GNESTA gh i KOMMUN -X

GNESTA gh i KOMMUN -X Gnesta kommun Ink: 2014-10 - 2 9 Dnr För handläggning: 2014-10-29 Revisionsskrivelse Barn- och utbildningsnämnden För kännedom Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Revisionsrapport: Intern kontroll inom barn- och utbildningsnämnden På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gnesta kommun har PwC genomfört en granskning av intern kontroll inom barn- och utbildningsnämnden. Den övergripande revisionsfrågan har varit: Är den interna kontrollen inom barn- och utbildningsnämnden tillräcklig vid betalning av leverantörsfakturor? Vi bedömer att attestreglementet är anpassat till förutsättningarna i kommunen. Det framgår inte i reglementet att fakturorna går vidare till överordnad om de inte har beslutsattesterats inom ett visst antal dagar. Vi bedömer att detta bör ske och att det på attestlistorna anges vem attesträtten går vidare till. Vi rekommenderar att det skickas meddelande till överordnad chef när en faktura inte attesteras i tid. Vår bedömning är att rutinerna är ändamålsenliga, säkra och tillförlitliga avseende hanteringen av leverantörsfakturor och att rutiner tillämpas. Gjorda iakttagelser redovisas i bilagda rapport, som härmed överlämnas. Rapporten har behandlats och godkänts vid revisorernas möte 2014-10-29. Revisorerna önskar svar från barn- och utbildningsnämnden senast 2014-12-17. REVTSORE NA Åke Nilsson Ordförande ft;(44.14.,z-, jörn Svallfors Vice ordförande Gnesta kommun 1 646 80 Gnesta vxl: 0158-700 00 1 gnesta.kommun nnesta.se www.gnesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer: 212000-2965

www.pwc.se Revisionsrapport Anders Rabb Auktoriserad revisor, Certifierad kommunal revisor, Himn Dag emir Intern t o Inköp och n onattestering I ' - inom barnnt ut_ u btidninu? t Cr: rnder I Gnesta kommun pwc

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning 1 1. Inledning 1.1. Bakgrund 2 1.2. Syfte och revisionsfrågor 2 1.3. Revisionsmetod 2 1.4. Avgränsning 3 2. Granskningsresultat 4 2.1. Reglemente 4 2.2. Scanning 4 2.3. Kontering 4 2.4. Attest 4 2.5. Beloppsattest 5 2.6. Definitivbokföring 5 2.7. Betalningsförslag 5 2.8. Ändringar av "fast data" 6 2.9. Rutin för ekonomiuppföljning 6 Gnesta kommun PwG

Sammanfattande bedömning Revisorerna i Gnesta kommun har gett PwC uppdraget att genomföra en granskning avseende den interna kontrollen av inköp och attestering inom barn- och utbildningsnämnden. Den övergripande revisionsfrågan har varit: Är den interna kontrollen inom barnoch utbildningsnämnden tillräcklig vid betalning av leverantörsfakturor? Vi bedömer att attestreglementet är anpassat till förutsättningarna i kommunen. Det framgår inte i reglementet att fakturorna går vidare till överordnad om de inte har beslutsattesterats inom ett visst antal dagar. Vi bedömer att detta bör ske och att det på attestlistorna anges vem attesträtten går vidare till. Vi rekommenderar att det skickas meddelande till överordnad chef när en faktura inte attesteras i tid. Vår bedömning är att rutinerna är ändamålsenliga, säkra och tillfirlitliga avseende hanteringen av leverantörsfakturor och att rutiner tillämpas. Vår bedömning grundar sig på de handlingar vi har studerat, de stickprov vi har gjort och de intervjuer vi har genomfört. Gnesta kommun i av 7 PwC

