1 Anvisningar för budget och verksamhetsplanering inför år 2017, Medicinska fakulteten

Umeå universitet, 901 87 Umeå Dekan Medicinska fakulteten Dokumenttyp: Anvisning Datum: 2016-03-22 Dnr: FS 1.3.2-525-16 1 Anvisningar för budget och verksamhetsplanering inför år 2017, Medicinska fakulteten Dessa anvisningar inleder arbetet med Medicinska fakultetens verksamhetsplanering och resursfördelning inför år 2017. Universitetsstyrelsens anvisningar till fakulteterna inför budgetarbetet år 2017 bifogas, dnr: FS 1.1-137-16. Samtliga dokument för uppföljning, budget och verksamhetsplanering kommer att finnas tillgängliga på fakultetens hemsida https://aurora.umu.se/enheter/medfak/ekonomi/budget/. Inrapportering av underlag skickas enligt tidplan nedan via e-post till medfak@umu.se. Vid frågor rörande budget, kontakta fakultetens controllers; Emma Samuelsson, Carina Wallmark eller Patrick Mauritzon. Vid frågor om verksamhetsplanering kontaktas fakultetssekreterare Cecilia Elofsson. 1.1 Tidplan för budgetarbetet 2016-02-18 Universitetsstyrelsen fastställer anvisningar för verksamhetsplanering och budget till nämnder och andra berörda enheter. 2016-03-10 Informationsdag för prognos och äskande av HST/HPR 2016-2019, programråd och institutioner. 2016-03-31 Uttag av bakgrundsdata till budget 2017, BPS, Diva, Web of Science. (Uttag sker av Planeringsenheten.) Utbildningsstrategiska nämnden, UN, och Forskningsnämnden/Forskarutbildningsutskottet, FoN/FUT, lämnar till fakulteten redovisning och kommentarer avseende utgångsläge 2016 samt planering 2017-2019. Detta enligt planeringsenhetens budgetanvisningar. 2016-04-01 Programråd lämnar till fakulteten en plan över kursutbud och dimensionering för utbildningsprogram år 2017-2019. Institutioner lämnar till fakulteten en plan över kursutbud, dimensionering och prioritering för fristående kurser och sommaruniversitet år 2017-2019. Institutioner inkommer med önskemål om revidering avseende direkt tilldelning av medel för undervisningsuppdrag som tidigare hanterats via internfakturering etc. Sida 1 av 8

Senast 2016-04-15 Fakultetsnämnden fastställer budgetunderlaget som därefter skickas till Planeringsenheten. Utskick av underlag och anvisningar rörande resultatpremie budget 2017-2019 till institutioner. 2016-04-21 Information i PROR om budgetäskande och ev. förslag HST/HPR 2017-2019. 2016-04-29 Programråd/nämnder/kommittéer och andra grupper lämnar budgetunderlag för 2017 för programgemensam/fakultetsgemensam stöd- och kärnverksamhet. 2016-05-30 Utskick av preliminärt fördelningsunderlag budget 2017-2019 avseende lärarlöner till institutioner. Senast 2016-05-31 Institutioner ska ha granskat och meddelat fakulteten eventuella felaktigheter i fördelningsunderlag rörande forskarexamina, publikationer samt externa medel som i sin tur ligger till grund för resultatpremien. (Avser både fakultet och basenhets-alf.) 2016-06-02 Universitetsstyrelsen fastställer budgetramar till nämnder, Lärarhögskolan och universitetsgemensamma funktioner för år 2017 inklusive preliminära ramar för perioden 2018-2019. 2016-06-08 Utbildningsstrategiska nämnden tar fram ett budgetförslag avseende HSTK/HPRK för program och fristående kurser år 2017-2019. 2016-06-14 Rektors detaljbudget för nästkommande år fastställs. I detta beslut ingår bl.a. fördelning av universitetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning och forskning. Utskick av universitetets fastställda budget 2017-2019 sker 2016-06-17. 2016-06-16 Fakultetsnämnden fastställer budgetförslag avseende HSTK/HPRK för program och fristående kurser år 2017-2019. 2016-08-19 Institutioner ska ha granskat och meddelat fakulteten eventuella felaktigheter i fördelningsunderlag rörande lärarlöner samt inkommit med anhållan om vikariatbesättning alternativt bibehålla lärarlönemedel. 2016-08-24 Fakultetsnämnden bereder principfrågor inför budget 2017-2019 samt beslutar om ev. behov av revidering av verksamhetsplan för perioden 2017-2018 (inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan och handlingsplan för arbetsmiljö). 2016-09-07 UCCB lämnar till fakulteten en preliminär budget år 2017-2019. 2016-09-13 Budgetutskottet bereder principfrågor samt vikariatsanhållan inför budget 2017-2019. 2016-09-29 Fakultetsnämnden bereder preliminär budget 2017-2019. 2016-09-30 Utskick av preliminär budget till prefekter. Sida 2 av 8

