Rekryteringsriktlinjer

Rekryteringsriktlinjer DOKUMENTNAMN Rekryteringsriktlinjer GILTIGHETSPERIOD Fr.o.m. 2006 DOKUMENTTYP Riktlinjer BESLUTAT/ANTAGET KS 060828 58 DOKUMENTÄGARE Kommunstyrelsen VERSION 3.0 DOKUMENTANSVARIG Personal- löneenheten REVIDERAT KS 140407 21

Innehållsförteckning Riktlinjer för rekrytering i Pajala kommun... 2 Anställningsbehov... 2 Vakansprövning... 2 Kompetensförsörjning... 3 Kravprofil... 3 Sökvägar... 4 Kungörelse... 4 Annonsering...5 Anställningsprocessen...5 Ansökan... 6 Urval... 6 Anställningsbeslut... 7 Rekryteringsgrupp... 8 Delegationsbeslut vid rekrytering av personal... 8 Chefsrekryteringar. 9 1

Riktlinjer för rekrytering i Pajala kommun Beslut om att rekrytera nya medarbetare är ett mycket viktigt beslut i varje organisation. Det påverkar organisationen och det resultat den åstadkommer. Att rekrytera nya medarbetare är en kompetens- och tidskrävande uppgift, vars resultat måste betraktas som en långvarig och omfattande investering. Målet med rekrytering är att tillföra kommunen personella resurser med den för varje befattning bästa kompetensen. Den interna rekryteringen ska främjas genom att befintlig personal utvecklas. Syftet med rekryteringspolitiken är att skapa och upprätthålla ett gemensamt synsätt angående mål, etik, arbetsgång och samverkansformer vid rekrytering. Anställningsbehov Behovet att anställa personal uppstår vanligtvis genom att: någon slutar (uppsägning eller pension) nya arbetsuppgifter tillförs organisationen organisationen förändras arbetsmängden ökar (arbetsanhopning). Vakansprövning När en vakans föreligger kan situationen nyttjas till att se över organisationen. Följande frågeställningar bör ställas: Kan någon i arbetsstyrkan/organisationen eventuellt efter viss kompetensutveckling göra de aktuella arbetsuppgifterna? Kan vi organisera om arbetsuppgifterna så att vakansen inte behöver återbesättas? Med en aktiv framförhållning och ett offensivt synsätt kan många gånger en vakant befattning användas till att utveckla arbetsinnehållet i övriga befattningar. 2

Kompetensförsörjning Ett sätt att inte förlora kompetens i samband med uppsägningar är att göra kontinuerliga uppföljningar av kompetensförsörjningen på arbetsplatsen. Med hjälp av återkommande utvecklingssamtal skapas förutsättningar för att kunna besätta vakanser med befintlig personal. En genomgripande analys av medarbetarnas kompetens ökar förutsättningarna för att utveckla verksamheten. Särskilt bör poängteras att det för ledningen är en viktig uppgift att matcha personalstyrkans samlade kompetens med den kompetens som organisationen/verksamheten måste ha för att möta framtida förändringar. Vid vakanser erhåller organisationen ett utmärkt tillfälle att finna alternativa lösningar och utveckla arbetsuppgifterna. Kravprofil Följden av de diskussioner som förts angående återbesättning utgör huvuddragen till en beskrivning av de nya medarbetarnas egenskaper och kompetens. Syftet med kravprofil är att skapa ett underlag för att finna rätt medarbetare. I kravprofilen gör man en kartläggning av befattningens innehåll samt vilka kunskaper och egenskaper den nyanställde bör ha. Men det räcker inte med att enbart bevaka att få kompetens för att utföra de för den nu lediga tjänsten aktuella arbetsuppgifter på ett effektivt sätt. Vi måste dessutom ha en bra bild av vilka kompetenser och vilken typ av personal vi behöver på litet längre sikt. Den långsiktiga personalplaneringen blir ett resultat av den långsiktiga verksamhetsstrategin. Vi skall se till att de medarbetare vi anställer antingen redan har den kompetens vi behöver i framtiden eller har förmåga till att kunna utveckla den. Det är också viktigt att utöver direkta befattningskrav ha en klar bild över vilka egenskaper som förväntas av nya medarbetare för att de skall kunna bli en fungerande del av helheten. Kravprofilens innehåll: Hur ser den aktuella befattningen ut idag? eventuella verksamhetsförändringar som påverkar befattningens innehåll 3

