Kalmar kommun Barn- och ungdomsförvaltningen Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare År 2014 Datum och ansvarig för innehållet 150201 Karin Linge Verksamhetschef Elevhälsans medicinska del
2
Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 5 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 6 Uppföljning genom egenkontroll 7 Samverkan för att förebygga vårdskador 7 Riskanalys 8 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 8 Hantering av klagomål och synpunkter 8 Sammanställning och analys 8 Samverkan med patienter och närstående 9 Resultat 10 Övergripande mål och strategier för kommande år 11 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 3
Sammanfattning Enligt 3 kap 10, Patientsäkerhetslagen(2010:659) skall vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. I denna skall vårdgivaren beskriva hur arbetet för att öka patientsäkerheten inom organisationen har bedrivits under föregående år genom att beskriva de viktigaste åtgärderna som vidtagits för att öka patientsäkerheten, hur patientsäkerheten har följts upp och hur risker för vårdskador identifieras och hanteras. Under verksamhetsåret 2014 har följande åtgärder vidtagits för att öka patientsäkerheten: Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor med utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner samt löpande utvärdering av verksamheten innefattande avvikelserapportering, hantering av inkomna synpunkter från elever, målsmän och andra intressenter. Fortbildning i användande av journalsystem för samtliga skolsköterskor och skolläkare. Deltagande vid nationell skolsköterskekongress med fortbildning och kompetensutveckling för samtliga skolsköterskor. Deltagande i skolläkarföreningens årliga kongress med utbildningsprogram för skolläkaren. Skolläkaren och samordnande skolsköterskan har deltagit i nationell ledningskonferens. Samverkansmöten med BUP. Utvecklingsdagar för alla skolsköterskor och skolläkaren. Ständigt pågående aktivt arbete för att ta fram och utveckla säkra rutiner i det medicinska arbetet involverande både skolsköterskor och skolläkare/verksamhetschef. Inrapportering av risker, tillbud och händelser enligt gällande avvikelserutin. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Elevhälsans uppdrag är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Skolhälsovården i Kalmar kommun arbetar fortlöpande för att upprätthålla en så hög grad av patientsäkerhet som möjligt. Målet är att bedriva en god och säker vård där risker elimineras genom tidig identifiering och förebyggande arbete. För att minimera risken för vårdskada är det viktigt att bemanningen är fullgod och att personalen har den kompetens som krävs för att bedriva en säker vård. Arbetsmiljön måste vara tillfredställande och det måste finnas tid för planering 4
och kvalitetsarbete. Strategier för att uppnå dessa mål är att: Skolsköterska finns tillgänglig på alla skolor och att dessa har ansvar för ett rimligt antal elever, ca 500 elever per heltidstjänst enligt Kalmar kommuns riktlinjer. Personalen har den kompetens som krävs och ges möjlighet till utbildning och kompetensutveckling. Riktlinjer och rutiner följs genom systematisk egenkontroll. En fungerande avvikelserapportering finns och att den leder till åtgärder som sedan följs upp. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Barn- och ungdomsnämnden, Kalmar kommun är vårdgivare för den hälsooch sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ansvarar för att verksamhetschef för elevhälsans medicinska del utses. Verksamhetschef Verksamhetschef för elevhälsans medicinska del är skolläkare Karin Linge. Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska del är ansvarig för att verksamheten bedrivs på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Verksamhetschefen ansvarar för att alla medarbetare har rätt kompetens och för att de får kontinuerlig fortbildning för att upprätthålla denna. Verksamhetschefen har i detta arbete stöd av samordnande skolsköterska. Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal Legitimerad sjukvårdspersonal har ett eget ansvar för att arbetet de gör utförs med god kvalité, enligt vetenskap och beprövad erfarenhet, och med hög patientsäkerhet. Varje medarbetare är skyldig att identifiera avvikelser och risker i verksamheten och att rapportera dessa. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Systematiskt kvalitetsarbete Elevhälsans medicinska del har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anpassat efter socialstyrelsens riktlinjer (SOSFS 2011:9). Barn- och ungdomsförvaltningen är ISO-certifierad och elevhälsans medicinska del omfattas därmed av interna och externa revisioner inom ramen för denna kvalitetscertifiering. Datajournalsystemet PMO genomgår fortlöpande kvalitetsförbättringar i syfte 5
