Slutrapport Transportplanering vid evenemang i praktiken projekt 34493-2

1 Slutrapport Transportplanering vid evenemang i praktiken projekt 34493-2 Katarina Bååth Energikontoret Regionförbundet Örebro 2014-12-29

2 Bakgrund Evenemang har en stor energianvändning och klimatpåverkan främst från transporterna. För att undersöka hur transportplanering hanteras vid svenska evenemang drev Energikontoret Regionförbundet Örebro projektet Transportplanering vid evenemang hösten 2011 till våren 2012. I projektet intervjuades cirka 20 större kultur-, idrotts- och allmänna evenemang över hela Sverige angående sina transporter. Projektet tog också fram ett enkelt verktyg i Excel som stöd för arrangörer att beräkna transporternas klimatpåverkan från ett evenemang samt en idéskrift. Både beräkningsverktyg och idéskrift har sedan dess legat på Energikontoret Regionförbundet Örebros webbplats fria för nedladdning. Under tidiga hösten 2013 bestämde sig Energikontoret Regionförbundet Örebro för att söka ett nytt projekt inom området där man skulle praktiskt arbeta med regionala och lokala evenemang för att se hur långt man kunde komma med transportplaneringen. Målet var att öka evenemangens attraktivitet och miljöprofil samtidigt som evenemangens bränsleförbrukning och koldioxidutsläpp minskas samt att använda projektet för att sprida kunskaper, erfarenheter och resultat till fler arrangörer och andra i evenemangsbranschen. I september 2013 gick Energikontoret Regionförbundet in med ansökan till Energimyndigheten om att få genomföra projektet i samarbete med Gävle-Dala Energikontor, Värmlands Energikontor, Energikontor Skåne och Energikontor Östra Götaland. Projektet beviljades 18 november 2014. I april 2014 gjordes en tilläggsansökan till projektet om medel för att göra uppdateringar av beräkningsverktyget samt att lägga till funktioner för att kunna beräkna interna transporter. Denna beviljades i maj månad. Mål Projektets övergripande mål var att åstadkomma ett förändrat resebeteende till evenemang samt att effektivisera evenemangens egna transporter genom att uppnå följande: Öka arrangörernas kunskap och motivation till att arbeta med transportfrågor. o Minst 90 procent av representanterna från arrangörerna i projektet ska tycka att projektet har ökat deras kunskap om hållbara transporter vid evenemang. o Minst 75 procent av representanterna från arrangörerna i projektet ska tycka att projektet har ökat deras motivation/anse att det är viktigt att arbeta med hållbara transporter vid evenemang. Arbeta praktiskt med tio evenemang. o Arrangörerna i projektet ska tillsammans genomföra minst 20 åtgärder för att förbättra möjligheterna till hållbara transporter kring sitt evenemang o Minst 75 procent av arrangörerna ska anse att de kommer att fortsätta att arbeta med transporter på ett hållbart sätt även när projektet är slut. Utveckla och förfina den tidigare framtagna idéskriften och dess råd. o Minst 90 procent av representanterna från arrangörerna i projektet ska tycka att idéskriften och dess råd har blivit bättre i version två än version ett

3 Sprida information om projektet och dess resultat. o Skicka minst tre pressmeddelanden under projektet målet är att dessa ska resultera i tio pressklipp. o Skicka information till kommuner och bransch via e-post minst två gånger under projektet. o Webbinformation på samtliga projektdeltagares webbplatser. Utveckla och uppdatera beräkningsverktyget så att det innehåller möjligheten att beräkna interna transporter. Genomfört i projektet Bildande av projektgrupp Deltagande energikontor bildade direkt när ansökan blev beviljad en projektgrupp ledd av Katarina Bååth. Gruppen har haft regelbundna webbmöten. Energikontoret Regionförbundet Örebro och Värmlands energikontor bestämde sig dock för att prova ett nytt arbetssätt där man lade ut det praktiska arbetet med evenemangen på