ALLMÄNNA ANVISNINGAR för 1-3 års understöd för perioden

Transkript

1 ALLMÄNNA ANVISNINGAR för 1-3 års understöd för perioden Bästa stipendiat! Sigrid Jusélius Stiftelse har beviljat dig ett forskningsunderstöd för perioden Läs dessa anvisningar noggrant och ge en kopia av dem åt den person som sköter dina betalningsärenden, ifall du inte gör det själv. Samarbetet med Nordea och Premium Accounting Ab avslutas per den och stiftelsen sköter därefter själv om administrationen Vi har tidigare meddelat att Nordea sålt sin bokförings- och stiftelsetjänst till Premium Accounting Ab, som sköter om administrationen av Sigrid Jusélius Stipendierna fram till den Från perioden som börjar den sköts dina stipendieärenden av Sigrid Jusélius Stiftelses nya medarbetare Riikka Luoma. Se kontaktuppgifter till Riikka, och Stiftelsens övriga personal i slutet av dokumentet. Fr.o.m. den kan stiftelsen ta emot dina fakturor i elektronisk form. Se noggrannare info i punkt 2. Stiftelsen är stängd i juli. Alla betalningsuppdrag som förfaller i juli skall lämnas in till stiftelsen före midsommar ( ). 1

2 Innehållsförteckning 1. Bankkontot i Nordea avslutas i maj Betalning av fakturor Elektroniska fakturor Stiftelsen är stängd i juli månad Kostnader som hänför sig till stipendieperioden Betalning av löner och personliga stipendium Anställer du själv forskningsgruppens personal eller görs det via ditt forskningsinstitut? Personliga understöd Lön Kostnadskategorier Rapportering När forskningen avslutas Kontaktuppgifter till stiftelsens personal: Blanketter

3 1. Bankkontot i Nordea avslutas i maj 2017 Personer som tidigare erhållit Jusélius stipendium har ett bankkonto i Nordea. Detta bankkonto kommer att avslutas i början av maj, och pengarna överförs till stiftelsen. Pengarna bokförs därefter som en tillgång åt stipendiaten, och är tillgängliga att användas för den nya perioden. Ditt stipendium kommer således inte längre fysiskt att betalas in på ett bankkonto, utan pengarna finns i stället bokförda som en tillgång. På samma sätt som tidigare får forskningsunderstödet användas endast enligt stiftelsen fastställda kostnadskategorier (se punkt 4). Medel som använts till annat än godkänt ändamål kan återkrävas av stiftelsen. Medlen är avsedda att användas i första hand under perioden En rest som överskrider vid redovisningsperiodens slut ( ) inverkar negativt på beloppet av eventuella nya understöd. 2. Betalning av fakturor 2.1 Elektroniska fakturor Fakturor i anslutning till forskningen sänds i första hand elektroniskt till stiftelsen med operatörsidentifikationen BAWCFI22 och EDI-koden Fakturor kan även sändas per e-post till riikka.luoma@sigridjuselius.fi, eller per post till adressen i slutet av dokumentet. På fakturan, eller i anslutning till den anges vilka kostnadskategorier fakturan hör. Om en faktura innehåller flera kategorier, specificeras summorna. Utländska betalningar sköts på samma sätt som inhemska, men fakturorna bör inom Europa innehålla mottagarens IBAN-kontonummer, BIC-kod och den utländska bankens namn och adress och i andra delar av världen så noggranna kontouppgifter som möjligt samt bankens fullständiga namn och exakta adress. Observera att eftersom elektroniska fakturor kommer direkt till stiftelsen utan att gå via gruppledaren först, är det ytterst viktigt att varuleverantören skriver ut på fakturan vilken forskningsgrupp det gäller. 2.2 Stiftelsen är stängd i juli månad Stiftelsen är stängd i juli vilket betyder att alla betalningsuppdrag som förfaller i juli måste vara inlämnade till stiftelsen före midsommar, den