att förbättra säkerheten. En gång per månad görs även loggkontroller där man kontrollerar öppnade journaler och samkör dessa med behörighet på de aktuella enheterna. Det finns en utarbetad rutin för avvikelserapportering. Avvikelser rapporteras till verksamhetschefen som sammanställer dessa en gång per månad och fattar beslut om eventuell åtgärd. En gång per månad träffas samtliga skolsköterskor och skolläkaren på ett gemensamt yrkesnätverksmöte. Vid detta möte sker fortbildning och erfarenhetsutbyte i syfte att öka kvalitet och säkerhet i verksamheten. Yrkesnätverksmötet har en stående punkt för information om inkomna avvikelserapporter. I anslutning till denna punkt förs diskussion kring åtgärder för ökad patientsäkerhet. Det finns en utarbetad rutin för anmälan av skada/olycksfall/tillbud barn/elev och dessa uppgifter sammanställs årligen. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Under 2014 har flera insatser gjorts för att öka patientsäkerheten. Utveckling av datajournalsystemet Under året har det fortlöpande arbetet med att utveckla och förbättra datajournalsystemet fortsatt. Inkomna synpunkter används för att öka användarvänligheten och därmed säkerheten i journalsystemet. Samtliga användare av systemet har under året fått fortbildning med fokus på den väntelistemodul som finns i systemet. Yrkesnätverksmöten Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har anordnats en gång i månaden. I samband med dessa möten har utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner genomförts. Dessutom har löpande utvärdering av verksamheten skett. Denna innefattar avvikelserapportering och hantering av inkomna synpunkter (från egen personal, övrig skolpersonal, elever, vårdnadshavare och andra intressenter). Under året har också utvecklingsdagar anordnats där man bland annat arbetat med elevhälsaprocessen och det nya vägledningsdokumentet för elevhälsa som skolverket och socialstyrelsen gav ut 2014. Utbildning inom bland annat följande områden har anordnats: Hudsjukdomar Barn- och ungdomsförvaltningens stödprocesser för måluppfyllelse i skolan och för hantering av barn som far illa. Jämställdhet Diabetes hos barn och ungdomar 6
Deltagande i skolsköterskekongress Samtliga skolsköterskor inom organisationen har deltagit i skolsköterskeföreningens årliga skolsköterskekongress. Syftet med detta är att säkerställa att skolsköterskorna bibehåller och utvecklar sin kompetens då det är en mycket viktig faktor för att kunna bedriva ett patientsäkert arbete Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll medicinskteknisk utrustning har utförts enligt gällande rutin. Inrapportering till vaccinationsregister har genomförts. Kontroll av hur stor andel elever som utnyttjar möjligheten att ha ett hälsosamtal med skolsköterska har genomförts. Journalgranskning har genomförts där varje skolsköterska tillsammans med en kollega har granskat avidentifierade journalanteckningar med avseende på kvalité och innehåll. Auskultation där alla skolsköterskor besökt en kollega och studerat dennes arbetssätt har genomförts. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Intern samverkan Elevhälsateam där skolans personal och elevhälsans personal gemensamt identifierar elever som är i behov av elevhälsans insatser s.k. utökade EHT Samordning av insatser inom elevhälsan Information om nya elever på skolorna så att dessa får ta del av elevhälsans rutinmässiga insatser som görs i hälsofrämjande och förebyggande syfte Regelbundna möten mellan skolläkare och skolpsykolog Regelbundna möten med all central elevhälsapersonal och förvaltningens administrative chef 7