arrangörena själva respektive på den ideella föreningen Skjutsgruppen vilket gjort att projektgruppen har utökats med ytterligare några personer. Energikontoret Regionförbundet Örebro lade ut ett av sina två evenemang på SISU Idrottsutbildarna och det andra direkt på arrangören Karlskoga Motorsportvecka. Energikontor Värmland lade ut båda sina evenemang på Skjutsgruppen. Projektgruppen har bestått av: Katarina Bååth - Energikontoret Regionförbundet Örebro (nationell projektledare) o Tony Ring Karlskoga Motorsportvecka o Jeanette Andersson SISU Idrottsutbildarna Örebro Lena Gunnarsson Energikontoret Skåne fram till juni 2014, därefter Terez Palffy Energikontor Skåne Ulrika Loebjer Energikontoret Östra Götaland Bengt-Olof Danielsson Gävle-Dala Energikontor Eva Lingwall Energikontor Värmland o Erica Nyström Skjutsgruppen Projektgruppen har haft ett projektgruppsmöte där man träffats och det var i samband med en utbildning i Göteborg i februari. Utbildningsdelen genomfördes under ledning av Koucky & Partners och var mycket värdefull för att ge projektdeltagarna som hade olika djupa kunskaper och infallsvinklar till området en gemensam plattform att bygga projektet utifrån. Rekrytering av evenemang Direkt när vi fick projektet beviljat började de fem energikontoren att försöka hitta arrangemang. På vissa ställen gick detta mycket bra. I Skåne har Skånes energikontor till exempel jobbat med tre evenemang och i Örebroregionen gick det också lätt med hjälp av redan upparbetade kontakter. På andra ställen gick det trögare. I Östergötland försökte man först få kontakt med Bråvallafestivalen men de var inte intresserade. Då kontaktade man Arenahallen i Linköping och Svenska kyrkan och arbetet skulle starta efter sommaren men när sommaren var över hoppade dessa av på grund av olika anledningar.

4 Även Gävle-Dala Energikontor hade problem att hitta lämpliga evenemang. Ett tag hade man kontakt med ett stort miljöevenemang för ungdomar men lyckades inte få till något konkret arbete. Energikontor Värmland och Skjutsgruppen hade också en del svårigheter med att hitta bra evenemang att jobba med. Till exempel var man i kontakt med Putte i parken i Karlstad men fick nej därifrån. Till sist fick man kontakt med Riders Trophy och Trafikantveckan i Sunne. Sammanfattningsvis har projektet arbetat med sju evenemang: Mikasa Challenge, 2-4 maj Volleybollturnering med 1 200 aktiva som i år går i Örebro. Landets största volleybollturnering för unga spelare sett till antalet deltagare. Projektledare: Energikontoret Regionförbundet Örebro/SISU Idrottsutbildarna Örebro Karlskoga Motorsportvecka, 11-15 juni Motorevenemang inklusive SM-finaler i en del sporter samt publika arrangemang som Karlskogafesten. Projektledare: Energikontoret Regionförbundet Örebro/Karlskoga Motorsportvecka Eurogym 2014, 13-18 juni En av Europas största tävlingar för gymnaster i åldern 12 år och uppåt som flyttar runt i Europa. Förra året var tävlingen i Portugal, i år är den i Helsingborg 13-18 juni. 4 500 gymnaster kommer att delta, sedan tillkommer publik. Projektledare: Energikontor Skåne Riders Trophy, 13-16 juni Regional och nationell tävling i hoppning för häst och ponny. Genomförs 2014 i Karlstad. Projektledare: Energikontor Värmland/Skjutsgruppen Borgeby fältdagar, 25-26 juni En lantbruksmässa strax utanför Lund med 18 000 deltagare och 330 utställare. Projektledare: Energikontor Skåne Sydkustloppet, 3 maj Halvmara i Trelleborg 3 maj med 800 deltagare exklusive publik. Projektledare: Energikontor Skåne Trafikantveckan i Sunne, 16-22 september Projektledare: Energikontor Värmland/Skjutsgruppen Arbetet med evenemangen Alla projektledare har rapporterat sitt arbete med evenemangen i en speciellt framtagen rapportmall. Vi har också låtit Koucky & Partners intervjua samtliga projektledare och kontaktpersoner hos de sju deltagande evenemangen, totalt 14 