formella utbildningskrav särskilda färdigheter och kunskaper viktiga personliga egenskaper såsom samarbets- och initiativförmåga övriga krav kopplat till befattningen löne- och anställningsvillkor bör kartläggas. Man bör redan vid utformningen av kravprofilen diskutera lönenivån för att undvika att rekryteringen misslyckas till följd av att lönefrågan ej diskuterats tillräckligt. Det är viktigt med nära samspel i lönefrågor eftersom oklara rutiner kan ge negativ publicitet. Sökvägar De vanligaste sätten att rekrytera nya medarbetare sker genom: annons, internt och/eller externt arbetsförmedling kontaktnät. Innan rekryteringsåtgärder vidtas skall följande punkter undersökas: 1. Behöver platsen disponeras för omplacering av redan anställd personal? Finns det någon som av medicinska, övertalighets- eller andra skäl måste omplaceras. Administrativchef/personal- och löneenheten skall kontaktas för att utreda eventuella omplaceringsbehov. 2. Pröva om redan på arbetsstället anställd arbetstagare - som anmält intresse - kan erbjudas höjd sysselsättningsgrad. 3. Finns det någon tidigare anställd som har företräde till återanställning enligt lag eller kollektivavtal? Kungörelse Alla lediga anställningar ska kungöras via HR-supporten och på kommunens anslagstavla i förvaltningshuset samt på de olika arbetsplatserna. Ansökningstiden skall vara minst två veckor. 4

OBS! Om man har för avsikt att anställa någon utanför organisationen och anställningen varar längre än tio dagar är man skyldig att anmäla platsen till arbetsförmedlingen förutsatt att ingen av de omnämnda tre punkterna är tillämpningsbar. Annonsering Annonsen bör innehålla följande: beskrivning av kommunen och eventuellt den aktuella arbetsenheten kortfattad beskrivning av arbetsuppgifterna kvalifikationskrav såsom utbildning och erfarenhet ansökningstid och adress uppgiftslämnare, ansvarig chef/arbetsledare och fackliga företrädare. Ange om möjligt både kvinna och man som uppgiftslämnare. Vid all rekrytering skall diskrimineringsaspekterna beaktas. Kommunen skall verka för att främja etnisk mångfald i arbetslivet och att både kvinnor och män söker lediga anställningar. Därför skall vid platsannonsering anges att man gärna ser sökande av det underrepresenterade könet samt sökande som bidrar till den etniska mångfalden. Personuppgiftslagen (PuL) syfte är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. En viktig del i integritetsskyddet är att den som uppgifterna gäller informeras om de behandlingar som utförs. I annonsen skall framgå att ansökan kommer att databehandlas. Anställningsprocessen Planering Anställningstiden tar ofta längre tid än beräknat, beroende på antalet ansökningar, antalet intervjuer, m.m. Det är därför viktigt att göra en tidplan för rekrytering. All annonsering sker via personal- och löneenheten detta innebär att man från enheternas sida bör ha en bra framförhållning för att få den service som krävs samt för att rekryteringen kan skötas på ett smidigt sätt. 5

Drar tillsättningen ut på tiden hör det till god sed att underrätta sökande om hur arbetet med rekryteringen fortgår. Detta bör göras inte minst för att hålla de sökandes intresse vid liv. Referensnummer Samtliga tjänster som utlyses anges med ett referensnummer. Inkomna ansökningar registreras under respektive referensnummer. Bekräftelse Då ansökan kommer in via HR-supporten får den sökande svar automatiskt. Om ansökan kommer på annat sätt skickar vi ett svar. Ansökan Ansökan kan inlämnas digitalt via kommunens hemsida eller via personligt brev med bifogad meritförteckning. Urval till intervju eller anställning sker utifrån meritförteckning och kravprofil. Utvalda sökanden ombeds komplettera ansökan med betygshandlingar. Offentlighetsprincipen Ansökningshandlingar avseende tjänster i kommunal förvaltning är i regel offentliga handlingar och anställningsbesluten kan överklagas. Vid prövning enligt kommunallagen sker endast en laglighetsprövning om beslutet tillkommit i laga ordning, d.v.s. om man följt de formella reglerna. I övrigt kan anställningsbeslut överklagas med åberopande av diskrimineringsaspekten. Urval För urvalet av sökande används följande urvalsinstrument: teoretiska och praktiska kunskaper och erfarenheter anställningsintervjuer referenser. Urvalet skall alltid ställas i relation till kravprofilen för den aktuella tjänsten. Vid varje rekrytering skall diskrimineringsaspekterna beaktas med hänvisning till kommunens Jämlikhetsprogram och gällande lagstiftning. 6

