UPPDATERING AV DOKUMENTET KRISTINESTAD - VISION TILL ÅR 2014 OCH STRATEGISKA MÅLEN HANDLINGSPLAN 15.10.2009-31.12.2010 STADSSTYRELSEN I KRISTINESTAD
1. Bakgrund Kommitténs (Profileringsgruppens) uppdrag Stadsstyrelsen beslöt 4.5.2009 ( 188) utse medlemmar till arbetsgruppen som fick i uppgift att före den 30 september ge förslag till stadsstyrelsen om höjning av Kristinestads image, profilering och positionering. I beredningstexten konstateras bl.a. följande: Med beaktande av Kristinestads alla styrkefaktorer och stadens dragningskraft kan konstateras att staden har en mycket låg profil och hamnar/blir i skymundan. Staden är en gammal och välbevarad stad av värde med en omkringliggande levande landsbygd och en företagsam befolkning som respekterar traditionerna. Marknaderna och sjöfarten under tidigare århundraden är kända. Staden är genuint tvåspråkig, staden ger service på lika grunder åt båda språkgrupperna. Idag finns också mera potential och orsak att förbättra stadens synlighet än vad man anspråkslöst låter förstå. Samtidigt som uppmärksamhet fästs vid att bevara och förbättra stadens servicenivå bl.a. genom att förbättra infrastrukturen, för att inte glömma åtgärderna för att stabilisera ekonomin och öka antalet arbetsplatser, är det också förnuftigt att höja profilen till en nivå som staden verkligen förtjänar. Stadsstyrelsen beslöt vid samma sammanträde 4.5.2009 ( 191) tillsätta en arbetsgrupp för uppdateringen av Kristinestads strategi 2014. I beredningstexten konstateras att stadsfullmäktige godkände år 2008 dokumentet stadens vision och strategi 2014 och beslöt samtidigt att strategin uppdateras i början av fullmäktigeperioden 2009-2012. Strategin uppgjordes av förtroendemanna- och tjänstemannaledningen, representanter för personalen, ungdomsrådet och företagarna. Även byaföreningarna fick ge synpunkter på och idéer till strategin. Strategin är en långsiktig plan för stadens verksamhet. Den anger riktningen för verksamheten och de viktigaste linjedragningarna som staden ska följa. Strategin är riktgivande för övriga planer, bl.a. förvaltningarnas och resultatenheternas planer. I en snabbt föränderlig situation är det skäl att uppdatera strategin i början av fullmäktigeperioden. I den ikraftvarande strategin finns säkert många faktorer som fortsättningsvis är aktuella och kan försvaras, t.ex. Kristinestad är en ypperlig miljö att bo och arbeta i eller "Staden tryggar invånarna en god service, stadens nuvarande strategi, bilaga. Det centrala är fortfarande stadens framgång och allt som hör därtill, och då behövs i allt större utsträckning konkreta mål och bl.a. mer utvecklingsinriktad verksamhet och förmåga att förändras. Då strategin uppdateras är det viktigt att gå igenom stadens nuläge t.ex. med en SWOTanalys, dra upp linjer för verksamhetsidén, målbilden 2014, kritiska framgångsfaktorer och åtgärder med konkreta mål. Särskild uppmärksamhet bör naturligtvis fästas vid förverkligandet av strategin, uppföljningen av åtgärdernas effekt med lämplig metod samt regelbunden uppdatering. I strategin och uppdateringen av den bör vi också beakta sektorernas tväradministrativa funktioner t.ex. i form av lämpliga program.