4 2.3 Kostnader som hänför sig till stipendieperioden Från perioden som börjar den används den s.k. prestationsprincipen vid hantering av fakturor. Detta innebär att vi ännu i maj månad 2018 kan ta emot fakturor som gäller stipendieperioden Deadline för inlämning av fakturor som gäller stipendieperioden är således Betalning av löner och personliga stipendium 3.1 Anställer du själv forskningsgruppens personal eller görs det via ditt forskningsinstitut? Om du har anställd personal inom forskningsgruppen kan löner och personliga understöd skötas antingen av ditt universitet eller av dig personligen. Stiftelsen har samarbete med Premium Accounting Ab som mot en ersättning av stipendiaten betalar ut löner och sköter alla myndighetsanmälningar. Stiftelsen kan vid överenskommelse betala ut personliga understöd. Märk att stiftelsen inte fungerar som arbetsgivare. 3.2 Personliga understöd Stiftelsen sköter på din anmodan utbetalning av personliga understöd. Stipendiaterna ger till stiftelsen skriftligen uppgifter om betalningsmottagarna, såsom personsignum, adress, bankkonto, summan och betalningsdag. Betalningsuppdragen bör ges senast fem bankdagar före betalningsdagen. Använd blankett S1 för uppdraget. Personliga understöd för forskning på heltid förutsätter obetald tjänstledighet (eller ingen tjänst) och får utbetalas endast åt person som är nämnd i den ursprungliga ansökan som mottagare av personligt understöd. En gruppledare skall lämna in ett tjänstledighetsintyg om hon/han betalar personligt stipendium åt sig själv. Intyget lämnas in före stipendiets första rat betalas. Understödens maximibelopp är: professor docent MD, MKD, FD ML, FM, FK ( högre ) stud., MK, FK ( lägre ) (doktorand) stud., MK, FK ( lägre ) (gradu) /mån /mån /mån /mån /mån 1500 /mån Personliga understöd är skattefria upp till det belopp som motsvarar statens konstnärsstipendium som fr.o.m är ,40 /kalenderår (inklusive LPApensionsförsäkring). Om detta belopp överskrids betraktas överstigande del som förvärvsinkomst och mottagaren beskattas för den överstigande delen. 4

5 Lagen om obligatorisk pensionsförsäkring för stipendiater som trädde i kraft från början av år Läs mera på LPA:s (Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt) webbsidor: Stiftelsen anmäler till LPA alla gruppledare som beviljats stipendium. Stipendiatens (=forskningsgruppens ledares, se kommentaren nedan) skyldighet är att anmäla till LPA de medlemmar i hans forskningsgrupp åt vilka han ämnar betala personligt understöd och som omfattas av försäkringen. Forskningsgruppsmedlemmen ska sedan lämna in den egentliga pensionsförsäkringsansökan till LPA. Blanketter finns på LPA:s webbsidor. Tilläggsuppgifter: tfn (finsk betjäning på direktnumret ) eller e-post vakuutus@mela.fi. Märk att skattefritt personligt understöd inte kan betalas om personen i fråga inte är medlem av forskningsgruppen, dvs. om ej dennes namn innefattas i forskningsrapporter/publikationer. Om du önskar betala personligt understöd åt en person som inte är nämnd i den ursprungliga ansökan som mottagare av personligt understöd, bör skriftlig anhållan om omdisponering av medlens användning inlämnas till stiftelsen (se blankett O1). Betalningsuppdrag får inte lämnas till stiftelsen före omdisponeringsansökan godkänts. Stiftelsen utarbetar som bäst elektroniska omdisponeringsblanketter. Dessa införs på stiftelsens hemsida under Lön Ifall universitetet sköter om löneutbetalningarna bör du göra ett avtal med universitetet om detta. Ifall du önskar betala löner via Sigrid Jusélius Stiftelse bör du göra ett avtal om detta med Premium Accounting Ab. Avtalet innehåller arbetsgivarens (alltså stipendiatens) ansvar gällande lönebetalning och därtillhörande socialskyddsavgift och förskottsinnehållning. Kontakta Johanna Hämäläinen på Premium Accounting Ab (tfn ; e-post johanna.hamalainen@premiumgoup.fi) ifall du önskar göra ett avtal om lönebetalning. Använd blankett L1 för uppdraget. I egenskap av arbetsgivare bör du själv teckna lagstadgade försäkringar för eventuella anställda (ArPL-, arbetslöshets- och olycksfallsförsäkringar). Tag kontakt med ett försäkringsbolag emedan Premium Accounting inte sköter dessa ärenden. Se också Stiftelsetjänsts webbsida: En gruppledare kan inte betala lön åt sig själv från det beviljade stipendiet. 5

