Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden Förvaltningskontor UN 2012-05-08

Allmänt Kommunfullmäktige har den 28 maj 2008, 100, antagit ett arkivreglemente för Alingsås kommun. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller arkivreglementet för Alingsås kommun för den kommunala arkivvården, med stöd av 16 arkivlagen. Nämnder och kommunala bolag skall upprätta dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Dessa planer är nödvändiga för god arkivvård och skall ge anvisningar om arkivläggning och leveranser till kommunarkivet samt innehålla beslut om bevarande och gallring. Se Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun, bilaga 1. Handlingar som ska bevaras förvaras i arkiv för senare leverans till kommunarkiv. Gallring Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Vid gallring ska protokoll upprättas. Protokollet sänds till kommunarkivarien. Kopia sparas på utbildningsförvaltningen. Vid gallring av handlingar av ringa värde upprättas ej gallringsprotokoll. Leverans till kommunarkivet Leveranser till kommunarkivet skall ske enligt dokumenthanteringsplanen. Handlingarna skall ligga i god ordning och rensning samt gallring skall vara utförd. Vid leverans till kommunarkivet skall leveransbevis medfölja handlingarna. Bilaga 1 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 2 Gallringsråd för projekthandlingar Bilaga 3 Riktlinjer för användande av sociala medier på Internet 2

Serie, Handlingar Adm Avtal Cirkulär (Sveriges Kommuner och Landsting) E-post av vikt Korrespondens av tillfällig betydelse på papper, e-post eller i röstbrevlåda KS, KF /handlingar för kännedom som inte tillhör något ärende Kursinbjudningar Meddelanden av ringa värde i röstbrevlådor, mobiltelefoner, SMS, MMS och telefonsvarare Planärenden /Gallras Leverans till Kommunarkiv Cirkulär som rör UN:s verksamhet bevaras. E-post skrivs inte ut på papper. et Gallras Viktig information skall tillföras ärende. Handläggning av ärende inklusive yttrande. Gallras - Kartor, planbeskrivningar, genomförandebeskrivningar, miljökonsekvensbeskrivningar. Projekthandlingar PuL (Personuppgiftslag) - Begäran om registerutdrag - PuL-förteckning Reklam, tidskrifter, kursinbjudningar utan specifik mottagare Remiss från Skolinspektionen gällande statlig tillsyn och rätt till bidrag för fristående gymnasieskolor i andra kommuner Sociala medier på internet - Allmänna handlingar av tillfällig betydelse som inkommit eller upprättats via ett socialt medium Sociala medier på internet - Relevanta ögonblicksbilder av ett socialt medium Stipendier och Fonder - Ansökningar - Beslut Statistiska uppgifter som efterfrågas av Statistiska centralbyrån (SCB) Synpunkter/Klagomål Anmärkning Se bilaga 2 Gallringsråd för projekthandlingar. Ansvar: Projektledare Gallras Gallras omgående Kopia till Personuppgiftsombud. Remiss, yttrande från förvaltningen samt beslut från Skolinspektionen. Bilaga till remiss Ansökan från fristående gymnasieskolor i andra kommuner registreras ej. Se bilaga 3 Riktlinjer för användande av sociala medier på Internet. Gallras Ansökningar förvaras i arkiv. Respektive verksamhet lämnar uppgifter. 3 Rutin - www.alingsas.se.

Serie, Handlingar /Gallras Leverans till Kommunarkiv Diarieplan Dokument- och ärendehanteringssystem Ej diarieförda handlingar (för kännedom) Gallringsprotokoll - original - kopia Arkiv Arkivbeskrivning UN Diarieförda handlingar (ärenden) med ärendekort Diarielistor - Ärenden i kronologisk ordning (Arkivlista) - Ärenden per initierare - Ärenden per planbeteckning Leveransbevis - original - kopia Anmärkning Revideras vid behov. Planbeteckningsordning Sekretessprövning Se bilaga 1 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Omgående Omgående Ekonomi Attestförteckning Bokföringsorder Gallras -10 år 1 år Faktura (extern) med underlag Gallras -10 år 1 år Faktura (intern) med underlag Gallras -10 år 1 år Kvitto Gallras -10 år Rekvision rosa, vit verifikationsnummerordning Underlag - First Card Gallras -10 år Gallras 10 år 1 år Utanordning med underlag Gallras 10 år 1 år SCB-statistik 4 Följer leverans. Notera gallringsdatum vid leverans. Notera gallringsdatum vid leverans. Notera gallringsdatum vid Leverans. Kvitto sätts ihop med fakturakopia. Notera gallringsdatum vid leverans. Notera gallringsdatum vid leverans. Notera gallringsdatum vid leverans. Notera gallringdatum vid leverans. Sparas minst.

