Kl 14

GOTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden Preliminär ÄRENDELISTA 25-4-12 Sammanträdesdatum: Sammanträdestid: Lokal: 25-4-28 Kl 14 Centralbiblioteket, konferensrummet 1. Mötets öppnande samt utseende av justeringsperson 2. Ny överbibliotekarie 3. Föregående sammanträdes protokoll (bifogas) 4. Godkännande av ärendelistan 5. Förslag till budgetrramställan 26 (bifogas) 6. Förslag om återbesättande av anställning som biblioteksråd och chef för Biomedicinska biblioteket samt ärendets vidare hantering (bifogas) 7. Förslag om tillsättning av två anställningar som förste bibliotekarie vid universitetsbiblioteket, en anställning som chef för inre tjänst vid Biomedicinska biblioteket och en anställning som chef för Kurs- och tidningsbiblioteket (bifogas) 8. Förslag om delegation för överbibliotekarien att besluta om delpension (bifogas) 9. Sammanträdestider HT 25 1. Anmälningar a) Kvartalsbokslut 5331 (Kommentaren bifogas) b) GUP-projektet c) Externa mål för UB (bifogas) d) Biblioteket i nya Pedagogen e) Arbetet med nya föreskrifter för UB f) Remissyttrande rörande RESKO-projektet g) Ev. övriga anmälningar 11. Ev. övriga ärenden Ledamöter som är förhindrade att delta i sammanträdet ombedes att snarast kontakta UB:s sekretariat tel 773 17 39; datorpost library@ub.gu.se; fax 16 37 97)

GÖTEBORGA UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr 12 25-3-2 1(6) Närvarande ledamöter: Närvarande personalrepresentanter med närvaro- och yttranderatt: Särskilt kallade: Frånvarande: Sekreterare: B.-O. Boström (ordf.) A. Bigsten (HHFN) L Branegård (HFN) C. Dahlgren (MFN, v. ordf.) S.-A. Lindgren (SFN) A. Olsson (UB) A.S. Sandelius (NFN) T. Ekholm(stud.repr.) LFehn(SACO) P. Örtenblad (SEKO) B. Brown (UB) A. Igerud (UB) M. Ladenvall (UB) P. Möller (UB) B.Terlmg(UB) A. Schneidler-Larsson (UB) W. Brantgärde (UB, t.o.m. 6) P.Brenner(ITFN) P.-A. Tjäder (KFN) M. Asplund Carlsson (UFN) P.-O. Thång (suppl., UFN) A. Nilsson (VFN) J. Lundin Kleberg (stud.repr.) M. Nilsson (stud.repr.) M. Cavallin Ärende 1 Beslut Mötets öppnande samt utseende av justeringsperson A. Bigsten utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll.

GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr 12 25-3-2 Ärende Beslut 2 Överbibliotekarien Entledigande 25-3-1 av överbibliotekarien Jon Erik Nordstrand samt Agneta Olssons förordnande som tf överbibliotekarie Ordföranden meddelar att rektor beslutat att förordna Agneta Olsson som tf överbibliotekarie fr.o.m. 25-3-1 fram till dess att den utlysta överbibliotekarieanställningen tillsatts. Antecknas. 3 Föregående sammanträdes protokoll (bilaga 1) Protokollet läggs till handlingarna. 4 Godkännande av ärendelistan. Protokoll från MBL-förhandlingarna är ännu inte färdiga. Nämnden beslutar att godkänna den föreslagna ärendelistan. 5 UB: s bokslut för 24 med kommentar (bilaga 2) A. Olsson går igenom bokslutet. Biblioteksnämnden beslutar att godkänna bokslutet.

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL Nr 12 Biblioteksnämnden 25-3-2 Ärende Beslut 6 Diskussioner om budgetframställan för 26 (bilaga 3) Med utgångspunkt i budgetframställan för Ett förslag till budgetframställan för 26 läggs 25 diskuteras hur budgetframställan för fram för Biblioteksnämnden 25-4-28. 26 skall läggas upp. Budgetframställan skall vara kortfattad (Executive summary). Mera fyllig information kan redovisas i bilagor. Följande punkter föreslås tas upp: UB :s 3-åriga besparingsbeting Problemen med nya Pedagogiska bibliotekets hyror Äldre löpande investeringskostnader som inte kompenserats UB vid övergången till ett nytt system ("ryggsäcken") Uppräkning av kostnader för e-resurser Ytterligare satsningar inom e-publicering Konsekvensanalys av ev. besparingsåtgärder 7 Förslag till avtal om samarbete mellan Kliniska biblioteket vid Sahlgrenska universitetssjukhuset och UB (bilaga 4) A. Olsson föredrar ärendet Diskuteras. Biblioteksnämnden beslutar att godkänna det framlagdaförslagettill avtal.

GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr 12 25-3-2 Ärende Beslut 8 Förslag om UB:s miljömål 24 26 (bilaga 5) A. Olsson går igenom förslaget Diskuteras. Biblioteksnämnden beslutar att godkänna förslaget med förbehållet att nedanstående text under avsnitt 2 Resor och transporter tas bort: "UB är en biblioteksorganisation som är lokaliserad till bibliotek pä åtta skilda adresser i anslutning till respektive fakultet Biblioteket transporterar beställda böcker mellan enheterna. Detta ger totalt sett färre resor för användarna." 9 Tillsättning av anställningar som l.bibl (bilaga 6) Biblioteksnämnden beslutar att den vakanta anställningen som chef för KTB utlyses som l :e bibliotekarie samt att den vakanta anställningen som l :e bibliotekarie vid Biomedicinska biblioteket återbesätts. 1 Omvandling av anställning som bibliotekarie och chef för Botanik- och miljöbiblioteket till l. bibliotekarie (bilaga 6) Biblioteksnämnden beslutar att den nuvarande chefen för Botanik- och miljöbiblioteket får sin titel ändrad till l :e bibliotekarie. 11 Anmälningar 11:1 GUP-projektet Mats Cavallin informerade tidigare, under punkt 6 om GUP-projektets arbete. Antecknas.

GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr 12 25-3-2 Ärende Beslut 11:2 Externa mål för UB Målen kommer att distribueras till nästa nämndsammanträde. Antecknas. 11:3 Verksamhetsberättelse för UB (bilaga 7) Antecknas. 11:4 Biblioteket i nya Pedagogen Antecknas. 11:5 Utvärderingsprojekt vid Biomedicinska biblioteket Antecknas, B. Terling informerade om den pågående användarenkäten vid Biomedicinska biblioteket, Botanik- och miljöbiblioteket och Geovetenskapliga biblioteket. Undersökningen är ett led i bibliotekets kvalitetsarbete.

GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL Nr 12 25-3-2 Ärende Beslut 11:6 Arbetet med nya foreskrifter för UB Ett förslag till nya foreskrifter/låneregler Antecknas, beslutas av Rektor och kommer att tas upp i Biblioteksnämnden innan det foreläggs rektor. Mats Cavallin Sekreterare Justeras: Arne Bigsten

BUDGETFRAMSTALLAN FOR GOTEBORGS UNIVERSITETSBILIOTEK 26 X:\Budgetframst26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FÖRSLAG INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning 3 2. Förslag till beslut 3 3. Förutsättningar 4 3.1. Biblioteksverksamheten vid IT-universitetet 4 3.2. Sparbeting infor 26 4 3.2.1. RÄLS-förhandlingarna 4 3.2.2. Kostnader år 26 for att driva nuvarande verksamhet 5 3.2.2.1. Lone-och prisomräkning 26 5 3.2.2.2. Kostnader för basdelen 5 3.2.2.3. Kostnader för nyttjandedelen 5 3.2.2.3.1. Prisomräkning för tidskrifter 5 3.2.2.3.2. Informatikämnets övergång till IT-universitetet 6 3.3. Förslag till fördelning mellan fakulteterna 6 3.3.1. Tabell för förslag till fördelning mellan fakulteterna 7 3.4. Hur beräknas fördelningsnycklarna för universitetsbiblioteket? 7 4. Bilagedelen 9 4.1. Utveckling av verksamheten 9 4.1.1. E-publicering samt publiceringsdatabas för universitetet 9 4.1.1.1. Publiceringsdatabas 9 4.1.1.2. E-publicering 9 4.1.1.3. Open-access 1 4.1.1.4. Kostnader 1 4.1.2. Nätpåloggning från egen dator 1 4.1.3. Nya byggnader 1 4.1.3.1. Biomedicinska biblioteket 11 4.1.3.2. Nya Pedagogiska biblioteket i City 11 5. Slutord 12 5.1. UB behövs 12 5.2. Besparingar. 12 5.3. Utveckling 12 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst 26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FÖRSLAG 1. Inledning Denna budgetframställan blir förmodligen den sista som UB utarbetar. Ett kommande beslut om ändrade former för budgethanteringen efter förslag från RESKO-utredningen förväntas ske i juni månad. Av den omfattande proceduren med budgetframställan är det inom universitetet endast Biblioteksnämndens som återstår. Budgetframställan är indelad i fyra huvudavdelningar: 1. Inledning 2. Kortfattade förslag till beslut 3. De grundläggande förutsättningarna för förslaget. En bilagedel som innehåller ytterligare bakgrundsinformation om förslagen till beslut, j. Slutord ;. Förslag till beslut Biblioteksnämnden föreslår att universitetets styrelse beslutar följande: Biblioteksanslag om 144 883 tkr som är tillräckligt för en oförändrad ambitionsnivå för universitetsbiblioteket. Med "oförändrad ambitionsnivå" avses att bedriva 26 års verksamhet under 25 års villkor och med den för universitetet gemensamma löne- och prisomräkningen. Utveckling av verksamheten o Föreslår system för e-publicering, inköp, implementering m.m 6 tkr söks från Rektors strategiska medel (motsv.) (4.1.1.2) o Framhåller vikten av att universitetsbiblioteket ges ökade lokalytor, framförallt för att ge studenterna ytterligare arbetsplatser (4.1.3) Förutsättningar för en oförändrad ambitionsnivå: o Kostnader för den generella- löne- och prisomräkningen (,5 %) (3.2.2.1) o Kostnaderna för vetenskaplig information fortfarande ökar och kostnadsökningen för tidskrifter år 26 beräknas till 6%. (3.2.2.3.1) o Tillkommande kostnader för universitetsbibliotekets hyreskostnader i Nya Pedagogen. Biblioteksnämnden räknar med att flyttningen till Nya Pedagogen är kostnadsneutral för UB. (4.1.3.2) o Återstående sparbeting för 26 beräknas vara 1,6 milj kr (3.2) o Täckning av teknisk omfördelning av investeringskostnader l 736 tkr (3%-modellens avskaffande) (3.2.2.2) o RALS-förhandlingar (3.2.1) o Informatikämnets överflyttning till IT-universitetet (3.2.2.3.2) o Föreslår fortsatt satsning på ett universitetsgemensamt system för publiceringsdatabas (årlig drift 37 tkr) (4.1.1.1) (4.1.1.4) 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst 26\Budgetframst26542Namndvers.doc

