Sida 1 (17) HSB:s bostadsrättsförening Rimsmeden kallas till ordinarie föreningsstämma tisdagen den 17 maj 2016 kl. 19.00 i Ulvåsasalen Insläpp genom Birgittakyrkans sidoentré från kl. 18.00. Tänk på att det tar tid med insläppet eftersom alla närvarande antecknas, så kom gärna i god tid. Underhållning från ca kl. 18.00. Förtäring efter stämman för de som föranmält detta. s. 1 Kallelse och innehållsförteckning (denna sida) s. 2-3 Förslag till dagordning s. 4 Valberedningens redogörelse för sittande styrelse, revisorer och valberedning under verksamhetsåret 2015 s. 5-8 Valberedningens och styrelsens förslag till föreningsstämman med kommentarer till dagordningens punkter s. 9-12 Uppdatering av föreningens Valberedningsinstruktion s. 13 Presentation av förslag på parkeringsplatser med elplintar för motorvärmare enligt beslut på 2015 års ordinarie stämma. s. 14 Agendan för styrelsens frågestund s. 15 Fullmakt för de som inte kan närvara vid stämman s. 17 Talong för att beställa förtäring på stämman lämnas till vicevärdsexpeditionen senast den 10 maj.
Sida 2 (17) Förslag till dagordning: 1. Föreningsstämmans öppnande 2. Val av stämmoordförande 3. Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 4. Godkännande av röstlängd 5. Godkännande av dagordning 6. Val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet 7. Val av minst två rösträknare 8. Fråga om kallelse skett i behörig ordning 9. Genomgång av styrelsens årsredovisning 10. Genomgång av revisorernas berättelse 11. Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning 12. Beslut i anledning av bostadsrättsföreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 13. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter 14. Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelsens ledamöter, revisorer, valberedning och de andra förtroendevalda som valts av föreningsstämman 15. Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter 16. Val av styrelseledamöter och suppleanter 17. Presentation av HSB-ledamot 18. Beslut om antal revisorer och suppleant 19. Val av revisor/er och suppleant 20. Beslut om antal ledamöter i valberedningen 21. Val av valberedning, en ledamot utses till valberedningens sammankallande
Sida 3 (17) 22. Val av fullmäktige och ersättare samt övriga representanter i HSB 23. Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen a) Uppdatering av föreningens Valberedningsinstruktion b) Presentation av förslag på parkeringsplatser med elplintar för motorvärmare enligt beslut på 2015 års ordinarie stämma. 24. Föreningsstämmans avslutande
Sida 4 (17) Styrelsen under verksamhetsåret 2015 har bestått av: Torgny Skareteg har under 2015 haft posten som ordförande. Richard Naulin har under 2015 haft posten som vice ordförande och studie- och fritidsorganisatör. Maria Mazetti har under 2015 haft posten som sekreterare. Elisabeth Klinvall har under 2015 haft posten som ledamot och informationsansvarig. Karl-Otto Hildingsson har under 2015 haft posten som ledamot. Karl-Otto har också varit brandskyddsansvarig. Kenneth Ottosson har under 2015 haft posten som ledamot. Kenneth har haft i uppdrag att granska stadgar, lagar, ekonomi och ha kontakt med den juridiska sidan. Christoffer Jensen har under 2015 haft posten som ledamot och studie- och fritidsorganisatör. Sune Tidlund har suttit som HSB-ledamot i styrelsen under 2015. Styrelsen har under året bildat olika arbetsgrupper som har haft olika ansvarsområden, exempelvis utemiljö, lekplatser, granskning av avtal med mera. Detta har varit ett effektivt och givande sätt att arbeta på. Revisionen har bestått av: Kent Fahlkrantz som har varit revisor för verksamhetsåret. Helen Gröhn som har suttit som revisorsuppleant i föreningen. Revisorerna har under året haft kontinuerliga uppdateringar genom att läsa protokoll och har delat på arbetsbördan. Valberedningen har bestått av: Emelie Petersson, Britt-Marie Wideqvist och Beng Bjervås har under 2015 haft rollen som valberedning. Emelie har varit sammankallande. Emelie, Britt-Marie och Bengt har haft enskilda samtal med samtliga styrelseledamöter, samt möte med hela styrelsen och egna förberedande och efterarbetande möte med enbart valberedningen. De har också kontaktat och haft samtal med förslag till nya ledamöter. De har en tanke kring att utveckla valberedningsarbetet genom att ha tätare kontakter med medlemmarna, vara uppdaterade på när det flyttar in nya medlemmar, samt sätta upp mål.
