Göteborgs universitet förnyas Delprojekt Stödprocesser. Startseminarium referensgrupper

Göteborgs universitet förnyas Delprojekt Stödprocesser Startseminarium referensgrupper 2011-11-18

Välkomna! Ekonomi Information och kommunikation Lokaler Personal Studieadministration Anette Strandberg Eva Engstrand Gunilla Annerstedt Håkan Berg Jan Rubensson Katarina Danielsson Lotta Lind Marianne Edshage Måns Wiklund Studentrepresentant Anne-Charlotte Hansson Schützer Carina Elmäng Jon Rundlöf Lena Kolvik Margaretha Jansson Mette Sandoff Mikael Johansson Pauline Sjöberg Sofia Lodmark Wallner Susanne Fägersten Sabel Thomas Hillman Thomas Lingefjärd Åsa Kultje Birgitta Karlén Christer Carlsson Göran Lyckemark Kjell Thorbjörnsson Lars-Göran Sandgren Magnus Petersson Per Sundqvist Staffan Gunnarsson Sven-Åke Lindgren Adrian Nählinder Anna Engkvist Christina Engdahl- Agardh Christin Wackerberg Eva Young Johan Vesterberg Kristina Durgé Stefan Hulth Suzanne Green Therese Vestlund TinnaCarlsson Ulrika Nordberg Åsa Adin Anna Gunnarsson Anna Nordling Erik Gustafson Eva Hessman Gabriel Salvadores Gunnar Steineck Johanna Ahl Maria Lilleste Marjatta Rehnquist Mats Edvardsson Tommy Hillman Vicki Johansson

Syfte med dagens startseminarium Informera om delprojektet Stödprocesser och arbetsformer i det kommande arbetet Kort introduktion till processorienterat arbetssätt Möjlighet att ge svar på eventuella funderingar och frågor

Agenda Inledning Presentation delprojekt Stödprocesser Processorienterat arbetssätt Arbetsformer

Inledning Göteborgs universitet förnyas Riksdagsbeslut juni 2010 Utredning maj till december 2010 Remiss januari till mars 2011 Ledningsrådets överenskommelse 21 mars Universitetsstyrelsens inriktningsbeslut 7 april Formering av projekt och första styrgruppsmöte 18 maj Implementering maj 2011 till juni 2012 o Inklusive utformning av lösningar o Stödprocesser till dec 2012

Grundläggande principer att utveckla Göteborgs universitet till ett sammanhållet lärosäte där styrkorna inom olika områden tillåts växa parallellt med att bredden tas tillvara i forskning och utbildning att utveckla och forma universitetet i samspel med omvärlden, samtidigt som den akademiska traditionen hålls levande att säkerställa studentinflytande och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang att värdera alla medarbetare lika och skapa ett arbetsklimat där alla ges möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling att få till stånd tydliga beslutsvägar och processer för gemensamma strategier, regler och policies att utveckla en effektiv och kvalificerad stödverksamhet som stärker både forskning, utbildning och samverkan att det strategiska arbetet bedrivs aktivt vid såväl institutioner som fakulteter och universitetsledning

Projektorganisation Göteborgs universitet förnyas Styrgrupp Projektledningsgrupp Projektstyrningsforum /er Facklig samverkan Innovationer Beslutsnivåer i verksamheten, avgränsning Arbetsordning Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering Internationalisering Forskarkollegium Utbildningsnämnd Stödprocesser ITverksamhet Samverkan med Chalmers Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Forskningsadministration Lokaler Planering och styrning Samverkan med VGR

2011 Göteborgs universitet förnyas 2012 2013 Q1 Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q1-Q2 Q3-Q4 2013-2014 Remissvar 1 mars Styrelsemöte 7 apr Styrelsemöte 12 okt okt Styrelsemöte dec Styrelsemöte feb Start ny organisation Planering Formering av uppdrag A. Beslutsnivåer i verksamheten B. Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering C. Utbildningsnämnd D. Forskarkollegium E. Arbetsordning F. Stödprocesser

F. Stödprocesser direktiv Översyn av de samlade stödprocesserna i syfte att undanröja dubbelarbete, skapa smidiga ärendeflöden och förutsättningar för en funktionell organisation. Därefter under våren 2012 avgörs hur organisationen ska utformas. En vägledande princip ska vara att stödprocesserna organiseras nära verksamheten och på den nivå där den kan fungera mest effektivt. Arbetet delas in i två steg där det första består av insamlande av befintligt material för att gå vidare med steg två i oktober 2011.

