Granskning av entreprenadtjänster

Revisionsrapport Granskning av entreprenadtjänster Kramfors kommun Lisbet Östberg

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga och avgränsning... 3 2.2.1. Kontrollfrågor... 3 2.2.2. Avgränsning... 4 2.3. Metod... 4 3. Resultat av granskning... 5 3.1. Styrning och riktlinjer... 5 3.1.1. Upphandling och inköp, kommun och bolagsgemensamma riktlinjer... 5 3.1.2. Riktlinjer för attest Kramfors kommun... 5 3.1.3. Riktlinjer för attest Krambo... 6 3.2. Strategi egenregi eller entreprenad... 6 3.2.1. Kommunstyrelsen... 6 3.2.2. Krambo... 6 3.3. Beställning, avtal... 7 3.3.1. Kommunstyrelsen... 7 3.3.2. Krambo... 8 3.4. Attest... 9 3.4.1. Kommunstyrelsen... 9 3.4.2. Krambo... 10 3.5. Uppföljning... 10 3.5.1. Kommunstyrelsen... 10 3.5.2. Krambo... 11 Kramfors kommun

1. Sammanfattning Kommunens revisorer samt utsedda lekmannarevisor i Krambo Bostads AB (Krambo) har i sin planering för 2012 års granskningsinsatser beslutat att genomföra en granskning av den interna kontrollen med avseende på inköp av entreprenadtjänster. Vidare ska granskningen innefatta att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredställande sätt. Granskningen har omfattat Kommunstyrelsen och styrelsen för Krambo Bostads AB. Efter genomgång av befintliga rutiner, avtal samt intervjuer med berörda befattningshavare och stickprovskontroller ger vi våra sammanfattande slutsatser samt bedömningar utifrån kontrollfrågorna enligt nedan: Kommunstyrelsen Vi bedömer att den interna kontrollen vid inköp av entreprenadtjänster inom tekniska avdelningen, i huvudsak, är tillräcklig. Följande iakttagelser görs: Beställning, avtal: Vi kan konstatera att ändrings- och tilläggsarbeten är dokumenterade men det saknas signatur och datum i några fall. Vi vill uppmärksamma på vikten av ett så korrekt upphandlingsunderlag som möjligt för att minimera extra kostnader i form av ändrings- och tilläggsbeställningar. Attest: Vi anser att det går att förbättra rutinerna avseende dokumentationen i projekten. Det skulle stärka den interna kontrollen om dokumentationen sker i ett verksamhetssystem. Vi vill uppmärksamma på att räkenskapsinformation enligt Bokföringslagen (BFL) ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Vid större projekt kontrolleras leveranser löpande under arbetets gång genom att stämma av följesedlar och göra rimlighetsbedömningar om fakturerat belopp motsvarar erhållen prestation. I mindre projekt sker kontrollen enbart mellan beställning och faktura. Uppföljning: Vi bedömer att redovisningen till kommunstyrelsen av entreprenadprojekt fungerar tillfredställande genom det internkontrollprogram som gäller för år 2012-2014. Krambo Vi bedömer att Krambo,i huvudsak, har en tillräcklig intern kontroll avseende entreprenadtjänster. Följande iakttagelser görs. Beställning, avtal: Ändrings- och tilläggsbeställningar dokumenteras och godkänns i byggmötesprotokoll. Vi ser positivt på Krambos ambition att utarbeta en modell med bättre avstämning mot handlingar för att kunna minska ändrings- och tilläggsbeställningar. Kramfors kommun 1 av 12

Attest: Attestförfarandet sker till största delen enligt gällande riktlinjer En översyn av attestinstruktionen bör göras, den har inte uppdaterats sedan 2007. Den bör även kompletteras med en lista på personer för att öka spårbarheten. Granskade fakturor uppfyller kraven på tydlighet av vad som har levererats. Krambo har sedan två år tillbaka börjat använda sig av att dokumentera alla projekthandlingar i ett verksamhetssystem vilket stärker den interna kontrollen och även bevarandet av räkenskapsinformationen enligt bokföringslagens regler. Uppföljning: Vi bedömer att det finns förutsättningar för en tillfredsställande kontroll av entreprenadprojekt i Krambo. Vi noterar dock att kontrollerna och resultat av kontrollerna inte redovisas till styrelsen. Eftersom styrelsen är ansvarig för den interna kontrollen anser vi att resultatet av kontrollerna ska redovisas till styrelsen löpande. Kramfors kommun 2 av 12