Serie, Handlingar Personal Ansökan tjänst (annons) /Gallras Leverans till Kommunarkiv Gallras - 3 år Offentliga Jobb Digitalt via Offentliga Jobb. Ev ansökan på papper skannas och bifogas digitalt i Offentliga Jobb. Gallras när tjänsten är tillsatt. Anställd: Ansökningshandling samt Anställningsbevis till KLKLönegruppen personalakt. Ansökan Intresseanmälan arbete (som inte avser ledig tjänst) Arbetsskadeanmälan Rapportering i Lisa-systemet. Original till FK. Rapportering i Aditro självservice Vid anställnings upphörande. Förvaras i arkiv. Flexrapport Gallras - Fullmakt för postöppning Gallras Företagshälsovård Underlag till Gallras -10 år fakturor 39 kap 1 OSL Sjukfrånvaro/rapporteringsblankett Rehabiliteringsutredning enligt 39 kap 1 OSL Tillbudsrapport Protokoll/Anteckningar Protokoll utbildningsnämnden/ utbildningsnämndens arbetsutskott Protokoll - FÖSAM Protokoll - MBL Anteckningar stabsmöte/apt Anteckningar Planeringsgrupp/Chefsgrupp Utbildningsnämnd (UN) Arbetsutskott (AU) Delegationsordning UN Delegationsbeslut - Anmälan Fullmakt för postöppning -ordf. UN / vice ordf. UN Intyg om förlorad arbetsinkomst förtroendevald (Årlig redovisning) Intyg om löneavdrag förtroendevald (Per tillfälle) Kallelse UN/AU Närvarolista UN /AU sammanträde PuL - samtycke Kopia Gallras Kopia Gallras - Kopia Gallras Kopia Gallras - Redovisning personligt utlägg (förtroendevald) Reseräkning (förtroendevald) Tjänstgöringsrapport förtroendevald Anmärkning Ersätter läkarintyg. Se rutinbeskrivning i Personalsociala handlingar. Diarieförs centralt. Handlingar till rehab-systemet Adato. Till KLKLönegruppen - personalakt när ärendet är avslutat. Rapportering i Lisa-systemet Gallras Kopia Gallras - Kopia Gallras - Gallras - Gallras - Protokollsutdrag registreras på resp. ärende. Diarieförs Efter mandatperiodens slut. Original till KLK, Lönegruppen. Original till KLK, Lönegruppen. Rapporteras i Personec-P Förtroendemannarutin. Original till KLK, Kansli. Original till KLK, Lönegruppen. Original till KLK, Lönegruppen. Original till KLK, Lönegruppen. 5

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 1 2009-10-28 Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering- och gallring - Den digitala informationen i Platina 2 Delta - Förtroendemannaregister Domino.doc dokumenthanteringssystem - Bibliotek i Domino.doc - Struktur i biblioteket Dokument - Anvisningar - Författningssamling - Handböcker - Pilotprojekt test - Protokoll - Protokoll PUL - Ramavtal - Samverkansprotokoll - Organisation - Långtidslagring - Granskning/godkännande - Layoutfrågor 4 6

