Diskussionsärende 4.1. Gaudeamus framtid Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 23 2016-04-14 4.1. Gaudeamus framtid Bakgrund Under vårens äskande framkom att SU framöver inte kommer att finansiera utgivningen av Gaudeamus. Styrelsen har därför bildat en arbetsgrupp för att diskutera frågan om tidningens framtid, finansieringsmöjligheter och tidningens roll i organisationen i tid innan framarbetandet av höstens rambudget. Arbetsgruppen har sammanträtt och arbetat med frågan. Gaudeamus har också konsulterats och inkommit med det lösningsförslag som presenterades vid föregående styrelsemöte. Runtom i landet ser de olika kårtidningarnas organisation och finansiering mycket olika ut, på en del håll bidrar respektive lärosäte med finansiering som inte går direkt via kåren. Gaudeamus önskar undersöka möjligheten att på liknande sätt få anslag från SU utanför ramarna för äskandet. Presidiet har informerat rektor om önskemålet och ämnar inleda en diskussion i frågan. Vad förslaget kan resultera i är i nuläget dock högst oklart. Gaudeamus är inbjudna till styrelsemötet och kommer att närvara för att presentera sitt perspektiv på tidningen, förslag framåt samt svara på styrelsens frågor. Det kommer finnas tid att diskutera frågan innan Gaudeamus besök och arbetsgruppen kommer presentera sitt arbete samt vad man landat i. Styrelsen förväntas inte nödvändigtvis ta ställning till konkreta förslag under sittande möte, däremot behöver man landa i ett principiellt ställningstagande gällande tidningen. Gaudeamus lösningsförslag bifogas handlingarna. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Lösningsförslag Gaudeamus utkast 1. Inriktning Läsarundersökningen visar att Gaudeamus är mycket välläst samt att papperstidningen är stark. Trots att vi i dag inte kan prioritera webben i särskilt hög utsträckning läser dock relativt många även gaudeamus.se. I princip är allt innehåll som finns i dag uppskattat. Nyheter och opinionsmaterial är mer uppskattat på webben, medan fördjupande delar som forskning och karriärartiklar verkar uppskattas mer i pappersformat. För att tillfredsställa läsarnas önskemål samt följa medieutvecklingen i stort, har jag och Gaddens reporter börjat titta på ett förslag på förändrad inriktning. Detta är också ett förslag som jag tror kan ge positiva ekonomiska effekter. a) Papperstidningen Papperstidningen finns kvar, men i förändrad form. Den kommer ut 4 ggr/år i stället för 6, har en fördjupande inriktning och utgår från teman. En ny layout med magasinskänsla tas fram. En tidning vid varje ny termin och en mitt i terminen. En samtidig digital satsning gör det möjligt att vid ett senare tillfälle ta bort papperstidningen helt om det är vad läsarna kommer efterfråga i framtiden. I dagsläget gör de inte det. b) Gaudeamus.se Med färre utgåvor och samma bemanning frigörs tid för en digital satsning. På gaudeamus.se bör fokus vara nyheter, opinionsmaterial och annat som är aktuellt just nu på SU. Vi kommer kunna ha en daglig bevakning, och vill även ta in ljud och rörlig bild för att erbjuda fler sätt att ta del av vår journalistik samt en ny källa till annonsintäkter. En ny webb som är funktionell och anpassad för mobiler/surfplattor bör tas fram. Jag ser potential att mångdubbla våra besökssiffror, vilket även gör sidan attraktivare för annonsörer. c) Nyhetsbrev När Gaudeamus får ett allt mer digitalt fokus är utmaningen att nå ut. Tidningen kommer hem till alla studenter - en webbplats måste man välja att besöka. Därför skulle jag vilja undersöka möjligheten att få ta del av mejladresser så att ett nyhetsbrev kan skickas till alla studenter vid universitetet - alternativt till alla kårmedlemmar Nyhetsbrevet bör skickas varje eller varannan vecka och sammanfatta och länka till det viktigaste som händer på gaudeamus.se. d) Sociala medier I dag hittar många till gaudeamus.se via sociala medier. Dessa kommer att bli en ännu viktigare kanal för att nå ut om vi får ett mer digitalt fokus. e) Event Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

I dag jobbar många tidskrifter med event som en ny form av journalistik och ett extra intäktsben. Jag skulle vilja undersöka om detta är en möjlighet för Gadden. Vi skulle i så fall ordna debatter och liknande på SU, i samarbete med sponsorer. Detta skulle även vara ett sätt att synas mer, vilket är angeläget. I läsarundersökningen är ett tydligt förbättringsområde just marknadsföringen. f) Internationellt fokus I dag har vi ett uppslag i tidningen på engelska för internationella studenter, men läsarundersökningen och andra läsarkontakter visar att det finns en efterfrågan på mer sådant material, samt att det bör vara lättare att hitta. I samband med en omgörning bör därför en särskild satsning göras på internationella studenter, med särskilda kanaler riktade till just dem. Den digitala satsningen är grunden. Det är inte realistiskt att genomföra alla förändringar på en gång, utan vissa saker måste genomföras längre fram när den grundläggande förändringen är genomförd. 