Revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2012 Lysekils kommun 2013-04-02 Håkan Olsson, certifierad kommunal yrkesrevisor Henrik Bergh
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...5 2.1 Bakgrund...5 2.2 Revisionsfråga och metod...5 3 Granskningsresultat...6 3.1 Förvaltningsberättelse...6 3.1.1 Övergripande målavstämning och finansiell analys...7 3.1.2 Investeringsredovisning...7 3.1.3 Driftredovisning...8 3.1.4 Balanskrav...9 3.2 Resultaträkning...9 3.3 Balansräkning...10 3.4 Finansieringsanalys...11 3.5 Sammanställd redovisning...12 3.6 Nämndernas redovisning av sitt uppdrag...13 3.7 Övrigt...14 2
1 Sammanfattning Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt är upprättad enligt god redovisningssed och uppfyller kravet på rättvisande räkenskaper. Redovisningen och underlag har förbättrats sedan föregående år. Men det finns också avvikelser och mindre brister som sammanfattas nedan. Kommunen har avsatt 10,5 mkr för återställande av deponi vid Sivik vilket är en ökning med 2 mkr från föregående år. Enligt en förnyad utredning av Rambo AB är den slutliga återställningskostnaden ca: 10,5 mkr. Avsatta belopp är därmed korrekt men årsredovisningen saknar följande tilläggsinformation som skall finnas. - Det redovisade värdet vid periodens början - De avsättningar som gjorts under perioden, inklusive ökningar av befintliga avsättningar - Belopp som tagits i anspråk under perioden - Outnyttjade belopp som har återförts under perioden - Ökningen under perioden av nuvärdeberäknade belopp på grund av tidseffekten och effekten av varje ändring i diskonteringsräntan - Det redovisade värdet vid periodens slut Kommunen redovisar i not 13 till maskiner och inventarier uppgift om betalda leasingkostnader (operationell leasing). Men det saknas uppgift om av framtida minimileaseavgifter, fördelade på förfallotidpunkter enligt följande: - inom ett år, - senare än ett år men inom fem år, - senare än fem år. Konto 1514 Kundfordringar hamnen har en outredd differens om 4 081 kr mellan restlängd 709 688 kr och huvudbok 705 607 kr. Inför 2013 har kommunen bytt faktureringssystem vilket enligt ekonomikontoret kommer underlätta uppföljning och avstämning av kundfordringarna hamnen. Hittills har endast 4 063 kr reglerats av de reseförskott på 140 000 kr som löpande utbetalts under år 2012 på konto1613. Specifikation för konto 1623 genomgångskonto kassan är dåligt uppställd och går inte att stämma av mot UB. Redovisningschefen skall därför göra en ny specifikation som förklara och verifierar saldot men denna blev inte klar under vår granskning. 3
Det saknas specifikation i form av momsdeklarationer på konto 1687. Redovisningen av den sammanställda redovisningen (koncernredovisning) sker separat och inte i en gemensam förvaltningsberättelse. Noterna till resultat och balansräkning är felaktigt uppställda utifrån härkomst (vilket bolag) och inte summan av gemensamma poster såsom sker på korrekt sätt för kommunen. Omfattningen av äldre obetalda och därmed osäkra fordringar är färre än föregående år och uppgår nu till ett oväsentligt belopp. Kommunen saknar dock fortfarande en redovisningsmetod för hur osäkra fordringar bokföringsmässigt skall avskrivas (korrektivkonto i kredit till kundfordringar i debet). Det pågår fortfarande ett arbete med uppdatering av kommunens kravpolicy. Vi har under 2011 särskilt granskat och rapporterat kommunens redovisning av exploateringsverksamhet. I revisionsrapporten konstaterar vi att det finns flera viktiga redovisningsfrågor som måste utvecklas och tillämpas mer strikt. Det gäller t ex principer och metoder för klassificering och värdering, metoder för löpande redovisning, öppen och transparent bruttoredovisning som synliggör och särredovisar inte bara vinster och förluster för varje exploateringsområde utan också särredovisar varje del i en exploatering (tomten, vägar, vatten och avlopp). Vi hänvisar vidare till RKR råd och praktiska anvisningar/exempel på uppställning av tilläggsinformation som kan förbättras avs pensionsredovisning, leasing, exploateringsredovisning, noter m fl. Vi bedömer att förvaltningsberättelsens avsnitt av övergripande målavstämning samt den finansiella analysen inte helt överensstämmer med kraven i KRL. Kommunstyrelsen har inte upprättat förslag till mätbara mål och målvärden till fullmäktige för beslut. Detta gör att avsnittet Vision 2015 Mål och kvalitetsarbete, som är mycket kortfattat och övergripande, är mer inriktad på att beskriva vad som sker avseende målstyrning under 2013, än att utvärdera 2012. Det finns därmed ingen samlad redovisning av måluppfyllelse eller bedömning av god ekonomisk hushållning utifrån ett verksamhetsperspektiv. Kommentarerna i årsredovisningen i övrigt är därför inriktade och avgränsade till kommentarer om verksamheten, aktiviteter och budgetavvikelser. Det saknas också en tydlig avstämning och redovisning av de enskilda finansiella målen i årsredovisningen. Vår granskning visar att kommunen inte klarar varken årets eller de mer långsiktiga budgeterade resultatmålen. 4