2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Kommunallagen 9 kap 9 ska revisorerna pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Enligt Kommunallagen 6 kap 7 beskrivs intern kontroll: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I aktiebolagslagen 10 kap 10 framgår att lekmannarevisorn ska granska om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Enligt aktiebolagslagen 8 kap 4 ska bolagets styrelse se till att bolagets ekonomiska förhållande i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen har det formella ansvaret för att konstruera och efterfråga kontrollsystem. På styrelsens uppdrag ska VD se till att kontrollsystemen verkställs. Detta följer också SKL:s Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag. Kommunen och Krambo köper årligen entreprenadtjänster till höga belopp. I planering och genomförande måste det finnas god ordning, struktur och kontroll. Brister kan leda till merkostnader eller att förväntad funktion och kvalitet inte uppnås. Brister i kontroll kan också öppna upp för oegentligheter där kommunens förtroende och anseende kan skadas. Syftet är att genomföra en granskning av ett antal investerings- och underhållsprojekt (leverantörsfakturor) och bedöma ifall levererade varor och tjänster samt faktura stämmer överens med avtal, beställning och attest. Hur säkerställs att varor och tjänster faktiskt har levererats. 2.2. Revisionsfråga och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen och Krambo en ändamålsenlig intern kontroll avseende avtal, beställning och attest avseende entreprenadupphandlingar? 2.2.1. Kontrollfrågor Finns avtal avseende granskade leverantörer? Vilka rutiner förekommer vid beställning av tjänster och varor? Sker attest av leverantörsfakturor på ett ändamålsenligt sätt? Hur säkerställs att fakturerat belopp motsvarats av en prestation? Vilken uppföljning och utvärdering görs? Kramfors kommun 3 av 12

2.2.2. Avgränsning Kommunstyrelsen och Krambo omfattas av granskningen. Vissa av de granskade projekten har pågått över en längre tid. De större projekten som har granskats är Resecentra och Skärmtak till Resecentra, Markarbeten Limstagatan Ny cirkulationsplats och Ytterlännesgården. 2.3. Metod Intervjuer har genomförts med förvaltningschef, kommunchef, VD, ansvarig projektledare och ansvarig ekonom. Vi har tagit del av dokumentation/riktlinjer som berör de olika frågeställningarna. Vidare har vi granskat beställningar och utfört stickprov på leverantörsfakturor tillhörande granskade projekt. Kramfors kommun 4 av 12

3. Resultat av granskning 3.1. Styrning och riktlinjer 3.1.1. Upphandling och inköp, kommun och bolagsgemensamma riktlinjer Kommunstyrelsen har den 8 maj 2012 antagit Riktlinjer vid upphandling. Riktlinjerna ska ge vägledning till hur anställda och förtroendevalda ska agera när det gäller upphandling. För att verksamheten ska fungera och servicenivån till innevånarna kunna hållas hög, krävs ett ständigt flöde av varor och tjänster till alla delar av organisationen, både till kommunens olika verksamheter och till kommunens bolag. Upphandlingsenheten har fått uppdraget att omarbeta dessa riktlinjer och det pågår just nu ett arbete med att uppdatera riktlinjerna och skriva policy som förtydligar reglerna för upphandling. Ansvaret för inköp och upphandling av varor, tjänster och entreprenader ligger på varje verksamhet som inte bara ska se till den egna verksamhetens intressen utan även se kommunen som helhet. I detta ansvar ligger att nyttja kommunens resurser genom att medverka i utvecklingen av samordnad upphandling och vara köptrogen mot och känna delaktighet i tecknade avtal. Upphandlingsenheten inom intern service ansvarar för samordning av upphandlingar till kommunens förvaltningar. 3.1.2. Riktlinjer för attest Kramfors kommun Kommunstyrelsen har den 8 maj 2012 fastställt Riktlinjer för attest och utanordning. Riktlinjerna är en del i kommunens interna kontroll. De avhandlar i huvudsak generella regler för attest och kontroll av utbetalningar. Det är kommunens nämnder som ska se till att bestämmelserna i riktlinjerna iakttas. I attestordningen ingår: beställningsattest (kontroll mot beställning), mottagningsattest (kontroll mot leverans/prestation), granskningsattest (siffermässig kontroll) samt beslutsattest (kontroll mot beslut och anslag). Dessa kontrollmoment kan kompletteras med de övriga kontroller som respektive förvaltning tycker är nödvändiga för särskilda fall. Det är nämnden som ska utse eller uppdra åt förvaltningschefer att utse beslutsattestanter och ersättare. Beslutsattestant vidimerar att nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, att normer eller riktlinjer följs och svarar även för att kontering verkställs. Minst två personer ska attestera alla transaktioner. Kramfors kommun 5 av 12

