H E L S I N G B O R G S S T A D Helsingborgs Stad kartlade beredskapen inom vård och omsorg av lena lidberg Beredd på det värsta. Så heter det analysprojekt som under 2005 har pågått inom Vård- och omsorgsförvaltningen (VOF) i Helsingborgs Stad. Analysen visar bland annat att det i förberedelsearbetet inför en kris behövs en nära planering och samverkan med andra kommunala förvaltningar, säger projektledare Ebba Larsson, till vardags medicinskt ansvarig sjuksköterska på VOF. Analysprojektet i Helsingborg har genomförts som ett trepartssamarbete mellan kommunens Vård- och omsorgsförvaltning (VOF), kommunens enhet för Säkerhet och beredskap och LUCRAM, Lunds universitets centrum för riskanalys och riskhantering. Enheten för Säkerhet och beredskap består av fyra personer, tillhör brandförsvaret och arbetar på uppdrag av kommunledningen. Vi har ett stort nätverk och fungerar som internkonsulter till de kommunala förvaltningarna och bolagen. Sedan tidigare har vi samarbetat med både Vård- och omsorgsförvaltningen och LUCRAM när det gäller risk- och sårbarhetsanalyser, berättar Katrin Winslööw, beredskapsstrateg på Säkerhet och beredskap. Fördel med utomstående part LUCRAM är en centrumbildning vid Lunds universitet som sedan slutet av 90-talet bedrivit forskning kring framför allt risk- och sårbarhetsanalyser. I projektet på VOF i Helsingborg har professor Per Olof Hallin och doktorand Jerry Nilsson från LUCRAM bland annat genomfört seminarier, strukturerat arbetet och fungerat som moderatorer och bollplank. Ofta kan det vara en fördel att anlita en utomstående part med ett annat perspektiv. Vi kan ställa dumma frågor, utan att trampa någon på tårna, påpekar Jerry Nilsson. Skälen till att utredningsprojektet har omfattat just Vård- och omsorgsförvaltningen är flera. Precis som i de flesta andra kommuner är Fakta om Helsingborgs Stad Kommunen ligger i Skåne län. Arealen är 346 kvadratkilometer och Helsingborg antalet invånare drygt 122 000 (2006). Utöver Helsingborg ingår tätorter som till exempel Hittarp-Laröd och Ödåkra. Kommunen har cirka 9 000 anställda. Risk-/hotbild Helsingborg ingår i den expansiva Öresundsregionen. Kommunen är en viktig knutpunkt både när det gäller transporter på motorväg, på järnväg och till sjöss. Färjetrafiken till och från danska Helsingör är tät. Handel och kommunikation sysselsätter en fjärdedel av de förvärvsarbetande. Därefter är det tillverkningsproduktion samt vård och omsorg som svarar för de flesta arbetstillfällena.
Oftast är det personalen ute i verksamheten som ser vilka problem som kan uppstå just där, i deras vardag. det en central förvaltning med många anställda. Det i sin tur innebär att de flesta extraordinära händelser som inträffar i kommunen sannolikt kommer att påverka vård- och omsorgsfunktionerna. Utöver detta finns det flera nyckelpersoner inom förvaltningen som är mycket intresserade av säkerhet och tar frågorna på allvar. En av dem är förvaltningschefen, säger Katrin Winslööw. Utreda brister Det var också förvaltningschefen, Andrea Danielsson, som formellt sjösatte det analysuppdrag som kom att kallas Beredd på det värsta. Till projektledare på halvtid utsågs Ebba Larsson, som till vardags har en halvtidstjänst som medicinskt ansvarig sjuksköterska på VOF. Hennes projektledaruppdrag har löpt under merparten av 2005. Syftet med projektet var att identifiera de resurser och den organisation som är nödvändiga för att upprätthålla beredskap och agerande i kris. Min uppgift var att utreda var det finns brister i förvaltningens beredskap och förmåga att hantera kriser, vad som kan åtgärdas i ett första steg och vad som behöver utredas närmare, säger Ebba Larsson. Bred arbetsgrupp VOF i Helsingborg består av fem geografiskt uppdelade