ALLMÄNNA ANVISNINGAR för Storstipendiater för perioden Bästa stipendiater!

Transkript

1 ALLMÄNNA ANVISNINGAR för Storstipendiater för perioden Bästa stipendiater! Sigrid Jusélius Stiftelse har beviljat er ett forskningsunderstöd för perioden Läs dessa anvisningar noggrant och ge en kopia av dem åt personen som sköter era betalningsärenden, ifall ni inte gör det själva. 1

2 Innehållsförteckning 1. Användning av stipendiemedel för Sigrid Jusélius understöd Betalning av fakturor Elektroniska fakturor Stiftelsen är stängd i juli månad Kostnader som hänför sig till stipendieperioden Betalning av löner och personliga stipendium Personliga understöd Löner Kostnadskategorier Budget och rapportering (forskningsresultat och ekonomisk) När forskningen avslutas Kontaktuppgifter till stiftelsens personal Blanketter

3 1. Användning av stipendiemedel för Sigrid Jusélius understöd Vi önskar att gratulera Dig till det beviljade understödet till din forskningsgrupp! Du finner väsentliga upplysningar i de allmänna instruktionerna. Punkterna 2-4 beskriver betalningar och betalningsuppdrag för understöden till gruppmedlemmarna. I punkterna 5-6 finner Du uppgifter gällande rapportering och avslutandet av själva forskningen. I slutet av instruktionerna hittar du våra kontaktuppgifter samt blanketter för betalningsuppdragen. På samma sätt som tidigare får forskningsunderstödet användas endast enligt stiftelsen fastställda kostnadskategorier (se punkt 4). Medel som använts till annat än godkänt ändamål kan återkrävas av stiftelsen. Medlen är avsedda att användas i första hand under perioden Ifall det finns oanvända medel i slutet av stipendieperioden som överskrider euro, minskar understödet under den följande perioden. 2. Betalning av fakturor Fakturor i anslutning till forskningen sänds för betalning direkt till stiftelsen. Stiftelsen erbjuder nu också möjligheten att ta emot e-fakturor. Observera dock att stiftelsens e- faktureringsadress endast kan vara leverantörens faktureringsadress. Inga beställningar eller andra åtaganden ska göras i stiftelsens namn. Observera att eftersom elektroniska fakturor kommer direkt till stiftelsen utan att gå via gruppledaren först, är det ytterst viktigt att varuleverantören skriver ut på fakturan vilken forskningsgrupp det gäller. Märk att stiftelsen inte är ett skattefritt samfund. Ifall ni skickar momsfria fakturor till stiftelsen bör skatteanmälan skötas till beskattaren via ditt forskningsinstitut. 2.1 Elektroniska fakturor Fakturor i anslutning till forskningen sänds elektroniskt till stiftelsen med operatörsidentifikationen BAWCFI22 och EDI-koden Mottagna elektroniska fakturor från varuleverantörer skall godkännas av forskningsgruppens ledare via en länk som skickas från stiftelsen som ett e-postmeddelande. Fakturor kan även sändas per e-post till riikka.luoma@sigridjuselius.fi, eller per post till adressen i slutet av dokumentet. På fakturan, eller i anslutning till den anges vilka kostnadskategorier fakturan hör. Om en faktura innehåller flera kategorier, specificeras summorna. Utländska betalningar sköts på samma sätt som inhemska, fakturorna bör inom Europa innehålla mottagarens IBAN-kontonummer, BIC-kod och den utländska bankens namn och adress och i andra delar av världen så noggranna kontouppgifter som möjligt samt bankens fullständiga namn och exakta adress (wire transfer-information). 3

4 2.2 Stiftelsen är stängd i juli månad Stiftelsen är stängd i juli vilket betyder att alla betalningsuppdrag som förfaller i juli måste vara inlämnade till stiftelsen före midsommar, den Observera detta främst när det gäller betalningsuppdrag för personliga understöd. 2.3 Kostnader som hänför sig till stipendieperioden Stiftelsen använder den s.k. prestationsprincipen vid hantering av fakturor. Detta innebär att vi ännu i maj månad 2019 kan ta emot fakturor som gäller stipendieperioden Deadline för inlämning av fakturor som gäller stipendieperioden är således Betalning av löner och personliga stipendium 3.1 Personliga understöd Stiftelsen sköter på din anmodan utbetalning av personliga understöd månatligen den 15. eller den sista dagen i månaden. Betalningsuppdragen bör ges senast fem bankdagar före betalningsdagen. Använd blankett S1 för uppdraget. Märk att inlämnade uppdrag som innehåller personuppgifter, bör följa den nya dataskyddsförordningen som träder i kraft i maj Vi rekommenderar att Du använder skyddad e-post eller postar oss blanketterna. Personliga understöd för forskning på heltid förutsätter obetald tjänstledighet (eller ingen tjänst) och får utbetalas endast åt person som är nämnd i den ursprungliga ansökan som mottagare av personligt understöd. En gruppledare skall lämna in ett tjänstledighetsintyg om hon/han betalar personligt stipendium åt sig själv. Intyget lämnas in före stipendiets första rat betalas. Märk att skattefritt personligt understöd inte kan betalas om personen i fråga inte är medlem av forskningsgruppen, dvs. om ej dennes namn innefattas i forskningsrapporter/publikationer. Om du önskar betala personligt understöd åt en person som inte är nämnd i den ursprungliga ansökan som mottagare av personligt understöd, bör skriftlig anhållan om omdisponering av medlens användning inlämnas till stiftelsen (blankett O1). Betalningsuppdrag får inte lämnas till stiftelsen före omdisponeringsansökan godkänts. 4