Stödprocessområden Ekonomi Information och kommunikation Lokaler Personal Planering och styrning Studieadministration Forskningsadministration (ingår from etapp 2)

F. Stödprocesser mål etapp 2 Det finns ett utformat och dokumenterat universitetsgemensamt arbetssätt avseende utpekade stödprocesser inom respektive stödprocessområde med tydliga roller, ansvar och beslutsnivåer. Det föreslagna arbetssättet anger vilka processer, eller delar av processer, som kan avvika från det gemensamma. Det finns en beskrivning av de krav på kompetens som ställs i stödprocessen. Med utgångspunkt i det framtida arbetssättet finns en bedömning av hur väl befintlig kompetens svarar mot kraven. Det finns ett utformat förslag till funktionell organisation för stödprocessområdet. Det finns en handlingsplan för nästa etapp.

F. Stödprocesser resultat etapp 2 Sammanställning av verksamhetens krav inom stödprocessområdet Beskrivning av önskat gemensamt arbetssätt inklusive aktiviteter och ansvar fördelning per organisatorisk nivå erforderligt stöd (t ex IT, mallar, checklistor mm) Beskrivning av möjliga avvikelser från det gemensamma Rollbeskrivningar inklusive benämningar

F. Stödprocesser resultat etapp 2 (forts.) Beskrivning av kompetenskrav för rollerna i stödprocesserna Sammanställning av resursbehov Sammanställning av befintlig teknisk/administrativ kompetens Beskrivning och analys av eventuellt kompetensgap Modell för bemanning Beskrivning av funktionell organisation för stödprocessområdet Detaljerad plan för etapp 3, Bemanning och realisering

Beställare F. Stödprocesser projektorganisation Styrgrupp Projektledningsgrupp Övergripande nivå /er Facklig samverkan Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Delprojektnivå Projektstyrningsforum Stödprocesser Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Forskningsadministration

F. Stödprocesser projektorganisation Beställare Styrgrupp Projektledningsgrupp PamFredman, ordförande Lennart Weibull, vice ordförande Övergripande Sally Boyd, HFN, nivå ledamot Elisabet Ahlberg, NFN, ledamot Linda Forsberg, sekreterare Christina Dackling, student /er Facklig samverkan Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Delprojektnivå Projektstyrningsforum Stödprocesser Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Forskningsadministration

Beställare F. Stödprocesser projektorganisation Projektstyrningsforum Stödprocesser Styrgrupp Christina Övergripande Rogestam, nivåprojektledare Håkan Berg, biträdande projektledare Peter Kim Projektledningsgrupp Marina Ghersetti Linda Forsberg Ulf Lekholm /er Karoline Axelson Facklig samverkan Marie Norman, student Anne-Charlotte Karlsson, Prové Delprojektnivå Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Forskningsadministration

Beställare F. Stödprocesser projektorganisation Styrgrupp Projektledningsgrupp Övergripande nivå Viktoria Björcke, PL Håkan Berg Marina Ghersetti Peter Kim Projektstyrningsforum Stödprocesser Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare /er Facklig samverkan Delprojektnivå Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Forskningsadministration

Styrgrupp Projektledning Stödprocesser Projektledningsgrupp Övergripande nivå Beställare Delprojektnivå /er Facklig samverkan F. Stödprocesser projektorganisation Projektledare Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Projektstyrningsforum Stödprocesser Forskningsadministration GU-representanter

Om bemanningsförfarandet Modell för bemanning med erforderliga kompetenser för respektive arbetsgrupp är framtagen i projektledningsgruppen Samtliga medarbetare vid universitetet har getts möjligheten att anmäla sitt intresse om deltagande Urval till arbets- och referensgrupper är gjorda utifrån inkomna intresseanmälningar Handplockning av deltagare blir aktuellt när bredd, funktion/roll eller erforderlig kompetens saknas bland inkomna intresseanmälningar Bemanningen godkänd i styrgruppen Deltagande måste godkännas av närmsta chef

Principer för bemanning Kompetens inom området Spridning mellan fakulteter Representation från alla tre nivåer Genus Egna önskemål