3. Förutsättningar FÖRSLAG 4 Enligt Biblioteksnämndens föreskrifter åligger det nämnden att" årligen till styrelsen avge förslag angående medelstilldelning till universitetsbiblioteket". Då denna framställan inlämnas före styrelsens beslut om RESKO-projektets ev förändringar av UB:s finansiering, kan här ingen hänsyn tas till detta. Denna budgetframställan skrivs i april 26. En konsekvens av detta tidiga datum är att åtskilliga uppgifter är osäkra. Det finns t.ex. inga goda prognoser på tidskrifternas prisutveckling år 26. Någon löne- och prisomräkningsuppgift för 26 finns heller inte. Biblioteksnämnden räknar med att så snart dessa obekanta faktorer klargjorts meddela utfallet i en särskild skrivelse till universitetsstyrelsen. */.!. Biblioteksverksamheten vid IT-universitetet Chalmers bibliotek handhar biblioteksverksamheten vid IT-universitetet. Det är placerat vid Lindholmen, där Chalmers redan hade etablerat ett bibliotek, när IT-universitetet flyttade ut till Lindholmen. indholmens bibliotek ger idag biblioteksservice dels till Chalmers ingenjörsutbildningar, dels till ITuniversitetet. Genom ett avtal mellan UB och Chalmers bibliotek köper UB biblioteksverksamhet för GU: s del av ITuniversitetet. UB vidarefakturerar sedan IT-universitetet för denna kostnad. Denna kostnad för biblioteksverksamhet finns inte redovisad i budgetframställan. Inför 27 övervägs ett tydligare och enklare sätt att visa på dessa kostnader. 26 införlivas informatikämnet med IT-universitetet och detta påverkar även biblioteksverksamheten. 3.2. Sparbeting inför 26 Vi vill göra styrelsen uppmärksam på att UB från 24 och framåt haft stora besparingskrav, som UB " larat av trots ökad verksamhet. Vi anser att vi förvaltat de medel som ställts till vårt förfogande på ett effektivt och ansvarsfullt sätt. Inför 25 fick UB ett sparbeting om 3,6 mkr (i realiteten 4,5 mkr eftersom löneökningarna 25 kommer att bli högre än de 1,5% som ligger i vår tilldelning). Då en minskning av verksamheten med 4,5 mkr på ett j: skulle ge besvärliga konsekvenser påbörjades besparingsåtgärder redan under 24. Besparingar gjordes genom att pensionsavgångar och andra vakanser inte ersattes, genom minskat öppethållande, införande av förseningsavgifter på kursböcker, höjda kopiepriser samt förskjutning av vissa investeringar. UB fortsatte sitt framgångsrika rationaliseringsarbete genom automatisering och ytterligare möjligheter till självservice för biblioteksanvändarna Det överskott som genererades under 24 har då kunnat reducera sparbetinget för 25 med l,6 mkr. För att komma i balans 26 måste verksamheten detta år minskas med ytterligare 1,6 mkr. Detta återstående sparbeting räknar UB med att kunna genomföra genom fortsatta rationaliseringar och effektiviseringar. I detta sammanhang kommer vi att ytterligare se över vårt förvärv. 3.2.1. RÄLS -förhandlingarna I budget 25 har UB i enlighet med budgetanvisningarna räknat med en generell lönekostnadsökning för 24/25 på 3,2 %. Vi vet idag inte på vilken nivå de lokala avtalen vid universitetet kommer att hamna. 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst 26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FÖRSLAG 5 Detta gör att vi enbart vill peka på att, om de lokala avtalen blir dyrare än de budgeterade medlen, innebär detta för UB som för andra fakulteter ytterligare en kostnadsökning, som vi idag inte kan prognostisera. 3.2.2. Kostnader år 26 för att driva nuvarande verksamhet Under denna rubrik anger biblioteksnämnden hur kostnadslägena för olika verksamheter väntas förändras mellan år 25 och 26. Här anges alltså kostnaderna för att bedriva en verksamhet med oförändrad ambitionsnivå men i det kommande årets kostnadsläge. 3.2.2.1. Lone- och prisomräkning 26 Enligt uppgifter från ekonomiavdelningen skall UB räkna med en löne- och prisomräkningen på,5 % för 26. 3.2.2.2. Kostnader fot basdelen Kostnaderna för basdelen har beräknats till: 66 6 tkr. Häri ingår o lokalkostnader (35 397 tkr) o SUNET/GUNET (l 84 tkr) o Övrigt (ÖB, kansli, IT, kulturarv, planering, Digitala biblioteket, investeringskostnader) (27 274 tkr) o Teknisk omfördelning av äldre investeringskostnader; den s.k. Ryggsäcken, (l 736 tkr) o Löne- och prisomräkning (145 tkr) Kostnaderna för investeringar som gjorts före 22 har finansierats genom avsättningar direkt från statsanslaget den s.k. 3%-modellen. Idag återstår kostnader för dessa investeringar motsv. l 736 tkr. När 3%-modellen avskaffas innebär detta att nämnderna tilldelas motsvarande ökade stadsanslag och nämndernas tilldelning till UB ökar med motsvarande belopp en teknisk omfördelning. fastighetsavdelningen har uppgivit en prognostiserad kostnad för UB:s lokaler. I de 35 397 tkr finns prognoser för hyreskostnader för nya Pedagogiska biblioteket sista halvåret liksom hyran för tillkomsten av ett 'tervinningsrum i Centralbiblioteket. Ett återvinningsrum är projekterat som ett led i att uppfylla GU: s miljömål. Prognosen för hyreskostnader ovan inkl. lokalvård (36 34) har av Fastighetsavdelningen minskats med en positiv differens (-637 tkr) enl. bokslutet för 25. För tidskrifter tillämpas särskild prisomräkning. (3.2.2.3.1) 3.2.2.3. Kostnader för nyttjandedelen 3.2.2.3.1. Prisomräkning för tidskrifter Inga prognoser från tidskriftleverantörerna på vilka priser som kan gälla för 26 finns idag. Under flera års tid har priserna på tryckta och elektroniska tidskrifter tillsammans ökat fortlöpande. Vid inköp av elektroniska tidskrifter avbeställs normalt den tryckta versionen. (Vi avbeställer t.ex. alla titlar där vi vet att våra avtal innehåller en säker arkivfunktion.) UB beräknar prisökningen för år 26 till 6 %. Under 25 omförhandlas många av de stora nationella avtalen på tidskrifter och hur prisutvecklingen blir kan vi inte prognostisera. 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst 26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FÖRSLAG 6 UB är representerat i den nationella samrådsgruppen för licensfrågor på BIBSAM (Kungliga biblioteket) och bevakar och följer upphandlingsarbetet på BIBSAM på nära håll. Biblioteksnämnden förutsätter att tilldelningen säkras mot valutarisker på samma sätt som år 25 och tidigare år. 3.2.2.3.2. Informatikämnets övergång till IT-universitetet Institutionen för informatik lämnar Handelshögskolan den l januari 26 för att ingå i IT-universitetet. Det medför att Handelshögskolan kommer att minska sitt bidrag till Ekonomiska bibliotekets nyttjandedel i 26 års budget. Det förslås att detta sker i proportion till informatikämnets omslutning. Minskningen av bidraget till biblioteket har beräknats till 4,6 %. Konsekvenserna för Ekonomiska bibliotekets användare utreds just nu. Vissa tidskrifter kanske även i fortsättningen är av vitalt intresse för företagsekonomi m.fl. institutioner inom Handelshögskolan. 3.3. Förslag till fördelning mellan fakulteterna iblioteksnämnden har att föreslå en fördelning av medel mellan fakulteterna i enlighet med de principer universitetsstyrelsen fastställt. Nämnden har i denna framställan inte tagit hänsyn till RESKO-utredningens utredningsförslag. Fördelningen av "basdelen" har hittills gjorts efter en nyckel baserad på fakulteternas storlek, definierad som statsanslaget, exklusive externa intäkter. Biblioteksnämnden har inte tillgång till de uppgifter som gör det möjligt att beräkna denna nyckels storlek per fakultet. Därför anges bara summabelopp i nedanstående tabeller. 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst 26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FÖRSLAG 3.3.1. Tabell för förslag till fördelning mellan fakulteterna BUDGETRAM UB 26 Belopp i tkr Basdel Basdel exkl. lokaler och SUNET/GUNET 25 inm. sparbeting 162 tkr Tillkommer det som 25 utbetalats från 3%-modellen; den s.k. Ryggsäcken Lone- och prisomräkning,5% Drift av publiceringsdatabas Lokalkostnader 26 inkl. lokalvård SUNET/GUNET-kostnad 26 :a basdel HFN SFN UFN HHFN SA NFN KFN ITN SUMMA 27274 1736 145 37 35397 184 666 Nyttjandedel Nyttjandedel 25 inkl. sparbeting 2 tkr.wgår Informatik 4,6% av HHFN Prisomräkning utländska tidskrifter 6% Lone- och prisomräkning,5% på nyttjandedel exkl. utländska tidskrifter S:a nyttjandedel 1939 115 87 19511 W 226 126 41 1393 4679 32 21 4732 1417-652 121 57 13697 25 51 58 2564 9711 241 29 998 781-652 1 136 293 78877 S:a Totalt 19511 1393 4732 13697 2564 998 144883 3.4. Hur beräknas fördelningsnycklarna för universitetsbiblioteket? Metoden för att beräkna fördelningsnycklarna fastställdes av universitetsstyrelsen 1996. Beslutet hade föregåtts av ett långvarigt utredningsarbete. Det finns anledning för biblioteksnämnden att beskriva hur fördelningen av kostnader görs. Återigen bör noteras att RESKO-utredningens förskg inte kunnat eaktas. Styrelsen förväntas fatta beslut i frågan i juni och förslaget kan komma att förändra nu gällande fördelningsnycklar. Bibliotekets kostnader deks i en basdel och en nyttjandedel. Basdelen innefattar hyreskostnader, ^UNET/GUNET-kostnader, kapitalkostnader, kultursamlingar, gemensam administration och dylikt. Nyttjandedelen är en uppskattning av de kostnader som kan relateras direkt till en viss fakultet. Det förekommer inte någon mätning av hur många lån eller biblioteksbesök en viss fakultet gör, istället görs en uppskattning av kostnaderna för att driva det eller de biblioteksenheter som fakulteten främst utnyttjar. I de fall det är flera fakulteter som är större användare av en viss biblioteksenhet görs en fördelning av kostnaderna enligt en nyckel som bestämdes 1996. Det går inte att undvika att det finns vissa osäkerheter i bedömningen av hur tex. samhällsvetenskaplig fakultet och humanistisk fakultet, skall fördela kostnaderna för Centralbiblioteket, hur medicinsk, odontologisk, vårdvetenskaplig och naturvetenskaplig fakultet fördelar kostnaderna för Biomedicinska biblioteket osv. Dock skall det påpekas att inom nyttjandedelen av bibliotekets budget sker ingen överflyttning mellan biblioteksenheterna. Ingen fakultet bidrar till driften av något annat bibliotek än det/de fakulteten i huvudsak utnyttjar 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FÖRSLAG Kostnaderna för nyttjandedelen fördelas på följande sätt mellan fakulteterna: Humanistisk fakultet 7 % Samhällsvetenskaplig fak 3 % Sahlgrenska akademin 8 % Naturvet. Fak 2 % 1 % Handelshögskolan 1 % IT-universitetet 1 % Utbildningsvetenskaplig fak 1 % av Centralbiblioteket, 5 % av Kurs- och tidningsbiblioteket av Centralbiblioteket, 53 % av Kurs- och tidningsbiblioteket av Biomedicinska biblioteket av Biomedicinska biblioteket, 1 % av Geovetenskapliga bibi, av Botanik- och miljöbiblioteket av Ekonomiska bibi, 42 % av Kurs- och tidningsbiblioteket av IT-universitetet av Pedagogiska biblioteket Som synes bidrar inte konstnärlig fakultet till någon av UB:s biblioteksenheter. Fakulteten driver istället, inom egen budget, biblioteket vid Artisten liksom vid HDK. 