Extern samverkan Fungerande rutin för remittering till annan vårdgivare när behov av detta finns Regelbundna möten med externa samverkansparter såsom BHV, ungdomsmottagning, socialtjänst, primärvård, sjukhuskliniker m fl. Regelbundna möten med barn- och ungdomspsykiatrin där övergripande samverkansfrågor diskuteras och där även specifika elevärenden kan tas upp. Skolläkarens deltagande vid barn- och ungdomsklinikens utbildningsmöte en gång per vecka.. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet och Riskanalys SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Rapportering av risker och händelser Det finns rutiner för hur elevhälsans medicinska personal går till väga för att rapportera risksituationer och avvikelser inom verksamheten. Genomgång av inkomna avvikelserapporter sker veckovis så att akuta åtgärder kan vidtas vid behov. Avvikelserna analyseras och sammanställs av verksamhetschefen tillsammans med samordnande skolsköterska veckovis. Genomgång av de aktuella avvikelserapporterna sker också vid regelbundna yrkesnätverksmöten en gång per månad. Verksamhetschefen vidtar lämplig åtgärd beroende på avvikelsens karaktär och gör vid behov anmälan enligt Lex Maria. Under året har 25 avvikelserapporter inkommit till verksamhetschefen. Dessa har hanterats enligt den rutin för avvikelserapportering som gäller. Ingen av avvikelserapporterna har föranlett anmälan enligt Lex Maria. Sex rapporter rör journalsystem och IT. Fyra rapporter rör journaldokumentation Fyra rapporter rör vaccinationsarbetet. Fyra rapporter rör remissförfarande och vårdkedja. Fyra rapporter rör bemanning. Två rapporter rör lokalfrågor. En rapport rör en elev som kommit från en annan kommun. Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vårdgivaren har ett system för att ta till vara klagomål, beröm och synpunkter. Inkomna klagomål och synpunkter gällande verksamheten sammanställs 8
och behandlas löpande en gång i månaden vid Ledningens genomgång. Inga klagomål har under året nått verksamhetschefen. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Avvikelserapporteringen omfattar både risker och händelser. Det finns en strukturerad plan för hur dessa hanteras och följs upp. Sammanställning av avvikelserapporterna sker i patientsäkerhetsberättelsen. Under året har inga synpunkter eller klagomål framkommit via det system som finns för detta. Det beror delvis på att verksamheten är välfungerande och håller hög kvalitet men det finns också en risk för att de synpunkter som finns på verksamheten inte når fram. Under året har 25 avvikelserapporter inkommit. Detta är en ökning sedan föregående år. Tolkningen av detta är inte att verksamheten försämrats utan att personalen har en ökad benägenhet att rapportera in händelser som skulle kunna påverka patientsäkerheten. Inga händelser med allvarlig vårdskada har inträffat. En stor andel av rapporterna berör datajournalsystemet och det är tydligt att driften av detta system är betydelsefull. Periodvis har journalsystemet drabbats av stora driftsstörningar vilket inte är bra ur patientsäkerhetssynpunkt. Information om driftstörningarna har vidarebefordrats till journalsystemets systemförvaltare och till driftsansvariga. Ny upphandling av driftansvar för journalsystemet pågår. Förhållandevis många rapporter berör vaccinationsarbetet och remissförfarande/vårdkedja. Åtgärder för att minska risken för felaktigheter vid vaccination har vidtagits och kommer att följas upp. Vaccinationsrutinerna har förtydligats i skolsköterskegruppen och en ny rutin vid stickskador har framtagits. Arbetet med att förbättra överrapporteringssystemet med hjälp av väntelistor i datajournalen har påbörjats. Arbetet planeras vara färdigt under 2015 och syftet är att minimera risken för försenade eller uteblivna, planerade vårdåtgärder. När det gäller bemannings- och lokalfrågor så ligger ansvaret på respektive skolledning och förhoppningen är att den typen av avvikelser inte skall förekomma framöver. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Elevhälsans bedriver frivillig vård och samtycke från elev och vårdnadshavare är en förutsättning för insatser. Elever har rätt att själva söka elevhälsans personal och kontakt tas med vårdnadshavare i de fall där man bedömer att detta är lämpligt eller nödvändigt. Eleverna informeras om att skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer har tystnadsplikt och om vad detta innebär. De får också information om att tystnadsplikten kan brytas i vissa situationer t ex vid misstanke om att barn far illa. 9
