Granskning av Fullmäktigeberedningarna

Revisionsrapport Granskning av Fullmäktigeberedningarna Tierps kommun Augusti 2010 Roger Burström Johan Spåre (1)

1. INLEDNING...3 1.1 UPPDRAG OCH BAKGRUND...3 1.2 REVISIONSFRÅGA...3 1.3 METOD...4 2. ORGANISATIONEN MED FULLMÄKTIGEBEREDNINGAR I TIERP IDAG...4 3. RESULTAT...5 3.1 DEMOKRATIBEREDNINGEN...5 3.1.1 Beredningens syfte...5 3.1.2 Fullmäktiges uppdrag till beredningen...5 3.1.3 Beredningens arbete...6 3.1.4 Politikernas och medborgarnas engagemang...6 3.2 BEREDNINGEN FÖR LÄRANDE OCH UNGA...6 3.2.1 Beredningens uppgift...6 3.2.2 Fullmäktiges beslut om beredningens uppgifter...7 3.2.3 Beredningens arbete...7 3.2.4 Politikernas och medborgarnas engagemang...7 3.3 BEREDNINGEN FÖR OMSORG OCH LIVSMILJÖ...8 3.3.1 Beredningens syfte...8 3.3.2 Fullmäktiges beslut om beredningens uppgifter...8 3.3.3 Beredningens arbete...8 3.3.4 Politikernas och medborgarnas engagemang...9 3.4 BEREDNINGEN FÖR TILLVÄXT OCH SAMHÄLLSBYGGNAD...9 3.4.1 Beredningens syfte...9 3.4.2 Fullmäktiges beslut om beredningens uppgifter...10 3.4.3 Beredningens arbete...10 3.4.4 Politikernas och medborgarnas engagemang...10 4. SAMMANFATTANDE SLUTSATSER...10 (2)

1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Komrev inom Öhrlings PriceWaterhouseCoopers har fått i uppdrag av Tierp kommuns förtroendevalda revisorer att granska fullmäktiges beredningars arbete. Kommunfullmäktige i Tierp fastställde i november 2005 en ny politisk organisation med införandet av fullmäktigeberedningar. Utgångspunkten i förslaget till ny organisation var att stärka politikernas roll och att fullmäktige fick beredningar som ska utgöra direkta länkar mellan fullmäktige och medborgarna. Politikerna skulle få en mer aktiv roll med att ta initiativ, väcka frågor och delta i utredningar och analyser inom olika områden. Arbetsuppgiften är att utifrån olika områden/frågor försöka söka upp och förstå de problem, behov och utmaningar som finns i samhället och i mötet med medborgaren synliggöra detta. Beredningarnas uppgifter är bl a framtagande av övergripande mål, strategiska planer och policydokument Enligt beslut ska följande gälla: Fullmäktige skall årligen närmare precisera beredningarnas uppgifter. Fullmäktigeberedningarnas förslag till fullmäktige skall alltid innehålla riktlinjer och tidsplan för uppföljning och utvärdering. 1.2 Revisionsfråga Följande övergripande revisionsfråga ligger till grund för rapporten: Uppfylls syftet med Tierps kommuns fullmäktigeberedningar? Följande kontrollfrågor har varit aktuella: Preciserar fullmäktige beredningarnas uppgifter på ett tydligt sätt? Innehåller beredningarnas förslag till fullmäktige riktlinjer och tidplan för uppföljning och utvärdering? Har beredningarna kontinuerligt rapporterat sin verksamhet i enlighet med KF:s beslut? Har kungörelser av möten skett på tillfredställande sätt? (3)

Tar politikerna initiativ, väcker frågor, och får en mer aktiv roll? 1.3 Metod Granskningen grundas på intervjuer med de fyra beredningarnas ordförande samt genomgång av protokoll och styrdokument. 2. Organisationen med fullmäktigeberedningar i Tierp idag 2.1 Beredningar År 2007 togs en ny organisation för det politiska arbetet i Tierps kommun i bruk. Fyra olika beredningar inrättades för att täcka kommunens verksamhetsområden. Dessa är: Demokratiberedningen Beredningen för Lärande och Unga Beredningen för Tillväxt och Samhällsbyggande Beredningen för Omsorg och Livsmiljö Arbetsordning Urval från Arbetsordning för kommunfullmäktiges beredningar Fullmäktigeberedningarna ansvarar för utveckling av medborgar- och brukarinflytande inom sina respektive uppgiftsområden. Beredningarna skall upprätthålla en kontinuerlig kontakt med medborgarna. Fullmäktige skall årligen precisera beredningarnas uppgifter. Fullmäktigeberedningarna har ingen självständig beslutsrätt. Fullmäktigeberedning får väcka ärenden i fullmäktige inom sitt uppgiftsområde. Fullmäktigeberedningarna skall bereda ärenden till fullmäktige och lämna förslag till ställningstagande i fullmäktige. Fullmäktigeberedningarnas förslag till fullmäktige skall alltid innehålla riktlinjer och tidplan för uppföljning och utvärdering. Fullmäktigeberedningarna skall ha tillgång till sekreterare och resurser i övrigt för att fullgöra sina uppgifter. (4)