2. Organisation Det är inte självklart att Gaudeamus ska vara en enhet inom SUS. Flera andra studenttidningar är självständiga Spionen drivs t.ex. som en ideell förening där kåren är huvudman, medan Vertex drivs av ett aktiebolag som kårerna äger. Ett annat alternativ är att bilda en stiftelse. Jag tror att det finns både för- och nackdelar med att separera Gaudeamus från kåren på ett liknande sätt. Fördelar - Det redaktionella friståendet underlättas. - De som styr tidningen har specialkunskaper och särskilt intresse för tidningen. - Gaudeamus kan agera självständigt gentemot exv. SU. - Gaudeamus ekonomi är fristående, vilket gör att negativa resultat inte belastar kåren på samma sätt, samt att Gaudeamus inte direkt berörs av kårens ekonomi. - Fler än SUS kan stå bakom Gaudeamus. Nackdelar: - Ekonomin blir mycket sårbar. När Gaudeamus ekonomi är fristående, kan kåren inte tillfälligt täcka upp för annonstapp och liknande. En separering kräver därför att det finns en tydlig och realistisk plan för tidningens ekonomi. Det måste också finnas en buffert så att exv. ett tillfälligt annonstapp inte innebär att tidningen går under. - Gaudeamus medarbetare förlorar det verksamhetsstöd som de nu får från kåren. 2 (4)

3. Ekonomi I dag har Gaudeamus intäkter på 1,8 miljoner från Stockholms universitet, samt 300 tkr i annonsintäkter. Här är några spår att titta vidare på, nu när inga pengar äskats för Gadden. a) Stöd från Stockholms universitet Jag anser att diskussionen med SU bör dras ett nytt varv. Argumenten för att inte stödja tidningen är diffusa och med en bra argumentation tror jag att det kan finnas en chans att få stöd. Det konkreta förslaget för Gaddens nya inriktning skulle också kunna förändra SU:s bild. Förslaget uppfyller deras önskan om ett digitalt fokus, men också deras önskan om att nå ut till alla både via tidningen och nyhetsbrevet. Även ett större fokus på internationella studenter borde ligga i deras intresse. Om möjligheten utesluts helt, kan man tänka sig en överenskommelse om en fast annonsplats i tidningen och på webben. Jag vill få möjlighet att presentera mitt förslag för SU. b) Minskade OH-kostnader Om Gaudeamus separeras från kåren och blir exv. en ideell förening kommer kårens OH-kostnader inte belasta tidningen. Det tillkommer förstås kostnader för lokaler, ekonomitjänster osv, men de motsvarar inte de 700 tkr som Gadden betalar i dag. Även om Gadden fortsätter vara en enhet inom SUS, kommer OH-kostnaderna förstås sjunka i och med omorganisationen. c) Annonsintäkter och samarbeten De senaste åren har annonsintäkterna legat på 300 tkr (med undantag för detta verksamhetsår då siffrorna rasat rejält). Med en minskad utgivningstakt sjunker annonsintäkterna för papperstidningen, men med mångdubblade besökssiffror kan vi få upp de digitala annonsintäkterna så att de totala annonsintäkterna inte försämras. Vi tänker oss också nya annonsformat (podcast, rörlig bild.), och förhoppningsvis kan annonsintäkterna i stället öka något. Om det går att hitta sponsring för event är detta ytterligare en intäktskälla. Vi bör byta annonsbyrå alternativt anlita en egen annonssäljare, men både jag själv och redaktörer på många andra studenttidningar kan tyvärr intyga att det är svårt att hitta en annonsbyrå som ser affären i att sälja för en studenttidning. Kåren har många samarbeten och får många samarbetsförfrågningar från aktörer som vill nå ut till studenter. Vi bör titta på hur dessa kan fångas upp bättre av Gaudeamus, då tidningen är ett tydligt sätt att nå ut till studenter. Vi bör även undersöka hur vi kan samarbeta med Studentkortet. d) Kåren och kårens bolag Jag tror att man kan göra en överenskommelse där SUS ger en viss summa pengar till Gaudeamus varje år, mot att vi genomför vissa saker. Några förslag: - (Fler) informationssidor i tidningen 3 (4)

- Bilagor när kåren vill nå ut med något särskilt. Exv. en kårvalsbilaga (gjordes tidigare). - Kalendarium om aktiviteter - Göra utskick med tidningen, exv. fakturor Även kårens bolag kan kanske stödja tidningen, mot att vi bidrar till deras kommunikation. Detta bör undersökas närmre. I dag har vi en överenskommelse där bolagen får annonsera gratis, vilket vi förlorar pengar på. e) Långsiktiga och tydliga planer Det avtal som Gadden haft med SU är föredömligt på så sätt att det gäller under flera år och att det tydligt anges vad som förväntas av respektive part. Om en ny överenskommelse träffas med SU bör det göras på liknande sätt det är viktigt att redaktionen får andrum och inte behöver utvärdera sin existens i tid och otid. Men det bör även säkerställas att kårens planer för Gadden är långsiktiga och tydliga, inte minst med tanke på