Personalbokslut 2014 KARLSKOGA KOMMUN ÅRSREDOVISNING 2013 1 www.karlskoga.se
2 PERSONALBOKSLUT 2014 Diarienummer: 2014.0376 Innehållsförteckning Arbetsorganisation och strukturer... 3 Arbetsmiljö och hälsa... 7 Ledar- och medarbetarskap... 14 Lönebildning och löneöversyn... 17 Inledning Karlskoga kommun tar varje år fram ett personalbokslut. Där beskriver vi personalarbetet från det gångna året. Bokslutet innehåller även resultat och statistik som ger läsaren möjlighet att följa och analysera trender över åren. I varje kapitel finns en framåtblick med syfte att synliggöra kommande insatser och utmaningar inom personalområdet. Karlskoga 2015-03-11 Lone Atterstig Personalchef
3 Arbetsorganisation och strukturer Välfärdssektorn i Sverige kommer att ha ett stort rekryteringsbehov de kommande åren. I Karlskoga kommer andelen äldre invånare att öka markant de närmaste 20 åren. För att kunna fortsätta att leverera välfärdstjänster av bästa kvalitet måste vi arbeta för att våra kompetenta medarbetare ska vilja stanna kvar och de duktiga att söka sig till oss. Ett starkt arbetsgivarvarumärke är en viktig framgångsfaktor för att lyckas. Personalstruktur Antalet anställda Den 31 december 2014 hade Karlskoga kommun 2 445 tillsvidareanställda medarbetare, omräknat till 2 298 årsarbetare. Det är fyra färre årsarbetare jämfört samma tidpunkt 2013. största förvaltningen. Därefter kommer barnoch utbildningsförvaltningen med 29 procent av kommunens medarbetare. Antalet tillsvidareanställda årsarbetare har under en tio års period ökat med ca 100 årsarbetare. Fördelning per förvaltning. Andel av totalt antal tillsvidareanställda. Antal tillsvidareanställda årsarbetare. Åren 2003-2014. Ökningen år 2008 kan bland annat härledas till övertagandet av tre sjukhemsavdelningar från Landstinget samt nya inkonverteringsregler där erbjudande om tillsvidaretjänst sker efter två år istället för som tidigare tre års visstidsanställning. 83 procent av medarbetarna är kvinnor Kvinnor utgör 83 procent av kommunens medarbetare. Fördelningen män/kvinnor är konstant över tid men skiljer stort mellan förvaltningar. Under 2009-2010 genomfördes ett omställningsarbete i hela kommunen. Antalet anställda reducerades med ca 100 personer. Främsta orsaken var minskade ekonomiska ramar pga. minskade skatteintäkter. Förvaltningarnas storlek Medarbetarna organiseras i sju förvaltningar. Socialförvaltningen, där 45 procent av kommunens medarbetare arbetar, är den Andel kvinnor och män i respektive förvaltning.
4 Könsfördelning inom olika yrkesgrupper varierar stort och följer traditionella könsmönster. Kvinnor Män Chefer i kommunen 109 st, fyra procent, av kommunens medarbetare arbetar i en chefsbefattning, det är fyra chefer färre än året innan. Andelen kvinnliga chefer är 68 procent och det är samma nivå som 2013. Andel kvinnor/män bland medarbetare respektive chefer. Fördelning män/kvinnor per yrkesgrupp. De två yrkesgrupper i kommunen som har en jämn könsfördelning är grupperna kultur/ turism/fritid samt teknikarbete. I gruppen teknikarbete ingår t.ex. samhällsplanerare, ingenjör, bygglovhandläggare samt it-tekniker. En chef i kommunen har i medeltal 22,4 underställda medarbetare. Antalet underställda per chef minskar över tid och har sedan 2010 minskat med cirka två underställda. Skillnaderna mellan förvaltningarna är fortsatt stora. Yrkesgrupper inom kommunen Den vanligaste yrkesgruppen finns inom vårdoch omsorgsarbete där 38 procent av kommunens medarbetare arbetar. Därefter följer skol- och barnomsorg med 32 procent av medarbetarna. Antal underställda medarbetare per chef (snitt) inom respektive förvaltning.. En chefs uppdrag kan dock skilja stort liksom att det finns stora skillnader i tillgång till stödresurser såsom gruppledare, biträdande chef, samordnare eller administratör. Fördelning per yrkesgrupp (AID kod). Andel av totalt antal tillsvidareanställda. Arbetad tid Diagrammet nedan visar hur den totala tidsanvändningen fördelas mellan arbetad tid och frånvaro. Den arbetade tiden utgör 79 procent av total tid, varav åtta procent utförs av timavlönade medarbetare. Det är en minskning av timavlönade med två procentenheter senaste