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FÖRSLAG 4. Bilagedelen 4.1. Utveckling av verksamheten Det finns sedan 9-talets slut en dubbelhet mellan bibliotekets fysiska lokaler med sina tryckta samlingar och dess virtuella verksamhet. Parallellt med att användningen av den elektroniska litteraturen expanderar dramatiskt (27% från föregående år), ökar också användningen av biblioteket och dess tryckta samlingar. De "konventionella" lånen ökar med årligen (5,5 % senast) trots att nära nog alla viktiga tidskrifter inom ;edicin och naturvetenskap nu finns via UB:s webb. UB fortsätter utvecklingen av elektroniska resurser och har idag 16 elektroniska tidskrifter och 25 e-böcker. I möjligaste mån avbeställer UB tryckt material i de fall vi har tillgång till en elektronisk version. 2 till 24 har UB halverat mediabudgeten för tryckt material och istället har motsvarande ökning i budget för elektroniska tidskrifter och böcker. UB har bibliotekslokaler på åtta platser runt Göteborg och är mycket välbesökt och välutnyttjat. Antalet besökare, mätt enligt SCB:s anvisningar, var 876/dag år 24. Ökningen från 23 med nästan 1 % visar med stor tydlighet att UB fortsätter att vara en av Göteborgs mest besökta institutioner. Studenter söker sig till bibliotekslokalerna för att låna böcker, som studiemiljö och för att använda sig av bibliotekets olika elektroniska resurser. Samtidigt pågår en intensiv distansanvändning av bibliotekets webb, e- tidskrifter, databaser och e-böcker. 4.1.1. E-publicering samt publiceringsdatabas för universitetet Biblioteksnämnden vill därför nu särskilt lyfta fram tre viktiga utvecklingsområden för hela universitetet; %Uföljandet av publiceringsdatabasprojektet, e-publiceringen samt arbetet med att inom universitetet Befordra en miljö med fritt tillgänglig e-publicering (Open-access). 4.1.1.1. Publiceringsdatabas -ja grupp inom UB (GUP-projektet) har tillsammans med en fakultetssammansatt referensgrupp arbetat med att som första steg få fram en publiceringsdatabas, ett löpande register över allt som publiceras av forskare vid Göteborgs universitet. Denna bas är helt nödvändig för universitetets resultatredovisning mot regering och riksdag. Projektet har fått medel från Rektor (24 18 tkr, 25 53 tkr) och arbetar nu vidare under 25 med implementering. Under 26 kommer den att gå in i ordinarie drift och beräknas årligen kosta 37 tkr. 4.1.1.2. E-publicering GU anger i sin verksamhetsplan 24-27 som ett uppdrag för UB att "öka användningen av det elektroniska biblioteket samt öka digital och alternativ publicering av vetenskapligt material" (sid. 37). 66% av UB: s mediebudget går idag till elektroniska resurser. Intresset inom hela högskolevärlden för att utveckla den egna e-publiceringen på non-profit-basis har varit mycket stort. 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst 26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FÖRSLAG 1 Arbetet med att samordna och initiera e-publiceringen vid universitetet har redan påbörjats inom projektgruppen. UB har under året testat e-publicering av examensarbeten och uppsatser en stor rationalisering av uppsatsarkivering. Flera institutioner är intressenter i detta och redan nu har en del avhandlingar publicerats på denna provisoriska server, som i april 25 ersätts med en mera permanent plats för e-arkivering och e-publicering. Under 26 ser i nämnden nödvändigheten av att gå vidare inom GUP-projektet och utveckla och samordna e-publiceringen genom att förvärva ett system för GU:s e-publicering. Kostnaderna blir då under 26 för anskaffning och implementering (tekniskt och administrativt) 6 tkr. För vidare drift av systemet (27 och framåt) kan kostnaden för löpande drift, licenskostnader och administration i nuläget inte beräknas. Nämnden ber därför att få återkomma i frågan om framtida driftskostnader. 4.1.1.3. Open-access Under 23 och 24 har UB arrangerat seminarier om Open-access. Under 25 har en ny arbetsgrupp, knuten till GUP-projektet, bildats. Arbetsgruppen koncentrerar sig på elektronisk publicering med Open Access, vilket bereder vägen för GU att delta i den globalt framväxande rörelsen för fritt tillgänglig ublicering av forskningsresultat. E-publicering är också ett ekonomiskt och rationellt sätt att distribuera universitetets vetenskapliga publikationer direkt på nätet och kanske bilda egna förlagsobundna e- tidskrifter i direkt samarbete med andra universitet. 4.1.1.4. Kostnader Publiceringsdatabas, drift 26: 37 tkr E-publiceringsdatabas, anskaffning av system (utveckling/anpassning, 6 tkr implementering ) 4.1.2. Nätpåloggning från egen dator Forskare och studenter har i ökad utsträckning frågat efter möjligheter att koppla in sina egna datorer till bibliotekets nätverk, helst då via trådlöst LAN. Man vill från sin egen dator kunna nå Internet, sin,stitutions resurser, UB:s resurser, samtidigt som man på plats kan ta del av bibliotekets och alla pappersbundna resurser. Personal från UB:s IT-avdelning har aktivt deltagit i olika arbetsgrupper inom GU för att föreslå regler och "ekommendationer för att kunna få en universitetsgemensam påloggning och för att på ett säkert sätt ^unna ansluta trådlösa LAN till universitetets datanät. Dessa arbeten börjar nu komma så långt att man skulle kunna realisera dem praktiskt inom UB under 26. Förberedande arbeten med bibliotekets nätinfrastruktur pågår redan. 4.1.3. Nya byggnader Under ett antal år har UB och Samhällsvetenskapliga fakulteten arbetat för ett utbyggt nytt Samhällsvetenskapligt bibliotek i Haga. Detta projekt anser vi fortfarande vara angeläget för främst Samhällsvetenskaplig fakultet, men då utvecklingen av Campus Linné påbörjats med tillhörande mycket konkreta byggnadsplaner ser vi inte någon möjlighet att inför 26 driva denna fråga vidare. Likadant är det med frågan om ett utbyggt Botanik- och miljöbibliotek i Botaniska trädgården. Inga beslut om Institutionens för miljövetenskap och kulturminnesvård eventuella flytt till Botaniska trädgården har kommit UB till del. I universitetets lokalplaner finns inte heller projektet prioriterat under 26-26: 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst 26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FORSLAG 11 4.1.3.1. Biomedicinska biblioteket Sahlgrenska akademin har utryckt det ytterst angeläget att förbättra infrastukturen inom akademin. Biblioteket är en del av detta. Akademin vill liksom UB koncentrera biblioteksverksamheten på Medicinareberget till det Biomedicinska biblioteket och det lilla Studietorget vid Hälsovetarbacken. Vid årsskiftet 24/5 stängdes ett Studentcentrum i Medicinarelängan med hänvisning till biblioteksverksamheten vid Biomedicinska biblioteket. Detta har inneburit en ökning av både kursbokslån och besökare på biblioteket. Biomedicinska biblioteket är i stort behov av en tillbyggnad. Biblioteket är byggt 1959 och ombyggt vid ett antal tillfällen för att anpassa biblioteket till kraven på ett modernt vetenskapligt bibliotek. Vi pknerar en tillbyggnad för att Biomedicinska biblioteket därmed skall bli den naturliga mötesplatsen på Medicinareberget. Biblioteket skall ha moderna undervisningssalar, rikligt med datorarbetsplatser och grupprum, tyst läsesal, kanske ett (dator) café, mycket självbetjäning i lån och fler informationspunkter i lokalerna. Ett nytt hus kommer dessutom att förbättra arbetsmiljön för personalen på Biomedicinska.blioteket, som idag sitter mycket trångt. I det nya biblioteket pknerar UB att kunna inrymma ett Studietorg, som skulle kunna var öppet när övrig verksamhet är stängd vilket kan vara ett led i ambitionen att samla all biblioteksverksamhet på ett ställe å berget, en åsikt som akademin ger uttryck för i olika sammanhang. Önskemål från användare uttryckt i en enkät genomförd under våren 25 om utökade öppettider kan då också tillgodoses. Biomedicinska biblioteket har i nuvarande byggnad ingen möjlighet att växa i bestånd, ge personalen en bra arbetsmiljö eller att ge studenterna tillräckligt antal grupprum, läsesalar eller studieplatser. Nämnden anser att en tillbyggnad av Biomedicinska biblioteket bör prioriteras under 26. 4.1.3.2. Nya Pedagogiska biblioteket i City Arbetet med att bygga det nya Pedagogiska biblioteket som en del av Nya Pedagogen pågår. Biblioteket får något större area än i Mölndal, men pga av lokalernas utformning med många rundade bärande väggar i en ursprunglig del av Sociala huset måste verksamheten krympas för att få plats. iblioteksnämnden vill särskilt peka på följande: Erfarenhetsmässigt växer efterfrågan på biblioteksservice då verksamheten flyttar in i moderna och centrala lokaler. Så var fallet med Ekonomiska biblioteket och Studietorget. Pedagogiska biblioteket blir Nya Pedagogens finrum. UB ser framemot att få välkomna studenterna i ett modernt pedagogiskt bibliotek med än mer teknisk utrustning. Det är vår ambition att inom beslutade ramar utrusta biblioteket så långt det är möjligt med ny teknik. UB har initierat ett projekt för att förbättra IT-utbildningen i lärarutbildningen. Projektet har inletts med diskussioner med Utbildningsvetenskapliga fakulteten. Avsikten är att söka medel från KK-stiftelsens nya satsning på lärarstuderandes ökade kunskapsbehov inom IT. 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst 26\Budgetframst26542Namndvers.doc