att de som styr kåren byts ut från år till år. e) Gaudeamus stödförening I höstas startade vi föreningen Gaudeamus stödförening och anslöt föreningen till Ung media som stöttar unga medieföreningar. Som medlem i Ung media går det att få ekonomiskt stöd. Vi får 30 kronor per medlem i stödföreningen som är under 26 år, exv. skulle 3 500 medlemmar ge drygt 100 tkr, medan 7 000 stycken skulle ge drygt 200 tkr. Utmaningen är att hitta en form för automatiserad rekrytering. Lösnummer i Örebro har exempelvis en ruta som man kan kryssa i när man betalar kåravgiften. Till höstterminens start bör vi göra något liknande. f) Minskade tryck- och distributionskostnader Med 4 nummer i stället för 6 landar distributionskostnaderna på ca 300 tkr i stället för 430 tkr. Även tryckkostnaderna borde minska något. g) Webbutveckling En förutsättning för en digital satsning är att en ny webbplats tas fram, då dagens webb inte är tillfredsställande. Förslagsvis görs detta i samband med att SUS tar fram sin nya webbplats. Detta är en engångskostnad, men det bör även avsättas en liten summa för underhåll och uppdateringar varje år. /Åsa Kahn Chefredaktör Gaudeamus 2016-03-15 4 (4)

Diskussionsärende 4.2. IT-lösning Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 23 2016-04-14 4.2. IT-lösning Bakgrund Under hela vårterminen har det pågått ett arbete för att finna en ny lösning på SUS ITsystem som är i akut behov av att bytas ut. Arbetet har i första hand skötts av verksamhetschef, med assistans av administrativ ledningssekreterare samt kårföreningssamordnare i egenskap av dennes personliga kompetens för uppdraget. Denna arbetsgrupp har nu landat i att det finns två aktuella förslag. Det ena är en lösning som erbjuds av Excanto och Canon, det andra är en upphandling med SU:s IT-avdelning. Erbjudandena kan kort sammanfattas enligt följande: Det som Excanto och Canon erbjuder är det som vi bedömer matchar våra behov allra bäst. Det skulle inte innebära någon större förändring av vårt dagliga arbete, förutom att det möjliggör på sikt att mycket arbetsbelastning försvinner från framförallt verksamhetschef som frigörs för mer konstruktivt arbete. Deras lösning innebär också en Single Point of Contact, att vi bara har en supportkontakt att vända oss till när saker går fel, vilket är väldigt fördelaktigt. Nackdelen med deras förslag, som det brukar vara när allting annat ser bra ut, är kostnaden. SU ITs förslag är av en något annan karaktär. Det kort innebär kort sagt att vi får samma system som SU använder på de flesta områden. De har inte samma förmåga att anpassa systemen efter våra behov, snarare blir det vi som får anpassa oss till vad de har att erbjuda. Det kvarstår också ett antal utestående tekniska frågor som vi inte riktigt lyckats få tillfredställande svar på ännu. En del saker, som lönekörning, har SU också svårare att erbjuda, så det blir troligtvis inte ett lika sammanhållet paket som det första alternativet. Fördelen är naturligtvis den billigare kostnaden. Nu återstår tyvärr i skrivande stund ett antal frågor som vi behöver få var på från SU IT, för att vi ska kunna veta om deras erbjudande överhuvudtaget är aktuellt. Men även om vi får tillfredställande svar på de områdena föreligger det sannolikt att Excanto och Canons förslag kommer att kvarstå som det mest attraktiva, kostnaden obeaktad. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Verksamhetschefs rapport till ett tidigare styrelsemöte bifogas handlingarna. Rapportens slutdelar speglar inte var i processen vi nu befinner oss, men ger en god övergripande introduktion till SUS IT-system och vad frågan i grunden handlar om. Till styrelsemötet kommer arbetsgruppen försöka ta fram och presentera lite mer konkreta kostnadsförslag där så är möjligt. 2 (2)

SUS IT-system: nuläge och framtid SUS har i dagsläget en huvudsaklig IT-lösning som levereras av företaget Innovation Group. Systemet utvecklades under åren 2005-2006 och bygger på en systemteknisk lösning med Windows 2003 serverprogramvara. Under våren och sommaren 2016 måste detta system bytas ut av en rad olika orsaker som listas nedan. Verksamhetschef har initierat arbetet men mäktar med nuvarande arbetsbelastning och förestående avslut av anställning inte med att driva frågan på egen hand. Övergripande IT-struktur I dagens lösning ingår följande delar: - Filhantering (har namnet Alfred) - Active directory (styr vilka som har behörighet att logga in i SUS system) - Mail (Outlook) - Intranät inkl lokalbokning & Ärendehantering (Sharepoint) - Skrivare (den fysiska hårdvaran levereras av Canon) - Visma (lönesystem & bokföring) - VPN (remote access för systemsupport för Innovation Group) - Serviceavtal för installation av hårdvara (datorer, skärmar etc.) och drift av systemet Organisatoriskt perspektiv Under hösten 2015 har det blivit uppenbart att det befintliga