6 4. Kostnadskategorier När du skickar in betalningsuppdrag per mail eller post ber vi att du antecknar på fakturan eller i en bilaga (blankett F1) till den vilka av nedannämnda poster fakturan består av. Denna gruppering överförs på din resultatrapport du kvartalsvis kommer att få från stiftelsen. A. Personligt forskningsunderstöd Se noggrannare beskrivning i punkt 3.2 B. Avlöning av hjälparbetskraft och forskare Se noggrannare beskrivning i punkt 3.3 C. Apparatur Apparatur kan anskaffas om stiftelsen beviljat understöd för detta ändamål. Om en enskild apparats pris överstiger 5000 bör du komma överens med stiftelsen om detaljer gällande ägoförhållandet. Ett fritt formulerat avtal mellan stipendiaten och universitetet uppgörs, och en kopia sänds till Stiftelsen för information i samband med köpet. D. Material Materialkostnader är till exempel: reagenser och kemikalier, försöksdjur, laboratorietillbehör, gasflaskor, transporter, förtullning och service. Också ADBkostnader och programuppdateringar. E. Resor Utgifter för resor som hänför sig till forskningsprojektet kan betalas med stipendiemedel. Förklaring/motivering till resekostnaderna bör bifogas reseräkningen. Dagtraktamente får inte betalas med detta understöd. Från understödet får kongressutgifter (skäliga kostnader för resa och logi samt kongressavgiften, men inte dagtraktamente ) utbetalas åt 1-2 yngre forskare per år förutsatt att forskaren på kongressen har en godkänd presentation av sina forskningsresultat. Resans ändamål och intyg över presentation bör bifogas reseräkningen som sänds till Stiftelsen. F. Övriga utgifter Sådana är till exempel: anskaffning av litteratur, post- och telefonavgifter, MEDLINE och motsvarande arvoden för språkgranskning, kostnader för särtryck av egna artiklar som publiceras inom ramen för det projekt anslaget beviljats för. Representationskostnader får inte betalas med stiftelsens understöd. G. Overhead Stiftelsen meddelar stipendiatens arbetsgivare om det beviljade anslaget, men forskaren bör separat komma överens med sin arbetsgivare om eventuell overhead. Det bör observeras att avgift inte får tas för skötsel av stipendiatens sådana 6

7 penningtransaktioner, som inte sköts via universitet. Stiftelsen tillåter inte högre overheadprocent än Rapportering Ekonomisk redovisning görs av Stiftelsen på basen av banktransaktionerna och sänds till dej. Kontrollera den ekonomiska redovisningen och kontakta Stiftelsen ifall det uppstår frågor. De ekonomiska redovisningarna sänds kvartalsvis per e-post till gruppledaren. Ifall du önskar att någon annan även skall få ta del av din resultatrapport önskar vi att du informerar Stiftelsen. 6. När forskningen avslutas Eventuella kvarvarande medel får användas ännu två år efter att det beviljade anslagets sista redovisningsår, varefter eventuellt resterande belopp förfaller och återgår till stiftelsen. 7. Kontaktuppgifter till stiftelsens personal: Riikka Luoma, Alexandersgatan 48 B, Helsingfors, tel: Riikka sköter om: fakturahantering, personliga stipendier, rapportering av använda medel och avtal om införskaffad apparatur. Susanne Cronstedt, Alexandersgatan 48 B, Helsingfors, tel: Susanne sköter om: beviljningsbrev och intyg. Caj Haglund, tel , Medicinska sakkunnignämndens sekreterare. Stiftelsens hemsida: 7

8 8. Blanketter Som bilaga till detta dokument, och på stiftelsens hemsida finns följande blanketter: O1 = Omdisponeringsansökan för person som inte ingått i ursprunglig stipendieansökan L1 = Anhållan om att Premium Accounting Ab skall betala ut lön till personer som ingår i forskningsgruppen S1 = Anhållan om att Stiftelsen skall betala ut personligt stipendium till personer som ingår i forksningsgruppen F1 = Specifikation av fakturornas kostnadskategorier 8