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Inledning Dokument- och ärendehanteringen i Alingsås kommun finns i stort sett i två system, Platina och Domino.doc med åtkomst och publicering via kommunens intranät kallat Kommunportalen. Platina infördes i januari 2005 och lanseringen av dokumenthanteringssystemet skedde i januari 2003. Platina ärendehanteringssystem Dessa nämnder och bolag använder Platina: AB Alingsås Rådhus Barn- och ungdomsnämnden Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Valnämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden Alingsås Vårgårda räddningstjänstförbund Byggnadsnämnden använder Byggreda för sin hantering av allmänna ärenden, bygglov och planärenden och miljöskyddsnämnden använder Miljöreda för sina ärenden. Organisation Kommunen har en referensgrupp för Platina, bestående av personer från förvaltningarna och som leds av systemförvaltaren. Systemförvaltare är Eva Karlsson. Arbetsdokument, handlingar, ärenden, uppdrag och sammanträden Platina består av arbetsdokument, handlingar, ärenden, uppdrag och sammanträden. Handlingar registreras och oftast bifogas de elektroniskt antingen som bifogad fil eller skannad fil. Ärenden skapas utifrån en handling eller att flera handlingar knyts samman till ett ärende. Systemet ger också möjlighet till att registrera och därmed hålla ordning på uppdrag. Sammanträden innehåller funktioner för att göra kallelser och protokoll utifrån ärenden som anmälts till respektive sammanträde. 7

Arkivering och gallring Alla dokument i ett ärende ska bevaras på papper i respektive nämnds serie för diarieförda handlingar. I akten ska också finnas ett ärendekort samt kopia på beslut i ärendet (protokollsutdrag). Följande listor ska arkiveras på papper: Ärenden i kronologisk ordning för varje år Ärenden i initierande ordning A-Ö för den period som arkivering sker (årsvis eller per mandatperiod) Ärenden i planbeteckningsordning för den period som arkivering sker (årsvis eller per mandatperiod) Diarieplan ska arkiveras för varje år i serien diarieförda handlingar. Den digitala informationen i Platina Till handlingar och ärenden i Platina skannas och bifogas digitala handlingar. Val av format har inte reglerats men det handlar främst om bifogade filer i.doc,.xls och.odf och om skannade filer i TIF och PDF. Kommunen tog sitt första IT-baserade diarium i drift 1990 och diarieinformationen konverterades till Delta ärende 2005. I september 2009 konverterades all data utom sammanträden och uppdrag till Platina. Det är av stor vikt att både diarieinformationen och bifogade/skannade handlingar konverteras vid kommande byten av system. Bifogade och skannade handlingar som hör till ärenden lagras inom Platina. Registrering av uppdrag är helt digital. Uppdrag kan knytas till ärenden och då finns det analoga handlingar där. En rapport tas ut och denna registreras som handling i ett ärende. Uppgifterna i sammanträde är helt digitala. Rutinen ger en koppling på ärenden till respektive protokollet. Protokollet lagras i Platina. Förtroendemannaregister Under hösten 2005 konverterades informationen om de förtroendevalda från Walda till en modul i Delta ärende. Walda infördes 1991. Kansliet ansvarar för uttag av arkivlistor för alla politiska organ i enlighet med sin dokumenthanteringsplan. 8