Sida 5 (17) Valberednings förslag till föreningsstämman med kommentarer till dagordningens punkter. 2. Val av stämmoordförande: Valberedningen föreslår Börje Nilsson som stämmoordförande. 6. Val av två personer att jämte stämmoordförande justera protokollet. Valberedningen föreslår att stämman väljer två protokolljusterare. 7. Val av två personer som fungerar rösträknare. Valberedningen föreslår att stämman väljer två personer som rösträknare. 14. Fråga om arvoden för styrelseledamöter och revisor samt principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelseledamöter. För närvarande utgår följande arvoden och ersättningar: Styrelsearvodet är för närvarande 174 300 kronor för styrelsen att fördela. Stämman beslutade 2012 att styrelsearvodet knyts till inkomstbasbeloppets förändring från föregående år och räknas upp varje år från och med årets föreningsstämma. Sammanträdesarvode är 900 kronor per möte samt även vid kurser och representation. 150 kronor per timme vid övriga möten eller arbetstillfällen t.ex. byggmöten. Revisionsarvode är 29050 kronor på ett år, detta delas lika mellan revisor och suppleant. Valberedningens ersättning föreslås också vara ett halvt inkomstbasbelopp på 29050 kronor. Bilersättning lämnas efter samma regler som HSB Sydost som för närvarande har varit 30,50 kronor per mil. Förlorad arbetsförtjänst ersätts efter samma regler som för HSB Sydost ersättning utgår med verklig förlust, dock maximalt 3 % av inkomstbasbeloppet = 1743 kronor per dag.
Sida 6 (17) Valberedningens förslag till arvoden och ersättningar att gälla fram till nästa ordinarie föreningsstämma: Styrelsearvodet skulle bli 177 900 kronor per år för styrelsen att fördela, en höjning med 3600 kronor vilket motsvarar inkomstbasbeloppets höjning med ungefär 2,06 % från 2015 till 2016. Detta enligt fattat beslut från 2012 om att styrelsearvode knyts till inkomstbasbeloppet och höjs med motsvarande procentsats varje år tills vidare. Sammanträdesarvodet blir 900 kronor per styrelsemöte samt även vid kurser och representation. 150 kronor per timme vid övriga möten eller arbetstillfällen t.ex. byggmöten. Revisionsarvodet förslår valberedningen ska vara ett halvt inkomstbasbelopp på 29650 kronor detta arvode delas lika på revisor och revisorsuppleant, då de delar lika på arbetsbördan. Detta ska höjas efter inkomstbasbeloppets procentsats precis som styrelsens arvode. Valberedningens ersättning föreslås också vara ett halvt inkomstbasbelopp på 29650 kronor, som då delas på tre. Detta ska höjas efter inkomstbasbeloppets procentsats precis som styrelsens arvode. Bilersättning lämnas efter samma regler som HSB Sydost som för närvarande är 30,50 kronor. Förlorad arbetsförtjänst ersätts efter samma regler som för HSB Sydost ersättning utgår med verklig förlust, dock maximalt 3 % av inkomstbasbeloppet = 1779 kronor per dag. 15. Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter. Styrelsen under verksamhetsåret 2015 har bestått av: Torgny Skareteg har under 2015 haft posten som ordförande. Richard Naulin har under 2015 haft posten som vice ordförande. Maria Mazetti har under 2015 haft posten som sekreterare. Elisabeth Klingvall har under 2015 haft posten som informationsansvarig. Karl-Otto Hildingsson har under 2015 haft posten som ledamot. Karl-Otto har också varit brandskyddsansvarig. Kenneth Ottosson har under 2015 haft posten som ledamot. Kenneth har haft i uppdrag att granska stadgar, lagar, ekonomi och ha kontakt med den juridiska sidan. Christoffer Jensen har under 2015 haft posten som ledamot. Sune Tidlund har suttit som HSB-ledamot i styrelsen under 2015. Styrelsen har under året bildat olika arbetsgrupper som har haft olika ansvarsområden. Detta har varit ett effektivt och givande sätt att arbeta på. Valberedningen hänvisar till beslutet som togs på stämman 2015 om att styrelsen ska bestå av 8 ledamöter tillsammans med HSB-ledamoten fram till stämman 2019.