er Ekonomi Information och kommunikation Lokaler Personal Studieadministration Ulf Andersson Jeanette Arnesson Chatrine Butler Åsa Karlsson Anne-Marie Magnusson Lars Nilsson Jan Ohlsson Lena Sjöblom Studentrepresentant Lars Engelbrektsson Carl Hoffmeister Maria Eriksson Marina Ghersetti Lars-Olof Karlsson Dick Kasperowski Carina Krantz Ulrika Lundin Anette Nilsson Simon Persson Malin Tengblad Karin Jonason Carl Hoffmeister Leif Bouvin Stina Fredriksson Suzana Gudmundsson Ann-Christin Jarl Gudmundur Johannsson Fredrik Johansson Maria Nyman Maritha Svensson Torbjörn Treier Lise-Lotte Aspegren Per Eklöf Eva Idmark-Andersson Ewa Steen Stackelius Hannah Saldert Göran Liljedahl Ingela Lyck Karolina Landin Magnus Åkesson Monika Lindström Stina Sundling Wingfors Thomas Vestin Ulf Broberg Lars Eliason Lise-Lotte Aspegren Gunnar Bergh Klara Dahlstrand Kit Gunnarsson Marie Smedbro Mats d Hermansson Mikael Benserud Peter Gulz Rina Lindeström Thomas Jonsson Tobias Olausson Ulf Dalnäs Victoria Nilsson Lissvall Karin Jonason Per Eklöf

F. Stödprocesser övergripande tidplan Göteborgs universitet förnyas - Stödprocesser 2011 2012 Q2 Q3 Okt Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Q3 Q4 Etapp 1: Insamling och analys Etapp 2: Utformning framtida arbetssätt Etapp 3: Bem anning och realisering

F. Stödprocesser detaljerad plan etapp 2 Göteborgs universitet förnyas - Delprojekt Stödprocesser 2012 02-jan Deltagare sep 03-okt 10-okt 17-okt 24-okt 31-okt 07-nov 14-nov 21-nov 28-nov 05-dec 12-dec 19-dec 26-dec 09-jan 16-jan 23-jan 30-jan 06-feb 13-feb 20-feb 27-feb 05-mar 12-mar 19-mar 26-mar 02-apr 09-apr 16-apr 23-apr 30-apr Maj Juni Q3 Q4 Delprojektledning och styrning Etablera delprojektet etapp 2 Löpande projektstyrningsaktiviteter Kommunikation och förankring Etapp 2 Verifiera stödprocessområdets omfattning och innehåll PL-grupp+inbjudna 05-okt Prioritera inom respektive stödprocessområde PL-grupp+inbjudna 05-okt Identifiera verksamhetens krav och önskemål (inkl prioritering) Workshop/processomr 25-okt Genomföra startseminarium Alla arbetsgrupper 28-okt Utforma önskade gemensamma arbetssätt inkl fördelning per nivå process 1-7 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 Definiera stödprocessers namn, syfte och gränssnitt, nivå 1 X X Utforma önskat arbetssätt, nivå 2 P1 P1 P1 P2 P2 P2 P3 P3 P3 Definiera aktiviteter Identfiera roller Identifiera erforderligt stöd i processerna (t ex IT, policy) Definiera arbetssätt som skall vara gemensamma X X Definiera kriterier för avvikelser X X Utforma rollbeskrivningar inklusive benämningar X X Specificera kompetenskrav för rollerna i processerna X X Bedöma resursbehov i processerna X X Kartlägga befintlig teknisk/administrativ kompetens Utredning Definiera eventuellt kompetens-gap Utredning? Utforma modell för bemanning av roller i processer Utforma funktionell organisation organisation Ta fram handlingsplan för nästa etapp Etapp 3 Bemanning och realisering sarbete smöte Stödprocesser X X Beslutspunkter - Styrgruppsmöten Godkännande av leverans etapp 1 och projektspecifikation etapp 2 Avstämning status och progress Avstämning status och progress Godkännande av leverans etapp 2 och projektspecifikation etapp 3 Beslutspunkter - Styrelsemöten Avrapportering av arbetsgruppernas (A-D) förslag Beslut om ny arbets- och delegationsordning Information till styrelsen avseende stödprocesser och funktionelll organisation Beslut avseende stödprocesser och funktionelll organisation 28-sep 12-okt 14-dec 12-13 okt 26-apr

Hittills genomförda aktiviteter etapp 2 Bemanning arbets- och referensgrupper Arbetsmöte för verifiering och prioritering Workshops för kravställning Startseminarium för arbetsgrupper Två arbetsmöten i respektive arbetsgrupp

Beslutad prioritering inom stödprocessområden Stödprocessområde Ekonomi Information och kommunikation Lokaler Personal Studieadministration Planeringoch styrning Prioritering Budget och koppling till verksamhetsplanering/verksamhetsuppdrag Bokslut, uppföljning och analys Upphandling och inköp Extern kommunikation Intern kommunikation Lokalplanering (prognostisering, effektivisering) Lokalsamordning (samutnyttjade lokaler) Service/support (likvärdig service) Personalutveckling Rekrytering av akademiska tjänster Personaladministrationen - normering Studie/karriärvägledning Kursstart/introduktion Kurs- och programplanering Kurs- och programavslut Samtliga områden kravställs Eventuell ytterligare prioritering görs innan start i arbetsgrupp i januari 2012

