäl föreligger Besluta om ordförande, betygsnämnd och fakultetsopponent för varje enskilt licentiatseminarium Besluta om ordförande, fakultetsopponent och betygsnämnd för varje enskild disputation Utse huvudhandledare och biträdande handledare (får ej delegeras vidare längre än till prefekt) Besluta om byte av handledare efter doktorands begäran (får ej delegeras längre än till prefekt) Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer eller studentorganisationer på central eller fakultetsnivå Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer eller studentorganisationer på institutionsnivå Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret och föräldraledighet Besluta om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av vård av sjukt barn Besluta om riktlinjer för fastställande och uppföljning av individuell studieplan Fastställa och följa upp individuell studieplan Underteckna avtal med andra lärosäten och aktörer när extern handledning anlitas Underteckna avtal med annan arbetsgivare kring frågor om rättigheter och finansiering i de fall doktorand inom ramen för extern anställning bedriver utbildning på forskarnivå Besluta om tillgodoräknande under studierna på forskarnivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör tillgodoräknande inom forskarnivå Besluta om tillgodoräknande av andra året från masterexamen vid antagning till utbildning på forskarnivå 13

14 3.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Besluta om antagning till utbildning på grundnivå och avancerad nivå (inklusive kurs inom program och senare del inom program) Besluta om antagning av inresande avtalsstudenter på grund och avancerad nivå Besluta om meritvärdering av sökande till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Inom ramen för gällande antagningsordning vid universitetet utfärda föreskrifter för den lokala antagningen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Besluta om anstånd med studiestart inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå Besluta om undantag från krav avseende grundläggande och särskild behörighet för tillträde till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör tillträde till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Polisanmäla försök till vilseledande i samband antagningsförfarandet Stipendier Besluta om att skattefritt stipendium får användas för finansiering av levnadsomkostnader för studerande på utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskarnivå Examina och tillgodoräknande Besluta om och utfärda examensbevis inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt fastställa formulär för dessa bevis Besluta om tillgodoräknande på grundnivå och avancerad nivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör avslag på ansökan om examensbevis inom grund-, avancerad, och forskarnivå Avge yttrande i överklagandeärenden som rör avslag på ansökan om tillgodoräknande på grundnivå och avancerad nivå Bedöma och besluta om överlåtelse av examensutfärdande till annat lärosäte Utbytesavtal Fatta beslut om fördelning av EU-programmedel till lärarutbyten Högskoleprovet Enligt 18 UHRFS (2015:3) utgöra ansvarig provhandläggare med ansvar för genomförande av högskoleprovet tillika kontaktperson mot universitet och Högskolerådet avseende högskoleprovet Funktionshinder Besluta om fördelning av medel för studenter med funktionshinder 3.5 Rektors delegation till överbibliotekarien Utbildning på forskarnivå Får ej delegeras Besluta om elektronisk spikning av doktorsavhandling 14

15 4. Organisation och förvaltning m.m. 4.1 Ärenden som rektor avgör Organisation Institutioner, arbetsenheter och centrumbildningar Inrätta och avveckla arbetsenheter och centrumbildningar (universitetsstyrelsen inrättar och avvecklar institutioner och högskolor) Fastställa svenska och engelska benämningar på arbetsenheter och centrumbildningar (universitetsstyrelsen fastställer svenska och engelska benämningar på institutioner och högskolor) Ledamöter i kommittéer och nämnder Utse ledamöter i universitetsgemensamma styrelser, råd och kommittéer Nominera eller utse universitetets representanter i externa organ, när det inte anges att sådana representanter ska utses av annat universitetsorgan Regeldokument Fastställa sådana universitetsgemensamma styrdokument som det inte ankommer på universitetsstyrelsen att besluta om Lokaler Besluta i frågor som rör lokalförsörjning och fysisk planering, med undantag av vad som beslutas av fastighetsägare eller hyresvärd (se även universitetsdirektör p ) Besluta om investeringar över 3 mnkr Besluta om externa hyresavtal överstigande tre år Besluta om att teckna bostadshyresavtal (får ej delegeras längre än till universitetsdirektör) 4.2 Rektors delegation till fakultetsnämnd Lokaler Får ej delegeras Besluta om riktlinjer för dispositionen av lokaler som hyrs av institution eller enhet inom ramen för internhyressystemet, dock med undantag av lokaler och materiel som sjukvårdshuvudman tillhandahåller 4.3 Rektors delegation till dekan Anmälningar/tillstånd vid forskning Får ej delegeras För forskningshuvudmannens (Umeå universitet) räkning underteckna ansökan till den regionala etikprövningsnämnden i Umeå om etikprövning av forskning som avser människor 4.4 Rektors delegation till universitetsdirektören Organisation Får ej delegeras Besluta om universitetsförvaltningens organisation Processansvar Besluta om stödprocessens indelning i delprocesser samt utse processägare till dessa 15