1. Inledning 1.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. I lagen om kommunal redovisning anges hur bokföring ska ske. Den ekonomiska utvecklingen och förändringar av organisation och rutiner, bland annat införande av ny hantering av fakturor gör att verksamheten ständigt är förenad med risker. I samband med genomförd väsentlighets- och riskanalys samt utifrån iakttagelser under den löpande revisionen 2014 har revisorerna identifierat hanteringen av leverantörsfakturor som avser barn- och utbildningsnämnden. Revisorerna i Gnesta kommun har givit uppdraget till PwC att genomföra en granskning avseende den interna kontrollen av inköp och attestering inom barn- och utbildningsnämnden. Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll, samt pröva dess ändamålsenligt. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Den övergripande revisionsfrågan är: Är den interna kontrollen inom barn- och utbildningsnämnden tillräcklig vid betalning av leverantörsfakturor? I enlighet med projektplanen har följande kontrollmål legat till grund för granskningen: Finns aktuella och ändamålsenliga regler och riktlinjer antagna? Finns det dokumenterade rutiner som säkerställer att regler och riktlinjer samt lagstiftning efterlevs? Följs kommunens policys/riktlinjer vid betalning av leverantörsfakturor? Görs uppföljning av att regler och riktlinjer samt lagstiftning efterlevs? Sker attester i enlighet med attestinstruktion eller liknande styrdokument? 1.3. Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av tillämpliga styrdokument och rutinbeskrivningar. Stickprov har tagits på berörda register och underliggande räkenskapsmaterial. Stickproven har följts hela vägen från ankomst av leverantörsfaktura till betalning och redovisning mellan 2014-01-01-2014-08-31. Samtliga granskade fakturor rör barn- och utbildningsförvaltningen. Vi har gjort stickprov på 75 fakturor fördelade över tre olika urval. Gnesta kommun 2 av 7 PirG

A: 25 största fakturorna. B: 25 fakturor som är på 250 000 kr. C: 25 fakturor som understiger to 000 kr. Vi har valt att granska varierande typer av vara eller tjänst som fakturan avser. Beslutsattestanten är ansvarig för att granskningsattest har skett och finns noterad, d.v.s. att varan eller tjänsten har levererats enligt överenskomna villkor till kommunen. Vi har intervjuat ekonomichef och även ställt frågor till Barn-och utbildningsförvaltnings chef. 1.4. Avgränsning Granskningen avgränsas till stickprov av bokförda fakturor under 2014 hos barnoch utbildningsnämnden. Ingen granskning av systemtillförlitligheten och inköpsprocessen utförs. Gnesta kommun 3 av 7 PwC

2. Granskrtingsresultat 2.1. Reglemente Kommunen har ett attestreglemente som antogs av Kommunfullmäktige 2005-09- 29 142. Anvisningar finns för reglementet och avser samtliga nämnder. Reglementet är anpassat till att attest också kan ske elektroniskt. Innehållet i reglementet och de rutiner som gäller är inte en del av årets interna kontrollplan. Ekonomienheten har i sin interna kontrollplan att granska attestbehörigheter och ändringar i fasta register enligt logglista. Vår bedömning är att reglementet är väl känt och att det tillämpas. Vi bedömer att attestreglementet är anpassat till förutsättningarna för kommunen. Det är inte tydligt i reglementet att fakturorna går vidare till överordnad om de inte har beslutsattesterats inom ett visst antal dagar. Vi bedömer att detta bör ske och att det på attestlistorna anges vem attesträtten går vidare till. 2.2. Scanning Ekonomiassistent på kommunens ekonomienhet scannar in fakturor och läser in e- fakturor och skickar dem elektroniskt till barn- och utbildningsförvaltningens administratörer. Skoladministratör kallas i Gnestas ekonomisystem för "granskare", det är inte alla chefer som har en granskare. Kontroll utvisar att en faktura saknade bilagorna till fakturan. 2.3. Kontering Granskaren kontrollerar att fakturan motsvarar beställning och konterar med konto, objekt och i förekommande fall s.k. fridel, samt periodiserar belopp över 20 tkr. Fridel finns t.ex. för slöjdmaterial (trä och textil) eller för respektive lärarlag. Avser fakturan representation kompletterar granskaren med syfte, deltagare, program och dyl. Vissa granskare har hand om fakturor med dold moms och kompletterar då även med momskod. Granskaren kan också skicka fakturan vidare om den har fel objekt. Vår kontroll har inte utvisat brister eller avvikelser. 2.4. Attest Förvaltningschefen har på delegation från barn- och utbildningsnämnden beslutat om attestanter för barn- och utbildningsförvaltningen. Gnesta kommun 4 av 7 PwC