Också denna gång är det önskvärt att förtroendemanna- och tjänsteinnehavarledningen, representanter för personalen, ungdomsrådet och stadens centrala intressentgrupper samt stadsborna deltar i uppgörandet av strategin. Arbetsgruppen beslutar om hur stadens invånare ska höras i samband med uppdateringen av strategin. Kommitténs sammansättning De båda ovan nämnda uppdragen gavs åt en och samma kommitté med följande sammansättning: Ulf Grindgärds, ordförande Milla Mattila Milla Monola Pauli Ojala Dennis Rundt Carina Storhannus Alexandra Teir Asko Wilén. Sekreterare: Förvaltningschef Dan-Anders Sjöqvist. Stadsdirektör Riitta El-Nemr har också deltagit i arbetsgruppens möten. Carina Storhannus fick i uppdrag att sammankalla kommittén och vid det första sammanträdet 16.6.2009 valdes Ulf Grindgärds till kommitténs ordförande. Kommitténs sammanträden och evenemang Kommittén, som under arbetets gång erhöll namnet profileringsgruppen, har hållit sex sammanträden enligt följande: 16.6.2009, 4.8.2009, 25.8.2009, 15.9.2009, 21.9.2009 samt 29.9.2009. Kommittén beslöt 16.6.2009 anlita Place Marketing Oy från Åbo som stöd för sitt arbete. I samarbete med konsulterna ordnades ett seminarium och 15.9.2009 beslöts att samma företag även anlitas för konsultering i samband med uppgörandet av projektplanen. Kommittén ordnade ett seminarium 25.8.2009 Strategisk utveckling kommunikations och marknadsföringens betydelse. Seminariet var ett förberedande tillfälle för Kristinestads utvecklingsstrategiarbete. Seminariet hade 53 deltagare. Place Marketing Oy gjorde en uppföljningsförfrågan angående seminariet. Resultat från seminariets uppföljningsförfrågan som Bilaga 1.
Galluputfrågningar har genomförts i anslutning till Kristinestads sommarmarknad 12-14.7.2009, Gammaldags torgdag 5.9.2009 samt Mikaelimarknaden 2-3.10.2009. I samband med de två förstnämnda tillfällena har inlämnats ett 70-tal gallupsvar. Därtill har kommittén erhållit respons på sitt arbete från enskilda personer och grupper. Kommittén har genom detta arbete under tiden 4.5.2009-30.9.2009 kommit fram till att det i enlighet med stadsstyrelsens förslag är nödvändigt att genom två parallella processer uppdatera nuvarande strategi och i enlighet med den skapa en Kommunikations- och marknadsföringsstrategi och att dessa implementeras och förverkligas. Kommitténs förslag Kommittén föreslår att stadsstyrelsen och stadsfullmäktige godkänner förslag till handlingsplaner 1) gällande uppdateringen av dokumentet Visionen till år 2014 och de strategiska målen; 2) uppbyggandet av en Kommunikations- och marknadsföringsplan 2014. Kommittén föreslår att för ändamålet intas anslag i stadens budget för åren 2010-2012 samt att staden anställer en person med ansvar för kommunikation och marknadsföring senast från år 2013 och årliga anslag för befattningen och åtgärderna intas i stadens budget. 2. Motiveringar VARFÖR BEHÖVER KRISTINESTAD EN FÖRNYAD VISION-STRATEGI OCH PROFILERING? Kristinestad är en småstad som kämpar för sin existens. Hur vi ska hålla vår stad levande och aktiv är en fråga som anger riktningen för vår stads utveckling. Det är livsviktigt att ändra riktningen på befolkningsutvecklingen. Det innebär mera liv, mer verksamhet och också mera skatteinkomster för att vi ska kunna bygga en framtid för vår stad och dess service. Kristinestad kunde kallas en gömd pärla som charmar besökaren från första