5 året. I gruppen timavlönade inkluderas, förutom det som traditionellt benämns timmisar, även flertalet sommarvikarier. Bemanningsenheten Kommunens centralt organiserade bemanningsenhet har uppdrag att bemanna vikariat upp till tre månader. Enheten har under 2014 tillgodosett ca 97 procent av beställningarna, samma nivå som år 2013. Totala antalet beställningar var ca 60 000 och motsvarar ca 203 årsarbetare, en liten minskning jämfört 2013. För att täcka de korta vikariebehoven finns ca 60 tillsvidareanställda medarbetare i kommunens resursteam. Vidare erbjuds tillsvidareanställda medarbetare utökad sysselsättning. Utöver det finns det ca 800 timvikarier till vår hjälp. Fördelning arbetad tid och frånvarotid av total tidsanvändning. Barn- och utbildning samt socialförvaltningen står tillsammans för ca 89 procent av beställningarna till bemanningsenheten. Hel- och deltid 73 procent av kommunens medarbetare har en heltidsanställning i sin grundanställning, en ökning med fyra procentenheter sedan 2010. Bland männen har 89 procent en heltidsanställning jämfört med 69 procent av kvinnorna. Siffrorna skiljer stort mellan olika verksamheter. Socialförvaltningen och folkhälsoförvaltningen har den största andelen deltidsanställningar. Kommunens åldersstruktur 45 procent av kommunens medarbetare är 50 år eller äldre, 14 procent är 60 år eller äldre. Arbete under 2014 232 genomförda rekryteringar Under året har kommunen publicerat 232 platsannonser för att tillsätta 295 lediga tjänster. I medeltal var det 17 sökande per tjänst, variationen är dock stor i antal sökande. 16 lediga tjänster mottog mer än 50 ansökningar. Flest ansökningar får tjänster där kvalifikationskraven är på gymnasienivå eller lägre. Satsning på feriepraktik Sommaren 2014 finansierade kommunen feriepraktik till totalt 248 ungdomar, 94 pojkar och 154 flickor. Praktiken genomfördes inom kommunala verksamheter som vård, park, barnomsorg, städ, dans, kurs i eget företagande samt hos föreningar i staden. Målgruppen var ungdomar som gått ut årskurs 9 och år 1 på gymnasiet. Varje ungdom arbetade i snitt fyra timmar/dag under tre veckor. Lönen var 63 kronor/timme. Åldersfördelning kommunens tillsvidareanställda medarbetare. Antal. Heltidsprojekt folkhälsoförvaltningen Syftet med heltidsprojektet 2013-2015, är att möjliggöra heltidstjänster vid folkhälsoförvaltningen. Att kunna försörja sig på sitt arbete är en viktig jämställdhetsfråga och
6 intentionen med projektet. En översyn av befintliga chefsområden, samt när på dagen arbetet behöver utföras, har genomförts i syfte att hitta former för att möjliggöra fler heltidstjänster. Vidare har utbildningar genomförts för att stärka personalens kompetens vid kombinationstjänster. Karriärtjänst som förstelärare Barn- och utbildningsförvaltningen och gymnasieförvaltningen har sedan 2013 tillsatt 28 förstelärartjänster, ytterligare åtta tjänster tillsätts från 1 jan 2015. Förstelärare är en karriärtjänst inom ramen för en tidsbegränsad statligt finansierad reform. Syftet är att göra läraryrket mer attraktivt och bidra till att måluppfyllelsen i verksamheten ökar. Framåtblick Välfärdssektorn i Sverige kommer att ha ett stort rekryteringsbehov de kommande åren. Fler äldre i befolkningen pekar mot ett stort behov av vård och omsorgstjänster och efterfrågan på kompetens kommer succesivt att öka. För att kunna fortsätta leverera välfärdstjänster av hög kvalitet är det hög prioritet att arbeta för att våra kompetenta medarbetare ska vilja stanna kvar och att nya medarbetare ska söka sig till oss. Goda anställningsvillkor och ett starkt arbetsgivarvarumärke är en viktig framgångfaktor för att lyckas i detta. Från 2014 finns mål inom området personalplanering. Det är en viktig politisk markering att man förväntar sig en systematisk personalplanering både på förvaltnings- och kommunövergripande nivå. Under 2015 påbörjas projekt Ökad grundbemanning och färre delade turer. Syftet är att utreda möjligheterna till ökad grundbemanning samt utökad sysselsättningsgrad inom socialförvaltning, barn- och utbildningsförvaltning samt folkhälsoförvaltning samt möjligheten till färre delade turer inom socialförvaltningen. Projektet genomförs under 2015 och bidrar bland annat till att identifiera faktorer som gör Karlskoga kommun till en attraktiv arbetsgivare.
