HANDLINGSPLAN

Transkript

1 UPPGÖRANDE AV KOMMUNIKATIONS- OCH MARKNADSFÖRINGSPLAN 2014 FÖR PLATSEN KRISTINESTAD HANDLINGSPLAN STADSSTYRELSEN I KRISTINESTAD

2 1. Bakgrund Kommitténs (Profileringsgruppens) uppdrag Stadsstyrelsen beslöt ( 188) utse medlemmar till arbetsgruppen som fick i uppgift att före den 30 september ge förslag till stadsstyrelsen om höjning av Kristinestads image, profilering och positionering. I beredningstexten konstateras bl.a. följande: Med beaktande av Kristinestads alla styrkefaktorer och stadens dragningskraft kan konstateras att staden har en mycket låg profil och hamnar/blir i skymundan. Staden är en gammal och välbevarad stad av värde med en omkringliggande levande landsbygd och en företagsam befolkning som respekterar traditionerna. Marknaderna och sjöfarten under tidigare århundraden är kända. Staden är genuint tvåspråkig, staden ger service på lika grunder åt båda språkgrupperna. Idag finns också mera potential och orsak att förbättra stadens synlighet än vad man anspråkslöst låter förstå. Samtidigt som uppmärksamhet fästs vid att bevara och förbättra stadens servicenivå bl.a. genom att förbättra infrastrukturen, för att inte glömma åtgärderna för att stabilisera ekonomin och öka antalet arbetsplatser, är det också förnuftigt att höja profilen till en nivå som staden verkligen förtjänar. Stadsstyrelsen beslöt vid samma sammanträde ( 191) tillsätta en arbetsgrupp för uppdateringen av Kristinestads strategi I beredningstexten konstateras att stadsfullmäktige godkände år 2008 dokumentet stadens vision och strategi 2014 och beslöt samtidigt att strategin uppdateras i början av fullmäktigeperioden Strategin uppgjordes av förtroendemanna- och tjänstemannaledningen, representanter för personalen, ungdomsrådet och företagarna. Även byaföreningarna fick ge synpunkter på och idéer till strategin. Strategin är en långsiktig plan för stadens verksamhet. Den anger riktningen för verksamheten och de viktigaste linjedragningarna som staden ska följa. Strategin är riktgivande för övriga planer, bl.a. förvaltningarnas och resultatenheternas planer. I en snabbt föränderlig situation är det skäl att uppdatera strategin i början av fullmäktigeperioden. I den ikraftvarande strategin finns säkert många faktorer som fortsättningsvis är aktuella och kan försvaras, t.ex. Kristinestad är en ypperlig miljö att bo och arbeta i eller "Staden tryggar invånarna en god service, stadens nuvarande strategi, bilaga. Det centrala är fortfarande stadens framgång och allt som hör därtill, och då behövs i allt större utsträckning konkreta mål och bl.a. mer utvecklingsinriktad verksamhet och förmåga att förändras. Då strategin uppdateras är det viktigt att gå igenom stadens nuläge t.ex. med en SWOTanalys, dra upp linjer för verksamhetsidén, målbilden 2014, kritiska framgångsfaktorer och åtgärder med konkreta mål. Särskild uppmärksamhet bör naturligtvis fästas vid förverkligandet av strategin, uppföljningen av åtgärdernas effekt med lämplig metod samt regelbunden uppdatering. I strategin och uppdateringen av den bör vi också beakta sektorernas tväradministrativa funktioner t.ex. i form av lämpliga program.