2016-10-03 Budgetutskott behandlar fakultetsnämndens synpunkter på budget 2017-2019. Vid behov 2016-10-03 Utskick av underlag (nyckeltal) samt ytterligare anvisningar till institutioner inför ev. revidering av verksamhetsplan/kompetensförsörjningsplan/handlingsplan för arbetsmiljö. 2016-10-04 Tilläggsbeslut fattas av rektor utifrån budgetproposition. 2016-10-04 Fakultetsledningen i budgetdialog med prefekter vid prefektmöte. Möjlighet till enskilda budgetdialoger med fakultetsledning erbjuds vid behov. Vid behov 2016-10-10 Fakultetsnämnden bereder budget 2017-2019. 2016-10-18 Fakultetsnämnden fastställer budget för år 2017-2019 och ev. revidering av verksamhetsplan för perioden 2017-2018 (inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan och handlingsplan för arbetsmiljö). Fakultetsnämnden fastställer fördelning av fakultetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning och forskning. Fakultetsnämnden fastställer riskanalys för år 2017 samt checklista för internkontroll 2016. 2016-10-25 Fakultetsnämnden ska rapportera budget för år 2017-2019 och ev. revidering av verksamhetsplan för perioden 2017-2018 (inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan och handlingsplan för arbetsmiljö). Fakultetsnämnden ska till Planeringsenheten rapportera sin riskanalys för år 2017. Likaså ska dekanerna rapportera checklistan internkontroll för år 2016 samtidigt med en bedömning av huruvida verksamhetens process för intern styrning och kontroll är tillfredsställande. November Senast 2016-12-15 Informationsdag om beslutad budget HST/HPR 2017. (Datum och kallelse skickas ut senare.) Institutionernas och enheternas budget för år 2017 och ev. revidering av verksamhetsplan för perioden 2017-2018 (inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan och handlingsplan för arbetsmiljö) ska vara upprättade och beslutade samt att budget 2017 ska vara registrerad i Budget och prognos. En reviderad verksamhetsplan inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan och handlingsplan för arbetsmiljö) skickas elektroniskt till fakultetskansliet. Sida 3 av 8

2 Planeringsförutsättningar inför 2017 2.1 Maximal nivå på negativ budgetering Från och med år 2016 har Umeå universitet infört en maximal nivå på negativ budgetering för den samlade fakultetsnivån/motsvarande. Detta mot bakgrund av målet att det samlade myndighetskapitalet varje år under perioden 2015-2020 inte ska understiga 10 procent av årets kostnader samt inte heller överstiga 15 procent av årets kostnader. Enligt universitetets ekonomistyrregler ska intäkter och kostnader vara lika stora eller också kan intäkter vara större än kostnader. Den enda gång en beslutande instans får godkänna en budget där kostnaderna är större än intäkterna är när hela mellanskillnaden kan täckas av befintligt myndighetskapital och när mellanskillnaden inryms inom den maximala nivån för negativ budgetering. Nivån för budget 2017 kommer att processas med universitetsledningen samt även med fakulteter i budgetdialoger och är bl. a beroende av det beräknade totala utrymmet för Umeå universitet gällande negativ budgetering 2016, utfall år 2015 samt myndighetskapitalets procentuella andel av kostnader 2015. Nivån kommer att fastställas av universitetsstyrelsen i juni månad och ett förslag kommer att presenteras till budgetdialogerna med fakulteterna i slutet på april/början på maj. 2.2 Preliminära bedömningar inför budget 2017 Planeringen för det kommande året ska utgå ifrån vad som hittills är känt om de resurser som Umeå universitet disponerar under kommande år, samt utifrån