personer. Kouckys redovisning av resultatet är rätt så omfattande och finns att läsa i egen bilaga (bilaga 1) så av utrymmesskäl redovisas endast kort arbetet hos varje evenemang här: Mikasa Challenge Mikasa Challenge har under ledning av SISU Idrottsutbildarna Örebro startat ett ambitiöst arbete med evenemangets transporter. Evenemanget hade inte jobbat med frågan tidigare. Åtgärder som gjorts var bland annat att arbeta med att underlätta och uppmuntra deltagarna att resa med tåg och buss till och från turneringen istället för med bil. Detta har enligt Kouckys beräkningar gett en bränslebesparing på 4 850 liter vilket motsvarar en koldioxidbesparing på 11 800 kr eller en energibesparing på 40 250 kwh.

5 Karlskoga Motorsportvecka Karlskoga Motorsportvecka hade redan innan de kom med i projektet ett stort intresse för att börja arbeta med sina transporter. Bland annat hade arrangören arrangerat egna busstransporter mellan Örebro och evenemanget i Karlskoga året innan och försökt få kontakt med länstrafiken i Örebro län för att försöka få till ett samarbete inför årets vecka. Tyvärr lyckades inte detta på grund av svårigheter att få kontakt med länstrafiken. De åtgärder som vidtogs var i stället busstransporter mellan evenemangets arenor samt bevakade cykelparkeringar. Man satsade också stort på att informera och marknadsföra dessa vilket medförde att parkeringssituationen som varit mycket ansträngd under 2013 faktiskt förbättrades under 2014 då det var mindre bilar i omlopp kring evenemanget. Eurogym 2014 Arrangörena för Eurogym 2014 var i år svenska Gymnastikevent i Sverige AB som ägs av Gymnastikförbundet. Arrangören var redan innan kontakten med projektet inne på att tydligt miljötänk och hade tagit fram en miljöpolicy. Eurogym 2014 genomförde en rad olika åtgärder. Till exempel så anordnade man samordning av transferbussarna från Kastrup mellan lag vilket innebär att lag som kunde samåka i en buss fick transporten billigare. Detta gav en total bränslebesparing på 3 500 liter vilket innebar minskade koldioxidutsläpp på 10 400 kg eller motsvarande energibesparing på 34 300 kwh. Arrangören erbjöd också en biljett till evenemanget där bussresor i Helsingborg ingick och arbetade med schemaplanering för lagen för att underlätta att de kunde gå mellan aktiviteterna. Man samordnade också redskapstransporterna i containrar och endast tack vare denna åtgärd så sparade man 70 liter bränsle vilket motsvarar 180 kg koldioxid eller 680 kwh. Riders Trophy Riders Trophy hade aldrig tidigare diskuterat eller arbetet med miljö-, rese- eller transportfrågor. Projektet har i samarbete med arrangören gjort en kartläggning av hur resandet ser ut samt arbetat fram en struktur för hur evenemanget kan arbeta i framtiden genom att ta fram en reseoch transportpolicy samt en miljöpolicy. Borgeby fältdagar Borgeby fältdagar sökte aktivt upp projektet för att komma med i det främst för att man var bekymrad över de många transporterna och logistiken runt evenemanget. Projektet hjälpte till och genomförde en konsultstudie över transporterna till och från evenemanget (bilaga 2). Vissa av de åtgärder som konsulten föreslog i rapporten har redan genomförts, andra planerar evenemanget att jobba vidare med nästa år. Bland de åtgärder som genomfördes i år fanns bland annat enkelriktning av trafik och bättre skyltning. Responsen från utställarna på förändringarna har varit mycket positiv. Många sade att det har fungerat bättre i år än tidigare. Evenemanget effektiviserade också på- och avlastningen av utställarnas material genom att använda speciella fordon för just detta vilket gav mindre tomgångskörning och köbildning. Borgeby Fältdagar genomfördes också en enkätundersökning för att undersöka hur besökarna tar sig till mässan. Denna ska användas för att planera bättre kollektivtrafik i samarbete med Skånetrafiken till nästa års evenemang.