FORSLAG 12 5. Slutord 5.1. UB behövs Varje och student och forskare vid universitetet besöker i medeltal UB minst en gång per vecka i biblioteket lokaler eller via webben. Våra lånesiffror visar att under rminstid varje student eller forskare i snitt lånar eller laddar ett dokument per vecka från UB. 5.2. Besparingar Som tidigare redovisats har UB från 23 genom de sparbeting som givits rationaliserat och effektiviserat verksamheten hela tiden med användaren i centrum. Beslutet 24 om en besparing på 3,6 miljoner ledde till att UB redan 24 påbörjade en nedtrappning av verksamheten, som pkneras vara slut 26 - d.v.s. genom en gradvis nedtrappning 24, 25 och 26 har vi en prognos att vara i bakns inför 27. T IB begär medel för en oförändrad Ambitionsnivå inkluderande prisökningar på utländska tidskrifter. I realiteten innebär detta att vi genom RALS-förhandlingar och löneoch prisomräkningar kommer att få inomföra ytterligare besparingar. Därför är det mycket angeläget att UB inte drabbas av andra nedskärningar. Med 7 bibliotek är vi nära universitetets verksamhet. Broschyr om UB Vi erbjuder studenterna ca 5 kursböcker och ett särskilt kursbibliotek, Läs- och synhandikappadefår särskild hjälp i våra fyr a lässtudios. Vi har 2,6 milj volymer (66 kilometer böcker), 16 tidskrifter i elektronisk eller tryckt form och över 25 e^ böcker, samt databaser, lånesvstem, bokomater m.m. - De elektroniska resurserna är tillgängliga dygnet runt. Vi lånar ut ca 7 böcker på ett år och genom våra elektroniska abonnemang laddas årligen 1,2 milj dokument ner. Även våra äldre kataloger finns tillgängliga över nätet. UB har över 8 besökper dag. Vi erbjuder ca 16 läsplatser, 34 datorplatser och 4 grupprum/grupparbetsplatser. UB:s webb får över l, 4miljon besök per år. UB förvärvar 27 monografier om året. Vi möter mellan 6-8 kursdeltagare per år i sruvpundervisnine. sökverkstäder och enskild vägledning. 5.3. Utveckling UB vill fortsätta att utveckla infrastrukturen för digital informations- och dokumentspridning och på så sätt gagna hela universitetet. GUP-projektetet (publiceringsdatabas och e-publicering), nätpåloggning via egen dator samt förbättring och utveckling av lärandemiljöerna i UB:s lokaler och webb är därför i denna budgetframställan upptagna som viktiga utvecklingsprojekt. 25-4-2 8.56 X:\Budgetframst26\Budgetframst26542Namndvers.doc

GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Överbibliotekarien 25-4-18 Återbesättande och tillsättning av anställning som biblioteksråd vid Göteborgs universitetsbibliotek, Biomedicinska biblioteket Agneta Olsson är föreslagen som ny överbibliotekarie vid Göteborgs universitetsbibliotek. Ärendet är ännu inte MBL-förhandlat. Rektor förväntas fatttbeslut under april. Under förutsättning att rektor fattar beslut enligt förslaget uppstår en vakans som biblioteksråd vid Biomedicinska biblioteket. Jag bedömer det viktigt att denna post återbesätts och att detta kan göras inom den fastställda budgeten Enligt nämndens instruktion skall nämnden - Fatta beslut angående prövning av behov av tillsvidareanställning (med beaktande av finansieringsutrymmet) samt att besluta om tillsvidareanställning vid universitetsbiblioteket som biblioteksråd, chefsbibliotekarie, förste bibliotekarie och avdelningsdirektör Det är angeläget att beslut om rekrytering och tillsättning kan fattas oberoende av biblioteksnämndens sammanträden. Jag föreslår därför att nämnden beslutar - Att uppdra åt nämndens arbetsutskott att fatta beslut om rekrytering och tillsättning av biblioteksråd vid Göteborgs universitetsbibliotek, Biomedicinska biblioteket I tjänsten Agneta Olsson Tf överbibliotekarie GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Besöksadress Renströmsgatan 4 Postadress Box 222, 45 3 Göteborg Tel 31-773 176, Fax 31-773 44 11 E-post Webbplats: www.ub.gu.se sidan l av l