16 Ge anvisningar till institutioner och enheter om hur arbetet i delprocessen ska organiseras och bedrivas Besluta i övriga grupper av ärenden som inte anges i denna delegationsordning som rör universitetsgemensamma funktioners administrativa och ekonomiska frågor Leda och samordna arbetet med universitetets informationssäkerhet Infrastruktur, lokaler och parkering Besluta i frågor som rör lokalförsörjning och fysisk planering (se även rektor p ) Besluta om fördelning av yta understigande 500 kvm Besluta om lokalisering av fakultetskanslierna inom av fakultetsnämnden givna ekonomiska ramar och inom av rektor anvisade riktlinjer Besluta om investeringar upp till 3 mnkr (se även rektor p ) Besluta om externa hyresavtal vilka längst sträcker sig över tre år och där hyreskostnaderna för avtalet sammanlagt för avtalsperioden inte överstiger 1,5 mnkr (se även rektor p ) Omteckna befintliga hyresavtal för en ny avtalsperiod om högst fem år där hyreskostnaden sammanlagt inte ökar med mer än 1,5 mnkr eller högst 5 procent av vid avtalsperiodens utgång gällande hyra Besluta om avtal med institutioner och enheter inom internhyressystemets ram Besluta att teckna utrednings-, förvaltnings-, drift- och underhållsavtal i anslutning till infrastruktur understigande 1 mnkr per avtalsområde årligen Teckna avtal med fastighetsägare och leverantörer där beslut redan fattats av rektor Medge att universitetet förhyr parkeringsplats för universitetsanställd som använder egen bil i tjänsten i stor omfattning Förvaltningsjuridiska frågor Besluta om anlitande av juridisk person i undervisningen Meddela överklagbart beslut i ärende om utlämnande av allmän handling där den som har vården om handlingen vägrat lämna ut handlingen eller lämnat ut den med förbehåll som inskränker sökandens rätt att förfoga över den eller yppa dess innehåll Lotta inkommande ärenden Fastställa universitets centrala klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Studenthälsovård Företräda vårdgivaren Umeå universitet i frågor som rör studenthälsovård IT-frågor Besluta om investeringar i IT-infrastruktur samt teckna förvaltnings- och underhållsavtal i anslutning till sådana investeringar överstigande 1 mnkr Besluta om investeringar i IT-infrastruktur samt teckna förvaltnings- och underhållsavtal i anslutning till sådana investeringar understigande 1 mnkr Information och kommunikation Besluta i frågor rörande tillämpningen av universitetets grafiska profil samt användningen av universitetets logotyp Besluta i kommunikationsstrategiska frågor rörande struktur, innehåll och marknadsföring på webben Utse ansvarig utgivare i de fall sådan krävs. 16

17 4.5 Rektors delegation till biblioteksstyrelsen Organisation Får ej delegeras Besluta om organisationen vid universitetsbiblioteket efter förslag från överbibliotekarien 17