besöket. Frågan är om vi ska hålla vårt ljus under skäppan eller om vi kanske ska berätta om det åt någon? Kunde vi utveckla vår stad på ett konsekvent sätt så att den skulle locka nya invånare, nya företagare, nya besökare? Och även så att stadens invånare mår bra och trivs och inte flyttar bort. Vi har något som alla inte har. Kristinestad är en vacker tvåspråkig småstad med en unik historia, stadsinfrastruktur, havsmiljö och lyckliga människor. Det vi saknar är en klar vision om i vilken riktning vi vill att vår stad ska utvecklas samt en klar plan för hur vi ska ta till
vara, marknadsföra och produktifiera våra styrkor. Att identifiera möjligheter går ofta snabbare och blir också billigare än att bygga upp dem. Världssituationen och den ändring i värderingarna som den medför ger oss också nya möjligheter. Tiden och välbefinnandet har blivit allt viktigare än det materiella. Detta slow life tänkande kan gömma en möjlighet även för Kristinestad. Målsättningen för profileringsprojektet är att utkristallisera strategiska målsättningar och en vision för Kristinestad. Vi behöver ett redskap som aktiverar och styr verksamheten, istället för att enbart konstatera fakta. På detta sätt kan vi också få till stånd tydliga praktiska åtgärder för att förverkliga en målsättning. Förenklat sagt resulterar projektet i en plan om HURDAN vi vill att vår stad ska vara och HUR vi förverkligar detta så effektivt som möjligt. För detta behövs målsättningar, konsekventa handlingar och riktiga resurser. Strävan är att finna tillvägagångssätt och lösningar för att ge livskraft åt vår stad så att den också lockar nya invånare och är en bra plats att bo på. Därför är det nödvändigt att ett omfattande arbete med uppdatering av stadens nuvarande strategi genomförs där vi fastställer vår gemensamma vilja och identitet. Parallellt med strategiarbetet genomförs ett professionellt arbete för att skapa en detaljerad Kommunikations- och marknadsföringsplan där Kristinestads varumärke utkristalliseras och en effektiv och intressant marknadsföring av platsen Kristinestad kan inledas genom valda fokusområden mot olika målgrupper. Dessa två processer; uppdatering av strategin och byggande av Kristinestads profil skall genom en optimal delaktighetsprocess stärka VI ANDAN i Kristinestad Kristinestadsandan. 3. Mål När uppdateringsprocessen av den nuvarande strategin är avslutad finns En uppdaterad och ny version av KRS 2014 klar för behandling och fastställd och godkänd av fullmäktige inom september 2010. Invånarna i Kristinestad skall ha getts möjlighet att ta del av denna slutprodukt.
4. Organisation För ett leda detta arbete tillsätts en organisation enligt följande: Styrgrupp En bred styrgrupp (10-12 personer) som handhar det övergripande ansvaret och har ca 3 möten under planeringsprocessen Styrgruppssammansättning: 1. Byarnas representant 2. Fullmäktigegruppernas representant 3. Stadens sektorers representant 4. Ungdomsrepresentant 5. Näringslivsrepresentant/Turistbranschens representant 6. Seniorrepresentant 7. Föreningsrepresentant 8. Konst och kultur 9. Idrottsrörelsen 10. Församlingarna Arbetsgrupp För att leda arbetet operativt tillsätts en arbetsgrupp (5-7 personer). Förslag till arbetsgrupp: Ulf Grindgärds Alexandra Teir Milla Monola Asko Wilen Dennis Rundt Carina Storhannus Personal Personal anställs i enlighet med planen på köptjänstbasis i huvudsak.