IT-systemet har ett antal begränsningar och inte är anpassat till verksamhetens behov. Systemet bygger på fysisk närvaro i SUS lokaler (det går exempelvis inte att jobba hemifrån) och systemverifieringen sker i två steg; i SUS-godkända datorer via fast uppkoppling i lokalerna samt genom personlig inloggning. Det går alltså inte att använda den trådlösa infrastruktur som hyresvärden tillhandahåller (SU) i SUS lokaler. Filstrukturen är organisk och det har under många år inte existerat någon princip för hur dokumentation ska sparas, delas och distribueras utan detta har varit helt upp till varje enskild personal inom SUS att etablera principer för detta inom sin enhet. För framförallt förtroendevalda har detta skapat vissa utmaningar i samband med överlämning, då det inte är helt självklart hur ens företrädare har dokumenterat sitt arbete. Detta bidrar med andra ord till en bristande kunskapsinlagring. Studentombuden (ej doktorandombud som arbetar i Excel med samma sak detta bör ändras i framtiden med anledning av PUL) arbetar idag med ett ärendehanteringssystem. Systemet består av en egenutvecklad version av Sharepoint (utvecklingen gjordes av v. ordförande 2009). Detta system skapar en rad problem för SUS, delvis operativt då ärendehanteringen är sammankopplad med mycket manuellt arbete och delvis organisatoriskt då systemet inte uppfyller de krav som finns för exempelvis skyddade personuppgifter eller personuppgiftslaget. Det är också väldigt Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

låg säkerhetsnivå för hela Sharepoint då den egenutveckling som gjordes 2009 har förhindrat att generella systemuppdateringar har kunnat genomföras, då detta skulle riskera att skriva över ärendehanteringssystemet och den data som finns sparad däri. SUS har alltså med andra ord ett IT-säkerhetsproblem beträffande ärendehanteringen i Sharepoint. Leverantörsperspektiv Innovation Group (IG) levererar dagens lösning. Under hösten 2015 togs en kontakt från IG gällande systemets struktur och status. Enligt kontaktperson på IG har de uppmärksammat tidigare verksamhetschefer (Ahl & Lanevik) att systemet behöver en översyn då det börjar närma sig slutet på sin operativa kapacitet. All serverprogramvara är Windows 2003 och där levererar inte Microsoft några systemuppdateringar på denna programvara sen ett par år tillbaka. Det är oerhört enkelt att attackera SUS IT-miljö då det inte finns någon systematisk systemsäkerhetsuppdatering. Det går också att googla sig till hur man hackar Windows 2003. SUS IT-miljö är alltså väldigt oskyddad. I januari 2016 gjordes en systemuppdatering inom Visma där besked lämnades att den nuvarande systemlösningen inte längre går att säkerhetsuppdatera efter augusti 2016 och enligt IG är liknande systemstängningar att vänta för övriga delar inom SUS ITmiljö. Systemet närmar sig vad som kallas end of life då det helt enkelt inte kommer att fungera. Microsoft tar systemet ur drift då de inte längre är intresserade av att upprätthålla programvara, kompetens eller systemstöd för denna serverprogramvara. IG har också låtit meddela att de är intresserade av att konsolidera sin verksamhet och avsäga sig vissa delar av sin systemleverans till SUS. IG är i första hand ett datasäkerhetsföretag i mellanstorlek och förutom SUS är det endast SSCO som köper liknande tjänst från IG som SUS har. I framtiden vill IG endast leverera en del av den lösningen. Bakgrunden till SUS engagemang hos IG är att SUS kontaktperson hos IG, Daniel Sunnanfjord (son till fd SUS-anställd) drev IT-lösningen för SUS (och SSCO) i eget bolag fram till 2007, men tog med sig affären till sin nya arbetsgivare då denne fick tjänst inom IG. SUS har således aldrig befunnits sig inom IG huvudsakliga kundkategori vilket får effekter för support, prissättning av tjänster och svarstider. Hostingperspektiv SUS IT-miljö är fördelad på 6 st virituella servrar. Dessa är i sin tur lokaliserade i en fysisk hårdvara som befinner sig i SU IT:s serverhall (B-hallen även kallad). Under hösten 2015 tog SU IT kontakt och meddelade att man inte längre vill att SUS fysiska hårdvara ska finnas kvar i B-hallen eftersom SU har uppdaterat sina system och har inte längre behov av en så gammal systemlösning som finns i B-hallen för närvarande. SUS hårdvara är den sista av sitt slag i B-hallen. Initialt ville SU IT att en ny lösning skulle vara på plats innan 18 februari 2016 då de ville släcka ner den fysiska hårvaran (alternativt flytta den oklar destination). Efter samtal mellan SUS verksamhetschef och SU IT finns en överenskommelse om att förändring ska ske under våren 2016 men att datumet 18 februari inte längre är aktuellt. Så länge SUS har en lösning på gång, kan 2 (4)