Fullmäktigeberedningarna bestämmer själva och inom ramen för fullmäktiges beslut sina egna arbetsformer. Sammanträden med fullmäktigeberedningar skall alltid vara öppna. Kungörelser om öppna sammanträden skall ske på anslagstavla, biblioteken, kommunens webbplats samt i övrigt så att största möjliga spridning av sammanträdet uppnås. 3. Resultat 3.1 Demokratiberedningen 3.1.1 Beredningens syfte Kommunfullmäktige har beslutat att Demokratiberedningen ska arbeta med att: samordna det övergripande demokratiarbetet verka för förbättrad representativitet, integration och mångfald utveckla dialogen med medborgarna 3.1.2 Fullmäktiges uppdrag till beredningen Demokratiberedningen har hittills tilldelats ett specifikt uppdrag av fullmäktige. Uppdraget avsåg utvärdering av organisationsförändringen och beslutades av kommunfullmäktige den 22 augusti 2008. Utöver detta har beredningen sen dess tillkomst beslutat om följande förslag till fullmäktige: 2007-05-31: Demokratiberedningen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att kommunen skall göra en intresseanmälan till att delta i projektet medborgarpaneler. 2008-01-30: Demokratiberedningen beslutar att föreslå kommunfullmäktige och fullmäktiges beredningar att ta upp frågan och överväga om dess sammanträden kan äga rum på andra orter, andra lokaler och mötestider som kan göra det tillgängligare för allmänheten. 2008-10-22: Demokratiberedningen beslutar att till kommunfullmäktige hemställa om förlängning av utvärderingsuppdraget vad avser organisationsförändringen (5)

2009-03-25: Demokratiberedningen beslutar att uppdra åt ordföranden och vice ordföranden att färdigställa förslag till utvärdering som ska presenteras i kommunfullmäktige den 28 april 2009. Inget årligt preciserande av demokratiberedningens uppgifter har gjorts av fullmäktige. 3.1.3 Beredningens arbete Under de första åren uppges Demokratiberedningen fortlöpande ha arbetat med olika demokratifrågor. En av de två viktigaste uppgifterna uppges ha varit arbetet med att skapa Tierpspanelen, som kom igång i början av 2009. Utöver detta har ett flertal frågor berörts, exempel på dessa är tillgänglighet, medborgarinflytande och temavecka för skolorna. Senare har arbete skett med uppföljning och utvärdering av kommunens nya politiska organisation. Resultatet av detta arbete presenterades för KF under 2009. 3.1.4 Politikernas och medborgarnas engagemang Ordföranden framhåller att förutsättningarna för medborgardialog blivit betydligt bättre där Medborgarpanelen varit en viktig del. Politikerna uppges komma in i debatten betydligt tidigare än förut. Protokollen visar att demokratiberedningen varit aktiv för att försöka lyfta fram demokratifrågorna genom bl a att söka information, bjuda in gäster från olika organisationer, göra studiebesök, delta i olika forum och ordna demokratidagar mm. Beredningens möten har varit öppna för allmänheten. Deltagandet från allmänheten uppges ha varit varierande beroende av vilka frågor som behandlats. Tierpspanelen har genomfört fyra enkäter. En redovisning har inlämnats till Sveriges Kommuner och Landsting SKL 15 mars 2010. 3.2 Beredningen för Lärande och Unga 3.2.1 Beredningens uppgift Beredningens uppgift är framtagande av övergripande mål, strategiska planer och policydokument inom följande områden: Förskola Grundskola Särskola Gymnasieskola Fritid (6)