Om interna sökanden inom avtalsområdet önskar högre sysselsättningsgrad eller ändring av tjänstgöringsort p.g.a. bostadsort skall detta beaktas. I kravprofilen fastställs kraven på teoretiska och praktiska kunskaper samt erfarenheter. På anställningar där eftergymnasial kompetens krävs skall ej något annat accepteras. Anställningsintervjuer och referenser skall ses som ett komplement till den skriftliga dokumentationen. De ger information om den sökandes personliga egenskaper och tidigare anställningar. Intervjun skall även ge den sökande informationen om arbetsuppgifterna, förväntningarna och arbetsplatsen. Anställningsbeslut Genom att stämma av all information som framkommit under processen, finns det ett genomarbetat underlag för anställningsbeslut. Före anställningserbjudandet bör det vara klarlagt vilka löne- och anställningsvillkor som gäller. Möjlighet till provanställning enligt AB (Allmänna bestämmelser) Kap 2 Anställningen. Om det inte är samma person som har befogenhet att fatta beslut i både löne- och anställningsfrågor måste den som anställer samråda med den som lönesätter. Annars riskerar man att den nyanställdes bild av arbetsgivaren påverkas negativt och eventuellt kan man äventyra hela rekryteringen. Så snart beslut om anställning är taget och båda parterna bekräftat överenskommelsen skall ansökningshandlingar från ej antagna sökande återsändas med ett följebrev. Den som söker digitalt erhåller svarsbrev i via det systemet. Man bör personligen kontakta de sökande som varit kallade till intervju och meddela dem att anställningen erbjudits en annan sökande. Enligt LAS (Lagen om anställningsskydd) skall arbetsgivaren senast en månad efter det att arbetstagaren har börjat, skriftligen genom utfärdande av anställningsinformation, informera denne om de villkor som gäller för anställningen. 7

Arbetsgivaren är också skyldig att underrätta den lokala fackliga organisationen om en tidsbegränsad anställning varar mer än en månad. Rekryteringsgrupp Vid tillsvidareanställning, vikariat och övriga tidsbegränsade anställningar som omfattar en sammanhängande anställningstid längre än sex månader skall rekryteringsarbetet ske i s.k. rekryteringsgrupper. Avtal om tidsbegränsad anställning får träffas enligt LAS (Lagen om anställningsskydd). Rekryteringsgrupp är en arbetsgrupp bestående av representanter för arbetsgivare, verksamhet och fackliga organisationer. Syftet med rekryteringsgruppen är att åstadkomma en seriös och allsidig bedömning i hela rekryteringsarbetet samt genom facklig representation ge de anställda medinflytande i rekryteringsarbetet. Rekryteringsgruppens uppgifter: pröva personalbehovet upprätta kravspecifikation bedöma rekryteringsunderlag välja rekryteringssätt delta i det direkta urvalet ge förslag till beslut. Delegationsbeslut vid rekrytering av personal Samtliga rekryteringsbeslut skall anmälas av delegat till personalutskottet. Beslut som tas i samråd med rekryteringsgrupp skall direkt efter att beslut har fattats skickas till personal- och löneenheten. Det är viktigt att hänvisa till referensnummer, datum för beslut, tjänstebenämning, innehavarens namn, sysselsättningsgrad, anställningsform i klartext (OBS! tidsbegränsade anställningar kan träffas i olika fall, enligt LAS) samt tillträdesdag och anställningstid. Vid eventuell avvikande åsikt i rekryteringsgruppen skall detta anges i beslutet, exempelvis om facket har en annan åsikt. Rekryteringsgruppens sammansättning bör också framkomma. 8

Beslutet grundar sig på den utlysta tjänsten, vilket innebär att man vid tjänstetillsättningen ej kan påföra nya krav, exempelvis med hänvisning till kompetensen. Chefsrekryteringar Inför samtliga chefsrekryteringar oavsett anställningens längd skall samverkan ske med berörda fackliga organisationer. 9