SU IT tänka sig att låta den fysiska hårdvaran stå kvar i B-hallen, men inte längre än hösten 2016. För att skapa redundans i systemet har IG satt upp en tvillingstruktur där en likadan fysisk hårdvara (med 6 virituella tvillingservrar) i SUS lokaler som ska spegla miljön som finns i B-hallen. Denna fysiska hårdvara gick sönder utan IGs kännedom under verksamhetsåret 2014-2015. Den fanns lokaliserad i en skrubb i kårsalen hos SUS och det hade ingått i dåvarande verksamhetschefs arbetsuppgifter att gå och titta till hårdvaran med jämna mellanrum för att se att den fungerade. SUS IT-miljö kan alltså inte fungera utan den fysiska hårdvara som i dagsläget finns placerad i B-hallen. All backup av systemet ombesörjs enligt avtal med SU-IT, men vid en ev. brand eller strömavbrott i B-hallen finns ingen redundans i systemet. Lösningsförslag Verksamhetschef har varit i kontakt med 3 st olika leverantörer som säger sig vara villiga att ta fram lösningsförslag för SUS nya IT-miljö. De olika leverantörerna presenterar olika lösningar som adresserar merparten av den funktionalitet som SUS nuvarande system erbjuder. I den dialog som verksamhetschef har haft med dessa leverantörer har tidsperspektivet hösten 2016 kommunicerats och arbetet består i huvudsak av 2 delar: - migration av befintligt data till nytt system - design och drift av nytt system. Det kan finnas anledning att föra en dialog med ytterligare leverantörer, men då tiden är en faktor finns det också anledning att relativt skyndsamt komma till ett beslut om hur SUS nya IT miljö ska se ut, vad den får kosta, hur den ska fungera, drifts- och serviceavtal etc. Verksamhetschef bedömer sig ha relativt god kompetens att upphandla ett nytt ITsystem, men saknar tid att lägga på en sådan omfattande arbetsuppgift. I första läget handlar det om att sammanställa de olika lösnings- och kostnadsförslag som de olika leverantörerna har presenterats så att dessa kan matchas mot SUS behov och ekonomi. Här behöver verksamhetschef styrelsens hjälp att genomföra en sådan sammanställning samt uppföljning gentemot leverantörerna för att säkerställa att hela lösningsförslag inkl alla kostnader kan beredas i ett framtida beslutsunderlag till styrelsen. Med anledning av den förestående nyrekryteringen av verksamhetschef finns det också anledning att fördela denna arbetsuppgift på fler individer, då projektet att byta SUS IT-miljö med stor sannolikhet kommer att fortgå in i nästa verksamhetsår då organisationen har en ny verksamhetschef på plats. För att projektet ska lyckas behöver vi skapa en kontinuitet inom organisationen under projektets implementeringsfas. 3 (4)

Med anledning av ovanstående föreslår verksamhetschef att styrelsen: - Utser en person som kan avlasta verksamhetschef med sammanställning av lösnings- och kostnadsförslag för att bereda beslutsunderlag beträffande nytt IT-system. - Diskuterar hur överlämning och kontinuitet kan skapas när nytt IT-system ska komma på plats i en tidsperiod där byte av verksamhetschef kommer att ske under tiden systemskiftet pågår. o Ska det ev. tillsättas en separat projektledare på deltid (förtroendevald)? o Eller vill SUS ta in konsultkompetens som driver projektet för SUS räkning? o Det finns många olika tänkbara lösningar. Styrelsen får gärna komma med förslag som kan utredas vidare av verksamhetschef tillsammans med avlastningsresurs och presidium. Med vänliga hälsningar Ida Andersson Verksamhetschef, Stockholms universitets studentkår 4 (4)

Diskussionsärende 4.2. AB Frescatihallen Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 23 2016-04-14 4.2. Alkoholpolicy Bakgrund Kårens interna lika villkors-grupp har utarbetat ett förslag på åtgärder för att strama åt kårens alkoholpolicy. Förslagen samt gällande alkoholpolicy bifogas handlingarna. Som den uppmärksamme noterar skulle ett bifallande av förslagen kräva vissa revideringar av policyn, revideringar som ändå kan vara välbehövliga. Till exempel hävdas i nuvarande Alkoholpolicy att kårens externa evenemang regleras avseende alkohol i representationspolicyn representationspolicyn reglerar dock endast frågor relaterade till representation, inte kårens externa evenemang. Presidiet kan återkomma till kommande styrelsemöten med förslag på nödvändiga redaktionella ändringar. Styrelsen behöver dock diskutera sin principiella inställning till de ställningstaganden som framförs i förslaget till ny alkoholpolicy. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Åtgärder för att strama åt alkoholpolicyn: 1. Studentkåren ska ha som policy att inte köpa in alkohol alls till sina interna evenemang riktade till förtroendevalda och anställda. Istället erbjuds alkoholfria drycker. Om någon efterfrågar ett alkoholhaltigt alternativ så är denne fri att bekosta detta själv. 2. När det gäller fester och andra externa evenemang som är riktade mot studenter där alkohol serveras enligt tradition så ska kåren erbjuda biljetter både med och utan alkohol. Biljettalternativet som innehåller alkohol ska vara dyrare för att täcka merkostnaden. Vid osäkerhet om ett event ska ses som externt eller internt så ska det ses som externt ifall deltagarna behöver betala för sitt deltagande. 