3.2.2 Fullmäktiges beslut om beredningens uppgifter Beredningen för lärande och unga har tilldelats följande uppdrag av fullmäktige. KF har i 10/07 beslutat att uppdra till BLU (beredningen för lärande och unga) att utarbeta en ny Skolplan som ska gälla från 1/1 2008 till 31/12 2011. KF beslutade i 127/08 att uppdra till BLU att utarbeta förslag till handlingsplan eller dylikt för hur FN:s barnkonvention på bästa sätt förverkligas i det kommunala arbetet. Inget årligt preciserande av beredningens uppgifter har gjorts. Beredningen själv har lämnat följande förslag till fullmäktige: 2008-03-19 Beredningen för lärande och unga föreslår att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutar att godkänna reviderat förslag till skolplan för Tierps kommun 2008 2011, 2009-09-23 Beredningen för lärande och unga enas om att föreslå kommunfullmäktige om en temadiskussion angående uppdraget FN:s barnkonvention vid sammanträdet den 15 december. 3.2.3 Beredningens arbete Beredningen har arbetat med två uppdrag. Det första var framtagande av en ny skolplan som skulle tas i bruk 1 januari 2008. Arbetet var omfattande och innebar mycket kontakter och förankringsarbete. Arbetet redovisades ett par månader in på 2008. Efter det uppdraget följde en relativt inaktiv period fram tills beslutet om ett nytt uppdrag avseende barnkonventionen togs av KF den 24 februari 2009. Detta arbete pågår ännu. 3.2.4 Politikernas och medborgarnas engagemang Ordförande anser att fullmäktige har vitaliserats genom den nya organisationen. Däremot upplevs det vara svårt att få medborgardialogen att fungera tillfredställande. Trots brännande frågor kommer inte folk till mötena. En viktig fråga är att försöka öka medborgardialogen. Ordförande framhåller också problemen för fritidspolitiker att hinna med sitt uppdrag och att ordförandes engagemang är viktigt. Protokollen styrker beredningens aktiva verksamhet under framtagande av skolplanen. Beredningen för lärande och unga har inför framtagande av en ny skolplan 2008 2011 intervjuat skolledning/tjänstemän, lärare/personal, föräldrar och elever vid olika skolor. En telefonenkät är genomförd med föräldragruppen. Allmänheten har haft möjlighet att lämna synpunkter vid öppna sammanträden. (7)

Mötena har varit öppna för allmänheten även om få har kommit. Möten har hålls på olika orter. Under 2009 hade beredningen endast fyra sammanträden. 3.3 Beredningen för Omsorg och Livsmiljö 3.3.1 Beredningens syfte Beredningens uppgift är framtagande av övergripande mål, strategiska planer och policydokument inom följande områden: Kultur Miljö Funktionshindradeomsorg Äldreomsorg Individ- och familjeomsorg 3.3.2 Fullmäktiges beslut om beredningens uppgifter Beredningen har tilldelats följande uppdrag av fullmäktige. Beslut kf 10/2007 Tillgänglighetspolicy antagen, beslut kf 89/2008 Beslut kf 66/2007 Handikappolicy antagen, beslut kf 37/2009 Beslut kf 22/2007 Vårdnadsbidrag - antagen, beslut kf 90/2007 Beslut kf 102/2008 Äldre 2020 - antagen, beslut kf 2010 Beslut kf 23/2008 Policy för en hållbar utveckling i kommunen arbete pågår Beredningen själv har inte lämnat några övriga förslag till arbetsuppgifter till fullmäktige. 3.3.3 Beredningens arbete Beredningen för omsorg och livsmiljö (BOL) har haft flest uppdrag av de fyra beredningarna. Uppdragen har oftast sin grund i motioner till KF. BOL arbetar just nu med frågor kring hållbar utveckling och uppges vara mycket inspirerade av hur de arbetar i Arvika. Ett exempel på detta att alla ledamöter i beredningen fått i uppgift att prata med fem medborgare var om dessa frågor. (8)

De har också jämfört sig med Krokoms kommun, som har genomgått samma organisatoriska förändring som Tierps kommun. Ordförande anser att de skulle behöva en tydligare styrning för budgeten. Arbetet som ordförande uppges vara stressigt. 3.3.4 Politikernas och medborgarnas engagemang Ordförande framhåller att beredningarna inte bara leder till bättre medborgardialog och deltagande utan även till att politikerna blir bättre på att uttrycka sig. De vågar mer och känner sig tryggare i det mindre sammanhang som beredningarna innebär med mindre revirtänkande mellan partierna. De arbetar med frågorna på ett mer öppet sätt. Ordförande anser att de har haft bra uppslutning av besökare på mötena med upp emot 30 personer som mest. De meddelar organisationer och annonserar sina möten för att få bättre uppslutning. De har ändrat tiderna för mötena efter hur medborgarna har möjlighet att komma till mötena, detta beror på målgruppen. De har ibland extramöten inför mötena för att prata ihop sig och undvika politiska debatter inom beredningen på mötena där allmänheten är inbjudna. Ordförande anser att det är viktigt att informera invånarna hur politikerna arbetar och hur systemet fungerar. Beredningen har varit aktiv i sin annonsering av möten och har bjudit in grupper och organisationer till mötena. Protokollen styrker beredningens aktiva verksamhet. 3.4 Beredningen för Tillväxt och Samhällsbyggnad 3.4.1 Beredningens syfte Beredningens uppgift är framtagande av övergripande mål, strategiska planer och policydokument in följande områden: Arbetsmarknad Vuxenutbildning Näringsliv Turism Fysisk planering Infrastruktur (9)