18 5. Personal Samtliga ärenden som rektor avgör eller som avgörs på delegation av rektor ska följa den av universitetsstyrelsen fastställda anställningsordningen. Med prefekt i delegationsordningen likställs i förekommande fall föreståndare vid centrumbildning och arbetsenhet. 5.1 Ärenden som rektor avgör Anställning Bestämmelse Kommentar Besluta om anställning av professor, adjungerad professor, gästprofessor, universitetsdirektör och överbibliotekarie samt ledningsfunktioner för de enheter som ligger direkt under rektor organisatoriskt Besluta om anställning av internrevisionschef Fastställa anställningsprofil för professor, adjungerad professor RF, AF, HF RF, AF, LAS I samråd med universitetsstyrelsens ordförande Besluta att avbryta en rekrytering AF Gäller för de anställningar som rektor Besluta om att avvisa överklagan av beslut om anställning i de fall överklagandet kommit in för sent Avge yttrande vid överklagande av beslut om anställning Besluta om dispens för utlysning av anställning som universitetsadjunkt Uppdrag Utse dekan och prodekan samt fastställa uppdragsvillkor Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om ny lön vid lönerevision för de anställningar som rektor exklusive professor, adjungerad professor, gästprofessor Ledigheter Besluta om rätt till ledighet i enlighet med lag och avtal för de anställningar som rektor beslutar om exklusive professor, adjungerad professor, gästprofessor Besluta om skälighetsledighet för de anställningar som rektor exklusive professor, adjungerad professor, gästprofessor Bisysslor Granska och pröva redovisning av bisyssla för arbetstagare som omfattas av chefsavtalet Besluta om att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla ska upphöra med eller ej åta sig bisysslan FL FL, HF, AF Rektorsbeslut, Tjänstledighetsförordningen, HF, Studieledighetslagen m.m. Villkorsavtal -T, Tjänstledighetsförordning m.fl. LOA, Villkorsavtal- T, AF, rektorsbeslut 18

19 5.1.5 Anställnings upphörande (uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång Besluta om anställds egen begäran om uppsägning Besluta om uppsägning på grund av arbetsbrist LAS, LOA, HF LOA, LOA, LAS, Avtal om omställning Anställningen övergår i en tillsvidareanställning om besked ej lämnas. Gäller för de anställningar som rektor. Se p och Gäller för de anställningar som rektor Delegeras ej p.g.a. universitetets övergripande arbetsgivaransvar. Anställda med fullmakt kan ej sägas upp p.g.a. arbetsbrist 5.2 Rektors delegation till dekan Anställning Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras Besluta om utlysning av befattningar i enlighet med anställningsordning HF, AO Besluta om att anställa lärare RF, LOA, HF, AO Undantaget de anställningar som rektor Besluta om anställning som doktorand Besluta om anställning av kanslichef Besluta om övriga anställningar vid fakultetskansli Besluta om anställning av övrig teknisk och administrativ personal Besluta om arbetsmarknadspolitisk anställning efter genomförd samverkan i universitetets centrala samverkansgrupp (CSG) HF Besluta att avbryta en rekrytering AF Besluta om återanställning av anställd som avgått med ålderspension Uppdrag Utse vicedekan samt fastställa uppdragsvillkor RF, LOA, AF, LAS, rektorsbeslut RF, LOA, AF, LAS, rektorsbeslut RF, LOA, AF, LAS, rektorsbeslut LOA, AF, LAS, förordning 2000:630 Rektorsbeslut Efter samråd med universitetsdirektören Information och dialog ska ske på arbetsplatsträff (APT) och i lokal samverkansgrupp (LSG) eller fakultetens samverkansgrupp (FSG). Samverkan inför beslut sker i den centrala samverkansgruppen (CSG) Utse prefekt vid institution Efter samråd med rektor Utse ställföreträdande prefekt och biträdande prefekt Utse studierektor vid institution Utse föreståndare vid centrumbildning Vid institution som är organisatoriskt delad mellan flera fakulteter ska utseendet föregås av ett samråd mellan berörda dekaner I samråd med prefekt Efter samråd med rektor 19

