1 (2) Beslut Datum 2013-04-25 Dnr HLA 23-2013/12916 Bildningsförbundet Mittnorrland Box 709 831 28 Östersund Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Bildningsförbundet Mittnorrland Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. Inom detta uppdrag inspekterade Riksarkivet arkivverksamheten vid Bildningsförbundet Mittnorrland den 9 april 2013 (inspektionsrapport, bilaga). Beslut Med hänvisning till vad som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Bildningsförbundet Mittnorrland följande. Åtgärda brister i arkivläggningen av handlingar som uppmärksammats i rapporten, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:1 (ändrad genom RA-FS 2012:5). Uppdatera arkivbeskrivningen, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 1991:1 (ändrad genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1). Ordna och förteckna samtliga allmänna handlingar som bildningsförbundet ansvarar för, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 1991:1 (ändrad genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1). Åtgärda brister i förvaring och skydd av handlingar som förvaras i kontorsmiljö, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler RA-FS 1994:6 (ändrad genom 1997:3). Besluta om tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2). Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar RA-FS 2004:3 (ändrad genom RA- FS 2012:4). Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm Telefon: 010-476 70 00 Telefax: 010-476 71 20 E-post: riksarkivet@riksarkivet.se Internet: www.riksarkivet.se Organisationsnr: 202100-1074
2 (2) Beslut Datum 2013-04-25 Dnr RA 231-2013/12916 Bildningsförbundet Mittnorrlands återrapportering Bildningsförbundet Mittnorrland ska redovisa vilka åtgärder man vidtagit med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska vara Riksarkivet tillhanda senast den 25 oktober 2013. Vid redovisningen ska Riksarkivets diarienummer anges som referens... Björn Jordell Riksarkivarie. Patrik Höij Arkivarie, föredragande
Inspektionsrapport 1 (5) Datum 2013-04-25 Dnr HLA 23-2013/12916 Inspektion av arkivvården vid Bildningsförbundet Mittnorrland den 9 april Närvarande Från Bildningsförbundet Mittnorrland: länsbildningskonsulent (via telefon 2013-04-15) Från Riksarkivet: Patrik Höij, arkivarie Inledning Riksarkivet har den 9 april 2013 besökt Föreningsarkivet i Jämtlands län, Arkivvägen 1, där Bildningsförbundet Mittnorrlands deponerade arkiv förvaras, för att inspektera arkivvården. Riksarkivet har även via telefon den 15 april intervjuat länsbildningskonsulent NN, för att få kompletterande information, då denne inte kunde närvara vid besöket på föreningsarkivet. Vid inspektionen användes tillämpliga delar av checklista för systeminspektion (version 2013-03-08). Landsarkivet i Östersund har enligt uppgift tidigare varit bildningsförbundet behjälpligt med rådgivning gällande arkivbeskrivning och arkivförteckning. Någon dokumentation gällande detta har dock ej återfunnits hos landsarkivet i Östersund. Sammanfattning Riksarkivet har vid inspektionen den 9 april 2013 konstaterat brister i arkivverksamheten. Bristerna berör avsaknad av dokumentation om tillämpning av gallringsföreskrifter, arkivläggning, arkivredovisning samt förvaring. 1. Ansvar och organisation Jämtlands läns bildningsförbund bildades 12 juni 1938 medan Västernorrlands län bildningsförbund bildades den 6 juni 1963. Västernorrlands läns bildningsförbund var dock en fortsättning på Västernorrlands läns Föreläsningsförbund som bildades 1932. Den 1 juli 1993 slogs de två länsbildningsförbunden samman och Bildningsförbundet Mittnorrland bildades. Bildningsförbundet Mittnorrland (BFM) är folkbildningens gemensamma mötesplats i Jämtlands och Västernorrlands län. Det samlar folkbildningsorganisationer för samarbete, erfarenhetsutbyte, utvecklingsarbete och diskussioner. Arbetet syftar till att stärka Postadress: Box 161, 871 24 Härnösand Besöksadress: Jonas Bures plats (Rosenbäcksallén) Härnösand Telefon: 010-476 80 00 Telefax: 010-476 80 20 E-post: landsarkivet.hla@riksarkivet.se Internet: www.riksarkivet.se/hla Organisationsnummer: 202100-1074 Bankgiro: 5052-3844