nedanstående uppgifter som är bedömningar som innehåller osäkerheter. Nivåer kommer att fastställas i den budget som beslutas av universitetsstyrelsen den 2 juni 2016. Pris- och löneomräkningsprocent som beräknas gälla för 2017 är preliminärt 0,8 procent vilket är en minskning jämfört med år 2016 (år 2016: 1,61 procent). Uppgiften är osäker och nivån kan komma att justeras, då nivån grundar sig på anvisat belopp i den senaste budgetpropositionen för år 2016, där också anslag som pris- och löneomräkning minskas i syfte att bidra med finansiering till prioriterade satsningar. Den slutliga pris- och löneomräkningen för år 2017 presenteras i budgetpropositionen som kommer i september 2016. År 2018 är den statliga indexjusteringen preliminärt 1,20 procent. Utfallet för 2015 års lönerevision landade på 2,57 procent. Inför nästa års lönerevision kommer centrala parter förhandla nya centrala löneavtal med OFR och SEKO. Detta innebär att det i dagsläget är svårt att bedöma utfallsiffror för 2016 och 2017 års lönerevision. Medicinska fakultetens förslag är att preliminärt budgetera med en lönerevision motsvarande 2,5 procent. Lönekostnadspålägget (LKP) år 2016 är 50,3 procent. Inför år 2017 är målet att lönekostnadspåslaget ska bibehållas på 2016 års nivå. Inför år 2018 är bedömningen osäker och det kan eventuellt bli aktuellt med en ökning av LKP motsvarande 0,5 procentenheter. Orsaken till en eventuell ökning av pensionsavgiften är, liksom tidigare år, huvudsaken att antalet anställda som går i pension ökar årligen samt att andelen personer som går i pension och tjänar över 34,1 tkr per månad årligen ökar, vilket innebär särskilt höga kostnader. Semesterlönetillägg uppgår till 2,16 procent enligt direktiv från ekonomiavdelningen. Investeringsnivån beräknas öka år 2017 i jämförelse med investeringsnivån i budget 2016, främst beroende på investeringar i Medicinskt biologiskt centrum och en satsning på nya lokaler för Polisutbildningen. År 2018 beräknas investeringsnivån öka ytterligare. Den preliminära bedömningen är att internhyran kommer att höjas från 3 067 kr/kvm, vilket är den Sida 4 av 8

interna hyresnivån år 2016, till 3 180 kr/kvm år 2017. På grund av gjorda och planerade investeringar samt ev. minskad debiterbar yta i internhyressystemet, beräknas internhyresnivån öka med ytterligare 104 kr år 2018. Gällnade priset på lokalvård år 2017 är bedömningen oklar då en översyn av prismodellen för lokalvård är planerad under våren 2016. Nivån för år 2016 var 305 kr/kvm. Medicinska fakultetens förslag är att preliminärt räkna upp föregående års pris med index, vilket innebär en nivå motsvarande 307 kr/kvm. Fakulteterna, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltningen ska upprätta och fastställa budget för år 2017 inkl. ekonomiska planeringsförutsättningar för perioden 2018-2019. Institutioner/motsvarande ska upprätta och fastställa budget för år 2017. Planeringsförutsättningar inför 2017 Pris- och löneomräkning 0,8 % prel. Kostnadsökning lönerevision 2,5 % prel. LKP 50,3 % prel. Semesterlönetillägg 2,16 % Lokalhyra 3 180 kr/kvm Lokalvård 307 kr/kvm 3 Planeringsförutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå 3.1 Utgångsläge 2016 samt planering 2017-2019 Enligt regleringsbrevet är anslaget till Umeå universitet för grundutbildning 1 319 miljoner kronor för år 2016 varav takbeloppet uppgår till 1 301 miljoner kronor och särskilda medel till 18 miljoner kronor. Universitetet överskred takbeloppet år 2015 med 35 miljoner kronor vilket innebär att den överproduktion som universitetet får spara till kommande budgetår, för att de år universitetet underskrider takbeloppet berättiga till ersättning, numera uppgår till 115 miljoner kronor. Inför år 2017 är det fortsatt viktigt att minska överskridandet, i syfte att undvika en situation där universitetet själv finansierar utbildningsplatser och inte uppbär någon ekonomisk ersättning från staten för dessa platser. I universitetets budgetram för år 2016 ingick ingen överproduktion av helårsstudenter/helårsprestationer, något som inte heller ingår i den preliminära budgetramen för år 2017. För medicinska fakulteten uppgår den preliminära budgetramen till 424,6 mkr för år 2017, vilket är en ökning med ca 8 mnkr (+2,0 procent). Preliminär Preliminär Område Ram 2016 ram 2017 ram 2018 Grundutbildning 416,4 424,6 426,8 Enhet: Mnkr Sida 5 av 8