20 Utse handläggare för lika villkor vid fakulteten Rektorsbeslut Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om ny lön vid lönerevision för professor, adjungerad professor och gästprofessor Besluta om ny lön vid lönerevision för lärare Besluta om lön för doktorander enligt doktorandavtal Besluta om ny lön vid lönerevision för kanslichef Besluta om ny lön vid lönerevision för teknisk/ administrativ personal Besluta om närvaroskyldighet på arbetsplatsen för lärare, doktorander samt teknisk/administrativ personal Besluta om annan stationeringsort för lärare, doktorander och teknisk/administrativ personal Besluta om arvoden (får endast vidaredelegeras till prefekt/motsvarande vid beslut om arvoden upp till 2 månader eller som understiger två basbelopp/år) Besluta om lönetillägg (får endast vidaredelegeras vid beslut om lönetillägg kortare tid än 2 månader) Ingå enskild överenskommelse i enlighet med gällande kollektivavtal när det gäller uttag utöver 150 timmar övertid per kalenderår för lärare Ledigheter Besluta om rätt till ledighet i enlighet med lag och avtal Besluta om skälighetsledigheter som är 6 månader eller kortare Besluta om skälighetsledigheter längre 6 månader Bisysslor Besluta om åtgärd i samband med granskning av redovisning av bisyssla för lärare, med undantag av arbetstagare som omfattas av chefsavtalet (se även universitetsdirektören p 5.3.4) Omställning (se även Anställnings upphörande) Besluta om risk för övertalighet med anledning av RALS, RALS-T Villkorsavtal -T RALS, RALS-T, AO Lokalt kollektivavtal RALS, RALS-T RALS, RALS-T RALS, RALS-T, Lokalt arbetstidsavtal Villkorsavtal, Tjänstledighetsförordningen m.fl., Tjänstledighetsförordningen m.fl., Tjänstledighetsförordningen m.fl. HF, LOA, Rektorsbeslut Rektorsbeslut, MBL, LAS, Avtal om Efter samråd med universitetsdirektören I enlighet med lokala arbetstidsavtal Gäller övergripande för fakulteten 20

21 verksamhetsförändring Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång Besluta om besked och varsel med anledning av att tidsbegränsad anställning enligt LAS och HF upphör Besluta om anställds egen begäran om uppsägning Arbetsmiljö, brand och strålskydd Fullgöra de uppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, brandskyddslagstiftningen, strålskyddslagstiftningen, andra föreskrifter, det lokala samverkansavtalet och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen gällande respektive område Miljöledning och miljöskydd Fullgöra de uppdrag som framgår av förordning om miljöledningsansvar 2009:907, andra föreskrifter och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen i det systematiska miljöledningsarbetet omställning LAS, LOA, HF LAS, HF LOA, rektorsbeslut (FS ), AML rektorsbeslut Undantaget de anställningar rektor Undantaget de anställningar rektor Mallar för delegering av arbetsuppgifter finns i regeldokumentet, se rektorsbeslut (FS ), AML Prefekt har visst direkt ansvar enligt rektorsbeslut Avseende miljöskydd har ansvar för yttre och inre miljö enligt miljöbalken 1998:808 delegerats direkt från rektor till prefekt/motsvarande enligt beslut Dnr: UmU a Rektors delegation till dekan vid medicinska fakultetsnämnden 5.2.a.1 Besluta att en anställning som professor eller universitetslektor ska vara förenad med en anställning vid en sjukvårdsenhet som är upplåten för utbildning och forskning inom det medicinska vetenskapsområdet (inkluderande odontologisk utbildning och forskning) 5.3 Rektors delegation till universitetsdirektören Anställning Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras Besluta om anställningar inom universitetsgemensamma funktioner, inklusive universitetsförvaltningen samt lön som universitetsdirektören har att besluta om RF, LOA, LAS, rektorsbeslut Besluta om rekryteringstillstånd rektorsbeslut Gäller samtliga tekniskt- /administrativa befattningar Besluta att avbryta en rekrytering AF Gäller för de anställningar som universitetsdirektören 21