7 Arbetsmiljö och Hälsa Karlskoga kommuns arbetsmiljöarbete ska organiseras så att arbetsmiljölagens krav på en god arbetsmiljö uppfylls. En god arbetsmiljö ska främja medarbetarnas delaktighet, inflytande, och engagemang samt ses som en naturlig del likställd med övriga verksamhetsfrågor. All verksamhet ska ha ett hälsofrämjande synsätt och fokus ska ligga på det friska och det som bidrar till att vi mår bra och trivs. Den totala sjukfrånvaron Den totala sjukfrånvaron i kommunen är 7,1 procent. Efter flera års minskad sjukfrånvaro så bröts denna trend 2011. Sjukfrånvaron har sedan dess ökat om man ser till kommunen totalt och trenden är den samma i landet i stort Försäkringskassans prognos är att ökningen kommer att fortsätta under 2015 för att sedan avta. Försäkringskassan kan inte peka på någon enskild faktor som kan förklara dessa upp och nedgångar. Vi tycker oss kunna se ett ökat inflöde av insjuknande som blir långtidssjuka, kopplat till psykiska diagnoser. Flera av dessa blir sjukskrivna med sjukpenning under långa perioder, där de tidigare kunde få tillfällig sjukersättning, vilket inte är möjligt längre. Längden på dessa diagnoser beror dels på diagnosens art och lång återrehabilitering men också på långa väntetider för att få hjälp inom psykiatrin. Total sjukfrånvaro fördelat på förvaltning. Procent. Åren 2012-2014. Lång- och korttidssjukfrånvaro Långtidssjukfrånvaron (>59 dgr) har ökat med nio procentenheter jämfört med 2013 och utgör nu 47,5 procent av den totala sjukfrånvaron. Långtidssjukfrånvaron är nu uppe på en nivå som var 2009, med den skillnaden att då var trenden nedåtgående, medan den nu är på väg upp. Vi kan tydligt se att det som gör att den totala sjukfrånvaron ökar är att långtidssjukfrånvaron ökat kraftigt. Männens sjukfrånvaro har ökat med 14 procentenheter från 27 till 41, medan kvinnornas har ökat åtta procentenheter från 38 till 46. Total sjukfrånvaro av arbetad tid. Procent. Åren 2006-2014. Högst sjukfrånvaro har folkhälsoförvaltningen följt av socialförvaltningen. Lägst sjukfrånvaro har gymnasieförvaltningen. Kommunstyrelsens ledningskontor är enda förvaltning där sjukfrånvaron sjunkit jämfört med föregående år.
50 år och äldre är de som ökar mest (+1,4 procentenheter). Tre förvaltningar har en statistisk sett jämn könsfördelning (inom 40-60 procent). Även i dessa förvaltningar, där det är relativt lika könsfördelat, är kvinnorna mest sjuka. Att finna orsaker till den ökade ohälsan bland kvinnor är en prioriterad fråga i hela riket. Arbetslivet och dess arbetsmiljö identifieras som viktiga faktorer bland flera. 8 Långtidssjukfrånvaro (över 59 dagar) i procent av den totala sjukfrånvaron, män/kvinnor/totalt. Åren 2008-2014. 2013 2014 Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män BUF 35,9 35,2 42,6 39,0 39,7 32,4 FHF 43,9 45,2 13,8 53,0 51,2 80,3 GF 33,4 36,6 18,7 47,8 40,4 66,8 KSL 63,8 54,7 85,1 53,5 50,2 61,9 KFF 40,7 46,6 6,7 54,8 61,5 0,0 SBF 59,7 72,8 0 65,7 71,7 58,6 SOC 33,5 35,2 15,4 45,6 47,0 32,4 Totalt 36,9 38,0 26,6 45,7 46,3 41,1 Långtidssjukfrånvaron i procent av den totala sjukfrånvaron per förvaltning kön och totalt. 2013 jämfört med 2014. Den korta sjukfrånvaron (< 60 dagars frånvaro) har totalt sett för Karlskoga kommun legat relativt konstant under de tre senaste åren. Det är till och med så att flera förvaltningar sänkt sjukfrånvaron under 60 dagar. Kvinnornas är drygt fyra procent och männens drygt två procent, totalt 3,8 procent. Kvinnornas är konstant medan männens ökat något. Männens sjukfrånvaro ökar i alla åldersgrupper, och det är främst långtidsjukskrivningar som bidrar till detta. Andelen män är liten vilket ger stora utslag om någon/några blir långtidssjukskrivna. Inom flera förvaltningar har männen ingen långtidssjukfrånvaro alls i en eller flera åldersgrupper. Mest ökar männens sjukfrånvaro i gruppen 50 år och äldre (+ 1,6 procentenheter). 2013 (%) 2014 (%) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt <= 29 ÅR 4 2,7 3,7 4,4 3,9 4,3 30-49 ÅR 6,7 2,7 5,9 7,5 3,2 6,7 >= 50 ÅR 7,4 3,3 6,6 8,8 4,9 8 Sjukfrånvaro per ålder och kön. Procent. Åren 2013-2014. Sjukfrånvaro intervall Sjukfrånvaron kan delas in i olika intervaller där sjukfrånvarons längd bestämmer i vilket intervall sjukfrånvaro tillfället/fallet hamnar. Ett sjukfall kan vara en dag, mellan 2-14 dagar, mellan 15-28 dagar, 29-59 dagar, 60-90 dagar eller längre än 91 dagar. Antalet en dags frånvaro har totalt sett ökat med 46 tillfällen från 2013 och 2014. De flesta förvaltningarna har dock minskat en dags frånvaron medan barn- och utbildningsförvaltningen sticker ut med en ganska kraftig ökning. Korttidsjukfrånvaro (sjukfrånvaron exklusive långtidsfrånvaron över 59 dgr). Per förvaltning. Procent. År 2013-2014. Sjukfrånvaro - ålder och kön Kvinnor har högre sjukfrånvaro än män i alla åldersgrupper. Kvinnornas sjukfrånvaro ökar också i alla åldersgrupper. Gruppen kvinnor Intervallet 2-14 dagar har antalet tillfällen och dagar minskat från 2013 till 2014. Det är dessa dagar som arbetsgivaren betalar sjuklön för och en minskning med drygt 500 dagar märks på sjuklönekostnaderna, som inte ökat nämnvärt trots ökade lönekostnader. Inom intervallet 15-28 dagar har det skett marginella skillnader. 29-59 dagars intervallet har ökat både i antal tillfällen och antalet dagar. Detta beror främst på en ganska kraftig ökning inom
socialförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen. heltidsarbetande män. För kvinnorna är skillnaden marginell. 9 Inom de två längsta intervallen är ökningen störst. Här har antalet sjukfrånvaro tillfällen inom intervallet samt antalet dagar inom intervallet ökat, och det är antalet dagar i det längsta intervallet som skjutit i höjden. I detta räknas pågående sjukfall som startat innan 2014. Sammantaget kan vi konstatera att antalet snitt sjukfrånvarodagar/anställd ökat kraftigt beroende på att antalet dagar inom intervallet 60-90 dagar och längre än 91 dagar ökar kraftigt. Som motvikt till detta har antalet sjukfrånvaro tillfällen/fall i snitt per anställd ökat marginellt. Det ger en slutsats att långtidssjukfrånvaron ökar i antal dagar men antalet personer med långtidssjukskrivning inte ökat lika drastiskt. Antal snitt anställda Frånvaro fall Frånvaro fall/ snittanst Antal dagars fall 1 dag 2-14 15-28 29-59 60-90 91-2014 2 774 5 603 2 1 094 3 866 177 143 58 265 2013 2 825 5 647 2 1 048 4 025 195 105 45 229 Antal sjukfrånvaro fall/tillfällen indelat i intervall. Månadsavlönade. Åren 2013-2014. Antal snitt anställda Frånvaro dagar Frånvaro dagar/ snittanst Antal dagar 1 dag 2-14 15-28 29-59 60-90 91-2014 2 774 83 705 30 1 094 15 160 3 592 5 023 3 512 55 324 2013 2 825 65 678 23 1 048 15 674 3 845 3 872 3 069 38 170 BUF FHF GF KSL KFF SBF SOC Andel medarbetare Sjukfrånvaro i procent Deltid 12 4,4 Heltid 88 6,8 Deltid 37 10,9 Heltid 63 8,0 Deltid 3 4,5 Heltid 97 3,1 Deltid 5 5,0 Heltid 95 4,2 Deltid 20 11,0 Heltid 80 5,5 Deltid 5 8,5 Heltid 95 5,1 Deltid 43 8,2 Heltid 57 8,1 Sjukfrånvaro per hel- respektive deltidsarbetande. Procent. År 2014. Upprepad korttidsfrånvaro Upprepad korttidsfrånvaro bedöms man ha när man har sex eller fler sjukfrånvarotillfällen under en 12 månaders period. Antalet personer med upprepad frånvaro varierar mellan åren och från 2013 till 2014 ser vi en ökning. Antal sjukfrånvaro dagar indelat i intervall. Månadsavlönade. Åren 2013-2014. Sjukfrånvaro hel- och deltidsarbete Det är svårt att utläsa någon tydlig korrelation mellan arbetstid och sjukfrånvaro. SBF, KSL samt GF har så låg andel deltider att det är svårt att dra några slutsatser. Om man tittar på skillnaden mellan könen i de förvaltningar där det finns en högre andel deltidare finns inte heller där någon tydlig linje. Inom barn- och utbildningsförvaltningen har deltidsanställda betydligt lägre sjukfrånvaro, både kort och lång och för båda könen. Upprepad korttidsfrånvaro. Antal medarbetare med sex eller fler sjukfrånvarotillfällen/år. Åren 2010-2014. Chefer har stöd vid utredning av orsaker till upprepad sjukfrånvaro via tydliga rutiner och det har visat sig att samtal och täta kontakter mellan chef och medarbetare är positivt. Inom socialförvaltningen är det marginella skillnader mellan hel och deltid varken på lång och kortsjukfrånvaro. Däremot kan man se att deltidsarbetande män är mindre sjuka än
BUF FHF GF KSL KFF SBF SOC Frisknärvaro Frisk anses man per definition vara om man haft max fem frånvarodagar under ett år. Sju av tio medarbetare har varit friska under 2014. Det är en siffra som varit relativt konstant över tid. Mäns frisknärvaro är högre än kvinnors. Inom socialförvaltningen har männen 24 procentenheter högre frisknärvaro än kvinnorna, vilket ger stort utslag på totalen där skillnaden mellan könen är 22 procent. År Frisknärvaro Total Kvinnor Män BUF 2013 72 68 87 2014 70 68 80 FHF 2013 58 57 60 2014 62 61 75 GF 2013 83 77 92 2014 83 78 91 Däremot uppstår kostnaderna när personerna ska åter i arbete. Rent samhällsekonomiskt är den ökade långtidssjukfrånvaron en kostsam historia. Företagshälsovård Under 2014 köpte Karlskoga kommun företagshälsovård från Feelgood för drygt 2,3 mkr totalt. I den totala summan för företagshälsovård ingår basutbudet till en fast årlig kostnad på 411 tkr, vilket belastar centrala konton. Basutbudet inkluderar bl. a telefonrådgivning till medarbetare och chefer samt möten mellan Feelgood och förvaltningarnas ledningsgrupper. 