Observera att de preliminära ramar som anges för år 2017 2018 kommer att justeras. Universitetsstyrelsen fastställer ramar för år 2017 vid sitt sammanträde i juni 2016, inklusive fördelning till fakultetsnämnder och styrelse för Lärarhögskolan. De preliminära ramarna kan också, genom tilläggsbeslut av rektor, komma att justeras utifrån regeringens budgetproposition för kommande år. 3.2 Dimensionering/kursutbud utbildningsprogram Programråd ska lämna en volymbudget för utbildningsprogram 2017-2019, vilken ska vara fakulteten tillhanda senast 1 april. Mall för redovisning av dessa uppgifter ska användas, Kursplanering HST program_2016-2019.xls. (Sänds till programrådsordförande/nämndsordförande och sekreterare för respektive programråd/grundutbildningsnämnd). Vid större avvikelser i dimensionering jämfört med budget 2016 ska motivering till förändringen anges i mallen. 3.3 Dimensionering/kursutbud fristående kurser Institution/prefekt ska senast den 1 april lämna in planerat utbud och dimensionering för fristående kurser år 2017-2019 till fakulteten. Mall för redovisning av dessa uppgifter ska användas, Kursplanering HST fristående kurser_budget 2017-2019.xlsx. (Sänds till prefekt och ekonomisamordnare på respektive institution). Inlämnade underlag kommer att sammanställas till ett förslag för hela fakulteten. Senast den 8 juni kommer UN att ta fram ett budgetförslag avseende program och fristående kurser. Ett slutligt förslag kommer att fastställas av Fakultetsnämnden. 4 Planeringsförutsättningar för forskning och utbildning på forskarnivå 4.1 Utgångsläge 2016 samt planering 2017 2019 Enligt regleringsbrevet är anslaget till forskning och utbildning på forskarnivå 1 066 miljoner kronor för år 2016, varav medel för strategiska forskningsområden ingår med 60 miljoner kronor. Förslag till fördelning av medel år 2017 kommer att lämnas i budgetpropositionen för 2017. För Umeå universitetets del uppskattas medel för forskning och utbildning på forskarnivå öka med ca 9 miljoner kronor år 2017, vilket motsvarar indexökning enligt vad som preliminärt har aviserats från regeringen. Under hösten 2016 kommer regeringen att presentera den forskningspolitiska propositionen, som Umeå universitet i november 2015 lämnade in underlag till. Regeringens vägledande punkter i den aviserade forskningspropositionen är bl.a. målet att Sverige ska vara en ledande forskningsnation, att forskningens karaktär av långsiktig verksamhet ska respekteras och att propositionen därför avses ha ett tioårigt perspektiv, samt att basanslaget för forskning ska prioriteras upp. Universitetets synpunkter i korthet på förslaget är bl.a. att resurstilldelningen bör verka för ett långsiktigt strategiskt ansvarstagande, samt att attraktiva, goda och jämställda karriärvägar och anställningsvillkor skapas. Mer information finns att läsa i dokumentet Umeå universitets underlag till aviserad proposition om forskning, högre utbildning och innovation (dnr 1.6.6-492-15, fastställt av rektor 2015-11-02). Sida 6 av 8