områden. Ett av dem, Område Nord, har varit testpilot i analysarbetet. Området omfattar både villor, lägenheter och landsbygdsmiljö. Antalet invånare är närmare 25 000, alltså i nivå med en normalstor svensk kommun. Inom VOF finns både hemvård och särskilda boenden. Till sin hjälp i analysarbetet har Ebba Larsson haft en arbetsgrupp med personal från Område Nord. Gruppen har bestått av åtta personer: områdeschefen, en enhetschef, en person som arbetar med projekt, en biståndshandläggare, två sjuksköterskor och två undersköterskor. Att satsa på en bred grupp såg vi som väldigt viktigt. Låt säga att det inträffar en kris en fredag kväll vilka är det då som är hos våra vårdtagare? Jo, våra undersköterskor och sjuksköterskor, säger Ebba Larsson, och tillägger: Oftast är det personalen ute i verksamheten som ser vilka problem som kan uppstå just där, i deras vardag. Scenariometodik Under våren 2005 har arbetsgruppen och de övriga projektdeltagarna varit föremål för sju LUCRAM-ledda seminarier, som har handlat om risker, beredskap och krishantering. Deltagarna har bland annat fått diskutera vilka händelser som kan inträffa i verksamheten, krisbeteende och förslag till krisorganisation. M E D V I N D I S Ä K E R H E T S A R B E T E T
Seminarierna var uppbyggda i scenarioform och berörde bland annat ett vattenbortfall och ett elbortfall på grund av snöväder. Scenarierna ledde fram till konkreta frågeställningar: Vilka uppgifter måste lösas vid till exempel ett elbortfall? Hur tar vi oss fram i snön? Vilka andra aktörer kommer att bli inblandade? När det handlar om vårdkrävande människor i hemmet går det inte bara att ringa och säga du, vi kan inte komma i dag. Men däremot kanske krisen leder till att ambitionsnivån sänks inom något område där det är möjligt, säger Katrin Winslööw. Beroende av andra förvaltningar Under seminarierna gjorde deltagarna en kartläggning och analys av bristerna i hanteringsförmågan. LUCRAM bidrog med ett diskussionsunderlag kring lösningar och förbättringar. Vi fick bland annat skäl att uppmärksamma vårt samberoende av andra förvaltningar. Det räcker inte att varje förvaltning jobbar med sin lilla del. I många fall är det nödvändigt med en samverkan, konstaterar Ebba Larsson. Hon ger ett exempel: om Tekniska förvaltningen i sin krisberedskap lägger upp reservplaner för vattenförsörjningen är det viktigt att VOF å sin sida känner till hur mycket vatten deras förvaltning behöver per dygn och till vilka platser som vattnet behöver levereras. Ett annat exempel berör förskola och skola: leder en kris till att barnomsorgen inte fungerar får det konsekvenser även för VOF, eftersom många föräldrar då sannolikt måste stanna hemma med barnen. Till våra seminarier har vi bjudit in representanter för Tekniska förvaltningen och Öresundskraft, det är viktiga aktörer för oss. Dessutom har jag deltagit i motspelet när vattenverket i stan har haft en övning, berättar Ebba Larsson. TIPS I SÄKERHETSARBETET Kartlägg resurser och brister i förvaltningens krisberedskap. Kartlägg samtidigt hur beroendet av andra förvaltningar ser ut. Satsa på breda arbetsgrupper med deltagare från olika yrkeskategorier. Analysera, diskutera och reflektera och använd gärna scenarioövningar med konkreta frågeställningar. Tänk på att en stabil organisation i vardagen är en förutsättning för att kunna bygga en fungerande krisorganisation. Satsa på nätverk på alla nivåer. Var inställd på ett långsiktigt arbete. Manuella rutiner Under arbetets gång har hennes intresse för säkerhets- och beredskapsfrågor väckts på allvar. Hon säger att en ny värld har öppnat sig och att projektdeltagarnas engagemang har varit stort. Det går aldrig att förbereda sig helt för en kris. Men det går definitivt att förebereda vissa enkla, grundläggande saker, så att man kan ägna mer tid åt själva krisen, betonar Ebba Larsson. Hon påpekar att det till exempel är viktigt med förutbestämda mötesplatser och med aktuella namn- och telefonlistor i pappersformat. Vi är väldigt beroende av el, i allt från trygghetslarm och mathållning till passagesystem, sängar och liftar. Det är lätt att ta elen för given, men vid ett bortfall gäller det att ha manuella rutiner för till exempel journalföring. H E L S I N G B O R G S S T A D