6 Sydkustloppet Sydkustloppet såg innan de kom med i projektet stort behov av att göra åtgärder kring transporterna eftersom det har varit för många bilar i omlopp tidigare år med köbildning och frustration hos deltagarna som följd. Den första åtgärden som genomfördes var att i dialog med Skånetrafiken etablera en extra busslinje under dagen för loppet tur och retur från Trelleborgs central. Arrangören arbetade också mycket med information om möjligheterna ta bussen till evenemangetet. Cirka sex procent av löparna utnyttjade möjligheten att åka med bussen istället för att ta bilen. Man har sedan tidigare också haft möjlighet att åka transferbuss för 60 kronor från målområdet till startområdet där det finns bättre parkeringsmöjligheter. I år bestämde man sig för att försöka effektivisera bussarna och köra dem när de var fulla istället för halvtomma. På så sätt kunde man minska från fem bussar till fyra. Den nya busslinjen gav en besparing på 280 liter bränsle vilket motsvarar 670 kg koldioxid eller 2 530 kwh. Effektivare transferbussar gav en bränslebesparing på 16 liter bränsle vilket motsvarar 48 kg koldioxid eller 156 kwh. Trafikantveckan i Sunne Trafikantveckan i Sunne tillfrågades eftersom det var svårt att hitta ett andra evenemang förutom Riders Trophy i Värmland att jobba med. Skjutsgruppen som jobbat från projektets sida med evenemanget har arbetat med marknadsföring och informationsspridning samt att sätta upp skjutsgruppen kring evenemanget. Informationsmöten istället för evenemangsarbete I Gävle och Dalarna samt i Östergötland hade man ännu inte i slutet av sommaren lyckats knyta något evenemang till projektet. Projektledaren Katarina Bååth föreslog då att man istället för praktiskt arbete med två evenemang vardera skulle arbeta med att sprida bred information till evenemangsbransch, kommuner samt idrotts- och kulturliv i sina respektive regioner. Denna idé förankrades med Energimyndigheten och sattes sedan i verket. Den 18 november höll Energikontor Östra Götland ett informationsmöte. Ett trettiotal aktörer hade bjudits in varav endast tre personer deltog trots att mycket tid lagts från energikontorets sida på att försöka få dit arrangörerna. På mötet deltog Simon Strandvik som är konsult och med ett förflutet på Håll Sverige rent där han arbetat med just miljömärkning av evenemang. Simon deltog också på Gävle-Dala energikontors informationsträff 27 november där 16 personer deltog från olika aktörer. Fokus på de båda mötena var transporter. Gävle-Dala energikontor upplevde att de fick en mycket bra dialog på sitt informationsmöte med branschen och att ett frö såddes till fortsatt arbete tack vare mötet. Även Energikontor Östra Götaland var trots få deltagare nöjda eftersom de tror att deras ihärdigande mailande och ringande till arrangörer i Östergötland kan ge ringar på vattnet i framtiden.