5 Understödens maximibelopp är: professor docent MD, MKD, FD ML, FM, FK ( högre ) stud., MK, FK ( lägre ) (doktorand) stud., MK, FK ( lägre ) (gradu) /mån /mån /mån /mån /mån /mån Personliga understöd är skattefria upp till det belopp som motsvarar statens konstnärsstipendium som fr.o.m är ,72 /kalenderår (inklusive LPApensionsförsäkring). Om detta belopp efter eventuella avdrag överskrids, betraktas överstigande del som förvärvsinkomst och mottagaren beskattas för den överstigande delen. Stipendiatens (=forskningsgruppens ledares, se kommentaren nedan) skyldighet är att anmäla till LPA de medlemmar i hans forskningsgrupp åt vilka han ämnar betala personligt understöd och som omfattas av försäkringen. Forskningsgruppsmedlemmen ska sedan lämna in den egentliga pensionsförsäkringsansökan till LPA. Blanketter finns på LPA:s webbsidor. Tilläggsuppgifter: tfn (finsk betjäning på direktnumret ) eller e-post vakuutus@mela.fi. 3.2 Löner Stiftelsen fungerar inte som arbetsgivare. Vi rekommenderar att respektive universitetet eller forskningsinstitut sköter om löneutbetalningarna som du bör göra ett avtal med. En gruppledare kan inte betala lön åt sig själv från det beviljade stipendiet. 4. Kostnadskategorier När du skickar in betalningsuppdrag per mail eller post ber vi att du antecknar på fakturan eller i en bilaga (blankett F1) till den vilka av nedannämnda kategorier fakturan består av. Denna gruppering överförs på din resultatrapport du regelbundet kommer att få från stiftelsen. A. Personligt forskningsunderstöd Se noggrannare beskrivning i punkt 3.1 B. Avlöning av hjälparbetskraft och forskare Se noggrannare beskrivning i punkt 3.2 C. Apparatur I fall apparaten kostar över , bör du anmäla till stiftelsen apparatens namn, dess användningsområde, tillverkare samt anskaffningspris och -tid. Ägare till apparaten är forskningsinstitutet. Ifall apparatens användningssätt eller -plats ändras behövs det skriftligt godkännande från stiftelsen. 5

6 D. Material Materialkostnader är till exempel: reagenser och kemikalier, försöksdjur, laboratorietillbehör, gasflaskor, transporter, förtullning och service. Också ITkostnader och programuppdateringar. E. Resor Utgifter för resor som hänför sig till forskningsprojektet kan betalas med stipendiemedel. Förklaring/motivering till resekostnaderna bör bifogas reseräkningen. Dagtraktamente får inte betalas med detta understöd. Från understödet får kongressutgifter (skäliga kostnader för resa och logi samt kongressavgiften, men inte dagtraktamente) utbetalas åt 1-2 yngre forskare per år förutsatt att forskaren på kongressen har en godkänd presentation av sina forskningsresultat. Resans ändamål och intyg över presentation bör bifogas reseräkningen som sänds till Stiftelsen. Eftersom stiftelsen inte fungerar som arbetsgivare är det inte tillåtet enligt skattemyndigheternas instruktioner att betala skattefritt dagtraktamente eller kilometerersättning med detta understöd. F. Övriga utgifter Sådana är till exempel: anskaffning av litteratur, post- och telefonavgifter, MEDLINE och motsvarande arvoden för språkgranskning, kostnader för särtryck av egna artiklar som publiceras inom ramen för det projektanslaget beviljats för. Representationskostnader får inte betalas med stiftelsens understöd. G. Overhead Stiftelsen meddelar stipendiatens arbetsgivare om det beviljade anslaget, men forskaren bör separat komma överens med sin arbetsgivare om eventuell overhead. Det bör observeras att avgift inte får tas för skötsel av stipendiatens sådana penningtransaktioner, som inte sköts via universitet. Stiftelsen tillåter inte högre overheadprocent än Budget och rapportering (forskningsresultat och ekonomisk) Till Stiftelsen skickas årligen budget för medicinska sakkunnignämnden för godkänning. Periodens budget skickas till Stiftelsen före slutet av april En mellanrapport gällande forskningsresultat skickas årligen till stiftelsen efter stipendium perioden avslutar. Rapport över användning av stipendiemedel görs av Stiftelsen på basen av transaktionerna och sänds till dej. Kontrollera rapporten och kontakta Stiftelsen ifall det uppstår frågor. Rapporten sänds regelbundet per e-post till gruppledaren. Ifall du önskar att någon annan även skall få ta del av din resultatrapport önskar vi att du informerar Stiftelsen. 6

7 6. När forskningen avslutas Eventuella kvarvarande medel får användas ännu två år efter att det beviljade anslagets sista redovisningsår, varefter eventuellt resterande belopp förfaller och återgår till stiftelsen. 7. Kontaktuppgifter till stiftelsens personal Riikka Luoma, Alexandersgatan 48 B, Helsingfors, tel: Riikka sköter om: fakturahantering, personliga stipendier, rapportering av använda medel och avtal om införskaffad apparatur. Susanne Cronstedt, Alexandersgatan 48 B, Helsingfors, tel: Susanne sköter om: beviljningsbrev och intyg. Caj Haglund, tel , Medicinska sakkunnignämndens sekreterare. Stiftelsens hemsida: 8. Blanketter Som bilaga till detta dokument, och på stiftelsens hemsida finns följande blanketter: O1 = Ansökan om att betala personligt understöd S1 = Anmälan av betalning av personligt understöd F1 = Betalningsuppdrag 7