68 procent av kommunens köpta timtjänster under 2014 var av efterhjälpande karaktär. Mest nyttjade yrkeskategorierna är beteendevetare följt av företagsläkare. 10 KSL 2013 77 73 86 2014 76 74 78 KFF 2013 75 66 85 2014 79 72 86 SBF 2013 77 67 85 2014 73 65 78 SOC 2013 66 63 87 2014 67 65 89 Tkr 1000 800 600 400 200 2011 2012 2013 2014 TOTALT 2013 70 65 87 2014 70 66 84 0 Frisknärvaro per förvaltning. Totalt samt per kön. Procent. Åren 2013 och 2014. Sjuklönekostnader Kommunens kostnader för sjuklöner var under 2014 var 13 954 tkr. Det är en ökning med knappt 33 tkr jämfört med år 2013 i kronor räknat. Tar man in i beräkningarna att lönerna ökat med drygt två procent så är det en lägre nivå än 2013. Den absolut största kostnaden, 11,6 mkr ligger på sjuklön för sjukintervallet 2-14 dagar. Det är den period som arbetsgivaren betalar sjuklön innan Försäkringskassan från dag 15 går in och betalar sjukpenning. Den ökade sjukfrånvaron kan härledas till ökad långtidssjukskrivning. Långtidssjukskrivningarna över 90 dagar betalar vi som arbetsgivare inte sjuklön för mer än i särskilda fall vilket gör att kostnaderna för kommunen inte ökar i samma omfattning när det gäller sjuklön. Nyttjande av företagshälsovård i tkr per förvaltning (exkl. basutbud). Åren 2011-2014. Kommunens totala företagshälsovårdskostnader har legat ganska konstant de senaste fyra åren. Dock skiljer sig nyttjandet av företagshälsovård åt mellan de olika förvaltningarna. Under 2014 lade förvaltningarna mellan 178-2098 kr/medarbetare (exklusive basutbud som hanteras centralt) i företagshälsovårdskostnader. Snittkostnad för företagshälsovård per medarbetare i kommunen totalt är 968 kr (inklusive basutbud) under 2014.
BUF FHF GF KSL KFF SBF SOC Kga tot 11 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2013 2014 Vanligaste tillbudet 2014 är psykisk påfrestning (t ex stress, kränkning eller annan händelse) vilket motsvarar 123 st (29 procent av de anmälda tillbuden. Näst vanligaste tillbudet är hot (situation, uttalanden, handlingar, skriftligt eller muntligt) vilket motsvarar 106 st (25 %) av de anmälda tillbuden. SOC och BUF ger stora utslag i statistiken gällande vanligaste tillbudet/arbetsskadan då de förvaltningarna står för drygt 90 procent av de rapporterade tillbuden och arbetsskadorna. Nyttjande av företagshälsovård i kr per medarbetare och förvaltning (exkl. basutbud). Åren 2013 och 2014. Arbetsskador och tillbud Under 2014 rapporterades 420 tillbud och 240 arbetsskador (varav 36 ledde till frånvaro). Det innebär att 17,2 procent av kommunens medarbetare rapporterade tillbud 2014 och 9,8 procent av medarbetarna rapporterade arbetsskada. Positivt är att tillbudsrapporteringen är högre i förhållande till arbetsskaderapporteringen. Att synliggöra tillbud ökar möjligheten att arbeta förebyggande innan allvarlig händelse inträffar. Arbetsskador och tillbud 2014 Arbetsskador Tillbud BUF 94 64 FHF 14 12 GF 3 11 KSL 1 0 KFF 2 3 SBF 4 0 SOC 122 330 Kga totalt 240 420 Antal rapporterade arbetsskador och tillbud per förvaltning. År 2014. Arbetsmiljöarbetet under 2014 500 400 300 200 100 0 420 240 Tillbud Arbetskador Rehabiliteringsområdet I maj 2014 redovisades kommunens sjukfrånvaro i Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU). Beslut fattades om att förvaltningarna ska analysera sjukfrånvaron under hösten 2014. Mål och handlingsplaner ska arbetas fram och dessa mål ska arbetas in i förvaltningarnas arbetsmiljöplaner. Uppföljning av arbetet ska ske i KSAU september 2015. Antal anmälda arbetsskador och tillbud. Åren 2011-2014. Vanligaste arbetsskadan 2014 är skadad fysiskt av person avsiktlig skada eller våld, vilket motsvarar 70 st (29 pocent) av de anmälda arbetsskadorna. I de fall en arbetsskada lett till sjukfrånvaro är det dock vanligare med andra skadeorsaker, t ex fallskador. Under oktober och november träffade personalavdelningen förvaltningarnas ledningsgrupper för att diskutera och analysera sjukfrånvaron förvaltningsspecifikt. Förvaltningar med relativt lågsjukfrånvaro diskuterade hur man ska arbeta för att bibehålladen nivån och arbeta mer med friskfaktorer. Förvaltningar med högre sjukfrånvaro och en mer negativ trend diskuterade mer djupgående vart i problemen ligger, inom vilka intervall frånvaron ligger, inom vilka verksamheter som