P ' 7- f GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Överbibliotekarien 25-4-18 Tillsättning av två anställningar som förste bibliotekarie vid universitetsbiblioteket, en anställning som chef för inre tjänst vid Biomedicinska biblioteket och en anställning som chef för Kurs- och tidningsbiblioteket Biblioteksnämnden beslutade vid sammanträde den 2 mars att tillsätta två förste bibliotekarier vid universitetsbiblioteket. Rekryteringsprocessen är inledd. Emellertid finns inte tid att framlägga förslag till tillsättning till Biblioteksnämndens möte den 28 april. Enligt nämndens instruktion skall nämnden - besluta om tillsvidareanställning vid universitetsbiblioteket som biblioteksråd, chefsbibliotekarie, förste bibliotekarie och avdelningsdirektör Det är angeläget att beslut om tillsättning kan fattas oberoende av biblioteksnämndens sammanträden. Jag föreslår därför att nämnden beslutar - Att uppdra åt nämndens arbetsutskott att fatta beslut om tillsättning av två förste bibliotekarier vid universitetsbiblioteket I tjänsten Agneta Olsson Tf överbibliotekarie GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Besöksadress Renströmsgatan 4 Postadress Box 222, 45 3 Göteborg Tel 31-773 176, Fax 31-773 44 11 E-post Webbplats: www.ub.gu.se sidan l av l