5. Handlingsplan och tidsplan (15.10.2009-31.10.2010) 5.1. Organisationen fastställs Stadsstyrelsen väljer medlemmarna till grupper enligt pt 4. Ansvarig: Stadsstyrelsen Tidtabell: Stadsstyrelsens möte 15.10.2009. a) Styrgrupp (10-12 personer): Har det övergripande ansvaret och bred sammansättning (har 3 möten) b) Arbetsgrupp (5-7 personer): Leder det operativa arbetet c) Personal (köptjänst): Att leda workshoparna och att skriva, hålla ihop dokumentet. Dessa anställs av arbetsgruppen i enlighet med planen. 5.2. Bearbeting och komplettering av nuvarande KRS 2014-version Mål: Den nuvarande versionen av KRS 2014 bearbetas till ett arbetsmaterial som kan användas under workshopsserien. Ansvarig: Arbetsgruppen + konsult (skrivare) Tidtabell: Klart 12/2009 5.3. Serie med lokala workshops Mål: Efter en optimal delaktighetsprocess från invånarna finns ingredienser/material in till Nya KRS 2014 insamlat. Lokala Workshops runt om i Kristinestad tillsammans med olika intressegrupper. Ansvarig: Arbetsgruppen Tidtabell: Klart 04/2010 Workshopsen leds av en utomstående moderator (metodiker). Vid varje workshop utses två kontaktpersoner till Arbetsgruppen. Målgruppen byar och kommundelar För området: Sideby, Ömossa, Skaftung, Hdal, Härkmeri
Härkmeri skola Tidpunkt: 19.1.2010 kl 18.00-21.00 För området: Lappfjärd, Perus, Dagsmark, Korsbäck, Uttermossa Lappfjärd skola Tidpunkt: 21.1.2010 kl 18.00-21.00 För området: Tjöck Tjöck skola Tidpunkt: 26.1.2010 kl 18.00-21.00 För området: Stamstaden KRS gymnasium Tidpunkt: 28.1.2010 kl 18.00-21.00 Målgruppen fullmäktigegrupper och partier För målgruppen: SFP Rådhuset Tidpunkt: 2.2.2010 kl 18.00-21.00 För målgruppen: Centern Rådhuset Tidpunkt: 4.2.2010 kl 18.00-21.00 För målgruppen: Samlingspartiet Rådhuset Tidpunkt: 9.2.2010 kl 18.00-21.00 För målgruppen: SDP
Rådhuset Tidpunkt: 11.2.2010 kl 18.00-21.00 Stadens sektorer med nämnder Sektor: Tekniska Tekniska verket Tidpunkt: 16.2.2010 kl 18.00-21.00 Sektor: Utbildning, svenska Kristinestads skola Tidpunkt: 18.2.2010 kl 18.00-21.00 Sektor: Utbildning, finska Kristiinan lukio Tidpunkt: 23.2.2010 kl 18.00-21.00 Sektor: Fritids och kultur Bildnings- och fritidscentralen Tidpunkt: 25.2.2010 kl. 18.00-21.00 Sektor: Vård- och omsorg Bottenhavets sjukhus Tidpunkt: 9.3.2010 kl 18.00-21.00 Sektor: Förvaltning Rådhuset Tidpunkt: 11.3.2010 kl 18.00-21.00
Målgruppen ungdomar Tidpunkt: Ungdomsrådet, ungdomsrörelsen och övriga ungdomar Majbo i Dagsmark 13.3.2010 kl. 13.00-16.00 (lördag) Målgruppen näringslivet och turistorganisationer Företag och företagare samt jordbruksnäringen i Kristinestad Kristinestads Turism, Guideklubben. Rådhuset Tidpunkt: 16.3.2010 kl. 18.00-21.00 Målgruppen församlingarna Alla församlingar i Kristinestad Rådhuset Tidpunkt: 18.3.2010 kl 18.00-21.00 Målgruppen äldreråd och pensionärsklubbar Äldreråd och pensionärsklubbar i Kristinestad Dux Tidpunkt: 23.3.2010 kl 18.00-21.00 Målgruppen kulturarbetare Utövare av kultur (föreningar, grupper och enskilda artister, konstnärer) Dux Tidpunkt: 25.3.2010 kl 18.00-21.00 Målgruppen idrottsrörelsen Idrottsföreningar och utövare