Nämnden har ansvaret för att informera beslutsattestanter och intern service om vilka personer som utsetts till beslutsattestanter och ersättare för dessa samt se till att namnteckningsprov lämnas. Intern service sammanställer uppgifterna i ansvarsnummerordning och meddelar revisorerna. Det finns anvisningar om hur utbetalningskontroller ska gå till och hur attestmoment får utföras när det kan finnas misstanke om att attestant kan få egen vinning av beslutet. Reglementet gäller även vid signering/attest via elektroniska media. Kramfors kommun har inget specifikt reglemente för intern kontroll. Av Reglementen med riktlinjer för styrning och ledning, som är fastställt i kommunfullmäktige den 21 maj 2012, framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska ansvara för att den interna kontrollen har en tillräcklig omfattning. 3.1.3. Riktlinjer för attest Krambo Attestinstruktion finns upprättad och godkänd att gälla från 2007-02-01. Attestering och firmateckning utgör delar av Krambo s ledningssystem. Varje enstaka affärshandling blir på så sätt utsatt för granskning. Attestinstruktionen innehåller regler för attesträttens innebörd, delegering, förhandsattest/förhandsgodkännande av inköp, godkännande av utförd leverans samt begränsningar för attestberättigade. Innehåller även en förteckning över vilken befattningshavare som är attestberättigad inom de olika varu- och tjänstegrupperna. 3.2. Strategi egenregi eller entreprenad 3.2.1. Kommunstyrelsen Tekniska avdelningen ansvarar för gator och vägar, parkavdelningen, fritid och idrott, renhållning, teknik och administration, fastighet och information. När det gäller fastigheter är det i huvudsak sport- och idrottshallar. Övriga fastigheter som kommunen använder ägs av Krambo och kommunen är hyresgäst. Anläggningsarbeten bedrivs i såväl egen regi som genom nyttjande av entreprenörer. Arbeten utförs till viss del i egen regi vid anläggning av park, mark och inom vvs-arbeten. All nyanskaffning och underhåll av befintligt vatten- och avloppsledningsnät sker i stort sett i egen regi. Det finns ingen dokumenterad strategi för vilka arbeten som ska utföras med egen personal och vad som ska upphandlas på entreprenad. 3.2.2. Krambo Krambo äger fastigheter på alla större orter i Kramfors kommun bestående av bostäder, garage/bilplatser och större lokaler. Förutom dessa äger Krambo även skolor, förskolor, fritidshem, vård & omsorgsboende, badhus och lokaler. En stor del av dessa fastigheter hyrs ut till Kramfors kommun. Krambo bygger, underhåller och förvaltar fastigheter. Merparten av det dagliga löpande drift- och underhålls- Kramfors kommun 6 av 12