Vi bedömer att nämndernas redogörelser överlag är väl strukturerade och rubrikmässigt följer de anvisningar som ekonomikontoret lämnat inför bokslutsarbetet. Nämndernas redogörelser beskriver bl a deras verksamhet, ekonomi och målsättningar. Det saknas dock en redovisning av miljöberedningens arbete för 2012. Men eftersom fullmäktige inte beslutat om mål och målvärde för 2012 saknas en bedömning av uppfyllelsen och ändamålsenligheten ur detta perspektiv. Det saknas också i allt väsentligt en uppföljning och redovisning av verksamheternas produktivitet och effektivitet, vilket också vore önskvärt. Vi rekommenderar att kommunen kompletterar driftredovisningen med kolumner som redovisar de under året gjorda prognoserna på budgetavvikelserna i syfte att förbättra ekonomistyrningen. 2 Inledning 2.1 Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRL) gäller fr o m 1998 och reglerar externredovisningen. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Kommunstyrelsen ansvarar enligt kommunallagen för årsredovisningen. När det gäller nämndernas redovisning, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. 2.2 Revisionsfråga och metod Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och i enlighet med normgivning, främst från Rådet för kommunal redovisning. Granskningen som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv skall besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande. Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse (inkl drift- och investeringsredovisning) 5
resultaträkning finansieringsanalys balansräkning sammanställd redovisning Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt kommunens ekonomiska ställning och utveckling, efterlevnaden av balanskravet och om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Vidare har vi också inom ramen för granskningen av årsredovisningen bedömt nämndernas redovisningar av hur de fullgjort sitt uppdrag från fullmäktige. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv och med hänsyn till materialitetsgränser, för att i rimlig grad kunna bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i årsredovisningen. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 3 Granskningsresultat 3.1 Förvaltningsberättelse I KRL kap 4 framgår det att kommunen skall upprätta en förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen skall innehålla: - en översikt över utvecklingen av kommunens verksamhet (KRL 4:1) - särskilda upplysningar om de anställdas sjukfrånvaro (KRL 4:1 a) - samlad redovisning av kommunens investeringsverksamhet (KRL 4:2) - en redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten (KRL 4:3) - en redovisning av hur det negativa resultatet skall regleras (KRL 4:4) - en utvärdering av mål för god ekonomisk hushållning (KRL 4:5) - sådana upplysningar som avses i KRL 4:1 skall också omfatta sådan kommunal verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer (KRL 8:1). 6
3.1.1 Övergripande målavstämning och finansiell analys Vi bedömer att förvaltningsberättelsens avsnitt av övergripande målavstämning samt den finansiella analysen inte helt överensstämmer med kraven i KRL. Kommunstyrelsen har inte upprättat förslag till mätbara mål och målvärden till fullmäktige för beslut. Detta gör att avsnittet Vision 2015 Mål och kvalitetsarbete, som är mycket kortfattat och övergripande, är mer inriktad på att beskriva vad som sker avseende målstyrning under 2013, än att utvärdera 2012. Det finns därmed ingen samlad redovisning av måluppfyllelse eller bedömning av god ekonomisk hushållning utifrån ett verksamhetsperspektiv. Kommentarerna i årsredovisningen i övrigt är därför inriktade och avgränsade till kommentarer om verksamheten, aktiviteter och budgetavvikelser. Det saknas också en tydlig avstämning och redovisning av de enskilda finansiella målen i årsredovisningen. Fullmäktige har antagit långsiktiga finansiella mål; Resultatet skall vara minst 2 % av skatter och generella bidrag (motsvarar 13,5 mkr för 2012 och utfallet blev 3,5 mkr). Som delmål anges ett resultatmål på 1,5 % för 2012 och 3 % för 2014. Utfallet blev 0,5 %. Utdebitering av skatt skall motsvara genomsnittet i Västra Götaland (21,54) Nettoinvesteringar skall uppgå till högs 29 mkr per år. Utfallet blev 45,4 mkr Låneskuld skall minska. Utfallet blev en minskning med 8,7 mkr. Nettoinkomster vid försäljning skall användas för amortering av långa lån. Utfallet blev 8,7 mkr vilket motsvarar amortering av långa lån. Fullmäktiges budget för 2012 anger; Resultat på + 11,2 mkr (1,5 %). Oförändrad skatt med 22,49 (22,06 efter skatteväxling) Vår granskning visar att kommunen inte klarar varken årets eller de mer långsiktiga budgeterade resultatmålen. 3.1.2 Investeringsredovisning Vi har granskat att: investeringsredovisningen visar kommunens totala investeringsverksamhet 7