Information till och samverkan med elever och vårdnadshavare är en viktig del av elevhälsans arbete. Information skall vara anpassad efter elevens behov, ålder, kunskap och situation och kan t ex beröra följande områden: Beskrivning av elevhälsans medicinska del(roll och uppdrag) Information inför vaccinering Information inför hälsobesök och inför eventuell uppföljning av hälsobesök Information om vidtagna åtgärder vid symtom eller skada Det är viktigt att elevhälsans personal uppmärksammar faktorer som kan medföra svårigheter i informationsöverföringen t ex behov av tolk. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått Skolsköterska har inte funnits tillgänglig på alla skolor under verksamhetsåret. Antalet elever per skolsköterska avviker inte i alltför stor utsträckning från de riktlinjer som finns. Elevhälsans medicinska personal har deltagit utbildningsinsatser och utvecklingsarbete i planerad utsträckning. Avvikelserapportering har fungerat tillfredsställande och har lett till adekvata åtgärder. Processmått Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har genomförts enligt planering med verksamhetsutveckling och utbildningsinsatser för kompetensökning. Utvecklingsdagar med fokus på elevhälsaprocessen och gällande vägledningsdokument för elevhälsan har genomförts. Fortbildning i användandet av aktuellt datajournalsystem har genomförts. Samtliga skolsköterskor har deltagit i nationell skolsköterskekongress. Skolläkaren har deltagit i Skolläkarföreningens årliga kongress. Skolläkaren och samordnande skolsköterskan har deltagit i nationell ledningskonferens. Journalgranskning och auskultation hos kollegor har genomförts. Nya vaccinationsrutiner har färdigställts och implementerats i verksamheten Intern samverkan har förbättrats genom införande av nya rutiner i elevhälsaarbetet med s.k. utökade EHT 10
Arbetet med att förbättra extern samverkan har påbörjats (remissmöten på BUP har bl a införts) Avvikelserapportering har skett enligt gällande rutin och rapporteringen har följts av analys och åtgärd i syfte att minimera risk för vårdskada att förbättra patientsäkerheten och att öka verksamhetens kvalité. Resultatmått 25 avvikelserapporter har inkommit. De rapporterade händelserna har analyserats, bedömts och relevanta åtgärder har vidtagits. Inga av händelserna har lett till allvarlig vårdskada. Detta visar att systemet för rapportering av risker och händelser är välfungerande och leder till åtgärder som förbättrar patientsäkerheten. Elevhälsapersonalen har fått tillgång till utbildning och innehar den kompetens som krävs för att bedriva en patientsäker verksamhet. Bemanningssituationen har i stor utsträckning varit god men det finns skolor som periodvis saknat skolsköterska under året vilket medfört patientsäkerhetsrisker. Detta har påpekats för aktuell skolledning och bemanningen är nu fullgod. Måluppfyllelse Elevhälsans medicinska del har under året bedrivit en god och säker vård i enlighet med de mål som satts upp det vill säga att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja eleverna mot utbildningens mål. Övergripande mål och strategier för kommande år Elevhälsans uppdrag och mål är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Under kommande år kommer kvalitetsarbetet att fortsätta med fokus på följande punkter: Arbeta med att säkerställa att medicinsk elevhälsapersonal finns tillgänglig på alla skolor genom att påpeka när brist uppstår. Egenkontroll-utveckla arbetet med journalgranskning. Slutföra arbetet med att införa väntelista i datajournal Uppföljning av vaccinationsrutiner Intern samverkan-förbättrad samverkan internt t ex genom ökad närvaro av elevhälsans olika professioner vid elevhälsateam på enheterna Extern samverkan-förbättrat samverkan externt med fokus på samarbetet med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken. 11
12