KONTAKT Helsingborgs Stad Telefon: 042-10 50 00 www.helsingborg.se Vi måste också i alla lägen ha kunskap om vilka vårdtagare som har mest akut hjälpbehov. Var finns de, och hur hanterar vi dem under en kris? Hur når vi fram med insulin om det råder utegångsförbud på grund av en gasläcka? Matförråd för en vecka Ebba Larsson framhåller att personalen inom VOF i sin vardag följer en mängd rutiner, men det är viktigt att rutinerna blir belysta även ur ett beredskapsperspektiv. Hennes projektrapport, med namnet En robust vård och omsorg att vara beredd på det värsta, lämnades till förvaltningschefen i december 2005. En av våra slutsatser är att det redan nu går att göra en hel del saker för att höja säkerheten inom förvaltningen. Främst handlar det om fyra delar: att göra en del inköp och att förbättra rutinerna, beredskapen och beteendet i krissituationer. Varje vårdboende ska till exempel ha tillgång till radio, ficklampor, batterier, handsprit och matförråd för en vecka. Utrustning av detta slag ska finnas även i hemtjänstlokalerna. Vi bör också skaffa fler reservsängar, och arbeta fram inventeringsrutiner för våra beredskapslager. Dessutom bör alla nyanställda få kunskap om beredskapsfrågor, säger Ebba Larsson. Prioritering av arbetsuppgifterna Vissa saker kan VOF åtgärda med ganska enkla medel, men det finns också punkter som är mer förvaltningsövergripande eller som behöver utredas närmare inom VOF. Frågor kring kommunikations- och informationsstrukturen behöver ses över. Vem har rätt att aktivera krisledningen, och vem har rätt att avbryta krisorganisationens arbete? Samtidigt behöver vi utreda hur vi bäst prioriterar våra arbetsuppgifter, och om vi till exempel behöver personlig skyddsutrustning i vissa lägen. Ebba Larsson konstaterar att det efter en kris också behövs rutiner för att utvärdera erfarenheter och ge stöd till utsatt personal. I projektrapporten finns många förslag på hur vi kan gå vidare i vårt arbete. Nästa steg är att förvaltningschefen ska ta ställning till förslagen, säger Ebba Larsson. Dela upp besluten En av deltagarna i VOF:s arbetsgrupp var Ulla Dahlstrand, områdeschef för Område Nord med cirka 400 medarbetare. Hon framhåller att det har varit mycket värdefullt att belysa sårbarhetsfrågor ur olika synvinklar. M E D V I N D I S Ä K E R H E T S A R B E T E T
Frågan är högaktuell. Jag är glad över att vi blev tillfrågade om att ingå i projektet, det har givit oss ökade kunskaper. I början hade vi en ambition att fungera likadant i kris som till vardags, men en kris präglas i hög grad av prioriteringar. Arbetet kommer att se annorlunda ut och tillgängliga resurser måste användas på ett effektivt sätt, vilket i sin tur kan betyda att alla anställda kanske inte kommer att ägna sig åt sina ordinarie arbetsuppgifter. Vi måste hela tiden utgå från vårdtagarnas situation. Dessutom insåg vi ganska snart vårt beroende av andra förvaltningar, säger Ulla Dahlstrand. Hon påpekar dock att en stabil organisation i vardagen är en förutsättning för att kunna bygga en välfungerande krisorganisation. I samband med en kris gäller det att dela upp besluten, bedöma vad som är rimligt och lägga lösningar på olika nivåer. Därför har det varit oerhört värdefullt att de olika