arbetet sköts av egen personal medan stora delar av den övriga verksamheten läggs ut på entreprenad. 3.3. Beställning, avtal 3.3.1. Kommunstyrelsen Riktlinjer för hur upphandling ska ske finns tillgängliga i dokumentet Riktlinjer vid upphandling. Riktlinjerna fastslår en yttre ram som gäller för kommunens styrelser, nämnder och bolag och utgår från lagen om offentlig upphandling (LOU). Ramavtal finns tecknade när det gäller drift och underhåll på de anläggningar som kommunen ansvarar för. Tekniska chefen har delegationsbeslut på upphandling och att teckna avtal upp till 15 basbelopp. Vid belopp däröver tas besluten att välja leverantör i kommunstyrelsens arbetsutskott. Enligt uppgift använder sig tekniska avdelningen av upphandlingsenhetens tjänster vid upphandling av drift och underhåll. Detta gäller både redan tecknade ramavtal och vid övriga upphandlingar. All upphandling behandlas i e-avrop. Där finns alla ramavtal förtecknade i e-avrops avtalsdatabas. I riktlinjerna finns det inget krav på att avrop måste ske skriftligen. Enligt svar vid intervju med tekniska avdelningens chef skrivs det kontrakt eller beställning vid alla köp av varor och tjänster. Vid projektmöte används en dagbok där alla noteringar görs och som projektledaren har ansvaret att upprätta. Upphandlingsenheten inom intern service ansvarar för samordningen av upphandlingar till kommunens förvaltningar. De handlägger de kommersiella och administrativa frågorna och användarna ansvarar för den vara/tjänst som upphandlas. All upphandling sker över e-avrop där upphandlingskontoret är behjälplig med att se till så att alla förfrågningsunderlag finns tillgängliga för de som är intresserade att lämna anbud. De ombesörjer all upphandling både för drift och underhåll. Enligt uppgift sker entreprenadbeställningar via upphandlat ramavtal. Vid större projekt görs en särskild upphandling enligt LOU som slutförs med hjälp av upphandlingskontoret. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar om vem som får uppdraget. I de fall som ramavtal har tecknats med flera entreprenörer är det viktigt att dokumentera om inte prioriteringsordning följs och varför den inte följs. Detta för att minska risken för juridiska påföljder. Detta sker också i stor utsträckning och kommunen har inte haft några överklaganden de närmaste åren bakåt i tiden. Utförda arbeten dokumenteras i det CAD-system som kommunen använder sig av för att dokumentera vilka arbetsuppgifter och förändringar som är gjorda i ledningsnätet. Någon ytterligare uppföljning och dokumentation görs inte efter avslutat arbete. Vid alla större arbeten upphandlas tjänsten på entreprenad. Kramfors kommun 7 av 12

Resecentra och Skärmtak till Resecentra ingår i projekten som har granskats. Projektet var omfattande och har pågått under flera år. Flera finansiärer har varit inblandade. Total kostnad för hela projektet uppgick till 72 mnkr. Kostnaden för Kramfors kommun är 20 mnkr. Projektet har samfinansierats med EU-medel 18,8 mnkr, statsbidrag från Banverket/Trafikverket 14,1 mnkr och Länsstyrelsen 5,9 mnkr. Projektet är inte avslutat ännu. Kommunen har en stämningsansökan på OK för saneringskostnader av mark på drygt 0,5 mnkr, kostnader som har tillkommit under arbetets gång. Omfattande ändringar och tilläggsarbeten har skett under tiden projektet har pågått. Dessa har sammanställts i ett dokument där det till viss del finns anteckningar om beslutdatum och signatur. EU-kommissionen och näringsdepartementet har granskat projektet på plats hos tekniska avdelningen och godkänt alla handlingar för utbetalning. Revisionell bedömning: Det finns skriftliga avtal eller beställningar på de projekt som vi har granskat. Vi kan även konstatera att ändrings- och tilläggsarbeten är dokumenterade men det saknas signatur och datum i några fall. Vi vill uppmärksamma på vikten av ett så korrekt upphandlingsunderlag som möjligt för att minimera extra kostnader i form av ändrings- och tilläggsbeställningar. Vi bedömer att tekniska avdelningen, i det granskade urvalet, till stor del uppfyller kraven som finns för beställning och avtal i Riktlinjer för upphandling. 3.3.2. Krambo Förutom Riklinjer vid upphandling som även gäller för Krambo finns det en instruktion för inköp av varor och tjänster som gäller fr o m 2008-01-31. Här finns instruktioner för ansvar och befogenheter, beställningsförfarande, leverans, kontroll av leverans, mottagning av leverans och hur uppföljning ska ske. Vid utförande av projekt som beslutas av kommunen är ambitionen att alltid ha en beställning från kommunen innan arbetet startar. Det händer också att Krambo tar över och fortsätter ett projekt som kommunen har startat. Krambo har egna ramavtal som inte finns med i kommunens e-avrop. Krambo har egen personal i driften, en elektriker och tre drifttekniker. Det finns för tillfället en energiingenjör med bidrag från energimyndigheten som hjälper till med att hitta besparingsåtgärder att göra inom energiområdet. Denna tjänst utförs både hos och Krambo och Kramfors kommun. ÄTA-kostnader (ändrings- och tilläggsarbeten) dokumenteras och godkänns i byggmötesprotokoll. Det blir alltid ändringar i ett projekt men man försöker bromsa detta så långt det går genom att inte diskutera detaljer som är det som oftast skapar ändringar. Ambitionen hos Krambo är att utarbeta en modell med bättre avstämning mot handlingar för att på detta sätt kunna minska ändrings- och tilläggsbeställningar. Man har också diskuterat att utveckla säkerheten med att ha en extern oberoende kontrollant på alla större entreprenader. Denne skulle då också bli ett stöd för byggare och köpare. Kramfors kommun 8 av 12