man bör titta närmare på samt vilka åtgärder/aktiviteter som bör sättas in. 5 12 Fram till december hade alla utom två förvaltningar tagit fram mål kring sjukfrånvaron, samt handlingsplan med aktiviteter för att uppnå målen. Revision av sjukfrånvaron Under hösten genomförde Deloitte AB en revisionsgranskning av arbetet med sjukfrånvaron inom kommunstyrelsens ledningskontor samt socialförvaltningen. Inga förbättringsområden pekades ut. Slutsatsen av granskningen var att de såg positivt på att kommunen uppmärksammat den negativa trenden på sjukfrånvaron och nu söker arbeta fram mål i förvaltningarna. Arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud I oktober genomförde personalavdelningen en arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud. Totalt deltog 191 deltagare (85 chefer och 106 skyddsombud) i blandade grupper. Utbildningen hölls vid sex tillfällen á fyra timmar. Utbildningen omfattade lagstiftning, systematiskt arbetsmiljöarbete, rehabilitering m.m. och bestod av teoripass växlat med grupp diskussioner. Utvärdering gjordes i samband med avslutad utbildning och sammantaget upplevdes utbildningen som bra och välbehövlig. I anslutning till arbetsmiljöutbildningen genomfördes också en fördjupningsträff för kultur och föreningsförvaltnings chefer. Fördjupningen bestod i diskussioner kring vardagsproblem kopplat till arbetsmiljöområdet. Träffen gav tillfälle till fördjupning, förtydligande samt internt lärande av varandra. Upplägget uppfattades givande för cheferna varpå denna metod kan komma att vara aktuell i kommande chefsutvecklingsprogram. 4 3 2 1 0 Utvärdering arbetsmiljöutbildning. Medelvärde. Utveckling av centralt chefsstöd Under 2014 genomförde utvecklings- och stödteamet 10 konsultationer med chefer, i första hand kring frågor kopplat till rehabilitering. Teamet har utvecklats från att ha varit ett forum för rehabiliteringsfrågor till att öppna upp för alla typer av komplicerade personalärenden. Flest konsultationer har varit med chefer från barn och utbildningsförvaltningen, men förhoppningen är att fler chefer ska söka stöd hos teamet för att komma vidare i komplexa personalfrågor. Medarbetarundersökning Under hösten (27 oktober-1 december) genomfördes medarbetarunderökningen av företaget SKOP. I årets undersökning var svarsfrekvensen hög 87,3 procent, vilket innebär att 2 142 medarbetare besvarat frågeformuläret om sin psykosociala arbetsmiljö. Framåtblick Medarbetarundersökningen Undersökningsresultatet presenteras för KSAU 23 februari 2015. Vecka 10 kommer resultatet att skickas ut till respektive chef. Arbetet med att följa upp medarbetarundersökningen med handlingsplaner/åtgärder på respektive nivå kommer att pågå under 2015.
Företagshälsovård Kommunens avtal med Feelgood löper ut sista september 2015. En ny upphandling gällande företagshälsovård kommer att ske under våren 2015. 13 HME mätning Hållbart medarbetarengagemang (HME) mäts varje år i Karlskoga kommun. Vart annat år via medarbetarundersökningen och vart annat år i en separat undersökning. Under hösten 2015 är det dags för en separat mätning av HME. Arbetsmiljöpolicyn Arbetsmiljöpolicyn ses över och revideras. Utveckling av centralt chefsstöd Utvecklings- och stödteamet är under ständig utveckling, och under 2015 kommer utveckling ske bland annat kring uppföljning av träffarna. Inslussningen till teamet ska också öka för att ge cheferna kvalificerat stöd i personalfrågor. Uppföljning av arbetet med sjukfrånvaromålen Arbetet med målen ute i förvaltningarna ska fortgå under året och det ska följas upp av personalavdelningen och återrapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott i september. Utveckling av chefs- och ledarskapsutbildning inom området Kommunens chefs- och ledarskaps utbildnings program håller på att utformas och inom området arbetsmiljö och rehabilitering kommer ett utbildningsmateriel
14 Ledar- och medarbetarskap Det är i samspelet mellan ledare och medarbetare som förutsättningar skapas för en hög kvalitet i verksamheten och en god arbetsmiljö. En grundbult i både ledar- och medarbetarskapet handlar om att driva processer som leder till förnyelse och förändring likväl som att kritiskt granska och ifrågasätta. Arbete under 2014 Ny chefs/ledar- och medarbetarpolicy i kommunen. I april 2014 beslutade Kommunfullmäktige om en ny chefs/ledar- och medarbetarpolicy och i samband med det fick personalavdelningen i uppdrag att påbörja ett utvecklingsarbete tillsammans med förvaltningarna i syfte att hålla personalpolicydokumenten levande och konkreta i det dagliga arbetet. Personalavdelningen har i detta arbete samarbetat med kommunens kommunikationschef. Implementeringen av de nya policydokumenten har i ett första steg kopplats till utbildningsinsatser inom informationshantering. Merparten av kommunens chefer har bland annat introducerats i kommunikationsverktyget översättningstrappan. En enkel modell som steg för steg hjälper chefer att planera kommunikationen av