Sida 7 (17) 16. Val av styrelseledamöter för två år. I tur att avgå ur styrelsen är styrelseledamöterna: Richard Naulin har tackat ja till omval. Kenneth Ottosson har tackat nej till omval. Karl-Otto Hildingsson har tackat nej till omval. Valberedning föreslår följande styrelseledamot till omval på två år: Richard Naulin Nyval av styrelseledamöter för två år. Valberedningen föreslår att följande personer blir invalda som ledamöter i styrelsen på två år: Ulf Axelsson Laszlo Papp Ulf Axelsson har bott i föreningen sedan 2015. Han har arbetat 16 år inom bygghandeln som säljare och lastbilschaufför. Därefter har han drivit eget åkeri med sju anställda och fem lastbilar. Idag arbetar han inom dyk- och anläggningsbranschen. Han har tidigare haft följande styrelseuppdrag: ordförande i BTK Enig, Distriktsråd inom Schenker och Styrelseledamot i Sveriges åkeriföretag Småland/Öland. Laszlo Papp har sitt ursprung i Ungern, men har bott i Sverige i 60 år. Han flyttade in i Rimsmeden sommaren 2015. Han arbetar på Atlas Copco i Kalmar. Han har varit fackligt aktiv inom arbetet. Laszlo skulle känna sig hedrad att få vara en del av HSB Rimsmedens styrelse. 18. Val av antal revisorer och suppleanter. Valberedningens förslag är en revisor och en revisorsuppleant. 19. Val av revisor och suppleant för ett år Revisionen 2015 har bestått av: Kent Fahlkrantz som har varit revisor för verksamhetsåret. Helen Gröhn som har suttit som revisorsuppleant i föreningen. Revisorerna har under året haft kontinuerliga uppdateringar genom att läsa protokoll och har delat på arbetsbördan. Kent har tackat ja till omval. Helen har tackat ja till omval. Valberedningen föreslår följande: Kent Fahlkrantz omval på ett år som revisor. Helen Gröhn omval på ett år som revisorsuppleant.
Sida 8 (17) 20. Beslut om antal ledamöter i valberedningen. Valberedningen föreslår att valberedningen ska bestå av 3 ledamöter i enlighet med beslutet som tog vid årsstämman 2015. 21. Val av valberedning, en ledamot utses till valberedningens sammankallande. Valberedningen har bestått av: Emelie Petersson, Britt-Marie Wideqvist, Bengt Bjervås har under 2015 haft rollen som valberedningen. Emelie har varit sammankallande. Emelie, Britt- Marie, Bengt har haft enskilda samtal med samtliga styrelseledamöter, samt möte med hela styrelsen och egna förberedande och efterarbetande möte med enbart valberedningen. De har också kontaktat och haft samtal med nya ledamöter. De har dessutom välkomnat nyinflyttade till föreningen. Emelie Petersson har tackat nej till ytterligare ett år. Britt- Marie Wideqvist har tackat ja till ytterligare ett år. Bengt Bjervås har tackat ja till ytterligare ett år. Styrelsen föreslår stämman att välja följande valberedning för kommande verksamhetsår. Britt- Marie Wideqvist på omval 1 år. Bengt Bjervås på omval 1 år Julia Föhrman på nyval 1 år Julia Föhrman har tillsammans med sin familj bott i Rimsmeden i nästan 4 år. Innan dess bodde familjen i villa i Lindsdal. 2004 tog Julia magisterexamen i informatik i Kalmar. 2007 startade hon ett eget företag inom silverlerateknik, där hon jobbade med kurser och specialbeställda smycken som inriktning. Nu för tiden arbetar hon som butikskonsult. Julias övertygelse om det bästa levnadssättet är den gyllene regeln, att behandla andra som man själv vill bli behandlad. Valberedningen föreslår Britt-Marie Wideqvist som sammankallande i valberedningen. 22. Val av fullmäktigeledamöter och ersättare till HSB Sydosts stämma 2016 Valberedningen föreslår stämman att val av fullmäktigeledamöter och ersättare till HSB Sydosts stämma 2016 görs av styrelsen. 23. Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen a) Uppdatering av föreningens Valberedningsinstruktion