Skaftung UF-lokal Tidpunkt: 30.3.2010 5.4. Version 1 av Nya KRS 2014 sammanställs Mål: Version 1 av Nya KRS 2014 klar att sätta till diskussion På basen av workshopsens insamlade data skrivs Ver. 1 och publiceras på www.krs.fi Styrgruppen har möte kring Version 1 Ansvarig: Arbetsgruppen och för ändamålet vald konsult (skrivare). Tidtabell: Klart 30.4.2010 för publicering. 5.5. Version 1 av Nya KRS 2014 presenteras Mål: 4 öppna diskussionstillfällen har hållits där version 1 har presenterats och diskuterats och förslag till ändringar och tillägg tagits emot. Ansvarig: Arbetsgruppen och konsult som skriver. Tidtabell: Klart 05/2010 Diskussionstillfälle 1 Näringslivet i Kristinestad Dux Tidpunkt: 3.5.2010 kl 18.00-21.00 Diskussionstillfälle 2 södra delen av Kristinestad Sideby bycenter Tidpunkt: 4.5.2010 kl 18.00-21.00
Diskussionstillfälle 3 Mittenområdet Majbo i Dagsmark Tidpunkt: 6.5.2010 kl 18.00-21.00 Diskussionstillfälle 4 Tjöckområdet Tjöck skola Tidpunkt: 11.5.2010 kl 18.00-21.00 Diskussionstillfälle 5 Stamstaden Dux Tidpunkt: 18.5.2010 kl. 18.00-21.00 5.6. Version 2 av Nya KRS 2014 sammanställs Mål: Version 2 ändrad på basen av diskussionstillfällena är överlämnad till stadsstyrelsen för en första behandling med ett förslag om att stadsstyrelsen lägger dokumentet ut på öppen remissrunda under sommaren. Fullmäktige har fått en första information om dokumentet. Styrgruppen har sitt andra möte. Ansvarig: Arbetsgruppen. Tidtabell: Klart 31.5.2010 5.7. Version 2 på remissrunda Mål: Efter sommaren har kommentarer, ändringsförslag, tillägg inkommit. Ansvarig: Arbetsgruppen Tidtabell: Klart 31.7.2010 Dokumentet marknadsförs aktivt och under sommarmarknaden har Staden en marknadsplats för detta.
För målgruppen Kristinestadsbor i förskingringen ordnas en workshop 19.7.2010 på Dux kl. 18.00-21.00 (måndagen efter sommarmarknaden) Officiellt utlåtande begärs också av Österbottens förbund. 5.8. Slutlig version sammanställs och dokumentet presenteras Mål: Ett öppet seminarium där den slutliga versionen är presenterad är genomfört. Alla som på sätt eller annat deltagit i processen. Ansvarig: Arbetsgruppen Dux Tidtabell: 26.8.2010 kl 18.00 5.9. Nya KRS 2014 fullmäktigebehandling Mål: Krs fullmäktige har behandlat och godkänt den nya strategin. Ansvarig: Tidtabell: Stadsstyrelsen Fullmäktiges första möte efter sommaren. 5.10. Den nya strategin marknadsförs till alla hushåll Mål: Den nya strategin har kommunicerats ut till alla hushåll i Kristinestad. Tidtabell: Klart 31.10 2010. 5.11. Implementering Implementeringen hos alla berörda parter sker i samband med att Kommunikations- och marknadsföringsplanen utformas och förverkligas. Tidtabell: 11/2009 12/2010.
6. Budget 2010 Arvoden Styrgruppen 10 personer x 3 möten x 35 euro/person/möte 1050 Arbetsgruppen 6 personer x 12.5 möten x 35 euro/person/möte 2530 Arbetsgruppen Köptjänster 6 personer x 12.5 möten x 52,50 euro/person/möte 3937 Dragare av workshop 18 möten med intressegrupper a 400 7200 Skrivare/materialsammanställning 8000 Resekostnader Dragare av workshop 18 ggr a 100 euro 1800 Arbetsgruppen 6 personer x 25 möten x 20 km/person/möte x 0.45 /km 1350 Styrgruppen 10 personer x 3 möten x 20 km x 0.45 euro/km 270 Möteskostnader Hyra (workshop) 18 ggr a 50 euro/gång 900 Kaffe 18 tillfällen x 20 personer x 1.50 euro/pers 540 Kopior mm Kopior mm 423 7517 15200 3420 1440 423 Totalt 28000
7. Den nya strategin och Kristinestads brand byggs parallellt