2 (5) folkbildningen. Bildningsförbundets medlemmar är studieförbund, folkhögskolor, länsbibliotek och länsmuséer. Från och med år 1974/75 har länsbildningsförbunden haft statliga bidrag att dela ut. Den statliga bidragsfördelningen reglerades senare i Lag (1976:1046) om överlämnande av förvaltningsuppgifter inom utbildningsdepartementets verksamhetsområde. Enligt lagen prövar länsbildningsförbunden frågor om statsbidrag till kulturverksamhet genom ideella föreningar. Förmedlingbyrån för kulturprogram och från år 1982 Folkbildningsförbundet, fördelar bidragspengar till respektive länsbildningsförbund. Från och med år 2010 har inga pengar funnits att dela ut, då regeringen dragit in bidraget, varför bidragsverksamheten upphört. Bildningsförbundet Mittnorrland är en förening med en styrelse och med en anställd länsbildningskonsulent på halvtid. Denne har fungerat som ansvarig handläggare vid hanteringen av statliga bidrag och de i samband med denna verksamhet uppkomna allmänna handlingarna. Styrelsen har delegerat detta ansvar. Länsbildningskonsulenten är även ansvarig för arkivet och utför vissa praktiska sysslor som har med arkivläggningen att göra. Bildningsförbundet Mittnorrland köper tjänster av Föreningsarkivet i Jämtlands län, där man deponerat handlingar som är äldre än 10 år. I det avtal som Bildningsförbundet Mittnorrland har med Föreningsarkivet i Jämtlands län ingår enligt uppgift även att ordna och förteckna arkivet. Länsbildningskonsulenten uppger sig ha viss kännedom om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. 2. Styrdokument Bildningsförbundet Mittnorrland saknar internt upprättade styrdokument gällande arkivhanteringen. 3. Arkivbildning De handlingar som skapats i verksamheten består av sammanställningar och redovisningar över utbetalda bidrag, bifalls- och avslagsskrivelser gällande sökta bidrag, ansökningar om bidrag (förtryckta blanketter) med eventuella bilagor, tjänsteanteckningar (huvudsakligen gällande kompletteringar av ansökningar), handlingar gällande regler och rutiner för hantering, bedömning och utbetalning av medel, besvär över avslagna ansökningar samt räkenskaper. Bildningsförbundet har från och med början av 1990-talet infört ett elektroniskt register upprättat i Microsoft Excel. Hanteringen innan var manuell på papper. Registret har innehållit en mängd av de uppgifter som anges i ansökningarna samt fungerat som en form av diarium, där ansökningarna ordnats i en årlig löpnummerordning och daterats vartefter de
3 (5) inkommit. Endast sådana föreningar som fått bidrag redovisas dock i registret, varför det inte kan sägas vara ett fullständigt diarium. I registret har även angivits om och hur mycket som utbetalts till respektive sökande förening. Beslut om utbetalning redovisas i registret samt genom att kopior bevarats av beslut om avslag. I styrelseprotokoll förekommer avrapporteringar till styrelsen av utdelade bidrag och eventuella kvarvarande medel. Vissa kassaböcker är direkt kopplade till det statliga bidraget och redovisar utbetalningar enligt samma löpnummersystem som registret och ansökningarna systematiserats efter. Dessa täcker dock inte hela tidsperioden som bidrag utdelats. Huvudräkenskaperna tar bara upp utbetalningar i klump och har flera utbetalningar till föreningar gjorts på samma datum har de därför bara fått ett verifikatnummer, vilket innebär att det i huvudräkenskaperna inte går att identifiera enskilda utbetalningar till föreningar. Registret torde därför utgöra huvudkälla till vilka som fått bidrag och när. Utbetalningar redovisas också direkt på respektive ansökan i Jämtlands fall eftersom ansökningsblanketten också använts som verifikation, medan en särskild bokföringsorder istället upprättats i Västernorrland. 4. Framställning och hantering av handlingar Det elektroniska registret över utbetalade bidrag har skrivits ut och bevarats på papper. Enligt uppgift har man upplevt det svårt att tekniskt läsa äldre register som registrerats i tidigare versioner av Excel. Någon fullständig digital lagring är därför inte möjlig. De utskrivna registren på papper omfattar alla register som upprättats elektroniskt. Det elektroniska registret omfattar dessutom endast sådana ansökningar som beviljats, vilket innebär att det inte heller omfattar alla ansökningar. Till detta kommer att det är svårt att bevara registret elektroniskt på ett sådant sätt att bearbetningsmöjligheterna inte går förlorade. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad genom RA-FS 1997:6 samt RA-FS 2012:2) kan vara tillämpliga på det elektroniska registret. En gallring enligt nämnda föreskrift ska beslutas av bildningsförbundet och dokumenteras. Utskrifterna på papper av registret ska dock bevaras. Enligt länskonsulenten utförs rensning av handlingarna innan de arkivläggs; rensningen utförs av länskonsulenten. Vid kontroll av handlingarna kunde noteras att rensning utförts väl i handlingar från och med utbetalningsperioden 1995/96, medan den i tidigare material var bristfällig. Enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:1 (ändrad genom RA-FS 2012:5) 6 kap 4 ska föremål som kan skada handlingarna avlägsnas senast när handlingarna placeras i förvaringsmedel som är avsedda för långtidsförvaring. Bidragshandlingarna arkivläggs efter år och i löpnummerordning. Ankomststämpling förekommer från och med utbetalningsperioden 1995/96.