Sida 9 (17) VALBEREDNINGSINSTRUKTION Fastställd av stämman för HSB Rimsmeden på den årliga föreningsstämman den 17 maj 2016. Enligt HSB:s kod för föreningsstyrning bör föreningsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer beredas genom en av medlemmarna styrd, strukturerad och transparant process, som ger alla medlemmar möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut. 1. Tillsättande av valberedning Föreningen ska ha en valberedning som representerar föreningens medlemmar. I valberedningen bör inte ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerande verksamhet. Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter, en av ledamöterna utses till sammankallande ledamot. Enligt stadgarna ska valberedningen ha minst två ledamöter. I vår förening ska valberedningen bestå av minst tre ledamöter. En extra stämma ska hållas om antalet valberedare understiger två, och att ett fyllnadsval då ska göras. Styrelsen har ansvar att kalla till sådan stämma. Mandattiden för valberedare är ett år. 2. Valberedningens arbetsuppgifter 2.1 Allmänt Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. Valberedningen ska i sitt arbete med nominering av styrelse och revisor med flera tillämpa HSB:s kod för föreningsstyrning. 2.2 Arbetsordning och uppdrag Valberedningen ska vid sitt första möte anta en arbetsplan för sitt kommande arbete. Detta möte ska hållas senast tre månader efter ordinarie föreningsstämma. Valberedningen ska sammanträda så ofta som krävs för att valberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid sitt avslutande möte ska valberedningen utvärdera sitt arbete. Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen ska sammankallas ska begäran följas.
Sida 10 (17) Valberedningen ska informera medlemmarna om möjligheten att nominera personer till olika uppdrag genom brev, i Rimsmedsbladet, på hemsidan samt på andra lämpliga sätt. Valberedningen ska ta del av styrelsens arbete genom intervjuer/samtal med alla styrelseledamöter, ordförande i HSB Rimsmeden, revisor, revisorssuppleant och föreningens vicevärd. Därigenom ska de bilda sig en uppfattning om HSB Rimsmedens framtida verksamhet och kommande utmaningar för att få en samlad bild av den kompetens som styrelsen tillsammans bör besitta. Detta ska sedan tjäna som vägledning i valberedningens arbete med att ta fram förslag till personer till som svarar mot den gemensamma kompetensbild valberedningen fångat. När valberedningen lämnar sina förslag ska även hänsyn till spridning av ålder och kön ha tagits i de organ förslagen avser (styrelse, revisorer, etc.). Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida samt i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Valberedningen ska vidare förteckna samtliga personer som nominerats till olika uppdrag samt redovisa förteckningen till stämman inom samma tidsramar som gäller för annan information till stämman. Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. 2.3 Förslag till Stämmoordförande Föreningens valberedning ska tillsammans med styrelsen lämna förslag till stämmoordförande för ordinarie föreningsstämma. Styrelsens ordförande eller annan ledamot ur styrelsen ska inte föreslås till stämmoordförande. 2.4 Förslag till justerare på ordinarie föreningsstämma Valberedningen ska lämna förslag på två personer till justerare. Dessa meddelas på stämman. 2.5 Förslag till rösträknare på ordinarie föreningsstämma Valberedningen ska lämna förslag på två personer till rösträknare. Dessa meddelas på stämman.