22 Besluta om arbetsmarknadspolitisk anställning efter genomförd samverkan i universitetets centrala samverkansgrupp (CSG) LOA, AF, LAS, förordning 200:630, främjandelagen m.fl. Information och dialog ska ske på arbetsplatsträff (APT) och i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Samverkan inför beslut sker i den centrala samverkansgruppen (CSG) Besluta om företrädesrätt - till utökad sysselsättningsgrad - till återanställning - att inte anställa någon med företrädesrätt Uppdrag Utse handläggare för lika villkor för universitetsförvaltningen Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om ny lön i samband med lönerevision för de anställningar universitetsdirektör har att besluta oms Ingå enskild överenskommelse i enlighet med gällande kollektivavtal, t ex - oreglerad arbetstid - uttag utöver 150 timmar övertid per kalenderår för teknisk/ administrativ personal - löneväxling LAS, AF Rektorsbeslut, lokala kollektivavtal, rektorsbeslut Besluta om ersättning för friskvård Besluta om ersättning för hälso- /sjukvård Beslut att ändra individuell lön mellan lönerevisionerna Besluta om arvoden (Får endast vidaredelegeras vid beslut om arvoden upp till 2 månader och som understiger två basbelopp per år) Besluta om lönetillägg (får endast vidaredelegeras vid beslut om lönetillägg upp till 2 månader) Besluta om lön under avstängning m.m. RALS, RALS-T Efter samråd med dekan och prefekt Efter förslag av prefekt/ motsv Gäller ej vid docentutnämning, tillämpning av doktorandstege, pedagogisk meritering Gäller alla befattningar vid universitets-förvaltning och enheter som ej hör till fakultet Gäller alla befattningar vid universitets-förvaltning och enheter som ej hör till fakultet Ledigheter Besluta om rätt till ledighet i enlighet med lag och avtal Besluta om skälighetsledighet som är 6 månader eller kortare Beslut om skälighetsledighet längre än 6 månader, tjänstledighetsförordning m.fl., tjänstledighetsförordning m.fl., tjänstledighetsförordning m.fl. Gäller för de anställningar som universitetsdirektören Gäller för de anställningar som universitetsdirektören Gäller för de anställningar som universitetsdirektören 22

23 5.3.4 Bisysslor På begäran från anställda lämna skriftligt besked i fråga om bisyssla är förenlig med LOA Medge att en arbetstagare får inneha konkurrerande bisyssla LOA, HF, LOA, HF, Bevilja undantag från regler om affärstransaktioner mellan universitetet och anställd, eller dennes företag, som föranleds av den anställdes bisyssla Omställning (se även Anställnings upphörande) Besluta om ändrad organisatorisk placering med oförändrat anställningsavtal till annan institution eller arbetsenhet Besluta om ny befattning och nytt anställningsavtal vid annan institution eller arbetsenhet som ersätter tidigare avtal Besluta att avbryta en pågående rekrytering och tillsätta med redan anställd (omställningsbeslut) Besluta om övertalighet med anledning av att verksamhetsförändring föreligger Besluta om turordning vid övertalighet Rehabilitering Besluta om föreläggande av förstadagsintyg (läkarintyg) LAS, LOA LAS, LOA LAS, LOA, AF Rektorsbeslut MBL, LAS LAS, Avtal om turordning för arbetstagare hos staten (TurA-S), LOA Besluta i rehabiliteringsärenden Lag om allmän försäkring, Lag om sjuklön Besluta om kostnadsersättning utöver och Villkorsavtal Gäller placering över fakultetsgränserna Gäller placering över fakultetsgränserna Efter samråd med den som fattat beslut om att inleda rekryterings-förfarandet Gäller övergripande för hela universitetet Delegeras ej till dekan, prefekt p.g.a. universitetets övergripande arbetsgivaransvar Endast vid särskilda skäl och efter förslag och samråd med dekan/prefekt Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång för universitetsgemensamma provanställningar och provanställningar vid universitetsförvaltningen Besluta om anställds egen begäran om uppsägning Ingå enskild överenskommelse i samband med att en anställd på egen begäran avslutar sin anställning Pension Lämna besked om att anställningen upphör vid 67 år LAS, LOA, HF LOA, LAS Gäller för de anställningar som universitetsdirektören I samråd med dekan och prefekt 23