Förändringsarbete Önskad situation Nuvarande situation Förändring är förflyttning från nuvarande situation till den önskade Insikt och förståelse för den nuvarande situationen Gemensam uppfattning om det önskade läget Utformad väg för förflyttningen Förändringsledning i utvecklingsarbetet

Verksamhetsområde Kundperspektiv Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande Ledning och styrning Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur Organisation Linje Forum Roller Individ Vision och mål Beställning Direktiv Utförande Begäran om åtgärd Process Leverantör Input Kund Output Stöd

Processorientering intressenten i fokus Grundläggande för arbetet med processer är att organisatoriska gränser inte får hindra vad man ser av en process

Stuprör

Processtruktur Styrprocesser/Ledning och styrning Huvudprocess Stödproce ess Stödproce ess Stödproce ess Stödproce ess En huvudprocess har externa kunder En stödprocess har interna kunder En styrprocess ger förutsättningar till övriga processer

Processkarta nivå 1 Process: Nivå 1 Löneprocessen Datum: 2009-03-05 Version: A Syfte: Att förse anställda med rätt lön vid rätt tid och att ansvara för övriga ersättningar som faller inom GU: s PA-område Leverantör Indata Process Utdata Brukare Prefekt/motsv. Underlag för lönekörning Delprocess lönekörning Arkiv Anställda/ uppdragstagare Anhörig Underlag för registrering Lön och lönespecifikationer Anställda/ uppdragstagare Underlag till GU systemstöd GU IT-stöd Prefekt/motsv. Anställda/ uppdragstagare Underlag för avvikelserapportering Löneprocessen Statistik Kontrolluppg Underlag Bokförd lönekostnad Myndigheter Agresso Anställda/ uppdragstagare Administraörer Ledning/chefer Arbetsgivare/ fackliga organisationer Behov av stöd och support Beställning av info och intyg Avtal/ kollektivavtal Underlag till bokslut Information om regler o förordningar Råd och stöd i lönefrågor Beställd information/ intyg Ekonomiavdelningen Anställda/ uppdragstagare Ledning/chefer Administratörer Samhället Lagar och avtal Samhället

Processkarta nivå 2 Kund Leverantörer Marknadsfunktionen Försäljningskanal Ekonomifunktionen

Arbetsformer Arbetsmöten för att arbeta fram resultat Utredning för framtagning av underlag smöten för påverkansmöjlighet och förankring Projektstyrningsmöten koordinering av delprojekten Projektledningsmöten operativa beslut för styrning av projektet Styrgruppsmöten för beslut avseende projektets start, fortskridande och godkännande av leveranser 2011-11-21

Arbetsmöten Syfte och agenda för mötet Presentation av resultat från förra mötet och eventuell förädling Arbetsmoment för att ta fram konkreta resultat Deltagarnas arbetsinsats sker i huvudsak på mötet Utvärdering för lärande Situationsanpassade metoder Alla bidrar och gemensamma bilder skapas

ens uppdrag Arbeta fram resultat Deltagarna bidrar med sin verksamhetskunskap Tillsammans utformas förslag till gemensamma framtida arbetssätt Viktigt att alla är med på arbetsmöten Ambassadörer för projektet Mötesledningen ansvarar för förarbete, genomförande, bearbetning och dokumentation samt agerar guide fram till lösning

smöten Syftet med mötet är information, att skapa förankring och möjliggöra påverkan på resultatet Styrkan är att en grupp träffas och gemensamma bilder byggs

ens uppdrag Vara rådgivande avseende projektets framarbetade resultat Vid behov bidra med expertkompetens i delprojekt

sarbete en arbetar fram resultat en tar del och ger synpunkter och råd en behandlar och överväger synpunkter

Dokumentation Alla resultat från arbets- och referensgrupper möten dokumenteras Mötesanteckningar kommer tillgängligöras på GUL Viktigt att alla mötesdeltagare tar del av dokumentationen och återkopplar vid behov Löpande dokumentationen utgör arbetsmaterial

Första referensgruppsmöte Ekonomi Onsdagen den 7 december, kl 09:00 12:00 Info och kommunikation Fredag den 25 november, kl 09:00 12:00 Lokaler Torsdagen den 1 december, kl 13:00 16:00 Personal Tisdagen den 6 december, kl 13:00 16:00 Studieadministration Tisdagen den 6 december, kl 09:00 12:00

Gemensam fika!