Sida 11 (17) 2.6 Förslag om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar Valberedningen ska lämna förslag på styrelsearvode. Valberedningen ska lämna förslag på arvode till revisorer. Valberedningen ska lämna förslag på arvode till valberedningen. Valberedningen ska lämna förslag på arvode till övrigt valda av föreningsstämman. Valberedningen ska lämna förslag på övriga arvoden/ersättningar. 2.7 Förslag till Styrelse Valberedningen ska lämna förslag på antal ledamöter Valberedningen ska lämna förslag på personer till styrelseledamöter. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås för nyval. Av uppgifterna bör minst följande framgå: Huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende. 2.8 Förslag till Revisor Valberedningen ska lämna förslag till tillsättning av revisor och revisorsuppleant. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande förslag som föreslås för nyval. Av uppgifterna bör minst följande framgå: Huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende. Valberedningen ska lämna information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna revisorn och revisorssuppleantens kompetens och oberoende. 2.9 Förslag till Valberedare Valberedningen och/eller styrelsen kan lämna förslag till föreningsstämman på ledamöter för påföljande års valberedning. Förslaget ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan tas med i kallelsen.
Sida 12 (17) 3. Sekretess Mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan föreningen ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids selektivt i medlemskretsen. HSB Rimsmeden har valt att teckna en sådan sekretessförbindelse för valberedningens alla ledamöter. 4. Arvode Arvode utgår till valberedningen enligt beslut på föreningsstämma. 5. Ändring av instruktion Valberedningen ska löpande utvärdera sitt arbete och till föreningsstämman lämna förslag på sådana ändringar av denna instruktion som valberedningen bedömt vara lämpliga. Instruktionen fastställs av föreningsstämman för HSB Rimsmeden.
Sida 13 (17) 23. Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen b) Presentation av förslag på parkeringsplatser med elplintar för motorvärmare enligt beslut på 2015 års ordinarie stämma. När styrelsen tog beslut om att bygga ny parkeringsplats bestämdes även att förbereda denna parkeringsplats för elstolpar. Styrelsen valde även att undersöka pris på 6st stolpar med dubbla uttag i varje stolpe. Detta ger en möjlighet till 12st uttag på den nya parkeringsplatsen. Styrelsen kommer arbeta vidare angående hur stort intresse det finns bland medlemmarna till en sådan parkeringsplats.
Agendan för styrelsens frågestund Nya lägenhetsdörrar Belysning i området Ny parkering Blickfång mot Norra vägen Aktivitetsgruppen (Sommarfesten) Frågor till styrelsen Sida 14 (17)
Sida 15 (17) Fullmakt Varje medlem har en röst. Innehar flera medlemmar bostadsrätten gemensamt har de tillsammans en röst. Du kan ta med ett biträde för att få stöd och råd under stämman. Medlem får utöva sin rösträtt genom ombud om man inte själv kan närvara på föreningsstämman. Fyll då i fullmakten. Ombud får bara företräda en medlem. Fullmakten gäller längst ett år. (Se stadgarna 18 för fullständiga villkor.) Bevaka dina rättigheter! Välkommen! Bostadsrättslägenhetens nummer (gamla): Bostadsrättshavarens/-nars namn (namnteckning och förtydligande): Datum: Ombudets namn: Bevittnas (ej krav):
Sida 16 (17)
Sida 17 (17) Välkommen att beställa en enkel förtäring på föreningsstämman 17 maj. Föreningen står för kostnaden. Namn:... Adress:... Lägenhetsnummer(gamla):... Telefonnummer:... E-postadress:... Totalt antal personer som ska äta: Jag beställer: Antal vanliga portioner:. Antal vegetariska portioner (med mjölkprodukter om inget annat anges). Antal laktosfria portioner:. Antal glutenfria portioner:. Antal kaffe:. Antal te:. Läsk & mineralvatten finns att tillgå för alla. Övrig information:... Lämnas i brevlådan till vicevärdsexpeditionen Funkabotorget 3D senast tisdagen den 10 maj.