Entreprenader i egen regi förekommer i mycket liten utsträckning hos Krambo. Det finns en mall för skriftliga beställningar i ett fastighetssystem som alltid används vi beställning av varor och tjänster. I underhållsverktyget dokumenteras status och underhållsplan för lägenheter och lokaler utifrån besiktningsprotokoll. Bygglovshandlingar förvaras hos kommunen. Förvaring av projekthandlingar finns i Krambo s lokaler men sedan två år tillbaka har man påbörjat arbetet med att kunna spara alla handlingar i ett dokumenthanteringsystem där det är möjligt att hämta och lämna dokument utifrån ett inloggningssystem. Detta är en IT plattform som ska säkerställa lagringen i framtiden och målet är att även scanna in alla tidigare handlingar för lagring. Alla ritningar sparas i AutoCAD systemet. Revisionell bedömning: ÄTA-kostnader dokumenteras och godkänns i byggmötesprotokoll. Vi ser positivt på Krambos ambition at utarbeta en modell med bättre avstämning mot handlingar för att kunna minska ändrings- och tilläggsbeställningar. 3.4. Attest 3.4.1. Kommunstyrelsen Attestinstruktionen innebär att den som har initierat en beställning också ska kontrollera och godkänna fakturerat belopp. Avstämning sker mot upphandlat avtal, ramavtal och priser. När det finns byggprojektledare på plats kontrollerar den personen alla leveranser löpande under arbetets gång, vilket innebär att stämma av mot följesedlar och göra rimlighetsbedömningar. När fakturan är godkänd sker attest av utsedd beslutsattestant, oftast enhetschefen. Finns det misstanke om att attestant kan få egen vinning av beslutet, ska närmaste chef beslutsattestera. Granskade fakturor uppfyller kraven på tydlighet av vad som har levererats. Där det hänvisas till följesedlar finns dessa bifogade till fakturan. Attestester har skett av två oberoende personer och enligt attestförteckningen. Anbud, utvärderingar och beställningar på upphandlade entreprenadprojekt diarieförs. Förfrågningsunderlag, byggmöten och motsvarande förvaras i pärmar på tekniska avdelningen. Revisionell bedömning: Vi anser att attestförfarandet till största delen sker enligt kommunens riktlinjer. Vi anser dock att det går att förbättra rutinerna avseende dokumentationen. Det skulle stärka den interna kontrollen om dokumentationen sker i ett verksamhetssystem. Vi vill uppmärksamma på att räkenskapsinformation enligt Bokföringslagen (BFL) ska bevaras framtill och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I de fall bygg-/projekledare finns på plats (större projekt) kontrollerar denne alla leveranser löpande under arbetets gång genom att stämma av följesedlar och göra rimlighetsbedömningar om fakturerat belopp motsvarar erhållen prestation. I Kramfors kommun 9 av 12