3. Festkommittén ska ha i uppdrag att anordna AW-aktiviteter som inte kretsar kring alkohol. Detta för att främja en kultur bland de anställda/förtroendevalda som inte präglas av alkoholnormen. 4. Följande formulering tas bort: Inköp av alkohol för kårens pengar medges efter beslut av ordförande och vice ordförande i förening, enhälligt beslut av ledningsgrupp eller majoritetsstyrelsebeslut. Beslut kan tas per capsulam. Bakgrund: Formuleringen tas bort eftersom detta inte alltid efterföljs i praktiken och dessutom innebär ett merarbete. Det är bättre att medvetandegöra anställda/förtroendevalda om alkoholpolicyn och göra den striktare och tydligare snarare än att låta ledningen ta ställning till varje enskilt inköpsbeslut. 5. Studentkåren ska inte göra någon som helst reklam för alkoholvarumärken i sina kommunikationskanaler. Det innebär också att studentkåren inte ska publicera bilder på människor som konsumerar alkohol (alltså bilder där det framgår att det är just alkohol - och inte något alkoholfritt alternativ som de dricker). Studentkåren ska inte publicera bilder eller inneha produkter som innehåller alkoholföretags logotyper, exempelvis glas. Undantaget är SNNC och Luciabalen. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Antagen/Reviderad 2013-10-09 Av styrelsen Alkoholpolicy Bakgrund Styrelsen för Stockholms universitets studentkår antog förra verksamhetsåret Handlingsplan för lika villkor. I den fastslogs att kåren ska ta fram en intern alkoholpolicy för SUS fester och sociala verksamheter (sida 9). Studentengagemang är en i mångt och mycket traditionsbunden verksamhet, och en av de starkaste traditionerna är just alkoholkonsumtion. Detta har skapat en alkoholnorm som påverkar vilka som känner sig välkomna i olika kårsammanhang. För att förebygga alkoholism inom studentkåren har vi alla ett ansvar att ta hand om varandra, både personligt och professionellt, och vara uppmärksamma på när alkoholvanor blir destruktiva. Detta kräver viss reglering och att kåren fastslår i vilken utsträckning alkohol får och bör brukas i kårinterna sammanhang. I och med flytten av kårens verksamhet till Studenthuset synliggörs behovet av denna policy ytterligare. Ansvar Alla förtroendevalda och anställda är ansvariga för att policyn följs. Vid oklarheter ska förtroendevald och anställd först och främst vända sig till sin närmaste arbetsledare för tolkning. Avgränsning och tolkning Policyn reglerar kårens interna arrangemang, inte de externa dessa regleras avseende alkohol i stället i representationspolicyn. Exempel på vad som omfattas: after works på arbetsplatsen och sociala aktiviteter utanför arbetstid som SUS interna festkommitté anordnar. Exempel på vad som inte omfattas: sittningar eller fester vid fakultetsföreningar, privata tillställningar som omfattar SUS förtroendevalda och utåtriktade evenemang SUS håller i. Policyn reglerar framför allt vad som inte är tillåtet, det vill säga: det som inte nämns är tillåtet. Dessutom innehåller policyn särskilda förhållningssätt och attityder till alkohol som ansetts nödvändiga att förtydliga. Reglering och förhållningssätt Inköp av alkohol för kårens pengar medges efter beslut av ordförande och vice ordförande i förening, enhälligt beslut av ledningsgrupp eller majoritetsstyrelsebeslut. Beslut kan tas per capsulam. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Bruk av alkohol på arbetsplatsen under kontorstid (klockan 9-17, helger undantagna) är förbjudet. Att uppträda berusat på arbetsplatsen är alltid förbjudet. Undantag medges endast efter beslut av ordförande och vice ordförande i förening, enhälligt beslut av ledningsgrupp eller majoritetsstyrelsebeslut. Beslut om undantag kan tas per capsulam. Vid bedömning av undantag ska särskilt den som inte känner sig bekväm med att omges av berusade personer beaktas. Det är inte tillåtet att bruka alkohol utan att samtidigt erbjuda fullgoda alternativ till alkohol. Den som inte vill bruka alkohol har tolkningsföreträde angående vad som är fullgoda alternativ. Alternativ till alkohol ska alltid erbjudas och inte endast på begäran. Festkommittén eller annan evenemangsansvarig ansvarar för detta. Undantag medges inte. Sociala aktiviteter utanför kårens lokaler ska vara i sådan miljö som är inbjudande även för den som inte brukar alkohol och på platsen ska finnas fullgoda alternativ till alkohol. Den som inte vill bruka alkohol har tolkningsföreträde angående vad som är fullgoda alternativ och vad som är en inbjudande miljö. Festkommittén eller annan evenemangsansvarig ansvarar för detta. Undantag medges inte. 2 (2)