7 Spridning och kommunikation En text om projektet har tagits fram och lagts ut på alla deltagande energikontors webbplatser. Vissa projektdeltagare har gått ut med information lokalt till medier om projektet vilket resulterat i pressklipp, detta gäller till exempel Karlskoga Motorsportvecka. Pressmeddelande om projektet skickades ut vid dess start och i samband med att de flesta evenemang som skulle delta var klara. Vi planerar att skicka ut ytterligare ett pressmeddelande med information om projektets resultat i januari 2015. För att nå ut ännu bredare med informationsinspridningen har vi samlat cirka 180 e-postadresser till arrangörer, branschorganisationer, idrotten, kulturorganisationer, destinationsbyråer och till dessa skickat ut två elektroniska nyhetsbrev. Vi planerar att skicka ett sista nyhetsbrev med summering av projektets resultat i januari 2015. Nyhetsbrevet har ersatt den referensgrupp som projektet hade tänkt sig att skapa med branschfolk. Anledningen till att denna idé inte genomfördes var att projekttiden bedömdes som för kort för att starta upp en grupp. Vi skulle knappt ha kommit igång förrän projektet var tvunget att slutrapporteras och det är svårt att få externa personer att lägga tid och engagemang på att vara med i ett så kortsiktigt arbete. Projektet hade en egen session under transportfördjupningen på slutkonferensen för Uthållig idrott i Örebro 17 september 2014. Presentationen hölls av Terez Palffy från Energikontor Skåne, Madeleine Eriksson från Mikasa Challenge och Jeanette Andersson från SISU Idrottsutbildarna Örebro. Ett tjugotal personer lyssnade och diskuterade projektets erfarenheter. Utöver detta har alla projektledare och delprojektledare informerat om projektet i många olika sammanhang i sina regioner. Till exempel deltog Katarina Bååth på ett stort årligt evenemang som Örebroregionen har, Promotionbåten, i oktober och höll i en 40 minuter lång session om projektet. Cirka 30 personer deltog. Uppdatering av beräkningsverktyg Det nya beräkningsverktyget (bilaga 3) blev klart i juli tillsammans med uppdaterade och förbättrade instruktioner (bilaga 4) och lades direkt ut på projektets hemsida på Energikontoret Regionförbundets webbplats. Detta är förändringarna som är gjorda utifrån den förra versionen: Utsläppssiffror från NTM har uppdaterats samt kompletterats med energianvändning i kwh för de olika transportslagen. Uträknade utsläpp av CO2 i beräkningsmodellen presenteras i kg istället för ton. I föregående version hämtades uppgifter om genomsnittlig bränsleförbrukning och utsläpp från totala fordonsflottan från Bilindex. Då Bilindex utgår från officiella värden från fordonstillverkarna, motsvarar de inte verklig förbrukning. Därför har uppgifterna i den här versionen istället hämtats från Handbok för vägtrafikens luftföroreningar och Svenska Petroleum och Biodrivmedel Institutet. Samtliga variabler i beräkningsunderlaget har uppdaterats med förklarande uträkningar. En ny variabel för inmatning av genomsnittssträcka har adderats till beräkningen för besökares lokalresor. En ny flik för arrangörens resor har adderats med beräkningar av utsläpp för både personal och godstransporter. Personalens/funktionärers parkeringsbehov har adderats till trängselberäkningarna. Dessutom har det tillkommit en beräkning av parkeringsbehovet för cyklar.