3 Också denna gång är det önskvärt att förtroendemanna- och tjänsteinnehavarledningen, representanter för personalen, ungdomsrådet och stadens centrala intressentgrupper samt stadsborna deltar i uppgörandet av strategin. Arbetsgruppen beslutar om hur stadens invånare ska höras i samband med uppdateringen av strategin. Kommitténs sammansättning De båda ovan nämnda uppdragen gavs åt en och samma kommitté med följande sammansättning: Ulf Grindgärds, ordförande Milla Mattila Milla Monola Pauli Ojala Dennis Rundt Carina Storhannus Alexandra Teir Asko Wilén. Sekreterare: Förvaltningschef Dan-Anders Sjöqvist. Stadsdirektör Riitta El-Nemr har också deltagit i arbetsgruppens möten. Carina Storhannus fick i uppdrag att sammankalla kommittén och vid det första sammanträdet valdes Ulf Grindgärds till kommitténs ordförande. Kommitténs sammanträden och evenemang Kommittén, som under arbetets gång erhöll namnet profileringsgruppen, har hållit sex sammanträden enligt följande: , , , , samt Kommittén beslöt anlita Place Marketing Oy från Åbo som stöd för sitt arbete. I samarbete med konsulterna ordnades ett seminarium och beslöts att samma företag även anlitas för konsultering i samband med uppgörandet av projektplanen. Kommittén ordnade ett seminarium Strategisk utveckling kommunikations och marknadsföringens betydelse. Seminariet var ett förberedande tillfälle för Kristinestads utvecklingsstrategiarbete. Seminariet hade 53 deltagare. Place Marketing Oy gjorde en uppföljningsförfrågan angående seminariet. Resultat från seminariets uppföljningsförfrågan som Bilaga 1.

4 Galluputfrågningar har genomförts i anslutning till Kristinestads sommarmarknad , Gammaldags torgdag samt Mikaelimarknaden I samband med de två förstnämnda tillfällena har inlämnats ett 70-tal gallupsvar. Därtill har kommittén erhållit respons på sitt arbete från enskilda personer och grupper. Kommittén har genom detta arbete under tiden kommit fram till att det i enlighet med stadsstyrelsens förslag är nödvändigt att genom två parallella processer uppdatera nuvarande strategi och i enlighet med den skapa en Kommunikations- och marknadsföringsstrategi och att dessa implementeras och förverkligas. Kommitténs förslag Kommittén föreslår att stadsstyrelsen och stadsfullmäktige godkänner förslag till handlingsplaner 1) gällande uppdateringen av dokumentet Visionen till år 2014 och de strategiska målen; 2) uppbyggandet av en Kommunikations- och marknadsföringsplan Kommittén föreslår att för ändamålet intas anslag i stadens budget för åren samt att staden anställer en person med ansvar för kommunikation och marknadsföring senast från år 2013 och årliga anslag för befattningen och åtgärderna intas i stadens budget. 2. Motiveringar VARFÖR BEHÖVER KRISTINESTAD EN FÖRNYAD VISION-STRATEGI OCH PROFILERING? Kristinestad är en småstad som kämpar för sin existens. Hur vi ska hålla vår stad levande och aktiv är en fråga som anger riktningen för vår stads utveckling. Det är livsviktigt att ändra riktningen på befolkningsutvecklingen. Det innebär mera liv, mer verksamhet och också mera skatteinkomster för att vi ska kunna bygga en framtid för vår stad och dess service. Kristinestad kunde kallas en gömd pärla som charmar besökaren från första besöket. Frågan är om vi ska hålla vårt ljus under skäppan eller om vi kanske ska berätta om det åt någon? Kunde vi utveckla vår stad på ett konsekvent sätt så att den skulle locka nya invånare, nya företagare, nya besökare? Och även så att stadens invånare mår bra och trivs och inte flyttar bort. Vi har något som alla inte har. Kristinestad är en vacker tvåspråkig småstad med en unik historia, stadsinfrastruktur, havsmiljö och lyckliga människor. Det vi saknar är en klar vision om i vilken riktning vi vill att vår stad ska utvecklas samt en klar plan för hur vi ska ta till