deltagarna i arbetsgruppen har bidragit med kunskaper utifrån sina speciella professioner. En stabil organisation i vardagen är en förutsättning för att kunna bygga en välfungerande krisorganisation. Mer riskmedveten En av Ulla Dahlstrands medarbetare är Anna Jönsson, undersköterska i Område Nords nattpatrull. Även hon har ingått i arbetsgruppen kring Beredd på det värsta. Projektet har varit väldigt givande och lärorikt. Tidigare har det här varit ett ämne som jag inte har funderat så mycket på. Ofta tar man nog för givet att det finns andra i organisationen som ska lösa den här typen av frågor, säger Anna Jönsson. Hon konstaterar att projektet har gjort henne mer riskmedveten. Det är insikter som hon nu tar med sig ut i sin vardag. En katastrof kan i värsta fall leda till att det uppstår kaos i vår verksamhet. Därför gäller det att vara så förberedd som möjligt inte bara på papperet, utan även i praktiken. Duktiga på att bygga nätverk De senaste åren har Helsingborg drabbats av fler händelser som har satt krishanteringsförmågan på prov. Bland händelserna finns 2003 års stora elbortfall i södra Sverige, bakterier i dricksvattnet, utsläpp av svavelsyra hos företaget Kemira Kemi och stormen Gudrun. Katrin Winslööw, beredskapsstrateg på kommunens enhet för Säkerhet och beredskap, säger att säkerhetsarbete är något som prioriteras i kommunen. En av framgångsfaktorerna är kanske att vi är duktiga på att bygga nätverk och att jobba med processer och processledning. I grunden har Beredd på det värsta -projektet varit en form av kompetensutveckling. H E L S I N G B O R G S S T A D
Viktigt med lättsam inramning Arbetsgruppen har avhandlat många tunga ämnen, men Katrin Winslööw framhåller att seminarierna ändå har haft en lättsam inramning. Arbetet måste vara lustfyllt och det gäller att ta vara på människors engagemang. Folk måste få spåna fritt, men det bör också finnas tid för reflektion. Dessutom bör det finnas utrymme för lite guldkant på tillvaron, till exempel i form av en god lunch eller en god kaka till kaffet. Det kan behövas som ett avbrott i den jobbigaste delen av projektarbetet, som kanske innehåller scenarier där människor kommer att dö. Kommunövergripande plan Katrin Winslööw betonar att en kommuns krishantering måste byggas upp i flera steg. Till att börja med krävs ofta en ökad medvetenhet om riskerna, följt av en systematisk analys och en åtgärdsplan. En risk- och sårbarhetsanalys är ingen slutprodukt, utan snarare en inledning på ett långsiktigt arbete som helst ska omfatta alla i organisationen. Den stora utmaningen är att behålla sin riskhanteringsförmåga levande, år efter år, säger Katrin Winslööw, som hoppas att Vård- och omsorgsförvaltningens erfarenheter nu ska spridas även till andra förvaltningar. Utmaningen just nu är hur förvaltningarnas arbete som tar sig lika vägar och har kommit olika långt kan bindas samman till en kommunövergripande plan. För närvarande arbetar jag med att ta fram en kommungemensam riskanalys som är tänkt att fungera som ett underlag dels för förvaltningarna, dels för de som har till uppgift att ta fram handlingsprogrammen enligt lagen om skydd mot olyckor och beredskapsplanen enligt lagen om extraordinära händelser, säger Katrin Winslööw. Långsiktigt arbete Jerry Nilsson, doktorand på LUCRAM, beskriver VOF:s analysprojekt som en lärande- och mognadsprocess. Projektet har omfattat både intellektuella och känslomässiga frågeställningar. Det är viktigt att ha ett långsiktigt perspektiv. Det handlar inte bara om att utveckla en lärande organisation utan också om att hålla frågorna uppdaterade och intresset vid liv. Därför får man vara inställd på ett långsiktigt arbete, säger Jerry Nilsson. P M E D V I N D I S Ä K E R H E T S A R B E T E T