Domino.doc dokumenthanteringssystem Bibliotek i Domino.doc I Alingsås kommun består dokumenthanteringssystemet av följande bibliotek: - Alingsås arkiv Dokument Ekonomi Socialnämnden Verksamhetssystem TK Vård- och äldreomsorgsnämnden Ärendehantering Överförmyndarnämnden Alingsås arkiv består i dagsläget av skannade bygglovritningar från byggnadsnämnden. Dokument beskrivs nedan. Ekonomi består av lagrade listor från ekonomisystemet. Dessa ska gallras efter 10 år. Socialnämnden, vård- och äldreomsorgsnämnden och överförmyndarnämnden består av sekretessbelagda protokoll. Originalen bevaras på papper. Verksamhetssystem TK är ursprungligen gjort inom ramen för ett kvalitetsprojekt på tekniska kontoret. Innehåller rutiner och anvisningar av olika slag. Dessa kommer att länkas till Kommunportalen. Ärendehantering lagrar handlingar från Delta ärende. Struktur i biblioteket Dokument Strukturen består av arkivrum för anvisningar, författningssamling, handböcker, pilotprojekt test, protokoll, ramavtal, samverkansprotokoll. Se bilaga. Nedan beskrivs hanteringsrutiner för respektive arkivrum. Anvisningar Här finns rutiner och riktlinjer av olika slag. En del är antagna av nämnden, andra av förvaltningschef och övriga är upprättade av förvaltningen. Gallring vid är tillåten. Rutiner av större vikt, som antas av nämnd registreras i Delta ärende och bevaras på papper i serien diarieförda handlingar. Författningssamling Kommunens officiella författningssamling är sedan 2004 helt digital. Se beslut av kommundirektören 2004-08-09. Författningssamlingen består av: Alingsås vision, bolagsordningar, ägardirektiv, föreskrifter, stadgor, policies, reglementen, styrning och ledning, samt taxor och övergripande måldokument. Samtliga dokument i författningssamlingen har antagits av kommunfullmäktige eller anmälts dit och ärendena har registrerats i Delta ärende. Ett exemplar av det antagna dokumentet ska bevaras på papper i serien diarieförda handlingar. Handböcker Arkivrummet innehåller digitala handböcker strukturerade förvaltningsvis och med ett arkivskåp för allmänna handböcker. Dessa har ett övergripande innehåll. Gallring vid är tillåten. 9

Pilotprojekt test Arkivrummet används för tester av systemet. Det är tillåtet att ta bort dokument. Protokoll Här finns protokoll från kommunfullmäktige, nämnder, kommunala handikapprådet, kommunala pensionärsrådet och AB Alingsås Rådhus. Det är önskvärt att få med de kommunala bolagens protokoll här. Justerade protokoll får inte tas bort. Justeringarna, som består av manuella underskrifter syns inte på de digitalt lagrade protokollen. Protokollen får lagras som version först när justeringen är klar. Protokoll PUL Lagring av protokoll som rensats från personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen. Dessa protokoll publiceras manuellt på hemsidan. Ramavtal Här lagras kommunens ramavtal under den tid de är aktuella. Inaktuella avtal gallras och ersätts kontinuerligt av gällande avtal. Samverkansprotokoll I arkivrummet finns protokoll från central samverkan mellan arbetsgivare och fack samt från förvaltningssamverkan. Justerade protokoll får inte tas bort. Justeringarna, som består av manuella underskrifter syns inte på de digitalt lagrade protokollen. Protokollen får lagras som version först när justeringen är klar. Här finns också aktuella avtal. Inaktuella avtal gallras. Organisation Kommunen har en referensgrupp för Domino.doc, bestående av personer från förvaltningarna och som leds av systemförvaltaren. Systemförvaltaren styr över strukturen av arkivskåp. Förvaltningens representant i referensgruppen styr över strukturen för pärmkategorier och pärmar. Systemförvaltare är Eva Karlsson. Varje författare ansvarar för att beskrivningsrutan fylls i när något viktigt har ändrats. Det behövs inte när ny version har erhållits p g a redaktionella förändringar, t ex stavfel. Långtidslagring/arkivering En viktig aspekt med dokumenthanteringssystemet är att viktiga dokument samlas på ett ställe. Detta underlättar för kommande digital arkivering. Domin.doc är inget arkivsystem (e-arkiv) utan informationen måste flyttas till ett e-arkiv där den ska lagras enligt OAIS-modellen och i de format som Riksarkivet anger i sina författningar. Granskning/godkännande Funktionen för granskning/godkännande i systemet är satt så att det är frivilligt att använda den. Däremot gäller följande: Granskning/godkännande bör användas när flera personer arbetar med samma handbok eller samma typ av anvisningar. En i gruppen bör då utses till granskare/godkännare. Granskning/godkännare kan användas även när en person arbetar med att skriva in handböcker och anvisningar när en kontroll önskas av det som publiceras. 10