5 vara, marknadsföra och produktifiera våra styrkor. Att identifiera möjligheter går ofta snabbare och blir också billigare än att bygga upp dem. Världssituationen och den ändring i värderingarna som den medför ger oss också nya möjligheter. Tiden och välbefinnandet har blivit allt viktigare än det materiella. Detta slow life tänkande kan gömma en möjlighet även för Kristinestad. Målsättningen för profileringsprojektet är att utkristallisera strategiska målsättningar och en vision för Kristinestad. Vi behöver ett redskap som aktiverar och styr verksamheten, istället för att enbart konstatera fakta. På detta sätt kan vi också få till stånd tydliga praktiska åtgärder för att förverkliga en målsättning. Förenklat sagt resulterar projektet i en plan om HURDAN vi vill att vår stad ska vara och HUR vi förverkligar detta så effektivt som möjligt. För detta behövs målsättningar, konsekventa handlingar och riktiga resurser. Strävan är att finna tillvägagångssätt och lösningar för att ge livskraft åt vår stad så att den också lockar nya invånare och är en bra plats att bo på. Därför är det nödvändigt att ett omfattande arbete med uppdatering av stadens nuvarande strategi genomförs där vi fastställer vår gemensamma vilja och identitet. Parallellt med strategiarbetet genomförs ett professionellt arbete för att skapa en detaljerad Kommunikations- och marknadsföringsplan där Kristinestads varumärke utkristalliseras och en effektiv och intressant marknadsföring av platsen Kristinestad kan inledas genom valda fokusområden mot olika målgrupper. Dessa två processer; uppdatering av strategin och byggande av Kristinestads profil skall genom en optimal delaktighetsprocess stärka VI ANDAN i Kristinestad Kristinestadsandan. 3. Mål En kommunikationsoch marknadsföringsplanför Kristinestad har byggts upp i samklang med uppdateringsprocessen av den nuvarande strategin och den nya uppdaterade version av KRS Alltså ett dokument som säger hur platsen Kristinestads brand skall byggas och hur denna skall kommuniceras och marknadsföras ut. Invånarna i Kristinestad skall ha getts möjlighet att ta del av denna slutprodukt.

6 4. Organisation För ett leda detta arbete fungerar samma organisation som leder strategiarbetet enligt följande: Styrgrupp En bred styrgrupp (10-12 personer) som handhar det övergripande ansvaret och har ca 3 möten under planeringsprocessen Styrgruppssammansättning: 1. Byarnas representant 2. Fullmäktigegruppernas representant 3. Stadens sektorers representant 4. Ungdomsrepresentant 5. Näringslivsrepresentant/Turistbranschens representant 6. Seniorrepresentant 7. Föreningsrepresentant 8. Konst och kultur 9. Idrottsrörelsen 10. Församlingarna Arbetsgrupp För att leda arbetet operativt tillsätts en arbetsgrupp (5-7 personer). Förslag till arbetsgrupp: Ulf Grindgärds Alexandra Teir Milla Monola Asko Wilen Dennis Rundt Carina Storhannus Personal Personal anställs i enlighet med planen på köptjänstbasis i huvudsak.

7 5. Handlingsplan och tidsplan ( ) 5.1. Organisationen fastställs Stadsstyrelsen väljer medlemmarna till grupper enligt pt 4. Ansvarig: Stadsstyrelsen Tidtabell: Stadsstyrelsens möte a) Styrgrupp (10-12 personer): Har det övergripande ansvaret och bred sammansättning (har 3 möten) b) Arbetsgrupp (5-7 personer): Leder det operativa arbetet c) Personal (köptjänst): Att leda (projektledning) uppgörande av Kommunikations- och marknadsföringsstrategin Dessa anställs av arbetsgruppen i enlighet med planen Kommunikations- och marknadsföringsstrategi samt åtgärdsprogram Kommunikations- och marknadsföringsstrategin samt åtgärdsprogrammet uppgörs i samma process och enligt samma tidtabell som den nya strategin (KRS 2014). Detta är det mest ändamålsenliga både med tanke på beredningen och tidtabellen för beslutsfattandet. Framför allt möjliggör detta att de kommunikationsoch marknadsföringsåtgärder som framförs i planeringen kan inledas snabbt. Nedan i punkt beskrivs den nära koppling som finns mellan den nya strategin och kommunikationen och marknadsföringen. I samband med varje moment i den nya strategin framförs med kursiv stil vilket element inom kommunikationen och marknadsföringen som bör definieras just i denna punkt. I punkt presenteras dispositionen för kommunikationsoch marknadsföringsstrategin och processen och tidtabellen för uppgörandet. Kommunikations- och marknadsföringsstrategin samt åtgärdsprogrammet uppgörs av den organisation som utsetts för strategiarbetet, dvs. styrgruppen och arbetsgruppen. Arbetsgruppen kan kalla lokala representanter för olika områden till sina sammanträden för att behandla kommunikationsoch marknadsföringsfrågor. För uppgörandet av kommunikationsoch marknadsföringsstrategin köps tjänster av en sakkunnigbyrå.