övergripande budskap till medarbetarna. Folkhälsoförvaltningen har kommit långt i arbetet med att processa de nya policydokumenten och därigenom få en ökad acceptans för innehållet i skrivningarna. Samtliga medarbetare och chefer har under 2014 getts möjlighet att processa innehållet, reflektera över vad det innebär för mig som enskild medarbetare och i förhållande till det uppdrag jag har. Chefs- och ledarutvecklingen i kommunen I december 2013 beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott om ett differentierat chefs- och ledarutvecklingsprogram för olika chefsnivåer. Deltagandet ska vara obligatoriskt och personalavdelningen fick i uppdrag att utforma innehållet i samarbete med kommundirektör och förvaltningschefer. Under 2014 har utvecklingsprogrammet för 2:a linjens chefer inletts. Tio chefer från kommunen deltar i ledarutvecklingsprogrammet som leds av utbildningsföretaget STQM Management. STQM arbetar med verksamhetsutveckling och med grundsynen att ledarskap är ett yrke och att alla människor vill utvecklas. En ledare ska ha förmåga till överblick samt kunna driva förändringar och möta motstånd på ett konstruktivt sätt. Intentionerna med utvecklingsprogrammet är att stärka cheferna i sina roller att leda andra chefer och utgöra en resurs i förvaltningarnas strategiska arbete. Denna utvecklingsinsats är strategiskt viktig då denna chefsnivå kommer att spela en viktig roll i utbildningsinsatser för enhetschefer. Deras uppgift blir att efterfråga och motivera 1:a linjens chefer till att delta i kommande utbildningsprogram. Det bedöms också viktigt att rusta denna chefsnivå så att de på ett bra sätt kan svara upp mot effekterna av utbildningsinsatserna av 1:a linjens chefer. Utbildningsinsatsen inleddes i oktober 2014 och beräknas vara avslutad i september 2015. När det gäller att rusta 1:a linjens chefer i deras tredelade uppdrag, att använda ekonomin på bästa möjlig sätt, leda personal och att utveckla verksamheten har det under 2014 pågått ett arbete inom kommunstyrelsens ledningskontor. Varje avdelning har tagit fram förslag på vad första linjens chefer behöver rustas med för kunskaper och färdigheter för att stärka rollen som arbetsgivaraföreträdare. Inom följande områden bedöms behov av ut bildningsinsatser finnas. IT Offentlig förvaltning Ekonomi Personal Kvalitetsarbete Information/kommunikation
Förutom kunskapspåfyllnad inom ovanstående områden finns också behov av att stärka ledarskapet med färdigheter inom följande: Bygga relationer till medarbetare individuellt och i grupp Driva utvecklings- och förändringsarbete Planera och organisera verksamheten Från förvaltningschefsgruppen har synpunkter framförts om att i kommande utbildningsinsatser även ta hänsyn till deltagarnas tidigare erfarenhet och kompetens genom att erbjuda seniora chefer en mer översiktig utbildning. Parallellt med arbetet att kompetensutveckla första och andra linjens chefer för kommundirektören individuella samtal med förvaltningscheferna, med utgångspunkt i de olika förutsättningarna för var och en hur de kan stärkas i sina roller. Jämsides med arbetat att ta fram förslag på differentierade utvecklings- och utbildningsinsatser för de olika chefsnivåerna pågår också ett arbete med att hitta former för utvärdering av chefs-och ledarskapet i kommunen. Den satsning som idag sker för att stärka chefs- / ledarskapet i kommunen behöver på sikt kompletteras med en satsning på medarbetarskapet. Det är i samspelet mellan ledare och medarbetare som förutsättningarna skapas för en hög kvalitet i verksamheten och en god arbetsmiljö. I medarbetarpolicy tydliggörs vad som förväntas av varje medarbetare vad gäller ansvar, uppdrag och kompetens med utgångspunk t från verksamhetens mål. För att policyn ska få kraft i vardagen, krävs genomtänkta satsningar för att utveckla medarbetarskapet och främja förmågan att ta ansvar och känna engagemang. Personalavdelningen stöder utvecklingsoch förändringsarbete Under året har personalavdelningen anlitats av flera förvaltningar i frågor som rör metodstöd i utvecklings- och förändringsarbete. Insatserna har varierat både i omfattning och innehåll och bestått av allt från arbetslagsutveckling och konflikthantering till förändrade arbetssätt och verksamhetsutveckling. I flera av uppdragen har personalavdelningen samarbetat med kommunens verksamhetscontroller. 