8 Ett nytt diagram med visualisering av arrangörens utsläpp finns under fliken för grafiskt resultat. En ny sektion för godstransporter har tillkommit under fliken beräkningsunderlag med exempelbilder på olika fordonstyper. Ny idéskrift Idéskriften från 2012 har gjorts om rejält både till utformning och innehåll och tryckts i ny upplaga om 1 000 exemplar då den gamla upplagan i princip är slut. Idéskriften har utformats ännu tydligare som en handbok för arrangörerna i denna version. Skriften kommer att spridas brett i januari 2015 och gå att beställa från Energikontoret Regionförbundet Örebro kostnadsfritt. Måluppfyllelse Nedan följer en diskussion om hur vida projektets mål har uppfyllts: Öka arrangörernas kunskap och motivation till att arbeta med transportfrågor. o Minst 90 procent av representanterna från arrangörerna i projektet ska tycka att projektet har ökat deras kunskap om hållbara transporter vid evenemang. o Minst 75 procent av representanterna från arrangörerna i projektet ska tycka att projektet har ökat deras motivation/anse att det är viktigt att arbeta med hållbara transporter vid evenemang. Kocky & Partners har i sin utvärdering av projektet frågat de 14 projektledarna och delprojektledarna om de anser att de har ökat sin kunskap om hållbara transporter vid evenemang och om de ökat sin motivation. Samtliga, 100 procent anser detta. Målet är alltså uppnått. Arbeta praktiskt med tio evenemang o Arrangörerna i projektet ska tillsammans genomföra minst 20 åtgärder för att förbättra möjligheterna till hållbara transporter kring sitt evenemang o Minst 75 procent av arrangörerna ska anse att de kommer att fortsätta att arbeta med transporter på ett hållbart sätt även när projektet är slut. Målet om att arbeta med tio evenemang har inte nåtts. Projektet har arbetat med sju evenemang. Dock har de sju evenemangen tillsammans genomfört 21 åtgärder så detta mål är uppnått. Samtliga arrangörer avser att fortsätta arbeta med transportplaneringsfrågorna i framtiden. Målet om 75 procent är alltså uppnått. Utveckla och förfina den tidigare framtagna idéskriften och dess råd. o Minst 90 procent av representanterna från arrangörerna i projektet ska tycka att idéskriften och dess råd har blivit bättre i version två än version ett. En ny version av idéskriften har tagits fram. Målet är uppnått. Dock har inte projektet lyckats utvärdera om arrangörerna i projektet tycker att idéskriften blivit bättre då den blev klar i december och intervjuerna med projektledarare och delprojektledare hölls i november. Sprida information om projektet och dess resultat. o Skicka minst tre pressmeddelanden under projektet målet är att dessa ska resultera i tio pressklipp. o Skicka information till kommuner och bransch via e-post minst två gånger under projektet.

9 o Webbinformation på samtliga projektdeltagares webbplatser. Målen är uppnådda. Det har dock varit svårt att veta om effekten, det vill säga tio pressklipp har uppnåtts då vi inte har haft möjlighet att mediebevaka hela landet fullständigt. Utveckla och uppdatera beräkningsverktyget så att det till exempel innehåller möjligheten att beräkna interna transporter. Målet är uppnått. Ett nytt beräkningsverktyg fanns tillgängligt i juli. Projektledarens kommentar och förslag till fortsättning Trots att vi inte fick tag i tio evenemang att arbeta med så anser jag att projektet har varit både lyckat och intressant. Det har varit spännande att arbeta med frågorna praktiskt och inte bara på ett teoretiskt plan som i det förra projektet. Potentialen är stor hos evenemangen. Det syns på de beräkningar som Koucky & Partners gjort. Och de evenemang som genomför åtgärder sparar inte bara bränsle och koldioxid utan får också andra positiva effekter som ett attraktivare evenemang, miljöprofil, mindre trängsel och smidigare varutransporter och logistik. Fler evenemang skulle alltså tjäna på att få upp ögonen för sina transportfrågor. Därför föreslår jag att ett framtida arbete skulle handla om att utbilda evenemangsarrangörer brett och föra ut de goda exempel som de två projekten tagit fram. Detta är också något som Koucky & Partners föreslår i sin utvärdering av projektet. Här skulle ett samarbete med idrottsrörelsen och kulturområdet vara mycket värdefullt. Energikontoret Regionförbundet Örebro kommer under den närmsta tiden titta på hur man skulle kunna lägga upp ett framtida utbildningsprojekt och vilken finansiering som kan finnas för detta.