Göteborgs universitetsbibliotek 25-3-29 Astrid Igerud tf kandslichef Till Biblioteksnämnden att. Bengt-Ove Boström Ärende: Delegation för överbibliotekarien att besluta om delpension Bakgrund: När nuvarande delegationsordning för biblioteket upprättades fanns inga beslut om delpension. Då man inom vårt universitet inom respektive fakultetsområde i allmänhet valt att delegera beslut om delpension till dekanus föreslås att Biblioteksnämnden tar upp frågan om delegation till överbibliotekarien att besluta om delpension för anställda inom Göteborgs universitetsbibliotek Förslag till beslut: Biblioteksnämnden beslutar att till överbibliotekarien delegera rätten att besluta om delpension för anställda inom Göteborgs universitetsbibliotek

GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Överbibliotekarien 25-4-12 Ekonomidirektör Lars Nilsson KOMMENTARER TILL EKONOMISK UPPFÖLJNING PER 25-3-31 1 Ekonomiskt utfall för delar 25-3-31 jämfört med budget för 25 Utfallet per 25-3-31 är ett underskott om 113 tkr. Förändringen av semesterskulden har negativt påverkat resultatet med 1248 tkr. Borträknat semesterskuldsförändringen är verksamhetsresultatet ett överskott om 145 tkr. Det budgeterade resultatet, enligt den budget biblioteksnämnden antog i november 24, är ett underskott om 16 tkr för helåret. Det bättre resultatet under första kvartalet är bl.a. beroende av semestertillägg som ännu inte utbetalats samt av något högre intäkter av förseningsavgifter på kursböcker än vad som budgeterats. 2 Ekonomiskt utfall 25-3-31 jämfört med utfallet 24-3-31 Utfallet per 24-3-31 var ett överskott om 277 tkr. Förändringen av semesterskulden var vid denna tidpunkt inte utlagd på resp. nämnd utan låg centralt på GU, varför en jämförelse endast kan göras med resultatet 25-3-31 exklusive semesterskuldsförändringen, dvs överskott 145 tkr. Skillnaden är alltså ganska obetydlig. Ökningen av posten oförbrukade bidrag i balansräkningen består av oförmedlade bidrag från SIDA, vilka under året kommer att förmedlas till bl.a. biblioteket i Alexandria och till Högskolan i Borås. Ökningen av posten upplupna kostnader består dels av den ökade semesterskulden och dels av uppbokade retrolöner. 3 Prognos för helår 25 jämfört med budget för 25 Resultatet för helår 25-12-31 prognostiseras till ett underskott om 16 tkr alltså ingen förändring av budgeten för 25. 4 Investeringar Under det första kvartalet 25 har 449 tkr investerats. Investeringsramen för hela året är 86 tkr. Vi räknar med att detta belopp kommer att förbrukas. Agneta Olsson Tf överbibliotekarie Wivianne Brantgärde Ekonomiansvarig GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Besöksadress Renströmsgatan 4 Postadress Box 222, 45 3 Göteborg Tel 31-773 176, Fax 31-773 44 11 E-post Webbplats: www.ub.git.se sidan l av l

Göteborgs universitetsbibliotek - Informationsresurser - Informationskompetens UB fick 24-11-17 ett nytt måldokument. Här är några viktiga punkter ur dokumentet tillsammans med några fakta kring vår verksamhet. Läs målen i sin helhet. Målen Någrafakta Vad är UB? " Som en av universitetets viktigaste gemensamma resurser skall biblioteket tillgodose sina användares mångfacetterade behov av service." 53 Med 7 bibliotek år vi nära universitetets verksamhet. Broschyr om UB Vilka är våra målgrupper? "bibliotekets primära målgrupper: forskare, doktorander, lärare, studerande och distansstuderande vid Göteborgs universitet. [...] också betjäna regionala intressenter som allmänhet, foretag, gymnasiestuderande m.m." UB har 41 aktiva låntagare. Forskarna kan få särskilda arbetsplatser i biblioteket. Vi erbjuder studenterna ca 5 kursböcker och ett särskilt kursbibliotek, Läs- och synhandikappade får särskild hjälp i våra fyrajässjudios, Vad kan vi erbjuda? Informationsresurser "tryckta publikationer och fria eller licensierade elektroniska publikationer, skall innehålla material som är relevant för verksamheten vid Göteborgs universitet." * "Bibliotekets viktigaste basservice är att ge användarna tillgång till samlingarna genom lån och elektronisk leverans." " Universitetsbiblioteket skall vara en kreativ fysisk och virtuell mötesplats i universitetsmiljön." Vi har 2,6 milj volymer (66 kilometer böcker), 16 tidskrifter i elektronisk eller tryckt form och över 25 e-böcker. samt databaser, lönesystem, bokomater m.m. - De elektroniska resurserna är tillgängliga dygnet runt. Vi lånar ut ca 7 böcker på ett år och genom våra elektroniska abonnemang laddas årligen 1,2 milj dokument ner. Även våra äldre kataloger finns tillgänglisa över nätet. UB har över 8 besök per dag. Vi erbjuder ca 16 läsplatser, 34 datorplatser och 4 grupprum/ grupparbetsplatser. UB:s \vebbfar över l, 4miljon besök per år.

Målen Någrafakta Informationskompetens " en god ämnes- och yrkeskompetens som svarar mot universitetets behov" Ca 19 personer anställda: Bibliotekarier, undervisare, webb- och IT-specialister. "vi skall förvärva litteratur med kunskap om universitetets aktuella behov, kunna göra rimliga bedömningar av framtida behov" "upprätthålla och förmedla kunskap om tryckta och datorbaserade sökverktyg" "undervisning för att öka informationskompetensen hos universitetets lärare och studenter" Det finns särskilda ämnesbibliotekarier och tidskriftsspecialister som arbetar med att sovra och köpa in litteraturen. UB förvärvar 27 monografier om året. Referensbibliotekarier och sökspecialister arbetar dagligen med studenters och forskares informationsproblem och vi ger också särskild informationssökningshjälp. Vi möter mellan 6-8 kursdeltagare per år i gruppundervisning. sökverkstäder och enskild vägledning.