ALLMÄNNA ANVISNINGAR, mars 2016 Bästa stipendiat! Sigrid Jusélius Stiftelse har beviljat dig ett forskningsunderstöd för perioden 1.5.2016-30.4.2017 med option för ett andra/tredje år. Det formella beslutet om anslag fattas årligen av Stiftelsens styrelse. Tidpunkten när du nästa gång skall ansöka om understöd framgår ur ditt beviljningsbrev. Läs dessa anvisningar noggrant och ge en kopia av dem åt den person som sköter dina betalningsärenden, ifall du inte gör det själv. Information till nya stipendiater: Bankkonto i Nordea Ifall du erhåller understöd för första gången skall du öppna ett bankkonto i Nordea och meddela kontonumret till nedanstående adress i Nordea (se punkt 1 på s. 2). När du har meddelat kontonumret till Nordeas Stiftelse- och bokföringstjänst kommer du att erhålla en bilaga till kontoavtalet som skall undertecknas och returneras till Nordea. Märk att bilagan omgående bör returneras till banken eftersom understödet kan användas först när kontoavtalet och bilagorna mottagits av banken. Information till alla stipendiater: Stiftelsen betalar understödet till ditt konto i Nordea i fyra jämna rater fr.o.m. början av maj 2016 (användningsplan behöver således inte längre lämnas in). I det fall du har oanvända rater från tidigare år används dessa pengar före det nya stipendiet betalas. Understödet betalas i regel var tredje månad, men om det finns ett stort saldo på kontot flyttas betalningen framåt. Kontakta stiftelsens kamrer Ann-Sofi Palin (tfn 020 710 9083; e-post annsofi.palin@sigridjuselius.fi) ifall du har behov av andra betalningstidpunkter. Forskningsunderstödet får användas endast enligt stiftelsen fastställda kostnadskategorier (se punkt 2.2). Medel som använts till annat än godkänt ändamål kan återkrävas av stiftelsen. Medlen är avsedda att användas i första hand under perioden 1.5.2016-30.4.2017. En rest som överskrider 20.000 vid redovisningsperiodens slut (30.4.2017) inverkar negativt på beloppet av eventuella nya understöd. Betalning av fakturor Av forskningen föranledda kostnader betalas från understödskontot som öppnats i Nordea. Fakturorna, med stipendiatens namn och underskrift samt IBAN-kontonummer, sänds till banken. Uppgifterna kan antecknas på själva fakturan eller på separat följeblankett (modell bifogas, finns även på Stiftelsens hemsida). På fakturan/följeblanketten antecknas till vilken kostnadskategori betalningen hör (se sid. 4-5). Om en faktura innehåller flera kategorier, bör summorna specificeras.
För undvikande av missförstånd får man inte sätta stiftelsens namn (eller FO-signum) på beställningarna, och produkternas/ tjänsternas leverantör får inte skicka fakturor direkt till Nordea eller till stiftelsen. Utländska betalningar sköts på samma sätt som inhemska, men fakturorna bör inom Europa innehålla mottagarens IBAN-kontonummer, Swift-kod och den utländska bankens namn och adress och i andra delar av världen så noggranna kontouppgifter som möjligt samt bankens fullständiga namn och exakta adress. Alla betalningar sköts centraliserat och fakturorna skickas till Premium Accounting Ab:s Stiftelse- och bokföringstjänstavdelning till: Riikka Luoma Premium Accounting Ab Södra kajen 14, 5. vån. 00130 Helsingfors Innan du sänder betalningsuppdrag till banken, måste du kontrollera att det finns täckning på kontot på betalningsdagen. Löner och personliga understöd tas från kontot redan föregående dags morgon. Om täckning saknas underkänns betalningen. Märk att en faktureringsperiod inte får täcka två skilda understödsperioder. 1. Löner och personliga understöd Om du har anställd personal inom forskningsgruppen kan löner och personliga understöd skötas antingen av ditt universitet eller av dig personligen via Nordea. Märk att stiftelsen och banken inte fungerar som arbetsgivare. 2.1 Personliga understöd Banken sköter på din anmodan utbetalning av personliga understöd. Stipendiaterna ger till banken skriftligen uppgifter om betalningsmottagarna, såsom personsignum, adress, bankkonto samt summan. Betalningsuppdragen bör ges till banken senast fem bankdagar före betalningsdagen. Personliga understöd för forskning på heltid förutsätter obetald tjänstledighet (eller ingen tjänst) och får utbetalas endast åt person som är nämnd i den ursprungliga ansökan som mottagare av personligt understöd. En gruppledare skall lämna in ett tjänstledighetsintyg om hon/han betalar personligt stipendium åt sig själv. Understödens maximibelopp är:
professor docent MD, MKD, FD ML, FM, FK ( högre ) stud., MK, FK ( lägre ) (doktorand) stud., MK, FK ( lägre ) (gradu) 3200-3700 /mån 2700-3100 /mån 2200-2500 /mån 1800-2000 /mån 1500-1700 /mån 1500 /mån Personliga understöd är skattefria upp till det belopp som motsvarar statens konstnärsstipendium som fr.o.m. 2015 är 20 070,64 /kalenderår (inklusive LPApensionsförsäkring). Om detta belopp överskrids betraktas överstigande del som förvärvsinkomst och mottagaren beskattas för den överstigande delen. Lagen om obligatorisk pensionsförsäkring för stipendiater trädde i kraft från början av år 2009. Läs mera på LPA:s (Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt) webbsidor: http://mela.fi/sv/stipendiater. Stiftelsen anmäler till LPA alla nya understöd, beviljningssummor och användningsområden mm. Stipendiatens (=forskningsgruppens ledares, se kommentaren nedan) skyldighet är att anmäla till LPA de medlemmar i hans forskningsgrupp åt vilka han ämnar betala personligt understöd och som omfattas av försäkringen. Forskningsgruppsmedlemmen ska sedan lämna in den egentliga pensionsförsäkringsansökan till LPA. Blanketter finns på LPA:s webbsidor. Tilläggsuppgifter: www.lpa.fi, tfn 029 435 11 (finsk betjäning på direktnumret 029 435 2650) eller e-post vakuutus@mela.fi. Märk att skattefritt personligt understöd inte kan betalas om personen i fråga inte är medlem av forskningsgruppen, dvs. om ej dennes namn innefattas i forskningsrapporter/publikationer. Om du önskar betala personligt understöd åt en person som inte är nämnd i den ursprungliga ansökan som mottagare av personligt understöd, bör skriftlig anhållan om omdisponering av medlens användning inlämnas till stiftelsen (blankett Ändringsblankett bifogad). Betalningsuppdrag får inte lämnas till banken före omdisponeringsansökan godkänts. Stiftelsen utarbetar som bäst elektroniska omdisponeringsblanketter. Dessa införs på stiftelsens hemsida under 2016. 2.2 Lön Ifall universitetet sköter om löneutbetalningarna bör du göra ett avtal med universitetet om detta. Nytt fr.o.m. detta år är att du bör göra ett avtal med Nordea om löneutbetalning, ifall du önskar betala löner via banken. Avtalet innehåller arbetsgivarens (alltså stipendiatens) ansvar gällande lönebetalning, försäkringar och andra lagstadgade uppgifter. Kontakta Riikka Luoma på Nordea (tfn +358 9 5300 7724; e-post riikka.luoma@nordea.com) ifall du önskar göra ett avtal om lönebetalning.
I egenskap av arbetsgivare bör du själv teckna lagstadgade försäkringar för eventuella anställda (ArPL-, arbetslöshets- och olycksfallsförsäkringar). Tag kontakt med ett försäkringsbolag emedan banken inte sköter dessa ärenden. Se också Stiftelsetjänsts webbsida: http://www.saatiopalvelu.fi/sv/for-stipendiesokanden/skatter-och-kostnader-forhjalppersonal.html. En gruppledare kan inte betala lön åt sig själv från det beviljade stipendiet. 2. Kostnadskategorier A. Personligt forskningsunderstöd Se noggrannare beskrivning i punkt 2.1 B. Avlöning av hjälparbetskraft och forskare Se noggrannare beskrivning i punkt 2.2 C. Apparatur Apparatur kan anskaffas om stiftelsen beviljat understöd för detta ändamål. Om en enskild apparats pris överstiger 5000 bör du komma överens med stiftelsen om detaljer gällande ägoförhållandet. D. Material Materialkostnader är till exempel: reagenser och kemikalier, försöksdjur, laboratorietillbehör, gasflaskor, transporter, förtullning och service. Också ADBkostnader och programuppdateringar. E. Resor Utgifter för resor som hänför sig till forskningsprojektet kan betalas med stipendiemedel. Förklaring/motivering till resekostnaderna bör bifogas reseräkningen. Dagtraktamente får inte betalas med detta understöd. Från understödet får kongressutgifter (skäliga kostnader för resa och logi samt kongressavgiften, men inte dagtraktamente ) utbetalas åt 1-2 yngre forskare per år förutsatt att forskaren på kongressen har en godkänd presentation av sina forskningsresultat. Resans ändamåloch intyg över presentation bör bifogas reseräkningen som sänds till banken. Övriga utgifter Sådana är till exempel: anskaffning av litteratur, post- och teleavgifter, MEDLINE och motsvarande arvoden för språkgranskning, kostnader för särtryck av egna artiklar som publiceras inom ramen för det projekt anslaget beviljats för, bankens serviceavgifter. Social- och representationskostnader får inte betalas med stiftelsens understöd.
F. Overhead Stiftelsen meddelar stipendiatens arbetsgivare om det beviljade anslaget, men forskaren bör separat komma överens med sin arbetsgivare om eventuell overhead. Det bör observeras att avgift inte får tas för skötsel av stipendiatens sådana penningtransaktioner, som inte sköts via universitet. Stiftelsen tillåter inte högre overheadprocent än 15. 3. Rapportering Ingen rapport över forskningsresultaten inlämnas om du ansöker om nytt understöd på hösten 2016. Ekonomisk redovisning behöver inte göras, den görs av Nordeabanken på basen av banktransaktionerna och sänds till dej. Kontrollera den ekonomiska redovisningen och kontakta Nordea ifall det uppstår frågor. De ekonomiska redovisningarna sänds på hösten 2016. 4. När forskningen avslutas Ifall du inte längre beviljas nytt understöd eller när forskningen avslutas och nya understöd inte längre ansöks av Sigrid Jusélius Stiftelse bör du inom 6 månader lämna in en rapport över forskningsresultaten. Blankett för detta finns på Stiftelsens hemsida (blankett B1). Eventuella kvarvarande medel får användas ännu två år efter att det beviljade anslagets sista redovisningsår, varefter eventuellt resterande belopp återgår till stiftelsen och bankkontot avslutas. Innan bankkontot avslutas får du från Nordea en fullmakt som du undertecknar och returnerar till banken. Tilläggsuppgifter av Susanne Cronstedt tel: 020 710 9082 samt på stiftelsens hemsida: www.sigridjuselius.fi.