Rektorn och förskolechef går in i systemet och attesterar, om fakturan är riktig och anses belasta korrekt objekt. Annars finns två alternativ: 1. Rektor och förskolechef kan själv byta objekt. Då går fakturan vidare för ny attest av den nya ansvarige. 2. Attestanter kan avvisa en faktura om de upptäcker brister eller avvikelser i fakturan därmed går fakturan tillbaka till ekonomienheten för vidare utredning. Har den en granskare ska det normalt inte förekomma felaktigheter utan attesteras direkt. Kontrollen utvisar att det hade förekommit förändringar 3 ggr pga fel angivet objektnummer därmed har det skett rättelser under processen. 2.5. Beloppsattest Alla fakturor större än 500 tkr går, förutom genom det ordinarie attest/ godkännandeflöde, alltid till kommunens ekonomichef för attest. Vår kontroll har inte utvisat brister eller avvikelser. 2.6. Definitivbokföring Fakturan definitivbokförs av ekonom på kommunens ekonomienhet. Varje faktura ska godkännas manuellt. Uppenbara fel kan ändras/rättas i detta skede, då går inte fakturan ut på attest igen. T.ex. kan attestanten ha glömt momskoden, när den rättas så minskar kostnaden. Detta är en viktig kontrollinstans, t.ex. uppmärksammas om attestanten missat att komplettera fakturor för intern representation. Gnesta kommun har vid två tillfällen låtit ett externt företag granska kapitalläckage och har enligt utsago ett mycket bra resultat, kommunens ekonom har i princip hittat alla fel och rättat dem själva när det till exempel gäller dold moms. Vår kontroll har ej utvisat brister eller avvikelser. 2.7. Betalningsförslag Ett betalningsförslag tas fram av ekonom på kommunens ekonomiavdelning. Betalningsförslaget består av fakturor som har definitivbokförts. Betalningsförslaget framtas av annan än den som har definitivbokfört fakturan. Det finns inga automatiska spärrar, vilket innebär att det är möjligt att utföras av samma person. Det är möjligt med maskinella spärrar men givet storleken på kommunens ekonomienhet så anses det nödvändigt att flera har möjlighet att utföra uppgiften. Vid varje moment som utförs bär personen ansvaret. Gnesta kommun 5 av 7 Petc

Genom tydliga roller och ansvarsfördelning för varje moment i fakturahanteringen säkerställs en god intern kontroll. Vissa av momenten kan av nödvändighet behöva utföras av en och samma person vid t.ex. semestrar eller sjukdom, men hela fakturaflödet loggas och det går att följa vilken person som utfört vilket moment. Det är också viktigt att verksamheten inte är personberoende utan att kompetensen innehas av flera av medarbetarna, för att säkerställa att verksamheten kan fungera. medförde Vår kontroll har utvisat att det förekommit betalningsförseningar 8 ggr. ivar 18 dagar försenad, 2 hade 2 veckors betalningsförsening, 4 hade mindre än en veckas betalningsförsening. Förseningarna kan t.ex. bero på att fakturan måste kostnadsfördelas på flera objekt eller att objekt saknas och ingen vill ta kostnaden. Under granskningsperioden inträffade ett driftsstopp i fakturainläsningen vilket att ett par fakturor betalades för sent. Händelsen är åtgärdad genom att programvaran för skanningen har flyttats till en server och därmed övervakas av ITenheten som ser om en tjänst stannat. Vi rekommenderar kommunen att förvaltningschefen meddelas när en faktura inte har attesterats i tid för att kunna ingripa snabbt och undvika förseningar. 2.8. Ändringar av 'fast data" Det är möjligt för samma person att ändra/justera fastdata på leverantörerna och sedan definitiv bokföra en faktura och sedan ta ut ett betalningsförslag. Alla eventuella justeringar av fast data (ex mottagande pg/bg nr eller kontonummer) anges på logglistor och det går att i efterhand se vem som gjort vilken justering. Enligt uppgift så utförs denna kontroll manuellt, den är även med på fastställd internkontrollplan. Vår Även leverantören är en bra kontroll i detta avseende, får de inte betalt så kommer de att höra av sig (skicka påminnelse) och utredning av kommunen kan starta kontroll har ej utvisat brister eller avvikelser och granskningen utvisar att ändringar av fasta data noteras. 2.9. Rutin för ekonomiuppfii(jning Enhetscheferna gör budgetuppföljning med prognos för helåret tillsammans med en ekonom varje månad. Förvaltningschef gör sedan en bedömning för hela förvaltningen tillsammans med ekonomen och skickar den, skriftliga uppföljningen till nämnden detta görs för perioderna: feb, april, maj, aug, okt, dec. Övriga månader utom januari, juni och juli utförs avstämningen mellan utfall och budget av ekonom och analyseras tillsammans med ansvarig chef. Detta delges sedan nämnden muntligt. Den som är ansvarig för ett objekt har attesträtt upp till budget. Budgeten är utfördelad per månad. Förskolepengen fördelas ut månadsvis och skolans elevpeng fördelas ut per termin. Har den som är ansvarig flera objekt så kan den flytta kostnader mellan dessa objekt. Gnesta kommun 6 av 7 PwC

29 oktober 2014 Anders Rabb Projektledare Peter Söderman Uppdragsledare Gnesta kommun 7 av 7 PwC