Layoutfrågor Layout i anvisningar För nya dokument som läggs in använd typsnittet Arial och tillämpliga delar av riktlinjerna för layout i handböcker. När redan färdigställda dokument skall läggas in använd ursprungligt typsnitt och utseende. Layout i protokoll För nya protokoll som läggs in används den nya protokollmallen i Word. Den är gjord som formatmall och i typsnittet Arial. För gamla protokoll som förs in används ursprungligt typsnitt och utseende. Layout i handböcker Använd gärna funktionen med Words formatmall. Typsnitt Arial Sidhuvud och sidfot Logo: Respektive nämnds Text: Fetstil 10 punkter Rubriksättning Innehållsförteckning: Finns under Infoga index och förteckningar Klassisk 14 punkter Layout författningssamling Typsnitt Arial Sidhuvud och sidfot KOMMUNLEDNINGSKONTORET Eva Karlsson 11

Gallringsråd för projekthandlingar Bilaga 2 Inledning I dagens läge sker alltmer arbete i form av projekt. Det kan vara utredningar av olika slag och införande av ny teknik inom administrativa rutiner. De här råden skall ses som en hjälp vid bevarande och gallring av handlingar som projektet ger upphov till. Här avses inte projekthandlingar inom teknisk verksamhet för där finns bra gallringsråd i kommunförbundets serie Bevara eller gallra? Nr 7. Registrering Oftast, men inte alltid, registreras starten av ett projekt genom att direktiv upprättas som diarieförs. Ibland är projektet av sådan vikt att det fattas beslut i nämnd eller styrelse om direktiven. I de fall ett projekt är diariefört är det naturligt att de handlingar som skall bevaras också registreras i diariet och i regel på samma diarienummer. Projekthandlingar kan också hållas ordnade genom systematisk förvaring. Då hålls alla handlingar samlade i pärmar eller boxar. Framöver kommer detta att kunna ske digitalt men rutiner för det får tas fram när det blir aktuellt. Projektledarens ansvar Projektledaren ansvarar för de handlingar som projektet ger upphov till. Om projektet gäller samverkan mellan flera myndigheter är det projektledarens ansvar att klara ut vilken myndighet som äger handlingarna och som därmed har arkivansvar. I de fall projektet är diariefört ansvarar projektledaren för att relevanta handlingar lämnas till registrator för registrering. Handlingar som skall bevaras Här är exempel på handlingar som skall bevaras. Bevarandet skall ske på papper, även av t ex e-post och anteckningar förda i databaser eller Words hemkatalog. Direktiv, beslut, uppdragshandling Protokoll, mötesanteckningar för olika grupper t ex styrgrupp, projektgrupp och arbetsgrupp Rapporter t ex delrapporter, slutrapport Korrespondens av vikt Avtal av vikt, t ex med leverantörer av IT Handlingar som bör gallras Nedan följer exempel på handlingar som bör gallras. Gallring kan med något undantag ske kort efter projektets avslutande. Egen budget och uppföljning Fakturakopior Tidningsklipp Kom ihåg lappar och egna anteckningar Utkast till rapporter etc Korrespondens av ringa betydelse Avtal av tillfällig betydelse, efter upphörd giltighet Litteratur förvaras bäst i förvaltningens bibliotek och om sådant inte finns, i den egna bokhyllan. Inaktuell litteratur kan kastas. Leverans till kommunarkivet Tidpunkten för leverans av projekthandlingar till kommunarkivet är beroende på eventuell registrering. Ett diariefört projekt följer med diarieförda handlingar till kommunarkivet. Ett systematiskt förvarat projekt kan levereras så snart det är avslutat. En god rutin är att projektledaren genomför gallring och leverans så snart som möjligt efter avslutande, innan nya uppgifter tar all tid i anspråk. Råd Det är lämpligt att dessa råd arbetas in i nämndernas arkiverings- och gallringsplaner, därmed behövs inga separata gallringsbeslut för varje projekt. 12