15 Det är framförallt socialförvaltningen som efterfrågat stöd i olika utvecklings- och förändringsprocesser. Som exempel kan nämnas, ny ärendegång vid förflyttningar inom särskilt boende och ett förändrat arbetssätt inom IFO i syfte att stärka och stödja individens förmåga till egen försörjning. Inom folkhälsoförvaltningen har personalavdelningen medverkat i ett projekt inom städverksamheten som handlar om att hitta ett offensivt förhållningssätt till hälsa och att finna nya sätt att tänka när det gäller arbetsmiljöfrågor. Vid ett par tillfällen har fokusgruppsintervjuer används som metod att kartlägga förändringsbehov och planera för förändring. Som exempel kan nämnas diskussionsseminarier med enhetschefer inom socialförvaltningen i syfte att förbättra enhetschefernas och baspersonalens arbetsmiljö. Ytterligare ett annat exempel är kartläggning av kompetensutveckling för pedagogiska samordnare inom förskolan. Det verksamhetsnära utvecklingsarbetet skapar goda förutsättningar för att ta tillvara medarbetarnas kunskap och kompetens och ligger väl i linje med kommunens medarbetarpolicy som talar om ansvaret att bidra till verksamhetens utveckling. Genom att bistå förvaltningarna med metodstöd i förändringsarbete får personalavdelningen en god inblick i verksamheternas vardag, en viktig kunskap som bidrar till framåtskridande och utveckling. Ett förbättringsområde när det gäller metodstödet till förvaltningarna är att inför kommande uppdrag, samtala med ansvarig chef om att koppla insatserna till ett tänkt resultat och att stödet från personalavdelningen till arbetsgrupp och chef inte bara blir en del i kartläggningsfasen utan fortsätter även i genomförande och uppföljning av insatserna. 15
16 Framåtblick Under 2015 kommer arbetet med implementeringen av de nya policydokumenten att följas upp via en webbaserad enkät till samtliga medarbetare med frågor som ska ge svar på hur kända de nya policydokumenten är i organisation. Jämsides med arbetet att ta fram förslag på differentierade utvecklings- och utbildningsinsatser för de olika chefsnivåerna pågår också ett arbete med att hitta former för utvärdering av chefs-och ledarskapet i kommunen. 16
17 Lönebildning och löneöversyn Lönebildning ska betraktas som styrmedel vars syfte är att utveckla den kommunala verksamheten utifrån lokala förutsättningar. Lönebildning är en del i personalpolitiken och en förutsättning för att behålla och rekrytera personal. En väl fungerande lönebildningsprocess ska stimulera och motivera medarbetarna till förbättringar av effektivitet, produktivitet och kvalitet i verksamheterna. Den ska också bidra till att trygga personalförsörjningen på kort och lång sikt. Löneöversyn 2014 samt aktiviteter Plan för lärarlöner Karlskoga kommuns politiska beslut som fattades i samband med löneöversyn 2012, om att prioritera lärargrupper under 2013-2015 fortsätter. Den låglönesatsning som genomfördes i löneöversyn 2013 fick avsedd effekt, vilket innebar att det ekonomiska utrymmet för planerade satsningar för 2014 överfördes till löneöversyn 2015. Löneöversyn Löneöversynen för 2014 är genomförd och nya löner utbetalades i april månad. Löneöversyn genomfördes till största delen i form av dialogmodellen mellan chef och medarbetare. Genomsnittslönen i 2014 års nivå är cirka 26 556 kronor per månad. Den procentuella skillnaden mellan tillsvidareanställda kvinnor och mäns medellöner uppgår till 91,4 (91,0) procent, en skillnad av 2 451 kronor. Jämförelser mellan åren görs inte på identiska individer. Löneskillnaderna påverkas dels hur lönesättningen vid nyanställningar förhåller sig till lönenivån för medarbetare som avgår och dels av möjligheten att påverka ingångslönen. Exempelvis finns det reglerade lönestrukturer som styr lönerna vid nyanställning inom flera kvinnodominerade yrkesgrupper, vilket gör att nyanställda medarbetare har mindre möjlighet att påverka lönen jämfört med andra yrkesgrupper. Förklaringen till skillnaden är att det främst finns fler kvinnor i befattningar med lägre löneläge. Medellön åren 2008-2014 fördelat på män och kvinnor. Diagrammet nedan visar de nio till antal största befattningarna i kommunen motsvarande 1 567 medarbetare. Av dem utgör män endast tio procent mot i kommunen totalt där män utgör nästan tjugo procent. Medellön (kr) för nio vanliga befattningar i kommunen. 17
18 Framåtblick Löneöversyn 2015 Inför 2015 års löneöversyn finns gällande löneavtal med samtliga arbetstagarorganisationer. Lärarsatsningen går in i slutfasen av planen för satsningen 2013-2015, vilket innebär att inför löneöversyn 2015 ska analyser göras om det finns befattningar som behöver prioriteras utifrån perspektiven rekrytera och behålla samt den goda pedagogen. Uppdrag rörande lönebildning Under 2014 har lönepolicyn reviderats och implementeringen kommer att ske inför löneöversyn 2016. Utöver detta ska också riktlinjer för lönebildning att tas fram för att skapa tydlighet i löneöversynsprocessen och arbetet med lönesättning.