mindre projekt där inte bygg-/projketledare finns på plats sker kontrollen enbart mellan beställning och faktura. 3.4.2. Krambo Attestinstruktionen är godkänd 2007-02-01. Attesträtten innebär att man har rätt att inom budgeterade ramar verkställa inköp, godkänna kostnader och beordra betalning. Attesteringen av utgift och inkomst innebär att man tar på sig ett ansvar för utgiftens/inkomstens riktighet, dess berättigande och att rätt belopp utbetalas /inbetalas och konteras enligt gällande kontoplan. Den befattningshavare som utfört en beställning eller på annat sätt bundit Krambo vid ett ekonomiskt åtagande skall innan attesten genom signatur på fakturan eller annan handling godkänna utförd leverans. Revisionell bedömning: Vi anser att attestförfarandet till största delen sker enligt gällande riktlinjer En översyn av attestinstruktionen bör göras, den har inte uppdaterats sedan 2007. Bör även kompletteras med en lista på personer för att öka spårbarheten. Granskade fakturor uppfyller kraven på tydlighet av vad som har levererats. Där det hänvisas till följesedlar finns dessa bifogade till fakturan. Attestester har skett av två oberoende personer och enligt attestförteckningen. Krambo har sedan två år tillbaka börjat använda sig av att dokumentera alla projekthandlingar i ett verksamhetssystem vilket stärker den interna kontrollen och även bevarandet av räkenskapsinformationen enligt bokföringslagens regler. 3.5. Uppföljning 3.5.1. Kommunstyrelsen Uppföljning av entreprenadprojekten görs löpande. Vid större arbeten diskuteras bl.a. tekniska frågor, tidplan, kvalitet samt ekonomi och ÄTA-arbeten vid byggmöten. Det förekommer inte med automatik att kommunstyrelsen får uppföljning avseende pågående eller avslutade projekt. Enligt uppgift redovisar tekniska chefen större projekt där styrelsen har varit delaktig att fatta beslut. Kommunstyrelsen har beslutat ett internkontrollprogram för tekniska avdelningen för åren 2012-2014 i likhet med internkontrollprogrammet för åren 2009-2011 och fastställt vilka kontroller som ska ske. Bl a ska kontroll av avslutade projekt och externfinansierade avslutade projekt granskas årligen och ska avrapporteras före den 28 februari året efter. I 2012 års rapport daterad 2013-02-18 är den egna bedömningen att granskade rutiner inte fungerar tillfredställande. Lagen om offentlig upphandling har inte följts vid två inköp. Två inköp har skett från företag med vilket Kramfors kommun inte har upphandlade avtal. Det har även skett inköp från företag som kommunen har avtal med men inköpet avser varugrupper som inte omfattas av avtalet. Förslaget till åtgärd är att en genomgång av befintliga avtal skall ske för att utskilja Kramfors kommun 10 av 12

produktgrupper där upphandling ska ske. Dessutom ska information ske internt avseende upphandlingsfrågor. Revisionell bedömning: Vi bedömer att redovisningen till kommunstyrelsen av entreprenadprojekt fungerar tillfredställande genom det internkontrollprogram som gäller för 2012-2014. 3.5.2. Krambo Uppföljning av entreprenadprojekten görs löpande av projektledare. Vid större arbeten diskuteras bl.a. tekniska frågor, tidplan, kvalitet samt ekonomi och ÄTAarbeten vid byggmöten. I byggmötesanteckningar noteras förändringar. Enligt dokumentet Rutin för inköp daterad 2008-01-31 ska uppföljning ske en gång per månad. Den utförs av ekonomichefen tillsammans med underhållsansvarig verksamhetschef och det ska göras en analys av utfallet på bokförda underhållskostnader. Vid överskridande ska omprioritering ske så att budgetramen bibehålls. Vid stora svårigheter att klara sådan omprioritering kontaktas VD enligt fastställd attestinstruktion. Två stickprov ska tas på fakturor från olika leverantörer som granskas utifrån, om skriftliga beställningen överensstämmer med utfört jobb, om det är rätt debitering av tim- och materialkostnad enligt gällande RAM-avtal och om det är rätt nivå och omfattning för beställningen hos entreprenör kontra arbete i egen regi. Denna rutin följs enligt uppgifter från underhållsansvarig. Stickprov utförs på jobb både genom underhållsansvarig och med hjälp av bovärdarna som rapporterar om de tycker arbetet inte är till belåtenhet. Det dokumenteras inte utan vid fel kontaktas entreprenören direkt och man kommer fram till hur felet ska åtgärdas. Revisionell bedömning: Vi bedömer att det finns förutsättningar för en tillfredsställande kontroll av entreprenadprojekt i Krambo. Vi noterar dock att kontrollerna och resultat av kontrollerna inte redovisas till styrelsen. Eftersom styrelsen är ansvarig för den interna kontrollen rekommenderar vi att detta sker, förslagsvis för större projekt och åtminstone sammanfattat en gång per år. Kramfors kommun 11 av 12

2013-03-18 Lisbet Östberg, projektledare Anneth Nyqvist, uppdragsledare Kramfors kommun 12 av 12