investeringsredovisningen är uppställd enligt god redovisningssed beloppen i investeringsredovisningen överensstämmer med årets bokföring posterna i investeringsredovisningen är överförda till balansräkningen och finansieringsanalysen jämförelse med tidigare år görs Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets investeringar. 3.1.3 Driftredovisning Vi har granskat att: budgeterade och redovisade kostnader och intäkter redovisas i sammanfattning redovisade intäkter och kostnader överförts riktigt från den systematiska bokföringen samma periodiseringsprinciper gäller för både budget och redovisning jämförelse med tidigare år görs driftredovisningen är analyserad i förhållande till ekonomi och fastställda mål. Vi bedömer att driftredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Fördjupad information och analyser finns under resp nämnds redovisning. Vi rekommenderar att kommunen kompletterar driftredovisningen med kolumner som redovisar de under året gjorda prognoserna på budgetavvikelserna i syfte att förbättra ekonomistyrningen. De prognoser som gjordes i delårsrapporten tertial 1 och tertial 2 var väsentligt bättre än föregående år då de enl vår bedömning var undermåliga. Avvikelser mot budget för nämndernas verksamheter och enskilda poster såsom skatter, pensionskostnader, finansiella poster m fl fanns i allt väsentligt prognostiserade vid både tertial 1 och 2. 8
3.1.4 Balanskrav Kommunen uppnådde för 2012 ett positivt resultat om 3,5 mkr. Med hänsyn till realisationsvinster (- 8,7 mkr) och omstruktureringskostnader (+ 6,4) mkr klarar kommunen kommunallagens balanskrav. 3.2 Resultaträkning Resultaträkningen skall redovisa samtliga intäkter och kostnader och hur det egna kapitalet har förändrats under året (KRL 5:1). Vi har granskat att: resultaträkningen är uppställd enligt KRL resultaträkningen i allt väsentligt redovisar årets samtliga externa intäkter och kostnader noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer av resultaträkningens poster samt möjliggör avstämning mot balanskravet resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat Vi bedömer att resultaträkningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild över årets resultat och konstaterar att kommunen i huvudsak följer gällande principer, råd och anvisningar som gäller för den kommunala redovisningen. Resultatpåverkande avvikelser redovisas under balansräkning nedan. 9
3.3 Balansräkning Balansräkningen skall i sammandrag redovisa kommunens samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång (balansdagen). Ställda panter och ansvarsförbindelser skall tas upp inom linjen. (KRL 5:2) Vi har granskat att: balansräkningen är uppställd enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning upptagna tillgångar, avsättningar och skulder existerar, tillhör kommunen och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade tillgångar, avsättningar och skulder har värderats enligt principerna i KRL föregående års utgående balanser har överförts rätt som årets ingående balanser specifikationer till utgående balanser finns i tillräcklig omfattning årets resultat överensstämmer med resultaträkningen. Kommunen har avsatt 10,5 mkr för återställande av deponi vid Sivik vilket är en ökning med 2 mkr från föregående år. Enligt en förnyad utredning av Rambo AB är den slutliga återställningskostnaden ca: 10,5 mkr. Avsatta belopp är därmed korrekt men årsredovisningen saknar följande tilläggsinformation som skall finnas. Det redovisade värdet vid periodens början De avsättningar som gjorts under perioden, inklusive ökningar av befintliga avsättningar Belopp som tagits i anspråk under perioden Outnyttjade belopp som har återförts under perioden Ökningen under perioden av nuvärdeberäknade belopp på grund av tidseffekten och effekten av varje ändring i diskonteringsräntan Det redovisade värdet vid periodens slut Omfattningen av äldre obetalda och därmed osäkra fordringar är färre än föregående år och uppgår nu till ett oväsentligt belopp. Kommunen saknar dock fortfarande en redovisningsmetod för hur osäkra fordringar bokföringsmässigt skall avskrivas (korrektivkonto i kredit till kundfordringar i debet). Det pågår fortfarande ett arbete med uppdatering av kommunens kravpolicy. 10