24 Lämna besked om att anställningen upphör i samband med att den anställde beviljats hel sjukersättning (sjukpension) av Försäkringskassan LAS Besluta att bevilja delpension PA Besluta om särskild pensionsersättning vid övertalighet Besluta om pensionsrätt vid om- /nyplacering Besluta om pensionsrätt vid nyanställning för de som avgått med ålderspension Besluta om återanställning av anställd som avgått med ålderspension Partsarbete och förhandlingar Avtal om omställning Rektorsbeslut Sluta lokala kollektivavtal HA, Genomföra tvisteförhandling HA, MBL, LAS Övrigt Besluta om kompensation till institution eller arbetsenhet för kostnader p.g.a. anställds uppdrag som facklig förtroendeman Besluta om åtgärder som får belasta kontot för rehabiliteringsoch strukturåtgärder (gemensam avsättning) Besluta i administrativa frågor kring internrevisionschef såsom ledigheter, frånvaro och ersättningar m.m. (jmf ) Arbetsmiljö, brand och strålskydd Fullgöra de uppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, brandskyddslagstiftningen, strålskyddslagstiftningen, andra föreskrifter, det lokala samverkansavtalet och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen gällande respektive område FML, Rektorsbeslut Rektorsbeslut Rektorsbeslut (FS ), AML I samråd med dekan och prefekt Efter förslag från och samråd med anställande chef Leda universitetsförvaltningens arbetsmiljöarbete och genomföra en tydlig delegation till enhetschefer samt att följa upp att delegationen fungerar. Årligen till rektor redovisa sammanställning och analys av icke fakultetsanknutna enheters arbetsmiljöarbete Universitetsdirektörens övergripande uppgift inom området är att följa upp att delegerad chef fullgör sina uppgifter inom respektive område. En sammanställning och analys av icke fakultetsanknutna enheters arbetsmiljöarbete ska i samband med verksamhetsberättelsen redovisas för rektor Miljöledning och miljöskydd Fullgöra de uppdrag som framgår av förordning om miljöledningsansvar 2009:907, andra föreskrifter och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen i Rektorsbeslut Prefekt har visst direkt ansvar enligt rektorsbeslut Avseende miljöskydd har 24

25 det systematiska miljöledningsarbetet ansvaret för yttre och inre miljö enligt miljöbalken 1998:808, delegerats direkt från rektor till prefekt/motsv. enligt beslut Dnr: UmU Rektors delegation till överbibliotekarien Anställning Kommentar Får ej delegeras Besluta om anställningar vid universitetsbiblioteket Besluta om utlysning av befattningar i enlighet med anställningsordning RF, LOA, LAS, rektorsbeslut HF, AO Besluta om att anställa lärare RF, LOA, HF, AO Undantaget de anställningar som rektor Besluta att avbryta en rekrytering AF Gäller för de anställningar som överbibliotekarien Besluta om arbetsmarknadspolitisk anställning efter genomförd samverkan i universitetets centrala samverkansgrupp (CSG) Beslut om återanställning av anställd som avgått med ålderspension Uppdrag LOA, AF, LAS, förordning främjandelagen m.fl. Information och dialog ska ske på arbetsplatsträff (APT) och i universitetsbibliotekets samverkansgrupp. Samverkan inför beslut sker i den centrala samverkansgruppen (CSG) Gäller för de anställningar som överbibliotekarien Utse handläggare för lika villkor för universitetsbiblioteket Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om ny lön vid lönerevision för lärare Besluta om ny lön vid lönerevision för administrativ chef Besluta om ny lön vid lönerevision för teknisk/ administrativ personal Besluta om närvaroskyldighet på arbetsplatsen för lärare, teknisk/administrativ personal Besluta om annan stationeringsort för lärare, teknisk/administrativ personal RALS, RALS-T, AO RALS, RALS-T RALS, RALS-T RALS, RALS-T Besluta om arvoden Ledigheter Efter samråd med universitetsdirektören I enlighet med lokala arbetstidsavtal Undantaget professor, adjungerad professor och gästprofessor Besluta om rätt till ledighet i enlighet med lag och avtal, tjänstledighetsförordning m.fl. Gäller för de anställningar som överbibliotekarien Besluta om skälighetsledighet som Gäller för de anställningar 25