8 Förslagen för skede I av kommunikationsoch marknadsföringsstrategin och åtgärdsprogrammet behandlas i kommunikationsworkshopar som ordnas i januari och för skede II i mars Till workshoparna kallas representanter för företag samt aktörer inom boende-, kultur- och turismfrågor Kopplingen mellan den nya strategin och kommunikationsoch marknadsföringsstrategin UTMANINGAR Kristinestads utmaningar då det gäller framgång Utmaningar då det gäller att göra staden känd och profileringen VÄRDEN På vilka värden grundar Kristinestad sin verksamhet Viktigt att definiera värdena med tanke på kommunikationen och marknadsföringen VISION Hur vill Kristinestad se ut år 2020 = strategiska avsikter Målprofil STRATEGISKA MÅLSÄTTNINGAR Visionen preciserad Attraktionsfaktorer /spjutspetsar utkristallisering av brandet KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER Med vilka saker bör Kristinestad lyckas och var bör göras för att uppnå ovannämnda strategiska mål Grundpelare för en lyckad kommunikation och marknadsföring

9 MÅLSÄTTNINGAR Mätbara mål för de strategiska målsättningarna Målsättningar och mätare för kommunikation och marknadsföring Disposition för kommunikationsoch marknadsföringsstrategin samt åtgärdsprogrammet ÅTGÄRDSPROGRAM Åtgärdsprogram för kommunikation och marknadsföring A. Framtida möjligheter/målprofil 2020 B. Attraktionsfaktorer /spjutspetsar utkristallisering av brandet C. Kärnbudskap och tema-/branschvisa budskap D. Intern kommunikation och marknadsföring E. Extern kommunikation och marknadsföringens tyngdpunktsområden F. Målgrupperna enligt tyngdpunktsområden G. Kommunikationskanaler, speciellt nätkommunikation H. Aktiv information I. Visuell layout J. Organisering av kommunikationen K. Resurser/kommunikationsoch marknadsföringsbudget L. Åtgärdsprogram 09/ ARBETSPROCESS OCH TIDTABELL Skede I: Arbetsgruppen bearbetar punkterna A-F tillsammans med sakkunnigbyrån. Skede II: Januari 2010 Kommunikationsworkshop under första halvan av januari Resultatet från skede I behandlas.

10 Skede III: Arbetsgruppen bearbetar punkterna G-L tillsammans med sakkunnigbyrån. Skede IV: Mars 2010 Kommunikationsworkshop i slutet av mars. Kommunikations- och marknadsföringsstrategin samt åtgärdsprogrammet behandlas i sin helhet. Skede V: April 2010 Kommunikations- och marknadsföringsstrategin samt åtgärdsprogrammet finslipas. Presenteras för beslutsfattarna som en del av utkastet till strategi.

11 6. Budget Sammanträdesarvoden Styrgruppen: 10 personer x 1 möte x 35,-/person Arbetsgruppen: 6 personer x 2 möten x 35,-/person Köptjänster Resekostnader Uppgörande av kommunikationsoch marknadsföringsstrategi samt åtgärdsprogram Förberedande och dragande av kommunikationsworkshops 2 x Arbetsgruppen: 6 personer x 2 möten x 20 km/person x 0,45,-/km Sakkunnigbyråns resekostnader: 270 km x 0,45 x 5 (+ ev. inkvarteringskostnader) Möteskostnader Hyra: 2 kommunikationsworkshops 100 Kaffe 50 Övrigt Kopiering mm TOTALT

12