3.4.2 Fullmäktiges beslut om beredningens uppgifter Beredningen har hittills endast tilldelats följande uppdrag av fullmäktige. Kommunfullmäktige har den 13 februari 2007 uppdragit till beredningen för Tillväxt och samhällsbyggande ta fram ny Översiktsplan (ÖP). Beredningen själv har inte lämnat några övriga förslag till arbetsuppgifter till fullmäktige. 3.4.3 Beredningens arbete Beredningen har sedan starten arbetat med framtagandet av en ny översiktsplan. Ett omfattande förankringsarbetet har bedrivits med bl a möten i de tio största orterna. Beredningens arbete uppges för tillfället ha avstannat i avvaktan på att deras förslag och idéer bearbetas av kommunens tjänstemän. Ordföranden anser att uppdraget dragit ut på tiden väl mycket. Ännu har inget förslag lagts till KF. Det uppges ha varit väldigt få direktiv från KF till beredningen. Ordföranden framhåller att det egentligen inte alls är någon brist på arbete, för nytt material ska tas fram hela tiden som ska bearbetas. Men det verkar ske lite i omgångar och dessutom har beredningen inte fått något nytt officiellt uppdrag från KF. 3.4.4 Politikernas och medborgarnas engagemang Ordförandens bedömning är att medborgardialogen har gått bra och att det varit god uppslutning på mötena. Mötena har givit medborgarna en möjlighet att tala direkt med sina politiker med de frågor som berör dem. Både mindre och större frågor har tagits upp i dessa lokala sammanhang. Ordföranden uppfattar att det finns ett större och bredare engagemang nu och att medborgarna kommit bättre till tals än inför arbetet med den förra ÖP då allt ut på konsulter. Protokollen styrker beredningens aktiva verksamhet med översiktsplanen. 4. Sammanfattande slutsatser Granskningen indikerar att alla beredningar arbetat med sina uppdrag på ett engagerat sätt och att huvuddelen av uppdragen avrapporterats till fullmäktige. Granskningen indikerar också att flera av beredningarnas haft få arbetsuppgifter under längre perioder. Protokollen ger intryck av att engagemanget var störst i början av beredningarnas verksamhet. (10)

Granskningen visar att förutsättningarna har blivit bättre för en ökad medborgardialog genom bl a öppna möten och Tierpspanelen även om antalet besökare på de öppna mötena i stor utsträckning varit litet. Politikerna förefaller uppleva ett starkare engagemang och en tydligare roll i arbetet med den lokala politiken. De kommer närmare medborgarna och uppmanas inom ramarna för beredningarna att ta ytterligare kontakt med medborgarna i olika frågor. Möten och besök i andra orter än i Tierp förefaller ha varit mycket positivt för medborgardialogen och för politikernas engagemang och närhet till medborgarna. Alla KF beslut som tas, med avseende till beredningarna, bör redovisas i beredningarnas egna protokoll. Detta skulle innebära bättre tillgänglighet och ordning i redogörelser av arbetsprocessen. Det kan finnas en tendens till att arbetsbördan och ansvaret ligger för tungt på beredningarnas ordförande. KF har inte på ett konsekvent sätt följt direktivet att årligen precisera beredningarnas uppgifter. Studiebesök som gjorts i bl a Arvika har visat att det går att få en betydligt större medborgardialog genom andra former av kontakter och verksamhet. Svar på revisionsfrågor Preciserar fullmäktige beredningarnas uppgifter på ett tydligt sätt? Syftet med beredningarna uttrycks tillräckligt tydligt, men man frångår beslutet att göra ett årligt preciserande av beredningarnas uppgifter. Innehåller beredningarnas förslag till fullmäktige, riktlinjer och tidplan för uppföljning och utvärdering? Vi har inte kunna fastställa detta. Har beredningarna kontinuerligt rapporterat sin verksamhet i enlighet med KF:s beslut? Ja, i sammanträdesprotokollen har arbetet redovisats löpande och KF har tagit del av dessa protokoll. Har kungörelser av möten skett på tillfredställande sätt? Ja, alla beredningar verkar ha använt sig av de medel som funnits tillgängliga för att kungöra möten och bjuda in besökare. (11)

Tar politikerna initiativ, väcker frågor, och får en mer aktiv roll? Ja, till viss del. Politikerna har fått en mer aktiv roll. Beredningarna har dock i begränsad omfattning tagit initiativ till nya uppdrag. (12)