Riktlinjer för användande av sociala medier på Internet (version 2010-10-08) Bilaga 3 Sociala medier Sociala medier är ett samlingsbegrepp för interaktiva tjänster på Internet där användarna genererar innehållet. Exempel på sådana är bloggar, Facebook, Youtube och Twitter. Sociala medier kan och får användas som komplement till Alingsås övriga informationskanaler utifrån varje förvaltnings avvägning men inte för att ersätta kommunens webbplats och intranät. Kommunens informationspolicy gäller även för sociala medier. Riktlinjerna gäller för alla som använder sociala medier i tjänsten. Syfte För kommunen finns främst två syften att använda sig av sociala medier. Riktlinjerna gäller för båda syftena. Kommunikation med kommuninvånare och brukare Ett socialt media kan användas för att marknadsföra aktiviteter som riktar sig till kommuninvånare och brukare, eller för att informera om verksamheten. Det kan också användas för att kommunicera med enskilda individer. Utbyte mellan kollegor Ett socialt media kan användas för kommunikation mellan kollegor inom kommunen, men kanske främst för utbyte med kollegor i andra kommuner eller organisationer. Ansvarsfördelning Användandet av ett socialt media i syfte att kommunicera med kommuninvånare och brukare skall godkännas av förvaltningschef, eller den som förvaltningschef utsett. Förvaltningens webbansvarige ansvar för att hålla en förteckning över de personer som får skriva på sociala medier för förvaltningens räkning. Förvaltningens webbansvarige ansvarar för att en förteckning finns på kommunens hemsida över de sociala medier kommunen är aktiv på i kommunikation med kommuninvånare och brukare. På enskilda sidor på alingsas.se skall det finnas länkar till relaterat socialt media. 13

Riktlinjer På ett socialt media är det möjligt att uppträda både i sin yrkesroll och som privatperson. Det är därför viktigt att vara tydlig med i vilken roll du uppträder inför andra deltagare på det sociala mediet. När du i tjänsten använder dig av ett socialt media uppträder du alltid i din yrkesroll. Uppträd professionellt. Är du förtroendevald behöver du vara särskilt tydlig med om du uppträder som företrädare för nämnden eller som företrädare för ditt parti. Ordförande och vice ordförande i nämnd får räkna med att uppfattas som företrädare för nämnden. När en verksamhet använder sig av ett socialt media skall det tydligt framgå vilken verksamhet det är och att den är en del av Alingsås kommun. Kommunens logotyp kan med fördel användas. När du lämnar information på ett socialt media släpper du samtidigt kontrollen över informationen. Den kan återanvändas av andra och i vissa fall övertas rättigheten till informationen av det sociala mediet. Det innebär att det normalt sett finns begränsningar i möjligheten att redigera och ta bort information. När en verksamhet använder sig av ett socialt media skall det alltid finnas minst två personer som företräder verksamheten, för att säkerställa möjligheten att redigera och agera om någon av dem blir sjuk eller slutar sin anställning. Säkerställ att upphovsrätten tillåter publicering på sociala medier. Ofta finns det begränsningar från upphovsmannen i rätten för kommunen att använda, t ex bilder, film och ljud i olika sammanhang. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) gäller även på sociala medier. Sekretessbelagd information får inte förekomma. Sekretessbelagda handlingar som uppstår via ett social media skall du ta bort och registrera. Representerar du en verksamhet som omfattas av sekretess bör du vara särskilt restriktiv i ditt agerande på sociala medier. Personuppgiftslagen (PUL) gäller även på sociala medier. Undvik därför att publicera personuppgifter. Kränkande personuppgifter skall du ta bort. Vid osäkerhet kontakta kommunens personuppgiftsombud. Förvaltningslagen (FL) regler om serviceskyldighet gäller även på sociala medier. Detta kräver en kontinuerlig aktivitet på sociala medier. Lag om ansvar för elektroniska anslagstavlor gäller även sociala medier. Brottsligt material, som t ex hets mot folkgrupp, barnpornografi m.m. skall du därför ta bort så snabbt som möjligt Kommunikation som uppstår via ett socialt media är allmänna handlingar och skall därmed hanteras i enlighet med förvaltningens dokumenthanteringsplan. Inlägg av tillfällig betydelse får gallras fortlöpande och handlingar av vikt skall bevaras, enligt arkivlagen. Vid osäkerhet kontakta arkivansvarig på förvaltningen. 14