4 (5) Vid kontroll kunde noteras att handlingarna delvis förvaras i bristfälliga förvaringsmedel och till övervägande del saknar aktomslag. I enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:1 (ändrad genom RA-FS 2012:5) 7 kap 1 ska handlingarna placeras i aktomslag innan de läggs i arkivbox. Enligt 7 kap 2 ska handlingarna förvaras i arkivbox som uppfyller de tekniska krav som anges i 4 kap Rikarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering RA-FS 2006:4 (ändrad genom RA-FS 2012:8). 5. Gallring Länsbildningsförbunden saknar några specifika gallringsbeslut (RA-MS). Enligt uppgift från länsbildningskonsulenten har Bildningsförbundet inte utfört någon gallring. I arkivbeskrivningen anges dock att Bildningsförbundet gallrar verifikationer efter tio år med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2). Under förutsättning att gallring av verifikat knutna till bidragsverksamheten faktiskt sker ska Bildningsförbundet i Mittnorrland tillämpa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskaper RA-FS 2004:3 (ändrad genom RA-FS 2012:4) och inte den ovan nämnda föreskriften. Enligt 8 i denna författning ska tillämpningen av författningen dokumenteras. Riksarkivet bedömer det som att dokumentationen redan finns upprättad i och med att det nämns i arkivbeskrivningen. Den gallringsfrist som anges i arkivbeskrivningen är också i enlighet med föreskrifterna. I arkivbeskrivningen ska dock hänvisning till rätt föreskrift göras. Det bör noteras att ansökningshandlingar som i Jämtlands fall också använts som verifikat inte får omfattas av en sådan gallring, utan ska bevaras. Som ovan framgått under avsnittet "framställning och hantering.." ska också gallringen av det elektroniska registret dokumenteras i enlighet med RA-FS 1991:6 (ändrad genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2). 6. Arkivredovisning Bildningsförbundet har en arkivbeskrivning som är upprättad 1995-05-31. Den torde i vissa avseenden vara inaktuell eller ofullständig, varför Bildningsförbundet ska se över och uppdatera arkivbeskrivningen i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 1991:1 (ändrad genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1) 6 kap 1-2. Det finns en upprättad och färdigställd arkivförteckning gällande Länsbildningsförbundet i Västernorrlands län arkiv 1963-1993. Det saknas en färdigställd arkivförteckning gällande Länsbildningsförbundet i Jämtlands län arkiv 1938-1993. För Bildningsförbundet Mittnorrland under perioden 1 juli 1993-2009 finns en delarkivförteckning som redovisar endast de allmänna handlingarna. Delarkivförteckningen för Bildningsförbundet Mittnorrland är
5 (5) inte komplett, då handlingarna som förvaras hos länskonsulenten inte upptagits i förteckningen, utan endast de som förvaras på Föreningsarkivet i Jämtlands län. I delarkivförteckningen för Bildningsförbundet Mittnorrland redovisas endast handlingar på papper. Även det elektroniska registret och gallringsbara handlingar ska redovisas i arkivförteckningen, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 1991:1 (ändrad genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1) 6 kap 11-12. De allmänna handlingarna har hållits ihop, med undantag av räkenskaperna, i en samlad serie i de olika arkiven. De har också genom detta tydligt åtskiljts från övriga handlingar i bildningsförbundets arkiv. Bildningsförbundet Mittnorrland ska ordna och förteckna samtliga de allmänna handlingar man ansvarar för i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 (ändrad genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1) 6 kap 3. 7. Arkivförvaring Handlingarna förvaras på Föreningsarkivet i Västernorrlands län (Länsbildningsförbundet i Västernorrlands arkiv), på Föreningsarkivet i Jämtlands län (Länsbildningsförbundet i Jämtlands län arkiv och Bildningsförbundet Mittnorrland arkiv t.o.m. år 1999) samt i kontorsmiljö (fr.o.m. år 2000). Den verksamhet som omfattar statliga bidrag har upphört sedan flera år tillbaka. De handlingar som uppkommit i verksamheten är helt oskyddade i kontorsmiljö och används inte aktivt av Bildningsförbundet. Omfattningen av handlingarna är relativt stor då de representerar verksamhet tio år bakåt i tiden. Riksarkivet gör därför bedömningen att handlingarnas förvaring i kontorsmiljö inte är i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. Bildningsförbundet ska därför åtgärda den brist som finns i förvaringen i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler RA-FS 1994:6 (ändrade genom 1997:3), och därigenom tillse att handlingarna ges ett fullgott skydd.. Patrik Höij Arkivarie, tillsynsärenden patrik.hoij@riksarkivet.se Telefon, direkt: 010-476 80 41