För Medicinska fakulteten uppgår den preliminära budgetramen till 290,1 mkr för år 2017, vilket är en ökning med 2,4 mnkr (+0,83 procent). Område Ram 2016 Preliminär Preliminär ram 2017 ram 2018 Forskning/forskarutbildning 287,7 290,1 293,7 Enhet: Mnkr Observera att de preliminära ramar som anges för år 2017 2018 kommer att justeras, bl. a. utifrån vad som kommer att anges i den kommande forskningspropositionen. Universitetsstyrelsen fastställer ramar vid sitt sammanträde i juni 2016, inklusive fördelning till fakultetsnämnder och styrelse för Lärarhögskolan. De preliminära ramarna kan också, genom tilläggsbeslut av rektor, komma att justeras utifrån regeringens budgetproposition för kommande år. Förutom fördelning av budgetramar till fakulteter och Lärarhögskolan, tillkommer fördelning av medel till särskilda satsningar. 4.2 Underlag för beräkning av resultatpremie Med anledning av den tidigareläggning av budgetprocessen som genomfördes under 2015 inom Umeå universitet har dekan fattat beslut (FS 1.3.2-545-17) om att handläggning och beslut av resultatpremien inom medicinska fakulteten fr.o.m. budget 2017 förändras enligt följande: 1) Under våren 2016 sker uttag ur Diva (publikationer), Ladok (forskarexamina) och Raindance (externa medel). Uppgift om docenter meddelas från personalgruppen inom medicinska fakultetens kansli. Utskick av detta underlag, tillsammans med instruktioner till institutioner, kommer ske senast den 15 april. 2) Institution/prefekt ska till fakulteten meddela ev. felaktigheter i fördelningsunderlag till resultatpremie gällande delning av forskarexamina eller externa medel och rättning av ev. felaktigheter i Diva gällande publikationer senast den 31 maj. Ev. återrapportering efter 31 maj kommer ej att kunna beaktas då ett färdigt budgetförslag ska presenteras för Fakultetsnämnden efter sommaren. Därför är det nödvändigt att data som idag finns registrerade i ovan system kvalitetssäkras löpande. Endast i fall av externa rekryteringar som tillträder efter 31 maj (med resultatpremiepåverkande forskningshistorik), eller vid uppenbara nya felaktigheter i uttag från Diva eller Ladok efter att rättningar av tidigare fel gjorts senast 31 maj, kommer justeringar i resultatpremien att ske efter budgetbeslut. 5 Gemensamt för grundutbildning och forskning/forskarutbildning 5.1 Programgemensam/fakultetsgemensam stöd- och kärnverksamhet. Programråd/nämnder/kommittéer och andra grupper ska senast 29 april lämna budgetunderlag för 2017 för programgemensam/fakultetsgemensam stöd- och kärnverksamhet. Budget ska delas upp i stöd- respektive kärnverksamhet. Bifogad mall för redovisning av dessa uppgifter ska användas, Program- & fakultetsgemensam stöd & kärnverksamhet_2017.xls. Vid större avvikelser i dimensionering jämfört med budget 2016 ska motivering till förändringen anges i mallen. Sida 7 av 8

5.2 Underlag för beräkning av lärarlöner Institution/prefekt ska till fakulteten senast 19 augusti meddela eventuella felaktigheter/förändringar i underlag för tilldelning av lärarlönemedel. Underlag skickas ut separat till respektive institution under maj månad. Institution/prefekt ska till fakulteten senast 19 augusti lämna in en skriftlig anhållan om vikariatbesättning alternativt bibehålla lärarlönemedel för alternativ användning inom grundutbildning, i de fall det är känt att det under 2017 förekommer tjänstledighet, sjukskrivning eller vakant befattning avseende en fakultetsfinansierad lärare. 6 Verksamhetsplan Umeå universitet befinner sig just nu i den andra treårscykeln sedan visionsdokumentet Umeå universitet 2020 Vision och mål infördes. Fakulteten, institutioner, berörda enheter och programråd, har under andra halvan av år 2015 fastställt en ny verksamhetsplan omfattande perioden 2016 2018. I det fall fakultetsnämnden avser att fatta beslut om revidering av verksamhetsplan/kompetensförsörjningsplan/handlingsplan för arbetsmiljö inför perioden 2017-2018, kommer ytterligare anvisningar till institutioner/programråd avseende detta att skickas ut den 3 oktober. Fakultetsnämnden fastställer ev. revidering av verksamhetsplan (inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan och handlingsplan för arbetsmiljö) den 18 oktober. I de fall institutioner, berörda enheter och programråd reviderar sina verksamhetsplaner (inkl. ev. revidering av kompetensförsörjningsplan och handlingsplan för arbetsmiljö) inför perioden 2017 2018, ska dessa skickas elektroniskt till fakultetskansliet senast den 15 december. Med vänlig hälsning/ Diana Berggren Dekan Sida 8 av 8