Kommunen redovisar i not 13 till maskiner och inventarier uppgift om betalda leasingkostnader (operationell leasing). Men det saknas uppgift om av framtida minimileaseavgifter, fördelade på förfallotidpunkter enligt följande: inom ett år, senare än ett år men inom fem år, senare än fem år. Vi hänvisar vidare till RKR råd och praktiska anvisningar/exempel på uppställning av tilläggsinformation. Vi har under 2011 särskilt granskat och rapporterat kommunens redovisning av exploateringsverksamhet. I revisionsrapporten konstaterar vi att det finns flera viktiga redovisningsfrågor som måste utvecklas och tillämpas mer strikt. Det gäller t ex principer och metoder för klassificering och värdering, metoder för löpande redovisning, öppen och transparent bruttoredovisning som synliggör och särredovisar inte bara vinster och förluster för varje exploateringsområde utan också särredovisar varje del i en exploatering (tomten, vägar, vatten och avlopp). Konto 1514 Kundfordringar hamnen har en outredd differens om 4 081 kr mellan restlängd 709 688 kr och huvudbok 705 607 kr. Inför 2013 har kommunen bytt faktureringssystem vilket enligt ekonomikontoret kommer underlätta uppföljning och avstämning av kundfordringarna hamnen. Hittills har endast 4 063 kr reglerats av de reseförskott på 140 000 kr som löpande utbetalts under år 2012 på konto1613. Specifikation för konto 1623 genomgångskonto kassan är dåligt uppställd och går inte att stämma av mot UB. Redovisningschefen skall därför göra en ny specifikation som förklara och verifierar saldot men denna blev inte klar under vår granskning. Det saknas specifikation i form av momsdeklarationer på konto 1687. 3.4 Finansieringsanalys I finansieringsanalysen skall kommunens finansiering och investeringar under räkenskapsåret redovisas (KRL 7:1). Vi har granskat att: 11
finansieringsanalysen uppfyller kraven enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning finansieringsanalysens innehåll överensstämmer med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen Vi bedömer att finansieringsanalysen redovisar kommunens finansiering och investeringar. Av analysen framgår kommunens kassaflöden uppdelat på verksamheterna: löpande verksamhet, investeringar och finansiering. Analysen utmynnar i årets kassaflöde. 3.5 Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningens syfte är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska åtaganden oberoende av i vilken juridisk form verksamheten bedrivs.(rådets rekommendation) Den sammanställda redovisningen skall innehålla en resultaträkning och en balansräkning som utgör en sammanställning av kommunens och de juridiska personernas resultat- och balansräkning. (KRL 8:2) Det är god redovisningssed att inkludera en finansieringsanalys. (Rådets rekommendation) Vi har granskat att: den sammanställda redovisningen är uppställd enligt KRL och även innehåller en finansieringsanalys noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer till resultat- och balansräkningsposter. Det innebär att delposterna i noterna ska vara rensade från intern poster (upplysning om interna poster ska därför inte anges). den sammanställda redovisningen omfattar samtliga kommunens företag konsolideringen omfattar de företag i vilka kommunen har ett betydande inflytande proportionell konsolideringsmetod och förvärvsmetod tillämpas vid konsolideringen 12
beloppen överensstämmer mellan den sammanställda redovisningen och de ingående företagens redovisningar interna poster har eliminerats i allt väsentligt även i notapparaten. Vi har inte granskat och kan inte bedöma om att den sammanställda redovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av koncernens resultat och ställning. Redovisningen sker separat och inte i en gemensam förvaltningsberättelse. Noterna till resultat och balansräkning är felaktigt uppställda utifrån härkomst (vilket bolag) och inte summan av gemensamma poster såsom sker på korrekt sätt för kommunen. 3.6 Nämndernas redovisning av sitt uppdrag Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Vi har övergripande granskat att redovisningarna ger en rättvisande bild av verksamhetens utfall i förhållande till fullmäktiges uppdrag. I ekonomikontorets anvisningar framgår att nämnderna skall redogöra för årets verksamhet med analys och målavstämning, jämförelsetal för nämndens verksamhet, resultaträkning mm. Vi bedömer att nämndernas redogörelser överlag är väl strukturerade och rubrikmässigt följer de anvisningar som ekonomikontoret lämnat inför bokslutsarbetet. Nämndernas redogörelser beskriver bl a deras verksamhet, ekonomi och målsättningar. Men eftersom fullmäktige inte beslutat om mål och målvärde för 2012 saknas en bedömning av uppfyllelsen och ändamålsenligheten ur detta perspektiv. Det saknas också i allt väsentligt en uppföljning och redovisning av verksamheternas produktivitet och effektivitet, vilket också vore önskvärt. Det saknas också en redovisning av miljöberedningens arbete för 2012. 13
3.7 Övrigt Vi har granskat följsamheten till samtliga nya och reviderade rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. Håkan Olsson 14