Diskussionsärende 4.4. Tillsättningen av förtroendevalda Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 23 2016-04-14 4.4. Tillsättningen av förtroendevalda Bakgrund Verksamhetschefen har inkommit med ett förslag på förändringar i tillsättningen av förtroendevalda som hon önskar höra styrelsens synpunkter på. Förslaget är endast i en första fas och styrelsen behöver inte fatta beslut i nuläget. Frågan är snarast om styrelsen är intresserade av att gå vidare med att undersöka möjligheten till en dylik förändring. Verksamhetschefs förslag bifogas handlingarna som bilaga 4.4.1. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Beslutsärende 5.1. Ansökan om status som kårförening: Stockholms universitets Börssällskap Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 23 2016-04-14 5.1. Ansökan om status som kårförening: Stockholms universitets Börssällskap Bakgrund Stockholms universitets Börssällskap har inkommit med en ansökan om status som kårförening. Kårföreningssekreteraren har granskat ansökan och anser att den uppfyller de krav som vi ställer på en kårförening, och rekommenderar således att vi godkänner ansökan. Ansökan bifogas som bilaga 5.1.1. Beslutförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att godkänna Stockholms universitets Börssällskaps ansökan om att få kårföreningsstatus Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Beslutsärende 5.3. Vikarierande kårexpeditionsansvarig Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 23 2016-04-14 5.3. Vikarierande kårexpeditionsansvarig Bakgrund Ordinarie kårexpeditionsansvarig Malin Forshällen har varit sjukskriven sedan mitten av februari. Vi är glada att kunna meddela att hon nu är tillbaka, men till en början endast på 25 %. Under hennes frånvaro har många av hennes arbetsuppgifter axlats av dels verksamhetschef, dels den förtroendevalda kårexpeditionsadministratören, Stefanie Tagesson. Under perioden för Malin Forshällens fortsatta deltidssjukskrivning på 75 % föreslår verksamhetschef därför att Stefanie Tagesson anställs som vikarierande kårexpeditionsansvarig. Beslutförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att anställa Stefanie Tagesson som vikarierande kårexpeditionsansvarig på 50 % under Malin Forshällens sjukskrivning Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Beslutsärende 5.5. Nomineringar till SSCO Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 23 2016-04-14 5.5. Nomineringar till SSCO Bakgrund Förra styrelsemötet beslutade styrelsen att nominera Anna Wallgren och Veronica Sällemark till SSCO:s presidium samt Anton Eriksson och Stefanie Tagesson som styrelseledamöter. Efter mötet beslutade SSCO:s valberedning att förlänga nomineringsperioden till 15 april. Två nya ansökningar har nu inkommit, som styrelsen behöver ta ställning till. Kandidaternas ansökningar bifogas handlingarna. Beslutförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Beslutsärende 5.6. Proposition 4 till SFS-fullmäktige Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 23 2016-04-14 5.6. Proposition 4 till SFS-fullmäktige Bakgrund SFS-delegationen har påbörjat diskussionerna om SUS ställningstagande till propositionerna till SFS-fullmäktige. En fråga som har uppkommit gäller proposition 4, En öppen och jämställd högskola för alla. Hela propositionen förtjänar naturligtvis att diskuteras. På ett övergripande plan överensstämmer propositionen till mångt och mycket med SUS:s åsikter såsom de utstakas i t.ex. Åsiktsdokumentet. Ett antal frågor är dock värda att diskutera. Styrelsen behöver framförallt ta ställning till en specifik fråga. Under 4.1. i propositionen står det: SFS anser att lärarkåren i högskolan ska spegla samhällets sammansättning. Därför förespråkar SFS kvotering av underrepresenterade grupper till lärartjänster vid likvärdiga meriter inom behörighetskraven för att påskynda jämställdhetsarbetet i högskolan. SUS har inte tidigare tagit ställning i frågan om kvotering och styrelsen behöver därför diskutera kårens principiella inställning till metoden. Det bör noteras att den kvotering som avses i propositionen endast gäller vid likvärdiga meriter och alltså inte per automatik kommer att påverka den faktiska sammansättningen av lärarkåren. Proposition 4 bifogas som bilaga 5.6.1. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Stockholms Universitets Studentkår Sida: 1(3) 802003-6425 Resultatrapport Utskrivet: 16-03-21 Preliminär 11:46 Räkenskapsår: 15-07-01-16-06-30 Senaste vernr: A1403 Resultatenhet: Hela företaget Period: 15-07-01-16-06-30 Ackumulerat Årsbudget Rörelsens intäkter mm Nettoomsättning 3050 Medlemssavgifter 1 494 360,00 0,00 3220 Intäkter annonsförsäljning 14 022,00 0,00 3314 Intäkter Aktiviteter 23 730,00 0,00 3650 Deltagaravgifter 108 227,43 0,00 3740 Öresutjämning -104,22 0,00 S:a Nettoomsättning 1 640 235,21 0,00 Övriga rörelseintäkter 3982 Bidrag SU 9 896 247,00 0,00 3984 Projekt bidrag 136 000,00 0,00 3985 Statsbidrag 1 479 500,00 0,00 3989 Övriga erhållna bidrag 5 600,00 0,00 3990 Övr ersättn och intäker 478 582,60 0,00 3999 Övriga intäkter 11 622,00 0,00 S:a Övriga rörelseintäkter 12 007 551,60 0,00 S:a Rörelseintäkter mm 13 647 786,81 0,00 Rörelsens kostnader Råvaror och förnödenheter mm 4112 Inköp profilprodukter -23 403,00 0,00 S:a Råvaror och förnödenheter mm -23 403,00 0,00 Bruttovinst 13 624 383,81 0,00 Övriga externa kostnader 5010 Hyra studenthuset -1 256 500,00 0,00 5025 Elektricitet -3 726,00 0,00 5060 Extra städning Studenthuset -744,00 0,00 5410 Förbrukningsinventarier -6 849,80 0,00 5420 Programvaror -15 628,50 0,00 5460 Förbrukningsmaterial -23 781,53 0,00 5500 Reparation och underhåll -1 241,00 0,00 5700 Frakt och transport 0,25 0,00 5800 Resekostnader -3 557,00 0,00 5960 Presentreklam och tävlingar -3 594,00 0,00 6070 Gåvor och representation -24 154,59 0,00 6071 Intern representation -28 716,66 0,00 6072 Extern Representation -4 346,00 0,00 6110 Kontorsmaterial -2 818,80 0,00 6150 Trycksaker -52 629,00 0,00 6210 Telekostnader -38 137,00 0,00 6250 Porto -432 043,00 0,00 6310 Företagsförsäkringar -65 684,50 0,00 6370 Kostnader för bevakning och larm -59 500,00 0,00 6420 Revisionsarvode -44 261,00 0,00 6462 Övriga datakostnader -130 881,50 0,00 6463 Medlemssystemet -343 671,00 0,00 6501 Tryckkostnader -255 356,16 0,00 6502 Totala kostnader Luciabalen -169 126,66 0,00 6503 Samordnare utgifter -35 859,60 0,00 6530 Redovisningstjänster -19 875,00 0,00 6540 IT-tjänster -1 875,00 0,00 6570 Bankkostnader -91 502,33 0,00 6571 Förvaltningskostnad -82 443,07 0,00 6599 Övriga externa tjänster -50 851,75 0,00 6608 Temadagar/kampanjer -48 067,40 0,00 6609 Traditionsbärande verksamhet -30 182,07 0,00 6611 Verksamhetsbidrag kårförening (partibidrag) -18 800,48 0,00 6612 Bidrag DR -12 184,01 0,00 6613 Centrala Doktorandrådet -1 059,00 0,00 6614 Aktiviteter -53 311,63 0,00 6615 Reguljära bidrag studentråd -19 000,00 0,00 6617 Aktivitetsbidrag studentråd -7 752,00 0,00

Stockholms Universitets Studentkår Sida: 2(3) 802003-6425 Resultatrapport Utskrivet: 16-03-21 Preliminär 11:46 Räkenskapsår: 15-07-01-16-06-30 Senaste vernr: A1403 Resultatenhet: Hela företaget Period: 15-07-01-16-06-30 Ackumulerat Årsbudget 6618 Nätverksmöten -2 485,00 0,00 6619 Utbildning av råd -912,70 0,00 6773 Gemensamma aktiviteter -13 698,30 0,00 6970 Tidningar, facklitteratur -3 918,00 0,00 6980 Avgift Arbetsgivaralliansen -10 329,00 0,00 6982 SSCO-Avgifter -211 498,00 0,00 6983 SFS Avgifter -149 865,00 0,00 6990 Övriga externa kostnader -438 582,60 0,00 6995 Anslag SSIF -831 905,00 0,00 S:a Övriga externa kostnader -5 102 904,39 0,00 Personalkostnader 7015 Löner till Kollektivanställda -500,00 0,00 7200 Telefonersättning -445,00 0,00 7210 Lön tjänstemän -2 001 389,03 0,00 7214 Arvoden F-valda -665 912,17 0,00 7215 Arvode F-valda -1 820 868,40 0,00 7216 Frilans / Timmissar -31 447,50 0,00 7281 Sjuklön tjänstemän -35 773,56 0,00 7285 Semesterlön tjänstemän -414 264,67 0,00 7290 Förändr sem löneskuld 127 340,79 0,00 7310 Kontanta extra ersättn -27 668,00 0,00 7411 Kollektiv pensionsförsäkr -143 274,00 0,00 7510 Arbetsgivaravgifter -1 516 957,06 0,00 7519 Soc.avgifter semesterlön 40 010,41 0,00 7521 Arbgivaravg för löner och ers -1 789,05 0,00 7570 Trygghetsråd TFA -4 180,00 0,00 7610 Utbildning -8 335,00 0,00 7620 Sjuk- och hälsovård -66 052,00 0,00 7680 Bröd, kaffe te mm -31 846,96 0,00 7698 Friskvård -14 280,00 0,00 S:a Personalkostnader -6 617 631,20 0,00 S:a Rörelsens kostnader inkl råvaror mm -11 743 938,59 0,00 Rörelseresultat före avskrivningar 1 903 848,22 0,00 Avskrivningar 7830 Avskrivningar maskiner/inv -467 793,00 0,00 S:a Avskrivningar -467 793,00 0,00 Rörelseresultat efter avskrivningar 1 436 055,22 0,00 Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader 1 436 055,22 0,00 Resultat från finansiella investeringar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 8314 Ränteintäkter skattekontot 414,00 0,00 8340 Utdelningar på kortfristiga pl 33 074,30 0,00 8350 Resultat vid försäljning av Värdepapper 388 893,72 0,00 S:a Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 422 382,02 0,00 Räntekostnader och liknande resultatposter 8422 Räntekostnader levskulder -378,29 0,00 8450 Förlust /värdepapper -3 043,00 0,00 S:a Räntekostnader och liknande resultatposter -3 421,29 0,00 S:a Resultat från finansiella investeringar 418 960,73 0,00 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader 1 855 015,95 0,00 Resultat före bokslutsdispositioner och skatt 1 855 015,95 0,00 Resultat före skatt 1 855 015,95 0,00

Stockholms Universitets Studentkår Sida: 3(3) 802003-6425 Resultatrapport Utskrivet: 16-03-21 Preliminär 11:46 Räkenskapsår: 15-07-01-16-06-30 Senaste vernr: A1403 Resultatenhet: Hela företaget Period: 15-07-01-16-06-30 Ackumulerat Årsbudget Beräknat resultat 1 855 015,95 0,00